SCR6150c Versión 2.0(12/01/05)

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1 SCR6150c Versión 2.0(12/01/05) Pliego de Condiciones Técnicas : Estudio, Análisis y Diseño del Sistema de Gestión Documental, Digitalización Expedientes Activos y Gestor de Documentos Normalizados para la Administración Justicia - Departamento de Administración Pública y Justicia Fecha: 29/06/2015 Referencia: PCT-2015-AJU-AGD E.J.I.E. S.A. Mediterráneo, 14 Tel * Fax Vitoria-Gasteiz Posta-kutxatila / Apartado: Vitoria-Gasteiz Este documento es propiedad de EJIE, S.A. Este documento no puede ser reproducido, en su totalidad o parcialmente, ni mostrado a otros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de EJIE, S.A.. En el caso de ser entregado en virtud de un contrato, su utilización estará limitada a lo expresamente autorizado en dicho contrato. EJIE, S.A. no podrá ser considerada responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento.

2 Contenido Capítulo/sección Página 1 Introducción Organización y Ámbito de Actuación: Administración de Justicia en Euskadi Organización de los servicios informáticos en la Administración de Justicia Otros servicios de la Administración de Justicia Relacionados Estructura orientativa del servicio de Informática judicial Necesidad de Contratación 9 2 Objeto, Alcance y Descripción del Servicio Objeto y Alcance del Servicio Gestión Documental (Soporte Expediente Judicial Electrónico) Digitalización documentación en papel (Expedientes Activos) Gestor y Editor de Documentos Normalizados 17 3 Metodología Aplicable y Entorno Tecnológico Metodología Modelo de aseguramiento de la calidad Entorno Tecnológico 21 4 Requisitos generales para la prestación del servicio Formación Equipo de Trabajo Transferencia Tecnológica Presupuesto/Oferta económica. 25 Pliego Prescripciones Técnicas

3 6 Mecanismos de Seguimiento, Control y Supervisión 26 7 Condiciones particulares Plazo de ejecución Modelo de facturación 27 8 Criterios de Valoración Estructura y Formato de la Propuesta Estructura normalizada y contenido de las propuestas Estructura normalizada y contenido de las Propuestas 31 Pliego Prescripciones Técnicas

4 1 Introducción La Dirección de Justicia de la Administración de Justicia del Gobierno Vasco tiene entre otras funciones la de dotar a la administración de justicia de Euskadi de los medios informáticos necesarios para el funcionamiento más eficiente de dicha administración con el objeto de dar el mejor servicio a los ciudadanos y ciudadanas de nuestra Comunidad Autónoma. El presente pliego de condiciones técnicas tiene por objeto la realización de: Estudio, Análisis y Diseño del Sistema de Gestión Documental, Digitalización Expedientes Activos, así como del Gestor de Documentos Normalizados para la Administración Justicia, que den soporte, en general, a las actividades relacionadas con el Expediente Judicial Electrónico, y, en particular, a las necesidades de archivo documental y de generación de documentos en los sistema de la Administración de Justicia. El resultado de este servicio debe permitir: Definir el modelo de gestión documental de la Administración de Justicia acorde con de la normativa del Gobierno Vasco, Construir una plataforma tecnológica documental, para la Administración de Justicia, Conseguir una autonomía en la gestión tanto del modelo de gestión documental como de la plataforma tecnológica documental, Identificar los obstáculos y problemas ocultos internamente y reducir la incertidumbre, Asegurar y disminuir el impacto negativo de la actual situación archivística y documental, Iniciar una adecuada gestión del cambio, Poder conocer la hoja de ruta, costes y alcance de los resultados de futuro a conseguir en los aspectos documentales. 1.1 Organización y Ámbito de Actuación: Administración de Justicia en Euskadi La Comunidad Autónoma del País Vasco se divide, desde el punto de vista Judicial en 14 Partidos Judiciales, estructurados de la siguiente forma: Bizkaia: Balmaseda, Barakaldo, Bilbao, Durango, Gernika y Getxo. Gipuzkoa: Azpeitia, Eibar, Bergara, Irun, Donostia y Tolosa. Álava: Amurrio y Vitoria-Gasteiz Siendo su composición la siguiente: La Oficina Judicial: Son los principales gestores de la tramitación de expedientes Judiciales, siendo su estructura, desde el punto de vista territorial, el siguiente: Juzgados y Tribunales con Jurisdicción en todo el territorio de Euskadi y sitos en el Partido Judicial de Bilbao: o Tribunal Superior de Justicia. o Juzgado de Vigilancia Penitenciaria. Juzgados y Tribunales con jurisdicción en el ámbito de la provincia, y sitos en los Partidos Judiciales capitales de provincia (Bilbao, Donostia-San Sebastián y Vitoria-Gasteiz): o Audiencias Provinciales o Juzgados de lo Penal, con excepción de los de Barakaldo, que extienden su Jurisdicción a Barakaldo y Balmaseda. o Juzgados de lo Social, con excepción del Juzgado de Eibar, que extiende su jurisdicción a Eibar y Bergara. Pliego Condiciones Técnicas 4/31

5 o Juzgados de los Contencioso-Administrativo. o Juzgados de Menores. Juzgados con jurisdicción en el ámbito del Partido Judicial: o Juzgados de Primera Instancia e Instrucción (Sitos en los Partidos Judiciales no capitales de provincia: Amurrio, Azpeitia, Balmaseda, Bergara, Durango, Eibar, Irun, Gernika, Getxo y Tolosa). o Juzgados Primera Instancia (Sitos en las capitales de provincia y Barakaldo). o Juzgados de Instrucción (Sitos en las capitales de provincia y Barakaldo). o Juzgados de lo Mercantil (Sitos en las capitales de provincia). o Juzgado de violencia contra la mujer (en las capitales de provincia). Órganos Gubernativos: o Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia (Sito en Bilbao). o Decanatos (Sitos en cada Partido Judicial). Fiscalías: o Fiscalía del TSJ con sede en Bilbao. o Fiscalía de la Audiencia Provincial de Gipuzkoa, con sede en Donosita-San Sebastián. o Fiscalía de la Audiencia Provincial de Álava, con sede en Vitoria-Gasteiz. Servicios Comunes: o Registro y Reparto o Entrada de documentos. o Notificaciones y embargos o Consulta registral o Depósito de Efectos o Archivo centralizado o Presentaciones. Servicios de Apoyo: o Servicio de peritación. o Psicólogos y equipo psicosocial o Servicio de Traducción o Instituto Vasco de Medicina Legal o Policía Judicial o Servicio de Asistencia a la Víctima Desde el punto de vista de los colectivos a los que se les da servicio, hacemos el resumen siguiente: Jueces y Magistrados Secretarios Judiciales Funcionarios de la Administración de Justicia o Gestores o Tramitadores o Auxilio Judicial Pliego Condiciones Técnicas 5/31

6 Fiscales Médicos Forenses Titulados Superiores especializados (Psicólogos, traductores y peritos) Abogados y Procuradores Ciudadanos de la Comunidad Autónoma del País Vasco. 1.2 Organización de los servicios informáticos en la Administración de Justicia Para dar un adecuado servicio integral a todos los Órganos Judiciales de Euskadi, el Servicio de Informática Judicial se estructura mediante las siguientes Áreas organizativas: Área de Gestión y Administración: Se encuentra ubicada en las propias dependencias del Gobierno Vasco en Vitoria-Gasteiz, y sus competencias comprenden desde la gestión administrativa de todos los expedientes de contratación, incluyendo contratos de mantenimiento, de gestión de suministros y gestión de aplicativos, hasta el control y seguimiento de la evolución de los diferentes proyectos informáticos desde su inicio hasta su implantación en real. Área de Publicación Web: Esta área presta los servicios de gestión de contenidos y webmastering, adecuado al Servicio de Publicación Web de la Administración de Justicia en Euskadi. Será la encargada de la organización y dinamización de los diferentes entornos Web, en orden a ofrecer una información de calidad a los usuarios de cada uno de los Sites administrados. Área de Sistemas y Comunicaciones: Se encuentra ubicada en los tres Partidos Judiciales capitales de provincia, siendo competente de la gestión de los sistemas operativos, bases de datos, administración de redes tanto LAN como WAN así como la gestión de servicios corporativos de correo electrónico y acceso a Internet. Además proporcionan todos los servicios necesarios para garantizar la puesta en producción de los diferentes aplicativos judiciales. Áreas de Soporte funcional Experto: Se encuentran ubicados en Bilbao y en Vitoria-Gasteiz y su funcionalidad se enmarca dentro del proyecto actual de modernización del aplicativo judicial, siendo sus competencias las de garantizar la calidad del software de dicho proyecto, tanto a nivel funcional como a nivel técnico, gestionado la canalización y gestión de todas las cuestiones funcionales que afecten a los aplicativos judiciales instalados, así como la colaboración en trabajos de soporte para realizar la normalización y homogenización de todos los documentos judiciales. Áreas de Soporte Jurídico: Pliego Condiciones Técnicas 6/31

7 Se encuentran ubicados en Bilbao y en Vitoria-Gasteiz y su funcionalidad se enmarca dentro del proyecto actual de modernización del aplicativo judicial, así como la colaboración en trabajos de soporte para realizar la normalización y homogenización de todos los documentos judiciales. Área de atención a usuarios: Este área se encuentra dividido en dos niveles; el nivel 1 se encarga de la asistencia telefónica de todos los usuarios de la C.A.P.V. de la Administración de Justicia, estando ubicado en Donostia-San Sebastián de forma centralizada, y el nivel 2 que está dividido territorialmente por territorios históricos y que se encarga de gestionar y solucionar aquellas incidencias que no han podido resolverse en el nivel 1. Área de Desarrollo y Mantenimiento: Esta área se encarga, entre otras tareas, del: Mantenimiento Evolutivo Incorporaciones, modificaciones y eliminaciones necesarias para cubrir la evolución o cambio de las necesidades del usuario o derivadas de cambios normativos, nuevas instrucciones u oportunidades de mejora, es decir, la incorporación de nuevas funcionalidades a la cobertura actual del software. Mantenimiento Adaptativo Modificaciones que hay que ejecutar como consecuencia de los cambios siguientes: o Cambios en el entorno de los datos o su procesamiento, o Cambios en la plataforma o arquitectura tecnológica: hardware o software, o Modificación de procedimientos existentes que no implican nuevas funcionalidades, o Exportaciones e importaciones de datos dedicados a la integración con otras aplicaciones del entorno para mantenimiento de integridad de la información, o Integración con otros aplicativos a nivel de plataforma tecnológica, o La parametrización de aplicaciones. Mantenimiento Correctivo: Orientado a la reparación de defectos existentes en un sistema software, que pueden manifestarse de distintas formas: o Cuando el programa falla o termina inesperadamente. o Un programa produce un resultado que no es acorde con los requisitos Mantenimiento Perfectivo Refinar y mejorar la calidad de las aplicaciones en todos sus aspectos, ya no solo del software, sino también del resto de sus entregables, entre otros, la documentación técnica. Etc. 1.3 Otros servicios de la Administración de Justicia Relacionados Epaibi: Pliego Condiciones Técnicas 7/31

8 El equipo de normalización lingüística trabaja para impulsar la normalización del uso del euskera en los juzgados, y su objetivo principal es garantizar el derecho de la ciudadanía a dirigirse a la Administración de Justicia en cualquiera de los dos idiomas oficiales. Para conseguir los objetivos de normalización lingüística, trabaja principalmente, en cinco líneas de actuación: Acrecentar y difundir la importancia que se da al euskera, considerándola como lengua tanto para atender a la ciudadanía como para desarrollar el trabajo cotidiano. En esta línea se buscan consensos entre el Departamento de Justicia, El Ministerio de Justicia y el Consejo General del Poder Judicial. Ampliar la oferta de servicios en euskera para estimular a la ciudadanía y a los profesionales en su uso. o Desarrollar y difundir la terminología jurídica en euskera. o Normalizar documentos escritos en euskera y potenciar el uso de dichos documentos. o Incorporar el euskera al proceso de informatización. o Incidir en la estructura interna de los juzgados para impulsar equipos bilingües. o Facilitar que la ciudadanía use el euskera en su relación con la Administración de Justicia. Implicar al personal funcionario de la Administración de Justicia en el uso del euskera. o Participar en la asignación de perfiles lingüísticos. o Formar en euskera al personal de la Administración de Justicia. o Desarrollar material de apoyo en euskera, tanto material de aprendizaje como herramientas de trabajo. o Implicar al personal que desconoce el euskera para facilitar el uso. Potenciar las actitudes favorables a la normalización del euskera entre jueces, fiscales y secretarios judiciales. Sensibilizar y capacitar a los integrantes de los colegios de abogados, mediante acuerdos para su capacitación lingüística y la creación de herramientas que les faciliten tanto el trabajo en euskera como el fomento de su uso. 1.4 Estructura orientativa del servicio de Informática judicial Sistemas de Información Administración Justicia Procesos Construcción y Puesta Marcha Sistemas Información. Gestión de Medios y Recursos Relaciones Externas y Proyectos otras Administraciones Control de Gestión y Coordinación General Definición Sistemas: Requerimientos Funcionales Desarrollo Aplicaciones Infraestructuras y Recursos Técnicos Sistemas/Oper. Comunicaciones Control de Entregas e Implantación Control Entregas / Documentación Implantación Otros: Correo, Internet,. Recursos Funcionales y de Usuario Final Soporte Funcional / Soporte Jurídico Atención Usuarios DEITU SAFI Formación (JGela) / Comunicación (Jnet) Gestión Administrativa Económica Gestión Económica y Presupuestos Gestión / Control Contrataciones Sis. Información de Gestión para la Dirección Gestión del Cambio y Control de Calidad Pliego Condiciones Técnicas 8/31

9 1.5 Necesidad de Contratación La Dirección de la Administración de Justicia de tiene múltiples aplicaciones tales como: JustiziaBat, JustiziaIkus, JustiziaSip, JustiziaNet, JustiziaPol, JustiziaGela, JustiziaInf, JustiziaAdm, IVML, todas estas aplicaciones dan soporte a procedimientos administrativos que gestionan documentos.y que cubren un amplio abanico de necesidades fruto de su actividad. Las aplicaciones mencionadas requieren sistemas de edición, consulta, almacenamiento, procesamiento y custodia de documentos, de distinta procedencia, basados en tecnologías de la información heterogéneas en función del escenario en el cual trabajan. A día de hoy no se ha realizado ningún análisis que considere todas las casuísticas de gestión documental a nivel de La Dirección de la Administración de Justicia. En general los documentos en la actualidad son almacenados en distintas tablas de BBDD dentro de cada una de las aplicaciones y no son gestionados, ni tratados dentro de un sistema de gestión documental al uso. Esta situación tiene como resultado una falta de agilidad en la gestión de los documentos y en la asociación/relación de los mismos con los expediente judiciales, así como en cuanto a la unificación de los sistemas de almacenamiento y archivo electrónico, lentitud en los servicios y dificultades para la recuperación y tratamiento de los documentos y de los sistemas que los contienen. Por otro lado la acumulación de documentos y la dificultad para ofrecer un mantenimiento eficiente de los sistemas de almacenamiento (fundamentalmente BBDD) hacen que sea necesario replantearse el actual sistema de tratamiento de documentos. Por todo lo anterior, se considera necesario realizar un profundo análisis de la problemática asociada a la gestión documental, tal y como se describe en el capítulo siguiente. Conviene tener en cuenta que entre las características fundamentales de las aplicaciones de la Administración de Justicia se encuentran: La propia tipología, diversidad y características de sus usuarios principalmente: Secretarios Judiciales, Procuradores, Abogados, Fiscales, Jueces,, y otros profesionales relacionados con la jurisdicción ordinaria: Civil, Penal, Contencioso administrativo y Social La criticidad, tiempo de conservación, alto nivel de confidencialidad de los documentos utilizados, así como las fechas, y procesos de firma asociados a los procedimientos judiciales. De cara a facilitar la gestión de documentos, su archivo, su conservación y mantenimiento futuro, así como en su caso expurgo, se hace necesaria la adopción de un sistema de gestión documental como base del Expediente Judicial Electrónico, que justifica el presente pliego. Pliego Condiciones Técnicas 9/31

10 2 Objeto, Alcance y Descripción del Servicio El objeto, alcance y descripción del servicio tiene por objeto la realización de un: Estudio, Análisis y Diseño del Sistema de Gestión Documental, Digitalización Expedientes Activos, así como del Gestor de Documentos Normalizados para la Administración Justicia, que den soporte, en general, a las actividades relacionadas con el Expediente Judicial Electrónico, y, en particular, a las necesidades de archivo documental y de generación de documentos en los sistema de la Administración de Justicia. Las actividades con la gestión de documentos dentro de la administración de Justicia tiene dos aspectos relevantes de características diferenciadas y que es necesario abordar en profundidad, estando relacionados con: Gestión Documental y Archivo, El servicio objeto del presente pliego debe permitir la definición detallada del Modelo de Gestión Documental de la Administración de Justicia, y su adecuación para el soporte al Expediente judicial Electrónico, así como la definición un plan de implementación de implantación detallado, en todos sus aspectos técnicos y de costes. Digitalización documentación en papel (Expedientes Activos). El servicio objeto del presente pliego debe permitir identificar los procesos y costes asociados para llevar a cabo los procesos de digitalización de la documentación en papel existente y referida a expedientes activos de cara a complementar el proceso de puesta en marcha efectiva del Expediente Judicial Electrónico. Gestor de Documentos Normalizados. El servicio objeto del presente pliego debe permitir la definición del nuevo sistema para la gestión, emisión/generación de documentos normalizados, asociados a los procedimientos administrativos judiciales y a la propia gestión documental, así como la evaluación y selección de la plataforma de generación de documentos normalizados, en todos sus aspectos técnicos, como de costes. Ambos sistemas deben constituir el marco de referencia para la gestión futura los documentos electrónicos en la Administración de Justicia, estableciendo los procesos y las responsabilidades en materia de generación de documentos y gestión documental, definiendo las características del Archivo Digital, que será el instrumento tecnológico que gestionará el conjunto de documentos administrativos electrónicos. El Modelo debe tener en cuenta fundamentalmente los requisitos y necesidades de gestión de los documentos electrónicos de la Producción Administrativa, contemplando, asimismo un diseño flexible para dar respuesta a otros posibles tipos de documentos electrónicos. 2.1 Objeto y Alcance del Servicio Las tareas a llevar a cabo para cada uno de los dos aspectos englobados dentro del alcance del pliego, son las siguientes: Pliego Condiciones Técnicas 10/31

11 Gestión Documental (Soporte Expediente Judicial Electrónico) Análisis de la Situación Actual: En esta fase diferenciaremos Sistemas de Información y Procedimientos, así como los actores fundamentales intervinientes en cada procedimiento: Sistemas de Información / Aplicaciones: Se obtendrá una descripción detallada de la situación actual de cada una de las aplicaciones (JustiziaBat, JustiziaIkus, JustiziaSip, JustiziaNet, JustiziaPol, JustiziaGela, JustiziaInf, JustiziaAdm, IVML) que soportan los sistemas de información de la Administración de Justicia, en especial las que son soporte al expediente judicial electrónico. Se analizarán minuciosamente todos los aspectos relacionados con el modelo físico y lógico (archivos y documentos) y los flujos de documentos asociados. Se identificarán problemas y se documentarán los requisitos del sistema. Procedimientos: Se analizarán los procedimientos utilizados por la Administración de Justicia y se elaborará un censo con vistas a poder generar un Cuadro de Clasificación de Series Documentales y poder así posteriormente proponer sus Calendarios de Conservación y fechas de traspasos entre niveles de Archivo. Se deberá realizar un estudio detallado de todas las colecciones normalizadas de modelos de documentos judiciales (gestionados a través de las Comisiones de Normalización) y utilizados en los trámites procesales. Análisis de actores Será necesario identificar los actores que intervendrán en los diferentes procesos documentales, estén estos sustentados o no en sistemas de información. Estos actores participarán en distintos escenarios que tendrán que ser detectados y analizados. El análisis supondrá una fuente de origen de requerimientos que deberá ser cubierta por la estrategia a definir. Este apartado será susceptible de ser incluido en el análisis del modelo documental. Como producto de esta fase se obtendrá un informe descriptivo de la situación actual, que contendrá los resultados de la información obtenida para cada uno de los sistemas de Información, así como el Censo de Procedimientos de la Administración de Justicia. Análisis de requerimientos y necesidades: Sobre la base de la situación actual se deberá proceder a la realización de la recogida de los requerimientos y necesidades que debe cubrir el nuevo sistema de gestión documental, tanto en cuanto a lo referido en su utilización por los sistemas de información anteriormente referidos, cómo por los usuarios de forma directa en el almacenamiento de elementos documentales y la realización de un análisis de los mismos. Los tipos de requisitos considerados en este apartado se refieren a necesidades: Funcionales: Son necesidades que tienen los usuarios en la gestión diaria de los documentos. Tecnológicos: Son necesidades en cuya solución interviene un importante componente tecnológico. Organizativos: Son necesidades cuya solución implica actuaciones organizativas. Normativos: Son necesidades recogidas explícitamente en normas El análisis deberá abordar entre otros, aspectos tales como: Pliego Condiciones Técnicas 11/31

12 Seguridad y control de acceso a los documentos. Siguiendo las indicaciones del Artículo 31 de la Ley 11/2007 Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. Asegurar el cumplimiento de la Ley de Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en todos los casos. Auditoria y trazabilidad de las acciones. Cifrado o encriptación de la información de carácter sensible, requisito de confidencialidad. Firma electrónica y firma electrónica avanzada como mecanismo de garantía de la autenticidad del signatario y la integridad del contenido (junto al fechado de la información). Deberán contemplarse soluciones como la firma electrónica corporativa y gestionar la caducidad y actualización periódica de la misma. Custodia documental y disponibilidad. Procedimientos y mecanismos de conservación a largo plazo, así como para garantizar la conservación de los atributos fundamentales de los documentos: originalidad, autenticidad, integridad y veracidad. Copias de seguridad y políticas de recuperación de los datos. Control de versiones, entendiendo como versión cualquier actualización, edición o cambio con respecto al documento actual y sus metadatos. Procesos de digitalización de textos como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Conversión de formatos. Accesibilidad, búsquedas avanzadas e indexación. Migración de contenidos. Importación de documentos ubicados en los sistemas de información actuales al sistema de gestión documental planteado, generando de forma automática los metadatos y las estructuras necesarias. Requerimientos de capacidad y rendimiento de acorde con los distintos escenarios (inserciones masivas, inserciones de documentos de gran tamaño, etc.). Sistema de administración, monitorización y gestión del sistema. Servicios que permitan abrir el uso del sistema a todo tipo de aplicaciones actuales y/o futuras, web y móviles. Deben cubrirse todos los escenarios reflejados en el análisis de la situación actual. Auditorias periódicas de que permitan evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos. Cumplimiento de todas las políticas y normativas jurídicas vigentes establecidas por la Administración General del Estado y el Gobierno Vasco entorno a la gestión documental. Adopción de estándares internacionales. Estudio, Análisis, Definición y Diseño del Modelo de Gestión Documental, En este apartado se debe dar respuesta a la definición y concreción del Modelo de Gestión Documental de la Administración de Justicia, tal que permita: Dar respuesta a los requisitos legislativos, Definir los responsables en materia de gestión documental, Describir las entidades y los procesos documentales, y Identificar la infraestructura a utilizar en la gestión documental, sobre la base de lo indicado en el apartado anterior Complementariamente, la definición del Modelo de Gestión Documental propuesto debe enlazar con otros documentos que lo desarrollan parcialmente: Políticas y metodologías de gestión documental, Pliego Condiciones Técnicas 12/31

13 Guías de uso del archivo digital, Otros modelos desarrollados por la Administración de Justicia, Legislación vigente, Documento de estándares de la Administración de Justicia, Tipología documental, Políticas de expurgo, Definición de tipos de archivo a almacenar, Etc. Definición ciclo de vida de documentos y procesos en gestión de documentos electrónicos En este apartado se debe definir el conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria. Este apartado deberá completar una definición del ciclo de vida de los documentos, procediendo a la identificación del flujo correspondiente El ciclo de vida de los documentos deberá plasmar las fases por las que pasa un documento: creación, mantenimiento, uso y eliminación o conservación definitiva, asociándolo con los procedimientos administrativos, con el objetivo de contribuir a la máxima eficacia de los procedimientos administrativos. Respecto los procesos para la gestión de documentos electrónicos, se tendrán en cuenta, los referidos a: Captura: Procesos destinados a la incorporación de documentos en el sistema de archivado electrónico. Almacenamiento: los documentos que se incorporan al sistema son guardados y almacenados en el repositorio electrónico. Clasificación de documentos: proceso que identifica el documento según las funciones y actividades de la organización Descripción de documentos: asignación de los metadatos que describan el contexto, contenido y estructura del documento a lo largo del tiempo, Utilización / uso de documentos: comprende funcionalidades tales como Edición, Check-In/Check- Out, control de versiones,.. Consulta/difusión de documentos: implica la ejecución de acciones por parte del sistema encaminadas a la notificación y comunicación, Preservación / archivo o Transferencia de documentos: procesos para el cambio de la custodia, la propiedad y/o la responsabilidad de los documentos capturados en el sistema. o Preservación: procesos realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos de archivo auténticos a lo largo del tiempo o Eliminación / Expurgo: Funcionalidades para crear y aplicar reglas de conservación/destrucción Seguridad: Las versiones definitivas de los documentos electrónicos deben conservar su integridad para tener plena validez legal. Por tanto son necesarias funcionalidades para controlar los accesos o modificaciones indebidas. Pliego Condiciones Técnicas 13/31

14 Historial: Funcionalidades para dar información de la historia del documento a lo largo de su ciclo de vida (trazabilidad). Identificación de los procedimientos Que dan soporte a la gestión de Expedientes o a la gestión de archivo general por parte de los usuarios. En el modelo de datos se deberán ver que las unidades productoras organizan su actuación en Procedimientos. Éstos, desde la perspectiva del Archivo, se organizan en Series documentales. Las actuaciones concretas de un procedimiento generan Expedientes, los cuales agrupan a los Documentos. La organización de los Procedimientos y de las Series documentales da lugar al Catálogo de Servicios/Procedimientos y al Cuadro de clasificación documental respectivamente. El primero con una organización ligada a la estructura orgánica y pensada para dar respuesta al ciudadano en el día a día y el segundo con una organización funcional de todo el fondo documental de la Administración de Justicia pensada para conseguir una ágil consulta retrospectiva. Elaboración del mapa documental de la Administración de Justicia El objetivo de un mapa documental es clarificar y dar apoyo en la toma de decisiones en tareas de gestión documental tales como: Gestión integral de la información: Posibilitando un manejo rápido y correcto de la documentación. Evaluación y valoración de la documentación a partir del control de los documentos que se crean, procesan y archivan. Simplificación y racionalización de las categorías documentales. Simplificación de funciones asociadas en la gestión de documentos. Homogeneización de tareas archivísticas. Por lo que serán definidos en este apartado: Procedimientos Tipos documentales Metadatos Series documentales Ciclo de vida Documentación Procedimentada / No Procedimentada Relaciones entre Series y Procedimientos Análisis de Sistemas que permitan satisfacen los requisitos establecidos, Tras los análisis descritos anteriormente el adjudicatario deberá elaborar una propuesta de Sistema de infraestructura de Gestión Documental que garantice a la Dirección de la Administración de Justicia el cumplimiento de todas las necesidades detectadas en dichos análisis. Se deberá elaborar el diseño de la arquitectura del nuevo sistema detallando los componentes que lo integren, así como las infraestructuras necesarias para su implantación y la normativa de uso (sistemas/aplicaciones/usuarios), entendiendo como infraestructuras tanto evoluciones sobre los sistemas actuales (HW/SW) o las derivadas de nuevas plataformas que pudieran surgir durante el proyecto. Pliego Condiciones Técnicas 14/31

15 En este apartado y con independencia de cualquier propuesta que pueda realizar el adjudicatario se recogerá el estudio de idoneidad de los actuales sistemas utilizados por el G.V. Tanto en cuanto a la infraestructura de ejecución (alta disponibilidad), cómo en cuanto a características y volumen del almacenamiento, sistemas de recovery/backup, sistemas de contingencia, etc. O en su caso la integración con los servicios de la Administración General del G.V (Dokusi) y con su infraestructura analizando la intercomunicación de las redes (JASO,..). Modelo de transición/convivencia Una vez concretada la situación actual y futura a alcanzar, deberá elaborarse un modelo de transición: Dentro de la tarea de definición de escenario objetivo se requiere tener en cuenta un periodo de transición que permita empezar a dar servicios antes de tener finalizadas las tareas de implantación. Este componte ha de formar parte de la arquitectura diseñada y servirá para desacoplar el uso de las nuevas funcionalidades definidas de la implantación técnica de la nueva plataforma. Así mismo, ha de permitir empezar a trabajar con el nuevo modelo, aunque no incluya toda la nueva funcionalidad, haciendo uso de la plataforma actual. La definición de este Modelo de Convivencia ha de recoger las necesidades técnicas pero también las adaptaciones en los procesos que intervienen en el Expediente Judicial Electrónico Se deberán tener en cuenta las continuas tareas de evolución requeridas por las áreas usuarias, las adaptaciones funcionales para recoger las nuevas peticiones durante el proceso de implantación, el plan de desarrollo sobre la actual y nueva plataforma, y las tareas de operación de sistemas en las infraestructuras. Dentro del mismo, se contemplarán los siguientes elementos: Hitos dependientes de otros servicios, como aquellos derivados de evoluciones identificadas sobre los sistemas actuales que se hubieran detectado en la fase de análisis y definición de escenario futuro. Identificación modelo de transición/incorporación del sistema documental para cada sistema/aplicación, evaluación del coste y planificación. Elaboración de una planificación asociada en base a los puntos anteriores y la disponibilidad material y económica existente. Priorización de las mismas. Establecimiento de un modelo de seguimiento y gobierno del plan de acción. Análisis y Diseño de API s de integración Recogida de requerimientos, análisis y diseño detallado de las necesidades de API s para la realización de los procesos de integración con las distintas aplicaciones mencionadas con anterioridad. Partiendo del documento de situación actual se realizará el análisis/diseño de la integración desde el punto de vista funcional/organizativo, técnico y tecnológico, así como las propuestas referentes a: Uso de servicios Web con el sistema de gestión documental (almacenar, recuperar, localizar ), Digitalización segura de documentos (copias auténticas, copias compulsadas), Archivado de documentación en el Archivo General, Custodia y Conservación, Proceso Importación Masiva de documentos, Pliego Condiciones Técnicas 15/31

16 Estudiando, Analizando y diseñando la solución para las siguientes cuestiones clave: Modelo de Seguridad, Integración con el Gestor de Documentos Normalizados, Integración con el sistema de firma Zsignet, Nivel de LOPD, Etc. Análisis de costes y Sinergias Como punto final se deberá realizar un análisis de costes de la adecuación, implantación y puesta en marcha del sistema de gestión documental en todos sus aspectos: Infraestructuras Costes (licencias, mantenimiento), Estimación de implementación del modelo de gestión documental. Modelo de transición. Evaluación del coste de implantación/integración de las aplicaciones y el sistema documental. Sinergias: Igualmente este análisis deberá tener en cuenta las sinergias que pudieran existir respecto sistemas documentales existentes en la actualidad en el G.V., junto posibles recomendaciones al efecto Digitalización documentación en papel (Expedientes Activos) El futuro modelo de Gestión Documental de la Administración de Justicia debe considerar para todos los documentos, tanto en papel como electrónicos, su ciclo de vida completo, desde su creación, recepción y registro hasta su archivo y transferencia a otros sistemas de almacenamiento, o eliminación. La implementación de este modelo debe tener como objetivo fundamental la optimización de los procesos de trabajo de la institución a través de sus procesos documentales. Y con tal fin debe contemplar entre otros objetivos la sustitución de la documentación en papel por documentos y expedientes electrónicos que consoliden el modelo de oficina sin papeles. Esta digitalización de archivos en papel, conducente a la mejora de los procesos documentales de la institución, se debe iniciar en 2016, con los expedientes y documentos en papel de mayor uso en la Institución y con enfoque fundamental en todo lo relacionado con el Expediente Judicial electrónico, incorporándolos convenientemente descritos y en el formato electrónico oportuno en el sistema de gestión documental identificada en el apartado anterior. Una vez contrastadas las ventajas que la digitalización aporta a la eficacia y eficiencia de la Organización, se plantea abordar la inclusión gradual de los de archivos en papel involucrados en los procedimientos/expedientes activos. Análisis de la Situación Actual: El objeto principal de este apartado es el análisis, e identificación, de la documentación en papel asociada a los expedientes activos, para la realización de un posterior proyecto que aborde la clasificación, ordenación, catalogación y digitalización y así posibilitar un tratamiento documental homogéneo que optimice sus procesos documentales, garantizando la salvaguarda y recuperación de la información y permitiendo una tramitación más ágil. Identificar la documentación asociada a los expedientes referidos, Pliego Condiciones Técnicas 16/31

17 Identificar la tipología documental de los elementos asociados, completando y actualizando en su caso, con las series documentales adecuadas. Identificar la ubicación/identificación de los documentos en papel referidos los juzgados y/o edificios correspondientes, de cara a analizar las necesidades de digitalización y proponer un plan de acción para acometerla. Describir/definir los metadatos adecuados de cara a su posterior incorporación al nuevo sistema de gestión documental. identificar, en su caso, cualquier documentación electrónica asociada a los expedientes activos, y que pudiera existir, identificando los requerimientos para incorporarla en sistema de gestión documental. Tras esta fase de identificación y con el futuro proyecto de catalogación, digitalización e inclusión en el gestor documental de la documentación de los expedientes activos se conseguirá: Aumentar el control y la seguridad sobre la información. Evitar la dispersión de la documentación. Transformar los documentos en papel en electrónico para facilitar la consulta electrónica de los mismos. Reducir cargas administrativas con la disminución de los expedientes en soporte físico y reducción el espacio de almacenes de papel. Reducir costes y tiempos de tareas dedicadas al archivo del documento en papel, búsqueda y localización Y, consecuentemente, optimizar los procesos asociados a la gestión de la citada documentación. Otras Tareas La consecución de los objetivos del proyecto se logrará a través de los trabajos siguientes: Inventario y Mapa Documental de la documentación de los expedientes activos. Identificación y análisis de la documentación existentes en juzgados y/o edificios que alberguen los documentos asociados a los citados expedientes, con determinación de características y volumetrías, e informe de situación. Modelo de transición, Análisis de costes y Sinergias. Plan de acción para la digitalización de la documentación. Elaboración de un plan de acción para la inclusión de la documentación electrónica en el gestor documental Gestor y Editor de Documentos Normalizados Análisis de la Situación Actual: En la actualidad los sistemas de información de la Administración de Justicia, anteriormente referidos (JustiziaBat, JustiziaIkus, JustiziaSip, JustiziaNet, JustiziaPol, JustiziaGela, JustiziaInf, JustiziaAdm, IVML), utilizan un sistema de que facilita la Gestión de Plantillas y Edición de Documentos Normalizados denominado Zword que proporcionará un conjunto completo de servicios de gestión de plantillas y composición semiautomática de documentos que lo convierte en una herramienta de tareas documentales Pliego Condiciones Técnicas 17/31

18 Las aplicaciones generan, a través de un motor de tramitación y un conjunto documental de plantillas para cada tipo de documento (auto, resolución, decreto, sentencia, comunicación, etc.) y jurisdicción, los distintos documentos que son soporte a la actividad judicial. El sistema proporciona a los usuarios de aquellas funcionalidades que les permitan la creación de plantillas/modelos de documentos y la composición semiautomática de documentos a partir de los datos disponibles en los servicios de información y de los modelos de documentos creados con anterioridad. Principalmente considera los siguientes tipos de usuarios: Creación de plantillas y modelos de documentos: o Usuarios de infraestructura jurídica de la SGNTJ. o Administrador del sistema. Composición semiautomática de documentos: o Jueces y Magistrados, o Secretarios Judiciales, o Gestor procesal, o Tramitador procesal, o Auxilio judicial, o Fiscalía General del Estado, o Abogados del Estado, o En la actualidad el sistema de gestión de plantillas y edición de documentos incluye dos subsistemas planteados a nivel contractual como módulos independientes y reutilizables: Componente orientados a la gestión de plantillas, destinado a proporcionar las funcionalidades precisas para la creación y administración de las plantillas/modelos de documentos. Permite la gestión de distintas versiones de un mismo tipo de plantilla/modelo de documento resultado de la aplicación de reformas legales. Además permite la gestión de distintos tipos de marcas. Las marcas son elementos de los documentos que se asociarán a datos del sistema. Componente orientado a la composición semiautomática y edición de documentos a partir de los modelos de documentos creados con anterioridad por el servicio de gestión de plantillas. Interpreta las marcas de las plantillas según sea el tipo de marca. Permite la edición de los documentos y facilita a las aplicaciones la creación, composición y posterior edición de los documentos en base a una plantilla determinada, idioma y versión de dicha plantilla Algunos problemas del sistema actual están a asociados con: El editor de documentos necesita ser instalado en el cliente. Zword es una aplicación desarrollada en Visual Basic. por lo que se hace necesario una gestión y despliegue/distribución de software masivo a cada uno de los puestos de los usuarios para cada versión del Zword. Los puestos de los usuarios tienen que tener necesariamente Word para la generación de los documentos que desean y hacer inviable el sistema si se desea llevar a sistemas En el editor de plantillas no existen herramientas adicionales para la generación de las plantillas, sólo las que proporciona Word. La generación del documento es lenta, se realiza marca por marca en el cliente, este problema es considerablemente mayor en la generación masiva de documentos. En todas las plantillas el comportamiento de las marcas es el mismo por lo que muchas veces es necesario generar marcas diferentes. Pliego Condiciones Técnicas 18/31

19 No se pueden definir en las plantillas el concepto de dependencia de párrafos de datos, por lo que es necesario generar diferentes plantillas. El estilo de cada plantilla se encuentra incorporado en la misma, por lo que cualquier cambio global obliga a la modificación de todas las plantillas. La inclusión de marcas se realiza mediante una sintaxis específica que ha de conocer y cumplir el usuario, semejante al conocimiento de un lenguaje de programación. El documento generado por el editor de documentos es totalmente abierto para el usuario por lo que puede modificarlo a su antojo. No hay ningún control de la información, por lo que el usuario pudiera modificar información sensible. Las plantillas se encuentran definidas en RTF. El intercambio con otras Administraciones públicas se hace en RTF o es necesaria una conversión. Zword es un desarrollo a medida y específico muy dependiente de la empresa/persona que ha realizado su desarrollo, lo que dificulta su mantenimiento y evolución. La representación de las marcas (texto o de datos) es muy limitada en el documento así como la iteración permitida en el editor de documentos. El componente actual está íntimamente ligado al sistema de firma (Zsignet), no pudiendo ser gestionados/evolucionados por separados. Análisis de requerimientos y necesidades El nuevo Gestor y Editor de Documentos Normalizados debe ser una herramienta moderna que facilite a los usuarios la definición y configuración de plantillas normalizadas (en diferentes idiomas) que son utilizadas para generar documentos. Sobre la base de la situación actual se deberá proceder a la realización de la recogida de los requerimientos y necesidades que debe cubrir el nuevo sistema de gestión de documentos normalizados. El análisis deberá abordar entre otros, aspectos tales como: La edición de Modelos /plantillas: facilitando el diseño de modelos con la capacidad de creación de marcas (de Base de datos, de introducción de texto, de bloques y de grupos de bloques), Facilitar la composición de documentos, de forma rápida en el servidor, en base al código de modelo/plantilla y la/s semilla/ de entrada que identifican al expediente en la organización, La edición de documentos, incorporando un sistema de proceso de textos rico e inteligente que muestra al usuario el documento generado por el compositor y guíe al mismo hasta la finalización de la composición del documento solicitando la información que falte de una manera amigable. La gestión de la propia plataforma: facilitando el control/gestión de las conexiones a los orígenes de datos, entornos, perfiles, usuarios, publicaciones de modelos, así como la monitorización del sistema y estadísticas de uso, etc El nuevo sistema debe dar una respuesta adecuada todas las deficiencias actuales, tanto desde el punto de vista la facilidad en la gestión y creación de plantillas, como en la generación/visualización/edición de documentos, como desde el punto de vista técnico y tecnológico. Modelo de transición/convivencia Una vez concretada la situación actual y futura a alcanzar, deberá elaborarse un modelo de transición: Dentro de la tarea de definición de escenario objetivo se requiere tener en cuenta un periodo de transición que permita empezar a dar servicios antes de tener finalizadas las tareas de implantación. Este componte ha de formar parte de la arquitectura diseñada y servirá para desacoplar el uso de las nuevas funcionalidades definidas de la implantación técnica de la nueva plataforma. Pliego Condiciones Técnicas 19/31

20 Así mismo, ha de permitir empezar a trabajar con el nuevo modelo, aunque no incluya toda la nueva funcionalidad, haciendo uso de la plataforma actual. La definición de este Modelo de Convivencia Ha de recoger las necesidades técnicas pero también las adaptaciones en los procesos que intervienen en el Expediente Judicial Electrónico Se deberán tener en cuenta las continuas tareas de evolución requeridas por las áreas usuarias, las adaptaciones funcionales para recoger las nuevas peticiones durante el proceso de implantación, el plan de desarrollo sobre la actual y nueva plataforma, y las tareas de operación de sistemas en las infraestructuras. Dentro del mismo, se contemplarán los siguientes elementos: Hitos dependientes de otros servicios, como aquellos derivados de evoluciones identificadas sobre los sistemas actuales que se hubieran detectado en la fase de análisis y definición de escenario futuro. Identificación modelo de transición/incorporación del sistema documental para cada sistema/aplicación, evaluación del coste y planificación. Otras Tareas: Elaboración de una planificación asociada en base a los puntos anteriores y la disponibilidad material y económica existente. Priorización de las mismas. Establecimiento de un modelo de seguimiento y gobierno del plan de acción. De forma similar a lo indicado para el sistema de gestión documental, pero referidas al sistema de gestión de documentos normalizados, se deberán realizar tareas referentes a: Identificación de la tipología y características de los documentos a generar en los procedimientos judiciales, Análisis de Sistemas que permitan satisfacen los requisitos establecidos, Modelo de transición, Análisis y Diseño de API s de integración, Análisis de costes y Sinergias. Pliego Condiciones Técnicas 20/31

21 3 Metodología Aplicable y Entorno Tecnológico. 3.1 Metodología El licitador deberá proponer de manera clara la metodología a seguir durante el desarrollo de los trabajos asociados, cumpliendo los objetivos fijados en el presente pliego. Dicha propuesta deberá estar basada en su experiencia e incluirá una planificación que corresponderá a la estructura de tareas inicial, y una descripción detallada de la forma de desempeñar los trabajos asociados al cumplimiento de los objetivos marcados. 3.2 Modelo de aseguramiento de la calidad E.J.I.E. contempla la calidad en distintos ámbitos de aplicación, tanto calidad en los procesos como calidad en los productos. Para asegurar la calidad en el proceso de gestión, durante le ejecución del mismo el licitador deberá contemplar y proveer mecanismos para garantizar la calidad del servicio, cumpliendo los objetivos fijados en el presente pliego, en este sentido deberá elaborar una propuesta con una descripción detallada de la forma de aseguramiento de la calidad asociados al cumplimiento de los objetivos marcados. 3.3 Entorno Tecnológico Entorno Tecnológico de la Administración de Justicia basado principalmente en Tecnología Internet Arquitectura J2EE cuyas características técnicas son las siguientes: Sistema operativo Red Hat 5.5 y HP-UX. Virtualización VMware y HyperV. Bases de datos ORACLE 10 y 11. OBI Oracle Weblogic Servidores de aplicaciones Internet Aplication Server 10g de Oracle. Servidores Apache Sistema Operativo Microsoft Windows 2003, 2008, 2012 Advanced Server y Windows 7 y XP. Lenguaje de desarrollo Java utilizando MyEclipse 6.0.1, acceso a datos mediante Hibernate, framework Struts (o superior) acceso a datos mediante EJBs y tecnología Ajax Gestor de Contenidos Fatwire. Plataforma Moodle (LMS que cumpla SCORM 1.2 y o superior) Pliego Condiciones Técnicas 21/31

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