Archivo digital de la Secretaría General de la UPC

Transcripción

1 Archiv digital de la Secretaría General de la UPC Pryect de implementación Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines AEDOC Digital / Universidad Camil Jsé Cela de Madrid Francisca Calderón Peñuela 22 de Juni de 2007

2 Sumari 1. Intrducción Descripción de la situación actual Fnd dcumental de la Secretaría General en sprte físic Aplicación de gestión de dcuments de la Secretaría General ArxiuODA la aplicación de archiv de la UPC Definición y bjetivs del pryect Objetivs Justificación Cntext Alcance Agentes implicads en el pryect Riesgs Fases del pryect y actuacines Revisión de ls instruments archivístics y del fnd Revisión de la clasificación y descripción archivística Metadats que describirán ls dcuments Evaluación de la dcumentación Revisión y adecuación de la dcumentación Frmat de la dcumentación digitalizada Platafrma tecnlógica Requerimients Estudi de mercad Mdel de certificación y firma electrónica La platafrma tecnlógica: elección y dimensinad Puesta en marcha de la platafrma tecnlógica Elección del sistema de digitalización Adquisición del sistema de digitalización El archiv digital de la SG Digitalización de la dcumentación Archiv de ls dcuments Prcess para la gestión y el archiv Frmación de usuaris Definición de una plítica de preservación Recurss Planificación Hits y asignación de tareas Perspectivas de futur Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 2 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

3 1. Intrducción La Universidad Plitécnica de Cataluña (UPC) es una institución pública de educación superir e investigación, especializada en ls ámbits de la arquitectura, las ciencias y la ingeniería. La secretaria general de la UPC, que es nmbrad pr el rectr y frma parte del Cnsej de Dirección de la Universidad tiene, entre tras, las siguientes cmpetencias: fe pública de acts y acuerds; nrmativas y reglaments; custdia de actas; registr; archiv; expedición de títuls; rganización de eleccines y renvacines, en aplicación de las nrmativas legales vigentes, del claustr universitari, del cnsej de gbiern y de sus cmisines; etc. La Oficina de Dcumentación i Archivs (ODA), que depende funcinalmente del Servici de Biblitecas y Dcumentación (SBD) desde el añ 2006, es la unidad administrativa respnsable del cntrl y crdinación de la gestión de ls dcuments en las diferentes unidades académicas y administrativas y, en general, del tratamient, la custdia y al accesibilidad de ls archivs de la UPC. La UPC tiene autmatizads una gran parte de ls prcess de gestión, cm pr ejempl ls crrespndientes a la gestión de las biblitecas cn VTLS, la ecnómica cn SAP, la académica cn PRISMA el sprte al aprendizaje cn ATENEA (mdle). También se utiliza una aplicación, llamada ArxiuODA, para indexar, catalgar y describir ls dcuments en sprte físic, fundamentalmente papel, depsitads en el archiv de la universidad. Sin embarg, n dispne de uns prcedimients establecids ni de una platafrma cmún, que permitan archivar la dcumentación en frmat digital, garantizand la preservación y la seguridad de la dcumentación almacenada: cnfidencialidad, autrización, autenticidad, integridad, nrepudi, trazabilidad. La secretaria general de la UPC, Sra. Anna Abelaira, encarga a la ODA un pryect de digitalización de ls dcuments custdiads en la secretaría general de la UPC (SG), cn bjet de facilitar el us y la preservación. Así mism, una vez finalizada la fase de digitalización y catalgación de la dcumentación histórica, se deberán definir ls prcedimients para autmatizar el prces de archiv en la gestión diaria de la dcumentación en frmat digital generada en la SG. En este dcument se presenta la prpuesta de implementación del archiv digital de la SG, partiend de la situación actual, se definen ls bjetivs a cnseguir y las actividades que deberán desarrllarse para lgrarls, así cm la planificación y ls recurss necesaris para llevarlas a cab. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 3 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

4 2. Descripción de la situación actual 2.1. Fnd dcumental de la Secretaría General en sprte físic En la SG de la UPC se custdia dcumentación en armaris, que crrespnden a 13 m lineales de estanterías, cn las siguientes características: Parte de la infrmación es actual i de us habitual, per también existe infrmación histórica, a la que se accede eventualmente Se trata de dcumentación (casi tda impresa) de ls órgans de gbiern de la universidad: del cnsej de gbiern, de la antigua junta de gbiern, del claustr general, de ls cnsejs de directres, etc. Ls dcuments están clasificads en carpetas, per n están inventariads en el prgrama ArxiuODA, cn l que encntrar y cnsultar la infrmación es un prces lent en casines Alguns de ls dcuments existentes se deben preservar según la nrmativa vigente, per también se encuentran trs que se pdrían eliminar Existe infrmación duplicada N tds ls dcuments sn cnfrmes ni riginales, pr ejempl hace falta cmprbar si están firmads según marca la nrmativa, etc. De ls 13 m lineales de estanterías cupads, el 99% es papel. En el ámbit de este pryect n se tendrán en cuenta trs frmats (cintas de víde y casete, CD/DVD, etc) 2.2. Aplicación de gestión de dcuments de la Secretaría General En la SG de la UPC se utiliza una aplicación, llamada Sistema de Infrmación para la Dirección (SID), para depsitar las versines electrónicas finales de ls dcuments elabrads para ls diferentes órgans de gbiern de la universidad, que tiene las siguientes características: Se trata de una aplicación desarrllada en Ltus Ntes N cntiene infrmación previa a su puesta en marcha en el añ N se trata de un gestr dcumental integral, ya que slamente cntiene dcumentación, n exhaustiva, en versión electrónica elabrada pr ls Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 4 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

5 diferentes órgans de gbiern, per n el rest de la que se elabra custdia la SG. Alguns dcuments y funcinalidades sn de acces a la ttalidad de ls integrantes de la cmunidad de la UPC (prfesrad, persnal de administración y estudiantad) y trs están restringids a ls usuaris autrizads N tiene firma digital integrada, cn l que n se puede asegurar la autenticidad, la integridad ni la seguridad jurídica de ls dcuments Ls dcuments se han almacenad en diferentes frmats: MS-Wrd, OpenOffice, PDF, etc., l que dificulta la preservación y el acces a larg plaz de tiemp 2.3. ArxiuODA la aplicación de archiv de la UPC En la UPC se utiliza el prgrama ArxiuODA, para indexar, catalgar y describir ls dcuments en sprte físic, fundamentalmente papel, custdiads en el archiv de la universidad. Algunas características de la aplicación y su us: Es un prgrama desarrllad en MS-Acces Permite la inclusión de ls metadats que caracterizan ls dcuments, per n el cntenid digitalizad Facilita las tareas usuales de gestión del Archiv: transferencia de infrmación de las unidades al archiv, seguimient de cnsultas y préstams, etc. Se utiliza para gestinar el archiv general de la universidad y el de algunas unidades, per n tdas Ls prcedimients para la gestión de usuaris y unidades sn manuales y bastante cstss Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 5 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

6 3. Definición y bjetivs del pryect En el desarrll del presente pryect se llevarán a cab una serie de actuacines destinadas a facilitar el acces a la dcumentación electrónica custdiada pr la SG de la UPC, mediante la implementación de un sistema de almacenamient y tras estrategias que permitan, sbre cada dcument, garantizar: Autenticidad: es l que dice ser que es Integridad: es cmplet y n alterad N-Repudi: el autr n puede negar haberl firmad Fiabilidad: se puede cnfiar en él cm representación legitima de una transacción un hech Dispnibilidad/preservación: puede ser lcalizad, recuperad e interpretad en un larg plaz de tiemp Cnfidencialidad: quien puede acceder a él Autrización: qué se puede hacer cn él Trazabilidad: qué hace el receptr cn él Cn estas características, y tras que se irán definiend a l larg del dcument, l que se implementará es el archiv digital de la SG. Servirá cm experiencia pilt para la generalización del archiv digital en tras unidades de la universidad, est es, el archiv digital de la UPC. Pr últim, y mientras se implementan tras slucines previstas, servirá para mejrar ls prcedimients de gestión de la dcumentación generada custdiada en la SG Objetivs Dispner de un sistema de almacenamient de la dcumentación electrónica custdiada pr la SG de la UPC, garantizand la seguridad y la dispnibilidad a l larg del tiemp Definir prcedimients que favrezcan la gestión y el archiv de frma digital de ls dcuments que custdia la SG. Est favrecerá una reducción del cste de ls prcess y un ahrr de recurss Cnslidar una metdlgía de gestión y archiv de dcuments exprtable a tras unidades de la UPC, que además se base en una nueva plítica de preservación Cnseguir una gestión única del archiv digital y el físic Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 6 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

7 3.2. Justificación Cm hems dich anterirmente la UPC ha id realizand un esfuerz cntinuad para autmatizar ls prcess estratégics de gestión y el us de la infrmática en el trabaj ctidian. Pese a ell, tdavía hay parcelas pr cubrir, tant en l referente al aprvechamient que frece la tecnlgía aplicada a ls prcess de gestión cm en aspects de cambi en la legislación requerimients demandads pr integrantes de la cmunidad universitaria, prveedres y clientes. Un de ls ámbits en ls que claramente se pdría actuar cnsiste en dispner de un sistema integral de gestión dcumental, que psibilite una mejra indudable en ls prcess de gestión, cn el cnsecuente ahrr que supndría. Además un sistema de gestión dcumental quedaría incmplet si n cntemplase la funcinalidad de archiv de la dcumentación electrónica prducida. La UPC está en prces de dar respuesta a ests ds ámbits. En primer lugar, cm verems en el cntext, se ha anunciad un pryect transversal de administración electrónica. También, partiend de la experiencia pilt de digitalización y archiv de la dcumentación custdiada en la SG, se están pniend las bases para dispner de un archiv digital segur en el cnjunt de la universidad Cntext Merecen especial interés, pr su relación cn el presente pryect, ds prpuestas que la crdinación TIC de la UPC ha plantead cm líneas de trabaj a crt y medi plaz: Firma electrónica. Este es un pryect que tiene cm bjet definir en la UPC qué tips de cerificads digitales se adptarán, qué características técnicas tendrán, qué autridad de certificación ls expedirá y a qué autridad de registr se deberá acudir. Servirá cm base para trs pryects ya planteads futurs e-administración. Pryect transversal destinad a transfrmar la UPC en una universidad sin papeles, est quiere decir que se implementarán herramientas y se redefinirán ls prcess relacinads cn tds ls sistemas de gestión de la universidad Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 7 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

8 3.4. Alcance Una vez definids ls bjetivs del pryect y justificada y cntextualizada su ejecución, se prcede a describir el alcance de la prpuesta, que será utilizad para la planificación del pryect y la definición del cnjunt de actuacines a llevar a cab. Revisión del cuadr de clasificación y de ls elements de descripción, y adaptarls, si es necesari, al archiv de bjets digitales Establecimient de criteris de selección de la dcumentación Definición de requerimients que debe cumplir la platafrma tecnlógica que dará sprte al sistema de archiv digital Cncreción de las características de digitalización, del sistema (extern intern), ls recurss, etc. Establecimient e implantación de la firma y la validación electrónica, en el ámbit del pryect Elección, implementación y cnfiguración de la platafrma Digitalización, del fnd dcumental Inclusión, revisión y validación en la platafrma de ls dcuments digitalizads y también de ls dcuments en papel Establecimient de prcedimients de peración sprte físic Frmación a ls usuaris Elabración de una plítica de preservación en la universidad Queda fuera de la prpuesta la implementación de un sistema integral de gestión dcumental. Cm se ha explicad en el cntext, este es un pryect que se dirigirá desde tras instancias de la UPC. N bstante, siempre que la platafrma elegida l permita, y dependiend del estadi de desarrll del pryect e-administración, se definirán ls prcedimients y se cnfigurarán las herramientas que hagan psible el seguimient del cicl de vida de ls dcuments que genere custdie la SG cmpletamente integrad en la platafrma implementada. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 8 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

9 3.5. Agentes implicads en el pryect A cntinuación se listan las unidades implicadas en el pryect y las funcines asignadas: Secretaría General. Es quien encarga el pryect, per además sn las persnas que tienen el mayr cncimient sbre la dcumentación que custdia ODA. La ficina de dcumentación y archiv es quien recibe el encarg. Tiene la función de plantear el pryect e implementarl, ya sea cn el persnal prpi mediante la crdinación cntrat a tras unidades de la UPC a empresas externas Crdinación TIC. Se encarga de dirigir ls pryects de firma electrónica y e-administración. Será imprescindible crdinarse UPCnet, empresa prveedra TIC prpia de la UPC. Tendrá la función de asesramient en las tecnlgías a aplicar y en, si así se cree cnveniente, en su implementación 3.6. Riesgs Ests sn alguns de ls riesgs que se detectan tant en el períd de ejecución del pryect cm en su evlución en el futur: Crdinación cn tras unidades. En particular cn UPCnet, pr ser el sci tecnlógic del pryect, y cn la Crdinación TIC de la UPC, pr dirigir ls pryects de firma digital y e-administración Elección de una aplicación que resulte difícil de integrar cn la que se pnga en marcha al implementar el pryect e-administración. Se está en fase de cntratación de parte del equip que debe llevar a cab el pryect El mied al cambi. Se tendrá que tener especial cuidad en la definición de ls nuevs prcedimients de gestión y archiv electrónic, además de prgramar la difusión y la frmación en el us de la platafrma instalada Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 9 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

10 4. Fases del pryect y actuacines El pryect se ha dividid en 3 fases, siguiend el criteri de reunir en cada una aquellas actividades que tienen un denminadr cmún: Revisión de instruments archivístics y del fnd dcumental Definición y puesta en marcha de la platafrma tecnlógica El archiv digital de la SG (UPC) perativ Cm se verá en el apartad de planificación, las fases n sn ttalmente secuenciales, es decir, será necesari finalizar alguna/s actuación/es de una para cmpletar las de tra Revisión de ls instruments archivístics y del fnd En esta primera fase se realizarán actuacines para revisar ls instruments de archiv actuales para adaptarls al mdel de archiv digital. También se describirán las actuacines para dejar preparada la dcumentación para tras fases Revisión de la clasificación y descripción archivística Tant el cuadr de clasificación cm ls instruments de descripción (guía del fnd, inventari de las series, catálg de unidades dcumentales), sn imprescindibles para archivar dcuments en sprte físic y también en el archiv electrónic. En la UPC están definids para el archiv en papel. Ahra será necesari adaptarls para el electrónic. Se ha de tener en cuenta que, debid a la prpia idisincrasia de este últim tip de archiv, en el que en algunas casines sn ls prpis usuaris ls que clasifican ls dcuments, se hace imprescindible revisar ls instruments citads para hacerls más intuitivs, lógics y sin ambigüedad. Este es un pryect de digitalización de dcuments riginales, que n serán eliminads (except en aquells cass que se determine pr nrmativa). Pr ell el sistema tendrá gestinar ls expedientes mixts híbrids (papel y electrónics), de esta manera se facilita que se catalguen sól una vez. Resultads Cuadr de clasificación e instruments de descripción que permitan la catalgación de la dcumentación en papel y electrónica Tratamient de riginales y cpias Indicadres relacinads Dcuments desarrllads y validads. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 10 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

11 Metadats que describirán ls dcuments Revisads el cuadr de clasificación y ls elements de descripción, se determinaran ls metadats, que permitirán catalgar y almacenar la dcumentación digital, así cm catalgar la existente en sprte físic. Para ell se tendrán en cuenta las iniciativas existentes en el ámbit internacinal: ISO sbre metadats para la gestión de dcuments. Dublin Cre, ISAD (G), etc. En cualquier cas, tendrán que especificarse metadats de cada uns de ls siguientes tips: Metadats tecnlógics: Infrmación sbre frmats, estructuras y vínculs de ls dcuments cnservads, pr ejempl: frmat de archiv, fecha de la última migración de frmat, etc. Sn necesaris para prcesar ls dcuments, y facilitar la recuperación de la infrmación. Metadats descriptivs: Aprtan infrmación cntextual sbre ls prcess de trabaj, las relacines entre ls dcuments, etc. Sn dats relativs a autr, fecha de prducción, títul, palabras clave, etc. Necesaris para la recuperación, para entender ls dcuments en su verdader cntext y pr raznes de autenticidad. Metadats archivístics: Se añaden para facilitar la gestión de ls dcuments, el cntrl intelectual y físic tras su creación. Se refieren a aspects tales cm la última revisión, fecha de transferencia al archiv, cndicines de acces, valración, etc. Necesaris para identificar y recuperar la infrmación. Resultads Cnjunt de metadats que caracterizará cada dcument expediente entrad en el sistema, sea éste en papel en sprte electrónic Indicadres relacinads Dcuments desarrllads y validads. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 11 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

12 Evaluación de la dcumentación Partiend de una crrecta identificación de la clección, se detectará aquell que puede ser eliminad ttal parcialmente, y pr tant n será necesari digitalizar, y l que es necesari cnservar. Para establecer ests criteris de selección deben seguirse las nrmas marcadas pr la Cmissió Nacinal d Avaluació i Tria de Dcumentació (CNATD) que es el órgan de la Generalitat de Catalunya cmpetente en dictar las nrmas a aplicar en la cnservación de la dcumentación que genera la administración pública catalana. Resultads Dcument cn ls criteris de cnservación de la dcumentación Indicadres relacinads Dcument desarrllad y validad Revisión y adecuación de la dcumentación En esta actividad se realizarán ls prcess para adecuar y dejar lista la dcumentación para ser digitalizada y archivada, tant en su frmat riginal cm en su cpia electrónica. Se está habland de tareas cm clasificación, desgrapad, verificación de firmas, riginales, integridad de ls expedientes, etc. Resultads Dcument rdenads Indicadres relacinads Númer de dcuments rdenads Númer de cpias detectadas Frmat de la dcumentación digitalizada Este apartad n cnlleva ninguna actividad cncreta, el bjetiv es justificar la adpción de PDF/A cm el frmat que deberán tener ls dcuments una vez finalizad el prces de digitalización. La pregunta planteada en un principi es saber cuál es la mejr pción para preservar ls dcuments electrónics a l larg del tiemp: TIFF?, PDF?, XML?, OpenOffice?, Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 12 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

13 En cualquier cas, el frmat que se elija debe cumplir las características: Independencia del dispsitiv: Debe ser representad de manera fiable en cualquier platafrma tecnlógica Autcntenid: Debe cntener tds ls recurss necesaris para su representación Autdcumentad: Debe cntener su prpia descripción Sin restriccines: N debe haber mecanisms de prtección del ficher Dispnible: Especificación accesible públicamente Adptad: Un us ampli puede ser la mejr disuasión cntra ls riesgs de la preservación En la nrma ISO :2005, Dcument management -- Electrnic dcument file frmat fr lng-term preservatin -- Part 1: Use f PDF 1.4 (PDF/A-1), se especifica cm usar el frmat prtable de dcument 1.4, l que es l mism PDF 1.4 (PDF/A-1), para la preservación de dcuments electrónics a larg plaz. Una lectura de la mencinada nrma muestra cm PDF/A-1 cumple cn ls requisits anterirmente mencinads. Pr ell, sea cual sea el sistema utilizad para digitalizar la dcumentación, se exigirá que el frmat resultante sea PDF/A-1. Algunas ventajas asciadas a la adpción de este estándar: Disminuye el cste de la infraestructura de archiv Sustituyend múltiples frmats pr un sl que sprtar Al ser abiert, es accesible desde una gran variedad de platafrmas que pueden ser usadas Incrementa el valr de ls dcuments archivads Aprvechand las características de PDF (y PDF/A) para integrar el archiv, la presentación y la recuperación ISO asegura la viabilidad a larg términ de ls archivs PDF/A Disminuyen ls riesgs Anticipándse a una ptencial nrmativa que bligue al us de PDF/A Al ser un estándar, un mayr númer de empresas e institucines l han adptad, cn l que será más difícil un cambi radical de tendencia en ls frmats de preservación Prprcina acces rápid a ls dcuments, pr ejempl en cas de auditria legal 4.2. Platafrma tecnlógica Esta fase agrupa las actuacines para la elección e implementación de la platafrma tecnlógica, que incluye el sistema (aplicacines) y el equipamient necesari. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 13 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

14 Requerimients En este punt de la descripción del pryect, ya se dispne la infrmación necesaria para respnder preguntas cm: qué se quiere?, a quien afectará?, cóm se relacinará cn trs pryects?, etc. Cm resultad de esta etapa se desarrllarán y cncretarán cada un de ls bjetivs plantads, especificand en cada cas: Qué funcinalidades debe tener la aplicación para respnder a las expectativas de ls usuaris? Qué indicadres de se pueden aprtar?, pr ejempl: El númer de usuaris que accederán, en el pryect pilt y ptenciales El vlumen de dcuments, resultante de la digitalización y previsibles anuales Cn que sistemas deberá relacinarse el nuev? Cóm se integrará la firma electrónica? Cóm se autmatizará le entrada masiva de dcuments? Qué plíticas de seguridad aprtará el servidr? Servirá para gestinar ls expedientes en papel y electrónics? Para cmpletar ls requerimients, se recmienda hacer una relectura de las nrmas ISO siguientes que, entre tras csas, aprtan directrices sbre l que se puede esperar de un archiv digital: ISO 14721:2003 Space data and infrmatin transfer systems -- Open archival infrmatin system -- Reference mdel, OAIS, que nrmaliza el nuev mdel de archiv digital y también el físic ISO y -2:2001 Infrmatin and dcumentatin -- Recrds management, que aprta directrices para mejrar las prácticas de gestión de ls dcuments en las rganizacines ISO 18492:2005 Lng-term preservatin f electrnic dcumentbased infrmatin También se recmienda la lectura la Especificación MReq, mdel de requisits para la gestión de dcuments electrónics de archiv, preparada pr Crnwell Affiliates plc., para el prgrama IDA de la Cmisión Eurpea, que es la nrma en la que se especifica que deben cumplir las aplicacines de gestión de que deben gestinar expedientes mixts híbrids (papel y electrónics). Resultads Dcument dnde se especifiquen ls requerimients sbre el sistema Indicadres relacinads Dcument desarrllad y validad. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 14 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

15 Estudi de mercad Cm pas previ a la elección de la platafrma tecnlógica, es interesante cncer algunas iniciativas llevadas a cab pr tras institucines, utilizar cmparativas e infrmes elabrads pr rganisms de renmbre y realizar una prspección de mercad. Cn td ell se pretende elabrar una cmparativa que ayude a encntrar la slución que más se ajuste a las necesidades y el presupuest del pryect. A cntinuación se listan algunas iniciativas y prgramas que, cm mínim, se tendrán en cnsideración: Iniciativas llevadas a cab pr institucines iarxiu. Servici y aplicación de archiv electrónic que frece CATCert (entidad de certificación de Catalunya) PARES. Prtal de archivs españles del Ministeri de Cultura InterPARES. Iniciativa de ls Natinal Archives f Australia, que han desarrllad diverss prgramas de gestión de dcuments El prgrama Digital Lngevity del Archiv Nacinal de Hlanda The Archivists Tlkit. De las universidades de Califrnia, San Dieg, New Yrk University, y Five Clleges, Inc. Cmparativas e infrmes realizads pr rganisms de renmbre, cm la UNESCO, ICA, ANABAD UCA (órgan de la CRUE) Aplicacines en el mercad Sftware abiert. Alfresc, Prject-Open Plne Sftware prpietari. Dcumentum, ATRIL, FileNet Vignette Resultads Cuadr cmparativ Indicadres relacinads Dcument desarrllad y validad Mdel de certificación y firma electrónica Actividad mediante la que se definirán ls prcess y herramientas necesaris para incrprar la firma y certificación electrónicas en el sistema que se pndrá en marcha. Se tendrán que determinar el tip (avanzada, persnal, institucinal, etc.), la entidad de certificación, etc. Cm ya se ha dich en el cntext, en la UPC ya se ha plantead un pryect transversal de implantación de la firma electrónica en la universidad. Para la cnsecución de esta tarea será imprescindible la crdinación cn ls respnsables de este pryect. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 15 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

16 También en esta fase del pryect se seleccinará el grup mínim de persnas que deberán dispner de firma digital para pder implementar archiv digital de la SG. Pr últim deberán expedirse ls certificads. Resultads Dcument cn las prpiedades de firma electrónica adptadas Listad mínim de persnas que necesitarán certificad Certificads Indicadres relacinads Dcument desarrllad y validad Númer de certificads generads La platafrma tecnlógica: elección y dimensinad Identificads ls requerimients, sabiend l que hay en el mercad, ls sistemas de firma, digitalización y captura de dats, el presupuest dispnible, la interrelación cn trs sistemas y el calendari pactad, se está en dispsición de determinar que platafrma tecnlógica dará sprte a ls nuevs prcedimients y servicis definids en este pryect. Será un sistema que estará cmpuest pr: Un cnjunt de aplicacines que den respuesta a ls requerimients El equipamient, que incluirá servidr (adquisición husing), sistema de backup (adquisición cntrat anual), etc. Estará dimensinad n slamente para implementar esta fase pilt, también se tendrá que dtar capacidad suficiente, psibilidad de crecimient, para dar sprte a la extensión del servici en tras unidades de la UPC. Resultads Aplicacines Equipamient necesari Indicadres relacinads Imprte del sistema, que incluya el valr de la aplicación, la maquinaria y la puesta en marcha. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 16 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

17 Puesta en marcha de la platafrma tecnlógica Esta actividad se divide las siguientes: Instalación y cnfiguración de ls equips Instalación de las aplicacines Parametrización de las aplicacines, incluye us de la firma y el certificad electrónic Alta de usuaris Pruebas de funcinamient Ajustes en la cnfiguración Puesta en expltación Resultads Aplicación perativa Númer de usuaris dads de alta Elección del sistema de digitalización La digitalización del fnd dcumental puede realizar internamente mediante una empresa externa. A priri, y dad el vlumen de dcuments a digitalizar, parece cnveniente que sea la segunda pción. N bstante se ha creíd cnveniente elabrar un cuadr cmparativ de ambs sistemas, en el que se tenga en cuenta: Vlumen de la dcumentación a digitalizar: sn 13 m lineales de estanterías cupads pr papel Númer de hras de técnic de archiv y becari Cste pr hra de directr de pryect, técnic de archiv y becari Preci de sistema de escanead, que incluya maquinaria y, pcinalmente, aplicación para la captura autmática de metadats Tiemp de ejecución de cada un de ls sistemas Cste de la externalización Valres añadids: captura de dats, encuadernación de ls riginales, eliminación de ls dcuments bjets de expurg, etc. Cmparativa de aplicacines y de prveedres de serbici Resultads Cuadr cmparativ Decisión sbre el sistema a utilizar Indicadres relacinads Dcument desarrllad y validad. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 17 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

18 Adquisición del sistema de digitalización Imprtante: Esta actividad slamente se realizará en el cas de que se haya decidid realizar internamente la digitalización de ls dcuments. Incluye la elección, adquisición y puesta en marcha de: Equip para escanead Estación de trabaj de sprte Aplicación de captura de dats (si n va incluida en la platafrma tecnlógica) Resultads Equip y aplicación adquirids y cnfigurads Indicadres relacinads Imprte del sistema, que incluya el valr de la aplicación, la maquinaria y la puesta en marcha El archiv digital de la SG En esta fase se reúnen las actuacines que se llevarán a cab para la puesta en expltación del archiv digital de la SG, que será el de la UPC. Incluye la digitalización e inclusión de ls dcuments en la platafrma, la validación de ls resultads/cntrl de calidad, reingeniería de prcess y frmación y difusión a ls usuaris Digitalización de la dcumentación Prces de digitalización de ls dcuments según las características y el sistema elegid en etapas anterires. Una vez finalizad el prces, y antes de incluirls en la platafrma, se tendrá que hacer una primera evaluación del resultad. La prpuesta es validar una muestra aleatria del 5% de ls dcuments electrónics btenids. Resultads Dcuments digitalizads 5% de ls dcuments evaluads Indicadres relacinads Númer de dcuments resultantes Númer de dcuments crrects del cnjunt de evaluads Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 18 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

19 Archiv de ls dcuments En esta etapa se catalgarán e indexarán ls dcuments en la platafrma, tant ls riginales, en papel, cm las cpias, electrónicas. Cm ya se ha dich, la catalgación será única. Ls dcuments en papel se encuadernarán y se guardarán en sus crrespndientes unidades de archiv. Ls dcuments electrónics se revisarán y certificarán electrónicamente. Resultads Registrs certificads en la platafrma Encuadernación y archiv de ls dcuments en papel Indicadres relacinads Númer de registrs Espaci en disc que representa Númer de encuadernacines realizadas Númer de unidades de archiv guardadas Prcess para la gestión y el archiv El mdel de archiv digital que se ha definid, permite que el mantenimient sea distribuid. Se necesitará definir prcedimients, redefinir ls actuales, para que las persnas que trabajan en la SG puedan almacenar la dcumentación en la platafrma. Se está habland de prcedimients para: Inclusión de dcuments en el sistema Archivad electrónic Firma y certificación electrónica Otrs prpis del archiv en papel (transferencias, cnsultas, etc.). Si se cnsiderarse cnveniente la gestión integral de ls dcuments de SG en la platafrma, se tendrían que retcar ls prcedimients perativs recgids. Resultads Prcedimients definids Indicadres relacinads Númer de prcedimients definids y validads Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 19 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

20 Frmación de usuaris Esta es la última etapa del prces, per n la mens imprtante, ya que de ella dependerá el éxit del archiv digital de la SG y exprtar el mdel a tras unidades, para acabar cnfrmand el archiv digital de la UPC. Se realizarán manuales, curss de frmación, ayudas cntextuales, preguntas más frecuentes y tras accines que se cnsideren necesarias. Resultads Accines frmativas Recurss generads Indicadres relacinads Númer de accines frmativas Númer de asistentes Grad de cnsecución de aprendizaje en el us de la platafrma Númer de recurss generads Definición de una plítica de preservación Cn la experiencia adquirida en el desarrll de este pryect, se está en dispsición de definir una plítica de preservación digital para la UPC, según las tres fases definidas en la nrma ISO 15489: Definición del cicl de vida de ls dcuments generads en cada prces de la rganización. Es necesari establecer el períd de cnservación, la frma de captura, el sistema de registr y descripción y el sistema de clasificación catalgación Creación del archiv digital segur, rganizad y gestinad según criteris dcumentales. Est implica habilitar un sistema de almacenamient y en un servidr de plíticas (acces cntrlad, trazabilidad, etc.) Definición de estrategias tecnlógicas para garantizar el acces y recuperación de la infrmación a l larg del tiemp Resultads Plítica definida Indicadres relacinads Dcument desarrllad y validad. Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 20 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

21 5. Recurss Persnas Crdinadra del pryect: Paquita Calderón. 50% de dedicación Técnic de archivs: nueva incrpración 2 de juli de % de dedicación 1 Becari perfil archivística: 20 hras semanales, incrpración 1 de septiembre de 2007 y hasta la finalización del pryect 1 Becari perfil digital (si la digitalización se desarrlla internamente): 20 hras semanales, incrpración 1 de septiembre de 2007 y finalización 30 de ctubre de 2007 Presupuests Imprte del/ls becari/s Imprte de la cntratación de la digitalización bien de ls equips para prceder internamente Imprte de la aplicación ( de la prgramación) y el equipamient para cnfigurar la platafrma Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 21 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

22 6. Planificación 02/07/ /08/ /07/ /07/ Revisión de la clasificación y descripción archivística Metadats que describirán ls dcuments Evaluación de la dcumentación Requerimients aplicación 01/09/ /10/ /09/ /10/ Revisión y adecuación de la dcumentación Elección del sistema de digitalización Adquisición del sistema de digitalización Digitalización de la dcumentación 01/11/ /12/ /07/ /11/ Estudi de mercad Mdel de certificación y firma electrónica La platafrma tecnlógica: elección y dimensinad Puesta en marcha de la platafrma tecnlógica 01/01/ /02/ /11/ /03/ Archiv de ls dcuments Prcess para la gestión y el archiv 01/03/ /04/ /04/ /03/ /04/ Frmación de usuaris Definición de una plítica de preservación Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 22 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

23 6.1. Hits y asignación de tareas A cntinuación se adjunta un resumen de tareas. Para cada una de se especifica: la fecha prevista de inici y finalización, el resultad previst, las persnas que la implementarán y algunas bservacines. Para la cnsecución de ls ds primers grups de tareas se presupne que las persnas y ls recurss necesaris se aprueban, así cm se validan ls dcuments elabrads Inici Fin Tarea Hit Respnsables Revisión de la clasificación y descripción dcument Técnic archiv archivística Metadats que describirán ls dcuments dcument P. Calderón Técnic archiv Evaluación de la dcumentación dcument Técnic archiv Requerimients aplicación dcument P. Calderón Técnic archiv Inici Fin Tarea Hit Respnsables Revisión y adecuación de la dcumentación acción Técnic archiv Becari archiv Elección del sistema de digitalización dcument P. Calderón Adquisición del sistema de digitalización adquisición P. Calderón y acción Digitalización de la dcumentación acción Empresa becari digital Las tareas relacinadas cn la puesta en marcha de la platafrma tecnlógica requieren un especial esfuerz de crdinación cn ls respnsables del servici TIC de la UPC y cn UPCnet, el sci tecnlógic del pryect. La fecha de finalización es aprximada pues despende de alguns factres prpis del pryect, cm es el tip de aplicación elegida (cmercial, adaptar prgrama de sftware libre aplicación a medida), externs, cm el nivel de avance del pryect sbre firma electrónica en la UPC Inici Fin Tarea Hit Respnsables Estudi de mercad dcument P. Calderón UPCnet Mdel de certificación y firma dcument P. Calderón electrónica Crdinación TIC La platafrma tecnlógica: elección y dcument P. Calderón dimensinad UPCnet Puesta en marcha de la platafrma tecnlógica adquisición y acción UPCnet Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 23 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

24 La fecha de inici y fin de ls ds últims grups de tareas, viene marcada pr la fecha de fin del anterir Inici Fin Tarea Hit Respnsables Archiv de ls dcuments acción Técnic archiv Becari archiv Prcess para la gestión y el archiv dcument P. Calderón Técnic archiv Inici Fin Tarea Hit Respnsables Frmación de usuaris dcument y acción P. Calderón Técnic archiv Definición de una plítica de preservación dcument P. Calderón Técnic archiv Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 24 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines

25 7. Perspectivas de futur Cn la ejecución del presente pryect se cnseguirá una serie de prcedimients y una nrmativa de preservación, basads en la platafrma segura implementada, que psibilitará: Extender la nueva metdlgía de archiv al rest de unidades de la UPC Digitalizar e incluir en la platafrma dcuments en sprte físic n papel (víde, dcuments snrs, etc.) Digitalizar e indexar fnds histórics de la universidad Integrarse y ser una pieza más del pryect e-administración en la UPC Pryect de implementación del archiv digital de la Secretaría General de la UPC 25 Curs: Expert en gestión de dcuments digitales en empresas e institucines