Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

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1 Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Luis Hernando Osorio Castañeda NUEVA VERSION 02

2 Página 2 de 9 1. OBJETIVO: Prestar activos y semiactivos a las diferentes áreas funcionales de la entidad, los cuales están bajo custodia en el archivo central de la institución. 2. ALCANCE: Incluye el archivo externo y el archivo central de los activos, semiactivos e inactivos de la institución. Pueden ser solicitados por todos los procesos. 3. RESPONSABLE: Líder 4. DEFINICIONES Y SIGLAS: GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los. DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. DOCUMENTO SEMIACTIVO: documento de uso ocasional con valores primarios. VALOR PRIMARIO: cualidad inmediata que adquieren los desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARCHIVO: Conjunto de, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la

3 Página 3 de 9 persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO DE GESTION: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO EXTERNO: entidad externa contratada para el almacenamiento, custodia y servicio de información de la documentación inactiva de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas. ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: 5.1 DESGLOSE DE TAREAS ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTRO 1. Definir políticas institucionales para la gestión de archivo, según la normatividad vigente (P) Líder de Gestión Listado Maestro de PUNTO DE CONTROL Manual de Archivo y Corresponden cia. 2. Enviar los Área o Formato de Verificar la

4 Página 4 de 9 al archivo de la Oficina Gestión Administrativa (H). Dependencia. inventario documental diligenciado. pertinencia de los remitidos para ser recibidos en el archivo. 3. Verificar los recibidos. (V) Registro de los remitidos en el inventario documental. 4. Archivar los (H). Administrativa Registro de los en el inventario del archivo central. 5. Informar al área o dependencia la ubicación de los enviados a custodia al Archivo Central. (H). Administrativa Formato de inventario documental con ubicación topográfica de. 6. Solicitar préstamo de (H). Área o Dependencia. Verificación tiempo préstamo del documento (5 días hábiles). 7. Verificar la existencia del documento

5 Página 5 de 9 solicitado. (V) 8. Radicar el préstamo del documento solicitado (H). Libro radicador Formato Trámite de documento archivo externo. Verificación tiempo préstamo del documento (5 días hábiles). 9. Enviar el documento en calidad de préstamo al área o dependencia (H). Libro radicador. 10. Devolver el documento (H). Área o Dependencia. 11. Verificar el estado del documento devuelto (V). Revisión de folios y estado. 12. Registrar la devolución del documento (H). Libro radicador. Libro radicador actualizado. 13. Archivar el documento devuelto (H). Documentos debidamente organizados en el Archivo Central. 14. Actualizar y gestionar la aprobación de los Líder Gestión Documentos actualizados.

6 Página 6 de 9 (A) 5.2 DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES 1. Definir políticas institucionales para la gestión de archivo: Durante esta actividad se diseñan y documentan las políticas y lineamientos Institucionales para la aplicación de la Normatividad vigente. Manuales, guías, políticas. 2. Enviar los al archivo de la Administrativa: el área o dependencia envía los semiactivos al archivo central para su almacenamiento, custodia y servicio de información. Los son relacionados y enviados en el formato de inventario documental. 3. Verificar los recibidos: se verifica que los enviados corresponda a los relacionados en el formato de inventario documental; se procede a recibirlos. 4. Archivar los : Se organizan los expedientes conforme a las Tablas de Retención y al Manual de Archivo y Correspondencia. 5. Informar al área o dependencia la ubicación de los enviados a custodia al Archivo Central: Una vez organizada la documentación recibida en el área locativa del archivo central, se procede a remitir a la dependencia u área correspondiente el inventario de con los expedientes organizados e indicando su ubicación mediante la signatura topográfica en el archivo central. 6. Solicitar préstamo de : el personal del área o dependencia se dirige al archivo central y solicita el documento en calidad de préstamo. Para la solicitud de al archivo externo, al área o dependencia lo solicita al archivo central y el responsable de esta oficina realiza la solicitud respectiva por correo electrónico o cualquiera otro medio que evidencie la solicitud y devolución.

7 Página 7 de 9 7. Verificación de la de existencia del documento solicitado: Se verifica en el inventario documental general la existencia de la documentación solicitada, si no existe se le informa al solicitante para que verifique la pertinencia del documento solicitado y proceda a realizarla de nuevo. 8. Radicación del préstamo del documento solicitado: En el momento de entregar al documento al área o dependencia solicitante, se radica el préstamo en el libro radicador de del Archivo Central. 9. Envío del documento en calidad de préstamo al área o dependencia: Se envía con el mensajero interno al área o dependencia respectiva donde refrendaran con su nombre en el libro radicador el préstamo del documento. 10. Devolución del documento: El área o dependencia devuelve los solicitados en préstamo. 11. Verificación del estado del documento devuelto: se verifica que el documento sea devuelto por el área o dependencia que lo solicitó y que el estado y el número de folios devueltos sea igual a los entregados. 12. Registro de la devolución del documento: El personal de la Oficina Gestión Administrativa actualiza el libro radicador de préstamo de y radica la devolución refrendándola mediante su firma de recibido del documento. 13. Archivo del documento devuelto: Se archiva conforme a la signatura topográfica dada en el Inventario documental general. 14. Actualizar y gestionar la aprobación de los : Realizar las labores administrativas para la aprobación de los cambios efectuados a los y normas internas, así como hacer despliegue sobre los actualizados.

8 Página 8 de 9 6. POLITICAS DE OPERACIÓN: El tiempo máximo de préstamo de es de cinco días. Si las áreas necesitan más de 5 días el documento deben renovar su préstamo. Todo documento prestado y devuelto debe ser registrado en el libro radicador. Los solamente pueden ser consultados por el personal de la institución en ningún caso se prestarán documento a personal externo. Si personal ajeno a la institución solicita un documento, esta solicitud deberá dirigirse al área o dependencia responsable de su creación y transferencia al Archivo Central. Los lineamientos de préstamos de serán basados siempre en las políticas institucionales mediante el Manual de Archivo y Correspondencia. 7. RELACIONES: CLIENTES INTERNOS: Todas las áreas de la institución. CLIENTES EXTERNOS: Ninguno. 8. RIESGOS: Ver mapa de riesgos 9. EVALUACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO DEL INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA PONDERADO GD080-R1I1 % de devoluciones. (Número de devueltos durante los 5 días hábiles siguientes al préstamo / Total de préstamos en el 1

9 Página 9 de 9 periodo)* ANEXO: Diagrama de flujo. Ficha técnica del indicador ELABORADO POR: Luis Hernando Osorio Castañeda Área: Gestión Administrativa FIRMA: REVISADO POR: Paula Andrea Peña López Área: Planeación e información FIRMA: APROBADO POR: William Arias Betancur Área: Gerencia FIRMA:

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