Fondo Nacional de Ahorro Cesantías para un mejor nivel de vida

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1 DESCRIPCION Fecha: Bogotá D.C., 1 de septiembre de 2006 Dependencia que Grupo Archivo y Correspondencia proyectó: Asunto: OBJETO: Contratar el servicio de almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos Central e Histórico del Fondo Nacional de Ahorro. El FONDO NACIONAL DE AHORRO requiere contratar el servicio de almacenamiento, administración, custodia y consulta de los Archivos Central e Histórico de la Entidad. En cumplimiento con lo ordenado y lo dispuesto en los numerales 7º y 12 Articulo 25 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 8 del Decreto 2170 de 2002, se realiza este Análisis de Conveniencia y Oportunidad. 1. IDENTIFICACION Y CONCRESION DE LA NECESIDAD El Fondo Nacional de Ahorro debido a los grandes volúmenes de documentos que fluyen dentro de la Entidad, y además, que no se cuenta con espacio el físico ni la infraestructura adecuada, requiere de una firma que soporte el proceso de almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos Central e Histórico, con el fin de lograr acciones permanentes en la organización y conservación de los documentos que permitirán acceder de forma rápida y segura a la información de los archivos como fuente de la investigación, memoria Institucional y colectiva. Esta necesidad se identifican por: El Fondo Nacional de Ahorro no cuenta en sus instalaciones con espacios físicos ni infraestructura adecuada para el almacenamiento de las cajas de archivo referencia X-300. Se tienen cajas de archivo referencia X-300 almacenadas en Databox S.A. que ocupan aproximadamente un espacio físico de 665 metros cúbicos en estantería tipo industrial, en que en cada hueco o espacio de 3 mt de ancho por 3 mt de fondo por 1 mt de alto se acomodan 81 cajas. La Ley 594 del 14 de julio de 2000 (Ley General de Archivos) dicta disposiciones sobre la administración de archivos, la gestión, acceso y consulta de documentos y otros temas. El Archivo General de la Nación en su Acuerdo No. 049 del 5 de mayo de 2000 reglamenta las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.

2 La Contraloría General de la República a hecho glosas a los archivos respecto a medidas de prevención de riesgos, seguridad, control de préstamos. Los grandes volúmenes de información física archivada en la Entidad ocasionan un exceso de peso en la estructura del edificio. Se cuenta en cada dependencia con un control de préstamos manual soportado en una tarjeta denominada AFUERA, que dificulta el contar con un consolidado en un momento dado. Durante el año 2006 se trasladaron a las bodegas de Databox S.A cajas X-300 con documentación clasificada como inventario nuevo. En cumplimiento de los normas y principios de la Ley 80 de 1993 y a los requerimientos técnicos de la ley 400 de 1997 y el Decreto 33 de 1998, adelanta el REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL para llevar la planta física del edificio sede principal ubicado en la Calle 18 N 7 59 en la ciudad de Bogotá D. C., a las condiciones sismoresistentes exigidas en la norma NSR 98. Esto ha ocasionado la reubicación y traslado de funcionarios, archivos, asi como de elementos y equipos de oficina. 2. RIESGOS Los puntos enunciados en la Identificación y Concreción de la necesidad, se han mitigado hasta el momento con el almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos Central e Histórico por fuera de la Entidad, pero de alguna manera se evidencia la existencia o consideración de riesgos reales y potenciales sobre el tema, como son: La entidad no cuenta con el espacio para almacenar cajas de archivo referencia X No se tiene el espacio que garantice la seguridad de las cajas de archivo. El no contar con un control consolidado de préstamos y devoluciones de documentos puede ocasionar el extravío o pérdida de documentos. La entidad ha hecho un gran esfuerzo por organizar sus archivos, y para no perder lo alcanzado, se debe continuar en la correcta aplicación de las normas y conservación de los mismos para evitar regresar al estado en que se encontraban antes del año 2003, cuando se inicio un proceso de organización con la interventoría del Archivo General de la Nación. Riesgos como un incendio siempre estarán presentes, y las medidas que se tomen deben ir orientadas a la minimización del mismo. El no poder cumplir satisfactoriamente las exigencias o compromisos con los entes de control. Pérdida o deterioro de los documentos ocasionada por espacios o áreas de archivo no adecuadas. No contar con un sistema de control de transferencias de los Archivos y de avisos que alerten sobre la disposición final de la documentación.

3 Un riesgo a tener en cuenta es el impacto operativo que pueda causar al interior de la Entidad el traslado y ubicación de las cajas a una nueva bodega, pues las consultas de documentos no se podrían atender con la prontitud de hoy en día. A lo anterior habría que sumar el costo del traslado y ubicación de las cajas X-300 a esa nueva bodega. 3. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACION. El contar con el servicio de almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos Central e Histórico garantizará: Contar con un sitio adecuado para el almacenamiento de los archivos Prestación del servicio de consulta y préstamo de documentos e información acerca de los indicadores de gestión propios de esta administración. El uso de herramientas computacionales que permitan la consulta y el control de solicitudes, entregas y préstamos entre otros, de los diferentes documentos que estén almacenados en los archivos Central e Histórico. Almacenamiento y bodegaje de archivos áreas seguras en donde se minimizan principalmente los riesgos de incendio y seguridad. Continuar con la actualización permanente de los inventarios documentales de la entidad. 4. DEFINICION TECNICA El servicio de almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos central e histórico del Fondo Nacional de Ahorro lo ha prestado la firma Databox S.A. desde el año 2003 a través de los contratos estatales No 168 de 2002, No 170 de 2004, No. 81 de 2005 y 004 de El proceso de organización de los archivos del Fondo Nacional de Ahorro se inicio a mediados del año 2002, donde participaron varia firmas especializadas en la organización y manejo de archivos, de acuerdo a los términos de referencia planteados para los cuales se contó con la colaboración del Archivo General de la Nación. Ese proceso se concreto con el Contrato Estatal 168 de Desde el 2002 hasta la fecha, Databox ha atendido las distintas consultas de solicitud y almacenamiento documentos, los cuales se encuentran en cajas de archivo referencia X Administración integral de los archivos

4 El proveedor deberá garantizar la administración integral de los archivos central e histórico, mediante la recepción y entrega de información disponible de los archivos del Fondo, prestación del servicio de consulta y préstamo de documentos e informar acerca de los indicadores de gestión propios de esta administración. El proponente deberá garantizar el almacenamiento y bodegaje de los archivos actualizando permanentemente la base de datos del inventario documental que repose en sus instalaciones, permitiendo su consulta en red con el fin de poder el Grupo de Archivo y Correspondencia atender oportunamente los requerimientos de las distintas dependencias de la Entidad. El proponente debe garantizar que la información relacionada con la ubicación, préstamos, devoluciones y demás temas relacionados con los archivos estará a disposición inmediata del Fondo Nacional de Ahorro. En proponente debe entregar los documentos solicitados a más tardar al día siguiente de la solicitud, especificando por escrito en el caso de una consulta no exitosa el motivo de la no entrega de la misma. En caso de ser necesario el proponente debe indicar al Fondo Nacional de Ahorro los cambios necesarios para hacer el proceso más eficiente. El proponente informará al Fondo Nacional de Ahorro sobre la documentación que ha cumplido su tiempo de retención en el archivo central soportando esta información en las Tablas de Retención y Valoración Documental suministradas por el F.N.A Software El proveedor deberá implementar y permitir el acceso a la base de datos del inventario documental del Fondo Nacional de Ahorro vía Internet Asesoría Integral El proponente deberá asesorar al Fondo nacional de Ahorro en la implantación de los procesos técnicos y operativos que vuelvan más eficiente el almacenamiento, administración, consulta y préstamo de la documentación Documentación Es indispensable que el proveedor suministre mensualmente un reporte de las consultas y prestamos de documentos realizados en el mes, así como la devolución de los mismos.

5 5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO Para el servicio de almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos Central e Histórico del Fondo Nacional de Ahorro se requiere que el proponente incluya en el servicio la localización e identificación de la caja o expediente requerido, el transporte y entrega en las instalaciones del Fondo Nacional de Ahorro, así como el recogerla e ingresarla a su bodega, actualizando en el sistema el movimiento de la caja o documentos. El proponte debe garantizar que la Entidad podrá hacer la consulta en sus instalaciones. Así mismo, el proponente debe recibir las nuevas cajas de archivo X-300 que el FONDO requiera trasferir a sus instalaciones para su almacenamiento y custodia. 6. PRESUPUESTO OFICIAL ASIGNADO El presupuesto oficial asignado para el servicio almacenamiento, administración, custodia y consulta de los archivos Central e Histórico del Fondo Nacional de Ahorro es hasta por la suma de $ ,oo (cuarenta millones de pesos) gasto incluido en el Plan de Requerimientos de 2006, por el rubro de Adquisición de servicios operativos del centro de costo de la División Administrativa. 6.1 COSTO HISTÓRICO En el siguiente cuadro se detalla el valor pagado por concepto de almacenamiento, administración, custodia, consulta con cargo a los contratos estatales No. 168 de 2002, No. 170 de 2004, No. 081 de 2005 y 004 de 2006: Contrato Estatal Valor del contrato Valor pagado por almacenamiento y consulta 168 de de de de A Agosto 23/06 TOTAL $ ESTUDIO DE MERCADO La Ley 598 de 2000, por la cual se crea el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal SISE, con el Catalogo Único de Bienes y Servicios CUBS- y el Registro Único de precios de Referencias RUPR -, el cual rige a partir del 19 de junio del año 2000, la entidad encargada de definir los métodos y principios que regirán este sistema de información es la CONTROLARÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

6 No obstante hasta el momento esta en proceso de implementación y por ello el FONDO NACIONAL DE AHORRO, se ve en la necesidad de hacer un estudio de precios de mercado, el cual inicialmente esta sustentado en los precios presentados por las cotizaciones de los oferentes que cuentan con este sistema implementado. Se recibieron propuestas de las firmas Almatec Ltda. e Info Imagen Ltda., las cuales se adjuntan y se resumen a continuación, y se les debe agregar el I.V.A. No CONCEPTO ALMATEC $ INFOIMAGEN $ 1 Custodia mes o fracción de mes de cada caja X Consulta normal de la primera caja total o parcial Consulta normal de cada caja adicional Consulta express/emergencia de la primera caja total o parcial Consulta express/emergencia de cada caja adicional Consulta telefónica de una unidad documental Consulta vía fax por cada documento Consulta en instalaciones del proveedor por caja fotocopia de documentos Transporte inicial por caja $600 para Organización e inventario por cada caja ($7.500) ESTUDIO JURÍDICO: La contratación que se suscriba como consecuencia de este proceso, se regirán por las normas contenidas en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 80 de 1993, en sus Decretos reglamentarios; en lo que no esté particularmente regulado en ellas, por las normas legales, comerciales, civiles y demás disposiciones Colombianas vigentes que le sean aplicables, y en lo establecido en el pliego de condiciones ALFONSO RENE SUTTA RODRIGUEZ Coordinador Grupo Archivo y Correspondencia

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