HOY EN DÍA EN VARIAS EMPRESAS...

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2 HOY EN DÍA EN VARIAS EMPRESAS... Hoy en día las empresas manejan grandes volúmenes de papel. Si esto no se maneja de manera adecuada y ordenada, se corren los riesgos de pérdida de información importante, búsquedas complejas, costos en gestión de contenidos y operativos, transacciones que afectan a la rentabilidad, etc. Todo esto puede llevar a la pérdida de tiempo del personal de la empresa, contar con información desactualizada y dispersa. Nuestro objetivo es que toda la documentación importante de una empresa sea almacenada de manera ordenada y eficiente, facilitando su acceso y control, evitando pérdidas de tiempo y costos elevados para su resguardo. DATABOX Nos especializamos en brindar soluciones prácticas y confiables en cuanto al manejo de la documentación: digitalización, almacenamiento físico y digital de documentos; y custodia de archivos. Ponemos a su alcance la mejor tecnología y capital humano, para que todos los documentos e información de su empresa puedan gestionarse de la manera más fácil y ágil. Nos dedicamos a la auditoría, capacitación, ordenamiento, guarda, administración, mantenimiento, control, custodia y disposición final de archivos físicos y de imágenes. De este modo, se logra asesorar a cada cliente durante todo el ciclo de la vida de su documentación. MODALIDAD DE NUESTRO SERVICIO: DIGITALIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE ARCHIVOS. Retiramos los documentos de su empresa y los digitalizamos en nuestra planta ubicada a 5 minutos del centro de la Ciudad de Mendoza. Cargamos los archivos digitalizados al servidor web, en la NUBE. También, se pueden almacenar en CD/DVD o en el mismo servidor del Cliente. Guardamos los archivos físicos (ya digitalizados) en cajas pre-diseñadas para la guarda. Las mismas se almacenan en estanterías en nuestra planta.

3 DIGITALIZACIÓN Transformamos los documentos físicos a imágenes digitales para optimizar el acceso y la administración documental. Podrá visualizar sus documentos desde su computadora ó dispositivo móvil. Mediante la digitalización, brindamos distintas soluciones que contribuyen a la mejora de los procesos de su empresa, el control de información y la búsqueda de archivos. El proceso de digitalización es realizado mediante escáners. Los equipos con los que operamos son de última generación para el procesamiento masivo de documentos y para garantizar un correcto tratamiento y cuidado de los documentos. Formatos:. TIFF (grupo IV, con compresión LZW, una página, multipágina). JPG, PNG (imágenes optimizadas y comprimidas sin pérdida excesiva de calidad). PDF (una página o multipágina con capacidad de búsqueda, proceso de OCR). BMP (Windows Bitmap). GIF (compresión apta para web). RTF - Word (Documentos Editables). Excel (Planillas de Cálculo) ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE ARCHIVOS SERVICIOS Administración de archivos físicos Organización y administración de sus documentos físicos dentro de una caja normalizada de DataBox u otro tipo de contenedor que ya posea el Cliente, bajo un criterio de ordenamiento general predefinido. Una vez realizado el traslado a nuestra planta, las cajas son ubicadas en estanterías especiales, etiquetadas con sus respectivas coordenadas y códigos de barras, y su contenido se almacena en nuestra base de datos. Esto permite además de su ubicación, realizar seguimiento, historial, consultas, altas y bajas. Archivos llave en mano Por requerimiento del cliente, organizamos los archivos en las instalaciones de su empresa. Administración por legajo ó expediente Una vez clasificado para esta modalidad de archivo, el cliente puede consultar por un documento en particular. El mismo es enviado en forma física o por correo electrónico una vez digitalizado. Servicio de Archivista El Cliente podrá solicitar un archivista (personal capacitado) para que en sus instalaciones se realicen diversas tareas dentro de su archivo.

4 Soluciones in company. Provisión de estanterías y cajas normalizadas para archivo en las instalaciones del Cliente.. Diseño y construcción del sector de archivos.. Provisión de los sistemas y aplicaciones informáticas para la administración de archivos.. Capacitación del personal para su administración. Consultoría documental El cliente puede acceder a su información solicitando el traslado físico de documentación a sus oficinas, bajo la modalidad de normal ó urgente, ó recibir los documentos requeridos digitalizados vía . BENEFICIOS DE LA GUARDA DOCUMENTAL. Ahorro de espacio en su empresa.. Almacenamiento de contenido en forma segura, ordenada y centralizada.. Custodia de los documentos al ser archivados en cajas especialmente diseñadas para su protección.. Información disponible de manera inmediata desde cualquier lugar.. Acceso rápido a su información en los tiempos requeridos.. Eliminación del riesgo de pérdida de los documentos.. Reducción del riesgo de destrucción de documentos ya que contamos con un sistema de seguridad y anti-incendio las 24 horas. Nuestra planta se encuentra ubicada a 5 minutos del centro de la Ciudad de Mendoza. Cuenta con seguridad monitoreada las 24 horas y sistema anti-incendio.

5 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas de software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información. Ofrecemos una solución para el manejo de su información. Nos enfocamos en brindarle todas las herramientas tecnológicas necesarias para una ágil y efectiva administración de documentos. Le permitirá consultar de manera confiable sus bases de datos, formalizar pedidos, informatizar online y dejar sugerencias, entre otras prestaciones. Usted podrá tener acceso a su información desde una aplicación web las 24 horas, los 365 días del año, desde cualquier parte del mundo. ACCESO A SU INFORMACIÓN DE MANERA RÁPIDA Y SENCILLA Se logra integrar y optimizar la localización de todo el contenido digitalizado. Desde la aplicación web, cargada en opción ACCESO CLIENTES, se pueden realizar búsquedas simples y avanzadas por datos indexados de documentos. Para esto, el cliente contará con un nombre de usuario y contraseña. Según los permisos asignados a cada usuario, serán los módulos a los que podrá tener acceso. Se pueden configurar diferentes perfiles de usuarios con permisos adecuados al rol que tiene cada persona dentro de la empresa. A través de esta aplicación, podrá acceder a toda su información de manera ágil y simple, podrá realizar modificaciones, cambios, eliminar o agregar comentarios, etc. CONFIDENCIALIDAD DataBox se compromete a guardar secreto en relación con la documentación almacenada y custodiada, impidiendo también el acceso por personas ajenas a la empresa.

6 CÓMO FUNCIONA EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? WORKFLOW El workflow o flujo de trabajo nos permite conocer cómo se estructuran las tareas en una organización, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. ESQUEMA EXPLICATIVO POR PASOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 1. DIGITALIZACIÓN 8. SEGURIDAD 2. CLASIFICACIÓN 7. DIFERENTES FORMATOS WorkFlow GESTIÓN DOCUMENTAL OPENTEXT 3. ALMACENAMIENTO 6. VISUALIZADOR 4. ACCESO SEGÚN PERFILES 5. ACCESO DESDE CUALQUIER PARTE

7 1º DIGITALIZACIÓN Escaneo de todos los documentos físicos seleccionados por el Cliente. 2º CLASIFICACIÓN Clasificación de los documentos previamente escaneados para su almacenamiento. Se cargan los datos para los diferentes tipos de búsquedas, esto puede ser de manera automática o manual (indexado). 3º ALMACENAMIENTO Almacenamiento en la Nube (servidor) de los documentos digitalizados (escaneados), listos para compartir con los demás usuarios. 4º ACCESO SEGÚN PERFILES Se crean diferentes perfiles para el acceso al sistema. Según los permisos asignados a cada usuario, serán los módulos a los que podrá tener acceso. Se pueden configurar diferentes perfiles de usuarios con permisos adecuados al rol que tiene cada persona dentro de la empresa. 5º ACCESO DESDE CUALQUIER PARTE El cliente contará con un usuario y contraseña para ingresar. Se puede acceder al sistema desde cualquier punto geográfico, con acceso a Internet, las 24 horas, los 365 días del año. 6º VISUALIZADOR Puede ingresar al sistema para ver, editar, realizar observaciones o consultar los archivos. Permite visualizar los archivos escaneados, agregar distintas anotaciones, resaltar partes del texto, entre otras cosas. 7º DIFERENTES FORMATOS Se pueden cargar diferentes formatos de archivo, físicos y digitales: documentos office, documentos escaneados, reportes, gráficos, dibujos, s, etc. 8º SEGURIDAD Todos los documentos estarán seguros en la Nube. El sistema registra cada acción que el usuario ejecuta sobre un documento, con fecha y hora de entrada y/o modificación.

8 Esta herramienta le permitirá compartir, editar, realizar anotaciones o cualquier tipo de modificación, conservando siempre el documento original.

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