TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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1 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de ALCALDÍA MUNICIPAL COMUNICACIONES OFICIALES Circulares X Después de cumplir su periodo se deberá realizar el respectivo traslado al DECRETOS X Luego de cumplir el tiempo estipulado en el archivo central pasa al INFORMES Informes entidades de control x Cuando cumplan el tiempo en el archivo de gestión y central, se realizara la respectiva eliminación Informes de gestión x x Luego de cumplir el tiempo se realiza la microfilmación y posteriormente se pasa una muestra al PLANES 10036

2 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de ALCALDÍA MUNICIPAL Planes de desarrollo x Los documentos se conservan en su totalidad PROGRAMAS Programas de Gobierno x x Se debe realizar los traslados respectivos y la microfilmación dejándose una muestra para luego ser enviado al PROYECTOS Proyectos de acuerdo X Luego de cumplir su tiempo en el archivo de gestión y central se procederá a eliminarlos RESOLUCIONES Resoluciones expedidas x Luego de cumplir su permanencia en el archivo de gestión y central se traslada por completo al

3 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO ACTAS Actas consejo de gobierno 4 20 x Transcurrido el tiempo en los archivos de gestión y central se envía al Actas de seguimiento electoral 4 20 x Transcurrido su tiempo de custodia, este pasa al Actas de revisión por la dirección 4 15 x Transcurrido el tiempo en los diferentes archivos se elimina y se deja una muestra para pasarlo al archivo CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificado bono pensional x Después de cumplir el tiempo en el archivo de gestión y en el central se eliminan y se conserva una muestra la cual se transfiere al. Certificado de supervivencia 1 5 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se elimina y se guarda una muestra por año en el archivo Certificado laboral x Transcurrido el tiempo en los diferentes archivos se elimina y se deja una muestra para pasarlo al archivo.

4 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO CORRESPONDENCIA Comunicaciones internas y externas 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía al COMUNICACIONES OFICIALES Acción de tutela Seguimiento al proceso Notificaciones 1 15 x Transcurrido el tiempo en los diferentes archivos se elimina y se deja una muestra para pasarlo al archivo. Citaciones 1 10 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a su eliminación. Derechos de petición Seguimiento al proceso 4 10 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra por año la cual es enviada al archivo Edictos 1 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a la eliminación. Memorandos 1 20 x Luego de transcurrido el tiempo en el archivo central se trasladara al D/M: DIGITACION O MICROFILMACION S: SELECCIÓN CONVENCIONES: CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION

5 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Atención de las peticiones, quejas, reclamos y 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia sugerencias en el archivo central se transfiere al Convocatoria a la revisión de la dirección 4 20 x Transcurrido el tiempo en el archivo central se envía al CONTRATOS Contrato de arrendamiento 1 20 x Luego cumplido el tiempo de retención se elimina y se deja una muestra para enviarla al archivo Contrato de comodato 1 20 x Transcurrido el tiempo en el archivo central se traslada en su totalidad al Contrato de obra 1 20 x Transcurrido el tiempo en el archivo Bitácora de obra central se traslada en su totalidad al Invitación Invitación a cotizar bienes de 10% de la menor cuantía Pólizas Pliego de condiciones

6 : DOC-FR-01 PAGINAS: 4 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Solicitud de disponibilidad Propuesta contrista Adjudicación Comité evaluador Acta audiencia publica Acta cierre y apertura de propuesta Acta de inicio Acta de liquidación Acta de reanudación Acta de obra Acta parciales Certificado Contraloría

7 : DOC-FR-01 PAGINAS: 5 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Certificado disponibilidad Certificado de recibo a satisfacción Certificado Procuraduría Aprobación pólizas Desembolso Resolución de adjudicación Soporte seguridad social, parafiscales Acta de avance Rut Estudio de conveniencia y oportunidad Ficha técnica Informe de seguimiento de Interventoria

8 : DOC-FR-01 PAGINAS: 6 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Informe final de interventoria Informe de avance Solicitud de modificación de contrato Contrato de prestación de servicios 1 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central pasa al Pasado Judicial Certificado Procuraduría Certificado Contraloría Contrato Seguridad Social Certificaciones Hoja de Vida Disponibilidad presupuestal Solicitud de Disponibilidad Actas de pago Actas de Inicio

9 : DOC-FR-01 PAGINAS: 7 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Acta de liquidación Acta de suspensión Evaluación propuesta técnica Designación del supervisor Cronograma de actividades Contrato de suministro 1 20 x Cuando termine el tiempo de retención se procede a eliminarse y a dejar una muestra para el archivo. Solicitud de disponibilidad Certificado disponibilidad

10 : DOC-FR-01 PAGINAS: 8 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Invitación a cotizar RETENCION POR AÑOS Control Proveedores Cotizaciones Orden de compra Evaluación de proveedores Devolución de compra de 10% de la mínima cuantía Invitación a cotizar bienes de 10% de la menor cuantía Estudio de conveniencia y oportunidad

11 : DOC-FR-01 PAGINAS: 9 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO CONVENIOS Estudio previo para compra de bienes y servicios Convenios interadministrativos 4 20 x Transcurrida su custodia en el archivo central se traslada al archivo DOCUMENTOS VICTIMAS Actas 4 20 X Transcurrida su custodia en el archivo central se traslada al archivo Informes 4 20 X Transcurrida su custodia en el archivo central se traslada al archivo Plan de acción 4 20 x Transcurrida su custodia en el archivo central se traslada al archivo Orientación y/o asesoría 4 20 x Transcurrida su custodia en el archivo central se traslada al archivo

12 : DOC-FR-01 PAGINAS: 10 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Comité justicia transicional 4 20 x Transcurrida su custodia en el archivo central se traslada al archivo FORMATOS Formato de caracterización 4 20 x Transcurrido el tiempo en el archivo se procede a eliminarse Formato Información auditores 4 20 x Transcurrido el tiempo en el archivo se procede a eliminarse HOJAS DE VIDA Hojas de vida del personal x Se seleccionan aquellas que contengan un valor para el municipio y se procede a enviarlas al Documentos requeridos para el ingreso Agenda de permanencia Incapacidades Evaluación de inducción y re inducción Formato de inducción y re inducción Control salidas oficiales Reporte de incidentes

13 : DOC-FR-01 PAGINAS: 11 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Registro de vinculación Calificación de servicios Copia del documento de identidad Análisis evaluación de desempeño Hoja de vida Acta de posesión Decreto de nombramiento Solicitud de permiso Certificado procuraduría Certificado contraloría Pasado Judicial Vacaciones

14 : DOC-FR-01 PAGINAS: 12 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Hoja de vida de los equipos 4 96 x Se selecciona la las que contengan un valor y se envían al Cronograma copia de seguridad Cronograma de mantenimiento Evaluación equipos de computo Control copias seguridad Inventarios Equipos Inventario Hardware Inventario software Ordenes de servicio Plan mantenimiento de equipos Soporte técnico

15 : DOC-FR-01 PAGINAS: 13 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO INFORMES Informes entidades de control 2 15 x Luego del tiempo de custodia en el archivo de gestión y central, se procede a microfilmar y se conserva una muestra de lo mas importante Informes auditorias 4 20 x Luego del tiempo de custodia en el archivo de gestión y central, se procede a microfilmar y se conserva una muestra de lo mas importante INSTRUMENTOS DE CONTROL Control actos administrativos 4 15 X Después que pase el tiempo de retención en el archivo central se procede a eliminarse y se conserva una muestra en el Calificación y evaluación de riesgo 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Criterios para seleccionar auditores internos 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a la microfilmación y se conserva una muestra de lo mas importante Libros 10132

16 : DOC-FR-01 PAGINAS: 14 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Libro radicador de correspondencia 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra la cual es enviada al archivo LICENCIAS Licencia inhumación de cadáveres 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al MANUALES Manual código de ética x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente Manual de convivencia x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual de convivencia y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente Manual de funciones x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente

17 : DOC-FR-01 PAGINAS: 15 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Manual de calidad x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente Manual de operaciones x Se conserva en el archivo de gestión hasta el que se presente un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente Manual de procedimientos x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente Manual del buen gobierno 4 20 x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual de y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente

18 : DOC-FR-01 PAGINAS: 16 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Manual tramites Inventario tramites 4 20 x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente Ficha técnica de tramites un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente Manual de contratación x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo manual y luego se transfiere al archivo central y al respectivamente PLANES Plan de formación de programas de desarrollo social x Se conserva en el archivo de gestión hasta el momento que se presente un nuevo plan y luego se transfiere al archivo central y posteriormente al. Actas de reunión con la comunidad Inscripción en programas de desarrollo social Lista de asistencia Evaluación en formación ciudadana Plan de capacitación 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al

19 : DOC-FR-01 PAGINAS: 17 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Necesidades Lista de asistencia Evaluación de capacitación Acta de reunión Encuesta de necesidades para el plan operativo anual de capacitación y competencias laborales Plan anual de capacitación y competencias laborales Evaluación de desarrollo de competencias Inscripción para la formación Plan salud ocupacional 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al

20 : DOC-FR-01 PAGINAS: 18 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Panorama de factores de riesgo Análisis de riesgo por oficio Caracterización por el ausentismo por enfermedad común Caracterización AT y EP Ficha técnica ocupacional Concepto de aptitud medico laboral PROCESOS Procesos disciplinarios 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al

21 : DOC-FR-01 PAGINAS: 19 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Anexos y fallos Auto de apertura de indagación Constancia de entrega de un expediente Auto de apertura de investigación Auto de formulación de cargos Caratula Estado Fallo Absolutorio Fallo sancionatorio Sumarios Demanda Seguimiento a procesos contenciosos Planilla de caratula Edicto Solicitud abogado

22 : DOC-FR-01 PAGINAS: 20 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO RESOLUCIONES Resoluciones recibidas 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía al MINERIA Actas 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al Informes 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al Amparos administrativos 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al Auto aceptación Notificaciones Visitas de verificación Peritazgos

23 : DOC-FR-01 PAGINAS: 21 de SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO SEGURIDAD Actas 4 15 x Se selecciona lo mas importante y se envía al Informes 4 15 x Se selecciona lo mas importante y se envía al Consejo de seguridad 4 15 x Se selecciona lo mas importante y se envía al CONTROL INTERNO 4 20 X Se selecciona lo mas importante y se envía al Comunicación interna y externa Informes Actas COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL 4 20 X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al Comunicación interna y externa Informes Actas

24 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL ACTAS Actas consejo de planeación 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificación de estratificación 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Certificado Zona de alto riesgo 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Certificado uso de suelos 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Certificado esquema ordenamiento territorial 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Certificado plan de desarrollo 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Certificado nomenclatura 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Certificados valorización 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al

25 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Certificado banco de programas y de proyectos 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 X Transcurrido el tiempo de retención se selecciona la documentación mas importante y luego se envía al Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa CONTRATOS Contratos de obra 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Bitácora Invitación Invitación a cotizar bienes de 10% de la menor cuantía Pólizas Pliego de condiciones Solicitud de disponibilidad

26 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Propuesta Contratista Adjudicación comité evaluador Acta de audiencia publica Acta cierre y apertura de propuesta Acta de inicio Acta de liquidación Acta de reanudación Acta de obra Acta parciales Certificado contraloría Certificado disponibilidad Certificado de recibo a satisfacción Certificado de procuraduría Aprobación pólizas

27 : DOC-FR-01 PAGINAS: 4 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Desembolsos Resolución de adjudicación Acta de avance Rut Estudio de conveniencia y oportunidad Ficha técnica Informe de seguimiento de interventoria Informe final de interventoria Informe de avance Solicitud de modificación de contrato

28 : DOC-FR-01 PAGINAS: 5 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Diseños 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al INFORMES Informes entidades de control 2 20 x Transcurrida su retención se elimina y se conserva una muestra por año y se envía al archivo historico LICENCIAS Licencias de construcción 1 20 x Transcurrida su retención en el archivo central se microfilman y se guarda una muestra en el archivo PLANES Planes de emergencia 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Acta de reunión Informes técnicos

29 : DOC-FR-01 PAGINAS: 6 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Plan estadístico municipal 4 20 x Transcurrido su tiempo en el archivo central se envía al Información estadística desarrollo social Información estadística infraestructura Información estadística salud Información estadística seguridad y convivencia Información estadística educación y cultura Información estadística agropecuario y medio ambiente Información estadística gestión administrativa Información estadística servicios públicos Información estadística transporte y transito

30 : DOC-FR-01 PAGINAS: 7 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Plan de acción 4 20 x Cumplida su retención se microfilman y se conservan muestras físicas de lo mas importante Acta consejo de gobierno Formato análisis marco lógico Formato evaluación plan de acción Resolución Revisión por la alta dirección PROYECTOS Proyecto de acueducto y micro cuencas 4 20 x Cumplida su retención se microfilman y se conservan muestras físicas de lo mas importante Proyectos de infraestructura 4 20 x Cumplida su retención se microfilman y se conservan muestras físicas de lo mas importante

31 : DOC-FR-01 PAGINAS: 8 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Proyectos de vías 4 20 x Cumplida su retención se microfilman y se conservan muestras físicas de lo mas importante Proyectos de vivienda 4 20 x Cumplida su retención se microfilman y se conservan muestras físicas de lo mas importante Relacion de solicitud de mejoramiento de vivienda Visita de mejora de vivienda Visita de mejora de vivienda Solicitud de vivienda en sitio propio Solicitud de vivienda urbana RESOLUCIONES Resoluciones recibidas 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se selecciona los documentos mas importantes y se remiten al

32 : DOC-FR-01 PAGINAS: 9 de SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL Resoluciones de englobe 2 20 x Transcurrida su retención se microfilman y se deja una muestra en el Resoluciones de des englobe 2 20 x Transcurrida su retención se microfilman y se deja una muestra en el SOLICITUD Solicitud de mantenimiento de la infraestructura publica Planilla de registro de solicitud de servicios

33 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de SECRETARIA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL ACTAS Actas consejo de gobierno 4 20 x Transcurrido su tiempo en el archivo central se envía al Actas de reunión 2 20 x Transcurrido su tiempo en el archivo central se envía al Actas del COVE 2 20 X Transcurrido su tiempo en el archivo central se envía al Actas de la JUME 2 20 X Transcurrido el tiempo de retención se microfilman y se guarda una muestra en el Actas comité de discapacidad 2 15 x Transcurrido el tiempo de retención se microfilman y se guarda una muestra en el Actas adulto mayor 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención se microfilman y se guarda una muestra en el Actas mesas de salud 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención se microfilman y se guarda una muestra en el Actas CMSSS 1 20 X Transcurrido el tiempo de retención se microfilman y se guarda una muestra en el CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 X Después del tiempo de retención se selecciona la documentación mas importante y se envía al archivo.

34 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de SECRETARIA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa COMUNICACIONES OFICIALES Circulares 4 10 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se envía documentación al INFORMES Informes auditorias 2 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se envía documentación al Informes de gestión 1 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se microfilma y se guarda una muestra en el archivo RESOLUCIONES Resoluciones recibida 1 10 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación más importante y luego se envía al.

35 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO AUTOLIQUIDACIONES 1 20 x Transcurrida su retención se envía al Coomeva Saludcoop Protección Horizontes Col fondos Seguro Social CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificados catastrales 4 20 x Transcurrida su retención se envía al Certificados paz y salvo 4 20 x Transcurrida su retención se envía al COLILLAS Colillas de Cheques 4 20 x Transcurrida su retención se eliminan y se envía una muestra por año al Comprobantes Comprobantes de ingresos 1 20 x Transcurrida su retención se eliminan y se envía una muestra por año al

36 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO Comprobantes de egresos 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y central se eliminan pero pasan al archivo todos los comprobantes que tengan que ver con historias laborales Ordenes de pago Facturas Certificado disponibilidad Registro presupuestal Pago de nomina Autoliquidaciones Resoluciones Agenda de permanencia Contrato CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Seleccionar la documentación mas importante y enviarla al archivo

37 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa COMUNICACIONES OFICIALES Circulares 4 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al Edictos 1 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y central se eliminan pero se conservan en el aquellos que tengan relacion con las historias laborales CONTABLES 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan se deja una muestra por año y transfiere al Extractos bancarios Ejecuciones presupuestales Caja diaria Conciliaciones bancarias CONVENIOS

38 : DOC-FR-01 PAGINAS: 4 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO CONVENIOS DE PAGO 4 20 X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan se deja una muestra por año y se transfiere al FACTURAS 1 20 X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan se deja una muestra por año y se transfiere al Facturas industria y comercio 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan se deja una muestra por año y se transfiere al Facturas impuesto predial 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan se deja una muestra por año y se transfiere al ESCRITURAS Relacion de escrituras 100 x Deben permanecer de forma continua en el archivo de gestión FICHAS Fichas Prediales 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al INFORMES

39 : DOC-FR-01 PAGINAS: 5 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO Informes entidades de control 1 20 x Cuando cumplan el tiempo en el archivo de gestión y central, se realizara la respectiva eliminación INSTRUMENTOS DE CONTROL Relacion de usuarios atendidos 1 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan, se deja una muestra por año y transfiere al LIBROS Libro auxiliar de banco 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan, se deja una muestra por año y transfiere al Libro de presupuesto 4 2 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan, se deja una muestra por año y transfiere al LISTADOS Listados alfanuméricos predial 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al Listado manzanero predial 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al

40 : DOC-FR-01 PAGINAS: 6 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO PLANES Plan anual de caja 1 20 X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al Plan operativo anual de inversiones Plan optativo anual de inversiones por dependencias Formato plan financiero Acta de aprobación POAI Formato del calculo del monto máximo de gastos de funcionamiento Formato de calculo de gastos por dependencia Proyección de servicio a la deuda por sectores Formato plan anual de caja Acta de concejo de gobierno Resolución PAC Revisión por la alta dirección Control de registros Control de documentos Presupuesto Calculo de gasto de personal Calculo metas financieras impuestos Calculo de monto máximo de gastos

41 : DOC-FR-01 PAGINAS: 7 de SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO Evaluación PAC Informe presupuestal Cálculos financieros RESOLUCIONES Resoluciones recibidas 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al Resoluciones de catastro 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al

42 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO ACTAS Actas inspección ocular 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se envía al Actas levantamiento de cadáveres 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se transfiere al CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se realiza la selección de los documentos de relevancias y se envían al archivo los demás se eliminan. Planilla de control correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa COMUNICACIONES OFICIALES Exhortos 4 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central se procede a la eliminación y se deja una muestra para el.

43 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO DECLARACIONES Declaraciones extra proceso 1 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el central se procede a la eliminación y se deja una muestra para el archivo PROCESOS Procesos transito 4 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el central se procede a la eliminación y se deja una muestra para el archivo. Comparendos Multas RESOLUCIONES Resoluciones por convivencia 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al Resoluciones de cierre de establecimientos públicos a publico 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al Resoluciones por el comité ambiental 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al

44 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO QUERELLAS CIVILES Y DE POLICÍA 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al SUMARIOS 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se traslada al CONCILIACIONES 4 15 x Transcurrida su retención se microfilman y se guarda una muestra por año en el archivo COMPARENDOS AMBIENTALES 4 20 X Transcurrida su retención se microfilman y se guarda una muestra por año en el archivo

45 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de Y BIENES DEL MUNICIPIO ACTAS Acta comité de compras 1 20 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra en el Plan de compras Acta de entrega de documentos 1 20 x Transcurrida su custodia en el archivo central se procede a trasladar la documentación al Acta de eliminación de documentos 1 20 x Transcurrida su custodia en el archivo central se procede a trasladar la documentación al Actas de inservibles 1 15 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia el archivo de gestión y archivo central de procede a la eliminación dejando una muestra para enviarla al Actas de traslado de bienes 1 15 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia el archivo de gestión y archivo central de procede a la eliminación dejando una muestra para enviarla al

46 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de Y BIENES DEL MUNICIPIO COMPROBANTES Comprobantes de altas 1 20 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia el archivo de gestión y archivo central de procede a la eliminación dejando una muestra para enviarla al Comprobantes de bajas 1 20 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia el archivo de gestión y archivo central de procede a la eliminación dejando una muestra para enviarla al CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía al Planilla control correspondencia interna Planilla control correspondencia externa CRONOGRAMAS Cronograma de transferencias documentales 1 20 x Transcurrida su retención en los archivos de gestión y central se envía al

47 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de Y BIENES DEL MUNICIPIO FORMATOS Formato único de inventario documental 1 20 x Transcurridas sus etapas en el archivo de gestión y en el central se procede al traslado al archivo INFORMES Informes entidades de control 1 10 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y en el archivo central se procede a la eliminación y se deja una muestra para el INSTRUMENTOS DE CONTROL Control entrega de documentos 4 10 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y en el archivo central se procede a la eliminación y se deja una muestra para el Control servicio de fotocopiadora 4 10 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y en el archivo central se procede a la eliminación y se deja una muestra para el

48 : DOC-FR-01 PAGINAS: 4 de Y BIENES DEL MUNICIPIO Control de prestamo de documentos 1 20 x Transcurrida su retención se procede a enviarlo al archivo Control Prestamo y/o entrega de materiales, herramientas, equipo, maquinaria, señalización e implementos de seguridad 3 20 x Transcurrida su retención se procede a enviarlo al archivo INVENTARIO Inventario de bienes inmuebles 1 20 x Transcurrida su retención se procede a enviarlo al archivo Inventario bienes muebles 1 20 x Transcurrida su retención se procede a enviarlo al archivo SOLICITUDES Solicitudes entrega de elementos 1 4 x Una vez transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y en el central se procede a la eliminación y se deja una muestra que será enviada al COMITES 4 20 x Transcurrida su retención se microfilman y se envía una muestra por año al

49 : DOC-FR-01 PAGINAS: 5 de Y BIENES DEL MUNICIPIO Comité de compras Comité de materiales de baja Comité de archivo municipal Consejo municipal de archivo Comité evaluador de archivo

50 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de UMATA ASESORIAS Asesorías agrícolas 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se realiza microfilmación y se conserva muestras físicas mas importantes y se envían al Asesorías concesión de aguas 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se realiza microfilmación y se conserva muestras físicas mas importantes y se envían al Asesorías visitas técnicas 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se realiza microfilmación y se conserva muestras físicas mas importantes y se envían al Programación de asesorías y asistencia técnica Listado de asistencia Evaluación de la actividad Informe de asesorías y asistencia técnica

51 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de UMATA CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación más importante y luego se envía al. Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa INFORMES 2 15 X Luego de cumplida la retención en el archivo central se conserva una muestra por año la cual se envía al LICENCIAS Licencias guías para movilización de animales 2 15 x Luego de cumplida la retención en el archivo central se conserva una muestra por año la cual se envía al PROYECTOS Proyectos ambientales 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes

52 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de UMATA Proyectos Productivos 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Constancia de entrega de insumos Listado de asistencia

53 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1de COMISARIA DE FAMILIA ACTAS Actas de amonestación 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se traslada al Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa DENUNCIAS 2 20 X Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo PROCESOS Procesos de demandas de familia 2 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo PROCESOS ADMINISTRATIVOS Restablecimiento de derechos 4 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo

54 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2de COMISARIA DE FAMILIA Reconocimiento voluntario de hijo extramatrimonial 2 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo Conciliaciones 2 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo Violencia intrafamiliar 2 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo ESTUDIOS Estudios socio familiares y psicológicos 4 15 x Luego de su retención en el archivo central se procede a microfilmar y a enviar una muestra física por año al

55 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de PROMOTOR DE DESARROLLO COMUNITARIO CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de lo mas importante y luego se envía a el Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa PUBLICACIONES Publicación de edictos suspendidos 1 15 x Transcurrida su retención en el archivo central se elimina y se guarda una muestra en el archivo Certificaciones 1 15 x Transcurrida su retención en el archivo central se elimina y se guarda una muestra en el archivo JUNTAS DE ACCION COMUNAL Y ASOCOMUNAL Juntas de acción comunal 4 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo Autos Resoluciones Nit

56 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de PROMOTOR DE DESARROLLO COMUNITARIO Rut Inventarios Proyectos Acta y asistencia de reunión Escrituras Comodatos Contratos Convenios Actas de Inicio de contratos Actas de terminación de contratos JUNTAS DE ASOCOMUNAL 4 20 X Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo Actas de asistencia a reunión Rut Resolución Proyectos Inventarios Plan de acción MAS FAMILIAS EN ACCION

57 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de PROMOTOR DE DESARROLLO COMUNITARIO Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrida la retención se selecciona la documentación mas importante y se traslada al archivo Actas de verificación en educación y salud Actas de reunión de veedurías Actas de comité Municipal de certificación Novedades reportadas en el SIFA Pagos de incentivos CONVOCATORIAS Asambleas 2 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se microfilman y se conserva una muestra física por año en el archivo central Actas de Asamblea de titulares Actas de encuentros de cuidado Inscripciones 4 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan LINEAMIENTOS TECNICOS DEL PROGRAMA 4 15 X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se microfilman y se conserva una muestra física por año en el archivo central

58 : DOC-FR-01 PAGINAS: 4 de PROMOTOR DE DESARROLLO COMUNITARIO CLUBES DE LA SALUD Beneficiarios 4 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se microfilman y se conserva una muestra física por año en el archivo historico Acta de reuniones Comunicaciones internas y externas Plan de acción Proyectos CABILDO ADULTO MAYOR 4 20 X Transcurrida la retención se selecciona la documentación mas importante y se traslada al archivo Comunicaciones internas y externas Actas de Reunión Plan de acción ACUEDUCTOS VEREDALES Acueductos veredales 4 20 x Transcurrida la retención en el archivo central se envía al archivo Comunicaciones internas y externas Acta de conformación Actas de reunión

59 : DOC-FR-01 PAGINAS: 5 de PROMOTOR DE DESARROLLO COMUNITARIO SIMAT SIMAT 4 20 X Transcurrida la retención se selecciona la documentación mas importante y se traslada al archivo Comunicaciones internas y externas Actas de comité Municipal de cupos Actas de reuniones Resoluciones Circulares Decretos MATRICULAS POR I.E Y POR C.E.R 2 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan y se conserva una muestra física MATRICULAS Novedades Retiros

60 : DOC-FR-01 VERSION: 0 PAGINAS: 1 de RECREACION, CULTURA, DEPORTE, FOMENTO Y TURISMO CASSETES Cassetes de audio 2 20 x Cumplidos los términos de retención se trasladan al Cassetes de video 2 20 x Cumplidos los términos de retención se trasladan al CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía al Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa INFORMES Informes entidades de control 2 15 Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al INSTRUMENTOS DE CONTROL Relacion de usuarios atendidos 1 15 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación PLANES Planes de cultura 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al

61 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de RECREACION, CULTURA, DEPORTE, FOMENTO Y TURISMO Planes deportivos 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere a el

62 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de DIRECCION DE UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía a el Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa CONVENIOS Convenios de pago 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra por año y se envía al ENCUESTAS Encuestas ambientales 1 15 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra por año y se envía al

63 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de DIRECCION DE UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS Encuestas sanitarias 1 15 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra por año y se envía al FACTURAS Facturas de servicios públicos 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra por año y se envía al INFORMES Informes entidades de control 2 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación y se conserva una muestra por año y se envía al

64 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de PERSONERIA MUNICIPAL ACTAS Actas de conciliación 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Actas generales 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes ASESORIAS Asesorías jurídicas 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 X Se selecciona la documentación mas importante y se envía a el archivo Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa COMUNICACIONES OFICIALES

65 : DOC-FR-01 PAGINAS: 2 de PERSONERIA MUNICIPAL Acción de tutela 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Seguimiento al proceso Circulares 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Alertas Preventivas Derechos de petición 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Seguimiento al proceso Notificaciones CONTRATOS Contratos de prestación de servicios 4 20 x Transcurrida su retención en el archivo central se traslada a el Pasado Judicial Certificado Procuraduría Certificado Contraloría Contrato Seguridad Social Certificaciones

66 : DOC-FR-01 PAGINAS: 3 de PERSONERIA MUNICIPAL Hoja de Vida Disponibilidad presupuestal Solicitud de Disponibilidad Actas de pago Actas de Inicio Acta de liquidación Acta de suspensión Evaluación propuesta técnica Designación del supervisor Cronograma de actividades Contratos de suministro 1 20 x Transcurrido el tiempo de retención se procede a eliminarse y a enviar una muestra a el Solicitud de disponibilidad Certificado disponibilidad Invitación a cotizar Control Proveedores Cotizaciones Orden de compra Evaluación de proveedores Devolución de compra de 10% de la mínima cuantía

67 : DOC-FR-01 PAGINAS: 4 de PERSONERIA MUNICIPAL Invitación a cotizar bienes de 10% de la menor cuantía Estudio de conveniencia y oportunidad Estudio previo para compra de bienes y servicios Control Proveedores Cotizaciones Orden de compra Evaluación de proveedores Devolución de compra de 10% de la mínima cuantía Invitación a cotizar bienes de 10% de la menor cuantía Estudio de conveniencia y oportunidad Estudio previo para compra de bienes y servicios DOCUMENTOS VEEDURIAS 1 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere a el DOCUMENTOS DE VICTIMAS

68 : DOC-FR-01 PAGINAS: 5 de PERSONERIA MUNICIPAL Victimas 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Encuestas desplazados INFORMES Informes entidades de control 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere a el LIBROS Registro correspondía 4 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Registro de tutelas 1 20 x Transcurrida su retención en el archivo central se procede a su eliminación Registro derechos de petición 1 20 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes Registro de desacatos 2 15 x Transcurrida su retención en el archivo central se procede a su eliminación

69 : DOC-FR-01 PAGINAS: 6 de PERSONERIA MUNICIPAL Actas de conciliación 1 20 x Transcurrida su retención en el archivo central se procede a su eliminación RESOLUCIONES PROCESOS Procesos disciplinarios 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Anexos y fallos Auto de apertura de indagación Constancia de entrega de un expediente Auto de apertura de investigación Auto de formulación de cargos Carátula Estado Fallo absolutorio Fallo sancionatorio Procesos transito Sumarios Demanda Seguimiento a procesos contenciosos Planilla de carátula Solicitud de abogado

70 : DOC-FR-01 PAGINAS: 7 de PERSONERIA MUNICIPAL RESOLUCIONES Resoluciones expedidas 1 15 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes Resoluciones recibidas 1 15 x Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes AMPAROS DE POBREZA 4 20 X Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes AUTOS 4 20 X Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes ASUNTOS ELECTORALES 4 20 X Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes COMISIONES 2 20 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se procede a la eliminación

71 : DOC-FR-01 PAGINAS: 8 de PERSONERIA MUNICIPAL INSIDENTES DE DESACATOS 4 20 X Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes DEMANDAS Procesos Administrativos 4 50 X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se microfilman y se envían muestras físicas al NOVEDADES DE INCLUSION 4 15 X Transcurrido el tiempo de retención se procede a su eliminación y se guarda una muestra en el archivo QUEJAS 4 25 X Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilma y se conserva muestras físicas de los mas importantes LISTADO DE ASISTENCIA De despacho 2 20 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a su eliminación Capacitaciones dictadas 2 15 x Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se procede a su eliminación

72 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de MANEJO SISTEMAS DE INFORMACION SALUD (SISBEN) CORRESPONDENCIA Correspondencia interna y externa 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía a el Planilla de control de correspondencia interna Planilla de control correspondencia externa COMUNICACIONES OFICIALES Circulares 1 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al ENCUESTAS Encuestas del Sisben 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la eliminación y se deja una muestra que se transfiere al Fichas Sisben INFORMES Entidades de control 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se procede a la selección de la documentación mas importante y luego se envía a el

73 : DOC-FR-01 PAGINAS: 1 de CONCEJO MUNICIPAL ACTAS Actas Concejo Municipal 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Orden del día Informes ACUERDO Acuerdo Concejo Municipal 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al AUTORIZACIONES 2 20 X Cumplido el tiempo de custodia en el archivo central se microfilman y se conservan muestras físicas de los mas importantes CASSETES Cassetes de audio 4 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al Cassetes de video 2 20 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo central se transfiere al

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