OPIA NO CONTROLADA PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 1 OBJETIVO(S)

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1 OBJETIVO(S) PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: de 7 Garantizar la distribución y trámite de Los documentos de La Defensoría de[ Pueblo desde su creación o recepción hasta su destino final mediante el cumplimiento de Las funciones asignadas por la Ley para Establecer y unificar criterios para el archivo de Los documentos teniendo en cuenta La importancia del Sistema de Archivos, de acuerdo con Lo dispuesto en La Ley 594 de 2000, demás normas legales sobre esta materia y Sistema de Gestión de Calidad 2. ALCANCE Inicia con La producción, recepción y distribución de[ documento y finaliza con La organización, consulta, conservación y disposición final del documento. 3 DEFINICIONES Conservación de la documentación institucional: comprende el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar La integridad física y funcional de Los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Comunicación oficial externa: Equivale a decir Oficio de Salida" Son todos aquellos documentos recibidos o producidos en desarrollo de Las funciones asignadas legalmente a La entidad, independientemente del medio utilizado y que se destinan hacia afuera de La organización. Comunicación oficial interna: Equivale a decir Memorando" Son todos aquellos documentos producidos o recibidos en desarrollo de trámites internos, entre el nivel central, regionales y seccionales. Clasificación Documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen Las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con La estructura orgánico-funcional de La entidad. Digitalización: Técnica que permite La reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser Leída o interpretada por computador. (GRGA) Distribución de documentos: contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Disposición final a la documentación institucional: hace referencia a La selección de Los documentos en cualquier etapa de[ ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a Lo dispuesto en Las Tablas de Retención Documental yio Tablas de Valoración Documental. Descripción Documental: Es el análisis de Los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, Localización y recuperación, para La gestión o La investigación. Eliminación de documentos: Actividad resultante de La disposición final señalada en Las Tablas de Retención Documental o en Las Tablas de Valoración Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Normalización de la reproducción de las comunicaciones oficiales: El Grupo de Administración de Documentos, debe regular y normalizar Las actividades y Labores necesarias para la producción documental en La entidad. Organización de los documentos: es el conjunto de acciones orientadas a La clasificación, ordenación y descripción de Los documentos de la Entidad, como parte integral de Los procesos archivísticos. Ordenación documental: Ubicación física de Los documentos dentro de Las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de archivo: Esta fase involucra a todos Los funcionarios de La Entidad, en cualquiera de las aspectos de organización de los archivos: gestión o de oficina, central e histórico. Organización y archivo de documentos: Es un instrumento archivístico que permite La normalización de La gestión documental y La institucionalización de[ ciclo vital de[ documento en sus diferentes fases, es La Tabla de Retención Documental, La cual actúa como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no La necesidad de utilización de nuevas tecnologías en Los archivos. Producción de comunicaciones oficiales: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de La Defensoría de[ Pueblo o de cada dependencia. Recepción de documentos: se refiere al conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de Los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en Las Tablas de Retención Documental o en Las Tablas de Valoración Documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Trámite de documentos: se refiere al curso de[ documento desde su producción o recepción en Las oficinas productoras o receptoras hasta el

2 PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Código: G DO-PCT-06 QefensOr,a TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02.I P.bto ]MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 2 de 7 4. RMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver normograma Institucional ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cargo: Especializado - Auxiliar Administrativo Cargo: Subdirector de Servi s Administrativos Comité de Coordinación de Control Interno Nombre: Sandra Liliana Conde - Edg S hez Nombre: Gerardo lacta de Aprobación N.: 006 Firma:, /,«Fecha de aprobación: /PROCEDIMIENTO N. ACTIVIDAD NATURALEZA D$CRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO E INICIO 2 3 si ctividades son de producción de comunicaciones? 0 Cada una de las dependencias del nivel central Identificar Documento <:js> Dependencia Y regional, es responsable de la generación de Formatos Responsable/Regional sus documentos en los formatos establecidos Remitirse al Instructivo para la Correcta Dependencia ra Elaboracion de Comunicaciones Oficiales y Instructivo Responsable/Regional Manual de Archivos y Correspondencia. SI Cada proceso es responsable de la generación Generar los documentos delproceso de sus documentos en los formatos Determinary seleccionar soportes establecidos Dependencia Responsable/ Regional Los soportes pueden ser papel, medio Dependencia 6 documentales magnético, electrónico y otros Responsable/ Regional Determinar tipo tamaño de fuente Los documentos deberán ser generados de P acuerdo al tipo y tamaño de fuente determinados Dependencia Responsable/ Regional Formato Instructivo para (a Correcta Elaboracion de Comunicaciones Oficiales - Aplicar las políticas en términos de Aplicar las politicas formalidad, imagen corporativa o logotipo de Dependencia Instructivo para la Correcta Elaboracion de 8 p (a entidad, características internas y externas, Responsable/ Regional Comunicaciones Oficiales tipo de letra, firmas autorizadas.

3 Imojá 'PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL l Defensoria TIPO DE PROCESO: APOYO ITIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 del P..bIo IMBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 3 de 7 Dependencia Determinar el Cada proceso con el apoyo del Grupo de Instructivo para la Correcta Elaboracion de uso y finalidad de los Responsable/ Regional 9 documentos P Gestión Documental determinará el uso y Comunicaciones Oficiales, Tabla de Retención Grupo de Gestión finalidad del documento Documental Documental Cada proceso deberá registrar los códigos de la 0 Identificarlas dependencias productoras p dependencia para la elaboracion de Responsable del Comunicaciones Oficiales y el consecutivo proceso Resolución 085 de 204 correspondiente. Subdirección Controlar el adecuado uso dela Cada proceso con el apoyo del Grupo de Administrativa - reprografía V Gestión Documental determinará el uso de la Grupo de Gestión reprografía Documental Manual de Archivo Las tipologías documentales se definen 2 Definir las tipologias documentales conforme a formatos y formularios regulados Grupo de Gestión en los manuales de procesos y procedimientos Documental e identificados en la TRD (Tabla de Retención Tabla de Retención Documental Documental). recepción de documentos es 3 interna? 24 si 23

4 0efenor, delpueblo PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL ITIPO DE PROCESO: APOYO TP0 DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 4 de 7 4 Recepcionar la correspondencia interna 5 6 Revisar que la documentación este EL horario de recepción de La unidad correspondencia es de 8:00 a 0:30 de La mañana se recibe por la ventanilla interna toda La correspondencia que imponen Las diferentes dependencias de La Defensoria del, Pueblo. Se recibe original.y dos copias, el original sale al destino asignado según La información, una copia se devuelve a La dependencia con su respectivo sticker y La otra se archiva Revisar y verificar que la documentación venga responsable en ventanilla interna completa y completa y debidamente presentada para el responsable en envio, ventanilla interna Preparar la correspondencia para su envío Se verifica foliación, codifica y radica en el sistema de gestión documental de La Entidad La salida con su respectivo sticker con numero responsable del de radicado y se realiza el doblaje y ensobrado radicado de Los documentos - Una vez están Listos Los sobres, se procede a La elaboración de Las guías de salida con Los datos responsable de la Elaborar las guías 7 reportados por cada dependencia y se genera elaboración de las una base de datos. Se genera La guía de envió y se almacena La 8 Imprimir las guías información en el sistema SIPOST para consultas por internet guías responsable de la elaboración de Las guías Planilla de recibo Guías y base de datos Archivo de Las guías

5 'PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Defenori TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 del Pueblo IMBRE DEL DOCUMENTO:PRODUCCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS Página: 5 de 7 Las planillas Las genera el sistema SIPOST, Certificado, Postexpress, Nacional y Urbano, Auxiliar responsable 9 Elaborar las planillas Apartados, EMS, incluyendo Las de envío a Las de Las planillas de Planillas de salida r sedes regionales por medio de las valijas salida Corra. Archivar los consecutivos de comunicaciones oficiales que imponen las diferentes 20 dependencias del nivel central/ regional vienen con original y dos copias, se envía el original, Archivar documentos responsable del envío [ una copia se devuelve con el número de salida y auxiliar a la dependencia de origen y La otra se archiva Expedientes 2 por orden de consecutivo y fecha de salida en el archivo de la dependencia. Los funcionarios encargados de la radicación en el sistema de gestión documental de salida preparan las valijas que transportan la Preparar las valijas correspondencia a las regionales. Elaboran las responsable y auxiliar Planillas internas y regionales planillas de envió con los numero asignados en el sticker por documento 22 Enviar Y entregar las valijas Las valijas se entregan a la respectiva empresa de correo para el envío a las regionales junto con los demás paquetes de correo según cada planilla. responsable y auxiliar Se debe controlar la correspondencia que por 23 Controlar la Coespondencia y diferentes motivos no puede ser entregada a los destinatarios, es devuelta por la empresa responsable de guías de correo y se relaciona en una base de datos, cumplidas y luego se distribuye a los casilleros asignados devueltas para cada dependencia y finalmente se procede a su entrega. CLare cepció 24 < documentos es externa? Sl 35 ' Registros Base de datos

6 'PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Defensoria IVersión: 02 de!!bip MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 6 de 7 - En ventanilla se reciben los documentos Servidor Público remitidos por una persona natural o jurídica, 25 Recibir la correspondencia responsable en Correspondencia original quienes conservan una copia de recibo; se ventanilla folea y codifica la correspondencia. 26 Revisar que la documentación este:] correcta Verificar y confirmar los datos básicos de Servidor Público V notificación a los usuarios y/o competencia de responsable en la Entidad, ventanilla - Se debe tener como fundamento las Servidor Público Codiricary foliar el documento a cada competencias que otorga la Ley 24 de El y Información actualizada en el Sistema de responsable en dependencia las Resoluciones Vigentes a cada dependencia Información vigente y correspondencia original ventanilla para dar respuesta. Registrar la información teniendo en cuenta el Servidor Público Registrar la correspondencia en el Información actualizada en el Sistema de 28 tema, contenido y el proceso responsable de responsable en Sistema de Información vigente Información vigente dar respuesta. ventanilla Si son sobres se abren, y se verifica que se encuentren foliadas los documentos por cada Servidor Público Información actualizada en el Sistema de 29 Radicar las comunicaciones oficiales oficio remisorio, se codifica la responsable en Información vigente correspondencia y luego se procede a radicar ventanilla en el Sistema de Información vigente. La correspondencia se organiza dentro de los casilleros por dependencias, teniendo en Servidor Público 30 Clasificarla correspondencia cuenta que cada radicado lleva su respectivo responsable en Planilla de control stiker con el número asignado y el proceso al ventanilla cual se direccionó. 3 Imprimir planillas El Cerrar a las 4:00 pm., la ventanilla de Servidor Público atención al público, se procede a imprimir las responsable en Planilla interna de distribución planillas internas de distribución que registran ventanilla por cada proceso los documentos radicados. Las planillas se revisan y se confronta la Servidor Público 32 Revisarlas planillas V información registrada en la correspondencia, responsable en en el Sistema con el físico ventanilla Se hace el recorrido al interior de la Entidad y Servidor Público la respectiva entrega a los funcionarios 33 El responsable en Distribuir la información encargados en cada proceso de recibir y dar ventanilla trámite a la correspondencia. Planilla interna de distribución

7 40* IPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Defensoria TIPO DE PROCESO: APOYO 'TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO 'Versión: 02 del MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 7 de Las planillas se archivan por dependencias y en orden consecutivo por fecha, una vez firmadas por parte de quien recibe la correspondencia. Archivar las planillas de distribución Las guías que vienen con los documentos en Planillas Administrativo las diferentes empresas de correo también se guardan en orden de fecha para demostrar el recibido. SI ctividads 0 de archivo, I 40 Identificar cual es la documentación generada Aplicar la tablado retención documental y/o administrada por el proceso, clasificarla Auxiliar en series y subseries y determinar el tiempo de Administrativo retención y disposición final de la misma. Tabla de Retención Documental Todo documento generado debe tener un asunto, motivo por el cual se deben abrir 37 carpetas por el asunto (tema), teniendo en responsable en cada Abrir carpeta de conservación con la cuenta la tabla de retención documental. La dependencia del documentación queso desea archivar carpeta debe ir debidamente relacionada con nivel central Expediente o carpeta el stiker según lo especifica el Manual de /regional y Auxiliar Archivo y debe contener la hoja de control de Administrativo ingreso de documentos. Conformar el expediente o carpeta, respetando principio de orden original, es decir, que el numero corresponde al primer folio y la fecha mas antigua, toda la responsable en cada Crear el expediente documentación pertinente debidamente dependencia del 38 J Expediente o carpeta foliada según lo especifica el Manual de nivel central Archivo, así mismo, diligenciar la hoja de /regional y Auxiliar control de ingreso de documentos. En caso tal Administrativo de que el expediente exceda los 250 folios, se hace necesario abrir varias carpetas. Ubicar las carpetas en los archivos de gestión responsable en cada Archivar el expediente dispuestos en cada proceso y relacionar la dependencia del J información en el formato de inventario, según nivel central se especifica en el Manual de Archivo. /regional y Auxiliar Administrativo 39 Formato Único de Inventario Documental- FUID

8 IPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 'TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS página: 8 de %ivldad es - sonde eliminación de documentos? sí Apli ar Tabla de Retención Documental oc Tabla de Valoración Documental [Di enciar el formato Formato unico de nv entraio Documental (FUID) 42 Verificar la información suministrada en 43 el formato de eliminación V Documentar la información Realizar el Comité de Archivo Identificar los documentos de conformidad con Lo establecido en las tablas de retención documental y/o tablas de valoración responsable en cada documental, únicamente se deben eliminar dependencia del aquellos documentos que no son esenciales o nivel central de vital importancia para el expediente. /regional y Auxiliar (publicaciones periódicas, folletos, copias, Administrativo etc.) Se debe identificar La serie subsee n a la que corresponde el documento a eliminar y se diligencia el formato de inventario documental en el cual se relacionen los documentos a eliminar. El responsable de cada proceso debe verificar que la información registrada en el formato de inventario documental para eliminación, corresponda a las tablas de retención documental y a la documentación a eliminar. responsable en cada dependencia del nivel central /regional y Auxiliar Administrativo responsable en cada dependencia del nivel central /regional y Auxiliar Administrativo Levantar acta y formato de inventario documental de documentos a eliminar, ambos documentos firmados por el funcionario de responsable en cada archivo y jefe de la dependencia que tramita dependencia del la eliminación. El acta debe describir los nivel central documentos que hacen parte integral del /regional y Auxiliar archivo a eliminar y el nombre de La serie y Administrativo subsene. Secretaria General y Subdirección Citar al Comité de Archivo y presentar la Administrativa - propuesta de eliminación para su aprobación. Grupo Gestión Documental - TRD y TVD Formato FUID Formato FUID ActayFUiD Memorando

9 IPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL I 'TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DOCUMENTOS Página: 9 de 7 46 Aprobar la eliminación Presentar al Comité de Archivo la relación de la documentación a eliminar para la aprobación del tramite. Subdirección Administrativa - Grupo Gestión Documental - Se publica en la pagina web de la entidad el Subdirección Publicar en la Pagina Web si Si hay < requerimientos t de los usuarios9 Eliminar la documentación actividades 50 son de transferencia? - 5 si Solicitar Transferencia Oocumental Acta de Comité FUID con la relación de documentos a Administrativa - Portal Web de la entidad eliminar, para que los usuarios envíen sus Grupo Gestión observaciones o requerimientos al proceso. Documental - Se procede a efectuar Acta de eliminación de los documentos de conformidad con el FUID, responsable en cada posteriormente se procede a su eliminación la proceso cual se realizará mediante picado. El Archivo central mediante memorando y cronograma de transferencias, solicita a los FI diferentes procesos la preparación de las Archivo Central transferencias documentales de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Organizar los expedientes en cajas Ref. X200 Acta Memorando y Cronograma de Transferencias Documentales debidamente relacionadas con el stiker que contenga: El No. de la caja, la cantidad de carpetas, el nombre y el código del proceso. Las carpetas deben ubicarse siguiendo el 52 Entregar el expediente orden de su numeración de izquierda a responsable en cada Formato inventario documental (FUID) proceso, Archivo derecha, así mismo, adjuntar en medio físico Central y magnético el formato único de inventario documental (FUID). Esta entrega se hará según el cronograma preestablecido por el Área Administrativa una vez al año.

10 PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 0 de 7 - El archivo central y el contratista encargado de la custodia debe corroborar que el Verificar la entrega del expediente inventado documental corresponde a las 53 y carpetas que han sido entregadas. En caso de 54 Enviar el archivo 55 V Organizar los documentos en custodia 56 si Las actividades son de consulta de xped en tes 57 Solicitar expediente 58 Verificar solicitud de información V 59 Solicitar información - 60 Remitir expediente 66 evidenciar inconsistencias, las cajas serán Área Responsable - Archivo Central regresadas al proceso para su corrección. El Documental - Archivo debe programar con el contratista la recolección de las cajas que se enviaran al Documental, Archivo archivo central en custodia. El archivo central debe verificar que el contratista disponga de las unidades de Documental, Archivo conservación (cajas y carpetas) en La administración del estanterías, garantizando la debida archivo central en conservación y disponibilidad oportuna de los custodia documentos. Cada vez que un proceso requiera un expediente, debe solicitarlo por escrito al Administrativa con cuatro días hábiles de anticipación. El Documental, debe verificar que la información solicitada se encuentre relacionada en las bases de datos de las transferencias documentales. El Documental, debe solicitar responsable en cada proceso Documental a la administración del archivo central en custodia la respectiva búsqueda física de la Documental, Área de información. De no encontrarse, La Gestión dependencia informará por escrito las razones Administrativa al proceso solicitante La administración del La administración del archivo central en archivo central en custodia, remite la información solicitada al custodia Área de Responsable del Archivo Central. Gestión Documental Formato único de inventario documental Correo electrónico Formato inventario documental Formato de solicitud y devolución de expedientes Memorando Formato de solicitud y devolución de expedientes

11 PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL ofenr ITIPO DE PROCESO: APOYO del PueblO ITIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 IMBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: de 7 Cp El responsable del Área de Archivo Central, hace la entrega formal del documento al Entregar expediente Área de Archivo Formato de solicitud y devolución de 6 proceso solicitante en calidad de préstamo, el Central expedientes tiempo de préstamo no debe exceder 3 días hábiles. Una vez la dependencia ya no requiera el expediente, debe proceder al reintegro del mismo al proceso de Gestión Documental (Archivo), quien a su vez hará lo propio con la administración del archivo central en Solicitar la devolución del expediente responsable en cada Formato de solicitud y devolución de 62 custodia. Esta devolución debe realizarse proceso, Área de expedientes-correo electrónico cumpliendo las fechas establecidas en el Gestión Documental formato de solicitud y devolución de expedientes, en tal caso de no poder cumplir este compromiso, el proceso debe informarlo oportunamente mediante correo electrónico. El Documental (Archivo) debe verificar que la documentación del expediente corresponde a la que fue entregada - Area de Gestión 63 Revisar el expediente devuelto V inicialmente. Si se identifican diferencias, el Memorando Documental -Archivo expediente no se recibe y se solicita al proceso la aclaración por escrito, justificando ' la ausencia de la documentación. El Documental, realiza la Enviar expediente al archivo central en 64 entrega formal de los expedientes custodia nuevamente al archivo central en custodia. Documental Memorando En caso tal de que el proceso que ha solicitado un expediente decida o requiera conservarlo de manera indefinida, debe responsable en cada 65 Retirar el expediente manifestarlo por escrito para que la Memorando proceso, Archivo administración del archivo central en custodia Central realice la observación correspondiente en los inventarios. 66 consulta externa> Isl 78

12 PROC SO: GESTIÓN DOCUMENTAL Ofnori ITIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 2 de 7 Realizar solicitud 67 EL peticionario que requiera un documento o expediente que este bajo La custodia de La Defensoría del, Pueblo, debe tramitar una solicitud ante La dependencia con La cual, Peticionario Formato de solicitud realizo el tramite que dio origen a dicha información, incluyendo sus datos de contacto. Dado que existe documentación de reserva que debe ser solicitada directamente por Los 68 Verificar la solicitud V juzgados y entes de control en general, las responsable en cada peticiones de Los ciudadanos se deben proceso analizar antes de su resolución. En caso tal de que La solicitud no se pueda tramitar, La dependencia responsable debe informar al ciudadano con La debida 69 Responder a la solicitud responsable en cada Oficio oportunidad y claridad dando Las proceso I explicaciones y orientaciones pertinentes dentro de Los plazos estipulados por La Ley. EL proceso responsable solicita al Área de 70 Transferir solicitud Gestión Documental, Archivo el documento o responsable en cada Formato de solicitud expediente requerido. proceso 7 Revisar la información y I 72 Solicitar búsqueda 73 Remitir el expediente 74 Entregar expediente 75 Informar al peticionario EL Documenta( - Archivo debe verificar que La información solicitada se responsable en cada encuentre relacionada en Las bases de datos proceso de las transferencias documentales. EL Documental debe solicitar a la administración del, archivo central en custodia la respectiva búsqueda física de La información. De no encontrarse, La Documental. dependencia informa por escrito Las razones al proceso solicitante La administración de archivo central en La administración del, custodia, remite La información al Área de archivo central en Gestión Documental custodia EL Documental. Archivo hace La entrega formal de la información al proceso Documental, solicitante. EL proceso responsable debe informar al peticionario que su solicitud esta Lista y que ProfesionaL debe hacer una consignación de el valor que responsable en cada estipule el acto administrativo vigente. El proceso proceso responsable se pondrá de acuerdo con el peticionario en una cita de entrega. Memorando Formato de solicitud y devolución de expedientes Formato de solicitud y devolución de expedientes Llamada telefónica u oficio

13 IPR0CES0: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO [TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 3 de 7 Una vez el ciudadano se acerca a la Entidad y 76 Radicar consignación presenta La consignación, esta es radicada en Peticionario-Área de el Financiera quien expide un Gestión Financiera Consignación y recibo recibo para proceder al fotocopiado Responsable del Área Fotocopiar <C>0 Se procede a sacar Las copias requeridas de Gestión Gestión Fotocopias NDocumental Archivo si 79 acer un diagnostico integral p Realizar jordanas de sensibilización y 80 toma de conciencia A Cada proceso deberá realizar un diagnostico del archivo de su área La Subdirección Administrativa - Archivo realizará jornadas de sensibilización y toma de conciencia con cada uno de los procesos sobre el cuidado del archivo Todos Los procesos deberán implementar un 8 Implementar el Sistema de Prevencion Y atención de desastres A sistema de prevención y atención de desastres referente al cuidado del archivo Gestión documental o tecnólogo Gestión documental o tecnólogo Gestión documental La Subdirección Administrativa realizará o Realizar Inspecciones inspecciones y atenderá todas Las solicitudes 82 y solicitud de A tecnólogo Gestión mantenimiento de instalaciones de mantenimiento de instalaciones para el documental cuidado del archivo - Todos los procesos con el apoyo de la o 83 y Subdirección Administrativa harán monitoreo tecnólogo Gestión acer monitoreo y control de condiciones ambientales J y control de las condiciones ambientales documental Administrativos 85 acer control de plagas A Responsable de cada i Todos los procesos realizaran jornadas de proceso y 84 acer limpieza de áreas y documentos limpieza a las áreas y a los documentos en Subdirección de - donde se encuentra el archivo Servicios Responsable de cada Todos Los procesos solicitarán a la proceso y Subdirección Administrativa La fumigación Subdirección de para el control de plagas que puedan afectar Servicios el archivo Administrativos diagnostico Cronograma Instructivo Oficio

14 ACIlA. PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GDOPCT-06 TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 IMBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 4 de 7 - Responsable de cada Determinación de mobiliario y equipo, proceso y 86 Determinar los espacios y áreas locativas P determinación de Unidades de conservación y Subdirección de almacenamiento Servicios Administrativos 87 Realizar intervenciones de primeros Todos los procesos realizaran jornadas de Responsable de cada A auxilios para documentos primeros auxilios a tos documentos afectados proceso j 88 Establecer medidas preventivas A o Todos los procesos deberán implementar tecnólogo Gestión mediadas preventivas. documental 89 si Las actividades son conservación total? Realizar conservación total a 90 documentos Verificar documentos 9 V 92 La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el Empresa encargada origen, desarrollo, estructura, procedimientos de la Custodia, Tabla de Retención Documental y Tabla de y políticas, convirtiéndose en testimonio de su Gestión Documental Valoración Documental actividad y trascendencia. Así mismo, son (Archivo) patrimonio documental de la sociedad que (os produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Verificar que los documentos históricos queden debidamente organizados para su conservación y preservación incluyendo lo documental - Archivo establecido en la Ley 448 de 20 (Ley de Empresa en custodia Victimas) y disponerlos al servicio de los usuarios. Archivo

15 - PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 'TIPO DE PROCESO: APOYO 'TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 5 de 7 asactividades 92 son de selección s documental? 93 si Retirar documentos eleccionar documentos 95 microfilmación? se va a hacer por SI 95 onseac'ónn0 97 PDeterminar la metodoloia y Plan de 96 p trabajo < La conservación 97 se va a hacer por digitalización7 loo al 4 a N0 Depuración o expurgo se retiran aquellos documentos que no tienen valores primarios y Documental - Archivo Formato secundarios para su posterior eliminación y Área productora Elegir los documentos para conservación total yio reproducción en otro medio. Documental - Archivo El Documental - Archivo y empresa en custodia determinaran cual va a Documental - Archivo hacer (a metodología que se va a utilizar en el Empresa en custodia proceso de microfilmación Plan de trabajo

16 Dfen.r del P..eblo PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL I TIPO DE PROCESO: APOYO ITIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 IMBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 6 de 7 Determinarlametodologlayplande 98 trabajo P 99 El Documental - Archivo y empresa en custodia determinaran cual va a Documental - Archivo hacer la metodología que se va a utilizar en el Empresa en custodia proceso de digitalización Definir los documentos a digitalizar El Documental Archivo y según TRD P empresa en custodia definirán cuales son los Documental - Archivo documentos que deberán ser digitalizados Empresa en custodia acer seguimiento 00 0 Se hace seguimiento al control de calidad Documental - Archivo durante todo el proceso. Empresa en custodia 6. PUNTOS DE CONTROL Plan de trabajo N. MBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Verificar y confirmar los datos básicos de Revisar que la documentación este. Cada vez que se reciba Funcionario responsable en 6 notificación a los usuarios y/o competencia de la correcta correspondencia ventanilla Entidad. Las planillas se revisan y se confronta la Cada que se elaboran las Funcionario responsable de 22 Revisar las planillas información registrada con la correspondencia. planillas Radicación Revisar que la documentación este Revisar y verificar que la documentación venga Cada que se recibe responsable en 27 - completa completa y debidamente presentada para el envío, correspondencia ventanilla interna 35 Controlar la correspondencia Se debe controlar la correspondencia que por diferentes motivos no puede ser entregada a los destinatarios, es devuelta por la empresa de correo Cada que sea devuelta la responsable de guías y se relaciona en una base de datos, luego se correspondencia cumplidas y devueltas distribuye a los casilleros asignados para cada dependencia y finalmente se procede a su entrega. Base de datos El responsable de cada proceso debe verificar que Verificar que la información este la información registrada en el formato de Cada que se registre responsable en cada Acta y formato 45 suministrada en el formato de eliminación, corresponda a las tablas de retención información en el formato proceso de eliminación eliminación documental y a la documentación a eliminar. 52 Verificar la entrega del expediente El archivo central y el contratista encargado de la custodia debe corroborar que el inventario Area de Gestión Documental y Formato único documental corresponde a las carpetas que han Cada que se entregue el administración del archivo de inventario sido entregadas. En caso de evidenciar expediente central en custodia documental inconsistencias, las cajas serán regresadas al proceso para su corrección.

17 PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: 7 de 7 N. MBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO 57.. Verificar solicitud de informacion El Documental, debe verificar que La información solicitada se encuentre relacionada Cada que se solita expediente en las bases de datos de las transferencias documentales. El Documental (Archivo) debe verificar que La documentación del expediente Documental corresponde a la que fue entregada inicialmente. Cada que un expediente sea Documental - 62 Revisar el expediente devuelto Si se identifican diferencias, el expediente no se devuelto Archivo Memorando recibe y se solicita al proceso la aclaración por escrito, justificando la ausencia de la documentación. El Documental. Archivo debe verificar que la información solicitada se encuentre.. Documental - 70 Revisar Información Cada que se solicita información relacionada en las bases de datos de las Archivo transferencias documentales. 7. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECA DEL CAMBIO VERSION Se ajusto el numeral 5 del formato de procedimientos, donde se registra la escala "Tiempos yen el numeral 7 "Elemento - que cambia' los cuales se eliminaron a todos los procedimientos que venian de la primera version. 03/06/ Se ajusto los responsables de las actividades desde la 25 a la 47 y en la actividad 29 la descnpcion de la actividad. 03/06/205 2