SAP Business One y Hospital San Agustín pioneros en soluciones reales de negocio para la industria de la salud

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1 SAP Historia de Éxito Dexterity Fotografía utilizada con el permiso de Hospital San Agustín y SAP SAP Business One y Hospital San Agustín pioneros en soluciones reales de negocio para la industria de la salud en la

2 SAP Historia de Éxito Dexterity Hospital San Agustín Industria Farmacéutica y Salud Productos y Servicios Servicios de salud: consulta médica, urgencias, laboratorio, rayos x, cirugía, hospitalización, farmacia de patente y cafetería Web Site SAP SAP Business One & Hospital One Dexterity Tras operar por más de nueve años con un sistema hecho a su medida por un desarrollador local, Hospital San Agustín decide implementar un sistema hecho especialmente para la industria hospitalaria. Para su sorpresa, descubre que no existe en el mercado una solución que ofrezca resolver tanto el área operativa de hospital como la contable, por lo que decide ser pionero y apuesta por SAP y Dexterity para el desarrollo de Hospital One para SAP Business One, generado así una historia de aciertos y una nueva herramienta certificada por SAP. 2

3 SAP Historia de Éxito Dexterity Hospital San Agustín, el mejor centro hospitalario de Zacatecas Gracias a su compromiso médico, alta competitividad profesional, constante innovación tecnológica y a que cuenta con las más cómodas instalaciones, Hospital San Agustín tras once años en el mercado, es hoy reconocido como la institución privada con más renombre en el sector hospitalario en el estado de Zacatecas. Genera cerca de 200 empleos y cuenta con una oferta de servicios médicos de primer nivel en 23 especialidades, consulta médica, urgencias, laboratorio, rayos x, cirugía, hospitalización, farmacia de patente y cafetería. Con la misión de satisfacer las necesidades de atención médica especializada de alta calidad y capacidad resolutiva, con un trato eminentemente humano y ético, asegura integrar a sus pacientes a su entorno familiar y social con una adecuada condición de salud. Hospital San Agustín actualmente tiene centralizadas sus instalaciones y acaricia la idea de expandir sus fronteras para poder ofrecer sus servicios a un mayor número de personas. Su visión es ser el mejor centro médico hospitalario certificado por la excelencia en sus recursos humanos y materiales de alta especialidad, competitividad y calidad, con reconocimiento nacional e internacional, estando siempre a la vanguardia médica y tecnológica garantizando la satisfacción de sus pacientes y colaboradores. 3

4 SAP Historia de Éxito Dexterity Un sistema inadecuado: información parcial y falta de visibilidad El Hospital San Agustín operaba desde hacía ya más de nueve años con un ERP diseñado a su medida por un desarrollador local. En su momento fue funcional porque el tamaño del negocio era menor al actual. Sin embargo, conforme transcurrieron los años y el negocio creció, las áreas de oportunidad se dejaron sentir en temas tan cruciales como: Falta de candados de seguridad. El sistema no registraba qué usuario había hecho cuál transacción El inventario nunca cuadraba físicamente comparado contra el del sistema Para la elaboración de facturas se tenía un recurso dedicado específicamente a ello, pues era necesario alimentar tres sistemas: el ERP, CONTPAQ* para captura de las pólizas contables y otro para la facturación electrónica, con el consabido riesgo de error al ser un proceso manual Era imposible tener la contabilidad al día y contar con información actualizada y confiable Debido a la falta de visibilidad había cuentas pendientes de cobrar a aseguradoras desde 2010 El análisis de la información se hacía de forma manual El ERP sólo soportaba la plataforma Windows xp* Dependían de un solo proveedor para cualquier cambio, sólo él conocía el sistema y el costo del servicio era muy elevado Hicimos un análisis del costo de ese sistema tomado en cuenta el costo inicial de instalación más la iguala mensual que nos cobraban sobre facturación. Al ver el costo real, los socios no lo podían creer y cuando se tomaron en cuenta todas las pérdidas por falta de información contable y los faltantes en la última toma de inventarios, el consejo decidió buscar un nuevo sistema enfocado a la industria hospitalaria Rodolfo Ramírez, Jefe de Sistemas de Hospital San Agustín. 4

5 SAP Historia de Éxito Dexterity Sólo SAP resolvía sus necesidades Hospital San Agustín estaba consciente de que la decisión que tomara respecto a cuál solución tecnológica implementar, marcaría fuertemente el rumbo de los siguientes años del negocio. En una comprometida búsqueda, contactó a todos los proveedores de software existentes en el mercado y realizó visitas a hospitales de Monterrey, Guadalajara, San Luis Potosí y Aguascalientes, entre otras localidades, para conocer cómo operaban sus sistemas, además de entrevistarse con los usuarios finales para escuchar su experiencia. Tras su investigación de campo y recibir varias propuestas se encontró con que nada de lo que vio cubría sus necesidades, ya que había algunas soluciones muy eficientes en el área hospitalaria pero con grandes deficiencias por el lado contable y viceversa. Fue así como emprende la búsqueda de un sistema contable con una interfaz hospitalaria, por lo que contacta a SAP, quién le presenta a SAP Business One y a su partner DEXTERITY. Dexterity y SAP tenían algunas soluciones verticales con SAP Business One para diferentes industrias y aunque no tenían para la industria hospitalaria, su metodología le pareció tan eficiente y sólida, que decidió hacer una apuesta por SAP y crear en conjunto una aplicación especialmente diseñada para el sector hospitalario. 5

6 SAP Historia de Éxito Dexterity SAP hace una cirugía reconstructiva al Hospital San Agustín Dexterity se involucró por completo con el Hospital San Agustín para entender las necesidades del negocio hospitalario y farmacéutico a profundidad. Juntos trabajaron delineando cada uno de sus procesos, para crear Hospital One**, una aplicación especialmente creada para el sector hospitalario y farmacéutico que entrega la información a SAP Business One. En el diseño de Hospital One se tomaron en cuenta las necesidades de cada uno de los usuarios finales, como el caso de las enfermeras de piso que requieren que la interfaz sea muy rápida y sencilla pues no pueden desatender a los pacientes y su especialidad no es el cómputo necesariamente. Tras un periodo de pruebas y capacitación de todo el personal del hospital en el uso de Hospital One y del personal administrativo, caja, farmacia y cafetería en SAP Business One, se hizo la puesta en producción el 14 de febrero de A nivel humano el cambio generó miedo en el personal, pues necesitaban dejar atrás las prácticas que se habían realizado por más de nueve años; incluso hubo momentos de apatía por parte de ciertas áreas, pero los líderes del proyecto nunca perdieron la confianza y siguieron adelante. Hubo algunos reacomodos de personal pues al tener la información en línea se detectaron algunas prácticas deshonestas; sin embargo la mayoría del personal pudo atravesar el período de incertidumbre y tomar ventaja de las bondades del sistema. **Registro de marca en trámite 6

7 SAP Historia de Éxito Dexterity SAP Business One & Hospital One, la dosis correcta Rodolfo Ramírez, Jefe de Sistemas de Hospital San Agustín recuerda cuando le decían: va a ser muy difícil que un hospital trabaje con SAP porque no está diseñado para eso y nos comenta aquí lo usamos todos los días, 24 horas al día. No podemos tener un sistema que no funcione, en este negocio la gente no puede esperar. Entre las funcionalidades de SAP Business One & Hospital One que Hospital San Agustín más disfruta, se encuentran: En el momento de hacer una venta se afectan las cuentas contables que se deben afectar Tiene indicadores financieros que dan una visión en tiempo real de cómo se comporta el negocio y de sus áreas de oportunidad La facturación en caja se hace automáticamente evitando cobros indebidos Existe en los almacenes un monitor con un semáforo que avisa a los operarios cuando hay un nuevo pedido que surtir Al momento de realizar una venta automáticamente se descuentan las piezas del inventario ligado a su lote y fecha de caducidad Hace un corte de caja por turno y horas de cada uno y automáticamente se refleja a nivel contable El pago a proveedores está automatizado El sistema es muy versátil y hasta el día de hoy no ha habido algún requerimiento que no se pueda realizar Las personas encargadas del aseo pueden levantar un aviso a la gente de mantenimiento cuando encuentran un desperfecto y la habitación se bloquea automáticamente hasta que se éste se repara Se pueden definir reglas de descuentos en servicios y medicamentos por periodo de tiempo o por socio de negocios Se definen reglas de cargos automáticos realizados por el sistema como por ejemplo el cargo de habitaciones o apoyo médico sin tener que dejarle este proceso manual al usuario Automatización del proceso de aseguradoras y su facturación y estados de cuenta separados en automático con exclusiones propias de cada convenio Reportes de venta de los servicios de subrogados para su pago de la comisión Manejo de paquetes para cargo masivo de medicamentos y servicios agilizando el proceso de enfermería Estados de cuenta ágiles para su consulta o impresión Semáforos de límites de crédito en cuentas de pacientes para evitar cartera vencida Bitácora de movimientos en todas las transacciones para verificar el usuario que realizo el proceso 7

8 SAP Historia de Éxito Dexterity Con SAP la salud del negocio salta a la vista Hospital San Agustín tiene la satisfacción de cosechar hoy las horas de dedicación y trabajo arduo invertidos durante la implementación de SAP Business One & Hospital One. Dentro de los beneficios de los que hoy disfruta se encuentran: Ya no hay errores de dedo en la cobranza (alguna vez, por error, se cobró una cirugía en un peso). Ahora todo eso está automatizado, evitando cobros indebidos en ambos sentidos, además de que todo pasa por contabilidad y se puede rastrear, cosa que antes no sucedía. La operación ahora es más eficiente, ya no hay necesidad de recapturar las facturas y la persona que antes lo hacía ahora se encarga de la cartera vencida y otras funciones que aportan más valor. Los socios cuentan con estados financieros al día y con información 100% confiable. Esto los ha entusiasmado tanto que ahora están contemplando la posibilidad de tener SAP en su celular. Para el personal que así lo requiere, el sistema se basa en check box para que aún si no se sabe leer y escribir sea posible usarlo. El personal de las áreas administrativa y contable pueden realizar cualquier búsqueda de información de manera inmediata. El sistema - SAP Business One & Hospital One, a nivel de administración y soporte lo lleva una sola persona (Jefe de Sistemas) que trabaja de lunes a viernes de 8:00 a 16:00 hrs, quien dice: ya no me hablan en las noches. Con el sistema hemos visto muchas cosas del negocio que no veíamos antes, el primer beneficio fue un inmediato 5% extra neto en el ingreso. Además, afortunadamente hoy la cobranza está al día Rodolfo Ramírez, Jefe de Sistemas de Hospital San Agustín 8

9 SAP Historia de Éxito Dexterity Dexterity, un valioso aliado La cercanía y buena comunicación identifican la relación entre Dexterity y Hospital San Agustín, quienes han formado una verdadera alianza, así lo expresa Rodolfo Ramírez, Jefe de Sistemas de Hospital San Agustín: Mario Reyes de Dexterity nos decía, llámame a la hora que sea y yo te contesto. Uno se casa con el proveedor cuando implementa un nuevo sistema y nosotros hemos logrado una gran alianza. Como tenemos la política de hablar y apoyar lo que nos funciona, tenemos a SAP y Dexterity publicados en nuestra página web como nuestros aliados. Los recomiendo porque he recibido un trato muy profesional de ambos. A quién viene a conocer el sistema le damos un tour por el hospital, todos se van muy contentos y convencidos con el producto Hospital One está certificado por SAP Labs Montreal, Canadá y su creador Dexterity certificado como SAP Software Solution Technology. Esto garantiza la perfecta integración de Hospital One y SAP Business One. Hemos tenido visitas de otros hospitales y firman el contrato cuando ven cómo trabajamos; han venido incluso de Costa Rica, también de hospitales privados y públicos nacionales que ya han visto muchos sistemas y que no les convencen, hasta que ven el nuestro Rodolfo Ramírez, Jefe de Sistemas de Hospital San Agustín 9

10 HOSPITAL SAN AGUSTÍN Del control al crecimiento Qué pasa cuando se tiene todo medido y controlado? El crecimiento sucede como una consecuencia natural, ya que al detectar claramente las áreas donde hay una oportunidad de crecimiento del negocio, hay inversión y se apuesta a crecer. Esto es lo que se vive actualmente en el Hospital San Agustín, quien elabora planes de crecimiento e inversión a futuro como hace mucho no se veía. En un futuro próximo los hospitales deberán contar por norma con un expediente electrónico de sus pacientes. Hospital San Agustín ya se prepara para cumplir con este requisito siendo, una vez más, pionero en implementar esta novedosa práctica. Nos gusta mucho SAP y queremos seguir aprendiendo, certificarnos, estamos 100% seguros de que SAP es algo bueno para crecer y por esto se quedará en el hospital por muchos años más Rodolfo Ramírez, Jefe de Sistemas de Hospital San Agustín. Derechos Reservados para las Marcas *Marcas registradas por sus respectivos propietarios 10 Fotografías proporcionadas por SAP y Hospital San Agustín

11 2013 SAP AG or an SAP affi liate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifi cations may vary. These materials are provided by SAP AG and its affi liated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. 11 Derechos Reservados para las Marcas

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