UT Nº 4: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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1 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 1 UT Nº 4: GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA La actividad de una empresa requiere la cmpra de bienes y servicis que, tras una transfrmación, sirven para que pnga en el mercad sus prpis bienes y servicis. De esta manera, cada empresa funcina cm cmpradra y vendedra en distints mments. Frut de esta actividad de cmpra-venta, se genera una dcumentación administrativa que pdems bservar en el siguiente gráfic: PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRA-VENTA Cntrat Pedid COMPRADOR Albarán Factura Recib VENDEDOR 2. CONTRATO DE COMPRAVENTA MERCANTIL Cntrat de cmpraventa mercantil 1 : Acuerd entre ds más persnas (físicas jurídicas) mediante el cual pactan entregar un bien. Además del cntrat de cmpraventa mercantil general existen trs tips de cntrats de cmpraventa que pr sus características están regulads pr leyes cncretas: Cntrat de suministr: Las empresas necesitan btener diverss suministrs cm electricidad, agua, teléfn, gas, etc. Mediante el cntrat de suministr, la cmpañía suministradra se bliga a suministrar permanente periódicamente al cliente. Este tip de cntrat se encuentra regulad mediante la Ley 7/1998 de Cndicines Generales de Cntratación. Suele ser un cntrat de adhesión, es decir, en el que las cndicines están prefijadas pr la empresa suministradra en un cntrat tip. Leasing: Es un arrendamient financier cn pción de cmpra cuy valr es el residual del bien en el mment de finalizar el cntrat. Este tip de cntrat se utiliza muy frecuentemente en la adquisición de vehículs pr empresas y prfesinales. Una mdalidad similar, que n es un cntrat de cmpraventa es el renting, que es un arrendamient sin pción de cmpra, en el que el arrendadr del bien crre cn tds ls gasts de mantenimient y el arrendatari n puede desistir del cntrat antes de finalizar el plaz que se fijó en el mism. Cmerci electrónic (e-cmmerce): La venta electrónica e-cmmerce presenta unas particularidades legales respect a la venta presencial. Esta mdalidad de cmerci se encuentra regulada en la Ley 34/2002 de Servicis a la Sciedad de la Infrmación y de Cmerci Electrónic. 1 La definición de cntrat de cmpraventa mercantil está regulad en ls artículs 325 y 326 del Códig de Cmerci.

2 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 2 Elements del cntrat de cmpraventa: Elements persnales: Cmpradr. Vendedr. Pueden ser persnas físicas jurídicas cn capacidad civil para brar (mayr de edad emancipad). Elements materiales: Bien (csa bjet de cntrat): Debe ser psible, lícit y estar determinad (pr ejempl, respect a la cantidad). Preci: El preci se fija libremente entre las partes. Ha de cnsistir en diner en sign que la represente, es decir, en tra csa. También se puede incluir en el cntrat las cndicines de venta (plaz, lugar y frma de entrega del bien y del pag del preci). Obligacines del cntrat de cmpraventa: La firma del cntrat de cmpraventa genera una serie de bligacines tant para el cmpradr cm para el vendedr: COMPRADOR VENDEDOR Recibir el bien bjet del cntrat en las cndicines acrdadas y hacerse carg de ella. Pagar el bien en ls términs específics del cntrat, teniend en cuenta que el retras en el pag genera intereses a favr del vendedr. Custdiar y cnservar el bien hasta el mment de la entrega. Entregar al cmpradr el bien en perfect estad, garantizand que n tiene desperfects evidentes u cults y según las cndicines estipuladas. Garantizar al cmpradr el disfrute pacific del prduct respndiend legalmente de la prpiedad legal del bien vendid. Mdel de cntrat de cmpraventa: El Códig de Cmerci n exige una frma cncreta, puede ser inclus ral. N bstante, en el cntrat escrit mdel debería cnstar: Lugar y fecha en que se realiza el cntrat. Elements persnales: Identificación del cmpradr y vendedr (nmbre cmplet, dmicili e identificación fiscal), hacer patente la capacidad legal para cntratar, señalar si actúan en su prpi nmbre pr cuenta de tra persna (en cas de persnas jurídicas). Manifestación de la vluntad de las partes: Expsición de ls mtivs pr ls que se lleva a cab el cntrat. Cláusulas: Descripción de ls elements materiales del cntrat. Se incluirá una descripción del bien, el preci acrdad así cm cuantas cndicines hayan pactad las partes siempre que n sean cntrarias a la ley. Ejempl: plaz y lugar de entrega y de pag, indemnizacines gasts pr incumplimient, etc. Firma: De cmpradr y vendedr cm ratificación de la expresión de vluntad.

3 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 3 3. PEDIDO Cntrat Pedid Albarán Factura Recib Pedid Pedid: Slicitud en el que se detallan ls artículs que demanda el cliente y las cndicines en las que se efectuará la cmpra. Características: L expide el cmpradr y l recibe el vendedr. N bstante, a veces es la prpia empresa vendedra la que, a través de sus representantes, tman nta del pedid. N es necesaria una frma escrita, puede ser verbal (persnal telefónica). Relacina las mercancías bjet de la cmpra cn las cndicines de la peración cmercial. Nace de un pact previ entre las partes (cntrat de cmpraventa). Mdel de pedid: N existe un mdel unifrme, sin que cada empresa diseña aquel que cnsidera más prtun. N bstante, alguns elements esenciales sn: Identificación de las partes: Identificación del cmpradr y vendedr (nmbre cmplet, dmicili e identificación fiscal). Identificación del dcument: Nº de dcument y fecha de emisión. Identificación de la mercancía: Referencia y descripción de cada prduct, unidades a cmprar, preci unitari e imprte ttal. Cndicines de cmpra: Fecha, lugar y frma de entrega. Frma de pag (plaz, tip de pag, etc.). Descuents. Observacines (tras cndicines que se pacten). Firma: Del cmpradr cm ratificación de la expresión de vluntad. 4. ALBARÁN Cntrat Pedid Albarán Factura Recib Albarán Albarán: Dcument que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente. Características: L expide el vendedr y l recibe el cmpradr junt cn la mercancía. La entrega de la mercancía debe ir acmpañada de ds cpias del albarán, una para ser firmada pr el cliente y devuelta al prveedr cm acreditación de la entrega, y tra cpia para el cmpradr. Pueden existir tras cpias para la empresa vendedra para el almacén (cm justificante de enví) y para ventas (cm base para emitir la factura psterir). El albarán firmad cnfrme se ha hech la entrega, es el dcument que permite la emisión de la factura y el psterir cbr. Sirve de prueba en cas de desacuerd en la peración de cmpraventa. N está regulad legalmente pr l que n existe un mdel unifrme.

4 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 4 Mdel de albarán: N existe un mdel unifrme, sin que cada empresa diseña aquel que cnsidera más prtun. N bstante, alguns elements esenciales sn: Identificación de las partes: Identificación del cmpradr y vendedr (nmbre cmplet, dmicili e identificación fiscal). Identificación del dcument: Nº de dcument, fecha de emisión y pedid de referencia. Identificación de la mercancía: Referencia y descripción de cada prduct, unidades a cmprar, preci unitari e imprte ttal. Cndicines de entrega: Identificación de quién hace la entrega si n es el mism vendedr. Bults (nº de paquetes). Lugar de entrega. Observacines. Firma: Del cmpradr cm cnfrmidad cn la entrega. Ls prtes: Cuand existe una empresa transprtista, la empresa cmpradra recibe también tr dcument denminad nta de prtes en el que se refleja dcumentalmente el servici y su cste. Este cste l abnará el cmpradr el vendedr según se haya acrdad en el cntrat de cmpraventa en el pedid. 5. FACTURA Cntrat Pedid Albarán Factura Factura Recib Factura: Dcument que acredita legalmente la prestación de servicis la cmpraventa de mercancías. Características: L expide el vendedr y l recibe el cmpradr para que pague el preci de la peración cmercial. Es bligatri 2 entregar la crrespndiente factura pr cada entrega de mercancías prestación de servicis. La empresa vendedra ha de cnservar 3 una cpia para acreditar la peración efectuada. Se encuentra regulad legalmente 4 el cntenid mínim que debe tener la factura. 2 Existen determinadas peracines en las cuales la Agencia Tributaria n exige la expedición de facturas siempre y cuand su imprte n exceda de 3.005,06. En ests cass, es suficiente un vale numerad un ticket expedid pr una máquina registradra. 3 Las facturas deben cnservarse un mínim de 5 añs. 4 Regulad pr el Códig de Cmerci y pr la Ley 37/1992 del Impuest del Valr Añadid.

5 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 5 Mdel de factura: Aunque el mdel de factura es libre, es necesari tener en cuenta el cntenid mínim regulad legalmente. Identificación de las partes: Identificación del vendedr (Denminación bjetiva subjetiva -razón scial-, dmicili fiscal e identificación fiscal). En cas de ser una sciedad bligada al registr mercantil, también deben hacer cnstar ls dats registrales (Registr Mercantil de Prvincia crrespndiente, Libr xx, Tm x, Sección x, Hja xx). Cmpradr (Denminación bjetiva subjetiva -razón scial-, dmicili fiscal e identificación fiscal). Identificación del dcument: Lugar y fecha de emisión, Nª crrelativ, referencias a ls dcuments de cmpra (nº pedid) y entrega (nº albarán). Descripción de la peración e imprte ttal: Descripción de ls prducts (Referencia, descripción y cantidad). Preci unitari e imprte ttal de cada prduct. Descuents (tips y cuantía). Base impnible para la aplicación del IVA. Tip tributari de IVA de cada prduct. Cuta de IVA repercutida. Ttal de la factura. Infrmación sbre el pag: Fecha y frma de pag. El IVA (Impuest sbre el Valr Añadid) es un impuest que grava la cmpraventa 5 y que el vendedr tiene la bligación de cbrársel al cmpradr (repercutirl) e ingresarl (cmpensándl cn el que él ha pagad) trimestralmente en la Agencia Tributaria. Ls tips de IVA en España sn: General 16%: Cuand n es aplicable el reducid súper reducid. Reducid 7%: Aliments elabrads (cnservas, agua envasada, etc.), alguns prducts sanitaris, cnstrucción y venta de vivienda libre, servicis de transprte de persnas, hstelería, servicis y espectáculs deprtivs, peluquería, asistencia dental, peajes, etc. Súper Reducid 4%: Aliments de primera necesidad (pan, huevs, fruta, etc.), bjets culturales y académics (librs, discs, periódics, material esclar, etc.), alguns prducts sanitaris u rtpédics y viviendas de prtección ficial. 5 Algunas peracines cmerciales n están sujetas a IVA (artícul 7 de la Ley del IVA): cmpraventa entre particulares trabaj pr cuenta ajena.

6 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 6 6. DOCUMENTOS DE PAGO Una vez que se ha presentad la factura, el cliente tiene que realizar el pag. En el mment del pag, la empresa vendedra puede extender el crrespndiente recib. Recib: Dcument en el que una persna manifiesta que ha recibid una cantidad de diner pr parte de tra persna. Se suele entregar cuand la cmpra se liquida en varis pags para justificar cada un de ells. N bstante, la factura firmada y cn la palabra pagada tiene la misma validez. Existen una amplia variedad de medis de pag: Al cntad: En efectiv: billetes y mnedas de curs legal. Cheque: dcument que permite al vendedr cbrar su imprte en un banc. Transferencia bancaria: mediante el cual el cmpradr rdena a su banc que transfiera fnds a una cuenta bancaria del vendedr. Tarjeta: peración pr la cual una entidad financiera abna el preci al vendedr y se le recarga al cntad a crédit al cmpradr. Aplazad: Letra de cambi. Cheque: Dcument pr el que una entidad financiera (librad) se bliga al pag de una determinada cantidad pr rden de un de sus clientes (libradr) y cn carg a su cuenta. Tips de cheque: Nminativ: Emitid a favr de una persna determinada (beneficiari). Sól puede cbrarl esta persna mediante un dcument acreditativ de su identidad. Al prtadr: N se designa persna alguna pr l que cualquiera pdrá prceder a su cbr. Se debe escribir al prtadr después de páguese pr este cheque a. Barrad cruzad: el cheque sól puede ser abnad mediante ingres en una cuenta crriente. Se frmaliza cruzand ds barras paralelas en el anvers. Cnfrmad: cheque en el que el banc garantiza la autenticidad de la firma del libradr y la existencia de fnds en la cuantía que se indica en el cheque, ya que esta cuantía queda blqueada en la cuenta crriente pr el tiemp que se hace cnstar.

7 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 7 Letra de cambi: Dcument pr el que una persna (libradr) rdena pagar a tra persna (librad) en una determinada fecha (el vencimient) una cantidad de diner, nrmalmente pr medi de una tercera persna (tmadr). En una letra de cambi intervienen diversas persnas: Libradr: persna a quien se debe el imprte de la letra, el que crea y presenta al librad para su aceptación. Librad: persna que acepta la letra y se cmprmete a pagar a su pseedr el día de su vencimient. Tmadr (tenedr): persna a cuya rden debe ser pagada la letra y que la cbra en nmbre del libradr. Suele ser una entidad financiera. Las letras de cambi pueden ser avaladas y endsadas, incluyend a tras persnas en la letra de cambi: Avalista: persna que se cmprmete al pag de la letra de cambi en cas de que n l haga el librad. El ends es una cláusula pr la cual el libradr puede ceder la prpiedad de la letra de cambi a tra persna. En la peración de ends intervienen: Endsante: persna que transmite la letra. Endsadatari: persna que recibe la letra. Puede darse el cas de que el librad se niegue a pagar la letra de cambi a su vencimient a aceptarla en el mment de su presentación. En este cas, el libradr deberá hacer cnstar esta circunstancia mediante un prtest. El prtest cumple la función de acreditar que el librad n pagó n aceptó la letra en el mment en que ésta le fue presentada. - Vendedr (ac reedr de la deuda) - Emite la letra LIBRADOR 1. Gira la letra y se la presenta - Cmpradr (deudr) - Acepta y paga la letra LIBRADO 5. Paga 3. Entrega la letra 2. Firma la letra 4. Presenta la letra a su vencimient 5. Paga TOMADOR ENDOSATARIO - Aquel en c uy favr se endsa la letra (recibe l a letra) ENDOSANTE - Endsa una letra la trasmite a un tercer - Prtadr, tenedr benefic iari (Banc ) - A quien se le abna la letra de cambi AVALISTA - Persna que garantiza el pag de la letra

8 C.I.F.P. Prfesr Raúl Vázquez 8 Lcalidad en la que se expide la letra Identificadr del tmadr de la letra Fecha de vencimient (si prcede) Mneda en que se denmina la Tip de cantidad vencimient Imprte de la letra en cifras Timbre que indica la cantidad que permite cnsignar el dcument Aceptación del librad, si prcede, debidamente fechada y firmada Imprte de la letra en text Lugar de pag de la letra a su vencimient Cláusulas de la letra Identificación del librad Identificación y firma del libradr Aval, cn fecha, identificación del avalad e identificación y firma del avalista Ends, cn fecha, identificación y firma del endsante e identificación del endsatari< Espaci en blanc en el que se pueden incluir cláusulas, sucesivs endss el prtest