Deudas peligrosas. Ante una deuda considera: Flujo de ingresos mensuales. Flujos de gastos y costos mensuales.

Transcripción

1 LOS DINEROS Carlos Eduardo Herrera Avendaño Deudas peligrosas Debo no niego, pago no tengo no siempre es la mejor respuesta de un empresario, ya que las deudas son obligaciones que hay que pagar, o reintegrar, pero dependiendo de con quién se tengan pueden llegar a poner en peligro el negocio. De esta forma los $ 600 se convierten en $ 400 en tu contra: Ventas (a crédito) $ 1,000 Gastos (400) Compromisos $ 400 No cabe duda que cuando uno menos lo espera puede aprender algo que le servirá en su vida personal, o bien, en la empresarial; como ejemplo te platico lo que escuché en una conversación entre dos individuos que estaban tomándose un café en la mesa contigua a la mía, mientras esperaba a mi jefe en un restaurante en el centro de la ciudad. Juan, por lo que pude escuchar, es un próspero empresario textilero, estaba aconsejando a Pedro, su amigo, el cual posee una bodega de distribución de ropa para jóvenes en la calle 20 de Noviembre, donde se han concentrado gran cantidad de tiendas que se dedican a la misma actividad. Pedro comentaba que desde que era empresario había tenido que ir aprendiendo sobre la marcha lo complejo del manejo financiero de su negocio, no obstante que tenía estudios universitarios, éstos eran de diseño, lo cual le había dotado de sensibilidad artística, pero no del cúmulo de conocimientos necesarios para manejar su empresa, por ello le pedía a Juan empresario con muchos años de experiencia y cuya profesión era la de contador le ayudara a comprender qué aspectos debía considerar para el manejo de sus deudas. Mira Pedro decía Juan a las deudas hay que tenerles respeto, ya que en cualquier momento se pueden convertir en deudas peligrosas. Deudas peligrosas?, cómo es eso? respondió Pedro. Sí, mira, hay ocasiones en las que para crecer, una empresa solicita crédito y no está mal endeudarse, lo que está mal es no tener dinero para pagar. Pero si mi negocio genera utilidades seguro es que voy a tener dinero para cubrir mis pasivos. Ante una deuda considera: Flujo de ingresos mensuales. Flujos de gastos y costos mensuales. Excedentes de efectivo o utilidad después de costos y gastos; servirán como flujos para el pago mensual de deudas. En cierto modo tienes razón respondió Juan, pero no basta con tener utilidades, ya que éstas pueden no estar alineadas con el tiempo en el que te están exigiendo el pago de tus adeudos, y le explicó en una servilleta: Supongamos que has tenido ventas por $ 1,000 y tus gastos han sido de $ 400, entonces tus ganancias serían de cuánto preguntó Juan. Pues de $ 600 respondió Pedro. Ventas $ 1,000 ( ) Gastos 400 () Utilidades $ 600 Y si las ventas fueron a crédito, y aún no te las pagan?, serían los $ 600 que mencionaste? Pues creo que no. Claro que no respondió Juan, ya que el ingreso generado por las ventas fue a crédito y aún no han entrado a la empresa, por lo que aquello que aparentemente era una utilidad se convierte en un egreso al cual tienes que hacerle frente. Empiezo a entender por qué no me salen luego las cuentas dijo Pedro, cuando creo tener el dinero suficiente resulta que aún no me lo han pagado y, por si fuera poco, doy crédito a 30 días. Lo que vendí el primer mes no me lo pagan hasta el segundo, y lo que vendí el segundo, no me lo pagan sino hasta el tercero. De hecho esto es así interrumpió Juan y tú bien lo sabes, la cosa se complica aún más porque no siempre tus clientes te pagan a los 30 días de crédito que les concediste, con lo cual tu cartera de crédito se va ampliando y comienza entonces tu vía crucis, ya que te empiezas a retrasar en tus pagos y a endeudarte para poder financiar tu operación cotidiana, surgen entonces problemas de liquidez y de solvencia. Cómo es esto, me lo puedes explicar? Se dice que una empresa es líquida cuando puede cubrir sus obligaciones de corto plazo en los términos del tiempo exigido. Si no fuese el caso y pudiese pagar en un plazo mayor, se dice que la empresa es solvente. Una de las formas en que podemos ver la liquidez es comparando aquellos activos fácilmente convertibles en dinero, con las obligaciones de corto plazo que fueron contraídas por nuestra empresa, con lo que llegamos a un concepto básico para tu negocio que es el de capital de trabajo, el cual debemos entender precisamente como la diferencia de esos activos de inmediata realización (caja, bancos, clientes e inventarios) y las obligaciones o deudas que nos exigen en el corto plazo nuestros proveedores y acreedores. Capital de trabajo Activo circulante Pasivo circulante REVISTA AH 31

2 Activo circulante: Pasivo circulante: Clientes Proveedores Capital de trabajo Bancos Acreedores Caja Inventarios Activo circulante $ 200 Pasivo circulante $ 50 Capital $ 200 $ 50 $ 150 de trabajo De esta forma, si el resultado es positivo como en este caso ($ 150) podremos cubrir nuestras obligaciones de corto plazo y con el sobrante pagar tal vez las de mayor plazo. No obstante, utilizar el capital de trabajo como medio único para medir nuestra liquidez no es del todo correcto, ya que debemos utilizar otras pruebas como la llamada liquidez o la prueba del ácido. Ácido?, será algo así como para crear un hueco? No, es todo lo contrario, déjame explicarte: a la liquidez la podemos entender a través de la siguiente fórmula donde: Activo circulante (activo que es fácilmente convertible en dinero) Liquidez Pasivo circulante (obligaciones contraídas por la empresa exigidas en el corto plazo) Supongamos que tu activo circulante es de $ 200 y que tu pasivo circulante es de $ 50, entonces: Liquidez $ $ 50 Esto indicaría que tienes $ 4.00 para cubrir tus obligaciones de corto plazo. Ahora bien, para hacer esta prueba aún más severa se le quitan los inventarios que son considerados como aquellos activos circulantes que no son tan fácilmente realizables en efectivo, y si lo fueran habría que castigar su precio. Prueba del ácido Activo circulante inventarios Pasivo circulante Prueba del ácido 50 El resultado sería $ 2, el cual nos indica que quitando los inventarios aún tienes $ 2 por cada uno que debes en el corto plazo para pagar tus deudas. En ambas razones se estima el tener una situación económica favorable cuando nuestros activos circulantes duplican a los pasivos circulantes, no obstante lo anterior, dicha relación no es razonable para todos los negocios ni para un mismo negocio en todas las épocas. Para configurar un criterio adecuado sobre la utilización de nuestra empresa y sobre su liquidez no basta con aplicar las pruebas antes citadas, ya que es necesario conocer cómo hemos financiado nuestros activos, y esto lo podemos saber a través de las pruebas de solvencia, por ejemplo: Pasivo total (obligaciones de corto y largo plazos contraídas por nuestra empresa) Activo fijo total (maquinaria, equipo, edificio, terreno, etcétera) $ 8,000 $ 16,000.5 Indicará que 50% del activo fue financiado con pasivo. Lo cual está bien mencionó Pedro, ya que tengo el doble de dinero para cubrir mis adeudos. En principio sí dijo Juan, pero no hay que dejarnos ir por la simple aplicación de la fórmula, qué pasa si el total del pasivo es de corto plazo?, esto nos indicaría una posición poco sana, ya que hemos adquirido una inversión que nos redituará en el largo plazo con un financiamiento que tenemos que pagar en el corto plazo, esto provoca problemas de liquidez. La rotación de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar son otros de los puntos en que tenemos que fijarnos para saber si nos están originando problemas de liquidez. Rotación de inventarios La rotación de inventarios es la velocidad de movimiento del inventario en el negocio; cuando la rotación es baja es señal de peligro. Por ejemplo: Inventarios netos Ventas netas 360 2, , Esto indica que nuestro inventario rota cada 48 días. El exceso de inventario puede estar originado en distintos aspectos: No querer perder el prestigio de tener siempre inventario. Poca coordinación entre compras y ventas, producción y ventas. Inclinación a la especulación. Aprovechamiento de descuentos, bonificaciones y facilidades. Este exceso origina: Incremento de los gastos de manejo, almacenaje y seguros. Interés sobre el capital tomado en préstamo para este fin. Dejar de obtener ganancias si la inversión se hubiera canalizado a otra más rentable o al pago de pasivo que genera el interés. Mercancías que se deterioran. Mercancías anticuadas o fuera de uso. Gastos de administración, etcétera. Los efectos desfavorables del exceso de inventarios son mayores cuando se trata de artículos terminados en contraposición con materias primas que pueden ser empleadas por la empresa. Rotación de cuentas por cobrar La rotación de cuentas por cobrar es el cálculo de la velocidad en que la empresa cobra sus cuentas, se obtiene tomando como base nuestras cuentas a crédito en razón a nuestras ventas: 32 REVISTA AH

3 Si vendes de contado, compra de contado, si compras a plazos y vendes de contado generarás liquidez artificial, ya que no corresponde a una generación interna Cuentas por cobrar Ventas netas , Esta razón nos indica que la empresa cobra a sus clientes cada 14.4 días. Si la empresa no tiene una adecuada política de cobranza que maximice las entradas de efectivo, o bien, aun cuando ésta exista se encuentran problemas para llevarla a cabo, provocando la falta oportuna de la cobranza, el exceso en cuentas por cobrar tendrá que ser financiado de alguna manera. Causas que originan el exceso: Mala situación económica en general. Mala situación del mercado en que opera la empresa. Generosidad en la concesión de créditos. Deficiente política de cobros, entre otras. Efectos del exceso: Gastos de cobranza. Intereses de capital tomado en préstamo. Pérdida de clientes morosos. El desequilibrio causado por el exceso en la inversión en clientes merece más atención cuando: Su presencia es crónica. Hay épocas de depresión económica. En los negocios de ventas al menudeo. Rotación de cuentas por pagar La rotación de las cuentas por pagar es la velocidad o el tiempo en que la compañía paga a sus acreedores; entre mayor sea éste, mayor será el financiamiento que se obtendrá. Periodo de pago cuentas por pagar costo de ventas , días La compañía paga sus deudas aproximadamente cada 29 días. En la práctica la empresa se encuentra ante la disyuntiva de aceptar un descuento por pronto pago o alargar el plazo lo más posible. Ciclo de conversión de efectivo Uniendo los periodos de rotación de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar realizamos el análisis que ha dado en llamarse ciclo de conversión del efectivo, que es el plazo que transcurre desde el pago de las compras hasta la recepción del efectivo proveniente de la venta de productos terminales. Ciclo de conversión de efectivo Rotación de inventarios + Rotación de cuentas por cobrar Rotación de cuentas por pagar 48 días días días días. La empresa puede reducir el ciclo por medio de: Procesamiento y venta de productos más rápida y eficiente. Reducción del periodo de cobranza. Alargando el periodo de cuentas por pagar. Podríamos decir que para mejorar la liquidez es necesario estructurar a la empresa de manera que sus costos sean lo más pequeños posibles, que venda de contado, o lo más próximo a esta situación, que necesite el menor número de inventarios (prácticas, políticas justo a tiempo) y obtenga muy buenos plazos de sus proveedores. Las demás erogaciones, gastos de venta y de administración que sean fijos deben ser lo menos grandes posible y las ventas lo más altas. Los pagos que se realicen deben ser clasificados y las inversiones discrecionales. En adición a lo anterior te recomiendo que sigas los siguientes consejos: 1. Si vendes de contado, compra de contado, si compras a plazos y vendes de contado generarás liquidez artificial, ya que no corresponde a una generación interna. Este exceso de fondos debe tomarse con medida, pues provoca que te se sientas rico y realices gastos o compras que el negocio no soportará a la larga. 2. Empareja los plazos de ventas y compras, si vendes a plazos. 3. Si vendes a plazos cobra un interés mayor al que te carguen por financiarte lo que vendes o tu materia prima. 4. No financies activos fijos con créditos de corto plazo. 5. No financies capital de trabajo con deudas en dólares. 6. Si te financias en dólares cúbrete, ten siempre inventario importado y/o inversiones en dólares superiores a lo que debes. 7. Si estás corto de efectivo considera el arrendamiento. 8. No mantengas efectivo ocioso, paga siempre con él tus pasivos más costosos. Si debes en dólares y temes un incremento en la devaluación, paga deuda externa. 9. Cuida que tus saldos en cuentas de cheques sean los suficientes para conservar tu cuenta vigente sin cobro de comisiones, lo restante inviértelo. 10. Si al contar con liquidez deseas prepagar deuda en moneda nacional, cancela primero aquel pagaré que esté más próximo a su vencimiento final. 11. En una economía inflacionaria puede ser mejor invertir los sobrantes en adquisiciones de materia prima que en el prepago de deudas. 12. Toma todos los descuentos por pronto pago que presenten una economía mayor al costo del dinero. REVISTA AH 33

4 Concéntrate en los productos o servicios que ofreces actualmente. Explora nuevos mercados para los productos existentes o adáptalos a las necesidades de tus clientes 13. Protege tu cartera. Exige garantías que además de protegerte pueden servirte para endosar, también como garantías cuando requieres solicitar créditos. Es necesario que aprendas a calcular tus ingresos y tus gastos a través de un flujo financiero, pero no basta únicamente con su cálculo, ya que es necesario considerar el tipo de adeudo que has contraído, aquel que ya debes y que te están exigiendo, o bien, aquel que aun cuando no te lo exijan en el momento representa un pasivo contingente que hay que tener en cuenta, es como lo urgente y lo importante, a veces le ponemos atención a lo urgente porque es necesario sacarlo de inmediato y vamos dejando a un lado lo importante. Lo urgente es lo cotidiano, lo importante es lo trascendente. Existen deudas que ya has registrado y aparecen inclusive en tus estados financieros como tus proveedores, acreedores o préstamos bancarios a corto plazo que por ser parte de tu pasivo circulante son las que te exigen en tiempo menor, de igual forma la hipoteca o los créditos bancarios de largo plazo te los exigen en un lapso mayor. Lo lógico sería que fueras pagando tus pasivos de acuerdo con su exigibilidad; sin embargo, cuando tienes problemas de flujo financiero empiezas por discriminar pagando a aquellos acreedores que ejercen mayor presión para que les pagues, de manera que vas dejando huecos que tarde o temprano se vuelven un dolor de cabeza. En ocasiones tratamos de jinetear el dinero ajeno, principalmente el de los proveedores, pero qué pasa si dependemos en demasía de un solo proveedor, corres el riesgo de que ya no te surta y todo tu proceso de producción se venga abajo. Los acreedores representan personas a las que les pediste prestado y que no están relacionados directamente con el giro de la empresa, pueden ser amigos o conocidos, pero en cualquier caso si existe de por medio un título de crédito, por ejemplo un pagaré, la obligación se vuelve mayormente exigible, ya que inclusive éste genera interés y si no pagas a tiempo te cobran moratorios, con lo que tu deuda se incrementa considerablemente. Los créditos con bancos generalmente están amparados por un título de crédito, o bien, a través de un contrato, estas instituciones ponen especial atención en la garantía, la cual ejercen si no se les paga oportunamente. Ni se te ocurra meterte con el fisco, es el más bravo de todos, no pagar impuestos es como jugar a la ruleta rusa, en una de esas te vuelas la cabeza, las multas y recargos que manejan son excesivas, lo cual hacen para desinhibir la evasión. Estas son las deudas que registras pero existen otras que tal vez no hayas contabilizado, las contingentes y que, de igual forma, se pueden volver exigibles. Has considerado la posibilidad de ser aval?, ten cuidado porque tú no controlas el pago de la deuda que contrajo un tercero y, cuando éste no paga, contra quien van es contra ti. Si no has contemplado la eventualidad de un siniestro, como pudiera ser el accidente de un empleado, terremoto o inundación, imagínate la catástrofe financiera que podría ocasionar en tu empresa. Un empleado va generando antigüedad y si por alguna circunstancia se le liquida tendrás que pagar una cantidad proporcional a los años trabajados, así como su respectiva prima vacacional. El mantenimiento de las instalaciones si no es llevado a cabo periódicamente puede ocasionar accidentes, lo cual inclusive redunda en un gasto mayor. Están tus papeles en orden?, si no es así tarde o temprano serás víctima de la extorsión de los inspectores, quienes seguramente te preguntarán simplificación administrativa o renovación moral? La existencia de un contrato colectivo implica su revisión periódica por lo que debes contemplar la carga financiera de un aumento en sueldo y prestaciones, así como la posibilidad de una huelga. Una pequeña demanda no atendida el día de hoy puede convertirse en un desembolso millonario el día de mañana. Ten cuidado con el pago de los servicios, agua, luz, teléfono se convierten en instrumentos de trabajo que de no tenerlos pueden llegar a parar tu negocio. Como vez, Pedro, no todo es cuestión de utilidad, debes tener presente la coordinación de tus flujos financieros, así como la discrecionalidad de tus pagos; existen algunos consejos que te pueden ser de utilidad para maximizar tu flujo: Pospón el desarrollo de nuevos productos. Considera el no invertir en ideas nuevas que pueden tener un alto grado de riesgo. Concéntrate en los productos o servicios que ofreces actualmente. Explora nuevos mercados para los productos existentes o adáptalos a las necesidades de tus clientes. Concéntrate en tus clientes actuales. Es más fácil realizar una venta con un cliente que ya conoces. Un cliente nuevo implica mucho esfuerzo y negociación, ambos, el cliente y tú tienen que ir conociéndose. Es muy importante la calidad del servicio que le proporciones. Mantente atento al inventario. El manejo del inventario es muy importante para maximizar el flujo financiero de la empresa. Revisa constantemente los movimientos de inventario; elimina aquellos productos con poco margen; ofrece ofertas para deshacerte de inventario en desuso, minimiza el costo. Aumenta la productividad de tus empleados. Mantén un buen sistema de evaluación del desempeño que realizan tus empleados; establece metas que permitan alcanzar un mayor nivel de ventas. Optimiza tus cuentas por cobrar. En ocasiones, ante la urgencia de vender, se otorgan facilidades de pago que son inapropiadas, lo cual genera un problema de incobrabilidad que podría generar pérdidas para la empresa. La cobranza debe ser continua actuando tan rápido como sea posible. Si existe alguna discrepancia con el cliente que impida que se realice la cobranza, encuentra 34 REVISTA AH

5 Si existe alguna discrepancia con el cliente que impida que se realice la cobranza, encuentra rápidamente la razón y el origen y resuélvela inmediatamente rápidamente la razón y el origen y resuélvela inmediatamente. Controla las salidas de efectivo. Identifica y elimina los gastos no necesarios o superfluos, aprovecha las ventajas de crédito que puedan ofrecer los proveedores y trata de sincronizar los pagos con los cobros; utiliza los instrumentos financieros que ofrece la banca para hacer rendir al máximo el efectivo en bancos; revisa cuidadosamente los pagos realizados por concepto de comisiones, reembolso de gastos y viáticos. Planifica. Elabora un presupuesto de efectivo en el cual proyectes los futuros ingresos y gastos de efectivo de la empresa. Con esta información puedes conocer qué cantidad de efectivo es probable que tengas en la empresa, cuándo y durante cuánto tiempo, el presupuesto te sirve como base para la planeación y control del efectivo. El cálculo del saldo óptimo de caja debes tomarlo como un monto para cubrir las operaciones corrientes, un monto para posibles imprevistos y un monto representado por un porcentaje total de deuda a corto plazo. Mientras más rápido detectes los posibles problemas de flujo de caja, más pronto podrás empezar a trabajar en resolverlos y aun cuando yo soy contador me he percatado de que existen ciertos riesgos que no contabilizamos y que, en un momento dado, se pueden convertir en deudas peligrosas. En ese momento llegó mi jefe y la conversación que estaba escuchando y me había mantenido entretenido durante la espera, tuvo que interrumpirse. Si supiera mi jefe que me entretuvo más esa conversación que la que mantuve con él, qué me diría? Nuestro autor: Carlos Eduardo Herrera Avendaño es licenciado en administración y maestro en finanzas por la FCA de la UNAM. Catedrático en la misma facultad. Consultor de empresas. REVISTA AH 35