Manual de producto de GFI. Manual de Outlook Connector

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1 Manual de producto de GFI Manual de Outlook Connector

2 La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. GFI MailArchiver es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: Última actualización (mes/día/año): 2/16/2012

3 Tabla de contenido 1 Introducción Acerca de GFI MailArchiver Acerca de GFI MailArchiver Outlook Connector 6 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector Cómo iniciar GFI MailArchiver Outlook Connector El buzón de GFI MailArchiver Outlook Connector 7 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector (sólo Microsoft Outlook 2000/3/7) Ficha de la cinta de GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) Supervisión de la sincronización Cómo trabajar sin conexión 17 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector Configuración de sincronización Cómo agregar un buzón nuevo Configuración de base de datos Cómo habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector Configuración de idioma 23 5 Solución de problemas GFI SkyNet Foro en la red Solicitar soporte técnico Documentación Problemas de GFI MailArchiver Outlook Connector 26 6 Glosario 29 7 Índice 34

4 Lista de figuras Captura de pantalla 1: Introducir los detalles de autenticación 7 Captura de pantalla 2: Office 2003/2007: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook Connector Captura de pantalla 3: Office 2010: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook Connector Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada 10 Captura de pantalla 5: Barra de herramientas de estado de Outlook Connector 12 Captura de pantalla 6: Progreso de la sincronización 13 Captura de pantalla 7: Resumen de sincronización 14 Captura de pantalla 8: Error de sincronización 15 Captura de pantalla 9: Lista de actividades de la sincronización 15 Captura de pantalla 10: Historial de sincronización 16 Captura de pantalla 11: El cuadro de diálogo Propiedades avanzadas 18 Captura de pantalla 12: Configuración del acceso sin conexión 20 Captura de pantalla 13: Cómo agregar un buzón nuevo 21 Captura de pantalla 14: Selección del tipo de almacén 21 Captura de pantalla 15: Selección de los usuarios 22 Captura de pantalla 16: Buzones agregados 22 Captura de pantalla 17: Configuración de base de datos

5 Lista de tablas Tabla 1: Opciones de Búsqueda avanzada 10 Tabla 2: Problemas comunes 26

6 1 Introducción 1.1 Acerca de GFI MailArchiver GFI MailArchiver es una solución de archivado potente pero fácil de usar. Con GFI MailArchiver, puede archivar todos los correos electrónicos internos y externos en un almacén central de archivos. Posteriormente, podrá gestionar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde la configuración basada en Web de GFI MailArchiver. Si lo desea, también puede permitir que otros usuarios examinen y busquen mensajes de correo electrónico pasados a través de un explorador basado en Web y una interfaz de búsqueda. 1.2 Acerca de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector es un complemento que sincroniza GFI MailArchiver con Microsoft Outlook. GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios ver en Microsoft Outlook los mensajes de correo electrónico archivados a través de GFI MailArchiver. Los mensajes de correo electrónico archivados se muestran en Microsoft Outlook en una estructura organizada de carpetas idéntica a la del buzón del usuario. NOTA Para que GFI MailArchiver Outlook Connector muestre los mensajes de correo electrónico con la misma estructura de carpetas que la del buzón del usuario, debe habilitarse la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 1 Introducción 6

7 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se haya instalado, se registrará automáticamente en Microsoft Outlook. Microsoft Outlook intentará automáticamente conectarse a GFI MailArchiver mediante la dirección URL que se especificó durante de instalación. La sincronización con GFI MailArchiver se realiza automáticamente en el intervalo especificado, o bien manualmente con la barra de herramientas de estado de Outlook Connector. GFI MailArchiver Outlook Connector agregará automáticamente la carpeta Buzón de GFI MailArchiver en la lista de carpetas de Microsoft Outlook. De manera predeterminada, solo estará disponible un buzón (el buzón del usuario en sesión); sin embargo, se podrán agregar otros buzones más adelante. Aparece una barra de herramientas que muestra el estado de la sincronización con el servidor de.gfi MailArchiver. NOTA De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sincroniza y muestra los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en los últimos 365 días. Para obtener más información sobre cómo configurar el número de días que se sincronizan, consulte: Cómo iniciar GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector se inicia automáticamente. 1. Abra Microsoft Outlook. 2. Al iniciarse, GFI MailArchiver Outlook Connector intentará conectarse automáticamente con las credenciales de usuario que se proporcionan. Captura de pantalla 1: Introducir los detalles de autenticación 3. Si la autenticación falla en el inicio, se solicitará al usuario que escriba el nombre de usuario y la contraseña. 2.2 El buzón de GFI MailArchiver Outlook Connector Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se instala, implementa automáticamente un buzón nuevo, llamado Buzón de GFI MailArchiver, en la lista de carpetas de Microsoft Outlook Carpetas de correo electrónico El archivo de mensajes de correo electrónico del Buzón de GFI MailArchiver se compone de la estructura de carpetas de correo electrónico de la carpeta de correo de Microsoft Outlook. Normalmente, aquí se incluye la Bandeja de entrada y sus subcarpetas, los elementos enviados y las restantes carpetas de correo electrónico. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 7

8 NOTA Para que GFI MailArchiver Outlook Connector muestre los mensajes de correo electrónico con la misma estructura de carpetas que la del buzón del usuario, debe habilitarse la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI MailArchiver. Los encabezados de correos electrónicos se muestran en su carpeta pertinente. Cuando se selecciona un encabezado de correo electrónico, éste se recupera del servidor de GFI MailArchiver y se muestra en el panel de lectura de Microsoft Outlook. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se almacenan es , pero dicho número se puede configurar como se muestra en el capítulo Número máximo de correos electrónicos de la caché local. Captura de pantalla 2: Office 2003/2007: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook Connector GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 8

9 Captura de pantalla 3: Office 2010: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook Connector Buscar GFI MailArchiver Outlook Connector permite que el usuario busque mensajes de correo electrónico en el buzón de archivados. Al hacer clic en el botón Buscar, Microsoft Outlook se conecta con el servidor de GFI MailArchiver y carga la página de búsqueda en una ventana independiente. 1. Seleccione Buscar. NOTA Al botón Buscar de Microsoft Outlook 2010 se puede acceder en la ficha GFI MailArchiver de la cinta. En la versión anterior de Microsoft Outlook se encuentra en la barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector. De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra la interfaz de búsqueda sencilla, que permite buscar texto en los mensajes de correo electrónico. 2. En el cuadro de texto Buscar usuario en todos los correos electrónicos archivados, escriba el texto que desea buscar. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 9

10 NOTA Se pueden usar los siguientes caracteres comodín:? : cualquier carácter individual. Cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra Swiss, puede escribir sw??s o sw*s en el cuadro Buscar. 3. Seleccione un intervalo de fechas en la lista Buscar en correos electrónicos 4. <Opcional> Si ha iniciado sesión con una cuenta de usuario que tenga acceso a otras cuentas de usuario, la búsqueda sencilla sólo buscará, de manera predeterminada, en sus mensajes de correo electrónico. 5. Haga clic en. Los mensajes de correo electrónico que concuerden con la consulta de búsqueda especificada se muestran debajo del área Buscar. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si más de 25 mensajes de correo electrónico coinciden con la consulta de búsqueda, GFI MailArchiver los mostrará en varias páginas. Para navegar por las páginas con los resultados de la búsqueda, haga clic en los vínculos que se proporcionan para ello Búsqueda avanzada Haga clic en para acceder a la característica de búsqueda avanzada. Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las funciones que se describen en la Tabla 1 para realizar una búsqueda avanzada. Tabla 1: Opciones de Búsqueda avanzada OPCIÓN Almacén de archivo Fecha de envío DESCRIPCIÓN Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 10

11 OPCIÓN Incluye y/cualquiera DESCRIPCIÓN Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Y: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones especificadas. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 11

12 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector En esta sección se describe cómo usar la barra de herramientas Estado en Microsoft Outlook 2000/3/7 y la ficha Cinta en Microsoft Outlook Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector (sólo Microsoft Outlook 2000/3/7) Captura de pantalla 5: Barra de herramientas de estado de Outlook Connector El estado de GFI MailArchiver Outlook Connector se muestra en la barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector. Los posibles estados de GFI MailArchiver son: En línea, Sin conexión o Sincronizando. NOTA La opción de la barra de herramientas no está disponible hasta que Microsoft Outlook se reinicia por primera vez. Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización: : el servidor de GFI MailArchiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización. : el servidor de GFI MailArchiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización. : se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI MailArchiver. : GFI MailArchiver Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin conexión. Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Sincronizar ahora. 3.2 Ficha de la cinta de GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) En Microsoft Outlook 2010, el estado de GFI MailArchiver Outlook Connector se muestra en la cinta de Microsoft Outlook de la ficha Home. NOTA Las opciones de GFI MailArchiver no están disponibles hasta que Microsoft Outlook se reinicia por primera vez. Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización: : el servidor de GFI MailArchiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización. : el servidor de GFI MailArchiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización. : se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 12

13 : GFI MailArchiver Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin conexión. Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Sincronizar ahora. 3.3 Supervisión de la sincronización Para supervisar el progreso de la sincronización: Microsoft Outlook 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Ver estado en la lista desplegable. Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la opción Estado. Captura de pantalla 6: Progreso de la sincronización El proceso de sincronización consta de tres fases, durante las que GFI MailArchiver Outlook Connector: Fase 1: Conecta: se conecta con el servidor de GFI MailArchiver a través de la dirección URL que se especifica en el cuadro de diálogo Configuración. Fase 2: Sincroniza encabezados de correos electrónicos: descarga los encabezados de los mensajes de correo electrónico a una base de datos local. Fase 3: Descarga correos electrónicos: descarga los mensajes de correos electrónico para el acceso sin conexión. E la ficha Actividad se puede encontrar más información acerca de cada uno de los procesos de sincronización. GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 13

14 Captura de pantalla 7: Resumen de sincronización Al finalizar la sincronización, aparece un resumen que muestra: Hora de inicio: la hora a la que se inició la sincronización. Duración: el tiempo que ha tardado la sincronización en finalizar. Encabezados sincronizados: el número de encabezados que se han descargado localmente. Correos electrónicos descargados: el número de mensajes de correo electrónico completos descargados localmente para el acceso sin conexión. Errores de sincronización Por distintas razones es posible que GFI MailArchiver Outlook Connector no pueda sincronizarse correctamente con el servidor de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 14

15 Captura de pantalla 8: Error de sincronización Cuando se produzca un error, revise los detalles del mismo en el resumen, o bien haga clic en Ver errores para iniciar la ficha Actividad. Captura de pantalla 9: Lista de actividades de la sincronización GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 15

16 De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos eventos de actividad de la sincronización. Para modificar el número de eventos de actividad de la sincronización que se muestran: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <C:\Documents and Settings\<usuario>\Configuración local\application Data\GFI\MailArchiver 6\> Microsoft Windows Vista y las versiones posteriores: <C:\Usuarios\<usuario>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento MaxNumberOfErrors y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que desee. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Abra Microsoft Outlook para aplicar los cambios. Historial de sincronización Para supervisar el historial de todos los procesos de sincronización, haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver, elija Ver estado y seleccione la ficha Historial. Captura de pantalla 10: Historial de sincronización Se muestran los detalles de todos los intentos de sincronización. De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos intentos de sincronización. Para modificar el número de intentos de sincronización que se muestran: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <C:\Documents and Settings\<usuario>\Configuración local\application Data\GFI\MailArchiver 6\> GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 16

17 Microsoft Windows Vista y las versiones posteriores: <C:\Usuarios\<usuario>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento MaxNumberofSyncHistory y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que desee. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 3.4 Cómo trabajar sin conexión Cuando se trabaja sin conexión, todas las características de GFI MailArchiver Outlook Connector siguen estando disponibles, pero la sincronización con los archivos de correo de GFI MailArchiver se suspende. Esta característica se puede usar para reducir el uso del ancho de banda de la red o cuando el acceso a GFI MailArchiver no está disponible. Para poner GFI MailArchiver Outlook Connector en modo sin conexión: Microsoft Office 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Trabajar sin conexión. Repita el procedimiento pata reiniciar la sincronización. Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la opción Trabajar sin conexión de la ficha GFI MailArchiver de la ficha Inicio de Microsoft Outlook. GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 17

18 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se instala en el equipo del usuario, la configuración predeterminada es suficiente para que funcione. Sin embargo, es posible personalizar varias opciones para adecuarlas a las preferencias del usuario. En esta sección se describe cómo: Configurar sincronización Agregar un buzón nuevo Configurar una base de datos Habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector Definir las opciones de idioma 4.1 Configuración de sincronización Para acceder a la configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector, inicie Microsoft Outlook y Microsoft Outlook 2000/3/7: En el menú de Microsoft Outlook, haga clic en GFI MailArchiver y seleccione Configuración. Microsoft Outlook 2010: En el área de GFI MailArchiver de la ficha Inicio, seleccione Opciones } Configuración Captura de pantalla 11: El cuadro de diálogo Propiedades avanzadas GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 18

19 4.1.1 Cambio de la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver IMPORTANTE Antes de cambiar la dirección URL de GFI MailArchiver póngase en contacto con el administrador del sistema. 1. En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del Buzón de GFI MailArchiver, escriba la nueva dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el cuadro de texto URL de servidor de GFI MailArchiver:. 2. Haga clic encomprobar para confirmar si la dirección URL especificada es la dirección URL correcta del servidor de GFI MailArchiver. Si el resultado de la comprobación no es satisfactorio, póngase en contacto con el administrador del sistema para especificar la correcta Personalización del intervalo de sincronización En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del Buzón de GFI MailArchiver, especifique el intervalo de tiempo para realizar las sincronizaciones con GFI MailArchiver en el cuadro de texto Intervalo de sincronización:. De manera predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector se sincroniza con el servidor cada 5 minutos Número máximo de correos electrónicos en caché local En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del Buzón de GFI MailArchiver, especifique el número máximo de encabezados de correos electrónicos que se almacenarán en la caché local del usuario. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se almacenan es , pero dicho número se puede cambiar escribiendo un nuevo valor en Número máximo de correos electrónicos en caché local. Cuando se supere el número de mensajes de correo electrónico que se especifica aquí, los encabezados de los mensajes de correo electrónico más antiguos se reemplazan por los mensajes de correo electrónico más recientes Acceso sin conexión GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios acceder a los mensajes de correo electrónico aunque no haya conexión con el servidor de GFI MailArchiver. Para configurar las opciones de Acceso sin conexión: 1. Inicie la ventana de propiedades de GFI MailArchiver Outlook Connector y seleccione la ficha Acceso sin conexión. GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 19

20 Captura de pantalla 12: Configuración del acceso sin conexión 2. Para habilitar o deshabilitar el acceso sin conexión, active o desactive la casilla Habilitar compatibilidad con acceso sin conexión. 3. Si el acceso sin conexión está habilitado, especifique en el cuadro de texto Almacenar los correos electrónicos recibidos en los últimos: el número de días que desea almacenar los mensajes de correo electrónico recibidos localmente. Cuando la antigüedad de los mensajes de correo electrónico sea superior al número de días especificado, éstos se eliminarán de la memoria. Sólo se conservan los encabezados de los correos electrónicos para su recuperación. 4.2 Cómo agregar un buzón nuevo De forma predeterminada, GFI MailArchiver se conecta con un solo buzón utilizando las credenciales que se hayan especificado durante la instalación. Para configurar GFI MailArchiver Outlook Connector para que se conecte con más de un buzón: 1. Cargue la pantalla de administración de archivos de datos de Microsoft Outlook: Microsoft Outlook 2000/3/7: Vaya a Archivo > Administración de archivos de datos. Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la ficha Archivo, pulse el botón Configuración de la cuenta y haga clic en la opción Configuración de la cuenta. Seleccione la ficha Archivos de datos. GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 20

21 Captura de pantalla 13: Cómo agregar un buzón nuevo 2. En el cuadro de diálogo o la ficha, seleccione Buzón de GFI MailArchiver y haga clic en Agregar. Captura de pantalla 14: Selección del tipo de almacén 3. Seleccione GFI MailArchiver y haga clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo con la lista de usuarios a cuyos buzones tiene acceso el usuario conectado. GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 21

22 Captura de pantalla 15: Selección de los usuarios 4. Seleccione el buzón y haga clic en Aceptar. Los buzones nuevos se agregarán a la lista de buzones de Microsoft Outlook. NOTA Si el usuario no tiene acceso a los buzones, la lista de usuarios estará vacía y aparecerá un mensaje de error. Captura de pantalla 16: Buzones agregados 4.3 Configuración de base de datos GFI MailArchiver Outlook Connector almacena los siguientes datos en una base de datos local: Los encabezados de todos los mensajes de correo electrónico de los archivos de correo de GFI MailArchiver Los mensajes de correo electrónico a los que se puede acceder cuando no hay conexión entre GFI MailArchiver y Microsoft Outlook (acceso sin conexión). Para acceder a la configuración de la base de datos: GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 22

23 1. En las carpetas de correo de Microsoft Outlook, haga clic con el botón secundario en el buzón de GFI MailArchiver para configurarlo y seleccione: Microsoft Outlook 2000/3/7: Propiedades de Buzón de GFI MailArchiver Microsoft Outlook 2010: Propiedades de archivo de datos 2. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha Avanzadas. Captura de pantalla 17: Configuración de base de datos En el cuadro de diálogo de GFI MailArchiver Outlook Connector se mostrarán el nombre del buzón, así como la ruta de acceso y el tamaño de la base de datos. Haga clic en Resincronizar almacén de correos electrónicos para eliminar la base de datos almacenada localmente y volver a sincronizar todos los datos del buzón concreto cuando se reinicie Microsoft Outlook. 4.4 Cómo habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector La funcionalidad de GFI MailArchiver Outlook Connector se puede deshabilitar para que no haya ninguna característica disponible: Para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector 1. Vaya a Inicio > Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector y seleccione Habilitar Outlook Connector o Deshabilitar Outlook Connector. 2. Reinicie Microsoft Outlook para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector. 4.5 Configuración de idioma De forma predeterminada, el nodo de búsqueda de GFI MailArchiver Outlook Connector está configurado para cargarse en inglés. Para cambiar el idioma de la característica de búsqueda: 1. En Microsoft Internet Explorer, cargue la siguiente dirección URL de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver> GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 23

24 Por ejemplo: 2. Escriba sus credenciales (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Microsoft Windows) cuando se le soliciten. 3. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. 4. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 5. Haga clic en Guardar. GFI MailArchiver volverá a cargar la interfaz web en el idioma seleccionado. GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 24

25 5 Solución de problemas Solución de problemas y soporte técnicointroducciónen este capítulo se explica cómo solucionar los problemas que puedan aparecer durante la instalación de GFI MailArchiver. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son:este manual: la mayoría de los problemas se pueden solucionar con la información que encontrará en esta sección.artículos de la Base de conocimientos de GFIForo en la redcontacto con el Centro de soporte de GFI 5.1 GFI SkyNet GFI mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y revisiones de soporte técnico. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI SkyNet visitando: Foro en la red El soporte técnico de usuario a usuario está disponible a través del foro en la red de GFI. Para acceder al foro en la red, diríjase a: Solicitar soporte técnico Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma telefónica. En línea: Cumplimente el formulario de solicitud de soporte técnico y siga las instrucciones de esta página para enviar dicha solicitud: Teléfono: Para obtener el número telefónico correcto del Centro de soporte de su área geográfica, visite: NOTA Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le asigna cuando registra las claves de su licencia en el área del cliente de GFI en: Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario. 5.4 Documentación Si este manual no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un correo electrónico a: documentation@gfi.com. GFI MailArchiver 5 Solución de problemas 25

26 5.5 Problemas de GFI MailArchiver Outlook Connector Tabla 2: Problemas comunes PROBLEMA ENCONTRADO GFI MailArchiver Outlook Connector muestra una señal de advertencia en Microsoft Outlook inmediatamente después de la instalación GFI MailArchiver Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. SOLUCIÓN Causa: Este comportamiento es normal. Tras instalar GFI MailArchiver Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico con GFI MailArchiver. Causa: De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Solución: El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <c:\documents and Settings\usuario\Configuración local\datos de programa\gfi\mailarchiver 6\> Microsoft Windows Vista: La página de búsqueda de GFI MailArchiver no aparece en la carpeta de búsqueda de Microsoft Outlook Aparece uno de los siguientes problemas: No se puede habilitar el acceso sin conexión desde el cuadro de diálogo de configuración No se puede definir un número de días de acceso sin conexión que sea mayor que un número concreto <c:\usuarios\usuario\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365 (predeterminado) al número de días cuyos mensajes de correo electrónico desea ver en Outlook Connector. Ejemplo: Para ver los mensajes electrónicos de los últimos 5 años, establezca la línea de la siguiente forma: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele se un número largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo caché desea eliminar. 6. Abra Microsoft Outlook y sincronice GFI MailArchiver Outlook Connector con GFI MailArchiver para habilitar los cambios. Causa: En Microsoft Outlook, la configuración de la página de inicio está deshabilitada para almacenes no predeterminados. El Buzón de GFI MailArchiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta afectado por esta directiva. Solución: Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema, consulte el artículo de KBase cuya dirección URL se indica a continuación: Posible causa Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta característica. Posible solución Consulte estos problemas al administrador del sistema. GFI MailArchiver 5 Solución de problemas 26

27 PROBLEMA ENCONTRADO GFI MailArchiver Outlook Connector no se sincroniza con GFI MailArchiver GFI MailArchiver Outlook Connector deja de sincronizarse cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería. Errores de sincronización: Errores HTTP Errores de sincronización: Error HTTP 500 SOLUCIÓN Causa 1: No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI MailArchiver. Solución 1: Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI MailArchiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector. Causa 2: GFI MailArchiver Outlook Connector está deshabilitado Solución 2: Habilite GFI MailArchiver Outlook Connector desde Inicio > Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook. Causa: De manera predeterminada, y con el fin de reducir el consumo de la batería, GFI MailArchiver Outlook Connector detiene la sincronización cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería. Solución: Para sincronizar GFI MailArchiver Outlook Connector cuando se utiliza la batería como fuente de alimentación: 1. Vaya a:» Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <c:\documents and Settings\usuario\Configuración local\datos de programa\gfi\mailarchiver6\>» Microsoft Windows Vista: <c:\usuarios\usuarioa\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. En la lista de elementos, agregue uno llamado IgnorePowerStatus y asígnele el valor 1, tal como se muestra a continuación: <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. Posible causa: Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red. Posible solución: Para obtener más información, consulte: Posible causa: El servidor de GFI MailArchiver está ocupado o no se puede acceder a él. Posible solución: Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos. GFI MailArchiver 5 Solución de problemas 27

28 PROBLEMA ENCONTRADO Errores de sincronización: Se ha superado el tiempo de espera de la conexión de GFI MailArchiver SOLUCIÓN Posible causa: El servidor de GFI MailArchiver está ocupado y no pudo enviar los datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado. Posible solución: Para aumentar el valor del tiempo de espera: 1. Vaya a:» Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <c:\documents and Settings\usuario\Configuración local\datos de programa\gfi\mailarchiver6\>» Microsoft Windows Vista: <c:\usuarios\usuarioa\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor predeterminado de Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. GFI MailArchiver 5 Solución de problemas 28

29 6 Glosario A Active Directory AD Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio de tipo LDAP. Véase Active Directory Administrador del sistema de Exchange Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange. Administradores de grupo Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros puedan examinar y realizar búsquedas en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory. Almacenes de archivo Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI MailArchiver Archivo PST Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook. Auditoría de actividad de base de datos Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad dentro de una base de datos de archivo. Auditoría de interacción del usuario Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios web de GFI MailArchiver. mientras utilizan la interfaz B Base de datos Firebird Sistema de bases de datos relacionales de código abierto. Buzón Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes de correo electrónico. C Carpetas públicas Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio de información. GFI MailArchiver 6 Glosario 29

30 D Directivas de categorización Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico según su etiqueta. Directivas de retención Un sistema que permite controlar por cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los Almacenes de archivo. E Encabezados Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluyen el remitente, destinatario, asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc. Esquema de base de datos Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación entre los campos y tablas. ExOLEDB Véase Proveedor OLE DB de Exchange Extensiones multipropósito de correo Internet Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes y la información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII. G Gestión de Almacenes de archivo Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los Almacenes de archivo para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo. GFI MailArchiver Outlook Connector Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver. GFI MailInsights Utilidad para creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias del correo electrónico. GPO Véase Objetos de directiva de grupo GFI MailArchiver 6 Glosario 30

31 H Hilo de conversación Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos, o más, usuarios. I IMAP Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet Í Índice de búsqueda Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la información. Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Una arquitectura de mensajería y un API basado en Modelo de objetos componentes (COM) para Microsoft Windows. M MAIS GFI MailArchiver Import Service MAPI Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Metadatos Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados en GFI MailArchiver. Microsoft SQL Server Sistema de administración de base de datos relacionales de Microsoft. MIME Véase Extensiones multipropósito de correo Internet Modo de autenticación mixta Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL Server. MyTerm myterm GFI MailArchiver 6 Glosario 31

32 O Objetos de directiva de grupo Una gestión centralizada de Active Directory y la configuración del sistema que controla lo que los usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática. OneClick Restore Un método fácil para restaurar mensajes de correo electrónico archivados al buzón del usuario. Restaura dichos mensajes como en el momento de su eliminación, o bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico. Outlook Web Access Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook no está disponible. OWA Véase Outlook Web Access P POP3 Véase Protocolo de oficina de correos versión 3 Privilegios de acceso Permisos concedidos a los usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones en los mensajes de correo electrónico. Protocolo de acceso a mensajes de Internet Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo electrónico, el otro es POP3. Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP. Proveedor OLE DB de Exchange Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE DB y ADO de Microsoft. PST exporter Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Glosario 32

33 R Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver Registro en diario Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo. S Servicio de importación de GFI MailArchiver Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un archivo a GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Glosario 33

34 7 Índice A archivar 6 B Base de conocimientos 25 base de datos 13, 18, 22 buzones 7, 21 C Configuración de base de datos 22 D Documentación 25 E encabezados 8, 13, 19, 22 F Foro en la red 25 G Glosario 29 I Internet Explorer 23 GFI MailArchiver Índice 34

35 EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, EE.UU. Teléfono: +1 (888) Fax: +1 (919) ussales@gfi.com INGLATERRA E IRLANDA Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO Teléfono: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.com EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Teléfono: Fax: sales@gfi.com AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Teléfono: Fax: sales@gfiap.com