SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag.

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1 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 1 INDICE Entrada y Menú principal Configuración de la aplicación Inventario inicial Paso a inventario actual Amortizaciones mensuales Informes de amortización Altas en el inventario actual: Bajas en el inventario actual: Revisión de inventario Revisiones de mantenimiento Cambio de ubicación de los datos Borrado de datos de muestra para puesta en marcha de la aplicación

2 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 2 Entrada y Menú principal. Al arrancar el programa se nos pide el usuario y la clave. Debe entrar como Administrador, para tener un control total y con la contraseña 1234 Con lo que aparece el Menú Principal para los administradores, aunque para los demás está más restringido el acceso

3 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 3 Configuración de la aplicación. Vemos Localizaciones y Departamentos Donde están las diferentes Localizaciones que componen nuestro inventario y sus departamentos. Existe un buscador superior de Localizaciones y una ayuda de cada componente de la pantalla, simplemente colocando encima el cursor, como se ve en la pantalla. os. Proveedores.

4 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 4 Personal, donde el administrador puede dar de alta a los usuarios y asignarles un nivel y una contraseña. Familias, donde se pueden crear y especificar si pertenecen al inmovilizado o al inventario comercial para vender, así como el plazo de amortización en meses.

5 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 5 Los artículos, que sacan su plazo de amortización y en consecuencia su depreciación mensual en meses de la familia a la que se les asigna. También tiene un buscador por descripción y referencia. Centros de coste, para el caso que se apliquen en varios diferentes.

6 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 6 Parámetros, que permite personalizar la aplicación al administrador y lienciar el TBarcode.

7 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 7 Inventario inicial. Al pulsar Ver/Hacer Inventarios se nos ofrece crear el inventario inicial. Al escribir la descripción y escoger como origen Sin origen, el programa apunta el usuario y la fecha. Ya estamos listos para exportar todos los datos al terminal, para lo que pulsamos la opción del Menú <<Exportar e Importar>>.

8 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 8 En esta pantalla deberemos fijar el directorio de intercambio del ordenador y el terminal así como el inventario que queremos exportar. Al pulsar <<Exportar al directorio de intercambio>> se produce el proceso confirmándose el buen fin del mismo. Una vez realizado el trabajo de campo con el terminal, tal como se explica en su manual, realizamos el proceso inverso, es decir conectamos el terminal, esperamos unos instantes para que sincronicen los dos aparatos y pulsamos Importar del directorio de intercambio.

9 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 9 Cuando pulsamos Lecturas nuevas en el Menú principal nos aparecen éstas y hacemos clic en <<Revisar datos y añadir a inventario>>. La aplicación detecta que hay una lectura sin artículo, por lo que la borramos.

10 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 10 Para ello seleccionamos el registro en el rectángulo de su izquierda con lo que se vuelve negro, y pulsamos la tecla <<Supr>>. Este proceso se puede realizar en cualquiera de los formularios, salvo que estén bloqueados Pulsamos de nuevo <<Revisar datos y añadir a inventario>>, y se nos detecta de nuevo un artículo inexistente. En este caso nos informamos y escogemos el artículo.

11 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 11 Seguimos revisando.

12 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 12 En este caso deducimos que es el nº de inventario 4, y lo cambiamos y procedemos lo mismo cuando nos avisa que el 6 está repetido. También cambiamos el nº de inventario del primer registro, dado que es evidente que ha leído en su lugar el nº de serie. Una vez revisado todo y correcto se nos informa de que vamos a añadir las lecturas al inventario. Aceptamos y Pulsamos Ver/hacer inventarios en el Menú principal y vemos que están los 9 artículos y pulsamos Ver/Operar lecturas importadas.

13 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 13 La aplicación deduce todos los datos que se originan en el tipo de artículo y nos pide que rellenemos los demás. Ninguno de estos datos es imprescindible, salvo que queramos amortizar los valores mensualmente, en cuyo caso hay que rellenar la fecha de compra. Como nos interesa amortizar, pulsamos Ver artículo actual en formulario completo, para hacerlo, ya que es más cómodo.

14 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 14 Escogemos la fecha del pequeño calendario que aparece a la derecha de fecha de compra cuando dejamos el cursor sobre él. Como escogemos una fecha con un mes anterior al de la actual, la aplicación nos pregunta por su última revisión técnica. Al rellenar la fecha de compra y la última revisión técnica, el programa calcula: La fecha de amortización del artículo La depreciación acumulada El valor actual La fecha de la última revisión técnica La fecha de la próxima revisión técnica.

15 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 15 Posteriormente podremos cambiar la fecha de revisión si queremos, de acuerdo con el letrero de ayuda.

16 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 16 También podemos anotar la fecha en la pantalla principal, de la misma manera. Procediendo así hasta finalizar los artículos, en donde compruebo si hay artículos con incidencias, pulsando el botón. Primero vemos si hay alguno sin procesar.

17 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 17 Y posteriormente sin anotar la fecha de compra, y ahí si hay uno. Con lo que la anotamos y procedemos de la misma manera con todas las lecturas del terminal que nos vayan trayendo sucesivamente. Paso a inventario actual. Cuando estemos seguros de haber acabado el Inventario inicial, pulsamos <<Pasar a Inventario actual>>. Y el inventario desaparece y reaparece al pulsar el botón del Menú principal <<Inventario actual con revisiones>>.

18 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 18 El inventario actual está bloqueado salvo para sacar informes y solo el Administrador puede cambiarlo o sustituirlo otro nuevo, pasándolo a histórico. Esta vista es la que ven los usuarios que no son administradores.

19 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 19 Obteniendo el Inventario Total, o el Inmovilizado, así como informes en lista, de acuerdo con los filtros y orden que hayamos fijado en el formulario.

20 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 20 O artículo a artículo. Amortizaciones mensuales L a aplicación controla que no hagamos las amortizaciones antes de tiempo. Y cuando pasamos de mes.

21 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 21 Y en cada artículo aparece una mayor depreciación acumulada y un menor valor actual, salvo los que están amortizados o dados de baja cambiando de mes la última amortización y la próxima. Informes de amortización

22 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 22 Apretando el correspondiente botón los obtenemos: Altas Bajas

23 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 23 Amortizaciones Altas en el inventario actual: Cuando sean necesarias nuevas altas, se procede como cuando dimos de alta el inventario inicial, con las salvedades de que: hay que añadir las lecturas al Inventario actual solo un administrador puede procesarlas y añadir la fecha de compra. Bajas en el inventario actual: También deben ser dada por un administrador, que son los únicos que encuentran el formulario desbloqueado. Vamos al artículo que deseamos dar de baja, esta vista es la de los Administradores.

24 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 24 Relleno la fecha de retirada. Aceptamos.

25 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 25 Y se realizan todos los cambios anunciados. Este artículo no se amortizará y no aparecerá en la próxima comprobación de inventario que se copies de éste. Revisión de inventario De forma periódica debemos realizar inventarios de comprobación del actual. Para ello pulsamos en el Menú Principal <<Ver/Hacer Inventarios>>.

26 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 26 El programa crea automáticamente un nuevo inventario copia del anterior, excepto los artículos que estén de baja, y le da un nombre. Aunque le borra la fecha de importación, para sustituirla con la de las nuevas lecturas.

27 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 27 Para ello exportamos los datos del nuevo inventario al terminal, realizamos la comprobación de inventario, según se describe en su manual, y posteriormente importamos. Y revisamos las lecturas en la opción del Menú Principal <<Lecturas de comprobación>>, tal como nos indica el programa.

28 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 28 Los artículos se han modificado con: La comprobación de inventario y buen estado o no La fecha de la importación Las observaciones, arriba ninguna, abajo sí lleva.(se acumulan en las siguientes comprobaciones) El nuevo responsable de la lectura.

29 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 29 También puedo conseguir un informe de los que faltan por comprobar y.

30 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 30.los que han tenido una comprobación negativa.se procede de la misma manera hasta acabar de comprobar todo el inventario. Revisiones de mantenimiento. El proceso es muy similar al anterior solo que en este caso se utiliza la opción en el terminal de <<Hacer Revisión>>, y que éstas se realizan siempre en el Inventario Actual que debe importarlas y revisarlas un Administrador para su importación en la opción del Menú principal <<Lecturas de revisiones>>. Sin embargo una vez realizada la modificación automática de los datos, todo lo referente a las Revisiones es totalmente accesible al Revisor. Incluso modificar las fechas de revisión.

31 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 31 Cambio de ubicación de los datos. La aplicación consta de dos archivos: el programa: Control de Inventario v39.accde y los datos: Control de Inventario_datos.accdb El programa se puede ejecutar desde diferentes ordenadores y los datos se pueden situar donde queramos. Para cambiar los datos de lugar o ejecutar la aplicación desde otro ordenador en red, debemos copiar el programa en el ordenador e informarle donde están los datos, pulsando en el Menú principal, << Cambiar la ubicación de los datos>>. En la pantalla que sigue, entro la contraseña vinculación de datos, que es por defecto y pulso <<Enter>>, con lo que se activan los tres botones desactivados y el cuadro de texto inferior. Pulsando el botón << >> puedo buscar donde están los datos, ( las imágenes muestran otro programa diferente).

32 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 32

33 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 33 Y pulsando <<Abrir>>, se coloca la ruta del archivo de texto elegido en el cuadro de texto inferior. Pulsando <<Cambiar ubicación de datos>>, se nos advierte de lo que vamos a hacer y pulsando <<Aceptar>>. La aplicación nos lo cambia, con lo que ya podemos acceder a ellos desde el ordenador actual. Borrado de datos de muestra para puesta en marcha de la aplicación- Una vez practicado con los datos de muestra hay que borrarlos para empezar desde 0 En todos los formularios de Inventario aparece un botón, que está solo activado para el administrador y que permite tras varias advertencias borrar el inventario.

34 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 34 Los artículos en lista son muy sencillos de borrar seleccionado el recuadro izquierdo y arrastrando el ratón hasta que todos se pongan negros. A partir de ahí solo hay que apretar la tecla Supr y se borrarán todos. Los que van de uno en uno son más laboriosos de borrar pues también hay que seleccionarlos de uno en uno.

35 SICAE S.L.L. Almansa nº Pozuelo de Alarcón (Madrid) Manual general de C. de Inventario/Ordenador V.1 Pag. 35 En algunos de ellos no es posible la sustitución pues son precisos para el programa. En ese caso es hay que sobreescribirlo, lo que es una buena solución para todos si nos queremos evitar borrarlos.

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