MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS BAJA DE ARTÍCULOS EN FIRME DEL INVENTARIO DE LA TIENDA JAVERIANA

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE LA TIENDA REVISADO POR APROBADO POR Jefe Oficina de Servicios Generales Coordinador de la Director de Servicios Universitarios Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Definir los lineamientos que se tendrán en cuenta al realizar la baja de un artículo en firme del inventario de la y la disposición final del mismo, con el objetivo de realizar un control efectivo de los inventarios de artículos de la Tienda. 2. ALCANCE Inicia con la identificación del artículo a dar de baja y finaliza con la disposición de los artículos definida en cada caso. 3. DEFINICIONES Sistema ICG: software de gestión empresarial que integra los módulos de ventas, compras e inventarios proporcionando información para la toma decisiones gerenciales. 4. CONDICIONES GENERALES En el transcurso del año la dará de baja los artículos del inventario por las siguientes causas: - Daño de los artículos por la operación de la Tienda. - Cambio de productos al cliente por defectos de calidad. - Pérdida de los artículos. - Obsolescencia de los artículos (Aplica para aquellos artículos que con el paso del tiempo y dada sus características especiales ya no son de interés para los usuarios de la : Por ejemplo calendarios, agendas; entre otros). - Vencimiento de los artículos (comestibles, medicamentos, pinturas y demás artículos que tengan fecha de vencimiento). Para justificar la baja de un artículo del inventario por perdida se requiere el informe del resultado del inventario final realizado en la, en el cual se puedan evidenciar las diferencias encontradas. Página 2 de 9

3 Para justificar la baja de un artículo por daño se deberá anexar una foto del artículo, en la cual se evidencie el daño. Para justificar la baja de un artículo devuelto por el cliente por daño se deberá anexar una foto del artículo en la cual se evidencie el daño y el formato de Cambios de producto (SC-P13-F01). Para justificar la baja de un artículo por obsolescencia se deberá anexar una foto del artículo, en la cual se evidencie que está obsoleto. Para justificar la baja de un artículo por vencimiento se deberá anexar una foto del empaque del artículo, en la cual se evidencie la fecha de vencimiento. El único cargo autorizado en la para solicitar la baja de un artículo del inventario es el Administrativo o Profesional II-. Previo a la baja de un artículo del inventario se requiere contar en el formato diligenciado inventario de la Tienda Javeriana (BS-P30-F14) con las firmas de revisión y aprobación por parte del Coordinador de la y el Jefe de la Oficina de Servicios Generales, respectivamente. La al final de cada año reportará a la Oficina de Contabilidad las bajas del inventario que se realizaron durante el año, adjuntando el informe del resultado del inventario final, el informe generado en el sistema ICG traslado a la bodega de mermas y copia del formato Solicitud de baja de artículos del inventario de la (BS-P30-F14) para realizar el ajuste contable al inventario. La disposición final que se le dará a los artículos dados de baja se indica a continuación: - Por daño: Se depositarán en la basura. - Por vencimiento: Se depositarán en la basura. - Por obsolescencia: Se realizará la donación de estos artículos a través de la Oficina de Recaudación de Fondos por Donación de la Universidad. Página 3 de 9

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Identifica los artículos a dar de baja del inventario. Administrativo / Profesional II- 2 Diligencia el formato Solicitud de baja de Javeriana (BS-P30-F14). Administrativo / Profesional II- 3 Entrega el formato Solicitud de baja de Javeriana (BS-P30-F14) al Coordinador de la para su revisión. Administrativo / Profesional II- 4 5 Revisa el contenido del formato Solicitud de baja de artículos del inventario de la (BS-P30-F14) y entrega el formato al Jefe de la Oficina de Servicios Generales. Registra la firma en el formato Solicitud de baja de artículos del inventario de la (BS-P30-F14) como constancia de la aprobación realizada y entrega al Coordinador de la Tienda Javeriana. Oficina de Servicios Generales Coordinador Jefe 6 Solicita al Auxiliar I Administrativo la baja del artículo en el sistema ICG. Coordinador 7 Realiza la baja del artículo del inventario en el sistema ICG y genera el documento que soporta la baja. Administrativo 8 Archiva el formato Solicitud de baja de Javeriana (BS-P30-F14), el documento traslado a la bodega de mermas y el documento que soporta la baja del artículo. Administrativo Página 4 de 9

5 No. 9 DESCRIPCIÓN Da la disposición al artículo según lo estipulado en las condiciones generales de este procedimiento. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Administrativo Página 5 de 9

6 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento INVENTARIO DE LA TIENDA. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: Página 6 de 9

7 5.1. INICIO Administrativo / Profesional II- Identifica los artículos a dar de baja del inventario. Administrativo / Profesional II- Diligencia el formato Solicitud de baja de Javeriana(BS-P30-F14). inventario de la (BS-P30- F14). Administrativo / Profesional II- Entrega el formato Solicitud de baja de Javeriana(BS-P30-F14) al Coordinador de la para su revisión. inventario de la (BS-P30- F14) Coordinador Revisa el contenido del formato Solicitud de baja de Javeriana(BS-P30-F14) y entrega el formato al Jefe de la Oficina de Servicios Generales. inventario de la (BS-P30- F14) Jefe Oficina de Servicios Generales Registra la firma en el formato Solicitud de baja de Javeriana(BS-P30-F14) como constancia de la aprobación realizada y entrega al Coordinador de la. inventario de la (BS-P30- F14) Coordinador Solicita al Auxiliar I Administrativo la baja del artículo en el sistema ICG. A Página 7 de 9

8 A Administrativo Realiza la baja del artículo del inventario en el sistema ICGy genera el documento que soporta la baja. Administrativo Archiva el formato Solicitud de baja de artículos del inventario de la (BS-P30-F14), el documento traslado a la bodega de mermas y el documento que soporta la baja del artículo. inventario de la (BS- P30-F14) Administrativo Da la disposición al artículo según lo estipulado en las condiciones generales de este procedimiento. FIN Página 8 de 9

9 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE inventario de la CÓDIGO BS-P30-F14 Página 9 de 9