Gobierno de Chile Ministerio de Salud MANUAL WORKFLOW VERSIÓN 1.0. Material de Apoyo

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1 Gobierno de Chile Ministerio de Salud MANUAL WORKFLOW VERSIÓN 1.0 Material de Apoyo Fecha Última Actualización

2 ÍNDICE 1. ACCESO AL SISTEMA DE WORKFLOW PÁGINA DE INICIO WORKFLOW MANTENEDOR TIPOS DE PERMISOS MANTENEDOR CIRCUITO FIRMAS MANTENEDOR DE GRUPOS MANTENEDOR DE FIRMANTES INFORMES LISTADO DE FUNCIONARIOS POR GRUPO LISTADO DE FIRMANTES POR GRUPO ADMINISTRADOR MANTENEDOR DE ADMINISTRADOR MANTENEDOR DE PROCESOS REASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DE FIRMANTES MANTENEDOR DE CIERRE DE AÑO TEST ENVÍO DE CORREO MANTENEDOR DE PARÁMETROS MANTENEDOR DE PARÁMETROS DE ACUMULACIÓN MANTENEDOR DE USUARIOS AUTO ATENCIÓN MENSAJERÍA FUNCIONARIO MANTENEDOR ADMINISTRACIÓN DE MENSAJES CERRAR GUÍAS DE CAMBIO INCORPORADAS EN MANUAL

3 1. Acceso al Sistema de Workflow Acceso al Sistema: Para ingresar a la página de Inicio del Proyecto hay que ingresar la dirección URL asignada por el servicio de Salud. Ejemplo: La dirección URL asignada por el servicio de salud debe ser ingresada por Internet Explorer para que sus funcionalidades operen correctamente. En la dirección URL donde se visualiza el Servidor Servicio se debe colocar el servidor específico asignado por el Servicio de Salud. Para ingresar al sistema de workflow, es necesario ingresar el usuario y contraseña. La figura siguiente muestra este proceso. Imagen nº 1 Página de Acceso al módulo Workflow. En caso de no coincidir usuario y password, el sistema nos informa de dicho evento mostrando el siguiente mensaje. Imagen nº 2 Mensaje Usuario no registrado. - Una vez ingresados los datos, presione el botón aceptar, validada la información proporcionada, permitirá ingresar al menú del módulo que analizaremos a continuación 2

4 2. Página de Inicio Workflow Una vez ingresado correctamente el usuario y password del punto anterior, el sistema nos desplegará el menú del sistema Workflow, como lo muestra la siguiente imagen. Imagen nº 3 Navegación menú Principal módulo Workflow La página de Inicio tiene 7 opciones de Menú Mantenedor de Tipos de Permisos Mantenedor Circuitos de Firmas Mantenedor de Grupos Mantenedor de Firmantes Informes Administrador Mensajería Funcionario Cerrar 3

5 3. Mantenedor Tipos de Permisos En el Módulo de Workflow, en el menú Mantenedor Tipos de Permisos, se encuentra ésta funcionalidad. El Mantenedor de tipos de permisos mantiene los distintos tipos de permisos que son asignados en las solicitudes por AutoAtención. Imagen nº 4 Mantenedor Tipos de Permisos Ingreso de Nuevo Tipo de Permisos Para ingresar un nuevo tipo de permiso se tiene que realizar un clic en el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: - Ingresar un código en el campo Código - Ingresar una descripción para el nuevo tipo de Permiso - Realizar un clic en el botón Nuevo. Imagen nº 5 Mantenedor de Tipos de Permisos (Ingreso Nuevo Registro). 4

6 Actualizar un Tipo de Permiso Para Actualizar un tipo de permiso se tiene que realizar los siguientes pasos: - Realizar un clic en la columna Selección de la Grilla de datos de Tipos de Permisos - Modificar el contenido del campo descripción - Realizar un clic en el botón Grabar. Imagen nº 6 Mantenedor de Tipos de Permisos (Actualizar un Registro). 4. Mantenedor Circuito Firmas En el Módulo de Workflow, en el menú Mantenedor Circuito Firmas, se encuentra ésta funcionalidad. Mantenedor de Circuito Firmas: Mantenedor Circuito de Firmas: Permite uno o varios tipos de permisos ser asociados a una misma estructura de firmantes de un Servicio de salud y establecimiento, la que cuenta con un mismo nivel de firmas, este mantenedor permite ingresar, modificar, consultar registros de circuitos de firmantes. 5

7 Imagen nº 7 Mantenedor Circuitos de Firmas Herramientas de Apoyo al ingreso de datos en Mantenedor. Campo Servicio de Salud tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con una lista de servicios de salud. Imagen nº 8 Grilla de datos Servicio Campo Establecimiento tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con una lista de establecimientos Imagen nº 9 Grilla de datos Establecimiento Campo Asignación de Circuito tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con Todos los circuitos asignados al servicio de salud y al establecimiento. 6

8 Imagen nº 10 Grilla de datos Circuito Para buscar un servicio específico debe ingresar un nombre o las primeras letras que lo componen. También cuenta con una paginación que se muestra al final de los datos y que al realizar un clic sobre el número de página seleccionada desplegara más información. Botón Calendarios: Despliega un calendario de apoyo al ingreso de información para los campos de tipo Fecha. Imagen nº 11 Calendarios de Apoyo Ingresar un Nuevo Circuito de Firmas Para ingresar un nuevo circuito de firma se tiene que realizar un clic en el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: - Ingresar un código de servicios de salud directamente en el campo código de servicios o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de establecimiento directamente en el campo código de establecimiento o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Asignar un código de circuito haciendo clic en el botón Asigna Código de Circuito 7

9 Imagen nº 12 Botón de Asignación de Circuitos - Seleccionar los tipos de Permisos para los circuitos de firmas. - Ingresar el nivel (Nivel de firma del circuito). - Ingresar Fecha de Inicio de Vigencia. - Ingresar Fecha de Termino de Vigencia. - Seleccionar el Tiempo de Respuesta Días/Horas. - Seleccionar la Periodicidad de las Alertas Días/Horas. - Realizar un clic en el botón Grabar. Imagen nº 13 Mantenedor de Circuitos de Firmas (Ingreso de Nuevo Circuito de Firmas) Actualizar un Circuito de Firmas Para Actualizar un circuito de firma se tiene que realizar un clic en el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: - Ingresar un código de servicios de salud directamente en el campo código de servicios o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de establecimiento directamente en el campo código de establecimiento o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de circuitos directamente en el campo código de circuitos o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. 8

10 - Realizar un Enter en campo código de circuito para traer la información del circuito ingresado. - Solo se puede modificar la información de los siguientes campos - Lista de tipos de Permisos. - Campo nivel (Nivel de firma del circuito). - Campo Fecha de Inicio de Vigencia. - Campo Fecha de Termino de Vigencia. - Campo de selección de Tiempo de Respuesta Días/Horas. - Campo de selección Periodicidad de las Alertas Días/Horas. - Realizar un clic en el botón Grabar. Imagen nº 14 Mantenedor de Circuitos de Firmas (Actualizar Circuito de Firmas) 5. Mantenedor de Grupos En el Módulo de Workflow, en el menú Mantenedor de Grupos, se encuentra ésta funcionalidad. Mantenedor de Grupos: Mantenedor de Grupos: Permite asignar grupos a los distintos circuitos como base el cual permite ingresar, modificar o consultar grupos o funcionarios dentro de un grupo. 9

11 Imagen nº 15 Mantenedor Grupos. Herramientas de Apoyo al ingreso de datos en Mantenedor. Campo Servicio de Salud tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con una lista de servicios de salud. Imagen nº 16 Grilla de datos Servicio. Campo Establecimiento tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con una lista de establecimientos Imagen nº 17 Grilla de datos Establecimiento. 10

12 Campo Código Circuito tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con Todos los circuitos asignados al servicio de salud y al establecimiento. Imagen nº 18 Grilla de datos Establecimiento. Campo Asignación de Grupo tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con Todos los Grupo asignados al servicio de salud y al establecimiento. Imagen nº 19 Grilla de datos Asignación Grupos Para buscar un servicio específico debe ingresar un nombre o las primeras letras que lo componen. También cuenta con una paginación que se muestra al final de los datos y que al realizar un clic sobre el número de página seleccionada desplegara más información. Filtros de consulta de funcionarios 11

13 Imagen nº 20 Filtros para la consulta de Funcionarios Para consultar los funcionarios para ser asignados a un grupo tenemos los siguientes filtros de Búsquedas: Ley Planta Horas Unidad Costo Establecimientos Rut del Funcionario Para el Campo Unidad, Costo y Establecimientos hay un botón de imagen el cual nos sirve de ayuda para cargar todos los registros de ese campo en la lista de cada campo. La figura siguiente muestra el procedimiento: Imagen nº 21 Campo Unidad, C.Costo botón de ayuda check Para el campo Unidad y Costo existe en Chekbox que al estar Activo servirá para que la consulta busque todos los funcionarios de todas las unidades o todos los centros de costos relacionados al servicio de salud. Botón Consultar Funcionarios: al realizar un clic en este botón se obtiene los funcionarios vigentes según los filtros de información ingresados (Ley, Planta, Horas, Unidad. C. costo, Establecimientos, Rut Funcionario) Ordenamiento de columnas de Grilla de Funcionarios: Cada columna tiene la opción de ordenamiento por columna. 12

14 Imagen nº 22 Ordenamiento por columnas grilla funcionarios. Asignación de funcionarios a Tabla de Funcionarios del Grupo. Imagen nº 23 Ordenamiento por columnas grilla funcionarios Para asignar funcionario a la Tabla de funcionarios de grupo se deben realizar los siguientes Pasos: 1. Seleccionar el Funcionario en la grilla de funcionarios. Realizar un Clic en el Botón Asignar grupo. Asignación de Vigencia al funcionario en la Tabla de Grupos 13

15 Imagen nº 24 Asignación Vigencia Para asignar Vigencia al funcionarios en el grupo se deben realizar los siguientes Pasos: En la grilla Tabla de funcionarios del Grupo hay una columna por cada fila que se llama Ingresar Vigencia. Al realizar un clic en la columna Ingresar Vigencia se desplegara la siguiente Pantalla para el ingreso de las Fechas de Inicio de Vigencia y término de Vigencia. Imagen nº 25 Ingreso de Vigencia a un funcionario. Nota: Ingresar un nuevo grupo Si no se sabe la fecha de termino de vigencia se puede dejar en Blanco y el sistema la Tomara como Indefinida. La fecha de Inicio de Vigencia es Obligatoria. Para ingresar un nuevo grupo de funcionarios hay que presionar con un clic en el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: - Ingresar un código de servicios de salud directamente en el campo código de servicios o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de establecimiento directamente en el campo código de establecimiento o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente 14

16 - Ingresar un código de circuito directamente en el campo código de circuito o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. - Asignar un código de grupo haciendo clic en el botón Asigna Código de Grupo Imagen nº 26 Botón de Asignación de Grupo - Ingresar filtros de Información para consultar la consulta de Funcionarios. - Seleccionar funcionarios obtenidos de la consulta de Funcionarios. - Presionar con un Clic el botón Asignar Grupo. - Ingresar Fecha de Inicio de Vigencia. - Ingresar Fecha de Termino de Vigencia o dejar fecha de término en blanco para el caso de fecha indefinida. - Realizar un clic en el botón Grabar. Actualizar Grupo Imagen nº 27 Ingreso de Nuevo Grupo. Para Actualizar un grupo de funcionarios hay que presionar con un clic en el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: 15

17 - Ingresar un código de servicios de salud directamente en el campo código de servicios o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de establecimiento directamente en el campo código de establecimiento o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de circuitos directamente en el campo código de circuitos o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. - Ingresar un código de grupo directamente en el campo código de grupo o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. - Realizar un enter en campo código de grupo para traer la información del grupo ingresado. - Solo se puede modificar la información de los siguientes campos Descripción o nombre del Grupo Fechas de Inicio y termino de Vigencias de la Tabla Funcionarios del Grupo. - Realizar un clic en el botón Grabar. La siguiente pantalla muestra el procedimiento de actualización de grupo de usuarios 16

18 Imagen nº 28 Actualizar Grupo. Eliminar un Grupo Para eliminar un grupo hay que presionar con un clic el botón Eliminar. Al eliminar se desplegara el siguiente mensaje Imagen nº 29 Mensaje Eliminar. Si se presiona el botón aceptar se realizara la eliminación del grupo y toda la información relacionada al grupo. Si se presiona el botón cancelar se cancelara la eliminación del registro Para eliminar un funcionario en específico del grupo se debe presionar el link eliminar de cada fila de la grilla, de tal manera de eliminar al funcionario. Imagen nº 30 Mensaje Eliminar Funcionario. Si se presiona el botón aceptar se realizara la eliminación del funcionario del grupo Si se presiona el botón cancelar se cancelara la eliminación del Funcionario 6. Mantenedor de Firmantes 17

19 En el Módulo de Workflow, en el menú Mantenedor de Firmantes, se encuentra ésta funcionalidad. Mantenedor de Firmantes: Permite asignar los funcionarios responsables de firmas de distintos grupos de funcionarios, el cual permite ingresar, modificar o consultar Firmantes. Imagen nº 31 Mantenedor de Firmantes Herramientas de Apoyo al ingreso de datos en Mantenedor. Campo Servicio de Salud tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con una lista de servicios de salud. Imagen nº 32 Grilla de datos Servicio. Campo Establecimiento tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con una lista de establecimientos. Imagen nº 33 Grilla de datos Establecimiento. 18

20 Campo Código Circuito tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos con Todos los circuitos asignados al servicio de salud y al establecimiento. Imagen nº 34 Grilla de datos Circuito. Campo Rut del Funcionario tiene un botón de imagen Lupa que al hacer un clic desplegara una grilla de datos para poder buscar a funcionarios por su nombre. Imagen nº 35 Grilla de datos Opciones de Datos de Resolución (Cargo, Función, Otro), el cual seleccionará los datos de la resolución, en caso de seleccionar otro se deberá escribir. Imagen nº 36 Opciones de Datos de Resolución. Para buscar un funcionario específico debe ingresar un nombre o las primeras letras que lo componen. También cuenta con una paginación que se muestra al final de los datos y que al realizar un clic sobre el número de página seleccionada desplegara más información. Ingresar un nuevo grupo Para ingresar un nuevo firmante hay que presionar con un clic el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: 19

21 - Ingresar un código de servicios de salud directamente en el campo código de servicios o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de establecimiento directamente en el campo código de establecimiento o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de circuito directamente en el campo código de circuito o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. - Ingresar un Rut del Funcionario directamente en el campo Rut del Funcionario o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. - Seleccionar datos de resolución para cargo, función u otro, por defecto el sistema entregara la resolución por cargo - Seleccionar el nivel Ejemplo: El circuito 1 tiene como nivel de firma 2, lo que significa que al ingresar este circuito en el Mantenedor de firmantes se desplegara en la lista de selección nivel el nivel 2 y el nivel 1 Siempre se debe seleccionar el mayor nivel en este caso sería el Nivel 2 y luego el Nivel 1) Imagen nº 37 Seleccionar un nivel - Seleccionar Tipos de Firmantes Por cada nivel seleccionado hay que ingresar un titular Ejemplo: Nivel 2 Titular Opcionales Subrogante 1, Subrogantes 2 Nivel 1 Titular Opcionales Subrogante 1, Subrogantes 2 - Facultades delegadas En caso de que el nivel seleccionado sea 1 se habilitara el campo de texto Facultades delegadas para su incorporación. 20

22 - Datos de la Resolución Se incluye opciones de datos para la resolución para esto, se incluyen opciones Cargo, Función u Otro, en el caso de ser otro se permiten una descripción, larga de máximo 30 caracteres. Imagen nº 38 Selección de Tipos de Firmante - Seleccionar el Tipo de firma Simple Avanzado - Ingresar Correo electrónico del funcionario firmante Nota: El sistema por defecto obtiene el correo institucional del funcionario ingresado como firmante, si no se obtiene el correo del funcionario automáticamente se tendrá que ingresar de forma manual ya que el Proceso de Workflow utilizara la dirección de correo como una vía de aviso y alertas de nuevas Solicitudes pendiente de Autorización. Imagen nº 39 Ingreso de dirección de correo - Selección de grupo Al ingresar el Servicio de salud, establecimiento y Circuito y un Enter en circuito, se obtienen los grupos que fueron asignados al circuito por el mantenedor de Grupos para ser seleccionado. Hay que ingresar al grupo seleccionado una fecha de Inicio vigencia y de Termino de Vigencia. La fecha de Término de Vigencia se puede dejar en Blanco, para este caso el sistema la tomara como Fecha de Término de Vigencia indefinida. 21

23 Imagen nº 40 Selección de Vigencia - Realizar un clic en el botón Grabar. El sistema nos mostrara el siguiente mensaje Actualizar un Funcionario Firmante Imagen nº 41 Botón Grabar. Para Actualizar un funcionario firmante hay que presionar con un clic en el botón nuevo y realizar los siguientes pasos: - Ingresar un código de servicios de salud directamente en el campo código de servicios o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de establecimiento directamente en el campo código de establecimiento o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. Caso contrario el sistema lo dará automáticamente - Ingresar un código de circuitos directamente en el campo código de circuitos o seleccionar a través de la grilla de datos del botón Lupa del mantenedor. - Realizar un clic en la columna Detalle de Firmantes de la Grilla de Firmantes Ingresados y luego modificar la información de ese funcionario. - La columna Grupo nos indica los grupos asignados al funcionario firmante. 22

24 Imagen nº 42 Actualizar un funcionario Firmante - Realizar un clic en el botón Grabar. Al presionar el botón grabar el sistema actualizara la información del funcionario Imagen nº 43 Botón Grabar. Eliminar un Funcionario Firmante Para Eliminar un firmante hay que presionar con un clic la columna detalle de Firmante y luego realizar un clic en el botón Eliminar. Imagen nº 44 Eliminación de Funcionario Firmante. Al eliminar se desplegará el siguiente mensaje 23

25 Imagen nº 45 Mensaje Botón Eliminar. Si se presiona el botón aceptar se realizará la eliminación de registro. Si se presiona el botón cancelar se cancelará la eliminación del registro 7. Informes En el Módulo de Workflow, en el menú Informes, se encuentra ésta funcionalidad. Informes: Esta funcionalidad permite la generación de listados de funcionarios o firmantes por grupo. 7.1 Listado de Funcionarios por Grupo En el Módulo de Workflow, en el menú Informes - Listado de Funcionarios por Grupo, se encuentra ésta funcionalidad. Para generar un listado de funcionarios por grupo, primero se debe seleccionar el servicio de salud, indicar un establecimiento específico o marcar todos, indicar un código de circuito específico o marcar todos, indicar un código de grupo específico o marcar todos, indicar un rut del firmante o marcar todos y hacer click sobre el botón Listado. Imagen nº 46 Listado de Funcionarios por Grupo Botón Listado. 24

26 Imagen nº 47 Listado de Funcionarios por Grupo. El botón Nuevo cumple la función de borrar todos los datos ingresados por pantalla para el ingreso de nuevos datos para la emisión de un nuevo listado. Imagen nº 48 Listado de Funcionarios por Grupo Botón Nuevo. El botón Volver cumple la función de regresar al menú principal del módulo Workflow. Imagen nº 49 Listado de Funcionarios por Grupo Botón Volver. 7.2 Listado de Firmantes por Grupo En el Módulo de Workflow, en el menú Informes - Listado de Firmantes por Grupo, se encuentra ésta funcionalidad. Para generar un listado de firmantes por grupo, primero se debe seleccionar el servicio de salud, indicar un establecimiento específico o marcar todos, indicar un código de circuito específico o marcar todos, indicar un código de grupo específico o marcar todos y hacer click sobre el botón Listado. 25

27 Imagen nº 50 Listado de Firmantes por Grupo Botón Listado. Imagen nº 51 Listado de Firmantes por Grupo. El botón Nuevo cumple la función de borrar todos los datos ingresados por pantalla para el ingreso de nuevos datos para la emisión de un nuevo listado. Imagen nº 52 Listado de Firmantes por Grupo Botón Nuevo. Imagen nº 53 Listado de Firmantes por Grupo Botón Volver. 26

28 8. Administrador En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador, se encuentra ésta funcionalidad. Modulo Administrador: Permite administrar el sitio workflow en forma completa tanto para realizar asignaciones automáticas de firmante, como cierre de Años, por nombrar algunos. 8.1 Mantenedor de Administrador En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Mantenedor de Administrador, se encuentra ésta funcionalidad. Para realizar mantención, el administrador ingresará a este módulo, primero se seleccionará el servicio, establecimiento, Rut del funcionario, cargo, y vigencia. Imagen nº 54 Mantenedor de Administrador Finalmente deberá presionar el botón Grabar. La imagen siguiente ejemplifica este procedimiento: Imagen nº 55 Mantenedor de Administrador Mensaje Datos Grabados El sistema responde con un mensaje que los datos fueron grabados exitosamente. 27

29 8.2 Mantenedor de Procesos En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Mantenedor de Procesos, se encuentra ésta funcionalidad. Para realizar el mantenedor de procesos, el administrador agregará procesos con la hora y minutos. Imagen nº 56 Programación de Procesos Workflow 8.3 Reasignación Automática de Firmantes En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Reasignación Automática de Firmantes, se encuentra ésta funcionalidad. El siguiente mantenedor cumple la función de remplazar un firmante por otro, por ejemplo si hay un firmante que tiene solicitudes en proceso (pendientes de firma) y además se encuentra con un ausentismo, El administrador de la aplicación debería reasignar las solicitudes en procesos de firma a un firmante vigente y misma estructura de firma. El sistema solicitará los datos de Servicio, establecimiento y seleccionar un firmante vigente, definido en cualquier grupo, como se muestra en la figura: Imagen nº 57 Reasignación de firmantes 28

30 Imagen nº 58 Ingreso Rut de firmante. Se debe seleccionar servicio de salud y establecimiento Se debe seleccionar el firmante a reemplazar. Imagen nº 59 Selección de solicitudes con firmante especifico. 29 Imagen nº 60 Selección de solicitudes que no tienen firmante asignado

31 Se debe seleccionar las solicitudes del firmante a reemplazar, o firmante sin asignación. Se debe seleccionar el firmante reemplazante. Al presionar el botón Ejecutar Reasignación se ejecutara la operación de reasignación de firmante Imagen nº 61 Botón Ejecutar Asignación Finalmente el sistema nos entregará un mensaje advirtiéndolos de lo realizado y se envió un correo el nuevo firmante de la solicitud indicando, que fue asignada esta solicitud. Imagen nº 62 Mensaje Ejecutar Asignación 8.4 Mantenedor de Cierre de año En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Mantenedor de Cierre de año, se encuentra ésta funcionalidad. Para realizar la mantención de cierre de año, el administrador ingresara a este módulo y seleccionara el menú Mantenedor de cierre de año. Una vez realizado esto el sistema nos llevara a la opción seleccionada por el administrador. Ya en la pantalla seleccionada, el administrador ingresara el año el cual desea cerrar. Para esto, se selecciona el servicio de salud, establecimiento, tipo de permiso, el año a cerrar, se marca o no la casilla Habilita tipo permiso, y por último se presiona el botón Grabar. 30

32 Imagen nº 63 Mantenedor de cierre de año 8.5 Test Envío de Correo En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Test Envío de Correo, se encuentra ésta funcionalidad. En este apartado se realiza un test de prueba para validar correo electrónico. Esta opción cumple la función de enviar un correo de prueba a la dirección indicada por el usuario presionando el botón Test. Imagen nº 64 Test de correo electrónico. 8.6 Mantenedor de Parámetros. En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Mantenedor de Parámetros, se encuentra ésta funcionalidad. En este apartado se selecciona los parámetros para la operación del módulo de auto atención. Imagen nº 65 Mantenedor de parámetros. Se guardan los parámetros al presionar el botón grabar. 31

33 Motivo de teclado virtual obligatorio: Si se selecciona si se exige el ingreso de motivo en la solicitud de permiso en el módulo de auto atención. Mostrar botón motivo: Siempre y cuando el motivo no sea obligatorio, se podrá seleccionar mostrar o no el botón motivo en la solicitud de permiso en el módulo de auto atención. 8.7 Mantenedor de Parámetros de Acumulación. En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador - Mantenedor de Parámetros de Acumulación, se encuentra ésta funcionalidad. En el Módulo de Workflow, en el menú Administrador Mantenedor de parámetros de Acumulación, se encuentra la funcionalidad agregada al módulo. La primordial funcionalidad del ingreso de parámetros es el control que se realizara en el módulo de Auto atención, en donde a partir de estas fechas se validaran y desplegaran las funcionalidades para el ingreso de una solicitud de acumulación por parte de los funcionarios. Imagen nº 66: Mantenedor de parámetros de acumulación de Feriados. Para grabar un registro de debe ingresar los siguientes datos: Año: año del parámetro, permite un registro por año. Fecha de inicio: No puede ser inferior 1 de noviembre del año de ingreso. Fecha de término: No puede ser superior al 31 diciembre del año de ingreso. Observación: Ingreso de comentario del registro, dato no obligatorio. Luego Presionar el botón grabar, después de Grabar el registro será agregado en la grilla. 32

34 Imagen nº 67: Mantenedor de parámetros de acumulación de Feriados, Grilla de ingreso. Para editar el registro debe presionar el botón editar de la grilla en registro seleccionado, se modifican los datos y se presiona el botón superior que dice editar. Imagen nº 68: Mantenedor de parámetros de acumulación de Feriados, Editar un registro. Para eliminar el registro de debe presionar el botón eliminar de la grilla. Imagen nº 69: Grilla de parámetros de acumulación de Feriados, eliminar un registro. 8.8 Mantenedor de Usuarios auto atención. En el Módulo de Workflow, en el menú administrador Mantenedor de usuarios de auto atención, se encuentra ésta funcionalidad. Tiene como finalidad modificar o agregar usuarios al sistema de auto atención, donde se puede definir el perfil de usuario o administrador de auto atención. 33

35 Imagen nº 70: Mantenedor de parámetros de acumulación de Feriados. Para grabar un registro de debe ingresar los siguientes datos: Rut: año del parámetro, permite un registro por año. Tipo: Usuario o Administrador... Establecimiento: Solo aplicable a administradores... Luego Presionar el botón grabar, después de Grabar el registro será agregado en la grilla. Imagen nº71: Mantenedor de parámetros de acumulación de Feriados, Grilla de ingreso. Para editar el registro debe presionar el botón editar de la grilla en registro seleccionado, se modifican los datos y se presiona el botón superior que dice editar. Imagen nº 72: Mantenedor de usuarios de auto atención, Editar un registro. Para eliminar el registro de debe presionar el botón eliminar de la grilla. Imagen nº 73: Grilla de Mantenedor de usuarios de autoatención, eliminar un registro. 34

36 9 Mensajería Funcionario En el Módulo de Workflow, en el menú Mensajería Funcionarios, se encuentra ésta funcionalidad. 9.1 Mantenedor administración de mensajes En el Módulo de Workflow, en el menú Mensajería Funcionarios Mantenedor administración de mensajes, se encuentra ésta funcionalidad. Este mantenedor cumple la función de generar un mensaje para funcionarios específicos o para funcionarios pertenecientes a un grupo. Este mensaje se visualizará en el módulo Autoatención. Parámetros del mensaje. Imagen 74 - Mantenedor administración de mensajes. Imagen 75 - Información principal del mensaje Los campos de la funcionalidad son los siguientes: Correlativo: Corresponde al Número del mensaje, este campo se ingresa solo al momento de editar un mensaje, en el caso que se cree en nuevo mensaje se genera internamente en forma automática. Año: Corresponde al año de creación de registro (se genera en forma automática). 35

37 Título del mensaje: Corresponde al nombre o etiqueta del mensaje creado. Cuerpo del mensaje: Corresponde al detalle del mensaje. Fecha de inicio y término de la publicación: Corresponde al rango de fechas que indican el tiempo que el mensaje estará vigente para su visualización. Filtros Imagen 76 - Filtros de mensaje. Los filtros los utilizamos para seleccionar funcionarios a quien se le visualizará los mensajes o para la selección o buscador de funcionarios para asignar al grupo de funcionarios a quienes le visualizará el mensaje. El check Todos indica que selecciona todo, es decir, si está presionado el check todos del establecimiento este seleccionara todos los funcionarios sin importar el establecimiento, el mismo criterio se aplica en los demás filtros con este check. Selección y asignación de funcionarios para el grupo. Imagen 77 - Consultar funcionarios mediante filtros Al presionar Consulta funcionario, los filtros se utilizarán como un buscador de funcionarios para posteriormente agregar al grupo del mensaje. 36

38 Imagen 78 - Asignación de funcionarios al grupo Al presionar Asignar al Grupo, los funcionarios de la tabla de funcionarios serán insertados con los funcionarios seleccionados a la tabla de grupo, como muestra la figura anterior. Mantención de funcionarios del grupo. Imagen 79 - Selección de vigencia La tabla de grupo dispone de la funcionalidad vigencia que hablita o deshabilita la visualización del mensaje a un funcionario del grupo.. 37

39 Imagen 80 - Eliminar funcionario del grupo La tabla de grupo dispone la funcionalidad de eliminar cuya función es la de quitar al funcionario de la tabla de grupo, para esto, se presiona el link eliminar. Los cambios de eliminar y vigencia serán efectuados al momento de presionar el botón Grabar. Creación, eliminación y actualización del mensaje. Existen diferentes botones que permiten, la eliminación como creación y actualización del mensaje. Éstos son: Imagen 81 - Botonera principal. Botón Grabar: Este botón permite la confirmación de los datos ingresados o modificados, si el correlativo de mensaje está en blanco es una creación de mensaje y si está con información es una actualización de mensaje. Luego de presionar éste botón, se desplegará el siguiente mensaje: Imagen 82 - Mensaje informativo de creación de nuevo registro de mensajes. Imagen 83 - Mensaje informativo de actualización de registro de mensajes. 38

40 Botón Eliminar: Este botón permite el borrado de un mensaje desde la Base de Datos, al accionar esta opción el mensaje será eliminado permanente. Imagen 84 - Mensaje informativo de eliminación de registro de mensajes. Visualización mensaje por filtro. Los mensajes creados que no dispongan de grupo de funcionario mostrarán los mensajes a los funcionarios que corresponde a los filtros ingresados. Imagen 85 - Filtros de mensaje. Visualización mensaje a los funcionario de grupo. Si los mensajes creados disponen de grupo de funcionarios los mensajes de visualizarán en auto atención solo para los funcionarios asignado en el grupo desestimando los filtros ingresados. Imagen 86 - Grupo de funcionarios 39

41 10 Cerrar En el Módulo de Workflow, en el menú Cerrar, se encuentra ésta funcionalidad. La sesión por usuario tiene un tiempo de 30 minutos de inactividad si pasa este tiempo el sistema le pedirá volver a inicio. Imagen 87 Opción Cerrar Si el usuario desea terminar su sesión debe realizar un clic en la opción del Menú Cerrar del sitio 40

42 11 Guías de cambio incorporadas en manual Nro. Guía de cambio Descripción de guía de cambio Documento Electrónico - Worklow Mensajeria Funcionarios Autoatencion Solicitud Descansos Complementarios Que módulos afecta Fecha publicación de la guía de cambio Workflow Workflow - Autoatención Workflow Autoatención Hoja de Vida