La Empresa. PSST Control de los Registros Norma OHSAS 18001:2007

Transcripción

1 PSST Control de los Registros La Empresa PSST Control de los Registros Norma OHSAS 18001:2007 REGISTRO DE REVISIONES DE ESTE PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Descripción de la Modificación respecto a la Edición Anterior Primera Edición Copia Controlada Copia No Controlada Número Destinatario ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo Gerente Firma: Fecha: Firma: Fecha: Abril 2011 Página 1 de 6

2 0. Índice 1. Objeto 2. Alcance 3. Desarrollo 3.1. Control de los Registros 3.2. Edición, Revisión y Aprobación de los Registros 3.3. Identificación y Codificación de los Registros 3.4. Cumplimentación de los Registros 3.5. Archivo, Conservación y Acceso 3.6. Eliminación de Registros 4. Responsabilidades 5. Correspondencia 6. Anexos Abril 2011 Página 2 de 6

3 1. Objeto Establecer la metodología para identificar, conservar y eliminar los registros de la Seguridad y Salud en el Trabajo relacionados con el control de sus actividades, y que se consideren de interés para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la SST. 2. Alcance Este procedimiento será de aplicación a todos los registros resultantes de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de la SST. 3. Desarrollo 3.1. Control de los Registros El control de los Registros se realiza mediante el RE Lista de Registros en vigor, donde se registran solamente los formatos originales, no la sucesiva copia emitida Edición, Revisión y Aprobación de los Registros La responsabilidad de elaboración de los diferentes formatos de registros recae sobre el Responsable de la SST con la colaboración del responsable del departamento donde se utilizará el registro. Los registros pueden ser formatos modelos físicos o de soporte informático. Los registros que se tengan en soporte informático deberán hacerse copias de seguridad con frecuencia establecer frecuencia, normalmente mensual. Los registros pueden tener un origen interno, con un modelo de registro establecido por el sistema, o ser de origen externo albaranes de proveedores, certificados de productos, etc Identificación y Codificación de los Registros La identificación y codificación de los formatos de registros se ha definido en el PSST Control de la documentación. Abril 2011 Página 3 de 6

4 Los registros son documentos donde se anotan los resultados de los procesos descritos en los capítulos y procedimientos Cumplimentación de los Registros Los registros conservados en papel se rellenarán con letra clara y legible, nunca con lápiz, y en ningún caso se utilizarán abreviaturas que no estén establecidas de antemano en el propio formato del registro. En el caso de registros en soporte magnético, la Empresa se asegura que se hagan las copias de seguridad necesarias y de que estas queden registradas convenientemente Archivo, Conservación y Acceso Los registros se conservan de forma adecuada y cronológica, ya sea en soporte informático o en papel, para lo cual son archivados lejos de condiciones adversas que pudieran deteriorarlos e impidiendo su pérdida. Periódicamente se realizarán copias de seguridad que serán archivadas de forma conveniente. A petición de Gerencia, el Responsable de la SST puede restringir el acceso a aquellos registros que considere oportunos Eliminación de Registros El período mínimo de archivo de los registros es de tres años, salvo que por disposiciones legales se defina un período mayor. Para aquellos registros que hayan superado el período de archivo necesario se optará por una de estas dos opciones: Conservarlo, si se considera que podrían tener una utilidad o interés futuro. Deben ser sellados con la palabra Obsoleto. Eliminado permanentemente, bien en copia magnética si se trata de documentos informáticos, o bien destruido si se trata de documentos en papel. Si los registros contienen datos específicos de clientes, administración, personas o colaboradores, estos deberán ser destruidos mediante su trituración mecánica. Si está especificado contractualmente, los registros de la SST están a disposición del cliente o su representante el tiempo convenido para su evaluación. Abril 2011 Página 4 de 6

5 4. Responsabilidades Responsable de SST: Controla y archiva los registros que el Sistema de la SST genera. Personal Cumplimentación y buena conservación de los registros utilizados. 5. Correspondencia Norma OHSAS 18001:2007 Apartado Control de los registros. 6. Anexos ANEXO I: RE Lista de registros en vigor. Abril 2011 Página 5 de 6

6 Anexo I: RE Lista de registros en vigor Registro RE Lista de registros en vigor Página X de Y LISTA DE REGISTROS EN VIGOR Nº: Fecha: Código TITULO Edición Fecha Responsabl e Archivo Tipo de Archivo Tiempo de Conservación Abril 2011 Página 6 de 6