Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Hotelería. Práctica Profesional II Word N 3. Profesora: Lic. Laura Greiner

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1 Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Hotelería Práctica Profesional II N Profesora: Lic. Laura Greiner

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3 A continuación realizaremos la misma combinación de correspondencia de datos, epro esta vez la salida será por impresora. Combinación por Impresora 1. Pulse sobre el botón Combinar en Impresora, en la barra de herramientas. 2. Se ve en pantalla un cuadro de diálogo donde tenemos la posibilidad de especificar el número de copias e incluso podemos imprimir páginas sueltas, es decir la página 3, 5, etc. 3. Pulse sobre botón Aceptar. Fusión con condición de campo Esta clase de fusión tal vez sea la más utilizada porque como siempre se tiene el archivo de datos cargado con todos los clientes, proveedores, amigos, etc. pero no siempre se desea el envío de la misma carta a todos sino a algunos, es conveniente poder seleccionar bajo algún criterio a quienes enviar las cartas. Enviaremos la carta sólo a los clientes que vivan en la ciudad de Córdoba. Es decir, que solamente se fusionen aquellas cartas que cumplan con la condición deseada. Paso a paso Abrir la carta modelo que guardó en el ejercicio anterior con el nombre Carta Combinada 2. Herramientas - Combinar Correspondencia 3. Obtener Datos Abrir origen de datos 4. Abrir la tabla del ejercicio anterior que guardó con el nombre Fichero y seleccionar la opción Modificar 5. Aquí deberá agregar dos registros nuevos localizados en la provincia de Córdoba. Como resultado del ejercicio debe quedar la siguiente tabla en su documento Fichero. Tabla Apellido Nombres Título Calle Código Postal Localidad Fernández Susana Dra. Avda. Libertador 123 3º Piso 1234 Capital Federal Galli Pedro Lic. Avda. Córdoba º Piso 4562 Córdoba Jerux María Prof. Larrea 234 5º Dpto. B 1425 Capital Federal Poyul Mónica Ing. Callao º Piso 1245 Capital Federal Lanaica Tomás Dr. Cangallo º Piso 2343 Pcia. de Bs. As. Alonso Luis Dr. Berutti º Dpto. D 1423 Córdoba Aguilar Luciano Lic. Córdoba Córdoba Gómez Eduardo Ctdor. Avda. Belgrano 567 2º Piso 3456 Capital Federal Una vez realizado los pasos anteriores, deberá seleccionar: 1. Herramientas Combinar correspondencia 2. Opción 3. Combinar los datos con el documento Prof. Lic. Laura Greiner 1

4 3. Opciones de consulta 4. Aparece el siguiente cuadro de diálogo Seleccione el campo Localidad y en comparación elija igual que, en Comparación escriba Córdoba, luego acepte. Aparece el cuadro de diálogo anterior, seleccione entonces Combinar...Guarde el documento con el nombre Combinación 2 en la carpeta correspondiente a WORD. CREAR SOBRE Y ETIQUETAS dispone de una herramienta para crear e imprimir sobres que pode utilizar para enviar nuestra correspondencia. Paso a Paso.. Deberá seguir los pasos utilizados en la combinación de correspondencia, pero seleccionando en el punto 1 Crear sobres o Crear etiquetas según sea el caso. Una vez realizados los pasos conocidos verá que aparece un nuevo cuadro de diálogo Prof. Lic. Laura Greiner 2

5 Opciones para sobres Desde este cuadro Ud. podrá cambiar el tamaño del sobre así como todo lo referente a la fuente. Al pulsar el botón Aceptar, verá el cuadro Dirección y des aquí podrá seleccionar o insertar en su sobre los campos que crea necesarios, luego acepte y seleccione la opción combinar. Opciones de impresión Una vez terminado el sobre o la etiqueta, tendrá que verificar que la impresora es la que está seleccionada en el cuadro de diálogo de impresión. Personalizar el tamaño de etiquetas Al utilizar otras etiquetas diferentes al modelo que le ofrece el programa, tendrá que cambiar las especificaciones de tamaño fundamentalmente ya que no siempre los sobres son para enviar correspondencia tipo carta sino que se pueden enviar folletería o revistas para los cual necesitará etiquetas de mayor tamaño. Además deberá tener en cuenta que no siempre la impresora que va a utilizar tiene las mismas especificaciones ya que los modelos de etiquetas son distintos, por ejemplo la personal para láser no es igual que la personal para una impresora matricial. Personalización de etiquetas En el cuadro de diálogo seleccione el botón Detalles... Prof. Lic. Laura Greiner 3

6 En el cuadro anterior, podrá ver el tipo de etiqueta que seleccionó en el cuadro de diálogo anterior en la opción Número de producto. Aquí es donde se deben especificar todos los cambios que respondan a nuestra necesidad. IMPORTANTE Cuando se utiliza combinar correspondencia : cartas, sobres y / o etiquetas, recurre siempre al lugar en donde se guardó la tabla con los datos (fichero), por lo que cada vez que abra el documento principal y aunque Ud. no lo vea en pantalla abrirá esta fuente de datos. Si copia o mueve el documento principal deberá indicarle nuevamente en dónde encontrar la fuente de datos. Hacer el siguiente ejercicio, usando tabuladores. Modelo EJERCICIOS DE WORD Señores del consorcio: A continuación se detalla los gastos realizados por esta Administración en este edificio durante el mes de octubre del corriente año: Sueldo Encargado 875,26 Adicional retiro residuos 120,30 Aguas Argentinas 1.345,00 Gas 1.892,39 Telecom 56,11 Asimismo adjunto la nómina de empresas con las que tenemos saldo a favor: Diskette S.A. Jumbo S.A. Castatía Promover Kimpiservi Gastatuti Banco propio Unomáas Esosolo Sin otro particular Guardar el documento como ejercicio número 10. JUAN JOSE LOPEZ Administrador Sol IV Mar del Plata Hacer el siguiente ejercicio teniendo en cuenta viñetas, numeración y multinivel. Modelo Organización de la presentación Para garantizar que su auditorio esté permanentemente interesado, el administrador organizará eficazmente sus presentaciones. No todo el mundo tiene la virtud de leer de manera atractiva. Incluso entre los buenos oradores es escasa esta cualidad. La mayoría ha tenido que trabajar intensamente para llegar a ser buen orador. Siguiendo los consejos que se dan a continuación, todos los que al principio tiemblan por pensar en tener que hacer una presentación, pueden convertirse en buenos oradores. El continuo autoanálisis entre los extremos: qué debo y Prof. Lic. Laura Greiner 4

7 qué quiero alcanzar? Y qué alcance? Le mantendrá en permanente activación, de la que resultaran mejoras positivas. 1. División de la presentación El éxito de una presentación depende de su buena preparación. Cuando prepare su lectura, el orador debe tener presente el nivel, conocimiento y experiencia de su auditorio. La preparación comprende normalmente varias partes, y el orador, según su propia experiencia, reserva un cierto número de minutos para cada uno de ellos, por ejemplo: 1.1. Introducción 3 minutos 1.2. Lectura del proyecto 35 minutos 1.3. Resumen 3 minutos 1.4. Discusión 15 minutos 1.5. Conclusión 4 minutos 1.1. Introducción Con el fin de conseguir la atención del auditorio, es esencial que, antes de empezar la lectura, se indique: a) el curso del proyecto, b) la finalidad, c) y división de la lectura Lectura Es tarea del administrador: 1.3. Resumen Al final de la lectura debe hacerse un resumen. Esto ayudará al auditorio a reflexionar sobre la lectura Discusión En la mayoría de los casos es necesario animar al auditorio para que entable la discusión Conclusión La conclusión sirve para establecer puntos de acción, de tal forma que todos sepan lo que se espera de ellos en el próximo período. Guarde el documento en la carpeta como ejercicio número 11. Hacer el siguiente ejercicio utilizando el formato buscar y reemplazar, y luego hacer un índice sobre ejercicio anterior. Para ello, abrir el documento anterior (ejercicio número 11), e ir a la opción buscar y reemplazar. Buscar y reemplazar: discusión por diálogo Buscar y reemplazar: administrador por especialista Buscar y reemplazar: lectura por interpretación Y luego hacer un índice con el formato que Ud. desee. Guardar el documento en la carpeta como ejercicio número 12. Hacer el siguiente ejercicio utilizando el formato plantilla. Para ello deberá abrir un documento nuevo y elegir en la opción Plantilla de Office... Prof. Lic. Laura Greiner 5

8 Modelo Fax A: [Haga clic aquí y escriba el nombre] De [Haga clic aquí y escriba el nombre] Fax: [Haga clic aquí y escriba el número de fax] Páginas:[Haga clic aquí y escriba el nº de páginas] Teléfono: [Haga clic aquí y escriba el teléfono] Fecha: 9 de mayo de aa Re: [Haga clic aquí y escriba el asunto] CC: [Haga clic aquí y escriba el nombre] U Urgente U Revisar U Comentar U Responder U Reciclar Comentarios: [Haga clic aquí y escriba sus comentarios] Completar dicha plantilla y guardar el documento como ejercicio número 12 con extensión. doc. Luego confeccionar el mismo formulario mediante una tabla, completarlo y guardarlo como ejercicio número 13. Prof. Lic. Laura Greiner 6