CIRCULAR REGLAMENTARIA DE GASTOS DE VIAJE

Transcripción

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2 Página 2 de 7 CDS IDF CIRCULAR DE Por la cual se reglamenta el proceso de solicitud de anticipos y legalización de los gastos de viaje. 1. OBJETIVO: Dar un lineamiento claro y de obligatorio cumplimiento acerca de la solicitud y legalización de anticipos destinados exclusivamente para los gastos de viaje de todo el personal de Colombiana de Salud S.A que así lo requiera a fin de tener un control estricto y de esta manera contar con datos de mayor fidelidad en los informes contables. 2. ALCANCE Aplica a todo el personal que preste servicios Directa o indirectamente con Colombiana de Salud S.A. 3. CONDICIONES GENERALES 3.1 Los gastos de viaje de todos los funcionarios no constituyen salario. 3.2 Todo gasto de viaje está condicionado a aprobación previa y sin este requisito por ningún motivo se deben diligenciar anticipos. 3.3 En caso que Colombiana de Salud, acuerde con consultores o asesores gastos de desplazamiento y manutención deben tener autorización de la Dirección Administrativa. 3.4 Se entiende por gastos de viaje, todas aquellas erogaciones en que incurre el personal mencionado en el alcance de este procedimiento, para el desplazamiento hacia otras sedes, y/o ciudades en cumplimiento de funciones relacionadas en el desarrollo económico de Colombiana de Salud S.A, se consideran gastos de viaje los siguientes conceptos; Pasajes Terrestres Manutención (Desayuno, Almuerzo, Cena) Pasajes Urbanos Taxis Peajes Combustible. Servicio de alojamiento ( cuando sea necesario) Todos los rubros anteriores estarán sujetos al horario en el cual fue enviado a comisión el funcionario

3 Página 3 de 7 CDS IDF No constituyen gastos de viaje y por lo tanto no se reconocen como tal los siguientes conceptos: Atenciones y representación a personal no autorizado Servicio de Bar, Minibar, licores, cigarrilos Artículos de uso personal como pañuelos, prendas de vestir, cosméticos, lociones y otros. Compra de equipos de comunicación. 4. PROHIBICIONES El personal que viaje en representación de la empresa, debe dar cumplimiento a este procedimiento, y la destinación de dineros de gastos de viaje hacia conceptos diferentes de los anteriores, se considera como falta sancionable. La responsabilidad en el control del gasto es tanto del funcionario que viaje como del que lo autoriza. 5. SOLICITUD Se debe diligenciar el formato en su totalidad, y hacerlo firmar por los autorizadores del gasto, diligenciar el libro de desplazamientos para información correspondiente a la ARP 1. Se deben diligenciar todos los datos que solicita el formato y el concepto debe ser completamente claro EJ: De ser gastos de viaje a dónde y el motivo del viaje. 2. El formato debe ser autorizado por el jefe inmediato del funcionario que solicita el dinero. 3. El anticipo debe ser solicitado en Tesorería en un término no inferior a 24 horas para cumplir oportunamente con los trámites de bancos. 4. El anticipo será cargado a la persona que solicita y recibe el dinero no a la persona a la cual se realizará la compra o se pagará el dinero, quien recibe el dinero será el directamente responsable de su legalización, en el caso de pago a proveedores para procedimientos. 6. LEGALIZACIÓN. 1. Los anticipos deben ser legalizados en un tiempo de 3 días hábiles a más tardar después de ejecutada la función asignada. 2. Para la legalización del anticipo se debe solicitar el formato de legalización en Tesorería, Contabilidad o Fotocopiadora, o se puede imprimir de la página de Colombiana de salud S.A. se deben diligenciar todos los datos solicitados en éste y debe venir con visto bueno de jefe inmediato. 3. De haber sobrantes en la legalización, este excedente debe ser cancelado en la tesorería, y anexar al formato con sus respectivos soportes, el recibo

4 Página 4 de 7 CDS IDF de caja entregado. Si por el contrario hay un saldo a favor del funcionario la legalización será contabilizada y pasará luego a la Tesorería para realizar el pago del valor correspondiente. 4. Los soportes de anexos a la legalización deben cumplir con los requisitos legales, a. Estar denominados como facturas de Venta, o Documento equivalente b. Nit o cédula de ciudadanía c. Concepto de la venta o servicio d. Fecha e. Beneficiario (favor hacerlos diligenciar a nombre de Colombiana de Salud S.A) 5. Para la solicitud de un anticipo, se debe estar a Paz y Salvo con solicitudes de anticipos realizadas anteriormente. 6. La no legalización de un anticipo será causal de no firma del Paz y Salvo de retiro del funcionario. 7. Si han transcurrido más de 30 días después de la entrega del anticipo, se realizará requerimiento por escrito para la respectiva legalización, si no se hace la legalización dentro de este tiempo; se reportará a Talento Humano para ser descontado por nómina ya que en la solicitud del anticipo el funcionario acepta dicho descuento. 7. GENERALIDADES La presente circular será actualizada de manera anual por el área financiera, con base en el comportamiento de los gastos de viaje de las personas que se desplazan con frecuencia; será aprobada por la dirección Administrativa. Los gastos de viaje correspondientes a las Brigadas realizadas por las áreas de P y P y Salud Ocupacional serán programadas con presupuesto, no se incluyen en este documento debido a que los desplazamientos se realizan a varios municipios, en esta circular se incluyen aquellos donde se tiene sede. 8. TABLA DE DERECHOS Los gastos a que tienen derecho los funcionarios que se desplacen en nombre de Colombiana de Salud S.A dependerán de: Hora de Salida Destino Labor a realizar Cargo

5 Para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: Página 5 de 7 CDS IDF TUNJA BOGOTA - TUNJA Pasaje Tunja - Bogotá Taxi Portal del Norte - Destino Almuerzo Taxi Destino Portal del Norte Pasaje Bogotá Tunja Taxi Terminal Residencia Desayuno TOTAL $ TUNJA - GARAGOA- TUNJA Pasaje Tunja - Garagoa Taxi Terminal- Residencia Pasaje Garagoa Tunja TOTAL $ TUNJA - GUATEQUE- TUNJA Pasaje Tunja - Guateque Taxi Terminal- Residencia Pasaje Garagoa Tunja TOTAL $75.000

6 Página 6 de 7 CDS IDF TUNJA CHIQUINQUIRÁ- TUNJA Pasaje Tunja - Chiquinquirà Taxi Terminal- Residencia Pasaje Chiquinquirá Tunja TOTAL $ TUNJA MONIQUIRÀ- TUNJA Pasaje Tunja - Moniquirà Pasaje Moniquirà Tunja TOTAL $ TUNJA DUITAMA- TUNJA Pasaje Tunja - Duitama Taxi Terminal - Residencia Pasaje Duitama Tunja TOTAL $52.000

7 Página 7 de 7 CDS IDF TUNJA SOGAMOSO- TUNJA Pasaje Tunja - Sogamoso Taxi Terminal - residencia Pasaje Sogamoso Tunja TOTAL $ TUNJA SOATA- TUNJA Pasaje Tunja - DUITAMA Pasaje Duitama Soata Taxi Terminal Residencia Pasaje Soata Duitama -Tunja TOTAL $ Todos los valores están sujetos a modificación dependiendo de las siguientes condiciones: Alojamiento será previamente programado y se reconocerá de acuerdo al histórico, al lugar y a las tareas a desarrollar en cada municipio, previo visto bueno de dirección Administrativa. Cuando un funcionario al ser enviado en comisión decida llevar su vehículo personal, se reconocerán los valores establecidos en la tabla de arriba únicamente. Los valores discriminados en las tablas son tentativos, se tendrá en cuenta en que gastos realmente incurrirá el funcionario dependiendo la labor ab realizar.

8 Página 8 de 7 CDS IDF Los gastos de viaje de las brigadas serán supervisados por la Dirección Administrativa, de acuerdo con una programación realizada por la coordinación del área.