RENZO TACO COAYLA. - Movistar : RPM: # Claro: RPC:

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1 RENZO TACO COAYLA - Movistar : RPM: # Claro: RPC:

2 Concepto de Sistema de Gestión Documental Pasos para una Implementación Alfresco ECM Justificación y Planeamiento Comparativas de Tiempo Alfresco Content Management ECM Propietario vs Alfresco Quienes usan Alfresco? Alfresco futuras etapas

3 Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

4 Está conformado por: Hardware Servidores Escaners Software Gestión Documental Herramientas cliente Redes Conectividad

5 Se deben hacer algunas preguntas: Por qué y para qué? Cuántos documentos? Cuántos usuarios y desde dónde? Qué unidades o áreas organizacionales van a usar? Desde dónde se va a acceder?

6 Que Prefieren?

7 Comparativa de Tiempo

8 Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de iniciar un proyecto: Estructura y Ordenamiento de Carpetas y Documentos Proceso de Gestión Documental Seguridades y Acceso Nomenclatura Identificación y Clasificación

9 Presupuesto $$$ Licencias Soporte Implementación Capacitación Alcance Técnico Plataforma Lenguaje Alcance Funcional Versionamiento Búsqueda en Contenido

10 Culturización en el concepto de Gestión Documental Usuario Final: Administradores:

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12 Como resumen de todo lo anterior, cuando se implanta un sistema de gestión de documentos electrónicos obtenemos: Incremento en productividad: 71,9 % Ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información: 27,39 %, tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización. Ahorro en costes de tiempo de manipulación: S/. 22 por cada 10 documentos diarios. Ahorro en costes directos de material: S/. 6,53 por documento o lo que es lo mismo Ahorro de S/. 120 por cada documento mal clasificado Ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

13 La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorran directamente S/ por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.

14 Alfresco es la alternativa Open Source de Enterprise Content Management (ECM)

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16 Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo. Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml, multimedia etc. Gestión del ciclo de vida de los contenidos Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar Facilita el trabajo colaborativo Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki. Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares Altamente escalable, disponible y extensible

17 Inmediata localización de documentos Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre. Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Eliminación de los documentos duplicados. Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos. No existen documentos extraviados y perdidos. Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.

18 ECM del mercado!

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23 Es una solución de gestión de trámites institucional que permite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todos los requerimientos de clientes internos y externos. Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una organización cero papeles.

24 Alfresco es una plataforma que se integra de manera sencilla con herramientas de gran impacto como : Liferay (Portal Corporativo). Intalio BPM (Procesos de Negocio).

25 ALFRESCO GESTOR DOCUMENTAL PANTALLAZOS

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30 RENZO TACO COAYLA - Movistar : RPM: # Claro: RPC:

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