Gestión eficiente e integrada de los procesos económico-financieros y de contratación de sector público con SAP ERP

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1 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Gestión eficiente e integrada de los procesos económico-financieros y de contratación de sector público con SAP ERP Partner de implementación

2 2 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Universitat Politècnica de Catalunya Barcelona Tech (UPC) Sector Sector Público Productos y Servicios Educación superior e investigación Web Soluciones y Servicios SAP SAP ERP Central Component (ECC) 6.0 UNICODE, SAP Netweaver (intranets y extranets), SAP Portal, SAP Records Management System (RMS) La Universitat Politècnica de Catalunya Barcelona Tech (UPC) tiene la necesidad de emprender un proyecto de mejora y optimización de los procesos del ámbito económico-financiero y de contratación, así como de actualización tecnológica, del sistema de información (SAP) que da soporte a dichos procesos: - Finanzas, presupuestación, tesorería y gestión de activos. - Contabilidad analítica y de gestión de proyectos. - Gestión de expedientes de contratación pública.

3 3 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Formando a profesionales para el futuro La Universitat Politècnica de Catalunya Barcelona Tech (UPC) trabaja desde hace más de 40 años en la investigación y la educación superior. Nace en el año 1971 para dar respuesta a las necesidades educativas de los ámbitos de ingeniería, arquitectura y ciencias y se convierte en universidad de referencia y motor de cambio económico y social. En un contexto altamente creativo y de compromiso con el entorno y el cambio, la UPC da cabida a proyectos de investigación, docencia y gestión que se fundamentan en la sostenibilidad, la eficiencia y la responsabilidad social. Desde el rigor intelectual, el espíritu crítico, la transversalidad en el conocimiento, la innovación docente y el emprendimiento, la UPC forma a personas y profesionales competentes, con capacidades y habilidades para enfrentarse a los retos presentes y futuros. La actividad de sus campus y centros convierten a la UPC en punto de referencia y, en complicidad con el tejido productivo, en agente y motor de cambio económico y social, al poner en valor la investigación básica y aplicada, y transferir tecnología y conocimiento a la sociedad. Cada año pasan por sus aulas alrededor de alumnos y cuenta con más de docentes e investigadores y casi profesionales en la administración y servicios. La UPC dispone de infraestructuras científicas y tecnológicas que pone al servicio de los grupos y centros de investigación, investigadores y estudiantes, profesionales, empresas e instituciones. Como miembro líder de redes de excelencia, la UPC mantiene una relación privilegiada con instituciones y entidades científicas y educativas mundiales, lo que la sitúa en una posición ventajosa para la captación de talento internacional.

4 4 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Eficiencia en los procesos económicofinancieros y de contratación El sistema de gestión económico-financiera y de contratación de la UPC estaba implantado sobre la solución SAP R/3 en su versión 4.6C y complementado con personalizaciones mediante desarrollos propios sobre ABAP/4. En la búsqueda continua de eficiencia y sostenibilidad, la UPC decide abordar un proyecto para implantar: - La nueva solución de gestión presupuestaria sobre la solución SAP EA PS - El sistema de contratación sobre SAP RMS - La migración del SAP R/3 4.6C a la nueva versión SAP ECC 6.0 UNICODE Con esta actualización de la plataforma SAP, que además supone una estandarización del sistema anteriormente implantado, la UPC: - Incorpora nuevos procedimientos más sencillos para el usuario y se amplían funcionalidades aportadas por la nueva versión. - Mejora la integración con otros sistemas del entorno de la Universidad, como son el gestor documental (Documentum), la factura electrónica o el sistema de nómina. - Evoluciona la gestión de los procesos económico-financieros, de facturación de ingresos, de cierre presupuestario y contable a un modelo más estándar y, por tanto, más sostenible. - Introduce nuevas funcionalidades de contabilidad analítica y de gestión de proyectos. - Evoluciona el módulo de gestión de contratación existente (GexAP) implantando la gestión de expedientes de contratación sobre la solución SAP RMS, la cual permite una gestión estandarizada de toda la contratación pública, estructurando toda la documentación generada en el proceso y permitiendo su consulta directa en el sistema y su enlace con el gestor documental. Finalmente, a nivel tecnológico, el proyecto supone la actualización de la infraestructura de soporte.

5 5 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Experiencia y adaptación a las necesidades del negocio La UPC gestiona los procesos de gestión financiera, contabilidad pública y contratación pública con soluciones SAP desde el año La apuesta de la Universidad por SAP se basa en la adecuación de la solución sectorial del producto de manera estándar a las necesidades de la institución. UPCnet (www.upcnet.es), empresa del grupo UPC para la prestación de servicios en Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Universidad, es la encargada de mantener y evolucionar los sistemas SAP de la Universidad según las necesidades de la organización y obteniendo el máximo beneficio funcional y tecnológico de la solución. La ejecución de este proyecto por parte de UPCnet y everis ha sido excelente. Una gestión del proyecto correcta y transparente ha permitido minimizar los imprevistos y garantizar el éxito del mismo. En todo momento nos hemos sentido acompañados por profesionales resolutivos y con una magnífica orientación al cliente final. Teresa García, Vicegerenta de Economía de la UPC

6 6 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Asegurando la eficiencia y volviendo al estándar La utilización de versiones antiguas y anteriores proyectos de migración habían provocado un excesivo distanciamiento del estándar, por lo que se marcaron los siguientes objetivos en el proyecto: - Estandarizar al máximo los procesos y mejorar la satisfacción del usuario con la incorporación de nuevas funcionalidades, poniendo énfasis en una interfaz de usuario sencilla y flexible. - Asegurar la eficiencia del nuevo sistema, la calidad de la información y el nivel de disponibilidad requerido. - Facilitar la evolución posterior de la plataforma, de manera que se pueda adecuar a los cambios legales y/o de funcionamiento de la Universidad. El proyecto, realizado por un equipo de everis experto en soluciones SAP en sector público y universidades y expertos de UPCNet en procesos de gestión universitarios con un alto conocimiento funcional, se ha ejecutado en el plazo de un año y su alcance ha englobado algunos puntos clave como: - Migración de R/3 4.6C a ECC 6.0 UNICODE. - Mejoras en los ámbitos funcionales siguientes: Finanzas: implantación de nuevas funcionalidades para la incorporación de nuevos conceptos de desglose analítico en la contabilidad y los diferentes libros contables. Contabilidad pública: sustitución del proceso de elaboración de presupuesto de la estructura clásica a la nueva estructura. Gestión de contratación: implantación del gestor de expedientes estándar de SAP como repositorio único de datos y definición e implantación de nuevos modelos de expedientes. Adicionalmente, evolución del módulo de gestión de expedientes (GexAP), garantizando su integración escalable con el resto de componentes de SAP. Reporting y explotación de la información: definición e implantación de informes de cumplimiento obligatorio según normativa de control de la Generalitat de Catalunya para las administraciones públicas. - Integración con otros sistemas: Sistema de gestión documental utilizando herramientas estándar. Sistema de factura electrónica. Sistema de recursos humanos. Integración con el resto de aplicaciones corporativas (p.e., convenios de educación, descriptor de la investigación ).

7 7 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Orientación a la gestión de procesos y a la estandarización El proyecto de migración de los componentes SAP de la UPC se aborda teniendo en cuenta el entorno de sistemas del que disponía la Universidad: - Desde el punto de vista funcional, se identificó y definió la adaptación al estándar y a las nuevas funcionalidades de la nueva versión a partir de los procesos de la Universidad. - A nivel tecnológico, se actualizó y se unificó el modelo en tres entornos adaptando los requerimientos técnicos a la nueva versión. - En cuanto al modelo de integración, se mantuvo la relación entre los sistemas, a la vez que se definía un modelo de integración de futuro para la UPC. - Durante el transcurso del proyecto de cambio de versión se mantuvo el nivel de mantenimiento sobre la plataforma productiva y se definió y aplicó un marco organizativo para mantener la coherencia de las versiones implementadas. Además, y paralelamente al proyecto de cambio de versión, se pusieron en marcha diferentes proyectos iniciados por UPC que se alinearon con las distintas fases del proyecto del cambio de versión. El proyecto ha supuesto la actualización y optimización de las infraestructuras, la adecuación del software de base y la aproximación al estándar SAP de algunos desarrollos adicionales. Todo ello permitirá reducir paulatinamente el TCO (Coste total de propiedad) de nuestra plataforma SAP-FICO. Victor Huerta, Director de Sistemas de Información de la UPC

8 8 Historia de Éxito de Clientes SAP Educación Universitat Politècnica de Catalunya Incorporación de nuevas funcionalidades, estandarización de procesos y control del TCO La confianza en la experiencia de everis en la implantación de soluciones SAP en el mundo universitario, así como la dirección de proyecto y soporte funcional y tecnológico de UPCNet durante todo el proyecto ha resultado clave para su consecución y éxito, que ha aportado a la Universidad beneficios como: - La adquisición de una nueva plataforma tecnológica que limita el coste total del sistema (TCO). - La estandarización de los procesos implantados en SAP. - La incorporación de nuevas funcionalidades que completan y simplifican las tareas realizadas por los usuarios. - El aseguramiento de la calidad de información y la disponibilidad de ésta. - La integración automática con otros sistemas del entorno de trabajo de los usuarios, lo que permite mayor fiabilidad y control sobre los procesos definidos. - Una visión global, estructurada y centralizada en un único repositorio (SAP RMS) de la gestión de expedientes a lo largo de todo el proceso de contratación, permitiendo su consulta directa en el sistema y su enlace con el gestor documental. - La posterior evolución de la plataforma en caso de necesidad por cambios organizativos o legales de la universidad.

9 9 SAP como solución de futuro En el contexto institucional actual, la UPC requiere trabajar con el máximo de calidad, precisión y eficiencia posible. Para ello son claves las herramientas que faciliten la consecución de los resultados marcados por la Universidad. En este sentido, la UPC apuesta por SAP como solución de futuro para controlar el presupuesto, gestionar y analizar los datos económicos, al mismo tiempo que para proveer de mecanismos para asegurar la calidad y la legalidad de los procesos económicos y financieros. 50 xxx xxx (YY/MM)

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