PLAN DE ACCION POR PROCESOS COMISION DE REGULACION DE ENERGIA Y GAS - CREG PROYECCION CORPORATIVA Y RELACIONES CON EL ENTORNO

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1 PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: PLAN DE ACCION POR PROCESOS COMISION DE REGULACION DE ENERGIA Y GAS - CREG PROYECCION CORPORATIVA Y RELACIONES CON EL ENTORNO Establecer herramientas y s de comunicación a través de las cuales se difunda la labor de la CREG y se atiendan las necesidades informativas de los públicos de interés de la Comisión y de esta manera posicionar interna y externamente una imagen positiva. RESPONSABLE DEL PROCESO: Comité de Expertos Comisionados con el apoyo del responsable de Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno AÑO: 2014 OBJETIVO INSTITUCIONAL (PLAN ESTRATEGICO ). Objetivo Institucional No: 2 Garantizar el desarrollo de una regulación oportuna, independiente, transparente y sustentable CÓDIGO OBJETIVOS DEL PROCESO OBJETIVO ESPECIFICO ACTIVIDADES PARA EL LOGRO DE DEL OBJETIVO ESPECIFICO. RESPONSABLES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Planear una de motivación con el fin de incentivar en la CREG el cumplimiento de los tiempos requeridos para dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Planear una de motivación con el fin de reducir el uso de Papel en la Entidad, tendiendo en cuenta la Directiva Presidencial 04 de 2012 Desarrollar s y actividades que permitan el posicionamiento y la difusión de las acciones de la CREG tanto interna como externamente Planear las s y actividades que difundan las acciones de la CREG tanto interna como externamente Planear y diseñar una para fomentar la cultura de atención al ciudadano Planear una para garantizar el cumplimiento de la política de calidad con el fin de mantener la certificación del SGC de la Entidad (Continuidad RETO - META) Planear una para la difusión de la normatividad expedida por la CREG con respecto al alumbrado público Planear una para la difusión y posicionamiento de GLP como un combustible eficiente y seguro dentro del nuevo esquema regulatorio Planear una de responsabilidad social para que los usuarios del servicio de gas natural conozcan sus derechos y deberes en las revisiones periódicasl, de acuerdo con la resolución CREG 059 de 2012 Planear la de comunicaciones que permita difundir las diferentes actividades regulatorias de la CREG y el posicionamiento de la entidad como marca Planear la participación de la CREG en eventos sectoriales Planear la de rendición de cuentas de la CREG Planear un evento académico para conmemorar los 20 años de las comisiones de regulación Planear una de participación en el primer congreso nacional minero energético Planear la participación de la CREG en las ferias de servicio al ciudadano orientadas por el Departamento Nacional de Planeación Estrategia de motivación PQRS Estrategia cero papel CREG Estrategia cultura y atención al ciudadano Ejecutar acciones comunicativas de acuerdo con la establecida Elaborar manual con los protocolos de servicio de atención al ciudadano Participar en las reuniones del Programa Nacional del Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación (DNP) (de acuerdo con la programación) Estrategia cumplimiento de la política de calidad Diseñar piezas comunicativas para apoyar procesos de inducción Estrategia de difusión y posicionamiento de alumbrado público

2 Estrategia de difusión y posicionamiento de GLP Estrategia de difusión revisiones periódicas de gas natural Realizar estudio de medios para emitir campaña Realizar piezas comunicativas para la ejecución de la Difundir piezas comunicativas Estrategia de difusión preguntas y respuestas de usuarios Realizar estudio de mercado para ejecución de campaña en medios de comunicación masivos Realizar piezas comunicativas para la ejecución de la Difundir piezas comunicativas Estrategia para difundir actividades regulatorias de la CREG Talleres Realizar estudio de mercado para contratar auditorio donde se llevan a cabo los talleres Elaborar nota de prensa previa al evento Elaborar nota de la realización del taller Publicar la presentación del taller en la página web Cartillas Recibir solicitud de cartilla por parte de asesor y Experto comisionado Realizar plan de trabajo Elaborar de Cronograma Realizar estudio de mercado para contratar el servicio de impresión de cartillas Revisar textos Revisar diseño y diagramación Realizar correcciones Entregar textos a imprenta (cartilla) Supervisar y aprobar impresión Recibir cartillas impresas por parte de la imprenta Enviar material impreso a los grupos de interés Audiencias temáticas Elaborar plan de trabajo Elaborar Cronograma Elaborar estudio de mercado para contratar lo recursos necesarios para llevar a cabo la audiencia Elaborar textos para promos de la Audiencia (realización del evento) Video Zonas No Interconectadas Realiza estudio de mercado y expedir términos de referencia Realizar reunión con proveedor del servicio Entregar material gráfico necesario por parte de la CREG Hacer seguimiento Recibir producto final Adecuar manual de imagen y proyección corporativa Realizar estudio de mercado Realizar reunión con proveedor del servicio Hacer seguimiento

3 Recibir el producto final Notas informativas Definir el tema para la realización del boletín o comunicado de prensa Elaborar boletín o comunicado Revisar boletín o comunicado Publicar el boletín o comunicado en la página web Monitoreo de prensa Realizar estudio de mercado para la contratación de monitoreo de prensa Realizar reunión con grupo de trabajo para revisar entrega de monitoreo Realizar seguimiento diario de la información en los medios de comunicación Revisar el monitoreo enviado por empresa contratada Seleccionar las noticias de interés para la Comisión Realizar sinopsis de las noticias de interés de la CREG en formato de monitoreo de la CREG Enviar al Comité de Expertos vía correo electrónico el monitoreo realizado con base en la sinopsis Relación con los medios Atender a las solicitudes de los medios Realizar solicitud al Director Revisar información con el asesor encargado Entregar de la información Monitorear la nota publicada Carteleras internas Realizar comité de redacción para establecer los temas a tratar en las carteleras internas Realizar piezas gráficas para publicar en las carteleras Actualizar carteleras Intranet Realizar comité de redacción para establecer los temas a tratar en la intranet Elaborar notas informativas para la intranet Editar imágenes para publicar en la intranet Actualizar intranet Carteleras digitales Realizar estudio de mercado para contratar el servicio de carteleras digitales Realizar y publicar piezas comunicativas en carteleras Estudio de percepción Realizar estudio de mercado para contrar empresa especializada en medición de percepción Realizar reunión para analizar herramientas de medición Realizar reunión de seguimiento del estudio de percepción aprobar resultados de estudio de percepción Socializar los resultados del estudio de percepción y plan de acción a seguir Participación de la CREG en los eventos sectoriales Elaborar calendarios anual de eventos que se organizan en los diferentes sectores que regula la CREG Realizar reuniones con las personas encargadas de los diferentes eventos con el fin de evaluar la viabilidad y conveniencia de la CREG para participar en cada uno de estos eventos (de acuerdo con la programación) Participar en los eventos de los sectores de energía eléctrica, gas natural y GLP.

4 Planeación Rendición de cuentas de la CREG Revisar de pendones Revisar montaje Realizar ensayo con RTVC para transmisión de TV (desarrollo del evento) Realizar balance de rendición Publicar presentaciones de Rendición en el portal web de la CREG Publicar resultados de la encuesta de Rendición en el portal web de la CREG Publicar preguntas y respuestas de la rendición en el portal web de la CREG Publicar transmisión de la Audiencia de Rendición en el portal web de la CREG Enviar de informes de gestión a públicos de interés Informe de gestión Revisar y corregir textos para informe de gestión Revisar y aprobar textos definitivos Enviar textos a diseño y diagramación Entregar primera prueba de diseño y diagramación Revisar diseño y diagramación Corregir diseño y diagramación Entregar de diseño final Aprobar diseño final Entregar de informe de gestión a imprenta Recibir Sherpa Corregir sobre Sherpa Aprobar impresión Recibir informes impresos Ferias del Servicio al Ciudadano Asistir a por lo menos cuatro ferias de atención al ciudadano programadas por el DNP Realizar reunión previa con Ministerio de Minas Enviar de material Elaborar de nota de prensa Dictar charlas de capacitación sobre los servicios que regula la entidad en el desarrollo de las ferias de atención al ciudadano Atender a los ciudadanos asistentes en cuanto a las inquietudes que se les presenten en las ferias de atención al ciudadano Desarrollar actividades para el público infantil que asiste a las ferias Planeación encuentro académico 20 años de las comisiones con las comisiones de regulación Planear agenda académica Realizar balance del evento Planeación primer congreso nacional minero energético con Minminas y sus entidades adscritas Planear agenda académica Realizar balance del evento Realizar Seguimiento a las implementación de las actividades de de comunicación y evaluación de la apropiación de la misma en los colaboradores de la entidad

5 Realizar seguimiento a la elaboración y publicación de las piezas comunicativas semanales tanto en carteleras como en la Intranet. Realizar encuestas semestral con funcionarios y contratistas de la CREG con el fin de establecer la percepción que tienen con respecto a las carteleras institucionales y la intranet. Realizar seguimiento a la ejecución de la logística propia de los talleres y audiencias públicas para difundir las actuaciones de la CREG Seguimiento y evaluación de las a las actividades planeadas y ejecutadas Realizar las encuestas de los eventos y medir la satisfacción del público asistente Realizar encuestas de satisfacción de forma aleatoria a usuarios atendidos por la CREG con peticiones, quejas, reclamos o sugerencias Consolidar y revisar el informe de gestión y las presentaciones para la realización de la audiencia pública de rendición de cuentas Participar en las auditorias de Control Interno Participar en las auditorias de calidad PARTICIPACIÓN Y REPRESENTACION CON ENTES EXTERNOS Realizar encuestas de satisfacción con respecto al proceso de rendición de cuentas de la entidad Participar en los comités y grupos de trabajo internos y sectoriales: Gobierno en línea, transparencia, rendición de cuentas, atención al ciudadano Acompañar a la Dirección Ejecutiva de la entidad a los diferentes eventos del sector Relacionamiento con los medios de comunicación y los diferentes públicos objetivos con los que interactúa la entidad Elaboró: Revisó: Aprobó: DIEGO HERRERA / DIANA M. VELANDIA DIEGO HERRERA CARLOS FERNANDO ERASO