Tu Intranet Corporativa

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1 Tu Intranet Corporativa Soluciones Sectoriales EUROWIN

2 Definición Tu Intranet Corporativa es una aplicación totalmente gestionada a través de Internet, la cual permite crear un espacio común de intercomunicación para un grupo de usuarios (pertenecientes a una empresa, a un grupo de empresas, a una organización, a una asociación, ). Los usuarios pueden ser agrupados mediante jerarquías así como delimitarles accesos a la información u operativas en función del tipo de permisos asignados a su rango. El espacio común ofrecido por Tu Intranet Corporativa permite compartir documentos e información de interés, así como agilizar la comunicación y la gestión del conocimiento entre los diferentes usuarios, los cuales tendrán a su alcance diferentes herramientas, tales como un sistema de correo interno, con comunicación de avisos de nuevos correos y consulta de correos leídos, una biblioteca de documentos comunes y de una gestión avanzada de interrelación con el departamento de recursos humanos. Funcionalidades Acceso web a la aplicación - Instalación en el Data Center de Sage Eurowin, permitiendo a las empresas disponer de un entorno colaborativo sin necesidad de instalar ningún software adicional en sus servidores o PC de usuario. - La gestión se realiza íntegramente a través de Internet, con una conexión segura SSL, de transmisión de datos. - Funciones de administrador con el objetivo de crear diferentes configuraciones y con ello perfilar la estructura y la jerarquía de la Intranet, asignado permisos de administración, si es necesario, a los nuevos usuarios que se den de alta. Mensajería interna - Sistema de mensajería interna independiente de cualquier correo electrónico tipo POP3 del que ya pueda disponer el usuario configurado en su PC. - Posibilidad de leer y crear mensajes, administrar y crear carpetas, dar de alta filtros, listas de mensajes, etc. - Visualización del estado del destinatario (activo o ausente) así como del estado de lectura del mensaje (leído, con hora y minutos de lectura, o pendiente de leer). - Posibilidad de instalar, localmente en el PC, un aplicativo enlazado con la web encargado de chequear periódicamente la existencia de mensajes no leídos en la intranet sin necesidad de acceder a la misma. Gestión de usuarios - Completa gestión de usuarios con creación de fichas incluyendo información referente a datos personales, nivel de estudios, títulos y cursos realizados desde su incorporación en la empresa, organización o asociación. - Definición de horario de trabajo o disponibilidad por usuario. 1

3 - Creación de permisos de consulta, creación y administración por usuario en los diferentes apartados de la intranet. El perfil de administración puede hacer referencia a aspectos relacionados con la gestión de capital humano: - Autorizar días de vacaciones. - Asignar horas de permiso - Asignar días festivos - Asignar bajas. - Visualización de nuevas incorporaciones de usuarios. - Posibilidad de realizar búsquedas entre los usuarios de la intranet por nombre o departamento al que pertenecen, consultando la disponibilidad de cada uno de ellos según horario así como el teléfono o la extensión telefónica asociada. Compartición de información. Noticias y documentos - Gestor de Noticias con la posibilidad de publicar novedades, avisos, recordatorios, promociones o comunicados para todos los usuarios. - Gestor de Documentos con la posibilidad de almacenar y organizar documentación de interés o aplicación a los usuarios, los cuales pueden acceder y hacer uso de la misma según permisos (posibilidad de restringir el acceso por documento o carpeta de documentos). RRHH. Gestión de ausencias, vacaciones, bajas y días festivos - Completa gestión de los recursos humanos de la empresa, simplificando y agilizando las tareas administrativas relacionadas con los días de permisos, las ausencias de personal y las vacaciones. - Opciones de los usuarios base: - Consulta del calendario anual de la empresa así como las festividades planificadas. - Petición de días de vacaciones y permisos. - Consulta de días de vacaciones pendientes de autorizar o de disfrutar. - Consulta de días de vacaciones, permisos o bajas disfrutados. - Consulta de ausencias, con visualización del motivo y la fecha de reincorporación. - Opciones de usuarios con rango de administrador: - Publicación del calendario anual de la empresa, con definición de las festividades. - Administración de usuarios según departamentos/grupos. - Recepción de peticiones de vacaciones y permisos con posibilidad de autorizar o denegar. - Extracción de informe con peticiones de vacaciones. - Aplicación de días de baja o ausencia. - Consulta de los calendarios de cada usuario. Envío de SMS - Posibilidad de envío de SMS a usuarios de la intranet, así como a cualquier otro número de teléfono móvil: - Sencillos formulario de envío, accesible a usuarios con permisos, con capacidad de crear SMS (de hasta 143 caracteres). - Posibilidad de ejecutar envíos de forma masiva según departamentos / grupos o bien a todos los usuarios de la intranet. - Petición de créditos (packs de SMS para gastar en envíos). - Listado de SMS enviados. 2

4 Control de hardware y software. Gestión de Incidencias - Herramienta de control de hardware y software que permite, a las empresas, organizaciones o asociaciones, controlar el material informático del que disponen sus empleados o usuarios: - Asociación de hardware y software, mediante números de serie o licencia, a cada usuario (ordenador, portátil, impresora, sistema operativo, ). - Listados orientados a consultar el hardware y software presente en la empresa, organización o asociación, así como obtener una valoración económica de la inversión realizada. - Posibilidad de comunicar incidencias a los usuarios responsables de las mismas: - Diferentes tipologías de incidencias. - Comunicación, mediante correo electrónico interno, al responsable del departamento / grupo así como a los usuarios responsables de solucionarlo. 3

5 Esquema de trabajo Una vez creados los usuarios se les debe de asignar los permisos de administración para las distintas áreas de la Intranet Los responsables de un departamento recibirán las solicitudes de vacaciones del resto de departamento. Este tendrá la tarea de autorizar o denegar Activación del Aplicativo en el Data Center de Sage Eurowin Creación de los usuarios Creación de los departamentos y asignación de los usuarios y los responsables Introducción de la información personal y de las claves de acceso a la Intranet Configuración de permisos Configuración de horario de trabajo Creación de las carpetas de compartición de documentos. Introducción de noticias Asignación de los permisos a las diferentes carpetas según sean de acceso público o restringido a una serie de usuarios Empleado Envío y lectura de correo electrónico interno Descarga de documentos Consulta de información de interés Comunicación de incidencias Solicitud de vacaciones Responsable Envío y lectura de correo electrónico interno Publicación y descarga de documentos Publicación de noticias Recepción de incidencias Autorización de vacaciones y permisos 4

6 Empresas a las que se destina Eurowin Tu Intranet Corporativa se destina a todas las empresas, organizaciones o asociaciones que precisan de un entorno colaborativo y de intercambio de información entre sus empleados o miembros. Pymes Tu Intranet Corporativa se destina para la comunicación interna de pymes, cualquiera que sea su sector. - Informática y nuevas tecnologías - Diseño industrial - Gestorías y Asesorías - Empresas con múltiples freelance - Cualquier otra línea de negocio empresarial interesada en ofrecer una potente herramienta de intercomunicación a sus empleados y /o a su departamento de capital humano. Organizaciones y grupos Cualquier organización o grupo de personas que requieran de comunicación entre sus miembros: - Organizaciones culturales - Agrupaciones o clubs de aficionados o hobbies - Grupos de lectura - Asociaciones políticas - Asociaciones de vecinos - Cualquier otra tipología de organización o agrupación de personas. Otros - Academias y centros de estudios - Ayuntamientos y Entidades públicas - Departamentos de sociales y Áreas de Atención Cualquier otro sector interesado en crear de forma sencilla un espacio de intercambio de información y conocimiento en su empresa, organización o asociación. 5

7

8 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta salvo error u omisión. A pesar de ello, el funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo. Polígono Industrial, nave El Palau d'anglesola (Lleida) Tlf Fax

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