Sistema Integral de Archivos. Unidad Central de Correspondencia 05 Marzo 2012

Transcripción

1 Sistema Integral de Archivos Unidad Central de Correspondencia 05 Marzo 2012

2 1. Sistema Integral de Archivos 1.1 Contexto

3 Sistema Integral de Archivos El Sistema Integral de Archivos es una propuesta basada en una estructura funcional para llevar a cabo las actividades básicas de registro, organización y control documental; correspondientes a las actuales demandas de modernización de la administración pública y particularmente de los servicios que ofrecen los servicios a las propias instituciones y a la sociedad.

4 REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE HIDALGO CAPITULO III DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS SECCION I SISTEMA INTEGARL DE ARCHIVOS ARTICULO 11.-El Sistema Integral de Archivos se Integra por las Siguientes unidades: I.- Unidad Central de Correspondencia II.- Unidad de Archivo de Trámite III.- Unidad de Archivo de Concentración y, IV.- Unidad de Archivo Histórico.

5 REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE HIDALGO CAPITULO III DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS SECCION I SISTEMA INTEGARL DE ARCHIVOS ARTICULO 13.-El Sistema Integral de Archivos tiene como funciones las Siguientes: I.- Brindar integralmente los servicios de apoyo informativo-documental requeridos por el sujeto obligado o solicitados por la ciudadanía; II.- Coordinar el desarrollo y perfeccionamiento de los mecanismos de recepción, organización, conservación y control de la documentación institucional, para garantizar la obtención y aplicación completa y oportuna de la información documental publica; y III.- Instrumentar y operar los sistemas de planeación, evaluación y seguimiento de la gestión pública referentes a la producción, circulación, uso y conservación de los documentos de archivo.

6 REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE HIDALGO CAPITULO III DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS SECCION I SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS ARTICULO 14.- Para operar el Sistema Integral de Archivos, los sujetos obligados contaran con un Comité Técnico de Archivo, el cual se integrará como lo estipula el articulo 39 de la Ley. La organización funcional del Comité Técnico de Archivo deberá contener como mínimo la siguiente estructura. I.- Un coordinador Normativo; II.- Unidad Central de Correspondencia; III.- Unidad de Archivo de Trámite; IV.-Unidad de Archivo de Concentración; y V.-Unidad de Archivo Histórico.

7 2.Unidad Central de Correspondencia 05 Marzo 2012

8 Unidad Central de Correspondencia REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE HIDALGO CAPITULO III DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS SECCION II DEL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ARTICULO 13.- Cada Sujeto Obligado deberá contar con una Unidad Central de Correspondencia, en cumplimiento al Articulo 19 de la Ley, la cual será coordinadora por el responsable operativo designado por el titular, con un nivel mínimo de encargado de departamento o su equivalente y el cual será el responsable de realizar las siguientes funciones. I.- Recibir y registrar los documentos de entrada dirigidos al sujeto obligado; II.-Distribuir la documentación de entrada entre las diferentes Unidades Administrativas; III.-Recibir, registrar y enviar la documentación de salida; y IV.-Las demás que para tal efecto estipulen tanto los lineamientos Generales de Archivo y la Guia Técnica de Archivo.

9 2.1 Estructura

10 2.1 Estructura JEFATURA Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran a la Unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las tareas que les están encomendadas. Administrar eficiente y racionalmente los recursos financieros, materiales y humanos vigilando su adecuada aplicación. Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídico, reglamentarias vigentes respecto al control y tramite de los documentos de gestión que son recibidos o producidos por la institución.

11 2.1 Estructura Coadyuvar con la unidad central de Administración de documentos de la dependencia en la definición e instrumentación de las políticas a seguir a nivel institucional. El establecimiento de las delegaciones necesarias para la recepción centralizada de correspondencia de entrada y salida, así como la creación de los elementos de vigilancia.

12 SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA FUNCIONES Recibir la correspondencia dirigida a la dependencia. Verificar que Los documentos o paquetes estén dirigidos a la dependencia o a los Funcionarios. El asunto le competa al destinatario.

13 SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA Los documentos se encuentren firmados o en su defecto con la huella digital por el remitente. La fecha debe de ser actual. Los documentos citen el domicilio del remitente. Si los documentos se menciona la remisión de anexos, se verifica que estos lo acompañen, en el caso de que no tenerlos, se le preguntara al mensajero sobre los mismos y se hará una anotación en el documento que no fueron entregados.

14 SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA Si la documentación es entregada por Servicio Postal se verificar: La cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas Facturadas o en el oficio. Los envases de las piezas se especifiqué que están dirigidas a la dependencia, departamentos o a los servidores que laboren en ella (en caso contrario no se recibirá la documentación). Los envases de las piezas se encuentren en buenas condiciones en caso contrario se revisara el contenido, y de encontrarse faltantes se levantara un acta que haga constar tal anomalía.

15 SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA En el acuse de recibo de las piezas de entrada se le colocara el sello de recibido marcando la firma (nombre completo), fecha y hora en la que fue recibida la documentación. En caso de que se trate de piezas entregadas por servicio, se emprime en su caso en la factura presentada por el responsable, se sella y se pone la firma y hora de la recepción.

16 SUBUNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Esta subunidad es la encargada de realizar las fichas de Fichas de Control de Correspondencia en Tramite, anotando los datos generales del documento.

17 Ficha de Control de Correspondencia

18 Control de Correspondencia de Entrada

19 Control de Correspondencia de Salida

20 SUBUNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Se registra el documento en una bitácora o base de datos, la cual debe de contener el sello de la unidad de correspondencia con fecha y hora de entrega, la documentación se folia para llevar el control cuantitativo de las piezas recibidas y se toma el numero de registro. Clasificación; se clasifican por el tipo documental y carácter (urgente ordinario o confidencial), así como al área que será remitida. Distribución; se entregara al jefe o a la secretaria de cada departamento, el cual deberá firmar el acuse de recibido.

21 SUBUNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA La Subunidad de registro de Correspondencia de salida Verificara: Que la entidad administrativa remitente y la dependencia se encuentre debidamente identificadas. Los datos del destinatarios están escritos en forma correcta y completa. La fecha sea reciente. Que el original este firmado, y que se asiente el nombre y cargo del servidor publico que lo remite. Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas y firmadas. Si son enviados con anexos que estos se encuentren completos y bien adheridos. Si menciona la remisión de objetos voluminosos estos vayan debidamente empacados.

22 SUBUNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA Que las piezas o documentos que se reciban, lleven inscritos los datos del remitente, la dirección completa del destinatario, la descripción del contenido y el sello oficial de la dependencia. Si una vez revisada la pieza por turnar no procede la devolución para Modificaciones, se procede a poner el sello en el original y copia, así como la fecha y hora en que será enviado. Recibe la correspondencia de salida y la separa según el carácter del servicio (urgente o ordinario confidencial). Asienta en la pieza de salida, mediante sello, la identificación establecida respecto a la clase de servicio a utilizar (mensajera, correo servicio aéreo etc.). Se le asigna el numero de folio correspondiente y posteriormente se anexa al registro, donde se tiene el control de dicha documentación. Se procede a registrar por que medio va hacer enviado.

23 SUBUNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA Al realizar la entrega el mensajero deberá de recoger el acuse o en su defecto factura, recibo u oficio con que fueron enviados los paquetes o documentación, para posteriormente entregarlos a la unidad central de correspondencia para el control de la correspondencia como respaldo de que fue entregada la información.

24 Generador del Documento Unidad Central de Correspondencia Unidades Administrativas Inicio Recibe documento Recibe Correspondencia Entrega documento Registra documento. Firma acuse de recibido. Identifica Correspondencia Remite Correspondencia Fin Organiza y conserva acuses de recibido.

25 Unidad Central de Correspondencia Unidades Administrativas Inicio Entrega la correspondencia de salida. Solicita correspondencia de salida. Recibe la correspondencia de salida. Registra la correspondencia de salida. Despacha la correspondencia de salida. Fin

26 POLÍTICAS DE OPERACIÓN DE LA UCC Cada Sujeto Obligado debe establecer políticas de operación para actividades I- De la Recepción de Documentos II.- Del Despacho de la. Correspondencia

27 POLÍTICAS DE OPERACIÓN DE LA UCC III.- De las Unidades Administrativas de (Sujeto Obligado). (Aclarar que son y quienes las conforman) IV.- Control y seguimiento del Flujo Documental. V.- Consulta de expedientes. VI.- Documentos electrónicos.

28 POR SU ATENCIÓN GRACIAS MARZO 2012.