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Transcripción

1 SERVICIO DE GESTION ACADÉMICA DE ALUMNOS MEMORIA DE GESTIÓN CURSO 2009/10 El Servicio de Gestión Académica de Alumnos está formado por el personal de administración y servicios adscrito a las secretarías de los centros de la Universidad de Almería: Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, Facultad de Ciencias Experimentales, Facultad de Ciencias de la Educación, Facultad de Humanidades, Facultad de Psicología, Facultad de Derecho, Escuela Politécnica Superior y Escuela de Ciencias de la Salud; el personal adscrito a la Oficina de Postgrado, personal de Apoyo a Decanatos y el grupo de Gestores de Administración para la Adaptación de Aplicaciones Académicas (IAGOR). En la actualidad, el Servicio tiene la responsabilidad de gestionar, principalmente, los siguientes procesos: MATRÍCULA Con carácter general, la matrícula para el curso 2009/10 ha observado un incremento global de un 3,60% sobre las cifras totales del pasado curso, alcanzando un total de alumnos matriculados (a las cifras que figuran en el cuadro siguiente, hay que sumarle los 534 alumnos matriculados en la Escuela de Relaciones Laborales). CENTRO / CURSO 1er y 2º Masteres Doctorado/ Ciclo/Grado Oficiales Otros TOTAL Fac. CC. Experimentales Fac. Humanidades Fac. Psicología Fac. CC. De la Educación F. CC. Económicas y Empresariales Fac. Derecho Esc. Politécnica Superior Esc. Univ. CC. De la Salud Centro de Postgrado Erasmus y Visitantes TOTAL / Si realizamos un análisis por tipo de matrícula observamos que en Masteres Oficiales se ha alcanzado un incremento de alumnos superior al 104% sobre las cifras del pasado curso, la matrícula de Primer y Segundo Ciclo, y Grado, ha tenido

2 un incremento superior al 2,3%, mientras que la matrícula en Doctorado y otros tipos como Erasmus y Visitantes, han sufrido en ambos casos un descenso superior al 18%. Si hacemos un análisis de la forma en que los alumnos han preferido realizar su matrícula, tenemos que casi un 63% de los alumnos la han hecho por Internet en alguna de las diferentes posibilidades: en casa, en alguno de los Ayuntamientos colaboradores, en un ciber, etc. Algo más de un 33% han realizado su matrícula acudiendo a las Aulas de Automatrícula, y un 3,5% la han hecho en las secretarías de sus respectivos Centros. OTROS PROCEDIMIENTOS Certificaciones Académicas Emitidas: Se han tramitado un total de solicitudes de certificaciones académicas de diversa índole, a las que hay que sumar otras 412 emitidas para alumnos en programas de movilidad lo que supone un total de más de veinte mil trámites realizados al efecto, con el desglose que se detalla en la tabla de datos. Gestión de Actas: Durante el curso 2009/201 se han gestionado en las secretarías de los Centros actas lo que supone unas por convocatoria, aproximadamente, con el detalle por centro que aparece desglosado en la tabla siguiente. Para poder reflejar los datos de la convocatoria de Septiembre, se han tomado los del curso pasado. Solicitudes de Títulos: Se han tramitado un total de 1735 solicitudes de título y solicitudes de duplicados del título, según el desglose por centro que se especifica en la tabla. Los datos se han obtenido desde el día 1 de julio de 2009 hasta el 25 de junio de 2010.

3 Traslados de expediente: En total se han tramitado solicitudes de traslados de expedientes, de los cuales 764 han sido para cursar estudios en otra Universidad o en otro Centro de la UAL, los definidos como salientes; y 444 solicitudes de traslado para cursar estudios en la UAL, procedentes de otras Universidades, o de otros Centros de la UAL, los denominados entrantes, según el detalle por Centro reflejado en la tabla de datos. Solicitudes de Homologación de Títulos: Se han contabilizado un total de 193 solicitudes de homologación de títulos extranjeros, con las correspondientes tareas de organización de las pruebas de homologación, convocatoria de tribunales, comprobación de la documentación de los solicitantes, etc. El desglose por centro aparece en la tabla de datos. Solicitudes de convalidación de asignaturas, reconocimiento de créditos y reconocimentos de creditos de Libre Configuración por asignaturas, cursos y actividades: Se han tramitado aproximadamente un total de 5010 solicitudes de alumnos para convalidación de asignaturas o reconocimientos de créditos de Libre configuración, por asignaturas actividades y cursos, en los planes antiguos, y solicitudes de reconocimiento de créditos en los nuevos estudios de Grado y Master, con el desglose que figura en la tabla de datos. Tabla de Datos: CENTRO Certificac. Solicitud Gestión Traslado Expedientes Solicitudes Convalid. Emitidas de Titulo de Actas entrantes salientes Homologac. Reconocim. F. CC. Experimentales F. Humanidades F. Psicología F. CC. Educación F. Empresariales F. Derecho E. Politécnica E. U. CC. Salud Oficina de Postgrado TOTAL

4 Apoyos a Decanatos: El personal de este Servicio que realiza las funciones de apoyo a los diferentes equipos decanales o de dirección de los Centros de la Universidad de Almería, realizan como funciones fundamentales, además del control de la agenda de los respectivos equipos funcionales, las siguientes tareas administrativas: -Introducción de horarios y exámenes en la aplicación correspondiente para la asignación de espacios. Esta es una de las tareas principales de este colectivo por la importancia y trascendencia, tanto para el profesorado como para los alumnos ya que a la hora de realizar su matricula necesitan conocer sus horarios para evitar solapamientos en asignaturas. -Control de gastos e ingresos, y tramitación de facturas, comisiones de servicio, anticipos, ayudas y subvenciones del centro y control del presupuesto a través de los diferentes centros de gasto. -Apoyo en tareas administrativas a los órganos colegiados y diversas comisiones del Centro. -Mantenimiento de la página Web. Son algunas de las tareas que desempeñan en su labor de apoyo administrativo a los Decanatos o Direcciones de los Centros. Grupo para la Adaptación de Aplicaciones Académicas (IAGOR): El grupo IAGOR, es el encargado de dar sostenimiento técnico a todas las tareas que se realizan en el Servicio en las que intervenga el programa U-XXI-AC, que son la mayor parte de las que hemos descrito en esta memoria, así como otras que no hemos detallado por no alargar en exceso este documento. Su labor principal es velar por el correcto funcionamiento de la aplicación, en la medida de sus posibilidades y dentro de las limitaciones de gestionar un software de una empresa privada, OCU, que no permite demasiadas concesiones en el manejo y control de su producto. En el grupo IAGOR se supervisan y controlan las diferentes versiones o actualizaciones del programa, para asegurar su funcionamiento y que su implementación no provoca el mal funcionamiento de algo que ya funciona, en concreto durante este curso se han validado un total de 75 instalaciones de

5 software, teniendo en cuenta que la mayoría de las instalaciones necesitan varias validaciones, porque se reciben también envíos modulares anticipados, (los llamados parches de la aplicación). El Grupo IAGOR realiza una labor fundamental en la organización, planificación y soporte técnico del proceso de Matricula, controlando el programa de automatrícula y su funcionamiento adecuado en diferentes entornos (sistemas operativos y navegadores), y se encargan del mantenimiento y soporte de la Web de automatrícula, herramienta fundamental para los alumnos en el proceso de automatrícula. Durante este curso se ha afrontado y realizado con éxito, una nueva modificación estructural y de contenidos de la misma, como consecuencia de la puesta en marcha de la nueva pagina Web de Titulaciones. Durante este curso, además, hay que destacar el proyecto de integración de la Escuela de Relaciones Laborales, con las correspondientes tareas de planificación, formación y ejecución del proyecto, actualmente resuelto en un 98% prácticamente, quedando sólo algunos flecos (modificaciones que debe solucionar OCU), que no afectarán a la ejecución exitosa del mismo. La matrícula de los alumnos de movilidad entrantes, en sus países de origen, es otro de los proyectos en ejecución por el Grupo IAGOR, que en unas semanas, tendremos la oportunidad de valorar su validez y eficacia, tanto por las facilidades que se dan a estos alumnos para realizar su matrícula, como por la mejora en la gestión y en la descarga de picos de trabajo a la Unidad de Relaciones Internacionales, responsable de este alumnado. En el grupo IAGOR, se reciben incidencias de diferentes Unidades y Servicios, además de las propias del Servicio, e incidencias del profesorado relacionadas principalmente con las Actas web y con el campus virtual. En épocas de máxima actividad, como ocurre en estas fechas, con la apertura y cierre de actas de la convocatoria de junio, la preparación de la matrícula, la introducción de la Ordenación Docente, los horarios, etc., es muy elevado el volumen de incidencias, de todo tipo, que se gestionan, pudiendo llegar hasta las 60 solicitudes diarias. Concretamente durante el presente curso se han recibido un total de entradas desde la UAL, de las que se han generado un total de tareas de

6 seguimiento, y el resto han sido solucionadas y contestadas de forma inmediata, sin necesidad de mantener un seguimiento en el tiempo. Se han gestionado tambien un total de entradas desde la empresa propietaria de la aplicación, OCU, vía Quaterni, que es la herramienta de comunicación entre la empresa y el grupo IAGOR. Entre las más destacables están: La adaptación y mejora del módulo de control de horarios, el control y puesta en funcionamiento del Suplemento Europeo al Título (S.E.T.), El nuevo diseño en la aplicación de los programas de Doctorado, la parametrización de la aplicación para la obtención y el manejo de la información y los datos, de acuerdo con los requerimientos aportados por la Unidad de Datos, para la transferencia e intercambio de éstos entre diferentes Administraciones Públicas, etc.