Manual de Usuario. Tema: NOVEDADES Módulo: REMUNERACIÓN

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1 Manual de Usuario Tema: NOVEDADES Módulo: REMUNERACIÓN Noviembre del 2017 Página 1 de 10

2 CONTENIDO 1. INGRESO A NOVEDADES CREAR UNA NOVEDAD IMPORTAR ARCHIVOS CUOTA FIJA EMBARGOS... 8 Página 2 de 10

3 1. Ingreso a Novedades Para ingresar a las novedades haga clic sobre el ícono del módulo Remuneración. Luego haga clic en el menú Eventos y haga clic en Novedades. Ver figura Crear una Novedad Figura 1. Para crear una novedad usted verá la siguiente pantalla. Ver figura 2. Figura 2. Página 3 de 10

4 Campos del bloque de Datos Generales Año: Automáticamente el sistema cargará el año presente. Mes: Automáticamente el sistema cargará el mes del periodo actual. Tipo de Compensación: Éste se refiere a la periodicidad de pago del salario del empleado. Periodo: Según el tipo de compensación cargará los periodos respectivos, éstos se refieren a los periodos por mes. Cédula: Es el número de identificación del empleado. Nombres: Son los nombres correspondientes al empleado a cargar la novedad. Contrato: Es el número del código del contrato al que corresponde el empleado. Centro de Costos: Automáticamente carga el centro de costos al que pertenece el empleado. Turno: Automáticamente carga el turno con el cual se creó el contrato del empleado. Área: Automáticamente carga el área al que pertenece el empleado. Grupo Compensación: Automáticamente carga el grupo de compensación al que pertenece el contrato del empleado. Cargo: Automáticamente carga el área al que pertenece el empleado Recuerde que para ingresar una novedad usted debe tener creado: El contrato El periodo El concepto Para cargar estos datos digite el nombre del empleado y haga clic en el botón Buscar y se cargarán en pantalla el número del documento, el número del contrato, el centro de costos, el turno, el área y el grupo compensación, luego, seleccione el tipo de compensación y el periodo en el cual desea registrar la novedad y haga clic en el botón Cargar. A continuación, diríjase al espacio donde se diligenciará la novedad. Ver figura 4. Figura 3. Página 4 de 10

5 Campos del bloque de Novedades ID Novedad: Es un código único que el sistema asigna a la novedad, éste es automático. Concepto: Elija por cual concepto va a generar la novedad. Valor: Se refiere al monto por el cual se va a asignar la novedad. Si elige horas al mismo tiempo, al ingresar la novedad el sistema dejará el valor en horas en blanco, primará siempre el valor. Horas: Sirve para hacer pagos sobre conceptos que se pagan en horas, como horas extras, recargos, en estos casos el sistema lo que hace es tomar el valor del básico, divide el valor por el factor del año o factor de turno (solo en caso de pagar por turnos), luego el valor de horas lo multiplica por el porcentaje del concepto. Reemplazar el Documento: La novedad se puede reemplazar cuando va a primar sobre el valor liquidado por el sistema, en eventos como deducción de salud, auxilio de transporte, retención en la fuente, entre otros. Documento: Este valor lo puede digitar para que en la tabla se conserva un dato como referencia, que puede ser usado en informes. Importar archivo plano. 3. Importar Archivos El sistema le brinda la posibilidad de realizar importaciones de archivos planos, estos archivos deben estar digitados en Microsoft Office Excel (versión 2003), o en formato CSV. Estos archivos deben tener los siguientes campos: Documento: Número del documento del empleado. Concepto: Código del concepto por el cual se va a crear la novedad, éste debe existir en la Base de Datos. Valor: Si va a enviar la novedad por valor digítelo, en caso de ser por horas, déjelo en 0 (cero). Horas: Si va a enviar la novedad por horas indique el número de horas, puede ser con decimales, si lo hace por horas el valor debe estar en 0 (cero). Luego de tener el archivo diligenciado con estos campos haga clic en el botón Importar Archivo Plano, luego, haga clic en Examinar, localice el archivo (en la ruta que se guardó) y haga clic en Adjuntar, recuerde seleccionar la opción Excel XLS o CSV de acuerdo al archivo que tenga por cargar. Ver figura 4. Figura 4. Página 5 de 10

6 Luego, haga clic en el botón Importar Archivo y en la pantalla aparecerán los datos encontrados en el archivo seleccionado, el sistema le mostrará un mensaje verificando el éxito del proceso y verá un informe al pie de pantalla que le indicará cuántos registros fueron ingresados, cuántos no lo fueron y las respectivas dificultades que se presentaron a la hora de realizar la importación. Ver figura 5 4. Cuotas Fijas Figura 5. Si desea que esta novedad sea permanente, es decir que esta novedad siga siendo liquidada en periodos posteriores, diligencie los campos requeridos. Ver figura 6. Campos del bloque de Cuotas Fijas Valor: Se refiere al monto por el cual se va a asignar la cuota fija. Horas: Hace referencia al número de horas en que se presentará la cuota fija. Porcentaje: Se refiere al valor en porcentaje a asignar en la cuota fija. Fecha Inicial: Hace referencia a la fecha a partir de la cual será válida la asignación de la cuota fija. Fecha Final: Hace referencia a la fecha a partir de la cual se terminará la validez de la cuota fija. Frecuencias Liquidación: Se refiere al periodo de tiempo en que se realizará la liquidación cada cuota fija. Cuota Proporcional: Cuando elijes esta opción, debes considerar que cuando existan ausencias como licencias no remuneradas, suspensiones, se hará una deducción o pago solo por los días que fueron laborados y pagados. Cuota Proporcional en días hábiles: Cuando elijes esta opción, debes considerar que cuando existan ausencias como licencias no remuneradas, suspensiones, se hará una deducción o pago solo por los días que fueron laborados y pagados, pero en este caso solo por días hábiles. Cuota Proporcional teniendo en cuenta los permisos: Esta opción habilita otro campo que dice Máximo horas permiso, esta alternativa permite que el sistema controle el pago o Página 6 de 10

7 deducción dependiendo del ingreso de los permisos cuando haya superado el tope de horas, las cuales debe completar. Cuota Completa: En caso que no tengas que hacer cuotas proporcionales, debes marcar siempre cuota completa. Mínimo Días Salario: Es la condición en días de salario para poder realizar la liquidación de la cuota fija, es decir, si el empleado no alcanza la liquidación de estos días no habrá deducción. Cuota en Vacaciones: Esta opción, indica que en vacaciones el sistema debe validar la deducción, teniendo también en cuenta los días de salario, si no lo marca no hará ninguna deducción en este tiempo. Ver Figura 7. Botones Ingresar/Modificar: Si es la primera vez que se registra debo pulsar ingresar, sino modificar en caso de cambio. Limpiar cuota fija: Deja en limpio la pantalla para ingresar una nueva cuota Importar Archivo Plano: Esta alternativa permite el ingreso masivo de cuotas fijas. Figura 7. Esta importación tiene una ayuda, para el cargue de los archivos planos. Figura 8 Página 7 de 10

8 Ver estructura: Esta alternativa, permite visualizar los campos requeridos en la hoja de importación, con la explicación para cada uno de los campos. Campos Tipo de Archivo: Selecciona cual formato vas a usar CSV o Excel XLS Luego de tener el archivo diligenciado con estos campos haga clic en el botón Importar Archivo Plano, luego, haga clic en Examinar, localice el archivo (en la ruta que se guardó) y haga clic en Adjuntar, recuerde seleccionar la opción Excel XLS o CSV de acuerdo al archivo que tenga por cargar. Ver figura Embargos Los embargos son obligaciones legales que le realizan al empleado, las cuales exigen realizar la deducción de su salario. Ver figura 9. Figura 9. Página 8 de 10

9 Campos del bloque Embargos Documento demandado: Es el número de identificación del empleado. Nombre Demandado: Son los nombres correspondientes al empleado a cargar la novedad. Número de expediente: Este es el código que suministra el juzgado, es obligatorio para enviar en el archivo plano para el pago al banco popular. ID Embargo: Es un código único que el sistema asigna al embargo, éste es automático. Tipo documento demandante: Debe elegir cual es el tipo de documento del demandante, es requerido para el envió del archivo plano. Documento del demandante: En esta casilla debe completar el documento de la persona que demanda. Nombre demandante: Digite los nombres de la persona que demando al empleado. Apellido demandante: Digite los apellidos de la persona que demando al empleado. Valor: Se refiere al monto por el cual se va a asignar para el embargo, en caso que sea haya indicado en valor. Porcentaje de Descuento: Hace referencia al porcentaje que el juzgado designo para el descuento. Porcentaje a Garantizar Salario Mínimo: Hace referencia al porcentaje que legalmente debe garantizar al empleado, esta información la suministra el juzgado en su informe de embargo. Cuenta Consignación: Hace referencia a la cuenta en la cual se consigna la cuota del embargo del empleado. Conceptos: En esta lista solo se desplegarán los conceptos marcados en la pantalla conceptos como Embargo. En este campo podrá elegir el tipo de embargo que se va a asignar al empleado. Frecuencias Liquidación: Se refiere a la periodicidad en que se realizará la liquidación de cada cuota correspondiente al embargo. Código Juzgado: En este campo se asigna el juzgado en el cual se está llevando a cabo el proceso del embargo. Juzgado: Indique el nombre del juzgado donde está registrado el embargo. Oficina Origen: Elija la oficina del banco de donde es la cuenta Oficina Destino: Elija la oficina del banco popular a donde va a consignar la cuenta, es obligatorio. Fecha de Radicación: Seleccione la fecha de radicación del embargo, tómela del oficio. Es obligatorio Consecutivo asignado por el juzgado: Indique el consecutivo del proceso, este lo indican en el oficio del juzgado. Es obligatorio Código de la instancia: Este código lo debe digitar del oficio del juzgado, es obligatorio. Porcentaje a Garantizar Salario Mínimo: Hace referencia al porcentaje que legalmente debe garantizar al empleado, esta información la suministra el juzgado en su informe de embargo. Observaciones: Es un campo adicional donde se pueden hacer comentarios que se consideren importantes dentro del proceso del embargo. Por ejemplo, la persona que instauro la demanda, el tiempo de permanencia del embargo, la fecha de pago, entre otras. Página 9 de 10

10 Botones Ingresar: Para completar el registro del embargo pulse clic en este botón, para grabar. Limpiar embargos: Botón que permite limpiar la pantalla, para iniciar otro registro. Página 10 de 10