Procedimiento de Calidad para la Mejora Continua PC DIFEM DG 07

Transcripción

1 1. Objetivo Identificar la posibilidad de mejora en los procesos que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad, mediante la revisión y análisis que permita elevar su calidad y eficacia.. Alcance Este procedimiento aplica a los servidores públicos de la Dirección General, de las unidades administrativas responsables de los procesos involucrados en el SGC y al Representante de la Dirección. 3. Referencias a) Norma ISO 9000:005 Sistemas de Gestión de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario, Diario Oficial de la Federación, 18 de agosto de 008. b) Norma ISO 9001:008 Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos, Diario Oficial de la Federación, 1 de diciembre de 008. c) Manual Calidad del DIFEM, Apartado 8.5.1, autorizado por la Dirección General del DIFEM el 01 de enero de Responsabilidades y Autoridades Es responsabilidad del Director de Área, y Líderes de los Equipos de la implementación de este procedimiento en la revisión y análisis de procesos que permitan elevar la calidad en el servicio. Los Titulares de las Áreas Administrativas, los Líderes de los Equipos de y el personal involucrado en el SGC tienen autoridad para identificar oportunidades de mejora para los procesos. Es responsabilidad de cada Director de Area asegurarse de evaluar de manera permanente el desempeño de sus procesos y la generación de propuestas y acciones que pudieran incrementar su eficacia. Cada Equipo de, a través de su Secretario, deberá de generar una minuta (FO DIFEM DG 19) y resguardarla como evidencia. El Líder del Equipo de deberá presentar al Director de Área las propuestas de mejora, para su autorización. Una vez que el Director de Área haya autorizado la propuesta de mejora, deberá informar al para su conocimiento y registro. Página 1 de

2 Será responsabilidad del Líder del Equipo de promover que se evalúen de manera permanente: Hallazgos y conclusiones de auditorias internas o externas. Análisis de la Política y Objetivos de Calidad. Análisis de la Satisfacción del Cliente. Análisis de Recursos. Análisis de los Indicadores de Medición Desempeño de los procesos y conformidad del producto. Estado de las acciones correctivas y preventivas en su caso. Acciones de seguimiento de revisiones previas por la Dirección, en su caso. Análisis, dictamen y seguimiento de mejoras y cambios al SGC. El Director de Área deberá asegurar que se encuentren definidos indicadores de eficiencia, eficacia y control de los procesos, que permitan dar seguimiento a su desempeño. El conjuntamente con el Líder del Equipo de serán responsables de verificar la implantación de las acciones tomadas, dando seguimiento a través del Comité de Calidad y Auditorias de Calidad. El podrá revisar las mejoras que se implanten en cada proceso y realizar las observaciones y comentarios que considere convenientes al Líder del Equipo de. Cada Líder de Equipo de deberá resguardar los registros de las acciones de mejora implementadas las cuales pueden no estar codificadas. 5. Definiciones : Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Comité de Calidad: Grupo conformado por personal designado por el C. Director General del DIFEM, donde se analizan los asuntos relativos al Sistema de Gestión de la Página de 9

3 Calidad. (ver Procedimiento de Calidad para la Revisión y Evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad PC DIFEM DG 03). Equipo de : Grupo de personas que participan en una función, actividad o proceso, que en conjunto analizan información y datos para proponer acciones que garanticen la no ocurrencia de problemas, no conformidades, productos no conformes y la mejora continua de los procesos, productos o servicios del DIFEM. El Equipo de es definido por el Director de Área). 6. Insumos Identificación de en el Proceso. 7. Resultados implementada 8. Interacción con otros Procedimientos PC DIFEM DG 01 Procedimiento de Calidad para la Elaboración y Control de Documentos. PC DIFEM DG 0 Procedimiento de Calidad para el Control de Registros. PC DIFEM DG 03 Procedimiento de Calidad para la Revisión y Evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad. 9. Políticas En la mejora continua de los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad deberá participar: Personal involucrado en el SGC. Equipos de. Comité de Calidad. Auditores internos de Calidad. El Equipo de sesionará cuando menos una vez al mes y la coordinación estará a cargo de un Líder, un Realizador y un Secretario. Las funciones de estas figuras son: Página 3 de 9

4 Líder Realizador Secretario Representar al Equipo de en toda circunstancia. Establecer metas cuantificables. Motivar a los integrantes del Equipo de para alcanzar las metas planteadas. Presentar al director del área las propuestas de mejora del su proceso. Hacer respetar los compromisos adquiridos por el Equipo de. Proponer técnicas de trabajo en equipo. Elaborar gráficas y su análisis relacionadas con la medición del proceso. Calendarizar las fechas acordadas de cumplimiento de compromisos adquiridos. Monitorear el cumplimiento de los compromisos o acuerdos adoptados. Informar al Líder de las causas de su incumplimiento, en su caso. Estructurar la agenda de trabajo en coordinación con el Líder. Elaborar minutas de cada reunión realizada. Es responsable de la documentación emanada de la operación del Equipo de. Elaborar gráficas y su análisis relacionadas con la medición del proceso. Los aspectos que pueden ser evaluados en cada reunión son, entre otros: Propuestas de. Acciones Correctivas y/o Acciones Preventivas. Registros de Calidad. Controles. Documentos del SGC. Mecanismos de Control de los Procesos. Indicadores. Resultados sobre la Satisfacción del Cliente. Resultado de Auditorias Internas. Cada Equipo de resguarda los registros de estas acciones, en su carpeta de seguimiento correspondiente, la cual inclusive puede no estar codificada Página 4 de 9

5 10. Desarrollo Descripción No. Puesto/ Unidad Administrativa Actividad 1. Líder y Equipo de Detecta un área de oportunidad de conformidad con el análisis y evaluación de la eficacia del proceso. Elabora propuesta de. Presenta al Director del área para su revisión y aprobación.. Director de Area Recibe propuesta de mejora, revisa y determina. 3. Director de Area Si existen correcciones instruye y remite al Líder del Equipo de para su atención. 4. Líder y Equipo de Recibe instrucción, elabora modificaciones y remite al Director de área. (Se conecta a la operación ). 5. Director de Area Si no existen correcciones elabora oficio, en original y copia, dirigido al Representante de la Dirección enviando propuesta para su análisis, firma, envía, obtiene acuse de recibo y archiva. 6. Recibe propuesta, toma conocimiento, turna e instruye para su análisis al Jefe del Departamento de Calidad y Modernización Administrativa. 7. Jefe del Departamento de Calidad y Modernización Administrativa/ Líder de Equipo de 8. Jefe del Departamento de Calidad y Modernización Administrativa/ Líder de Equipo de 9. Jefe del Departamento de Calidad y Modernización Administrativa/ Líder de Equipo de Recibe propuesta de mejora y conjuntamente con el Líder del Equipo de analizan y determinan su viabilidad. Si no es viable, lo hace del conocimiento del Director de área para su análisis. (Se conecta a la operación ). Si la propuesta de mejora es viable, planea y programa las actividades especificadas en el proyecto de mejora. Implementa el proyecto, analiza y evalúa los resultados. Evidencia los resultados de la evaluación a la implementación de la mejora, elabora informe y entrega al Director de área para su revisión. 10. Director de Área Recibe resultados de la evaluación a la implementación de la propuesta de mejora. Envía al. 11. Recibe resultados de la evaluación a la implementación de la propuesta de mejora Página 5 de 9

6 Descripción No. Puesto/ Unidad Administrativa Actividad Analiza y determina conjuntamente con el Director del área.. 1. Si los resultados no son satisfactorios se regresa a la actividad Si los resultados son satisfactorios se formalizan los cambios correspondientes al Sistema de Gestión de la Calidad. (Se conecta con procedimiento de calidad PC DIFEM DG 01 Procedimiento de Calidad para la Elaboración y Control de Documentos. PC DIFEM DG 0 Procedimiento de Calidad para el Control de Registros). 14. Informa en reunión de revisión o evaluación al Comité de Calidad sobre las mejoras implementadas y los resultados alcanzados. (Se conecta con procedimiento de calidad PC DIFEM DG 03) Página 6 de 9

7 PROCEDIMIENTO: De Calidad para la LIDER Y EQUIPO DE MEJORA DIRECTOR DEL AREA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD Y MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA/ LIDER DE EQUIPO DE MEJORA INICIO Detecta un área de oportunidad, elabora propuesta de mejora y presenta 1 Recibe, propuesta, revisa y determina Recibe, se entera elabora modificaciones y envía. Se conecta con la operación número dos. 4 Remite al equipo de mejora 3 SI Elabora oficio y envía con la propuesta para su revisión, Existen Correcciones? 5 NO oficio 1 6 Recibe propuesta, toma conocimiento turna e instruye oficio 1 7 Recibe propuesta, y conjuntamente con el Líder del Equipo de analiza y determina Hace del conocimiento del director de área y archiva Se conecta con la operación. 8 NO Es viable? A SI

8 PROCEDIMIENTO: De Calidad para la LIDER Y EQUIPO DE MEJORA DIRECTOR DEL AREA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD Y MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA/ LIDER DE EQUIPO DE MEJORA A Recibe resultados y envía al representante de la Dirección 10 9 Informe Indica que es viable y que proceda e ejecutar el proyecto. Planea y programa las actividades, implementa el proyecto, analiza y evalúa los resultados, elabora informe y entrega. Informe 11 Recibe resultados y envía al representante de la Dirección Analiza y determina conjuntamente con el Director Regresa a la actividad número siete 1 NO Informe Resultados satisfactorios? 7 SI 13 Se formalizan los cambios PC DIFEM DG 01 PC DIFEM DG 0 14 Informa en reunión de revisión al Comité de Calidad FIN

9 1. Medición Número de Propuestas de aprobadas Número Propuestas de identificadas X 100 = Porcentaje de Propuestas de implementadas 13. Registros de Evidencia FO DIFEM DG 19 Minuta Reunión de Equipo de. Propuestas de (Formato Libre) 14. Objetivo de Calidad Implementar el 100% de las propuestas de mejora aprobadas Página 9 de 9