SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO GRUPO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. LICITACION PÚBLICA No. 06 DE lic06_2011@supernotariado.gov.

Transcripción

1 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO GRUPO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA LICITACION PÚBLICA No. 06 DE 2011 lic06_2011@supernotariado.gov.co OBJETO: Contratar el proceso de alistamiento, digitalización, tipificación, control de calidad, organización de los documentos misionales del archivo histórico misional de las Orip`s turbo (Antioquia), Marinilla (Antioquia), San Martin (Meta), Carmen de Bolívar (Bolívar), Puerto López (Meta), Plato (Magdalena), Santa Marta(Magdalena), Facatativá(Cundinamarca), Bogotá zona norte, Bogotá zona sur de aproximadamente de imágenes. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO BOGOTÁ D.C., JULIO DE

2 CRONOGRAMA DE LA LICITACION PUBLICA No 06 DE 2011 (Fechas sujetas a cambio en adendas) Acto de apertura y publicación 15 de julio de y de pliegos definitivos Audiencia de asignación de 18 de julio de Hora: Sala de Juntas Secretaria riesgos a.m. General Fecha de inicio para presentar 19 de julio de Hora: propuestas 08:00 a.m. Audiencia de aclaración de 21 de julio de Hora: Sala de Juntas Secretaria pliegos definitivos 10:00 a.m. General Audiencia de Cierre del 27 de julio de Hora: Sala de Juntas Secretaria proceso y recepción de 10:00 a.m. General propuestas Publicación de la evaluación 01 de agosto de 2011 Comité evaluador de las propuestas Traslado de los informes de Del 02 al 08 de agosto y evaluación a los oferentes y de respuestas a las observaciones Audiencia de adjudicación del 10 de agosto de Sala de Juntas - Secretaria proceso Hora: 10:00 a.m. General Perfeccionamiento y Tres días siguientes a la Secretaria General - Grupo de legalización del contrato fecha de adjudicación. Contratación Administrativa El presente proceso estará sometido al control social en los términos establecidos en el artículo 9 del Decreto 2170 de INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS Antes de preparar la propuesta, lea cuidadosamente los Pliegos de Condiciones, con el fin de evitar errores u omisiones que impidan tener en cuenta su propuesta para efectos de adjudicación. En particular se deben analizar todas las circunstancias de ejecución que podrían en un momento dado afectar el desarrollo del objeto del contrato, los costos, el plazo, los sitios de ejecución o cumplimiento de los fines perseguidos con este proceso de selección. Se recomienda, de manera general, observar todos los requerimientos legales, jurídicos y técnicos de manera que la oferta se ajuste a estos pliegos, que a la vez harán parte del contrato que se suscriba como resultado de la adjudicación del proceso. Verifique cuidadosamente que se anexe la totalidad de los documentos exigidos y revise que estén vigentes, debidamente firmados, sin enmendaduras y ordenados en el orden señalado para facilitar su ubicación y revisión. 2

3 Igualmente, se recomienda no formular ningún tipo de consulta en forma personal y evitar el contacto con los funcionarios o asesores externos de la entidad que participen en el trámite, en aras de garantizar la transparencia del proceso y preservar la igualdad y calidad de la información que todos deben obtener en forma simultánea. Con este propósito se solicita a todos los interesados abstenerse de formular consultas telefónicas o personales. Cualquier inquietud, consulta o solicitud de aclaración debe formularse por escrito y será respondida a través de la página Web y/o lic06_2011@supernotariado.gov.co. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en los Pliegos de Condiciones y anexar la documentación exigida. No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en los Pliegos de Condiciones. Las modificaciones, correcciones o enmiendas del texto de la propuesta debe estar convalidadas con la firma del proponente o del representante legal, según el caso, al pie o al lado de la misma. Sin este requisito, las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas y por tanto se tendrán por no escritas. Todas y cada una de las páginas, tanto del original como de las copias, deberán estar foliadas en estricto orden consecutivo ascendente sin incluir ninguna clase de subnumerales o páginas adicionales distinguidas con letras o cualquier otra clase de identificación diferente a la enumeración total de las mismas, incluyendo en cada ejemplar documentos legibles y cumpliendo los requisitos indispensables para considerar y estudiar la propuesta. No se aceptan propuestas que excluyan ítems o alcances de estos Pliegos de Condiciones. Las propuestas deben sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en estos Pliegos de Condiciones. El proponente debe diligenciar y presentar los Anexos exigidos, para lo cual podrá utilizar los mismos o fotocopias o facsímiles elaborados por el proponente. La propuesta debe presentarse oportunamente según lo indicado en Estos Pliegos de Condiciones CAPITULO I. 3

4 INFORMACIÓN GENERAL DE LA LICITACION PÚBLICA 1.1. MARCO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SNR es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SNR ejerce la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, atiende la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y asesora al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral JUSTIFICACIÓN La Superintendencia de Notariado y Registro en cumplimiento de las obligaciones que la ley le otorga para disponer de la sistematización del servicio de registro de instrumentos públicos y de sus archivos; mediante el empleo de las técnicas y procedimientos más avanzados que garanticen la seguridad, celeridad y eficacia del proceso registral y con el ánimo de agilizar y facilitar los procesos de información que las leyes de justicia y paz y protección a los bienes de la población exigen de las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, se ha establecido la necesidad de realizar la digitalización de los archivos históricos misionales de las ORIP`s como uno de los medios de conservación magnética de los documentos misionales Es misión de la Superintendencia de Notariado y Registro velar por el cuidado y custodia de la información institucional de las oficinas de registro e instrumentos públicos como son los folios de matrícula inmobiliaria y la documentación soporte que garantice la Guarda de la fé publica, con el fin de prestar el servicio al ciudadano de manera oportuna con tecnología moderna. Según el artículo 9 del acuerdo 60 del 30 de octubre del 2001: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes del registro de instrumentos públicos Según la ley 594 del 2000 ley general de archivos en uno de sus artículos define: 4

5 artículo 19: soporte documental. Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Artículo 47: calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación. Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. Por lo anterior, la SNR requiere cargar en el Sistema de Gestión Documental el archivo histórico misional de las ORIP`s objeto de este Estudio, con el cual se aplica nuevas alternativas tecnológicas de seguridad informáticas existentes, como son la autenticidad, la integridad que permitan a la entidad realizar posterior consulta DEFINICION DE LA NECESIDAD Con el fin de aplicar las normas impartidas por el Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación, frente a la conservación de los documentos de las Entidades del Estado empleando la tecnología que permita garantizar la Guarda de la Fe Pública, la SNR requiere garantizar la conservación de los documentos históricos de las ORIP`s a través de medios magnéticos de las ORIP`s de Turbo, Marinilla, San Martin, Carmen de Bolívar, Puerto López, Facatativá, Santa Marta, Bogotá zona Norte,Bogotá Zona Sur y Plato (Magdalena) en el Sistema de Gestión Documental IRIS Documental, que permitirá a los funcionarios y entidades de control tener acceso inmediato de los documentos virtuales soporte del registro inmobiliario, sin tener que manipular el documentos físico además de facilitar la consulta integral y segura de los mismos. La Superintendencia de Notariado y Registro, busca mejorar los procesos de apoyo, técnicos, de control y de seguridad de la información de la institución. En este sentido, se ha identificado la necesidad de digitalizar la totalidad de los documentos que forman parte de la historia jurídica de las matrículas inmobiliarias con el objeto de poder maximizar el control de la información de los bienes de los colombianos y a la vez minimizar el riesgo de manipulación de los documentos con intereses oscuros. 5

6 Por ello se requiere contratar los servicios de alistamiento, digitalización, tipificación calidad documental usando el Sistema de Gestión Documental iris Documental Versión SNR y la organización de los mismos de acuerdo a las Normas impartidas por el Archivo General de la Nación. Según el artículo 9 del acuerdo 60 del 30 de octubre del 2001: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes del registro de instrumentos públicos. Según la ley 594 del 2000 ley general de archivos en uno de sus artículos define: artículo 19: soporte documental. Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Artículo 47: calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación. Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. La Superintendencia de Notariado y Registro con el objeto de mantener en copia magnética de los documentos de registro inmobiliario, implemento el Sistema de Gestión Documental IRIS Documental Versión SNR, en 37 ORIP s con el fin de que el proceso de registro se realice en forma virtual, por ello a partir del 3 de Noviembre del año 2009 se implementó en la ORIP de Marinilla (Ant.), 18 de Noviembre del año 2009 en la ORIP de San Martin (Met.) 3 de Noviembre del año 2009 en Turbo (Ant.), Facatativá (Cun.) 1 de Septiembre del año 2009, Bogotá Zona Norte 1 de abril del año 2010, Bogotá Zona Sur, 1 de Marzo del año 2010, se cuenta con los documentos en medio magnético, Sin embargo la SNR requiere incorporar el archivo histórico es decir los documentos antes de la fecha de implementación para los documentos que ingresan diariamente. 1.4 CONVENIENCIA 6

7 La Superintendencia de Notariado y Registro para cumplir cabalmente con la Guarda de la fe pública de los documentos misionales que se encuentran en el archivo físico y que no tiene otro medio de respaldo o conservación, debe incorporar estos documentos históricos en la plataforma del SGD, para dar cumplimiento a la política del Archivo General de la Nación y mantener el respaldo electrónico de los mismos garantizando una copia en medio magnético para brindar a los usuarios internos o externos la disponibilidad inmediata OBJETO Contratar el proceso de alistamiento, digitalización, tipificación, control de calidad, organización de los documentos misionales del archivo histórico en las Orip`s de Turbo (Antioquia), Marinilla (Antioquia), San Martín (meta), Carmen de Bolívar (Bolívar), Puerto López (meta), Plato (magdalena), Santa Marta(magdalena), Facatativá (Cundinamarca),Bogotá zona Norte y Bogotá Zona Sur, de aproximadamente de imágenes DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR El objeto de este proceso de contratación, es seleccionar una persona jurídica, buscando la mejor alternativa para que preste el servicio de alistamiento, digitalización, tipificación, calidad y organización de los documentos históricos en la ORIP`s Turbo, Marinilla San Martin, Carmen de Bolívar, Puerto López, Plato, Santa Marta, Facatativá, Bogotá Zona Norte, Bogotá zona Sur, los cuales deben ser procesados en el Sistema de Gestión Documental de la SNR IRIS Documental, garantizando todas las etapas al 100%. Debe asegurar la custodia de los documentos durante el proceso de ejecución del proyecto y entrega de los documentos o expedientes a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos La metodología que aplique el proveedor debe cumplir con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación para la manipulación, seguridad y conservación de los documentos que las ORIP s durante la ejecución del proyecto ALCANCE DEL OBJETO Para el desarrollo de estos servicios se debe tener en cuenta que el oferente al cual se le adjudique la presente licitación, debe asumir las siguientes actividades con recursos físicos propios (servidor, pc, scanner, unidades de respaldo, adecuaciones de su red lógica y eléctrica independientes de las redes instaladas en cada una de las sedes ORIP s), elementos para el alistamiento, cajas X 300 y humanos propios para el proceso de alistamiento, digitalización, tipificación, calidad y organización del archivo de los documentos misionales de las siguientes Oficinas. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Turbo Marinilla San Martin Carmen de Bolívar 7

8 1.6. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Puerto López Plato Santa Marta Facatativá Bogotá zona norte Bogotá zona sur Se estima un plazo de 8 meses para la ejecución total del contrato, de los cuales se calcula un plazo de ocho (8) meses para las oficinas de Bogotá Zona Sur y Bogotá Zona Norte y de cinco (5) meses para el resto de las oficinas relacionadas en el presente proceso, Contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento del contrato, aporte de la documentación, aprobación de la garantía única y registro presupuestal. Las Oficinas fuera de Bogotá deberán ser procesadas simultáneamente, es decir, que no se esperará el vencimiento de los 8 meses para iniciarlas. 1.7 LUGAR DE EJECUCION. La Ejecución del contrato se realizara en las instalaciones de cada una de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos objetivo del presente estudio. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS No. OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS No. Folios Imágenes Mínimos Mensuales para el pago 1 Turbo SUPERVISIÓN Marinilla San Martin Carmen de Bolívar Puerto López Plato Santa Marta Facatativá Bogotá zona norte Bogotá zona sur

9 La supervisión del presente contrato estará a cargo de un grupo interdisciplinario de funcionarios de la Entidad, que verificarán mes a mes las imágenes procesadas para cada una de las Oficinas de Registro que estén en ejecución simultánea. El equipo interdisciplinario verificará los componentes técnico y de gestión documental, la Secretaría General definirá en su momento el referido equipo PRESUPUESTO OFICIAL. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Considerando el alcance del objeto contractual, se estima que el costo total de la contratación asciende a la suma de TRES MIL SESENTA Y NUEVE MILLONES TRECIENTOS SESENTA MIL PESOS M/CTE ($ ,00) IVA incluido, la cual será financiada por el proyecto de inversión los proyectos de: Sistematización de los Procesos Administrativos y Jurídicos de la SNR Microfilmación y/o digitalización DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Esta contratación será financiada por los recursos asignados al rubro de Sistematización de los Procesos Administrativos y Jurídicos de la SNR Microfilmación y/o digitalización, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal número de 16 de mayo de 2011, expedido por el responsable de presupuesto CALIDAD La calidad del presente estudio, está determinada conforme al cumplimiento de los requisitos habilitantes, los requerimientos técnicos planteados en los pliegos de condiciones y los demás planteados en el contrato, la ley y sus decretos reglamentarios CUBRIMIENTO DE LA NECESIDAD Con el presupuesto asignado, se llevará a cabo el proceso de digitalización, tipificación, calidad y organización de los documentos históricos en la ORIP`s Turbo, Marinilla, San Martin, Carmen de Bolívar, Puerto López, Plato, Santa Marta, Facatativá, Bogotá Zona Norte, Bogotá zona Sur de de imágenes del archivo misional SUMINISTROS Todos los insumos requeridos para la correcta y perfecta ejecución del proyecto serán suministrados por la empresa Contratista y las cantidades serán de acuerdo a las necesidades propias del mismo PUESTOS DE TRABAJO El contratista, habilitara el área asignada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Turbo, Marinilla San Martin, Carmen de Bolívar, Puerto López, Plato, Santa Marta, Facatativá, 9

10 Bogotá Zona Norte, Bogotá zona Sur con todas las adecuaciones técnicas y ambientales con capacidad para instalar los equipos necesarios, como escáneres, equipos de cómputo, mobiliario, etc.; para preparar el ambiente y las condiciones necesarias para el proceso de digitalización de los documentos objeto del presente estudio CONSULTA Y PRESTAMO. En caso que la Superintendencia de Notariado y Registro Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Turbo, Marinilla San Martin, Carmen de Bolívar, Puerto López, Plato, Santa Marta, Facatativá, Bogotá Zona Norte, Bogotá zona Sur, requiera documentos para consulta que estén en proceso de digitalización el proveedor debe prestarlos, llevando control del mismo. Los expedientes solo podrán ser consultados y trasladados bajo custodia por un funcionario de la empresa contratista autorizado, quien bajo acta hará relación de los mismos al funcionario delegado por el supervisor del contrato quien debe llevar un registro de los préstamos, durante el proceso de digitalización, se deberá indicar a su vez mediante relación el material con deterioro, para indicar si su digitalización es posible o no FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: LA ENTIDAD efectuará la escogencia del contratista acogiendo la regla general de conformidad con el numeral 1 del artículo 2. de la Ley 1150 de 2007, es decir, a través de la modalidad de Licitación Pública, por cuanto el servicio objeto del presente proceso no se encuentra enmarcado dentro de ninguna de las excepciones a que hacen referencia los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la misma Ley, por tratarse de un servicio que no es de características técnicas uniformes, ni posee las mismas especificaciones técnicas, sino por el contrario es un servicio que posee características propias de las necesidades de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO e incluye unos tiempos de respuesta no comunes para todas las entidades del estado CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE PLIEGOS. El pliego de condiciones podrá ser consultado en la página Web de la Superintendencia de Notariado y Registro, y/o y/o en las instalaciones del Grupo de Contratos, ubicada en la Calle 26 No Interior 201, piso 3º de la ciudad de Bogotá, en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y las 5 p.m., a partir de la fecha y hora de apertura del proceso NÚMERO DE PARTICIPANTES. Se entiende válido el proceso cualquiera sea el número de participantes hábiles siempre y cuando permita hacer una selección objetiva. Incluso es válido el proceso, cuando se presente una sola propuesta, y ésta se ajuste al pliego de condiciones y resulte favorable para la Entidad DERECHOS DE PARTICIPACIÓN 10

11 La participación en este proceso de selección no tiene ningún costo para los interesados CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO. La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrán ser reveladas a los proponentes ni a otra persona que no participe en dicho proceso hasta tanto se culmine el proceso evaluativo. Todo intento de un Proponente para enterarse indebidamente de las evaluaciones o para influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la evaluación y adjudicación por parte de la Superintendencia, dará lugar al rechazo de la oferta de ese Proponente CONTROL SOCIAL. De conformidad con lo establecido por la Constitución Política y la Ley, a través de este documento se convoca a las Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, para que realicen el control social de este proceso PROGRAMA ESPECIAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial Lucha contra la Corrupción a través de: los números telefónicos: , , Fax ; y la línea gratuita nacional ; correo electrónico, en la dirección: buzon1@presidencia.gov.co ; al sitio de denuncias del programa, en la página de Internet: correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8 No 7 27, Bogotá, D. C. También puede reportar el hecho a la Oficina de Quejas y Reclamos a través del número telefónico ; la línea gratuita, al número telefónico: CORRESPONDENCIA. Para efectos del presente proceso se establece la dirección: Superintendencia de Notariado y Registro, Secretaria General Grupo de Contratación Administrativa, Calle 26 No Cuarto Piso en Bogotá D. C. y el buzón de correo electrónico Lic06_2011@supernotariado.gov.co y/o los faxes (571) o (571) Toda comunicación o solicitud referente al presente proceso deberá formularse por escrito y radicarse en la Oficina de Archivo y Correspondencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, debidamente identificada con el nombre y número del proceso, dirigida ÚNICAMENTE a la Secretaria General de la Superintendencia de Notariado y Registro, como único despacho que canalizará cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y la Superintendencia de Notariado y Registro, y las solicitudes se responderán mediante publicación en la página o en el portal único de 11

12 contratación Por tanto, en virtud del principio de transparencia, la Superintendencia da por entendido que los interesados en participar en el presente proceso tienen conocimiento de ellos. En ningún caso habrá aclaraciones, ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas AUDIENCIA DE ACLARACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Con el objeto de precisar el contenido y alcance del Pliego de Condiciones, se celebrará una audiencia de aclaraciones el día y hora mencionados en el cronograma del proceso. Esta audiencia se llevará a cabo en la Sala de Juntas de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, y de lo debatido en ella se levantará un acta suscrita por los intervinientes, dejando constancia de las solicitudes de aclaraciones formuladas por los participantes. La administración se tomará el tiempo necesario para evaluar y contestar inquietudes y las observaciones elevadas que impliquen por parte de la Superintendencia, una modificación al pliego de condiciones, lo cual se hará mediante Adenda, que se publicará en la página WEB o MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Si como resultado de lo debatido en la audiencia de aclaraciones, o de las observaciones presentadas por los oferentes, se hace necesario modificar el contenido del Pliego de Condiciones, la Superintendencia expedirá las modificaciones pertinentes a los mismos, únicamente mediante Adendas, publicados en la página WEB y para consulta de los interesados. Por lo anterior, la Superintendencia en virtud del principio de transparencia, da por entendido que los interesados en participar, tienen conocimiento de ellos. Todos las adendas publicados en desarrollo de este proceso formarán parte integral del presente Pliego de Condiciones DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE CAPITULO II DEFINICIÓN TÉCNICA Para el desarrollo de estos servicios se debe tener en cuenta que el oferente al cual se le adjudique, debe asumir las siguientes actividades, con recursos físicos y humanos propios, debe contar con capacidad instalada para realizar las labores simultáneamente minino en 3 Orip`s para cumplir con el Objeto contractual. 12

13 La solución está dirigida a satisfacer las necesidades de las ORIP`S de Turbo (Antioquia), Marinilla (Antioquia), San Martín (Meta.), Carmen de Bolívar (Bolívar), Puerto López (Meta), Plato (Magdalena), Santa Marta(Magdalena), Facatativá (Cundinamarca), Oficina de Registro de Bogotá Zona Sur, Oficina de registro de Bogotá Zona Norte en el SGD IRIS documental versión SNR. La solución al proceso que se pretende contratar debe contemplar el suministro de los recursos necesarios para la operación, infraestructura, seguridad lógica, red eléctrica y lógica, mantenimiento de infraestructura tecnológica instalada para la ejecución del proyecto. Para lo anterior el proveedor debe realizar el levantamiento de requerimientos, motivo de la contratación en las diferentes ORIP`s, a fin de diseñar la estrategia de trabajo y cumplir el objeto contractual en el plazo de ejecución definido por la SNR. La solución al proceso que se pretende contratar debe contemplar el suministro del recurso humano necesario para la operación y ejecución del proyecto que debe realizar las actividades correspondientes a las líneas de producción en el Sistema IRIS Documental-SNR y organización de los archivos en su disposición final. Controlar a través de la supervisión la labor planeada evaluando la ejecución y tomar los correctivos correspondientes con el fin de cumplir el objeto contractual. Establecer control dinámico que lleve a corregir e impedir que se desvíe el objeto del contrato, incumpliendo las obligaciones adquiridas. Elementos Tecnológicos y logísticos mínimos requeridos para la operación. Servidor con sistema operativo Windows server 2003 con sus actualizaciones. (VER ANEXO) Scanner necesarios para realizar el proceso y cumplir con el objeto contractual en el plazo definido por la SNR. PC en Windows. Software requerido para garantizar la operación y seguridad informática en la ejecución del proyecto. Adecuación de red lógica y eléctrica independiente de la red de la ORIP. Elementos para el alistamiento de los documentos. Inmobiliario necesario para la ejecución del proyecto, Estantes para la ubicación de los documentos durante la ejecución del proyecto. La línea de producción comprende las labores de: Alistamiento de los documentos misionales históricos los cuales deben ser organizados y foliados de acuerdo a las indicaciones de la SNR y normatividad del Archivo General de la Nación. Digitalización de documentos con los parámetros de escaneo indicados por al SNR Tipificación y calidad, Todo documento debe ser tipificado de acuerdo a las especificación de la SNR., y tablas de retención documental (ver anexo) 13

14 La organización de los documentos debe cumplir con la secuencia tal como fue entregado por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y disposición final en cajas X 300 de acuerdo al Archivo General de la Nación REQUERIMIENTOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS PARA LA ETAPA DE ALISTAMIENTO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO MISIONAL HISTORICO Para las Oficinas de Registro objeto de este proceso de digitalización del Archivo Histórico, se requiere que previo al proceso de digitalización se debe revisar los documentos o expedientes entregados por el funcionario responsable de la ORIP`s con el fin que se adelante por parte del contratista la revisión y el punteo de los documentos entregados y la verificación Así mismo, se requiere el debido control y seguimiento, por parte de los Registradores sobre los documentos entregados al contratista de igual manera los que devuelve METODOLOGIA El proponente incluirá en su propuesta la metodología que utilizará para desarrollar adecuadamente las actividades de la etapa de alistamiento, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente: El contratista deberá disponer de personal calificado con nociones básicas del manejo y conservación de documentos. Normas de manejo de archivo físico y la aplicación de la ley general de archivos 594 del Actas de control del alistamiento de documentos Normatividad en materia de archivos Identificación de paquetes. Base de datos para la ubicación de un documento en caso de consulta por parte del los funcionarios de la Orip. Control de préstamos de documentos a funcionarios de la Orip, antes de ser procesados. El proponente debe proveer durante la ejecución del proyecto la infraestructura de consulta para el funcionario o funcionarios asignados por la ORIP para la verificación de los documentos procesados. El proponente debe durante la ejecución del proyecto brindar los documentos procesados en iris Documental a los funcionarios de la ORIP`s en caso de requerir un usuario copia si ya han sido procesados o el físico si es necesario, teniendo el control de préstamo y su devolución. El proponente debe reportar diariamente los rendimientos de esta actividad, en un formato establecido, tanto a la SNR como al interventor y/o supervisor. Es de aclarar, que la SNR impartirá las instrucciones y recomendaciones a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos involucradas en el proceso, a fin de que vayan adelantando actividades para organizar los archivos. Deberá proveer los elementos de trabajo necesarios, para realizar la labor de alistamiento. 14

15 El proponente debe suministrar las cajas X- 300 que se requieran para el almacenamiento de los expedientes ya digitalizados, cumpliendo con la respectiva organización archivística de foliación, ordenamiento y colocación en las cajas respectivas. A la Caja x 300 se le fijara un rotulo el cual debe contener la información de la oficina productora del documento, código de la misma y cuantas unidades de conservación tiene como también el rango de las matriculas que contiene la caja respectiva con la relación de documentos almacenados en cada caja El procedimiento de manera general, a realizar por el personal de alistamiento, consiste en: Revisar y verificar la totalidad de los documentos que se encuentran en el área de archivo de cada ORIP, en forma consecutiva y organizada, en paquetes diarios de mínimo 300 folios. Basados en la documentación entregada por la SNR, el personal de alistamiento iniciará la revisión física organizando los documentos y foliando de acuerdo a las normas de Archivo Vigente, si el expediente contiene documentos ya digitalizados (es decir a partir del 1 de diciembre del 2009, para las ORIP de Turbo, Marinilla, San Martin),1 de Septiembre del 2009 para la orip de Facatativá (Cun.) no deben ser digitalizados ni foliados dado que estos ya existen en el Sistema. En las carpetas se debe verificar que los documentos correspondan al número de matrícula o folio que se está alistando. Cada paquete de folios que se retire del archivo, debe ser relacionado en un FORMATO DE RELACIONES y firmado por un funcionario de la ORIP y de la persona encargada de la revisión física de los folios. Para las Oficinas de Registro fuera de Bogotá que manejan el sistema de folio Magnético (Turbo, Marinilla, San Martin, Facatativá) se debe digitalizar el folio de cartulina y la carpeta de antecedentes que se tiene en la Oficina hasta la fecha de inicio con el Sistema de Gestión documental las cuales se relacionan a continuación: ORIP FECHA Turbo 1 de Diciembre del 2009 Marinilla 1 de Diciembre del 2009 San Martin 1 de Diciembre del 2009 Facatativá 1 de Septiembre del 2009 Para las Oficinas Puerto López (Meta), Carmen de Bolívar (Bolívar) y Plato (Magdalena), Santa Marta se digitalizara solamente la carpeta de Antecedentes. El personal de alistamiento, debe incluir una marca que indique si fue alistado. 15

16 El personal de alistamiento, debe generar reporte de los avances semanalmente del proceso de alistamiento o los inconvenientes presentados. Este informe debe ser avalado y aprobado por el Registrador de cada ORIP y enviado a la Superintendencia de Notariado y Registro al correo institucional que se defina con el(los) supervisor(es) designado(s). Los folios revisados y verificados, serán ordenados ascendentemente por número de matrícula y organizados en las cajas X 300 indicadas rotulando el número de caja, el número de código de barras asociado a cada paquete, la relación debe contener el número de matrícula y la cantidad de imágenes para el caso de una posterior consulta al se pueda ubicar, La base de datos debe ser entregada en medio magnético. Las cajas deben ser ubicadas, en cada sitio de archivo de la oficina respectiva y según normas técnicas previstas en el acuerdo 037/2002 del AGN, mediante relación verificada y firmada tanto por la persona que entrega por parte del Contratista, como por la persona que recibe por parte de las Oficinas de Registro involucradas en este proceso. Es importante, que el personal de alistamiento lleve un control detallado de los folios de cartulina que no fueron entregados por la ORIP o faltantes, al momento de generar la relación de folios para el proceso de alistamiento. Los informes semanales y los formatos diligenciados (relaciones) durante la etapa de alistamiento, quedarán a disposición de la persona que en su momento deba realizar la supervisión del mismo, con el fin de y aceptar o rechazar el trabajo según los niveles de calidad alcanzados, y que serán definidos previamente por la Superintendencia y avalados por los Registradores de Instrumentos Públicos (al correo institucional que se defina con el(los) supervisor(es) designado(s)), y enviados a la Superintendencia de Notariado y Registro al correo institucional que se defina con el(los) supervisor(es) designado(s). En el valor de la oferta se debe considerar, entre otros aspectos: gastos de operación, insumos, gastos legales, seguros, gastos de viaje, retención en la fuente e IVA y todo aquello que no asumirá la SNR según lo descrito en los presentes estudios. El proponente si lo considera necesario realizara visita técnica a cada una de las Oficinas relacionadas con el fin de verificar el estado de la documentación misional a digitalizar, las instalaciones locativas donde se encuentra el archivo actualmente y el área a destinar para que el contratista instale su línea de producción, los gastos que ocasione esta visita estarán a cargo del proponente REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS DE LA DIGITALIZACION DEL ARCHIVO HISTORICO MISIONAL DE LAS OFICINAS DE REGISTRO. REQUISITOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO En ningún caso los documentos que componen el archivo misional de las ORIP s podrán ser retirados de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos 16

17 La digitación debe hacerse dentro de las normas técnicas y de calidad descrita más adelante El contratista debe verificar y realizar una auditoría interna o control de calidad de que todos documentos entregados estén incorporados al Sistema de Gestión Documental IRIS Documental comprobando contra el documento físico para que ésta no sufra NINGÚN TIPO DE MODIFICACIÓN que la adultere o degrade (etapa de calidad). NORMAS TÉCNICAS Y DE CALIDAD La información grabada debe cumplir con las condiciones técnicas y normas de calidad en los siguientes términos: 1) Las imágenes digitalizadas deben ser procesadas en el sistema de gestión documental IRIS documental propiedad de la SNR 2) Las imágenes deben ser grabadas con las especificaciones técnicas entregadas por la SNR para tal fin. 3) El proponente debe mantener una copia de seguridad actualizada tanto de las base de datos postgress como de la carpeta de imágenes procesadas. 4) El contratista entregará a la SNR copia en un disco duro externo por cada una de las Oficinas de 1 TB. con la copia de la Base de datos y Imágenes. 5) El contratista después del proceso de digitalización masiva de los documentos del archivo misional deberá generar la copia en el disco externo con los datos grabados y verificados por la supervisión, para ser verificados por la Oficina de Informática de la SNR. Este archivo deberá ser entregado cinco (5) días después de terminada la digitalización masiva en la(s) Oficina(s) de Registro. Se aclara que el proceso de digitalización y verificación debe realizarse casi en paralelo, de tal manera que al finalizar el proceso la cantidad de documentos a verificar sea mínima por parte de la supervisión de la SNR y ORIP s. 6) El número de documentos en custodia del contratista, inherentes al proceso, no debe exceder dos (2) veces a la capacidad de producción diaria. La producción diaria será definida en forma conjunta con la Superintendencia una vez se firme acta de inicio del respectivo contrato. EQUIPOS, APLICACIONES Y MUEBLES El proponente deberá estar en capacidad de proveerse de los elementos necesarios, para suministrar este tipo de servicio, teniendo en cuenta lo siguiente: 1) La entidad NO destinará equipos para la digitalización, grabación, verificación y validación, los cuales estarán a cargo del proponente en las cantidades y condiciones mínimas y suficientes para que garantice el cumplimiento del objeto y términos de referencia. 17

18 2) Todos los equipos y elementos que requiera el desarrollo del objeto de la presente contratación deben ser provistos por el proponente. 3) Las adecuaciones físicas del área destinada por la entidad (tales como cerramiento, puertas de seguridad, mesones, puestos de trabajo y otros) estarán a cargo del proponente. 4) Las adecuaciones lógicas, eléctricas y de UPS a que haya lugar para garantizar el desarrollo de las tareas objeto de esta contratación, sin afectar la prestación de los servicios al público de la Oficina de Registro estarán a cargo del proponente. Para lo anterior tomará las medidas indispensables a fin de evitar daños y efectos colaterales a las instalaciones. 5) El área física deberá ser devuelta a la Superintendencia en las mismas condiciones en que fue entregada. Esta área es donde el proveedor deberá recibir documentos y aplicar la metodología propuesta para realizar el proceso de alistamientos, digitalización, tipificación, calidad y organización de los documentos, sin sacar los documentos del archivo histórico misional (documentos y cartulinas del folio de Matricula Inmobiliaria) de las instalaciones de la Oficina de Registro. 6) Para efectos de la supervisión de la digitalización de los documentos históricos de los Folios de Matricula Inmobiliaria, el contratista debe facilitar el uso del sistema de gestión documental como consulta que permita al supervisor de la SNR la consulta de imágenes y verificación contra el documentos físico, Además debe permitir la consulta remota para realizar esta labor desde la SNR, se aclara que las imágenes estarán almacenadas en equipos suministrados por el contratista para dar cumplimiento al objeto contractual durante el proceso de ejecución del mismo. 7) La consulta de imágenes deberá contener un historial, que permita determinar si los folios de cartulina fueron objeto del proceso de novedades, con el fin de verificar por parte la supervisión y la SNR, las imágenes. 8) Para el conocimiento del Sistema de Gestión Documental dentro de los fines exclusivos del servicio requerido, el proponente podrá dirigirse a la Oficina de Informática de la Superintendencia, Calle 26 No piso segundo, donde se brindara toda la información técnica necesaria. Para las Oficinas de Registro fuera de Bogotá se crearan expedientes en el SGD según el número de matrícula inmobiliaria para la digitalización de todos los documentos asociados a este, durante la ejecución del proyecto se deben incorporar los documentos que han ingresado a la Oficina de Registro que afectan expedientes ya digitalizados, debe proveer una planilla para estas novedades. La Organización de los documentos producto de las novedades deben se organizados en cajas por fecha, numero de turno, matriculas que afectan, esta información debe ser procesada en algún medio magnético para su posterior entrega a la SNR, con el fin de identificar donde está ubicado el documento. 9) Las cajas en cartón que se están solicitando para la disposición final de los documentos de acuerdo a las disposiciones del AGN deben ser cajas X 18

19 300, de cartón doble corrugado con tapa, Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante troqueladas, Calibre S 7. Tapa superior, con dos (2) perforaciones para agarre. EL PROPONENTE TENDRÁ QUE PROVEERSE O DISPONER DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS O MEDIOS DE TRABAJO, ADICIONALES A LO ANTERIORMENTE DESCRITO: 1) De los muebles y enseres necesarios para los puestos de trabajo de los operarios que requiera contratar. 2) De su propio sistema de mantenimiento de equipos tanto preventivo como correctivo y de repuestos o accesorios en cantidad suficiente para garantizar el correcto funcionamiento de sus equipos, durante el tiempo que dure el proceso de línea de producción (alistamiento, digitalización, tipificación, calidad y organización del archivo) contratada y con el fin de no obstaculizar la prestación del servicio público registral. 3) De los equipos de respaldo y repuestos que permitan mantener el servicio de digitalización en forma permanente, dado que el plazo del contrato es inmodificable por razón de mantenimientos correctivos y/o preventivos 4) De los estantes y demás muebles que garanticen la conservación física de los documentos mientras estén bajo su responsabilidad TIEMPO Y PERSONAL El proponente debe especificar en su oferta los siguientes aspectos: 1) El número de jornadas con el que puede cubrir los requerimientos mínimos de producción y duración de cada turno. 2) Cantidad mínima de operadores calificados, por jornada y por actividad. 3) Cantidad de supervisores o jefes por jornada. 4) Cantidad de auditores internos por jornada. 5) Horario de trabajo para cada jornada. 6) Reportar rendimientos mínimos diarios por actividad o proceso. 7) El proponente deberá suministrar un cronograma detallado de actividades y volúmenes de información grabada semanalmente, a fin de controlar el desarrollo del proyecto, los cuales deben ser enviados al correo electrónico del (los) supervisor(es) del contrato.. 8) Identificación y Diagrama del proceso de línea de producción, verificación, auditoría interna y corrección de inconsistencias. 9) Número de jornadas de líneas de producción. a. Cantidad de personal involucrado 19

20 b. Número de recurso humano por turno para cubrir el proceso de línea de producción c. Número de supervisores 10) Estructura Orgánica para atender el proyecto 11) Gerente del Proyecto: Debe contar con una experiencia superior a 10 años en la ejecución y/o gestión en proyectos de digitalización de imágenes y conocimientos básicos en organización archivística. Se requiere ser profesional en el área de la ingeniería de sistemas e Industrial 12) Plan de producción METODOLOGÍA El proponente incluirá en su propuesta la metodología que utilizará para desarrollar adecuadamente las actividades que exige el servicio, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente: 1) Los documentos a procesar serán retirados del archivo mediante relación verificada y firmada tanto por la persona que entrega por parte de la Oficina de Registro respectiva como de la persona que recibe por parte del Contratista. 2) Previo a la digitalización de los documentos, debe verificarse que se haya realizado el alistamiento y foliación correspondiente. 3) Por ningún motivo, los documentos que se encuentren en proceso de digitalización pueden ser prestados o entregados a la ORIP, para realizar cualquier trámite registral. De ser necesario, se dará prioridad a los documentos o expedientes requeridos y se entregaran después de ser procesados (digitalizados), con el respectivo soporte para efectos de control del proceso de digitalización, este reporte debe ser enviado al(los) supervisor(es) el cual debe estar firmado por el Registrador. 4) Realizada la digitalización, personal del contratista debe tipificar y verificar la calidad de las imágenes escaneadas, al igual que verificar el número de imágenes de acuerdo a la foliación. Este número debe ser igual a la cantidad de hojas físicas incluidas en el expediente. 5) Los expedientes deben ser organizados en las cajas X 300 de acuerdo a las Normas del Archivo general de la Nación. en orden ascendentemente por número de matrícula y ubicadas en el archivo de la oficina, deben ser entregadas mediante relación verificada y firmada tanto por la persona que entrega por parte del Contratista, como por la persona que recibe por parte de las Oficinas de Registro este reporte debe ser enviado al(los) supervisor(es) el cual debe estar firmado por el Registrador 6) Para el proceso de novedades, la Oficina de Registro diligenciará un formato denominado FORMATO DE NOVEDADES en el cual indicará los documentos por expediente que han sido adicionados, después del proceso de línea de producción y organización. Es responsabilidad única del Registrador, el control y diligenciamiento de esta información. 20

21 Novedad: Documentación adicional a un expediente ya procesado es decir, que se le haya realizado el alistamiento, digitalización, tipificación, calidad y organización archivística y se haya archivado. 7) El Contratista proporcionara una persona en cada ORIP, para el proceso de novedades, quien recibirá los documentos debidamente relacionados, e incluirá la información en el formato de novedades y/o software de captura. Es responsabilidad única del Registrador, verificar el diligenciamiento y control de esta información. 8) Después de recibida esta documentación el contratista, deberá digitalizar junto con los documentos el formato de novedades. 9) Después de grabada la información digitalizada de un grupo de folios (relación), el Contratista deberá verificar las imágenes digitalizadas por expediente y así hacer entrega al funcionario de la ORIP s la documentación de novedades. 10) El proponente deberá indicar el proceso que utilizará para digitar, verificar, validar y realizar auditoria o control de calidad de la información e imágenes en el sistema IRIS. 11) Indicar en su propuesta el sistema de seguridad que empleará en la manipulación de los folios durante el proyecto, a fin de evitar adulteraciones o pérdidas de los mismos. VERIFICACIÓN, ENTREGA Y RESPONSABILIDADES La Superintendencia de Notariado y Registro definirá la forma de ejercer la interventoría a lo contratado, para lo cual el proponente deberá: 1) Entregar diariamente la cantidad de folios alistados, digitalizados, tipificados, verificados,validados y organizados 2) Entregar informes de avance sobre el desarrollo del servicio, flujo de fondos, niveles de calidad y demás datos relacionados, cuando lo requiera la supervisión de la Superintendencia de Notariado y Registro. 3) La dirección del proceso estará bajo la responsabilidad de la persona que destine el proponente, quien estará en permanente coordinación con la(s) persona(s) que designe la Superintendencia y/o la Oficina de Registro respectiva. 4) Al respecto, la Superintendencia de Notariado y Registro aplicará sus políticas y criterios particulares para facilitar dicha coordinación y contribuir a la solución de los problemas que surjan en la prestación del servicio. 5) El contratista será el responsable civil y penalmente por la pérdida, omisión o alteración de la información de los documentos bajo su custodia, el procedimiento para llevar a cabo la correcta custodia de los folios debe ser establecido con el 21