PROCEDIMIENTO DE VENTAS SUMMA-PET SP-PR

Transcripción

1 FECHA: Julio / 2011 HOJA: 1 / 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la venta de productos y servicio de cable de acero que ofrece la División SUMMA-PET de manera que se asegure el cumplimiento de los requisitos del cliente. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la venta de productos de la División SUMMA-PET y a la venta del servicio cable de acero para clientes del sector público y privado. 3. RESPONSABILIDAD Verificación de cumplimiento: Cumplimiento: Presidente Supervisor de Campo Ingenieros de Ventas 4. DEFINICIONES Licitación: Proceso de ofertar en respuesta a invitación realizada por el cliente. Bases: Documentos que contienen los requisitos del cliente. 5. DESARROLLO 5.1. SERVICIO CABLE DE ACERO Las necesidades del cliente se receptan a través de: Licitaciones Concursos Por pedido directo Licitaciones o Concursos: En el caso de que sea a través de licitaciones o concursos para órdenes de trabajo, la oferta a ser presentada se elabora de acuerdo a la Lista de Verificación para Elaboración de Oferta (SP-FR-17) considerando la capacidad operativa de la empresa. El Supervisor de Campo será responsable de coordinar las acciones para la presentación de la oferta. ELABORADO POR: Alexandra Yánez Santiago Rengel CARGO: Apoderada Especial - Supervisor de Campo FECHA: Julio 2011 FIRMA: REVISADO POR: Vicente Sánchez CARGO: Presidente SUMMA PET FECHA: Julio 2011 FIRMA: APROBADO POR: Vicente Sánchez CARGO: Presidente OISA FECHA: Julio 2011 FIRMA:

2 HOJA: 2 / 6 Nota: Si la invitación es para un contrato, se requiere la coordinación con otras áreas de la empresa Con la Oferta (formato del cliente o libre sin código) preparada, el Superintendente de Distrito Oriente o el Supervisor de Campo la presentan al cliente para su concurso respectivo Si la oferta es aceptada por el cliente, se procede a la firma del Contrato (formato del cliente o libre sin código o con código: SP-FR-133) o a la recepción de la Orden de Trabajo emitida por el cliente y se inicia la prestación del servicio. Nota: el contrato podrá ser en formato del cliente Por pedido directo: En el caso de que sea por pedido directo, el cliente solicita el servicio por comunicación verbal al Superintendente de Distrito Oriente o al Supervisor de Campo, manejándose la negociación según listas de precios acordados. Este pedido es registrado en la Solicitud de Servicio Cable de Acero (SP-FR-107) y se asigna una Unidad de Cable de Acero (UCA) para la prestación del servicio Modificaciones a condiciones de negociación del servicio En el caso en que por necesidad del cliente o de OISA, se requieran cambios a las condiciones establecidas de negociación, se procede según: Negocio bajo contrato: los cambios se registran en un Adendum (empresa privada) o Escritura pública (para empresa estatales) considerando la aprobación de Presidencia. En caso de ser necesario, el Contrato se envía a los abogados de OISA para su análisis y recomendaciones Bajo Orden de Trabajo: los cambios se avalan en registros según los procedimientos internos de cada cliente. Bajo Pedido Directo: los cambios se registran en el Reporte de Trabajo (SP-FR-19) correspondiente. Los cambios son comunicados al personal correspondiente por el Superintendente de Distrito Oriente o el Supervisor de Campo.

3 HOJA: 3 / PRODUCTOS Al menos una vez al mes se realizan reuniones donde participa la Presidencia y los Ingenieros de Ventas, para hacer seguimiento y revisar los distintos proyectos que la empresa mantiene en su presupuesto de ventas anuales, así como el resultado de las visitas, Cronograma de Visitas (SP-FR-152) realizadas por dicho personal desde la última reunión mantenida. Durante esta reunión se revisa también el Seguimiento de Ventas (SP-FR-151), así como los formatos Control de Requerimiento de Cotización (SP-FR-141) y Control de Concursos o Licitaciones (SP-FR-148) Los clientes relacionados a este proceso, han sido distribuidos entre los Ingenieros de Venta, para un mayor y mejor contacto, y se encuentran registrados en el formato Distribución de Clientes (SP-FR-153) REQUERIMIENTO DE COTIZACIÓN La revisión de los requisitos del cliente para pedidos de productos empieza cuando se recibe una solicitud de cotización, verbal o escrita. Si la solicitud es verbal el personal de Ventas debe registrar esta información en el formato de Cotización SUMMA-PET (SP-FR-56). Nota: Las cotizaciones se registran en el Control de Requerimiento de Cotización (SP-FR-141) y Control de Concursos o Licitaciones (SP-FR-148) según la siguiente codificación: I NIVEL: INICIALES DE LA DIVISIÓN SUMMA-PET II NIVEL: NUMERACIÓN SECUENCIAL DE LA COTIZACIÓN Cotizaciones para pedidos puntuales I NIVEL II NIVEL III NIVEL SP III NIVEL: AÑO DE EMISIÓN DE LA COTIZACIÓN I NIVEL: INICIALES DE SUMMA-PET PROYECTOS II NIVEL: LETRA(S) MAYÚSCULA(S) ASIGNADA(S) AL PROYECTO

4 HOJA: 4 / 6 Cotizaciones para proyectos I NIVEL II NIVEL III NIVEL IV NIVEL SPP X III NIVEL: NUMERACIÓN SECUENCIAL DE LA COTIZACIÓN IV NIVEL: AÑO DE EMISIÓN DE LA COTIZACIÓN Si se requieren modificaciones en las cotizaciones, a la codificación asignada se le incluye en el nivel del número de cotización: 000.x Siendo x una letra minúscula secuencial según el número de veces que se modifique la cotización En función de lo solicitado y considerando la capacidad operativa de la empresa, el personal de Ventas asignado realiza el contacto y solicita las cotizaciones respectivas. En caso de lista de precios, se aplica los valores y condiciones de la misma para la elaboración de la cotización y no se requiere el contacto con la representada Previo a la presentación de la cotización, se realizará el acta aprobatoria de cotización entre el departamento de ventas y financiero. Esta acta debe ser aprobada por la Presidencia o Apoderada Especial Con las condiciones establecidas, el personal de Ventas elabora la Cotización SUMMA-PET (SP-FR-56) y la entrega o envía al cliente en medio electrónico o físico. Nota 1: El envío de la Cotización SUMMA-PET (SP-FR-56) se debe realizar con firma física o electrónica. Si es un mensaje de correo, el personal de Ventas lo envía con una solicitud de confirmación de lectura electrónica. Nota 2: Cuando sea necesario aclarar o modificar algunos requisitos del pedido del cliente, la revisión puede incluir la participación del Gerente de SUMMA-PET. Nota 3: Las cotizaciones deben seguir los siguientes lineamientos: - Lista de precios aprobada, cotizar directamente - Licitaciones especiales: referirse a la lista de verificación para elaboración de oferta SP-FR- 17 Nota 4: Al preparar una cotización se debe tomar en cuenta el proceso de importación, para determinar el Tiempo de Entrega y se debe incrementar 1 o 2 semanas adicionales al tiempo estándar.

5 HOJA: 5 / El personal de Ventas asignado realiza un seguimiento a la cotización enviada. Si el cliente acepta la cotización y/o las condiciones de venta se recibe su orden de compra o su aceptación. Nota: Si la aceptación es verbal, el Ingeniero de Ventas firma en la cotización como aval de la aceptación por el cliente, colocando aceptado y la fecha de la misma El personal de Ventas asignado solicita la emisión de la factura a la Asistente de la División y procede a elaborar una Nota de Pedido (SP- FR-110) que se envía a la bodega de la planta DICHEM para el despacho del producto En caso de que se requiera modificación a una cotización o una orden de compra tramitada, el Ingeniero de Ventas anula o modifica la cotización o solicita una nueva orden de compra al cliente; con esta información se anula la Nota de Pedido (SP-FR-110) anterior y se genera una nueva. Estos cambios son comunicados al personal involucrado CONCURSOS O LICITACIONES El personal de Ventas mantiene un seguimiento constante a los requerimientos de los clientes que permitan conocer sus necesidades para la preparación anticipada a concursos o licitaciones e informar durante las reuniones que se mantienen con Gerencia Recibida la invitación a concursos o licitaciones, el personal de Ventas responsable de la cuenta coordina una reunión de arranque con Gerente e Ingenieros de Ventas, Financiero, Recursos Humanos, Compras e Importaciones y Asistente de División y demás colaboradores que participen en la invitación. En esta reunión, el personal responsable presenta el alcance del proyecto para definir el nombre y el Gerente del mismo. Se define un cronograma que incluye la presentación de un resumen ejecutivo del proyecto, luego de hacer la diligencia necesaria. Se coordinan las actividades y responsabilidades requeridas para la presentación de la oferta a través del cronograma y definir la necesidad de asociación con otras empresas, si es que el caso lo amerita. La Asistente de División elabora un Acta de reunión en donde constan las decisiones tomadas y abre una carpeta de proyecto. NOTA: En caso de ser necesario, el Contrato se envía a los abogados de OISA para su análisis y recomendaciones El Gerente de Proyecto lidera el cumplimiento de las actividades y coordina las reuniones requeridas hasta la culminación de la oferta considerando la Lista de Verificación para Elaboración de Oferta (SP-FR- 17).

6 HOJA: 6 / Con la oferta aprobada por Gerencia, el Gerente de Proyecto realiza la entrega de la Oferta. Nota: el formato para la Oferta está en función de las condiciones que el cliente establezca El Gerente de Proyecto realiza un seguimiento a la oferta presentada hasta la decisión del cliente Si se obtuvo la aceptación de la oferta por el cliente, el Gerente de Proyecto coordina la firma del Contrato (SP-FR-133) para iniciar su ejecución. Nota: el contrato podrá ser en formato del cliente Si se requieren modificaciones al contrato establecido, el Gerente de Proyecto conjuntamente con los abogados presentan las modificaciones del contrato al cliente para su aceptación y modificación previo a la firma del mismo (empresa privada) o Escritura pública (para empresa estatales), considerando la aprobación de Gerencia. 6. REFERENCIAS SP-FR-19: Reporte de Trabajo 7. ANEXOS No aplica 8. REGISTROS SP-FR-17: SP-FR-107: SP-FR-133: SP-FR-56: SP-FR-110: SP-FR-141: SP-FR-148: SP-FR- 151 SP-FR-152 SP-FR-153 Lista de Verificación para Elaboración de Oferta Solicitud de Servicio Cable de Acero Oferta (formato del cliente o libre sin código) Contrato (formato libre con código o sin código o del cliente) Cotización SUMMA-PET Nota de Pedido Control de Requerimiento de Cotización Control de Concursos o Licitaciones Seguimiento de Ventas (formato libre con código) Cronograma de Visitas Distribución de Clientes