EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR TAME EP

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1 EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR TAME EP DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL INFORME 03-EY-1ñ-11 INFORME Examen especial de Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional de la Norma de Control Interno 403 Administración Financiera Tesorería al 28 de febrero de

2 EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR TAME EP EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA Al 28 de febrero de 2011 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL Quito Ecuador 37

3 SIGLAS Y ABREVIATURAS BSP BSP IINET BSP LINK CCF S Cámara de compensación, administrada por el Produbanco, que recepta las ventas realizadas por las Agencias de Viajes acreditas en la IATA según un calendario, para luego transferirlas a la Empresa. Sistema informático de Tame que capta la información de las ventas del BSP a través del internet. Sistema del BSP que permite conocer la facturación y liquidaciones, con conexión a través del internet. Credit Card Charge Form Resumen de vouchers por ventas a crédito, que se presenta a las administradoras de tarjetas de crédito para el cobro. CH Código IATA que identifica a menores de 12 años pero mayores a 2. CD CHARTER CNAC DGAC EQ IATA SIGE SITA Código IATA que identifica a personas mayores de 65 años. Es el arrendamiento de una aeronave de Tame, a una empresa privada o agencia operadora de turismo, con tripulación propia y según el contrato firmado se definen rutas, precios, impuestos, etc. que deben ser cancelados previos al vuelo. Consejo Nacional de Aviación Civil Dirección General de Aviación Civil Siglas IATA que identifican a la aerolínea TAME mundialmente Asociación Internacional de Transporte Aéreo Sistema Integrado de Gestión de Tame, que entre sus módulos está el control de tráfico, despacho, reservas, venta de boletos y demás controles administrativos y financieros. Nuevo sistema integrado contratado para el manejo de venta de boletos, reservas, despacho de pasajeros e información estadística de la operación, con el objeto de que Tame sea vista a nivel mundial en los demás sistemas de Agencias de Viajes, que entró en funcionamiento desde el 8 de noviembre de 2011, pero cuyo contrato es de noviembre de

4 ÍNDICE CONTENIDO PÁG. No. Carta de Presentación CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA - Motivo del examen Objetivos del examen Alcance del examen Base Legal Estructura orgánica Objetivo de la entidad 4 - Monto de recursos examinados Servidores relacionados. 4 CAPÍTULO II DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS Antecedentes... 5 Seguimiento de Recomendaciones.. 5 Sistema de Control Interno de Tame EP, Norma de Control Interno Relativo a la Norma Debilidad en el proceso de aplicación de tarifas con descuento y su registro Debilidades en los controles de Tesorería y falta de coordinación con el Departamento de Contabilidad Debilidades en el Control de Ventas de las Agencias de Viaje (BSP) con Tarjetas de Crédito Recepción de cheques sin certificar Falta de procedimientos internos en la recuperación de Tasas por vuelos Charter.. 16 Relativo a la Norma Falta de políticas de archivo de la documentación de recaudación 18 Relativo a la Norma Inadecuados procedimientos para el manejo de cuentas bancarias Relativo a la Norma Conciliaciones bancarias no automatizadas

5 ÍNDICE CONTENIDO PÁG. No. Relativo a la Norma Pago de obligaciones canceladas fuera de las fechas convenidas causaron pago de multas. 23 Relativo a la Norma Control deficiente del vencimiento de las garantías 26 Anexos 1. Servidores relacionados Resumen de evaluación del sistema de control interno (Anexo 24 matrices) Cronograma de aplicación de recomendaciones Acciones correctivas tomadas en el transcurso del examen 36 40

6 º3 Ref: Informe aprobado el 28 de febrero de 2012 con oficio 5605-DCAI Quito D.M., 5 de abril de 2012 Señores GERENTE GENERAL Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador Presente De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial a la evaluación del Control Interno Institucional de a Norma de Control Interno 403- Administración Financiera Tesorería, con corte al 28 de febrero de Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, ING. ROBERTA ESTUPIÑAN R. Directora de Auditoría General

7 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna, de la Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador TAME EP ; y, en cumplimiento de las Órdenes de Trabajo 01 y 02 EY-1ñ-11 de 24 de febrero y 22 de marzo de 2011 respectivamente, suscritos por el Director de Auditoría General. Objetivo del examen - Establecer si el control interno de la institución, proporciona un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y normas aplicables Alcance del examen El examen especial cubrió la evaluación del sistema de control interno relacionado con la Norma de Control Interno NCI 403 Administración Financiera Tesorería de la Entidad, con corte al 28 de febrero de 2011 y no incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras. Base Legal Tame Línea Aérea del Ecuador inició sus actividades el 18 de junio de 1964 como un Departamento de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, conforme lo dispuesto en el Decreto Supremo 1020, publicado en el Registro Oficial 272 de esa fecha. Mediante Ley 104, promulgada en el Registro Oficial 506 de 23 de agosto de 1990, fue transformada en entidad adscrita a la Fuerza Aérea Ecuatoriana con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, bajo la denominación de Empresa Estatal de Aviación Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos (TAME). 2

8 Mediante Ley 133 Reformatoria a la Ley Constitutiva de la Empresa Estatal de Aviación Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos, publicada en el Registro Oficial 1002 de 2 de agosto de 1996, cambió su razón social a Tame Línea Aérea del Ecuador. Mediante Decreto Ejecutivo 740 de 21 de abril de 2011 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 442 de 6 de mayo de 2011, se adecúa la naturaleza jurídica de la compañía estatal Tame Línea Aérea del Ecuador, como Empresa Pública, por lo tanto, a partir de la expedición del presente decreto ejecutivo Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos, TAME, se denominará: Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP que será una persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa, operativa y de gestión, bajo el control del sector de la Defensa, acorde con los objetivos establecidos en el Sistema Nacional de Planificación; las orientaciones determinadas por el Comité de Industria de la Defensa; y, las disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Pública. Estructura orgánica El Manual Orgánico Estructural de Tame Línea Aérea del Ecuador aprobado por el Presidente Ejecutivo el 20 de noviembre de 2008, establece los siguientes niveles organizacionales: Nivel Directivo Nivel Ejecutivo Nivel Asesor Nivel de Apoyo Directorio Presidencia Ejecutiva (Ahora Gerencia General) Vicepresidencia Ejecutiva Dirección Jurídica Dirección de Auditoría General Dirección de Planificación Dirección de Planificación de Flota Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas Dirección del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente Gerencia de Finanzas Gerencia de Tecnologías de la Información Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones Gerencia de Mantenimiento Gerencia de Logística Gerencia de Recursos Humanos 3

9 Objetivos de la entidad El Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente; aprobado por el Presidente Ejecutivo en febrero del 2005, actualizado hasta abril del 2010, en el capítulo 3, numeral define los siguientes objetivos institucionales: Proporcionar servicio de transporte aéreo nacional e internacional, con los más altos estándares de calidad y seguridad, cuidando del medio ambiente y tecnología de punta.- Contar con Recurso Humano competente y comprometido, enfocado en sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.- Cumplir con las normas y legislación vigentes para garantizar la excelencia de nuestros procesos a través de la mejora continua. Monto de recursos examinados No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado. Servidores relacionados Anexo 1. 4

10 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Antecedentes Mediante Acuerdo 002CG-2011 de 14 de febrero de 2011, el Contralor General del Estado, aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades del sector público que depende administrativa y técnicamente de la Contraloría General del Estado. En los planes aprobados se incluyó el examen especial de evaluación al sistema de control interno institucional, previsto para el segundo semestre de A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando 093-DCAI, de 14 de febrero de 2011, el Contralor dispuso que el examen referido se inicie a partir del 1 de marzo del presente año, por lo que mediante oficio circular DCAI de 9 de marzo de 2011, el Director de Coordinación de Auditorías Internas emitió las instrucciones para la ejecución y reprogramación del Plan de Control. Seguimiento de Recomendaciones Durante el alcance del presente examen no se han emitido recomendaciones en informes tramitados a la Contraloría General del Estado, relacionadas con los controles definidos en las Normas de Control Interno 403- Administración Financiera Tesorería. Sistema de Control Interno de Tame EP, Norma de Control Interno 403 De la evaluación realizada a la Norma de Control Interno 403- Administración Financiera Tesorería, de Tame Línea Aérea del Ecuador EP, al 28 de febrero de 2011, se determinó un nivel de confianza del 93,42 (Anexo 2). Por lo tanto, el sistema de control interno relacionado con la Administración Financiera Tesorería de la Empresa es confiable, ofrece un nivel de seguridad razonable de que se cumplan los objetivos institucionales y sus operaciones se desarrollen de manera eficiente, observando las disposiciones legales aplicables. Sin embargo, detectamos áreas que requieren de mejores controles, como los detallados a continuación: 5

11 Debilidades en el proceso de aplicación de tarifas con descuento y su registro En la venta de boletos para niños de hasta los 12 años de edad y para personas de la tercera edad que tienen un descuento del 50%, el sistema informático controla automáticamente la aplicación del valor de la tarifa con base a la información de la fecha de nacimiento del pasajero, de acuerdo a su número de cédula, en vista de que se cuenta con una base de datos que proporcionó el Registro Civil; en ello se observó que el sistema informático calcula la edad del pasajero considerando únicamente el año de nacimiento, no así el mes y día, permitiendo que se aplique descuentos en el precio del boleto a pasajeros que superan los 12 años de edad; o, en el caso de las personas de la tercera edad, se otorguen descuentos antes de cumplir los 65 años. La Ley de Aviación Civil en su artículo 55, y el Acuerdo 006/2008 de la Dirección General de Aviación Civil establecen para tercera edad (CD): El descuento del cincuenta por ciento para las personas de la tercera edad (65 años) y los discapacitados, se aplicará por parte de las líneas aéreas, para todas las tarifas ofrecidas en el mercado, sean estas regulares y/o promocionales, sin excepción, de modo que el pasajero pueda optar libremente por cualquiera de ellas. El Manual Comercial en su capítulo 5.A POLÍTICAS, respecto a la definición de niños (CH) que tienen derecho al descuento, indica: Entiéndase como menor (CH) a todo pasajero cuya edad esta comprendida entre 2 y 12 años no cumplidos (11 años 11 meses 29 días), a la fecha de inicio de viaje. El Departamento de Ingresos de la Gerencia de Finanzas realiza el control posterior de las ventas con descuento, en base a una muestra determinada por el supervisor de esta área, donde se verifica los documentos de soporte de las tarifas descontadas, tales como: reporte de ventas, papeletas de depósito y copia de cédulas o certificados de nacimiento, esta última información está registrada en la base de datos del sistema de ventas, por ello para el caso de los boletos emitidos para menores de 12 años y de la tercera edad, al efectuarse un control de una muestra, origina que se subutilice la información que dispone el sistema informático, en vista de que podría efectuarse un cruce automático de la totalidad de este tipo de boletos y analizar solo las inconsistencias. 6

12 Para el caso de los boletos con descuento de discapacitados o militares, no se dispone de un enlace con las bases de datos de las instituciones que emiten los carnets de identificación, como el CANADIS y los recintos militares respectivamente, por lo que en estos casos se revisa previamente la documentación respectiva al momento de la venta del boleto. Al respecto la Norma de Control Interno Supervisión señala: Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.- La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institución. Conclusiones La aplicación de boletos con descuento se basa en el año de nacimiento del pasajero, sin tomar en cuenta el día y mes, lo que origina que los pasajeros se beneficien de una tarifa reducida sin que cumplan las condiciones para su aplicación. El control de los documentos que sustentan la aplicación de tarifas con descuento se realiza sobre la base de la selección de muestras en forma manual, originando una subutilización de la información que dispone el sistema informático, permitiendo un riesgo en la detección de errores. Hecho Subsecuente A partir del 8 de noviembre de 2011, la Empresa implementó un nuevo sistema de ventas, tráfico y despacho a través del sistema SITA, en el cual para la venta de boletos con descuento de CH y CD, se obtiene información de la base de datos anterior (SIGE) por su conexión a la información del registro civil, sin embargo, no se ha adoptado como procedimiento obtener una copia del documento presentado por el menor o el ciudadano de tercera edad, en vista de que la revisión de la información está a cargo del Departamento de Ingresos. 7

13 Recomendaciones Al Gerente de Finanzas y al Gerente de Tecnologías de la Información: 1. Para el control del Departamento de Ingresos, programarán en el sistema de ventas de SITA un reporte de los boletos vendidos con descuento para niños y tercera edad, para que automáticamente se compare con la base de datos del registro civil que dispone el sistema SIGE, con el objeto de determinar en un 100% si se han extendido este tipo de boletos a pasajeros que reunieron las condiciones; y en el caso de que no consten en dicha base, se verifique en la información en línea que puede proporcionar el Registro Civil. 2. Realizarán gestiones con instituciones relacionadas con la aplicación de tarifas con descuentos (CONADIS, FAE) y se adecue el módulo de revisión para que permita efectuar un cruce automático entre la información de la venta con las bases de datos obtenidas para garantizar una adecuada aplicación de tarifas con descuentos. Debilidades en los controles de Tesorería y falta de coordinación con el Departamento de Contabilidad El saldo del anexo de clientes que maneja el Departamento de Tesorería no concuerda a una determinada fecha con la información que presenta la Gerencia de Finanzas en los estados financieros. Como evidencia de lo comentado, al 31 de diciembre de 2010 mientras en la base de datos se presentó un saldo de ,98 USD, la Gerencia de Finanzas reportó ,78 USD, con lo cual se colige que la información no se actualiza ni se concilia a fin de determinar errores u omisiones. Entre las causas principales, se pudieron determinar las siguientes: 8

14 - El Manual Orgánico Estructural vigente desde el 20 de noviembre de 2008, define bajo la dependencia del departamento de Tesorería a las secciones de Pagaduría, Cartera y Cobranzas, y establece que su función es la de Verificar y controlar en forma oportuna el cobro de facturas y tarjetas de crédito de conformidad con los convenios suscritos con cuentas corrientes o tarjetas ; sin embargo, la función de recaudación de valores se encuentra compartida con el Departamento de Contabilidad que es el que registra la venta y controla la recuperación de las ventas con tarjetas de crédito, tanto del BSP como de los puntos propios, con el riesgo de que el registro y recuperación se concentren en una sola Sección. La Norma de Control Interno Separación de funciones y rotación de labores señala que: La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares.- Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operación. - En la evaluación no se evidenció que el Departamento de Tesorería realice confirmaciones de los saldos de los registros de clientes, por falta de procedimientos que definan un funcionario responsable de este control. Al respecto las auditorías externas no han reportado observación alguna, ya que las confirmaciones practicadas se han realizado a los saldos contables del balance. La Norma de Control Interno Análisis y Confirmación de Saldos, señala: Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la unidad de Administración Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.- El responsable de la unidad de Administración Financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique. 9

15 - Respecto a la base de datos que maneja el Departamento de Tesorería se observó los siguientes aspectos, que restan confiabilidad de los reportes del sistema integrado de gestión, con respecto al saldo de clientes: - El campo que muestra la fecha de elaboración de la factura, no cuenta con parámetros que permitan su validación, observándose por ejemplo la fecha 1 del mes 20 del año La función de anulación de las facturas está disponible para cualquier nivel de los usuarios del sistema de Tesorería. - El campo que identifica el estado de las facturas emitidas por Tame a sus clientes se clasifica en cuatro: (AN) anulado, (CA) cancelado, (MO) mora y (PE) pendiente; al momento que el Departamento de Tesorería emite una factura por cualquier servicio que proporcione la Empresa, en dicho campo se registra el estado pendiente (PE), cuando se realiza el comprobante de ingreso por valores recaudados, en algunos casos, no se cambió el estado de la factura, por falta de definición de procesos internos en este Departamento, lo que ocasionó inconsistencia entre los saldos que presenta a una fecha determinada la base de datos de clientes y los que reporta la Gerencia de Finanzas. La Norma de Control Interno Conciliación de los Saldos de las Cuentas- menciona que: Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes... - Se mantiene en Cuentas por Pagar Bancos, depósitos no identificados por ,28.USD, saldo que puede corresponder a cancelaciones de clientes que no han sido identificadas por el departamento de Tesorería, originado que se registre como valores por pagar y que pueden corresponder a recuperaciones de cartera. 10

16 Conclusión El saldo del anexo de clientes que maneja el Departamento de Tesorería no concuerda, a una determinada fecha, con la información que presenta la Gerencia de Finanzas en los estados financieros, debido a que en el sistema informático se mantuvo información desactualizada e inconsistente; y, en el Departamento de Contabilidad se concentró todo el proceso de registro y recuperación de los valores de clientes. Así como también a la falta de confirmaciones de saldos y de validaciones en el sistema informático en los campos de fecha y estado de las facturas; y por procesos no definidos en el Departamento de Tesorería. Recomendaciones Al Gerente de Finanzas: 3. Centralizará en la Sección de Cartera y Cobranza el control de la recuperación de las ventas a créditos y de las tarjetas de crédito, a fin de que el Departamento de Contabilidad realice las actividades de registro y análisis de cuentas. 4. Establecerá procedimientos internos en el Departamento de Tesorería que definan los funcionarios responsables para el cambio de estado de las facturas al momento de recibir las cancelaciones y para la realización de confirmaciones con los clientes, por lo menos una vez al año. 5. Conciliará en forma trimestral con los Departamentos de Tesorería General y Contabilidad, los saldos del registro de clientes y el auxiliar de Cuentas por Cobrar, dejando constancia por escrito de los resultados obtenidos. 11

17 Al Gerente de Tecnologías de la Información, Tesorera y Contador General: 6. Modificarán el módulo informático de clientes a fin de que: - Se actualice automáticamente al registrar los ingresos por los pagos realizados, considerando como campo de enlace el número de la factura. - Defina un control para que el proceso de anulación de las facturas se controlado y autorizado por la Tesorera General y no esté disponible la anulación de facturas a otros niveles y usuarios. Debilidades en el Control de Ventas de las Agencias de Viaje (BSP) con Tarjetas de Crédito Uno de los canales de ventas de boletos con tarjetas de crédito lo constituyen las agencias de viajes que reportan sus ventas a través del BSP, esta información es obtenida y registrada contablemente por el Departamento de Ingresos de la Gerencia de Finanzas; con esta información un analista del Departamento de Contabilidad verifica la conformidad e integridad de las recaudaciones; es decir, verifica manualmente al detalle, cada una de las acreditaciones realizadas; obtiene las diferencias, de existir, solicita información al Departamento de Ingresos para sustentar el cobro; vuelve a solicitar su cancelación a la emisora de tarjetas de crédito, y lleva un control manual por cada documento de cobro (CCF's) pendiente, a fin de que éstos no queden impagos. El procedimiento de verificación es manual con aproximadamente transacciones mensuales, generando riesgo en la razonabilidad de la información, carga de trabajo innecesaria y sub utilización de los recursos tecnológicos disponibles en la empresa. La Norma de Control Interno Control Interno al respecto establece: 12

18 El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.- El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos.- El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. Conclusión El alto volumen de información generado en los pagos de tarjetas de crédito por las ventas a través del BSP es controlado manualmente, lo que incrementa el riesgo de errores en el registro de datos y la consabida subutilización del recurso informático para efectuar controles automáticos. Recomendación A los Gerentes de Finanzas y Tecnología de la Información: 7. Establecerán los procesos necesarios para que se realice un cruce automático entre la información de la venta de boletos a crédito por parte de las Agencias de Viajes BSP y su recuperación, con el objeto de que el analista contable verifique solo las inconsistencias, gestionando de ser necesario la implementación en las Agencias de un punto propio de pago automático. 13

19 Recepción de cheques sin certificar Se mantiene pendientes de recuperación los siguientes cheques protestados FECHA BANCO VALOR CONCEPTO GESTION DE COBRO CLIENTE Bolivariano ,79 Vuelo charter Jurídico trámite legal Agencia de Viajes Travel Pacific Bolivariano ,29 Vuelo charter Jurídico trámite legal Business TOTAL ,08 La Gerencia de Finanzas remitió a la Dirección de Auditoría General fotocopia del oficio EY-j de 3 de enero de 2011 mediante el cual informó al Presidente Ejecutivo la novedad presentada con la Agencia de Viajes Travel Pacific Business que contrató un vuelo charter a Punta Cana y canceló en la Tesorería General con cheques no certificados por el banco, los mismos que fueron protestados generando una cuenta por cobrar de ,08 USD a nombre de la agencia de viajes, los cheques protestados fueron remitidos a la Dirección Jurídica el 13 de diciembre de 2010, sin que se evidencie que se haya realizado acciones legales hasta el 20 de julio de El recibir cheques sin la certificación del Banco también se observó en los puntos de venta de Tame, en el reverso consta la sumilla de los agentes de venta, supervisores o jefe de Unidades de Negocios y el sello que señala el número de la cuenta para depósito, sin que conste un nombre completo, hecho que dificulta identificar el nombre del agente de ventas que receptó los cheques que pueden ser protestados por el Banco. La Gerencia de Finanzas mediante Circular EY-j3-b de 11 de septiembre de 2008, dispuso a los puntos de venta de Tame Línea Aérea del Ecuador E.P. y Agencias Generales que en cumplimiento a las recomendaciones de Auditoría Interna y de la Contraloría General del Estado solo se deben recibir cheques CERTIFICADOS por el valor exacto de la venta..- Los Agentes de venta deben sellar, endosar, y firmar cada cheque al elaborar los depósitos y ser verificados por la Supervisora o Jefe de cada oficina de ventas.- Las Supervisoras y Jefes de Unidades de Negocios pueden autorizar las aceptación a pasajeros, tomando todas las medidas de prevención.pero será bajo su exclusiva responsabilidad. 14

20 La Norma de Control Interno Determinación y recaudación de los ingresos al identificar las formas de recaudación, establece: Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del día de recaudación o máximo el día hábil siguiente. Conclusiones La Tesorería General, los supervisores de ventas y los Jefes de las Unidades de Negocio de Tame recibieron cheques sin certificar, lo que ha ocasionado una cuenta por cobrar de ,08 USD por el cobro de vuelos charter. Recomendaciones A la Gerente de Finanza, Tesorera General, Jefes de Unidades de Negocios, Supervisores y Agentes de Ventas 8. Recibirán únicamente cheques certificados por los bancos, las excepciones deben ser autorizados por el Gerente de Finanzas, Jefes de Unidades o Supervisores de Ventas, registrando los nombres de los servidores que autorizan y receptan los cheques. Al Director Jurídico 9. Realizará inmediatamente las acciones legales en contra de la Agencia Viajes Travel Pasific Business S.A, a fin de recuperar los valores de los cheques protestados. 15

21 Falta de procedimientos internos en la recuperación de Tasas por vuelos Charter En Registro Oficial 358 publicado el 8 de enero de 2011, el Consejo Nacional de Aviación Civil reformó el Art de la Resolución CNAC-066/2010 (publicada en el R.O. 61 de 10 de agosto de 2010), en los siguientes términos: ARTÍCULO Del Derecho por Uso de Terminal y Servicios Auxiliares, para operaciones internacionales. Se aplica a toda persona que no sea parte de la tripulación de vuelo que se embarque en un vuelo internacional, por el uso efectivo que esta haga de las instalaciones del terminal y por los servicios y facilidades que en él se le brinden.- El derecho por uso de terminal y servicios auxiliares para operaciones internacionales será incluido en el costo de los pasajes aéreos. Estos valores serán declarados y entregados a la Dirección General de Aviación Civil y a las concesionarias, según corresponda, por las operadoras aéreas, con base en los pasajeros que aborden vuelos comerciales o contratados (charter) o boleto utilizado.- Las compañías de aviación legalmente representadas en el Ecuador se constituyen en agentes de percepción, en tal calidad presentarán el manifiesto de pasajeros y depositarán, a través de los procedimientos de pago de la IATA o de los operadores aéreos en forma directa, el valor recaudado por este concepto, en la Dirección General de Aviación Civil, hasta dentro de los diez primeros días del siguiente mes, en concordancia con lo que determina el Art. 34 de la Ley de Aviación Civil, sin perjuicio de que el tiempo para el pago a los concesionarios pueda ser acordado, entre estos, la IATA y las aerolíneas, sin que se pueda superar el límite preestablecido en la mencionada ley. La aplicación de esta Resolución, esto es 8 de enero de 2011, afectó los contratos firmados con anterioridad para la realización de vuelos charter internacionales, ya que no se describía en ellos el total de pasajeros a embarcar, en vista de que no era necesario porque el mismo pasajero pagaba las tasas en el aeropuerto, antes de su viaje. En cumplimiento a la Resolución reformada, el procedimiento actual es que la Dirección General de Aviación Civil o las Administradoras de los aeropuertos, para el cobro de las tasas aeroportuarias, remiten a Tame Línea Aérea del Ecuador EP cada 10 días, el detalle de los pasajeros embarcados en vuelos internacionales, según información del formulario entregado por la empresa denominado Hoja de Peso y Balance. Esta información es revisada por el área de control de impuestos de la Gerencia de Finanzas, que concilia los datos del sistema integrado SIGE con los vuelos charter, determinando el número de pasajeros trasportados e inicia el trámite de pago de las tasas correspondientes. 16

22 Para el cobro a los solicitantes de los vuelos charter, el departamento de Tesorería recibe la información de pago y las liquidaciones de la sección de charter de la Gerencia Comercial ; sin embargo, al momento de aplicarse la reforma legal este Departamento no recibió la información, por lo que no facturó con oportunidad el valor de las tasas a los clientes y operadoras turísticas por los pasajeros embarcados, generándose una cartera por cobrar por este concepto de ,66 USD, según oficio de la Gerencia de Finanzas EY-j de 5 de octubre de 2011 dirigido a la Gerencia General para que la Gerencia Comercial tome acciones al respecto. Situación que se produce debido a que la administración no tomó las medidas pertinentes a fin de adecuar los procesos internos ante el cambio de las disposición legales, que permita una coordinación adecuada entre las áreas relacionadas. Conclusión La administración de Tame Línea Aérea del Ecuador EP no dispuso que se adecue el procedimiento de cobro de las tasas por servicios aeroportuarios que se incluyen en los boletos aéreos, luego de la Resolución reformatoria dispuesta por el Consejo Nacional de Aviación Civil con respecto a los derechos de uso de los terminales para operaciones internacionales, lo cual afectó el proceso de recaudación en los vuelos charter ya que no se facturó y recuperó de los clientes y operadoras turísticas ,66 USD, por este concepto, valores que permanecen en Cuentas por Cobrar. Recomendación A los Gerentes Comercial y de Finanzas 10. Determinarán e incluirán en los contratos de los vuelos contratados (charter), que depositen un fondo que cubra el valor de las tasas por la capacidad del avión que será liquidado al finalizar el vuelo. 17

23 Falta de políticas de archivo de la documentación de recaudación El archivo de la documentación de sustento de la recaudación por la venta de boletos por transporte de pasajeros y carga, se mantiene en el departamento de Ingresos, permaneciendo en la Gerencia de Informática la información en medio magnéticos; sin embargo, se determinó que la empresa no cuenta con una norma interna que defina las políticas de conservación de los archivos físicos y magnéticos, lo que ha originado que los custodios de la información desconozcan el tiempo que deben mantener los archivos en sus sitios de trabajo y cuando deben almacenarlos en un archivo pasivo para su posterior destrucción, situación que pone en riesgo la información generada por las operaciones de la Empresa. Al respecto la Norma de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo, señala : La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.- Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. Conclusión La empresa no cuenta con una norma interna que defina las políticas de conservación de los archivos físicos y magnéticos, lo que ha originado el riesgo de conservación de la información ya que los custodios desconocen el tiempo que deben mantener la documentación. Recomendación A los Gerentes de Finanzas, Recursos Humanos, Tecnologías de la Información y Jefe de la Sección Archivo General: 11. Definirán las políticas y los responsables de la conservación de los documentos físicos y magnéticos que respaldan los ingresos de la empresa, referenciándolos con las normas legales y técnicas vigentes. 18

24 Inadecuados procedimientos para el manejo de cuentas bancarias De la evaluación realizada al manejo de las 24 cuentas corrientes bancarias, distribuidas: 11 para la recaudación de los ingresos y pagos al exterior, 3 para la gestión operacional y 10 para cubrir los gastos que demandan las gestiones de cada Unidad de Negocios a través de fondos rotativos, se determinó lo siguiente: Falta de firmas alternas que faciliten la gestión: - Conforme las certificaciones remitidas por las instituciones bancarias se observó que las cuentas de las Unidades de Negocios de Tame EP tienen el siguiente registro de firmas: Unidad de Negocios No. Cuenta Banco Registro de Firmas Esmeraldas Pichincha Independiente Cuenca Pichincha Independiente Coca Pichincha Independiente Machala Machala Conjuntas San Cristóbal Pacífico Independiente Santa Cruz Fomento Independiente Cali Funcionarios Autorizados Jefe Unidad Negocios ó Supervisora de Ventas Jefe Estación ó Secretaría (Agente de Tráfico) Jefe Unidad de Negocios ó Supervisor de Tráfico Jefe de Unidad y Agente de Seguridad Jefe de Estación ó Supervisora de Tráfico Jefe de Estación ó Agente de Tráfico Observación No cuenta con firma alterna No cuenta con firma alterna No cuenta con firma alterna No cuenta con firma alterna No cuenta con firma alterna No cuenta con firma alterna Occidente Conjuntas Jefa de Unidad y SI hay firma alterna Supervisora de Occidente Conjuntas Tráfico SI hay firma alterna Lago Agrio Pichincha Conjuntas Loja Pichincha Independientes y conjunta Jefe de Unidad y Agente de Tráfico Jefa de Unidad y/o Supervisoras de Ventas NOTA: Todos los funcionarios están autorizados para firmar por el jefe de la Unidad No cuenta con firma alterna SI hay firma alterna 19

25 - Del cuadro anterior se observa que en la mayoría de las Unidades de Negocios no se registran firmas alternas que faciliten las actividades en caso de ausencia de uno de los titulares de las cuentas. Funcionarios autorizados están cargo de recursos económicos - Por la polifuncionalidad que requiere una Unidad de Negocios, los funcionarios autorizados desempeñan otros cargos como: agentes y supervisoras de ventas, secretarias y agentes de tráfico, es decir, algunos están a cargo de recursos financieros. Existencia de cuentas bancarias sin movimiento - La Superintendencia de Bancos y Seguros confirmó que mantiene activa y a nombre de Tame Línea Aérea del Ecuador la cuenta de ahorros en la Cooperativa de Ahorro y Crédito 29 de Octubre sin ningún movimiento; por lo que con oficio EY-j de 20 de julio de 2011 el Gerente General de Tame solicitó el cierre de la cuenta. Según la Tesorera General la misma se apertura con la autorización de la máxima autoridad. Tame no cuenta con una reglamentación específica - No se evidenció un manual o instructivo que defina las funciones, responsabilidades y procedimientos que guíen la apertura de las cuentas bancarias en el país y en el exterior, el registro de firmas, entre otros aspectos de control. Existe un Reglamento para el manejo de fondos rotativos, pero el mismo no está actualizado, su última revisión data de 1998 y no norma los aspectos comentados. Al respecto la Norma de Control Interno Cuentas corrientes bancarias, señala: se abrirán bajo la denominación de la entidad u organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno. Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos 20

26 Conclusiones La falta de políticas que estandaricen el manejo de las cuentas corrientes, apertura y registro de firmas, cierre y administración de los fondos, ocasionó que la mayoría de cuentas bancarias no dispongan de firmas alternas que agiliten el desenvolvimiento administrativo de las Unidades de Negocios, en caso de ausencia del titular de la cuenta. El manejo de las cuentas corrientes de fondos rotativos de las Unidades de Negocio, en algunos casos está a cargo de funcionarios que manejan recursos financieros de la Empresa, distintos a los fondos rotativos de las Estaciones. Recomendaciones Al Gerente de Finanzas: 12. Preparará para la aprobación del Gerente General un reglamento que defina las funciones y responsabilidades que se deben observar para la apertura de cuentas nacionales e internacionales, las firmas autorizadas, las firmas alternas y los procedimientos a seguir en la administración de los fondos, evitando en lo posible que los servidores autorizados manejen recursos provenientes de las ventas de boletos y carga. 13. Dispondrá a los Jefes de las Unidades de Negocios, registren firmas de responsabilidad conjuntas para el giro de los cheques y una firma alterna para el caso de ausencia de uno de los titulares. Conciliaciones bancarias no automatizadas Con respecto a las cuentas principales de la Entidad, un funcionario de la sección Análisis de Cuentas del Departamento de Contabilidad de la matriz, realiza la conciliación de las cuentas corrientes que maneja la Tesorera General comparando los registros contables y el Mayor de Bancos con los estados bancarios certificados; sin embargo, en la cuenta corriente número del Banco Pichincha, que maneja el 90% de los movimientos de la Empresa, no se aplica este procedimiento, ya que su conciliación se realiza mensualmente en base a los registros de las cuentas del Mayor y el movimiento 21

27 de la cuenta corriente obtenido de la pagina WEB del Banco, en vista de que para esta cuenta el Banco Pichincha no entrega estados bancarios por el volumen de registros. Se evidenció que este proceso de conciliaciones bancarias se realiza básicamente en forma manual, utilizando únicamente un reporte de cheques girados y no cobrados que se obtiene del sistema integrado de la Gerencia de Finanzas una vez que es ingresada la información, realizando cruces en Excel como ayudas, pero manteniendo el control manual para determinar los ajustes contables por las diferencias encontradas. La información de movimientos de cuentas corrientes están siendo presentados por las instituciones bancarias en las páginas web en formatos Excel, PDF, etcétera, que podrían ser bajados y manipulados para realizar conciliaciones bancarias, utilizando de ser necesario sistemas ACL, que dispone la Empresa en otras áreas administrativas. La Norma de Control Interno Control Interno, establece lo siguiente: Conclusión El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. Las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes principales de la Empresa, se elaboran manualmente, subutilizando los recursos donde se mantiene registrada la información. Recomendaciones A los Gerentes de Finanzas y de la Tecnología de la Información: 14. Desarrollarán un modulo informático o utilizarán las licencias de ACL, con el objeto de efectuar conciliaciones bancarias automáticas de las cuentas corrientes principales, dejando solo la revisión de las inconsistencias al Analista Contable. 22

28 Pago de obligaciones canceladas fuera de las fechas convenidas causaron pago de multas La Dirección de Auditoría Interna efectuó un análisis del anexo remitido por la Gerencia de Finanzas de la cuenta Valores por Liquidar Proveedores Nacionales, determinándose que se pagó multas por el pago de obligaciones fuera de la fecha máxima establecida por las planillas o facturas del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Dirección General de Aviación Civil (DGAC) y Corporación Aeroportuaria Eloy Alfaro (Manta), según el siguiente detalle: Acreedor Concepto Vencimiento Factura Fecha de Pago Valor de la multa IESS Fondos de reserva ,90 Razón de la demora: No se determinó, por la falta de documentos de soporte. Sin embargo, el sistema informático financiero registra que el proceso de pago desde la generación de la solicitud hasta la cancelación al IESS se efectuó en un solo día (25-sep- 2008). Planillas aportes IESS ,00 junio-2007 Razón de la demora: Al momento de realizarse el débito automático, la cuenta corriente no contaba con los fondos suficientes, aún cuando si disponía horas más tarde, sin que el Banco notifique al respecto y la Gerencia de Finanzas advierta del pago no realizado. Por ello en gestiones posteriores, se consiguió del Banco la recuperación de las multas, intereses y moras patronales que se generaron por este concepto. IESS Glosa por resp.patronal ,22 Razón de la demora: En el tiempo de mora patronal, indicado en el punto anterior, se dio atención médica a una funcionaria. DAC Multa por realizar vuelo Charter sin ,00 autorización Razón de la demora: No se evidenció la razón por la cual no se solicitó autorización a la Autoridad Aeronáutica para realizar un vuelo Charter el 11 de mayo de 2008 en la ruta Quito-Guayaquil-Galápagos. Intereses de mora DAC ,00 por pago tardío Razón de la demora: No se conoció las razones por las cuales transcurrieron un lapso de siete días entre la recepción de la multa indicada en el punto anterior, por parte del Técnico de Derecho Aeronáutico y su trámite a la Gerencia de Finanzas, lo que originaron estos intereses. 23

29 DAC Multa por no inscribir documentos ,00 aéreos Razón de la demora: En oficio informe 05-EY-1ñ-09 del 3 de febrero de 2009, la Dirección de Auditoría consideró que es el Gerente de Logística el que debía establecer a los funcionarios responsables de no registrar en las oficinas de Transporte Aéreo de la DAC la nueva secuencia de documentos aéreos y guías de carga previa a su utilización, pero no se conoció de acción alguna. DAC Intereses por mora en el pago de varias planillas , ,84 Razón de la demora: No se conoce la razón por la cual se canceló con demora once (11) facturas: 68848, 68849, 68850, 68852, 68854, 73793, 73708, 73812, 73827, y a la DAC, siendo cancelado varios valores mínimos por intereses, con el fondo de Caja Chica de Tesorería General. DAC Intereses por mora en facturas de arrendamientos , ,97 Razón de la demora: Se desconoce el funcionario o proceso que no agilitó el pago de las facturas de arrendamiento del Aeropuerto de Manta, entregado a la Gerencia de Logística, Departamento de Infraestructura, el 25 de septiembre y 8 de octubre de 2009, respectivamente y debiéndose cancelar hasta el 5 y 9 de octubre de Diferencias y DAC ,35 multas Razón de la demora: Corresponde a la diferencia en tasas aeroportuarias por uso del terminal y seguridad de los días 30 y 31 de enero, febrero y marzo del 2009, a raíz del cambio de una Resolución que modificó estas tasas y que Tame dejó de cobrar a sus clientes, desconociendo las razones por las que la Empresa no implementó la Resolución de la DAC a tiempo. CORP. AEROP. Intereses de ,85 ELOY ALFARO mora Razón de la demora: No se conoció las razones por las que se generaron intereses en el pago con demora de las alícuotas de energía eléctrica y agua potable de las Instalaciones del Aeropuerto de Manta en enero de TOTAL ,52 Como se menciona en cada uno de los rubros, no se conoce con certeza los funcionarios o procesos que impidieron cancelar las facturas, derechos o planillas con oportunidad; además la administración no ha implementado un control de vencimientos de las obligaciones, lo que originó que se mantenga en una cuenta por cobrar varios, como es la cuenta Valores por Liquidar, un saldo de ,52 USD. 24

30 Con Oficio 47-EY-1ñ-11 de 23 de marzo de 2011, la Dirección de Auditoría Interna informó de estos hechos al Presidente Ejecutivo, quien con memorando EY del 23 de marzo del 2011 dispuso que se ejecute un examen especial a la cuenta contable que registra dichas multas, examen que se considerará como actividad complementaria del Plan de Control del año La Norma de Control Interno Cumplimiento de obligaciones, establece: Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.-las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo. Conclusión Tame pagó multas al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y a la Dirección General de Aviación Civil, debido a que canceló las obligaciones fuera de la fecha máxima establecido por estas entidades y por no contar con un control de vencimientos, lo que generó que se registren en una cuenta por cobrar el valor de ,52 USD, sin que se pueda establecer la responsabilidad personal y pecuniaria. Recomendación Al Gerente de Finanzas y Contador General: 15. Verificarán que las obligaciones sean canceladas dentro de las fechas convenidas en los compromisos, estableciendo índices de vencimiento y registros detallados del proceso seguido por las solicitudes de pago, para evitar recargos e intereses y permitir revisiones posteriores por los entes de control. 25

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