Experiencias y visión de everis en compras centralizadas

Transcripción

1 Experiencias y visión de everis en compras centralizadas Marta Cano, Directora de la Unidad de Compras Públicas de everis SOCINFO Madrid, de Julio 04

2 Índice. Experiencias de everis en compras centralizadas. Nuestra visión

3 Experiencias de everis en compras centralizadas Generalitat de Catalunya, definiendo el plan estratégico de la Central de Compras Gobierno de Colombia, dirigiendo la puesta en marcha de la Agencia Nacional de Compras (Colombia Compra Eficiente) y definiendo su organización, procesos y tecnología. Banco Central Europeo, implantado los sistemas de información para la centralización de las compras en el proyecto «Procurement to Pay», basado en tecnología SAP Generalitat Valenciana, poniendo en marcha su nueva Central de Compras, definiendo su estrategia, organización, modelo de procesos y plan de centralización de contratos Gobierno de Cantabria, definiendo el modelo de control integral del gasto y la centralización de las compras Agencia Valencia de Salud, prestando el servicio de operación de la Central de Compras Generalitat de Catalunya, más de 6 años trabajando en la centralización de las compras y en la definición y desarrollo de sus sistemas de información Referencias internacionales Referencias nacionales

4 Índice. Experiencias de everis en compras centralizadas. Nuestra visión 4

5 Situación actual (/4) En los últimos años, en las administraciones locales, regionales y en la Administración Central, se han puesto en marcha diferentes iniciativas de centralización de las compras AGE CC.AA. Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación Central de Compras de la Generalitat Valenciana EE.LL Central de Compras Pública de la Generalitat de Cataluña Central de Compras de la FEMP Junta Central de Compras de la Comunidad de Madrid Central de Compras de la Diputación de Castellón Central de Compras del Gobierno Balear Central de Compras de la Diputación de Badajoz Central de Compras de la Administración de Cantabria Central de Compras de la Federación de Municipios de Cataluña Central de compras de la Junta de Castilla y León Centrales de Compra Sanitarias Centrales de Compra de Infraestructuras Central de compras de la Junta de Andalucía Centrales de Compra de Tecnología Central de compras del Gobierno de Aragón 5

6 Situación actual (/4) El ámbito de actuación de las Centrales de Compra «generalista» es la adquisición de bienes y servicios de uso común. Suministros (6) (*) Servicios () (*) Gasóleo tipo C Alimentación Material de oficina y consumibles de informática Menaje Ropa de trabajo Artículos textiles Energía eléctrica suministrada en alta tensión Gas natural para suministros de consumo anual igual o superior a de kilovatios/hora Equipos audiovisuales Equipos de climatización Equipos de control de acceso de personas y paquetería Equipos de destrucción de documentos Equipos de impresión, elementos complementarios y material fungible asociado Equipos para el tratamiento de la información así como sus programas y elementos complementarios Equipos y programas de telecomunicación para la transmisión de voz y datos Fotocopiadoras, copiadoras, multicopiadoras, sus elementos complementarios y el material fungible Mobiliario de despacho Sistemas de alimentación ininterrumpida Sistemas contra intrusión, antirrobo y contra incendios Vehículos (adquisición) a motor Equipos de seguridad electrónica y física Prensa diaria Productos y útiles de limpieza Sobres impresos, papel de impresora e impresos de carácter general, papel Consumibles de informática y cartuchos de tóner Bases de datos jurídicas Servicios Postales Contratos de servicios dirigidos al desarrollo de la Administración Electrónica Servicios de seguridad Servicios de limpieza Servicios de publicidad Servicios de pintura Servicios de patentes y marcas Arrendamiento de vehículos Apoyo técnico audiovisual Mediación de seguros Reconocimientos médicos Seguros Traslados Servicios de telecomunicaciones Servicios informáticos Servicios de viajes Servicios de mantenimiento y reparación de edificios Servicios de mantenimiento de instalaciones Servicios de impresión, gestión documental y digitalización Servicios de mantenimiento y reparación de vehículos Servicios de desinfección, desinsectación y desratización Servicios de recogida de tóner y cartuchos de tinta Servicios de destrucción de documentos (*) Relación de bienes y servicios de uso común de las Centrales de Compra de Castilla la Mancha, Generalitat de Cataluña, Generalitat Valenciana y Gobierno de Aragón 6

7 Situación actual (/4)...siendo el acuerdo marco de gestión descentralizada posterior la técnica de contratación más extendida Proceso de acuerdo marco con gestión descentralizada Ámbito de actuación de la Central Planificación, licitación y contratación centralizada Ámbito de actuación de las entidades Ejecución de la compra Planificación y diseño de las compras Licitación y formalización del acuerdo marco Contratación derivada descentralizada Central de Compras Estimación de la demanda: o o o Recogida de datos de los contratos y consumos actuales. Análisis de los contratos y sus vigencias Análisis del mercado Licitación de expedientes de contratació centralizada por categoria de compra. Selección de proveedores. Formalización del Acuerdo Marco. Seguimiento del acuerdo marco. Cierre del expediente administrativo (acuerdo marco). o Elaboración de prescripciones técnicas y administrativas. Entidad adherida Contratación derivada. Gestión de los pedidos. Aprovisionamiento y logística. Facturación y pago. Gestión de las incidencias. Seguimiento de los contratos y consumos. Cierre del expediente administrativo. (contrato derivado). 7

8 Situación actual (4/4) La adhesión a la Central de Compras suele tener carácter voluntario para la mayoría de poderes adjudicadores de su «entorno de actuación» y éstos, en cualquier caso, conservan la decisión de compra y la gestión del presupuesto, lo que conlleva la formalización de un sinfín de contratos con múltiples proveedores Volumen de gasto Energía + Limpieza Vehículos Combustible 9 Atomización de proveedores - Traducción Materias primas Prevención de riesgos Seguros Servicios postales Papel Mobiliario Climatización Traducción Viajes Seguridad Comedor 58 Equipos impresión 68 5 Vestuario Alimentación 0 Suscripciones Publicaciones Publicidad Otros suministros 59 Material de oficina 400 Otros 797 Formación 4 Estudios + 9 Mudanzas 6-8

9 Situación objetivo: hacia una Administración más eficiente Situación actual Elevada desagregación de contratos y atomización de proveedores «N» poderes adjudicadores Uso de Acuerdo Marco de gestión descentralizada posterior Situación objetivo Centralización de contratos y concentración de proveedores poder adjudicador Uso de Acuerdo Marco de gestión centralizada posterior, agregación de demanda, contratos «cerrados», sistemas dinámicos y «cesta de la compra» Decisión de compra descentralizada y dificultad de aplicación de políticas corporativas de gasto Centralización de la decisión de compra, gestión centralizada del presupuesto y aplicación de políticas de gasto/consumo corporativas Baja especialización en «compras» del personal Especialización del personal en cada categoría de compra Poca tecnificación del proceso Sistemas de información que cubran todo el proceso 9

10 Cómo lograr la situación objetivo?? Para lograr la situación objetivo, abordamos la elaboración de un Plan Estratégico basado en 5 pilares: el conjunto de procesos y actividades a desarrollar en la Central desde la actividad propia de compras hasta la gestión y seguimiento de la actuación de la Central Modelo operativo 4 Modelo tecnológico Reflexión estratégica Plan de centralización de contratos Central de Compras 5 una reflexión inicial estableciendo las directrices clave para el desarrollo de la Central, (objetivos, alcance institucional, ámbito material de actuación, mecanismos de financiación y los pilares de su modelo de gobierno ) Modelo organizativo Vías de financiación el dimensionamiento óptimo de la Central, la identificación de perfiles clavel y la asignación de funciones contemplará todos los sistemas de información necesarios para dar cobertura al modelo operativo de la Central de Compras 0

11 Reflexión estratégica La definición estratégica de la Central: debemos decidir 4 5 Familias a centralizar Misión, visión y objetivos La reflexión estratégica sentará las bases de operación de las nuevas Centrales de Compras

12 Reflexión estratégica 4 5 Definidos los aspectos estratégicos, hay que establecer un plan de actuación para cada familia o categoría de compra, y pensar en las «palancas» que aplicaremos para conseguir eficiencia: Familias Palancas para la generación de eficiencia Limpieza Vigilancia y seguridad Papel Material de oficina Mobiliario de oficina Energía eléctrica y gas Vehículos Base de datos jurídicas Viajes Servicios postales Prevención de riesgos laborales REDUCIR EL PRESUPUESTO NUEVAS POLÍTICAS DE CONSUMO Y GESTIÓN DE LA DEMANDA PROYECTOS DE RACIONALIZACIÓN Y REINGENIERÍA AGREGACIÓN DE DEMANDA Y CONCENTRACIÓN DE PROVEEDORES OTRAS MEDIDAS: SUBASTA ELECTRÓNICA, PROFESIONALIZACIÓN DEL COMPRADOR, ETC. El plan de actuación sobre cada familia a centralizar o negociar determinará las necesidades organizativas, los procesos a llevar a cabo y los recursos tecnológicos necesarios

13 Modelo operativo (/) ESTRATEGICOS 4 5 Definición y seguimiento del Plan Anual de Compras La gestión de la Central conlleva la realización de procesos de carácter estratégico, de negocio y de soporte que hay que definir Mapa de procesos de primer nivel Seguimiento del Cuadro de Mandos Gestión de la mejora continua del Sistema de Compra Comunicación, Formación y Gestión del cambio Gobierno del Sistema NEGOCIO Contratación Preparación de las licitaciones Formalización de contratos Licitación y adjudicación Ejecución y cierre Compra Gestión de pedidos Logística Aprovisionamient o Facturación y pago Servicios auxiliares Servicios auxiliares a «clientes» Servicios auxiliares a proveedores Soporte a los procesos de negocio SOPORTE Gestión de los catálogos electrónicos Gestión de proveedores Gestión de «clientes» Análisis del gasto Soporte complementario a los procesos y gestión de la organización Monitorización de buenas prácticas y tendencias de mercado Gestión de contenidos de la web Gestión económicofinanciera Gestión TIC Gestión de recursos humanos

14 Modelo operativo (/) 4 5 entre ellos, la Central de Compras debe poner especial foco en los aspectos de planificación y diseño de las compras, y de seguimiento de la ejecución de los contratos PROCESO DE COMPRA CENTRALIZADA A ALTO NIVEL Planificación, licitación y contratación centralizada Ejecución de la compra Planificación y diseño de las compras Licitación y contratación Contratación derivada y compra Estimación de la demanda Recogida de datos de los contratos y consumos actuales. Análisis de los contratos y sus vigencias. Análisis del gasto según movimientos presupuestarios. Análisis del mercado. Elaboración de prescripciones técnicas. Elaboración de prescripciones administrativas. Licitación de expedientes de contratación centralizada (Acuerdos Marco, procedimientos abiertos, diálogos competitivos, etc.) por familias Familia de limpieza Etc. Selección de proveedores. Subasta electrónica Formalización del contrato Contratación derivada por parte de las entidades adheridas Contratación derivada por parte de la Central de Compras Subasta electrónica Gestión de los pedidos Aprovisionamiento y logística Facturación y pago Compra por catálogo Gestión de las incidencias Seguimiento de los contratos y consumos 4

15 Modelo organizativo 4 5 Aspectos clave que hay que definir en el modelo organizativo. El dimensionamiento de la Central de Compras (recursos necesarios). La identificación y caracterización de los perfiles profesionales que requiere la Central de Compras. La decisión de optar por la externalización de parte o todo el servicio o de traspasar recursos desde las unidades periféricas a la Central el modelo organizativo y el dimensionamiento, dependerá del número de familias de gestión centralizada, del marco temporal establecido para hacer efectiva la centralización y de la cobertura funcional que tenga la Central Responsable de la Central de Compras persona Garantizar el adecuado funcionamiento de la Central, garantizar sus resultados, coordinar al personal Técnicos de contratación En promedio 5 persona Gestionar los expedientes de contratación, elaborar y publicar los pliegos y asegurar la correcta finalización del proceso de adjudicación y firma del contrato Perfiles y dimensionamiento tipo (sin entrar en la estructura organizativa asociada) Especialistas de compras En promedio 7 personas Analizar los actuales consumos y modelos de compra, definir las estrategias de centralización, desarrollar la función de compras Administrativos En promedio 4 personas Soporte a los especialistas de compras, técnicos de contratación y al responsable de la Central en el desarrollo de sus funciones 5

16 Modelo tecnológico 4 5 La eficiente operación de la Central de Compras se basará en disponer de sistemas de información que cubran enteramente el proceso de compras, desde el estudio de la demanda hasta la facturación y el pago. Un aspecto clave es la facilidad de uso del sistema para los usuarios no intensivos del mismo. PORTAL DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA DOUE Perfil contratante Licitación electrónica Subasta electrónica Sistema dinámico contratación Compra a través de catálogo PORTAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Gestión de necesidades y agregación de demanda Gestión de ofertas GESTIÓN DEL CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS SISTEMA DE BACK-OFFICE Gestión de contratos Pedidos a proveedor Recepción de bienes y servicios Facturas GESTIÓN DE PROVEEDORES Gestión de almacenes REGISTRO ELECTRÓNICO FIRMA ELECTRÓNICA NOTIFICAC. ELECTRÓNICAS EXPLOTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: ANÁLISIS DEL GASTO SISTEMAS AUXILIARES DE BACK-OFFICE GESTOR DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA ROLECE REGISTRO DE CONTRATOS CLASIFICACIÓN 6

17 Vías de financiación 4 5 Las inversiones necesarias para poner en marcha la nueva Central de Compras deberán sufragarse por vías alternativas a la presupuestaria, dadas las restricciones actuales. Existen distintas opciones a estudiar: Vías de financiación Características Ejemplos de aplicación Presupuestaria Vía tradicional, gastos sufragados por capítulo, y 6 según corresponda Comunidad de Madrid y otras Vinculada al ahorro obtenido en cada negociación Se contrata a un operador externo que gestiona las contrataciones y cobra según ahorro generado Paradores Nacionales, FEMP Aplicación de rappels a proveedores Se aplica un rappel anual a los proveedores en función del volumen de adjudicaciones que haya obtenido Generalitat de Cataluña 4 A través de los grandes contratos (Bancos, Telefonía, etc.) Se prevé que los grandes contratos incorporen un volumen de horas de servicios, que son utilizados por la Administración para operar la Central de Compras Ministerio de Justicia, a través de Banesto 5 Pago del adjudicatario en función del importe de la adjudicación El adjudicatario de cada contrato paga un % sobre el importe de adjudicación Generalitat de Cataluña 7

18 Conclusión «Las Centrales de Compra son un instrumento clave para la reforma de la Administración, debiendo caminar hacia una concentración de la decisión de compra, profesionalización del perfil de comprador y tecnificación extremo a extremo del proceso» 8

19 Marta Cano Rodriguez Directora everis Unidad de Compras Públicas Cofundadora y Secretaria Técnica del Observatorio de Contratación Pública marta.cano@everis.com Móv: Tel.: Fax Skype: marta.canor everis.com 9