Documentación que se utiliza para realizar el. Recursos utilizados en el proceso. proceso. Personal: Documentos de origen interno:

Transcripción

1 Responsable del : responsabilidad y autoridad Director de Control Escolar Responsabilidades: Dar visto bueno a la propuesta de Plan de Trabajo de Admisión de cada ejercicio. Definir fechas para el de Informar al DISE acerca de los lineamientos para la convocatoria de ingreso, establecidos por la Secretaría de Docencia. Supervisar las actividades previas al Coordinar las actividades referentes al Ingreso. Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el. Informar a la Alta Dirección el desempeño del Informar a los miembros del de los cambios autorizados al mismo Usuario y proveedor del 1. Aspirantes. 2. Alumno Aceptado. Salidas y Entradas Estudios. Respuestas. Solicitudes. Listado de Resultados de Examen. 1. Convocatoria. 2. Servicio de Preinscripción. 3. Diagnóstico de Resultado por aspirante. las salidas y las Convocatoria Autorizada por la Secretaría de Docencia. Estudio, Respuesta, Disponibles en las Cantidades necesarias y las fechas establecidas. El listado debe ser coincidente entre los resultados presentados y los aspirantes evaluados. Ver TRS del de y del Qué se medirá: 1. El Número de personas preinscritas por día. 2. Cumplimiento a Calendario de Actividades. 3. Satisfacción del usuario. Quién medirá: 1. Jefe de Control Escolar del Espacio Académico. 2. Director de Control Escolar / Jefe del Departamento de Ingreso y Servicios Escolares/Jefe de la Unidad de Credencialización/ Jefe de Control Escolar del Espacio Académico. Procedimiento de sus anexos. Tabla de Enfoque a Proceso de Tabla de l Servicio de Tabla de Servicio No Conforme del Proceso de Convocatoria Cédula de Legislación de la UAEM. Hoja de Registro de. Guía de Estudio de. Hoja de Respuesta de Examen. Registros: Ver Lista Maestra. Recursos utilizados en el Director de Control Escolar. Jefe del Departamento de Ingreso y Servicios Escolares. Jefe de la Unidad de Credencialización. Jefes de Control Escolar de Académicos. Espacio Académico Ventanilla para Atención al Público. Equipo de Cómputo: Ordenador: Mínimo Memoria de 512 MB Pentium 4 Tarjeta de Red Preinscripciones. Interacción con otros s del SGC Proceso: Redes y Telecomunicaciones Interacción: Que le doy?: Requerimientos de Mantenimiento a los equipos de cómputo. Que me entrega? Servicio de Mantenimiento al equipo de cómputo. Que le doy?: Solicitud de Solución de problemas de comunicación con el equipo de cómputo. Que me entrega? Servicio de corrección de fallas de enlace de conexión a la red. Planeación Elaborar calendario. Integrar información referente a las bases que deben contener las convocatorias. Solicitar a los proveedores reproducción de formatos. Adecuar documentos y formatos. Adecuar el Sistema de Nuevo Ingreso. Solicitar a académicos por escrito la aulas. Generar e Instalar aulas en sistema. Elaborar y solicitar al área de apoyo administrativo relación de los materiales y papelería que se utiliza en. Elaborar programa de capacitación y solicitar a los para llevarla a cabo. Dirección de Control Escolar otorga el Vo.BO. Elaborar propuesta. Llenar formatos de solicitud, con las cantidades requeridas. Revisar documentos y otorgar Vo.Bo. Revisar errores del sistema o anexar mejoras. Enviar oficio, recibir información. Elaborar por escrito y entregar archivo de la aulas al responsable del sistema de nuevo ingreso. Elaborar relación de materiales con Vo.Bo. del jefe de departamento. Informar a los participantes por escrito. Tenerlo por escrito. Contar con formatos Contar con formatos impresos. Probar sistema con registros ficticios. Contar con la información y verificarla físicamente. Visualizar y revisar en pantalla la aulas Contar con el material físicamente. Contar con avisos por escrito. En archivo En página de la UAEM. 1/7

2 Autoridad: Asignar responsables para el seguimiento a las actividades y formar grupos de trabajo. Informar a la Secretaría de Docencia y a la Contraloría sobre las actividades del de Mantener comunicación con el acerca de la gestión de trámites con el DISE. Autorizar los documentos del. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este. Solicitar auditorias a su Recibir de proveedores los formatos solicitados. Entregar formatos a cada espacio académico. Que se promocionen las convocatorias a través de medios de comunicación. Elaborar encuesta de usuario. Reproducir encuesta. Realizar la formatos. Elaboración de relación de académicos que reciben. Elaborar oficio dirigido a la dirección de comunicación. Instrumento aprobado por jefe de departamento. Entregar a cada espacio académico número del instrumento, según demanda un 3%. Elaborar lista por las cantidades a entregar. Relación de firmas de recibido. Solicitar plan de promoción. Informar por escrito a jefes de control escolar que se aplique, se analice y se propongan mejoras al. Relación firmada de recibido. 2/7

3 Responsable del : responsabilidad y autoridad Jefe de Departamento de Ingreso y Servicios Escolares Responsabilidad en Administración Central: 1. Coordinar la elaboración de convocatorias, para su publicación en los Académicos y otras dependencias. 2. Establecer fechas con el para la examen 3. Solicitar el material de aplicación al 4. Determinar y enviar la distribución de sedes, aulas y módulos específicos para la examen al 5. Solicitar la adquisición del material necesario para el 6. Entregar material para la en los Académicos. 7. Realizar reuniones con los Jefes de Control Escolar para dar a conocer información general del. 8. Recibir y organizar la documentación de Usuario y proveedor del 1. Aspirante. 2. Jefes de Control Escolar. 3. Aplicadores, supervisores. Protección Civil Difusión Cultural Salidas y Entradas Estudios. Respuestas. 1. Convocatoria. 2. Cuestionario de satisfacción del usuario. 3. Distribución de aulas y módulos específicos. 4. Material de 5. Material de de guías, hojas de respuesta y que realiza el tiraje de trípticos, cuadrípticos y carteles de la convocatoria. las salidas y las Estudio, Respuesta, disponibles en las cantidades necesarias y las fechas establecidas. 1. Formato de entrega de Convocatorias. 2. Debe señalar sede, módulos que se aplican. 3., guías de estudio. 4. respuesta, reporte de aplicador, reporte de inasistencia, hojas de respuestas y y del Qué se medirá: 1. Cumplimiento a Calendario de Actividades. 2. Satisfacción del Cliente. Quién medirá: 1. Departamento de Ingreso y Servicios Escolares / Jefe de Control Escolar del Espacio Académico Formato de entrega de Convocatorias. Archivo electrónico de aulas. aplicador. inasistencia. Recibo de materiales para aplicador. estudio. Respuesta Recursos utilizados en el Jefe de la Unidad de Credencialización. Jefes de Control Escolar de Académicos Sistema operativo Windows XP. Preinscripciones Mobiliario y equipo de oficina Equipo de Comunicación: Internet, Teléfono, Fax, entre otros. Interacción con otros s del SGC Preinscripción Que este en operación el nuevo ingreso, en el módulo de Que estén preinscribiendo los preinscripciones por día. Emisión de cédulas de Aplicación al azar de encuestas dirigidas a usuarios. En página WEB Elaboración de formatos de visita física y monitoreo a los En sistema de nuevo ingreso. Impresoras, ubicadas en Que se este realizando. Internet, imprimir ventana. Firma del jefe de control escolar ratificando la visita. Internet. Comparando datos del registro satisfactorio, con datos de la cédula de El usuario del sistema puede modificar y adecuar datos del aspirante. Monitoreo En En Módulo de preinscripciones. Datos del aspirante en sistema, además de copias de cédulas de, en archivo. 3/7

4 entregada por los Académicos ubicados en Toluca. 9. Capacitar a los aplicadores, supervisores que participan en la 10. Verificar la integración por aulas y sedes. 11. Solicitar a protección civil el apoyo en la 12. Organizar la logística para la 13. Organizar y entregar el material de 13. Realizar el acta de cierre con el de todos los alumnos que presentaron el 4/7

5 Usuario y proveedor del Jefe de la Unidad de Credencialización 1. Preparar el material de la Convocatoria a los Académicos y otras dependencias. 2. Formular la aulas y módulos específicos para la examen al. 3. Preparar la entrega de material de y examen; a los Académicos. 4. Realizar reuniones con los Jefes de Control Escolar para dar a conocer información general del. 5. Entrega el material para la en los Académicos, ubicados en Toluca. 6. Reclutar al personal necesario para la examen de admisión. 7. Capacitar a los aplicadores, supervisores que participan en la Usuario y proveedor del 1. Aspirante 2. Jefes de Control Escolar. 3. Aplicadores, supervisores. Salidas y Entradas 1. Material de capacitación del personal de apoyo. las salidas y las 1. Adecuar el material a los requisitos y fechas de la Convocatoria. y del Qué se medirá: Quién medirá: Formato de entrega de Convocatorias. Archivo electrónico de aulas. aplicador, inasistencia Recibo de materiales para aplicador. Formato de cuestionario de cliente. estudio. Respuesta. Recursos utilizados en el Sistema operativo Windows XP. Preinscripciones Mobiliario y equipo de oficina Equipo de Comunicación: Internet, Teléfono, Fax, entre otros. Interacción con otros s del SGC Construcción de la Logística Reportes de preinscritos y Remitir a aulas final. Encuestas aplicadas a usuarios. Avisar a académicos sede de examen, que se prepare la infraestructura para que este disponible el día del respuestas de aspirantes Formatos adicionales para organizar la Personal participante para la Capacitación de personal para la Cuadernillos de Recibir cédulas de de organismos Elaborar aulas final. Recibir encuestas entregadas, aplicadas, analizadas junto con propuesta de mejora continua. Establecer comunicación directa con administrativos de Imprimir con datos personalizados de aspirantes. Elaborar reportes, y recibos de aplicadores. Reclutar personal para la aplicación de Elaborar presentaciones e instructivos de Recepción de cuadernillos de examen por sede y aula para su resguardo. Revisar con base en reportes emitidos por sistema. En base a reporte final de aspirantes preinscritos. Revisar reportes de encuestas.. Solicitar firmen de aceptación y de enterados. Según reportes de preinscritos en sistema de nuevo ingreso. Aprobados por jefe del departamento. Lista de participantes. Aprobación del jefe de departamento. Recibo de entrega. Física, separadas por espacio académico.., instructivos de 5/7

6 7. Verificar el espacio físico para la integración por aulas y sedes. 8. Organizar la logística para la 9. Elaborar formatos y documentar el procedimiento de Paquetes de cuadernillos y material adicional. Elaborar paquetes por sede y aula. Elaborar recibos de entrega de materiales de 6/7

7 Responsable del : responsabilidad y autoridad Jefe de Control Escolar de los Organismos Académicos Responsabilidad en el Espacio Académico: Responsabilidades : 1. Dar a conocer la convocatoria en el Espacio Académico. 2. Asistir a la capacitación para el desarrollo del. 3. Organizar y coordinar las actividades del dentro del Espacio Académico. 4. Recoger el material asignado por la Dirección de Control Escolar, para el desarrollo del. 5. Cotejo de documentación contar el reporte emitido por el sistema de nuevo ingreso. 6. Elaborar reporte del cuestionario de cliente: gráficas, análisis y propuestas de mejora. Usuario y proveedor del 1. Aspirante. Dirección de Control Escolar. Salidas y Entradas 1. Material de 2. Cuestionario de satisfacción del usuario. 1. Integración y ordenamiento de cédulas de 2. usuario: gráficas, análisis y propuesta de mejora continua. las salidas y las 1., guías de estudio, cuestionario de cliente. 1. Apegarse a la convocatoria. y del Qué se medirá: 1. Cuestionarios de satisfacción del usuario. Quién medirá: Jefe de Control Escolar. Hoja de registro de Cuestionario de usuario. estudio Recursos utilizados en el Auxiliar de Control Escolar Sistema operativo Windows XP. Preinscripciones Mobiliario y equipo de oficina Equipo de Comunicación: Internet, Teléfono, Fax, entre otros. Interacción con otros s del SGC Admisión Entrega de materiales de examen a coordinadores de Que personal y materiales de aplicación lleguen a la sede. Inasistencias. Cierre de Recibo de materiales Teléfono inasistencias de aspirantes. Verificar cantidades de aspirantes que presentaron Con la firma del recibo de materiales. Monitoreo sistema de nuevo ingreso. Formato de cierre de Reportes de inasistencia s en sistema. 7/7