3.3.4 MENU COLAS DE INGRESO MENÚ ALERTAS CFG MENÚ SCRIPT DE INICIO / FINALIZACIÓN INDEXACIÓN (LOTE)...

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN DE CX INDEX Manual del Administrador

2 TABLA DE CONTENIDO HISTORIA DE REVISIONES ES DEL DOCUMENTO... 5 PROPÓSITO... 6 PREREQUISITOS... 6 CONVENCIONES GENERALES... 6 OBSERVACIONES GENERALES... 6 INTRODUCCIÓN... 7 PREREQUISITOS PARA INSTALACIÓN... 8 INFRAESTRUCTURA DE HARDWARE:... 9 INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE:... 9 INSTALACIÓN BASE DE DATOS INSTALACIÓN DEL PROGRAMA DESDE CD INSTALANDO ANDO DESDE UNA CARPETA INGRESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA CX INDEX MODULOS CONTROL INGRESO USUARIOS CREACIÓN USUARIOS PARÁMETROS CONTROL DOCUMENTAL CONFIGURADOR DE LLAVES TIPOS DOCUMENTALES PARÁMETROS DOCUMENTOS TABLAS AUTO LLENADOS CONFIGURACIONES VARIAS MENÚ DE EXPORTACIÓN (CONFIGURADOR) MENÚ CATÁLOGOS (CONFIGURADOR) MENÚ MANTENIMIENTO....65

3 3.3.4 MENU COLAS DE INGRESO MENÚ ALERTAS CFG MENÚ SCRIPT DE INICIO / FINALIZACIÓN INDEXACIÓN (LOTE) MENU REPORTES DE CONFIGURACIÓN HERRAMIENTAS VARIAS CREACIÓN DE TABLAS MENÚ DE INGRESO PLANOS MENÚ CONTROL OFICINAS MENÚ MONITOREO OFICINAS MENÚ MONITOREO EXPORTACIÓN MENÚ INSTALACIÓN SOPORTE MENÚ CONFIGURACIÓN RUTAS DE ALMACENAMIENTO BARRA CX ADMINISTRATIVOS MENÚ CONEXIÓN DB MENÚ CERTIFICACIÓN DE ESTACIÓN MENÚ CONEXIONES WEB SERVICES MENÚ CERTIFICAR ESTACIÓN (DIGITALIZACIÓN) ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO GLOSARIO DE TERMINOS...133

4 Administración CX Index 4 Manejo de versiones: El manejo de las versiones de este manual las hará Cx Computers cuando se presenten cambios en los procesos seguidos y de acuerdo con las indicaciones solicitadas por la Empresa. Las actualizaciones de los formatos que se incluyan en los procesos de indexación de documentos son manejadas por la Empresa. A quién está dirigido: Este manual está dirigido a todos los funcionarios de la Empresa que intervienen en el proceso de indexación y a los funcionarios que tengan relación directa con los procedimientos aquí seguidos. Acuerdo de licencia Cx Computers garantiza bajo los términos de una licencia no exclusiva el uso del programa de acuerdo a los siguientes términos y condiciones. El usuario puede: Operar el programa en varios computadores, hacer copias de backup del programa restringidas para su uso propio. El usuario no puede: Hacer el programa disponible para otra persona o entidad. Hacer ingeniería reversa o desensamblar, descompilar o realizar cualquier intento por descubrir el código fuente del programa. Copiar el programa con fines distintos a los propios del uso de la Empresa. Transferir la propiedad del programa. Copyright Enero de 2011 por CX COMPUTERS LTDA. CX COMPUTERS LTDA. Carrera 16ª No Oficina 403 PBX: (571) FAX: (571) Bogotá, Colombia cx@cxcomputers.com soporte@cxcomputers.com

5 5 HISTORIA DE REVISIONES DEL DOCUMENTO Rev. 1.0 Documento original Noviembre de 2004 Rev. 1.1 Actualización Ver Junio de 2006 Rev. 1.2 Actualización Ver Octubre de 2008 Rev. 1.3 Actualización Ver Julio de 2010 Rev. 1.4 Actualización Ver Enero de 2011 Rev. 1.5 Actualización Ver Agosto de 2011

6 6 PROPÓSITO El manual de administración del programa Cx Index describe las características del sistema de indexación. Provee la ayuda necesaria para realizar su correcta instalación y configuración. PREREQUISITOS Esta guía asume que los funcionarios están familiarizados con la operación y uso de los ambientes de trabajo de los sistemas operativos de Microsoft Windows. Si no lo está, debe referirse a los manuales de documentación de Microsoft Windows de la versión del sistema operativo que tenga. Esta guía no enseña el uso del sistema operativo pero si hace referencia a la terminología y conceptos propios de ellos. CONVENCIONES GENERALES Durante el desarrollo del manual encontraremos ayudas que se destacan con: Destaca un texto que establece una idea o un dato importante que debe tenerse en cuenta durante el desarrollo de los procesos. OBSERVACIONES GENERALES Al colocar el cursor del Mouse sobre los Iconos en las ventanas el sistema mostrara una ayuda referente al proceso. Para salir de los módulos utilice el icono ventana. de la parte superior derecha de la Es importante para el FTP y los repositorios de almacenamiento contar con los siguientes permisos, de acuerdo a su función: 1. Lectura y ejecución 2. Listar contenidos de carpetas 3. Modificación y escritura Cx recomienda no activar el permiso de Ejecución en el sitio FTP.

7 7 INTRODUCCIÓN La adecuada Gestión Documental se ha convertido en una necesidad para las Empresas, ya que es determinante para la conservación de su memoria institucional; desde la producción y posterior conservación del documento hasta su destino final. Poder disponer de la documentación organizada en tal forma que se pueda acceder y consultar la información de manera frecuente para uso de la Empresa, facilitar el servicio al ciudadano y que permita mantener un registro como fuente de la historia, estimula la búsqueda de soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor agregado sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. La indexación de documentos resulta imprescindible para su localización, una vez convertidos a formato electrónico. Los parámetros de indexación se pueden determinar una vez se responda la siguiente pregunta: Qué información utilizaría yo para buscar este documento rápidamente? Simplificando mucho se puede pensar en indexar un documento por un Título, y añadirle después otros campos clave para poder localizarlo de una forma sencilla dentro del sistema de Gestión Documental. La indexación se convierte en un aliado útil para a la estandarización de los documentos dentro de la Empresa, de modo que la persona que necesite buscar un documento sepa cómo conseguirlo gracias al acuerdo alcanzado para el esquema de nombres. El software de captura incorpora opciones de indexación como introducción manual de los datos desplegables para incorporar valores fijos, comunicación con Bases de Datos para rellenar campos de forma automática, OCR para la indexación automática de zonas de la imagen y la lectura de códigos de barras. Cada uno de estos métodos de indexación es beneficioso en determinadas circunstancias para conseguir la más rápida introducción de los valores a indexar. Cualquiera que sea el método que se decida utilizar, es muy importante encontrar el modo más eficiente de indexar los documentos, de modo que se puedan procesar tan rápidamente como sea posible.

8 8 PREREQUISITOS PARA INSTALACIÓN Para instalar el sistema de Cx Index es necesario tener permisos como administrador de la máquina local (Este usuario debe estar configurado de acuerdo a las políticas de Control de cuentas de usuario de la versión del sistema operativo que se tenga instalado), en la cual se cargará el programa. Lo anterior permite que se haga un registro apropiado de los diferentes componentes que constituyen el sistema. Debe asegurarse que la computadora esté libre de virus y spyware. Si se tiene instalado un sistema de antivirus debe asegurarse de desactivarlo antes de realizar la instalación de Cx Index. Una vez se termine la instalación deben incluirse las excepciones en el programa de antivirus a las carpetas del sistema Cx Index donde se haya instalado (C:\Cx_Index y C:\temp_cx), sobre estas carpetas el sistema constantemente escribe archivos temporales y actualiza el sistema cada vez que se hagan cambios o mejoras por lo cual deben darse todos los permisos necesarios (Lectura, Escritura, Modificación y Ejecución) ) para poder realizar los procesos sin restricciones. El programa requiere tener habilitados los puertos del sistema stema para la gestión de procesos FTP así: Puerto Observación 21 Sin seguridad 990 Con seguridad SSL Para permitir la administración del sistema debe estar disponible un puerto que define el administrador de la red dentro del rango: Puerto Observación Para la administración del sistema de Cx Index Debe instalarse el sistema con permisos de administrador local (tener en cuenta las políticas de Control de Cuentas de Usuario (UAC)). Hacer las excepciones en el sistema antivirus para las carpetas de Cx. Habilitar los permisos de lectura, escritura, modificación y ejecución en los repositorios de Cx.

9 9 Infraestructura de hardware: Los requerimientos mínimos para la estación de trabajo son: - Procesador Intel Pentium IV de 1.8 MHZ equivalente e o superior - 2 GB de espacio libre en disco. - 1 GB Memoria RAM o superior. - Resolución de Pantalla 1024 por 768 (1280 por 1024) o superior. - Sistema Microsoft Windows 2000 o superior. La instalación debe hacerse con el usuario de Administración local de la máquina (tener en cuenta las políticas de Control de Cuentas de Usuario (UAC), para permitir registrar correctamente todas las librerías y garantizar el correcto funcionamiento del sistema). Los requerimientos mínimos del Servidor son: - Procesador Dual Core Intel XEON de 2.8 GHZ (equivalente o superior) - Memoria 4 GB o superior (según requerimientos del SO). - Tarjeta de Red 1 GB. - Espacio libre en disco para la instalación del programa 600 MB. - Espacio de disco requerido por cada registros almacenados en la base de datos es de 5 MB. El tamaño de disco minímo requerido para los documentos puede variar de acuerdo a las características como: formato de archivo y valor de DPI por cada documento. Infraestructura de software: Clientes: - Windows 2000 Professional SP4, hasta Windows 7 Servidores: - Windows Server 2003 SP2 - Windows Server 2008 R2 Base de Datos: - Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008 Recomendaciones Almacenamiento: BD RAID 1 10k RPM+ Recomendaciones Repositorio: RAID 5 7.2K hasta 15k RPM INSTALACIÓN BASE DE DATOS El proceso de certificación de la base de datos lo realizará el personal de Cx Computers, teniendo la disponibilidad del servidor donde se encuentre la base de datos, creada por parte del cliente y la conexión a esta; bien sea por creación manual del ODBC o en forma automática.

10 10 1. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA 1.1 Desde CD El programa de Cx Index opera en una arquitectura cliente servidor, puede ser instalado en un servidor de aplicaciones desde el cual los usuarios a través de un acceso directo pueden ejecutar la aplicación o bien, puede instalarse el programa en las estaciones de trabajo. Puede tenerse una combinación, instalar el programa en el servidor para que algunas estaciones accedan a ella y además instalar el programa localmente en las estaciones sobre todo para aquellas que se encuentran en un segmento de red remoto y para las cuales se debe maximizar el uso del canal de comunicación. 1. Inserte el CD del programa Cx Index en la unidad, el programa de instalación deberá ejecutarse. Si no se ejecuta, abra el CD para ver su contenido, figura No. 1, Figura No. 1 Instalación contenido del CD. 2. De doble clic sobre el programa Setup.exe para ejecutarlo e iniciar la instalación. Al iniciar verá la ventana que se muestra en la figura No. 2. Figura No. 2 Instalación barra de progreso. 3. Al Iniciar el proceso de Instalación, el sistema mostrara el acuerdo de licencia, figura No. 3

11 11 Figura No. 3 Instalación. Acuerdo de licencia Figura No. 4 Instalación. Registro a. Seleccione una de las dos opciones: Aceptar el acuerdo de licencia: Permite continuar con el proceso de instalación. No Aceptar: El programa finalizará su ejecución. b. De clic sobre el botón: Atrás: permite devolverse al paso anterior Cancelar para finalizar la ejecución del programa. Siguiente > para continuar, el sistema mostrara la ventana de registro, figura No Ingrese los siguientes datos: a. Nombre de usuario: Ingrese el nombre del usuario que adquirió la licencia. b. Organización: Ingrese el nombre de la organización que adquirió la licencia. c. De clic sobre el botón: Atrás: permite devolverse al paso anterior. Cancelar para finalizar la ejecución del programa. Siguiente > para continuar, el sistema mostrara la ventana inicio de instalación, figura No. 5.

12 12 Figura No. 5 Inicio Instalación. 5. De clic en el botón: Instalar para continuar. El sistema iniciara la instalación. figura No. 6. Atrás: permite devolverse al paso anterior. Cancelar para finalizar la ejecución del programa. Figura No. 6 Instalación. Barra de progreso. 6. De clic en el botón Finalizar, figura No. 7. Figura No. 7 Instalación. Finalización.

13 Instalando desde una Carpeta 1. Diríjase a la ubicación en la cual se encuentra el programa. 2. Seleccione la carpeta con el nombre Cx_Index. 3. De clic con el botón derecho del Mouse y escoja la opción copiar, figura No. 8. Figura No. 8 Instalación desde carpeta. 4. Pegue la carpeta Cx_Index en la unidad de disco duro, de preferencia en la unidad C:\ del equipo local. Verifique que la carpeta Cx_Index no tenga habilitados los permisos de sólo lectura, si los tiene, haga clic derecho con el Mouse y seleccione la opción Propiedades y quite la marca de la opción Sólo lectura. 5. Instale las librerías de la aplicación: (Remítase al Modulo Soporte) Menú Instalación Si la carpeta está instalada en el servidor de aplicaciones deberá solicitar al administrador de la red, la creación de grupos de usuarios s para el aplicativo y asignar a la carpeta del programa permisos de lectura y ejecución para esos grupos. De esta manera los usuarios s podrán acceder a la creación de los accesos directos. Comparta la carpeta dando permisos al grupo de usuarios s involucrados, esto con el fin de poder brindar soporte si se presenta algún caso excepcional y a las actualizaciones que se presenten. Este requerimiento está sujeto a políticas de la Empresa.

14 14 2. INGRESO 2.1 Administración del sistema Cx Index El programa de Administración del sistema Cx Index está integrado por varios módulos que permiten crear las configuraciones y entornos de trabajo. 1. De doble clic sobre autenticación, figura No. 9. de la carpeta Cx_Index. Aparecerá la ventana de Figura No. 9 Ventana de autenticación. 2. Ingrese los siguientes datos y pase al siguiente con la tecla TAB. Seleccione la conexión (si aplica). El nombre de usuario (asignado por el administrador). Clave (asignado por el administrador). Presione la tecla ENTER para realizar la autenticación. Se realizará la validación del usuario contra la base de datos del sistema de Cx Index o contra el Directorio Activo de la red, depende de la configuración para la conexión. Figura No. 10 Ventana de autenticación. Si no se válida se muestra un mensaje de error, figura No. 10.

15 15 Figura No. 11 Ventana de autenticación. Si el usuario no es validado correctamente, después de tres intentos se bloqueará la cuenta y se verá el mensaje de la figura No. 11. Figura No. 12 Ventana de autenticación. Si existe algún error de conexión con el servidor de la base de datos se verá el mensaje de la figura No. 12. Figura No. 13 Ventana de autenticación. Si la autenticación se hace contra el Directorio Activo vía LDAP y no se puede realizar, se verá el mensaje de la figura No. 13.

16 16 Figura No. 14 Barra de módulos Si desea terminar la ejecución del programa sin ingresar presione la tecla de <ESC> y haga clic en el botón de SI. Una vez autenticado el usuario se muestra la barra de módulos, figura No. 14, en la que se ven los iconos para acceder a los diferentes menús de trabajo. Nótese que al seleccionar un icono en la barra, el sistema indica al usuario la ubicación en que se encuentra al cambiar la apariencia del icono seleccionado. Por control y manejo de licenciamiento hay menús que el usuario final no trabaja y estos son operados exclusivamente por Cx Computers.

17 17 3. MODULOS Cada uno de los módulos del sistema ejecuta tareas específicas y estarán activos según los permisos otorgados por el administrador a cada uno de los usuarios para su uso en el sistema Cx Index. A continuación se describen cada uno de los módulos del sistema Cx Index. 3.1 Control ingreso Este modulo permite la creación y administración de los usuarios s que interactúan con el sistema Cx Index. Ver figura No. 15. Figura No. 15 Barra de menú de Usuarios. Menú Usuarios Creación Menú Usuarios Parámetros Usuarios s creación En este menú se configuran los roles asignados a los usuarios s para la operación de estos en el sistema. No es válido para las conexiones LDAP, ver figura No. 16. Figura No. 16 Creación de Usuarios

18 18 Para la creación de los usuarios siga los siguientes pasos: 1. De clic en para crear un nuevo usuario. a. Ingrese los siguientes datos: Usuario : Nombre: Código: Contraseña: Confirmar: Superusuario : Ingresado: Caduca: Identificación del usuario en los sistemas Cx (es el nombre de usuario para entrar al sistema Login). Nombre completo del usuario. Código interno con el que se identifica al usuario (si aplica). Palabra clave que se le asigna al usuario. La primera vez que se ingrese al sistema se solicitará que sea cambiada (Activar cambio). Confirma que la clave este correctamente digitada. Activa todas las opciones y permisos al usuario. (Sólo se recomienda para usuarios avanzados). Fecha en que se da de alta el registro del usuario en el sistema. Fecha en que vence la cuenta del usuario de acuerdo a los parámetros de vencimiento establecidos. b. Seleccione el proyecto y los módulos de acuerdo al perfil del usuario. De doble clic sobre en el nombre del proyecto y los módulos

19 19 Cada proyecto está compuesto por Módulos, los cuales serán activados por el Administrador de acuerdo al perfil de cada usuario. c. Con doble clic, asigne los permisos de acuerdo al perfil del usuario. Los permisos son filtrados de acuerdo al modulo que se esté asignado. d. De doble clic sobre los temas a asignar. Cada tema tiene relacionado un Grupo Documental, de acuerdo a la configuración de la matriz documental. e. Con doble clic seleccione mínimo un grupo documental. f. Con doble clic asigne la (s) regional (es) Se pueden aplicar restricciones al usuario para la Indexación de algunas oficinas de la regional asignada, ingrese los códigos de las zonas que no se presentaran durante el proceso de indexación en el siguiente campo.

20 20 2. De clic en para grabar la configuración asignada al usuario. 3. Para modificar la configuración del usuario de clic sobre. a. Modifique los campos requeridos. b. De clic en clic en para guardar el proceso activo. Después de haber creado un usuario, se puede copiar el perfil a los demás usuarios. Utilizando las opciones de copia y asignación de permisos. y Figura No. 17 Consultas Usuarios 4. Para realizar una búsqueda de clic. El sistema despliega la siguiente ventana. Figura No. 17. a. Ingrese uno de los siguientes criterios de búsqueda: Usuario : Login del usuario Nombre: Nombre con el que fue creado el usuario. Interno: Número interno del usuario asignado por el sistema. Caduca: Ingrese la Fecha en la que vence la cuenta del usuario. Proyectos: Seleccione el proyecto al que fue asignado el (Digitalización - Indexación). usuario Cambiar Contraseña Próximo Inicio: Muestra los usuarios a los que se les haya asignado esta opción en el momento de la creación. No Puede Cambiar Contraseña: Muestra los usuarios s a los que se les haya asignado esta opción en el momento de la creación. Cuenta Deshabilitada: Muestra los usuarios s a los que se les haya asignado esta opción en el momento de la creación. Cuenta Bloqueada: Muestra los usuarios s a los que se les haya asignado esta opción en el momento de la creación.

21 21 b. Después de ingresar los criterios de clic en el icono interno de la consulta presentara. Se c. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 5. Para cambiar la clave de un usuario de clic derecho sobre este. Figura No. 18 Cambio de clave Se presentara la siguiente ventana. Figura No. 18. Ingrese la nueva clave y la confirmación de la misma. De clic en el botón. 6. Después de haber creado un usuario, se puede copiar el perfil a los demás usuarios. Para el cambio de clave, los usuarios s deben ingresar por el configurador global, del sistema Cx Index, seleccionar el botón para conexiones LDAP. e ingresar la nueva clave. No aplica

22 Usuarios parámetros En este menú se configuran los parámetros para la creación de los usuarios y las claves, no es válido para las conexiones LDAP. Ver figura No. 19. Figura No. 19 Parámetros Usuarios 1. De clic sobre para activar los campos y editar los parámetros de las claves. a. Ingrese la información solicitada de acuerdo a los siguientes parámetros: Días: Se manejan los siguientes campos y esta dado en número de días. Caduca: Ingrese el Número de días en que caduca la clave. Informar: Ingrese el Número de días en el que el sistema debe informar al usuario la caducidad de la clave. Caracteres: Se manejan para dar los criterios de las claves. Mínimo: Ingrese el número mínimo de caracteres que se van a emplear para el usuario y la contraseña Incluir: Seleccione el tipo de caracteres que deben contener el usuario y la contraseña, al momento de crear un nuevo usuario y al momento de cambiar la contraseña. Incluir: Especifica los caracteres que deben contener el usuario y la contraseña, al momento de crear un nuevo usuario y al momento de cambiar la contraseña. Se activa con checkmark. Mayúscula: permite el ingreso de letras en Mayúscula. Minúscula: permite el ingreso de letras en Minúscula. Número: permite el ingreso de Números. Especial: permite el ingreso de Caracteres Especiales. 2. De clic en para grabar la configuración. El sistema le informara con el siguiente mensaje.

23 23 3. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre.

24 Control Documental Activa los menús para la creación y configuración de las Llaves, Tipos Documentales y Grupos Documentales necesarias para el funcionamiento del sistema Cx Index, ver figura No.20. Figura No. 20 Control Documental Llaves Tipos Documentales Parámetros Documentos Tablas as Auto Llenados Configurador de Llaves Figura No. 21 Llaves Una llave corresponde a la definición del tipo de dato que se capturara para un documento durante su indexación. Son usadas para crear filtros de consulta y hacer la recuperación de los documentos. Los tipos de Llaves, determinan el almacenamiento de la información capturada. Este sub- modulo, Permite la creación y/o modificación de las llaves. Ver figura No. 21.

25 25 Llaves Primarias: Son las llaves creadas en el sistema de acuerdo con la matriz documental y se usan para la indexación de los documentos mediante la asignación de estas a los Tipos Documentales. 1. De clic en para crear un nueva configuración. a. Ingrese la Etiqueta: Corresponde al nombre de la Llave. b. Seleccione el Tipo de dato que se almacenará de acuerdo a las opciones del sistema. c. La longitud de la llave es determinado por el Tipo de Dato seleccionado y puede ser modificada entre los rangos permitidos por cada tipo. Alfanumérico: Datos que contienen todos los caracteres incluyendo números y símbolos, no se permiten caracteres de control. Se puede asignar una máscara para controlar la forma de ingreso. La longitud permitida por carácter es 1 byte y va desde 1 a 254 caracteres. Numérico: Datos que tienen sólo caracteres numéricos. Su longitud es de 8 bytes en memoria; 1 a 20 bytes en una tabla contando las posiciones decimales y el signo y el punto (.) como separador decimal. Su intervalo es (- 0, E+19 a 0, E+20). Fecha: Datos formados por día, mes y año. Su longitud es de 8 bytes y su intervalo es {^ }, 1 de enero, 1 D.C. a {^ }, 31 de diciembre, 9999 D.C. Fecha Hora: Datos cronológicos formados por día, mes y año, su longitud es de 8 bytes y su intervalo es al usar formatos de fecha estrictos, {^ }, 1 de enero, 1 D.C. a {^ }, 31 de diciembre, 9999 D.C., más 00:00:00 a.m. a 11:59:59 p.m. Texto: Datos tipo alfanumérico (conocido como tipo memo). Su longitud va desde 1 hasta caracteres. No permite el uso de máscara. Entero: Dato numérico desde hasta Su longitud máxima es de 10 caracteres. Moneda: Datos tipo entero con mascara especifica. Su longitud va de 1 a 18

26 26 caracteres. Flotante: Igual que el tipo Numérico. Lógico: Datos tipo Booleano (verdadero o falso), su longitud es de 1 byte y su intervalo es Verdadero (.T.) / (1) o Falso (.F.) (0). Texto variable: Permite ingreso y almacenamiento de datos tipo general incluyendo imágenes binarias. d. Seleccione la forma de presentación del campo e. Valor: Controla la forma de captura y comportamiento de la llave al ingresar los datos: Máscara: Determina la presentación de los datos al momento de su captura. No se almacena como parte del dato. Se aplica de acuerdo al tipo de dato. (Solo aplica para llaves primarias). XXXX Sólo letras Numérico sin separación decimal. XX999 Letras y números (NN123). 9, Separaciones de miles y decimales. $999, Tipo de moneda, miles y decimales. DMA Formato de fecha DMA, AMD, MDA, etc. Longitud: Se utiliza para controlar la cantidad de caracteres que se ingresará como dato. Se puede definir de dos formas, usando los separadores: coma (,) y guión (-), por ejemplo: Para una llave de longitud 20 se pueden presentar algunas validaciones: Se define 2, 12, 20 para solicitar la captura de 2, 12, ó 20 caracteres exactamente. Se define 5-20 para solicitar la captura de mínimo 5 y máximo 20 caracteres. Se define 5, 12, para combinar la captura de los anteriores permitiendo el ingreso de 5 ó 12 caracteres o un mínimo entre 15 y máximo 20 caracteres respectivamente.

27 27 Figura No. 22 Validación longitud Cualquier otra cantidad se válida como longitud errada y se muestra un mensaje como el de la figura No. 22. Mínimo: Valor mínimo que debe tener el dato al momento de su captura, aplica para datos tipo numéricos y fechas. Para el caso de las fechas se puede utilizar la función dinámica DATE() y restar la cantidad en días requeridos para llegar el valor mínimo. Máximo: Valor máximo que debe tener el dato al momento de su captura, aplica para datos tipo numéricos y fechas. Para el caso de las fechas se puede utilizar la función dinámica de DATE() y sumar la cantidad en días requeridos para llegar el valor máximo. Fijo: Fija un valor por defecto para la llave. f. Llave: De doble clic sobre la propiedad que desea asignar para la presentación y comportamiento de la llave al momento de capturar los datos. Se presenta el símbolo de interrogación?, el cual al hacer clic sobre este se presenta un cuadro contextual con la relación de los Tipos Documentales en los cuales esta asignada la llave. Las siguientes propiedades solo aplican para la creación de llaves primarias

28 28 Mostrar Llave: : Al seleccionar se muestra la llave al momento de capturar, de lo contrario solo se carga de forma oculta. Activar Captura: : Habilita la llave para la captura de datos, al seleccionar esta propiedad se mostrará la llave en la forma de captura. Fijar Candado: : Permite copiar el valor de una llave a otra de las mismas características. Duplicar Llaves: Permite capturar la misma ma llave con valores diferentes. Dato vacío (Null): Obliga a que la llave tenga un dato digitado. Segunda Captura: : Muestra la llave y permite la captura por segunda vez en el módulo Segunda Intervención (Aplica para el Tipo Documental con esta configuración). Activar Consulta: : Al seleccionar esta propiedad se mostrará la llave en forma de consulta. La configuración de las llaves de tipo Alfanumérico incluye además las siguientes opciones: No Incluir Números: : No permite el ingreso de números al momento de la captura. No Incluir Espacios: : No permite el ingreso de espacios al momento de la captura. No Incluir Símbolos: : No permite el ingreso de símbolos al momento de la captura. Sólo Exportación: Se Utiliza para control interno de datos. No aplica g. Script de validación: Permite ingresar los script de complementación para validación de llaves. Puede usarse para validaciones especiales, cálculos basados en el valor de la llave, etc. Pueden en utilizarse otras llaves y variables del sistema si es el caso. (Para más información referirse al manual de la API). h. Utilizar relleno: Se emplea para el control de complementación de datos al momento de exportar las llaves. Seleccione la opción requerida

29 29 No Aplica: No realiza ninguna acción, valor por defecto. Izquierda: : Rellena el valor de la llave a la izquierda el número de veces y con el carácter especificado al momento de exportar. Derecha: : Rellena el valor de la llave con el número de veces determinado y con el carácter especificado al momento de exportar. Tama (Tamaño): Ingrese la cantidad de dígitos que se utilizarán para el relleno del campo. Carácter: Seleccione el carácter que se usará como relleno: Ceros 0, Espacio. i. Salida DIP: Es la etiqueta TAG que se usa para la llave cuando se exporta a otro sistema. Ejemplo: CX01. Tenga en cuenta que el DIP no debe ser mayor a diez (10) caracteres y verifique que las secuencias (DIPs) no se repitan. j. Verificar: : El valor capturado se valida contra un campo de una tabla de la base de datos. Presenta un mensaje de error en caso de no poder hacer la validación. Seleccione del Listado de tablas disponibles, la tabla para realizar la validación Si selecciona Cx Lista, el sistema activa el Campo De clic sobre para desplegar la ventana Control de llaves Primarias.

30 30 Ingrese los datos pertinentes para la posterior validación - Código - Nombre Seleccione de la lista desplegable el campo contra el que se va a verificar el valor capturado de la llave. Con botón derecho del Mouse se asigna el orden de validación al momento de la captura. Para ingresar los datos de los Campos Ayuda: Ubique el cursor del Mouse sobre el campo seleccionado (paso anterior). De doble clic sobre este y el sistema de forma automática lo cargara en la pestaña Campo Ayuda. Estos datos corresponden a los campos de la tabla que se presentaran en la ayuda, deben ir separados por comas (,) y en el orden que se quieren visualizar. k. Mostrar Combo, Muestra una lista desplegable con los campos de la tabla seleccionada al momento de realizar la captura. l. Tips: Es el texto de ayuda interactiva que se muestra al momento de posicionar el cursor del Mouse sobre un campo de captura (llave).

31 31 2. De clic en Llaves. para guardar las modificaciones y las configuraciones creadas de las 3. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 4. De clic sobre creadas. para cambiar los parámetros de la configuración de las llaves ya a. Modifique los campos requeridos. b. De clic en clic en para guardar el proceso activo. Llaves Secundarias: Son las llaves creadas en el sistema generar consultas especiales y son usadas en los preocesos de exportacion. 1. Para crear una llave secundaria realice el mismo procedimiento utilizado para la creación de las Llaves Primarias. Los campos que no se activan es porque para las llaves secundarias no son requeridos. a. Si la llave tiene relación con una llave primaria, insertar el código de dicha llave y dejar el DIP solo en la llave secundaria (retirarlo de la primaria). b. Si la llave se va cargar en el proceso de exportación, en el área de Llave realizar la selección entre (Dato vacío Script Cx), según corresponda. 1. De clic en Llaves. para guardar las modificaciones y las configuraciones creadas de las 2. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 3. De clic sobre creadas. para cambiar los parámetros de la configuración de las llaves ya

32 32 a. Modifique los campos requeridos. b. De clic en clic en para guardar el proceso activo. Después de creada una llave no se puede eliminar. Por seguridad hay campos que se deshabilitan cuando se está modificando una llave. Recuerde que en el archivo DIP solo se presentaran las llaves configuradas con la asignación de un valor en el campo (Salida DIP). Para los usuarios que tienen activo el permiso (Refresca o Programa nueva ejecución) el sistema activa el botón que le permite verificar la integridad de las llaves Tipos Documentales Figura No. 23 Tipos Documentales Este menú permite la creación o modificación de los Tipos Documentales y establecer la relación de estos de acuerdo con la matriz documental. Figura No De clic en para crear un nuevo Tipo Documental: a. Ingrese:

33 33 Código: Nombre: Identificador interno en el sistema. Toda operación dentro del sistema usa este código para referirse al Tipo Documental. Tiene una longitud de 4 caracteres. Nombre del Tipo Documental, normalmente se asocia al nombre de la forma del documento a procesar. Se presenta el símbolo de interrogación?, el cual al hacer clic sobre este se presenta la matriz documental activa en el sistema. b. Asignación contable: Este campo permite seleccionar de una lista previamente cargada la relación de la asignación contable de los Tipos Documentales para procesos específicos. Se presenta el símbolo de interrogación?, el cual al hacer clic sobre este se presenta la relación documental con la asignación contable. c. Mostrar: Permite seleccionar SI para mostrar el Tipo Documental en la indexación o NO en caso contrario. (es útil en procesos automáticos). d. Seleccione de la lista los nombres de los Grupos Documentales que han sido creados en el sistema, lo que le permitirá agrupar los Tipos Documentales de acuerdo con la matriz documental.

34 34 Se presenta el símbolo de interrogación?, el cual al hacer clic sobre este se presenta la relación de los Tipos Documentales asignados al Grupo documental. e. Seleccione con el campo 2ª Captura para activar que el Tipo Documental permitirá la captura de las llaves asignadas a este en proceso de segunda captura. f. Seleccione cione de la lista la opción requerida para definir si el proceso del Tipo Documental requiere o no capturar manualmente los datos para alguna de sus llaves. Interactúa directamente con los módulos de Cx Server Oficina y Cx OCR. Automática: Manual: Los datos de todas las llaves han sido capturados en el origen. La indexación del lote de documentos la hace el sistema. Hay por lo menos un dato de una llave que requiere ser capturada manualmente. g. Definir como inicial un Tipo Documental, seleccionando SI; para procesos de indexación. De lo contrario no aplica.

35 35 Cada vez que se ingrese el código del Tipo Documental durante la indexación, se realizan acciones específicas como: Copia de los datos de las llaves a otros Tipos Documentales relacionados. h. Con doble clic seleccione del listado de llaves disponibles (Creadas en el sistema), las que serán asignadas al Tipo documental que se está creando. La primera llave asignada debe ser Tipo Documental las demás deben aparecer en el orden requerido para el proceso. Se pueden asignar hasta 99 llaves a un Tipo Documental. Las llaves laves asignadas, se mostrarán en los procesos de captura y consulta, se usarán en el proceso de exportación DIP. i. Para el manejo de los auto llenados, presenta un menú contextual de opciones, figura No. 24, que se activa haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre cada una de las llaves. Figura No. 24 Control de auto llenado Agregar Auto llenado: Permite agregar la llave a una relación de auto llenado. Eliminar: Elimina la llave de la lista asigna al Tipo Documental. j. Asigne con doble clic, los Temas / Grupos Asignados para los Tipos Documentales. Puede asignar uno o más temas / grupos que sirve para:

36 36 Mantener organizados los lotes por fuente de ingreso. La distribución de los lotes en indexación. La salida de los lotes al exportar. k. Asigne valores a las llaves desde una fuente externa de auto llenado, para este procedimiento; utilice los campos activos Control de Auto Llenado. Este procedimiento le permitirá: Agilizar la captura de datos y su validación cuando está disponible. Obtener los datos desde una conexión a otro sistema o una tabla que contiene la información. El auto llenado permite recoger datos y convertirlos según el formato de las llaves relacionadas. - Para la selección de la conexión de clic en, y seleccione de la lista de conexiones disponibles en el campo Conexión Activa la conexión requerida. Las conexiones que están disponibles, deben ser configuradas previamente para el auto llenado en el modulo de conexiones. (Referirse al DB) Modulo Conexiones - De clic en el campo que se habilita después de seleccionar la conexión para asignar la fuente externa de ingresos de datos.

37 37 - Campos Consultados: Muestra los campos de la lista seleccionada, - De doble clic sobre los campos que seleccionara para que se relacione con la llave de auto llenado. (Campos Consultados). Para realizar este procedimiento se requiere tener seleccionada la llave con la cual se establecerá la relación. - Con doble clic o botón derecho de Mouse sobre las llaves de la lista, seleccionara los campos para el Auto llenado. - Llave Auto Llenado: Muestra las llaves con la relación a los campos del auto llenado. - La X indica que los campos están seleccionados para auto llenado.

38 38 - Seleccione la opción de acuerdo al requerimiento. : Selecciona la llave y la marca como AU, para indicar que a partir del valor capturado se hará el llenado de forma automática de las demás llaves. : Selecciona la llave para que en caso de encontrar más de un registro los duplique durante la captura. : Quita la llave y su relación del auto llenado. - Si desea puede cambiar la relación seleccionando la llave de auto llenado y volviendo a hacer doble clic en el campo requerido, - Después de efectuar el proceso de Auto llenado, podrá realizar una configuración especial. 2. De clic en para grabar el proceso Activo. 3. De clic para editar un Tipo Documental ya creado. a. Modifique los campos requeridos. b. De clic en clic en para guardar el proceso activo. Después de haber creado un Tipo Documental, se puede copiar la configuración a los demás Tipos Documentales. Utilizando las opciones de copia y asignación de configuración. y 4. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 5. Posición de Llaves Permite configurar la posición de los campos de captura y el zoom de las zonas del documento por llave. Esta utilidad solo aplica para el modulo de segunda (2ª) captura. Figura No. 25.

39 39 Figura No. 25 Botón (Posición Llaves) a. Seleccione de la pantalla principal el Tipo Documental. b. De clic en, el sistema por defecto muestra la siguiente ventana. Se presentan los siguientes datos automáticos: Grupo Documental: En este campo se puede visualizar el código y nombre del Grupo Documental al que pertenecen las llaves del Tipo Documental en el que se organizará la posición.

40 40 Tipo Documental: En este campo se visualiza el código y nombre del Tipo Documental al que pertenecen las llaves a modificar. c. De clic sobre para asignación o cambio de plantilla. Busque el archivo que sirve como Plantilla y haga clic en Aceptar. La plantilla se cargara en el visor. d. De clic en para grabar el proceso activo. e. De clic para asignar el área de reconocimiento en la plantilla. Asigne una a una las áreas por cada llave del Tipo Documental.

41 41 Control de llave: Muestra la lista de las llaves para ser seleccionas y asignar una posición. Mostrar Zoom: : Al activar esta opción el sistema mostrara en la imagen el área configurada con Zoom. Mostrar Recuadro: Al activar esta opción el sistema mostrara en la imagen el área configurada con un Recuadro. % Valores en Formulario: : Son las coordenadas de ubicación de la llave en la gráfica donde se deben extraer los datos. Estos valores están dados en porcentaje en relación de la gráfica. Arriba: Coordenada de posición, arriba de la imagen. Izquierda: : Coordenada de posición, izquierda de la imagen. Alto: Coordenada de posición, alto de la imagen. Ancho: Coordenada de posición, ancho de la imagen. f. De clic en para grabar el proceso activo. g. De clic en para eliminar la plantilla activa. Confirme la eliminación de la plantilla haciendo clic en el botón SI, de lo contrario NO se eliminara. h. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre.

42 42 Las configuraciones realizadas sobre este modulo solo podrán ser observadas por usuarios con permisos en el modulo de (Segundo Visor Zoom). 6. Asignación llaves secundarias: Permite realizar la asignación de llaves secundarias a las llaves asignadas de un Tipo Documental. Presenta la ventana de la figura No. 28. Figura No. 28 Asignación Llaves secundarias a. Seleccione de la pantalla principal el Tipo Documental. b. De clic sobre, el sistema presentara la siguiente ventana.

43 43 c. De clic sobre y seleccione la llave asignada al documento. Con la espaciadora se marca la llave para asignarle las llaves secundarias (llaves para duplicar). Seleccione una de las llaves del listado encontrado en el campo total llaves creadas y con la tecla espaciadora se asignan las Llaves Secundarias que van a relacionar con la llave asignada al Tipo Documental. Llaves Secundarias: Este campo muestra las llaves secundarias que fueron asociadas a la llave asignada.

44 44 Con botón izquierdo del Mouse, sobre la llave secundaria, podrá modificarle la posición dentro del listado. d. De clic para guardar la configuración realizada. e. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 7. Asignación de Complementos. Esta opción, permite mejorar la consulta haciendo conversión de datos tanto para la consulta como para los datos consultados. Figura No. 29 Configuración de dato, ingreso y salida en el auto llenado. a. Seleccione el Tipo Documental de la ventana principal.

45 45 El sistema muestra la siguiente ventana. b. De clic sobre para modificar la configuración de la llave. Digite el script que le permitirá realizar la validación de los datos al momento de hacer el auto llenado y se aplica en cada caso. (este procedimiento se realiza con la asesoría de Cx). c. De clic en para guardar la configuración activa. d. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre.

46 Parámetros Documentos Figura No. 30 Parámetros Documentos Al dar clic en el menú de parámetros documentos se despliega la ventana, figura No. 30, en la cual se crean los Grupos Documentales, las Zonas (Opcional), las Regiones y los Temas. a. De clic en de la ventana. y seleccione uno de los procesos ubicados en la parte izquierda Al seleccionar uno de los procesos, el sistema mostrara la información contenida en cada uno de ellos de acuerdo a la configuración. En la creación de los temas, se puede relacionar con el código de ingres según corresponda; para procesos especiales.

47 47 Ingrese el código y nombre correspondiente al proceso seleccionado: Toda operación dentro del sistema usa este código para referirse a los diferentes procesos. b. De clic en para guardar el proceso activo. c. De clic en para cambiar una configuración ya creada. Modifique los campos requeridos. De clic en clic en para guardar el proceso activo. d. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. e. De clic en para eliminar un registro ya creado. El sistema presentara el siguiente mensaje de confirmación antes de realizar el proceso. Elija la opción según corresponda.

48 Tablas Auto Llenados Figura No. 31 Tablas Auto Llenados Permite relacionar las tablas que realizan auto llenado, para Tipos Documentales y para Llaves. Figura No. 31 Se encuentran los siguientes campos en la ventana presentada por el sistema: Tablas de auto llenado: Permite visualizar según filtro las tablas existentes de auto llenado. Campo para nombre: Este campo permite ingresar o modificar el nombre de la tabla. Descripción: Este campo permite crear una descripción más amplia de la tabla. 1. Seleccione la opción requerida: a. : Esta opción permite filtrar la relación de tablas para auto llenado de Tipos Documentales. b. Llaves. : Esta opción permite filtrar la relación de tablas para auto llenado de 2. De clic en para crear una tabla de auto llenado. Ingrese el nombre y la descripción de la tabla. 3. De clic en para guardar la nueva tabla. 4. De clic en para cambiar una configuración ya creada. a. Modifique los campos requeridos.

49 49 b. De clic en clic en para guardar el proceso activo. 5. De clic en para eliminar una tabla creada. a. El sistema presentara el siguiente mensaje de confirmación antes de realizar el proceso. b. Elija la opción según corresponda. 6. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre.

50 Configuraciones Varias Es esta barra se activan los menús de configuración para controlar los procesos de ingreso y salida de datos, figura No. 32. Figura No. 32 Menú de Configuraciones Varias. Exportación (Cx Exportador) Catálogos (Cx Server Oficinas) Mantenimiento (Base de Datos) Colas de ingreso Script Inicio Reportes configuración Alertas Cfg Menú de Exportación (Configurador) En este menú se configuran las colas de salida para la exportación de los datos, ver figura No. 33. Pueden mejorarse las presentaciones del módulo creando Scripts para interactuar con otros sistemas de consulta y procesamiento de datos.

51 51 Figura No. 33 Configurador de Exportación 1. De clic en para crear una nueva configuración (Nueva Cola). a. Ingrese el nombre de la cola de exportación. Campo nombre: Nombre descriptivo de la cola. b. Seleccione con doble clic las llaves secundarias a exportar. Campos para exportar: : Este campo muestra el listado de llaves secundarias, que el administrador puede seleccionar para que se exporten en el archivo DIP, (se marcan o desmarcan con doble clic).

52 52 c. Tipo Ingreso de Lotes Este campo muestra los filtros correspondientes del tipo de ingreso para los lote: Trasmitidos: Enviados vía FTP Cx Server oficinas. Desde disco: Lotes que han sido almacenados en un repositorio externo. Cx Index: : Muestra los lotes que se encuentran en el sistema de Cx Index. Los demás creados por el administrador. Lotes Según Tema / Grupo: Permite seleccionar de la lista el tema para filtrar en la cola de exportación. Se marca haciendo doble clic sobre el nombre del tema. Este campo muestra los temas correspondientes a la relación con los Tipos Documentales de cada lote. d. El sistema le permite realizar procesos especiales como: Lote Ing por exportación: Al activar esta opción el sistema realizara la exportación de los lotes ingresados una vez comprometidos. Filtrar TD según criterio: Este campo permite al usuario ingresar el código de los Tipos Documentales que desee excluir de la exportación en la cola activa (cada código separado por coma). Cuando esta activa la opción Excluir. Macro crear nombre Archivo Salida (DIP): La estructura del nombre en el archivo de salida presenta el siguiente formato establecido: AAAA: Año (fecha de generación de la exportación). MM: Mes. DD: Día. FECHA (DATE): Para la fecha completa DDMMAAAA sin separadores : Lleva el consecutivo de exportación (Se recomienda tenerlo). Todos deben iniciar con el carácter & ampersand y el consecutivo puede tener entre 1 a 10 dígitos. Ejemplo: Configure las Rutas de acuerdo a las opciones presentadas:

53 53 Archivo salida de datos (DIP): Este campo permite indicar la ruta de ubicación de los archivos DIP de la exportación. Carpeta Destino: Este campo permite indicar la ruta donde se enviaran las imágenes y archivos DIP de la exportación. Ruta Asignada: En este campo se puede indicar la ruta completa a la que se exportaran los archivos DIP y las imágenes, (opcional). Cuando se activa + Sub Carpeta el sistema agrega la carpeta creada por cada exportación como complemento de la ruta. Segunda (2ª) copia: : Este campo permite indicar la ruta donde el sistema creara una copia de la exportación, (opcional). Cuando se activa Comprimir ZIP el sistema después de realizar la exportación la comprime en la ruta ingresa en este campo. e. Seleccione de la lista desplegable el Origen Datos: Son las vistas creadas para presentar la información requerida en el formato del archivo DIP. La generación de las vistas, se crean de acuerdo a los requerimientos de la Empresa de acuerdo a los criterios de Cx Computers. f. Seleccione Formato Salida archivo (DIP) Determina la presentación de salida del DIP de acuerdo a las plantillas disponibles, a continuación se describen cada una:

54 54 Crear Tag Primera Línea: En esta opción el sistema crea en el archivo DIP un Tag por cada registro indexado, (no incluye llaves duplicadas). Crear Tag con todas llaves: : En esta opción el sistema crea un Tag con todas las llaves capturadas en el registro, para mostrar en el DIP, (incluye llaves duplicadas). Crear Tag por Llave Duplicada: En esta opción el sistema crea un Tag por cada llave duplicada que se haya capturado en el documento, tomando el mismo encabezado para cada llave. Crear Registro solo Primera Línea: : En esta opción el sistema presenta la información en el archivo DIP de forma lineal, creando una fila con los datos capturados en las llaves de cada registro, (Sin incluir llaves duplicadas, separado por comas, ). Crear Registro por llave duplicada completa (R.B): En esta opción el sistema presenta el archivo DIP de forma lineal, creando una fila con todas las llaves capturadas por registro, (incluye llaves duplicadas, sin repetir el registro básico). Ver formatos de salida, archivos DIP, Ver ANEXO 4. g. Seleccione los siguientes parámetros para la exportación según los requerimientos: Seleccione con Separador de fecha: Permite configurar el símbolo separador de fecha. Casos específicos / y -. El separador de fecha por defecto para los procesos de Cx es: / (Alt + 47). Al incluirse un separador diferente, el sistema podría presentar inconsistencias en la presentación de la información exportada. Copiar Imágenes: Crea una copia de la imagen relacionada en el registro en la ruta especificada. Para los casos donde se encuentre instalado el sistema que recibe la información en el mismo segmento de Red solo se exporta la ruta original. La opción de Copiar Imágenes no aplica si se tiene seleccionada Ruta Original en el área de Campos para exportar. Cantidad a exportar: Permite indicar los siguientes valores: Máximo: : Determina el valor máximo de registros que traerá la consulta. Para otros sistemas es recomendado hasta registros por cada exportación. Mínimo %: Determina la cantidad ad mínima de registros a consultar. Los valores aceptados van desde cero (0) hasta (100) %.

55 55 Al dejar en cero este valor el sistema exporta la cantidad de registros que encuentre en la consulta hasta el valor ingresado en Máximo. Si se ingresa un valor especifico el sistema espera que se cumpla mínimo esta condición. Máximo definido por lotes de ingreso: Al activar esta opción el sistema realizara la exportación de acuerdo al máximo de registros de los lotes ingresados una vez comprometidos. Teniendo endo esta opción activa, se ignora el máximo a exportar ampliando la cantidad según los registros de los lotes de ingreso filtrados acorde a los parámetros de consulta. Se toma como base el valor máximo para consultar el último lote y completar la cantidad a exportar. Separador de Datos: Se utiliza para los datos que se exportan lineales y se utiliza caracteres específicos como: Punto (.), Coma (,) Punto y coma (;). Tag Inicial: Controla el inicio del documento en las exportaciones del archivo DIP: CX000. Seleccione de la lista desplegable la Forma de Ejecutar en que el sistema realizara las exportaciones. Automático: El sistema realiza la ejecución de la exportación de manera automática mediante el servicio disponible para este proceso. Manual: El sistema no realizara ninguna ejecución. Se emplea mientras se realiza algún ajuste o revisión en el proceso de exportación. En la opción automático, se recomienda, configurar el sistema para que cumpla mínimo con el 98% de la exportación. Se pueden suspender los procesos automáticos momentáneamente, desde este configurador, (seleccionando la opción Manual ), cuando se requiera hacer alguna revisión. Una vez concluyan las revisiones, recuerde activar nuevamente el proceso automático. Formato de Fecha: Permite configurar los campos tipo fecha y hora para la salida del archivo DIP Ej.: DD/MM/AAAA, AAAA/MM/DD O MM/DD/AAAA.

56 56 Para configurar el tiempo en el cual el sistema realizara la exportación ingrese: - Horas: Tiempo inicial y final en el que el sistema realizara las consultas para la exportación automática. - El sistema mostrara un aviso de control informando el formato de la hora. - Día: Seleccione del listado el día o los días en los que el sistema activara el proceso de la exportación. - Tipo: Modo de ejecución de las exportaciones automáticas, selecciones disponibles: - Intervalos de tiempo: Permite seleccionar el tiempo en que el sistema realizará las ejecuciones del proceso (Valor en Minutos).

57 57 La opción de Min solo aplica para configuraciones con Intervalos de Tiempo. - Cada hora: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de una (1) hora. - Diario: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de un (1) día. Listado de Colas: : Lista las colas creadas que a su vez se pueden modificar. Seleccione con el campo Procesando Automático / Generar Msg: para que el sistema genere mensajes de notificación en caso de presentarse algún error durante el proceso. 2. De clic en para guardar la Información creada. 3. De clic en para editar una configuración ya creada. a. Modifique los campos requeridos. b. De clic en clic en para guardar el proceso activo. c. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 4. De clic en para crear o asignar un complemento (Script). Ver figura No. 34. Figura. 34 Script de Servicios

58 58 a. De clic sobre seleccionado. para ingresar o modificar la configuración del proceso b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. c. De clic en para guardar el proceso activo. d. Ingrese el Script de acuerdo al proceso seleccionado. Script inicial: Aplica cuando se inicia el proceso de exportación. Se ejecuta una sola vez Proceso 1: : se ejecuta por cada lote pendiente o preparado para exportar al inicio de este. Proceso 2: : se ejecuta por cada lote pendiente o preparado para exportar al final de este. Proceso 3: : se ejecuta cuando finaliza un lote con error (Control Exportación) Script final: se ejecuta cuando finaliza el proceso de exportación. Está disponible para usuarios que hayan tomado curso avanzado de IDE de Cx y solo se aplica para el proceso seleccionado. Estos script son ampliaciones de IDE de Cx, aumentando su capacidad en procesos ya definidos (Crear Reporte, Crear mensaje, complementar datos) Todas las exportaciones irán ordenadas por lote y dentro de lote el consecutivo. El sistema enviará un mensaje, hasta un máximo de tres (3) exportaciones con inconsistencias, donde el sistema parara automáticamente el proceso hasta que el usuario administrador de solución a los errores presentados en las exportaciones pendientes. El sistema iniciará nuevamente sus ejecuciones automáticas a medida que el usuario administrador realice las respectivas correcciones en las exportaciones pendientes. El sistema en cada intento de exportación leerá primero las pendientes, el usuario administrador solo se encargara de revisar y corregir las exportaciones y el sistema los exportará de manera automática. 5. De clic en para guardar el proceso activo.

59 Menú Catálogos (Configurador) Figura No. 35 Configurador de Catálogos Este menú permite configurar el ingreso de los lotes que serán procesados por el sistema Cx Server Oficinas para la generación de los lotes de indexación. Ver figura No De clic en para editar la configuración. a. Modifique los campos requeridos. Para configurar el tiempo en el cual el sistema realizara los procesos con los lotes ingrese en el campo Ejecutar los siguientes valores: Horas: : Tiempo inicial y final en el que el sistema realizara las consultas para la exportación automática. - El sistema mostrara un aviso de control ol informando el formato de la hora.

60 60 - Día: Seleccione del listado el día o los días en los que el sistema activara el proceso de la exportación. - Tipo: Modo de ejecución de las exportaciones automáticas, selecciones disponibles: - Intervalos de tiempo: Permite seleccionar el tiempo en que el sistema realizará las ejecuciones del proceso (Valor en Minutos). La opción de Min solo aplica para configuraciones con Intervalos de Tiempo. - Cada hora: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de una (1) hora. - Diario: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de un (1) día. b. F. Corte ingreso (Fecha de corte): En este campo el usuario puede configurar la fecha de ingreso mínima, que debe tener el lote para ser procesado por Cx Server Oficinas. c. Carpetas Oficinas: Este campo muestra las rutas (Sitios FTP o carpetas compartidas, previamente asociadas en el menú Conexiones DB/FTP de Cx Admin Index), donde Cx Server Oficinas tomara los datos transmitidos desde las diferentes oficinas remotas. d. Proceso Imagen: Este campo muestra las opciones que el usuario puede activar para proporcionar mejoramiento y calidad a las imágenes al l procesar, seleccione con las opciones requeridas para el mejoramiento y calidad de la imagen procesada.

61 61 Auto Crop: El sistema recorta los bordes de la imagen. Despeckle: E sistema remueve los puntos negros de la imagen activa. Auto Deskew: El sistema nivela y endereza la imagen de acuerdo a los parámetros establecidos. Bordes: El sistema perfila los bordes de la imagen. e. Eliminar archivos FTP Al finalizar Lote: Permite que el sistema elimine el lote (Catálogo y Zip) de la carpeta o del sitio FTP una vez haya sido procesado correctamente por Cx Server Oficinas. De no ser seleccionada esta opción el sistema en cada notificación enviara un reporte con el evento. Se debe contar con los permisos necesarios para realizar este proceso. f. Automático Generar Msg: Teniendo activa esta opción el sistema enviará un mensaje vía correo electrónico a los usuarios definidos para recibir notificaciones, en el momento en el que se presenta alguna inconsistencia que impidan al sistema continuar con la ejecución normal en los procesos. g. Forma de Ejecutar: Campo que permite al usuario seleccionar el modo de ejecución de Cx Server Oficinas. Automático: El sistema ejecuta la lectura de los catálogos y los ZIP teniendo en cuenta la configuración en los campos Ejecutar. Manual: El sistema no realizara ninguna ejecución. Se emplea mientras se realiza algún ajuste o revisión en el proceso de Cx Sever Oficinas. h. Asignación de Llaves Remotas: Este campo se divide en dos partes: el costado izquierdo muestra las llaves nativas de Cx Computers que son transmitidas por cada oficina; a estas llaves se les debe asignar respectivamente las llaves creadas por la Empresa, acordes a su funcionalidad, tipo de dato y longitud.

62 62 Seleccione la llave Nativa De clic con botón derecho del mouse. El sistema despliega el listado con todas las llaves (Primarias) creadas por la Empresa, para asociar la llave que corresponda con la que se tiene seleccionada. Al hacer esta relación al frente de la llave nativa se mostrara la llave con que se relaciono. Al seleccionar las llaves de relación el usuario debe tener en cuenta los siguientes aspectos de las llaves nativas: Fecha recibido: Fecha de creación del catálogo al momento de llegar al servidor de FTP. Formato: (DD/MM/AAAA:HH/MM) incluyendo horas y minutos, (Formato 24 Horas). No puede ser modificado por el usuario final. Grupo Documental: Es el Grupo Documental capturado en digitalización. Formato: Carácter de cuatro 4. Oficina: Es el código de la oficina que digitalizó, Esta llave no se captura se establece en el momento de la asignación del catálogo. Formato: Carácter de cuatro (4). Fecha Movimiento: Corresponde a la fecha impresa en el documento que se captura en la estación de digitalización. Formato: (DD/MM/AAAA). Fecha Digitaliza: Fecha en que se digitalizaron los documentos. Formato: (DD/MM/AAAA:HH/MM) incluyendo horas y minutos, (Formato 24 Horas).

63 63 Descripción Documento: Descripción de nombre del Tipo o Grupo Documental capturado en digitalización. Formato: Carácter de treinta y cinco (35). Código Escaneador: Es el login del usuario que ingreso al sistema. Formato: Carácter de treinta y dos (32). Nombre Lote: Es el nombre original del lote asignado en digitalización. Formato: Carácter de cincuenta (50). Soporte Imágenes Externas: Son los datos relacionados a la importación de las imágenes externas. Formato: Carácter de ochenta (80). Ide Estación (Sufijo): Es el ID asignado a la estación el momento de registrar la estación. Formato: Carácter de cuatro (5). i. Proyecto: : Campo para ingresar el código de los proyectos que el sistema podrá tomar para procesar los catálogos. Este campo se encuentra determinado en la configuración inicial realizada por la Empresa. Es asignado por Cx Computers. j. Ingrese el complemento para el algoritmo de seguridad de archivos Zip, que completa la clave aleatoria utilizada en cada oficina. (Cadena principal de cifrado Zip). Para la cadena principal de cifrado, el sistema es sensible a los caracteres mayúsculos, minúsculos y espacios. 2. De clic en De clic en para guardar el proceso activo. 3. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre 4. De clic en para crear o asignar un complemento (Script). Ve figura No. 36

64 64 Figura. 36 Script de Servicios e. De clic sobre seleccionado. para ingresar o modificar la configuración del proceso f. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. g. De clic en para guardar el proceso activo. h. Ingrese el Script de acuerdo al proceso seleccionado. Script inicial: Aplica cuando se inicia el proceso de exportación. Se ejecuta una sola vez. Proceso 1: : se ejecuta por cada lote pendiente o preparado para exportar al inicio de este. Proceso 2: : se ejecuta por cada lote pendiente o preparado para exportar al final de este. Proceso 3: : se ejecuta cuando finaliza un lote con error (Control Exportación). Script final: se ejecuta cuando finaliza el proceso de exportación. Está disponible para usuarios que hayan tomado curso avanzado de IDE de Cx y solo se aplica para el proceso seleccionado. Estos script son ampliaciones de IDE de Cx, aumentando su capacidad en procesos ya definidos (Crear Reporte, Crear mensaje, complementar datos)

65 Menú Mantenimiento. Figura No. 37 Menú de Mantenimiento BD En este menú se programan los procesos de mantenimiento de la base de datos lo que permite dar agilidad y rapidez a los diferentes procesos del sistema, figura No De clic en para crear un nuevo proceso. a. Ingrese el nombre del proceso b. Para configurar el tiempo en el cual el sistema realizaran los procesos ingrese en el campo ejecutar lo siguiente: Horas: Tiempo inicial y final en el que el sistema realizara las consultas para la exportación automática. El sistema mostrara un aviso de control ol informando el formato de la hora.

66 66 Día: Seleccione del listado el día o los días en los que el sistema activara el proceso de la exportación. Tipo: Modo de ejecución de las exportaciones automáticas, selecciones disponibles: Intervalos de tiempo: Permite seleccionar el tiempo en que el sistema realizará las ejecuciones del proceso (Valor en Minutos). La opción de Min solo aplica para configuraciones con Intervalos de Tiempo. Cada hora: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de una (1) hora. Diario: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de un (1) día. - Listado de Colas: : Lista las colas creadas que a su vez se pueden modificar. Seleccione con el campo Procesando Automático / Generar Msg: para que el sistema genere mensajes de notificación en caso de presentarse algún error durante el proceso. c. Ingrese las Variables si el proceso las requieres Variables: Estos campos se activan si el proceso requiere una variable para realizar el proceso.

67 67 Muestra las variables disponibles para configuración. En estos campos se ingresaran las rutas para procesos definidos de acuerdo a la necesidad de cada Empresa. d. Programe el tiempo durante el cual el sistema guardara a la Información, Al cumplir este tiempo el sistema procederá, a Desmontar registros anteriores ( El sistema desmontara los registros anteriores a la fecha determinada por el usuario en este campo). El sistema guardará por defecto la información de los últimos sesenta (60) días, por ende el usuario debe programar procesos mayores o iguales a sesenta (60) días. Opciones disponibles para cada proceso a programar. Ingrese clase: Determina que el proceso es propio de Cx Computers. Seleccione el estado para cada proceso: En este campo el usuario puede activar o suspender la ejecución del proceso automático. Marque notificación, para desactivar el campo de envío de mensajes de Deje en Blanco el campo para activar el campo de envío de mensajes de notificación y seleccione una de las siguientes opciones: Seleccione errores en el proceso, solo se enviaran mensajes de notificación de los Seleccione se enviaran mensajes de notificación de todo el proceso Los mensajes serán enviados a los usuarios en cuyo perfil se encuentre configurado el recibo de notificaciones para estos procesos (Menú Alertas Cfg) Ingrese una breve descripción de cada proceso, puede ser editado por el usuario para manejo interno. ( Opcional) 2. De clic en para guardar el proceso activo.

68 68 3. De clic en para editar la configuración de las cola de ingreso seleccionada. a. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. Si desea cancelar celar el proceso, de clic sobre. 5. De clic en para crear o asignar un complemento (Script). Ver figura No. 38. Figura. 38 Script de Servicios i. De clic sobre seleccionado. para ingresar o modificar la configuración del proceso j. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. k. De clic en para guardar el proceso activo. l. Ingrese el Script de acuerdo al proceso seleccionado. Script inicial: : Aplica cuando se inicia el proceso de Mantenimiento. Se ejecuta una sola vez Proceso 1: se ejecuta por cada proceso pendiente o preparado para Mantenimiento al inicio de este. Proceso 2: : se ejecuta por cada proceso pendiente o preparado para Mantenimiento final de este.

69 69 Proceso 3: : se ejecuta cuando finaliza un Mantenimiento con error Script final: : se ejecuta cuando finaliza el proceso de Mantenimiento Está disponible para usuarios que hayan tomado curso avanzado de IDE de Cx y solo se aplica para el proceso seleccionado. Estos script son ampliaciones de IDE de Cx, aumentando su capacidad en procesos ya definidos (Crear Reporte, Crear mensaje, complementar datos) Cada proceso llevará una configuración y opciones de programación diferentes. Cx Computers sugiere que la programación de los procesos se realice en días y tiempos en que los servidores de la Empresa se encuentren encendidos Menu Colas de Ingreso Se configuran los procesos de ingreso de imágenes desde un repositorio externo al sistema de Cx Index de manera automática, figura No. 39. Figura No. 39 Cfg ingreso imágenes desde disco 1. De clic en para la creación cola de ingreso. a. Ingrese el nombre de la cola

70 70 b. Seleccione con Tipo Cx-Digita si desea permitir el ingreso manual de imágenes desde modulo Cx Digitalizador para la captura de las llaves especificas en este tipo de imágenes. (Proceso Manual). Al seleccionar esta opción el sistema tomara de forma automática el Tipo de Ingreso como Cx Index. Al seleccionar esta opción se activaran los campos a partir del campo separador. c. Para configurar el tiempo en el cual el sistema realizara los procesos ingrese en el campo ejecutar lo siguiente: Horas: Tiempo inicial y final en el que el sistema realizara las consultas para la exportación automática. El sistema mostrara un aviso de control informando el formato de la hora. Día: Seleccione del listado el día o los días en los que el sistema activara el proceso de la exportación. Tipo: Modo de ejecución de las exportaciones automáticas, selecciones disponibles:

71 71 Intervalos de tiempo: Permite seleccionar cionar el tiempo en que el sistema realizará las ejecuciones del proceso (Valor en minutos). La opción de Min solo aplica para configuraciones con Intervalos de Tiempo. Cada hora: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de una (1) hora. Diario: El sistema realizará las exportaciones automáticas en espacios de tiempo de un (1) día. d. Configure la Fecha corte, en la que el sistema validará de acuerdo con la fecha de creación de las carpetas el barrido de las imágenes. e. En el campo rutas, con la tecla [espaciadora]; selecciona la ruta desde donde el sistema va a leer las carpetas para ser barridas. f. Ingrese la máscara de carpeta para filtrar los nombres de carpetas con un tipo de nombre específico. g. Ingrese en Actualizado, el valor en minutos del tiempo que el sistema esperara para realizar el barrido de las imágenes (Minutos de inactividad de las carpetas). La configuración de este campo es manejado entre cinco (5) y ciento veinte (120) minutos.

72 72 A partir de este campo (Separador) se inicia el proceso para el ingreso Manual de imágenes. h. Ingrese en el campo Separador el carácter con el que se van separar cada uno de los nombres configurados para el nombre de las carpetas (-, _, *). El usuario caracteres. tiene la posibilidad de ingresar en este campo máximo hasta dos Figura No 40 Llaves Disponibles i. Seleccione las Llaves haciendo clic sobre el icono que corresponden al nombre de la carpeta, para establecer la relación de las llaves con los campos de la estructura dada a la carpeta a cargar. Ver Figura No.40.. Para seleccionar las llaves debe presionar la tecla espaciadora. Las llaves seleccionadas, aparecerán en el campo, Llaves nombre de carpeta.

73 73 Puede cambiar la posición de las llaves dando el orden de captura, haciendo clic sostenido sobre el recuadro al lado izquierdo del nombre de la llave y moviéndolo a la posición deseada. j. Ingrese los datos solicitados en el campo Documento para la configuración general de las imágenes a procesar. Extensión: Configuración del tipo de extensión de los documentos a procesar. Páginas: Al seleccionar la opción Dúplex el sistema ingresara las imágenes Anverso/Reverso. Se encenderán las siguientes opciones: Insertar Página: Al seleccionar esta opción el sistema insertará la página de reverso a todos los documentos que estén en formato simplex El sistema inserta una página en blanco, que muestra en la parte inferior derecha que la página fue insertada por Cx Computers y la fecha en que se realizo este proceso. Sin Respaldo: Al seleccionar esta opción el sistema no inserta páginas a los documentos de formato Simplex, y permite procesar normalmente las carpetas. Parar Lote: Al seleccionar esta opción el sistema para la creación de este lote al detectar algún error dentro de la carpeta cuando se están incorporando las imágenes. Seleccione en Proceso Imagen la opción requerida que le permitirá realizar la configuración general de las imágenes. Auto Crop: Recorta los bordes de la imagen. Despeckle: : Remueve los puntos negros de la imagen activa.

74 74 Auto Deskew: : Nivela y endereza la imagen de acuerdo a los parámetros establecidos. Bordes: Perfila los bordes de la imagen. k. Seleccione del campo Al finalizar lote realizar proceso sobre la carpeta la opción pertinente para que el sistema no realice nuevamente el proceso de ingreso de imágenes sobre las carpetas que ya fueron barridas. Marcar: Al seleccionar esta opción el sistema marcara la carpeta para controlar que esta ya fue barrida. Renombrar: Al seleccionar esta opción el sistema cambiara el nombre de la carpeta según la configuración. Eliminar: Al seleccionar esta opción el sistema procesara las carpetas pendientes para ser barridas y las eliminara al terminar el proceso satisfactoriamente. l. Renombrar carpeta: Permite configurar la manera en que se presentaran las carpetas después de ser barridas por el sistema Al seleccionar [ I ] el sistema renombrara la carpeta al inicio del nombre de la carpeta. Al seleccionar [ F ] el sistema renombrara la carpeta al final del nombre de la carpeta. Ingrese el nombre que se incorpora al nombre de la carpeta después de ser barrida por el sistema. Carpeta procesada Las carpetas deben tener permisos de lectura, escritura y modificación para poder permitir la ejecución de los procesos del sistema. m. Seleccione activando el check mark las siguientes opciones. Activar Segunda Captura para el lote a procesar durante la indexación. Generar Msg en Auto, para enviar los mensajes de notificación durante la ejecución automática y que deben ser revisados por el usuario administrador encargado. n. Seleccione el Estado actual de cada una de las colas de ingreso.

75 75 Activo: El sistema ejecuta la lectura de las carpetas teniendo en cuenta la configuración en los campos Ejecutar. Suspendido: El sistema NO realizara ninguna ejecución para la cola de ingreso. o. El sistema de forma automática asigna el tipo de ingreso para los lotes que van a ser procesados de acuerdo a la configuración de las colas de ingreso. Ingreso Manual Ingreso Automático. p. Lista de colas creadas para el barrido de imágenes desde los repositorios. 2. De clic en 3. De clic en para guardar el proceso activo. para editar la configuración de las cola de ingreso seleccionada. a. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 5. De clic en para crear o asignar un complemento (Script). Ver figura No. 41.

76 76 Figura. 41 Script de Servicios m. De clic sobre seleccionado. para ingresar o modificar la configuración del proceso n. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. o. De clic en para guardar el proceso activo. p. Ingrese el Script de acuerdo al proceso seleccionado. Script inicial: Aplica cuando se inicia el proceso de Creación de colas. Se ejecuta una sola vez Proceso 1: se ejecuta por cada proceso pendiente o preparado para Creación de colas al inicio de este. Proceso 2: se ejecuta por cada proceso pendiente o preparado para Creación de colas final de este. Proceso 3: se ejecuta cuando finaliza un Creación de colas con error Script final: se ejecuta cuando finaliza el proceso de Creación de colas. Está disponible para usuarios que hayan tomado curso avanzado de IDE de Cx y solo se aplica para el proceso seleccionado. Estos script son ampliaciones de IDE de Cx, aumentando su capacidad en procesos ya definidos (Crear Reporte, Crear mensaje, complementar datos) Cada proceso llevará una configuración y opciones de programación diferentes.

77 77 Cx Computers sugiere que la programación de los procesos se realice en días y tiempos en que los servidores de la Empresa se encuentren encendidos. Para la configuración de los datos correspondientes a fechas en los nombres de las carpetas no se debe colocar ningún tipo de separador el sistema lo realizara automáticamente. (Si la configuración general de la fecha es DD/MM/AAAA y en el nombre de la carpeta es configurado AAAA/MM/DD el sistema validara el dato y su presentación se presentara con la configuración general.) Menú Alertas Cfg En este menú se preparan los mensajes y los correos de los destinatarios, para el manejo de envío de notificaciones de los procesos configurados previamente, Ver figura No.42. Figura No.42 Cx-Msg 1. Haga clic en para modificar los datos del proceso seleccionado. a. Cuenta : Campo para insertar el nombre que tendrá del proceso. b. Ide: : Muestra el número interno de la cuenta, (asignado por el sistema). c. Servidor : Campo que permite configurar las siguientes opciones: Mail SMPT: : (Protocolo Simple de Transferencia de Correo) campo para ingresar el nombre del servidor de correo de la Empresa. Cuenta (Mail): En este campo se ingresa la dirección de correo remitente de los mensajes de notificación. El usuario puede ingresar en este campo una cuenta de correo electrónico valida o inexistente, para cuando la cuenta de correo existe en el servidor SMPT obligatoriamente se deberá llenar el siguiente campo Clave.

78 78 Clave: Campo que permite ingresar la clave de la cuenta mail en caso de que se requiera. Puerto: Permite indicar el puerto correspondiente para el envío de las notificaciones, en caso que se requiera. d. Asunto: Campo que permite crear el asunto (titulo) con el que se generará el mensaje. e. Mensaje: Campo para crear el contenido del mensaje. f. Pie de página: Este campo permite crear el pie de página para los mensajes. 2. De clic en para guardar el proceso activo. Procesos: Campo que muestra la lista de las cuentas creadas de los procesos, para enviar los mensajes de notificación. 3. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre. 4. De clic en para realizar las configuraciones de los usuarios encargados de recibir los mensajes de notificación. Ver Figura No. 43. Figura No.43 Cx-Msg a. De clic sobre para crear una nueva cuenta de usuario ingresando los siguientes datos: Nombres: : Nombre completo de la persona a la que le llegara el correo.

79 79 El el proceso. es el consecutivo automático que genera el sistema después de grabar Destino: Campo donde se ingresan las cuentas destinatarias de notificación: Cuenta (Mail): Campo para ingresar la cuenta de correo electrónico principal a donde el sistema enviara los mensajes de notificación. ión. Copia: Campo para ingresar cuentas de correo electrónico alternativas a donde el sistema enviara los mensajes de notificación, (Opcional). IP Remota: Campo en el que se ingresa en número de la IP a donde llegaran los mensajes de alerta si sucede un error en los procesos automáticos. Para el correcto funcionamiento de esta opción debe estar habilitado el puerto definido por la Empresa. Active con los Procesos Automáticos de acuerdo a la necesidad para el envío de notificaciones: Exportador: Proceso automático de Cx Exportador. Oficinas Server: Proceso automático de Cx Server Oficinas. Varios DB: : Proceso automático de mantenimiento de la Base de Datos Empresa: : Proceso automático de configuraciones de la Empresa. Remotos: Opción que permite que el sistema envíe mensaje de notificación a la oficina origen, en caso de no poder procesar los archivos enviados por esta. Oficina: Este campo es activado en el momento en que se selecciona la opción Remotos ; Seleccione de la lista desplegable la oficina ina a la que el sistema enviara los mensajes de notificación.

80 80 Estado: Este campo permite controlar el envío de notificaciones: Activo: : Al seleccionar esta opción el sistema envía notificaciones al usuario. Suspendido: Al seleccionar esta opción el sistema no enviara notificaciones al usuario. Cuentas activas: : Campo que muestra la lista de cuentas creadas, de los usuarios administradores que recibirán los mensajes de notificación b. De clic en para guardar el proceso activo. Si el proceso se desactiva, aunque exista algún error durante el proceso; no se notificara a ningún destinatario. Esta notificación de mensaje se genera de acuerdo a un log de procesos. Los mensajes son acumulativos Visualizar los mensajes de notificación, localmente, c. De clic sobre para editar una configuración ya creada. d. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre.

81 81 5. De clic sobre, para ver las alertas generadas. a. Seleccione del Listado Alertas Generadas, el mensaje a consultar. b. En el lado derecho de la pantalla se encuentran los siguientes datos del mensaje enviado: Nombre del usuario administrador encargado de recibir las notificaciones.. Correo electrónico principal del destinatario y correos electrónicos alternos donde llegaran las notificaciones.. Consecutivo general de generación de alertas (El sistema maneja un solo consecutivo para todos los procesos) Cuerpo del mensaje o archivo adjunto. Campo que permite visualizar el log de los procesos realizados por al sistema, (Archivo adjunto en el mensaje de correo electrónico). c. Para visualizar los archivos adjuntos, de clic en.

82 82 d. Los siguientes iconos informan el estado de envió: Rojo: NO fue enviado. Azul: envío correcto. Los siguientes dos (2) módulos, solo se activan con permiso de Función de Administrador Menú Script de Inicio / Finalización Indexación (Lote). Se configura el comportamiento del lote cada vez que inicia y finaliza su proceso. Permite generar una serie de validaciones filtradas por Grupos o Tipos Documentales, figura No.44. Figura No. 44 Cx Strip Lote

83 83 1. De clic en para editar o modificar los datos de acuerdo al proceso. a. Con la tecla [TAB] se puede desplazar por los siguientes campos: Campo nombre: Campo para ingresar el nombre con relación al script. Asignar a: Campo para ingresar el código del proyecto al cual se le asignara la configuración del script, si aplica. Inicio Lote: Se ingresa el script que indica el comportamiento del lote cada vez que inicia el proceso. Final Lote: Se ingresa el script que indica el comportamiento del lote cada vez que finaliza el proceso. 2. De clic en para guardar el proceso activo. 3. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre Menu Reportes de configuración En este menú, se crean los reportes necesarios para el control de los aplicativos de Cx Digitalizador y Cx Index. La Empresa-Cliente cuenta con el modulo y el usuario debe contar con la capacitación avanzada de Cx API. Ver figura No. 45. Figura No. 45 Configuración Reportes 1. De clic en para la iniciar la creación de un reporte.

84 84 a. Ingrese el nombre del reporte. b. Clase Activa para permitir crear el reporte. c. Grupo / Tema d. Ingrese el código (Script) necesario para la generación y posterior consulta de los reportes en los siguientes campos: Script inicial Script de Consulta Script de Informe e. Asigne las propiedades del archivo PDF 2. De clic en para guardar la configuración del reporte. 3. De clic sobre para editar o modificar un reporte ya creado. a. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo.

85 85 b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. De clic sobre para eliminar un reporte creado. a. El sistema le mostrar un aviso control. b. Si está seguro de eliminar la el reporte, de clic sobre SI, de lo contrario de clic sobre NO. 5. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre.

86 Herramientas Varias En esta barra se presentan los menús con los cuales se permite gestionar las tablas, el ingreso de datos, las oficinas, la instalación de soportes y el manejo de las rutas de almacenamiento. Ver figura No. 46. Figura No. 46 Menú Herramientas Varias Menú Creación Tablas Menú Ingreso Planos Menú Control oficinas Menú Monitoreo oficinas Menú Monitoreo Exportación Menú Instalación Soportes Menú Repositorios de Almacenamiento Creación de Tablas Facilita la administración de la Base de Datos. Permite crear tablas que pueden ser usadas para las validaciones de campo (auto llenado), seleccionar una tabla existente y modificarla o hacer consultas a los registros según criterios. También se puede borrar la tabla o sus datos, figura No. 47. Por control del proceso, solo se permite la gestión de las tablas usadas para auto llenado en los Tipos Documentales y Llaves.

87 87 Figura No. 47 Creación de tablas 1. De clic en para crear una nueva tabla. a. Ingrese los siguientes datos : Tabla de Ingreso de Datos: : Es el nombre de la tabla que se va a crear. Grilla de la Tabla: Permite definir los tipos de campos que hacen parte de la tabla. Field_name: : Nombre del campo al momento de crear, se le asigna uno con datos del sistema. Remplazar el nombre del campo por el nombre que lleva el campo. Field_type: : Tipo de dato por defecto es [C] carácter, Utilizar las siguientes

88 88 opciones para dar forma al campo: C = Carácter D = Fecha L = Lógico M = Memo Texto variable N = Numérico F = Flotante I = Integer B = Double Y = Currency T = Fecha y Tiempo V = Texto Variable G = General Field_len: : Longitud del campo por defecto 10 caracteres. Field_dec: : Pociones decimales, aplica para campos numéricos. Field_null: Si acepta datos tipo Null, True o False. Los demás campos a la derecha no son utilizados en la creación de los campos de las tablas. Se utilizan de manera específica. Para activar o insertar campos oprima la combinacion de teclas [ Ctrl + Y ] 2. De clic en para guardar los cambios. 3. De clic sobre necesarios. para editar una tabla ya creada, modificando los campos a. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. Para consultar los registros de una tabla siga los siguientes pasos: a. Seleccione de la lista de tablas creadas la tabla a consultar.

89 89 b. Seleccione el campo a consultar de la tabla seleccionada. Campo: Muestra los campos disponibles de la tabla seleccionada. Al seleccionar un campo el control de valor activa las propiedades según el tipo de campo. Puede seleccionar hasta cuatro campos y combinarlos con los operadores para poder filtrar la consulta. c. Del listado de opciones seleccione el operador apropiado para realizar el filtro en la consulta. Operadores (Opere): Son los operadores para búsqueda que actúan entre el campo y valor. = : Igual. <> : Diferente. >= : Mayor o igual que. > : Mayor que. <= : Menor o igual que. < : Menor que.! : Que contiene Aplicado a cadenas de datos d. Ingrese el valor para cada campo de acuerdo a la consulta.

90 90 Valor: Esta determinado por el criterio de búsqueda y el tipo de dato al seleccionar campo o el control de valor activa las propiedades según el tipo de campo. Puede seleccionar hasta cuatro campos y combinarlos con los operadores para poder filtrar la consulta. e. De clic derecho del mouse sobre el primer campo de la opción Valor. Al hacer esto se activa el botón para consultar. f. En la parte de Campos Disponibles, seleccione la opción al hacer clic que se ajuste a las necesidades: Ordenar: : Permite ordenar la consulta de acuerdo al campo marcado. Marcar: Permite marcar el campo para filtrar en la consulta (solo se presenta información respecto al campo marcado). Desmarcar: Permite desmarcar el campo marcado para filtrar la consulta. Para generar la consulta con todos los campos de la tabla, puede hacer clic sobre el primer campo de valor para activar la opción de consultar. g. De clic en para generar la consulta y presentar los resultados. h. De clic sobre para ver los resultados de la consulta en una tabla. Para que la opción de consultar se encienda los campos y criterios de consulta, deben ser correctos; de lo contrario esta opción no se encenderá para permitir la presentación de la consulta.

91 91 i. De clic sobre para seleccionar la ruta de exportación. Campos de salida: Corresponde a los campos consultados y se puede dar el orden de salida que necesite al hacer clic sostenido del Mouse sobre el cuadro al lado del nombre del campo y moviéndolo de posición.

92 92 Seleccione el Tipo archivo de salida con el cual saldrá la exportación. Seleccione la Ruta y nombre del archivo: para la salida de exportación. Haga clic en el icono, para realizar el proceso de exportación. j. Al hacer clic sobre el icono iniciar una nueva consulta., se limpia o cancela la consulta actual para 5. Para eliminar o vaciar los registros de una tabla, siga los siguientes pasos: a. Seleccione la tabla de la lista. b. De clic sobre y confirme el mensaje de validación de acuerdo al proceso. Si está seguro de eliminar todos los registros de clic sobre SI, de lo contrario de clic sobre NO. Para poder eliminar una tabla, primero se debe vaciar el contenido de esta; lo que permite continuar el proceso de eliminación. 6. Para eliminar una tabla del sistema, siga los siguientes pasos: a. Seleccione la tabla de la lista. b. De clic sobre y confirme el mensaje de validación de acuerdo al proceso.

93 93 Si está seguro de eliminar la tabla, de clic sobre SI, de lo contrario de clic sobre NO. Eliminar Tabla: Una tabla solo puede ser eliminada si sus registros han sido eliminados o esta se encuentra vacía. 7. Si desea cancelar el proceso, de clic sobre Menú de Ingreso planos Se permite el ingreso de datos desde archivos planos u otro formato compatible. Estos datos son utilizados para auto llenados o verificación de campo. Después de crear las tablas en el modulo anterior se pueden importar los datos al sistema, figura No. 48. Figura No. 48 Importador Archivo Referencias

94 94 1. Para realizar una importación siga los siguientes pasos: a. Seleccione la tabla del listado a la que va a realizar la importación de datos.. Tablas Disponibles: Lista las tablas disponibles que permiten la importación de datos, Al seleccionar presenta en la lista de Campos, los campos que se puede utilizar para importar. b. De clic sobre, para crear una nueva importación de datos. Busque la ruta donde está guardado el archivo con los datos que se van a importar. De clic en, el sistema cargara los datos a la estructura de la tabla de acuerdo a los Campos Disponibles.

95 95 Campos Disponibles: : Muestra los campos que se pueden llenar con los datos importados. Se pueden seleccionar y darle un orden a estos, dando doble clic para estar acorde con la estructura de los datos a importar. 2. De clic en para iniciar y guardar el proceso de importación. Campos Seleccionados: Presenta los campos y el orden de acuerdo con la selección de los campos disponibles que son asignados con doble clic. Error Operativo: Es responsabilidad del Usuario la duplicidad de los registros importados. 3. De clic sobre para consultar los registros importados de la tabla seleccionada. Esta opción se presenta con permisos de para el usuario. 4. Al hacer clic sobre el icono, se limpia o cancela el proceso actual.

96 Menú Control Oficinas Este menú permite el ingreso y control de las oficinas, al igual que los horarios empleados para la transmisión desde cada oficina.figura No. 49. Figura No. 49 Configurador Carga Lotes 1. De clic sobre para iniciar la creación de las oficinas. a. Ingrese los datos solicitados: Código de la oficina Nombre de la oficina Oficinas: Se presenta el listado de las oficinas creadas, presentando el código y el nombre de la oficina al lado izquierdo de la ventana. Código: Número general asignado a la oficina. Oficinas: Nombre asignado a la oficina. b. Ciudad: Permite filtrar la ciudad de las oficinas. c. Regional: Permite filtrar la regional a la que pertenecen las oficinas. d. Zona: Corresponde a la zona para aplicar filtros respecto a la regional. e. Horas en las cuales se realizara la Transmisión automáticas por oficina.

97 97 2. De clic en para guardar las modificaciones y las configuraciones creadas. 3. De clic en para editar la información de las oficinas. a. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. De clic sobre para eliminar una oficina. a. El sistema mostrara el siguiente aviso control. b. Si está seguro de eliminar la oficina, de clic sobre SI, de lo contrario de clic sobre NO. 5. Al hacer clic sobre el icono, se limpia o cancela el proceso actual Menú Monitoreo Oficinas En este menú se presenta el reporte de inconsistencias donde se puede verificar los procesos de catálogos y lotes realizados por el sistema satisfactoriamente, y los procesos que presentaron inconvenientes durante el proceso de oficinas como las diferentes opciones de gestión sobre los catálogos y lotes. Ver Figura No. 50.

98 98 Figura No. 50 Control Oficinas (Reporte Inconsistencias) 1. Para realizar la consulta y para generar la lista de los lotes utilice una de las opciones que le ofrece el sistema: a. Ingrese uno o varios de los filtros disponibles. El sistema mostrara el listado de catálogos, que cumplan con los criterios ingresados Oficina: Este campo permite el ingreso de un valor numérico (Número de la oficina), para la generación de la consulta. Enviado: Este campo permite el ingreso de un valor tipo Fecha (Fecha de envío del lote) para la generación de la consulta. Ingresado: Este campo permite el ingreso de un valor tipo Fecha (Fecha en la que ingreso el lote a Cx Server Oficinas) para la generación de la consulta. Procesado: Este campo permite el ingreso de un valor tipo Fecha (Fecha en la que fue procesado el lote por Cx Server Oficinas) para la generación de la consulta. Catálogos Creados Pendientes: Este campo permite la selección teniendo activa la opción de: Archivo Zip: Al seleccionar la opción de Muestra los lotes que presentaron inconvenientes en el archivo ZIP Nº lote: Muestra los lotes que no tienen asignado el número consecutivo pro

99 99 que ese lote presento inconvenientes y no pudo ser procesado por el sistema. Reportado: : Este campo permite el ingreso de un valor tipo Fecha (Fecha en la que fue Reportado el lote) para la generación de la consulta. El área de los procesados. filtros solo estará activa antes de realizar la consulta de los lotes b. De clic sobre para realizar la consulta general de los catálogos que ingresaron al sistema, presentando el nombre del catalogo y el número de documentos. 2. Seleccione cada catálogo par ver el detalle de cada uno a. Verifique la información contenida en el catalogo seleccionado. Ruta: Este campo muestra la ruta donde se encuentran los archivos (catálogos y Zip) enviados por las oficinas de digitalización al sitio FTP. Oficina: Este campo muestra el código y el nombre de la oficina de digitalización que envió el lote al FTP. Enviado: Este campo muestra la fecha en la que una oficina envió un lote desde digitalización al FTP. Ingresado: Este campo muestra la fecha en la que el sistema registra el lote para procesos. Catálogo: Este campo muestra el número consecutivo asignado por el sistema de acuerdo al orden de ingreso de los lotes. : Este campo muestra en el estado en el que se encuentra en lote seleccionado: Cargado: Indica que los catálogos se leyeron desde los repositorios FTP y

100 100 colas de ingreso. Proceso ZIP: Indica que se subió y verifico el catalogo moviéndolo al repositorio de digitalización. Proceso Lote: Indica que se pasaron los dos estados anteriores y que ha sido asignado un numero de lote interno de indexación. Disponible Indexación: indica que se realizaron los procesos de verificación y existen lotes para indexación. Indexado Manual: Indica que el lote tuvo la intervención un usuario para completar datos. Indexado automático: Indica que el lote fue pasado directamente a la bandeja de exportación. Este campo muestra el nombre del archivo comprimido (.zip), y el número consecutivo asignado por el sistema al lote. Activando esta opción para se pueden ver las imágenes que pertenecen al lote seleccionado. Verificar grafico: Este campo muestra las imágenes del lote seleccionado. Páginas Grafico: Este campo muestra el total de páginas que contiene el lote. : Este campo muestra el nombre del catálogo (.cx) seleccionado. Páginas: Este campo muestra la cantidad de páginas que contiene el lote seleccionado. Procesadas: Este campo muestra la cantidad de páginas que fueron procesadas por el sistema. Diferencia: Este campo muestra la diferencia entre la cantidad de páginas ingresadas y las procesadas por el sistema.

101 101 b. En los siguientes campos, se presenta el informe de los documentos reportados, los ingresados a la Base de Datos, los que presentan diferencia y el nombre del archivo de la imagen. Documentos reportados por oficina: : Este campo muestra la información de los documentos (Tipo Documental, Número de Páginas y Número de Registros) que fueron ingresados al sistema. Documentos Ingresados Base de Datos: : Este campo muestra la información de los documentos (Tipo Documental, Número de Páginas y Número de Documentos) que fueron ingresados a la Base de Datos. Documentos que presentan diferencia: : Este campo muestra el Tipo Documental que presenta errores en la cantidad de registros ingresados al sistema e ingresados a la Base de Datos. Archivo Grafico: : Este campo muestra el nombre del archivo grafico (.tif). Si al realizar el procedimiento para consultar las imágenes de un lote, el sistema no presenta la imagen en Verificar grafico, se deben revisar los permisos y que los archivos existan en los repositorios. 3. Al dar clic el sistema le permitirá consultar los reportes de los listados de los lotes que presentan errores.

102 102 a. Utilice los filtros oficina y/o reportado y de clic sobre buscar para realizar una consulta especifica b. De clic en reportado. y el sistema traerá el listado de todos los lotes que han sido c. Al hacer clic sobre, se limpia o cancela el proceso actual. 4. Al dar clic sobre, el sistema le permite importar un archivo.zip especifico; con el fin de reemplazar el archivo seleccionado para continuar el proceso. a. Luego de seccionar el archivo, de clic en el botón Aceptar para reemplazar el archivo. Este proceso se da cuando se identifica que el archivo ZIP que se está procesando se encuentra defectuoso y existe la forma de poderlo reemplazar por un archivo bueno.

103 Al dar clic sobre se muestra una ventana donde se visualiza la información sobre los mensajes que se han enviado correspondientes a los catálogos y lotes que presentan inconvenientes. (Ver Menú Cx Alertas Cfg). 6. Al hacer clic sobre el icono, se limpia o cancela el proceso actual Menú Monitoreo Exportación En este menú se presenta el control de exportaciones donde se puede verificar las exportaciones realizadas por el sistema satisfactoriamente (Procesado OK), las exportaciones que presentaron inconvenientes durante el proceso de exportación y las diferentes opciones de gestión sobre las exportaciones. Ver Figura No. 51. Figura No. 51 Control Exportación 1. Para realizar la consulta de control de exportaciones: a. Seleccione la cola de exportación que desea consultar.

104 104 b. Ingrese uno o varios de los filtros disponibles para realizar una consulta específica. El sistema mostrara el listado de los Lotes de exportación que cumplan con los criterios ingresados. Número: Este campo permite el ingreso de un valor numérico (Número consecutivo asignado por el sistema a una exportación), para la generación de la consulta. Nombre de Exportación: Este campo permite el ingreso de un valor tipo carácter (Nombre asignado por el sistema a una exportación) para la generación de la consulta. Estado: Este campo despliega los estados disponibles para la generación de la consulta. Fecha de Exportación: Este campo permite el ingreso de un valor tipo Fecha (DD/MM/AAAA) correspondiente a la exportación, para la generación de la consulta. c. De clic sobre para generar la consulta de las exportaciones. El sistema traerá el listado completo de los lotes de la exportación o de acuerdo a los filtros de la consulta. Seleccione del listado de Lotes Exportados la exportación que desea consultar. El sistema cargara toda la información relacionada con la exportación seleccionada:

105 105 IDE: : Este campo muestra el número consecutivo asignado por el sistema. Nombre: : Este campo muestra el nombre de la exportación seleccionada. Exportado: Este campo muestra la fecha y la hora en la que se realizó la exportación seleccionada. Estado: : Este campo muestra el estado en el que se encuentra la exportación seleccionada. Los estados son los siguientes: Procesado (OK): Informa que la exportación seleccionada fue exportada de manera correcta. El lote exportado NO presenta ninguna inconsistencia. En Proceso: Informa que la exportación seleccionada no ha sido exportada ya que no cumple con los requisitos de la configuración y/o presenta errores. Inicializado (reversado): Informa que los registros de la exportación fueron inicializados para ser exportados nuevamente. d. Cuando se ha generado la consulta, el sistema presenta el detalle de la exportación así: Tipos Documentales: Muestra la lista de los Tipos Documentales que conforman la exportación seleccionada. Docu: : Muestra el total de documentos correspondientes a cada uno de los Tipos Documentales existentes en la exportación seleccionada. Pág: : Muestra el total de páginas correspondientes a cada uno de los Tipos Documentales existentes en la exportación seleccionada. De clic sobre con el botón derecho del Mouse para copiar el informe y trasladarlo a un archivo de texto.

106 106 El informe muestra en la parte inferior los totales de los Tipos Documentales, documentos y páginas existentes en la exportación seleccionada. e. Cuando la exportación presenta inconsistencias, el sistema presenta la siguiente relación: Registro: : Este campo muestra el número del registro (consecutivo interno) que presenta inconvenientes. Reporte: : Este campo muestra el número del DIP asignado a una llave determinada y/o el error que presenta inconvenientes. Llave: : Este campo muestra el número de la llave que presenta inconvenientes y el valor del error asignado por el sistema. f. Para consultar los Tipos Documentales, Documentos y Páginas que se encuentran comprometidos desde el sistema de Cx Index para ser exportados pero el servicio automático no los ha procesado. Active el (checkmark), para mostrar los TD pendientes. Tipos Documentales: : Muestra la lista de los Tipos Documentales que conforman la exportación seleccionada y que se encuentran pendientes para ser exportados. Docu: Muestra el total de documentos correspondientes a cada uno de los Tipos Documentales existentes en la exportación seleccionada. Pág: Muestra el total de páginas correspondientes a cada uno de los Tipos Documentales existentes en la exportación seleccionada. 2. De clic sobre para eliminar una exportación (elimina consecutivo). Este proceso solo se activara cuando se realice una exportación por primera vez y no esté completa.

107 107 El número consecutivo asignado por el programa a las exportaciones es general para todas las colas de exportación configuradas. 3. De clic sobre para exportar nuevamente los registros de una exportación. a. De clic en Si, si está seguro de realizar la Re-exportación. b. El sistema de forma automática re-exporta las exportaciones que se encuentren en estado Procesado (OK). 4. Al dar clic sobre se muestra una ventana donde se visualiza la información sobre los mensajes que se han enviado correspondientes a las exportaciones que presentan inconvenientes. (Ver Menú Cx Alertas Cfg) Menú Instalación Soporte. Este menú se emplea para instalar de forma manual los soportes (librerías) para que el aplicativo funcione de forma correcta y eficiente. Con este proceso no se presentan fallas de soporte, figura No. 53.

108 108 Figura No. 53 Configuración Estación 1. Para realizar la instalacion de las librerías necesarias para el correcto funcionamiento del sistema haga de clic en para registrar las librerías. a. Confirme el mensaje de control para continuar el proceso librerías. de instalacion de las b. Si está seguro de instalar las librerías, de clic sobre SI, de lo contrario de clic sobre NO. Para instalar las librerías empleadas para funciones de reconocimiento seleccione con el botón derecho del Mouse. 2. Para crear los accesos directos: a. Seleccione mediante la opción de checkmark los accesos directos en el escritorio que desee crear.

109 109 b. De clic sobre el botón para crear los accesos directos selccionados. Para poder realizar estos procesos el usuario debe contar con privilegios de usuario Administración de la máquina local. El registro de las librerías debe ejecutarse sobre el servidor donde se realiza el proceso y no sobre las estaciones de trabajo. Tener en cuenta que para que este menú se active, debe estar dentro de la carpeta del sistema Cx Index la carpeta cx_install, con las respectivos archivos de librerías Menú Configuración Rutas de almacenamiento Este menú permite el control de los repositorios de almacenamiento, figura No. 54. Estos están divididos en tres tipos. Almacenamiento, Digitalización y Temporales. Antes de configurar una ruta, es necesario tener en cuenta: La carpeta asignada debe estar compartida y con permisos de lectura y de escritura. (Recomendado). Se debe verificar la localización y nombre de la carpeta. (Ruta). Se recomienda compartir las carpetas utilizando la característica de ocultar las carpetas así: adicione el símbolo $ al final del nombre. De esta manera la carpeta no estará a la vista de todos los usuarios. Comprobar que el disco donde se encuentra dicha carpeta cuente con espacio suficiente. (Espacio disponible). La carpeta compartida puede contener todos los platos, estos se diferencian por un número único de asignación. (Platos).

110 110 Figura No. 54 Ruta de almacenamiento 1. De clic sobre siguientes datos: para la creación de rutas de almacenamiento e ingrese los a. Ruta Completa: : Digitar la ruta UNC (Convención Universal de Nombre) del repositorio, por ejemplo: \\Nombre-Servidor\nombre-carpeta$ carpeta$. b. Proyecto: Permite controlar los procesos de acuerdo al proyecto al cual se vinculara la Ruta. c. Tamaño Kb: Asigna el tamaño de cada volumen para los repositorios de almacenamiento, digitalización y temporales. d. Nº Archivos: Cantidad de archivos por volumen recomendados. El sistema evalúa cada volumen y si cumple con el espacio requerido el sistema automáticamente crea otro volumen e. Seleccione el estado de cada ruta del repositorio: Activo: Indica que la ruta correspondiente es usada por el sistema para almacenamiento. Usado: Indica que la ruta correspondiente es usada como consulta y no como almacenamiento.

111 111 Cuando se cumplen las condiciones de almacenamiento, el sistema automáticamente va creando los volúmenes necesarios. f. Segunda Copia: : Al seleccionar se genera una segunda copia en el repositorio que se haya ingresado en el campo. 2. De clic sobre para guardar la nueva configuración. Estructura de los repositorios: Almacenamiento: Ubicación final de las imágenes. Se recomienda crear una carpeta compartida con permisos de escritura y lectura. La estructura es por plato y se le asigna una numeración de 100 hasta 600. Digitalización: Ubicación temporal de las imágenes para procesos de Cx Server Oficinas y digitalización directa en Cx Index, se asigna una numeración de 601 hasta 900. Temporales: Repositorios utilizados para procesos de descompresión y paso temporal de las imágenes en los diferentes procesos de adición o separación de imágenes, se asigna una numeración de 901 hasta 999. Servidor Oficinas: : Indica la (s) ruta (s) en donde se tomaran los lotes que fueron transmitidos para ser procesados por Cx Server Oficinas y agregarlos al proceso de Cx Index. Platos: Repositorio donde se lleva el control de los mismos por ruta. La organización de los repositorios y las ubicaciones donde se depositan las imágenes al ingresar al sistema. Volumen: Muestra el listado de los volúmenes creados por el sistema de forma automática para la distribución de los archivos de imágenes. Estos volúmenes son de consulta y aplica solo para los platos de Almacenamiento. 3. De clic sobre para cambiar la configuración de una ruta ya creada. a. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. b. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. Al hacer clic sobre, se limpia o cancela el proceso actual.

112 Barra Cx Administrativos En esta barra se encuentran las herramientas administrativas necesarias para realizar la administración del aplicativo, figura No.59. Figura No. 59 Menú Cx Administrativos Menú Conexión DB Menú Certificar Estación Menú Conexiones Web Services Menú Certificar Estación (Digitalización) Menú Conexión DB Controla la forma en que la aplicación se conecta con una base de datos. Las conexiones para autenticación y para almacenamiento que se pueden configurar en este modulo, figura No.60. Figura No. 60 Configurador Conexiones

113 De clic sobre para crear una conexión a. Seleccione la clase para definir el tipo de conexión que se va a realizar, está determinada por la naturaleza de la Base de Datos. SQL: : Activa conexión con servidores SQL. FOX: Activa el servidor de tablas independiente de Visual Fox. Web Service: Activa conexión Remota. As400: Activa conexión con servidores As400. b. Ingrese el nombre de la conexión c. Seleccione en Tipo de Autenticación la base de datos a la cual va a conectarse para autenticar con otro origen de datos. FOX: : Los usuarios son creados independiente de la base de datos y se puede administrar por los sistemas Cx. Base de Datos SQL: Los usuarios están incluidos en la base de datos y se pueden administrar por los sistemas de Cx. LDAP: : Son conexiones de directorio activo y son administrados por sistemas externos. d. Seleccione del listado de Drivers el controlador que comunica el sistema con la base de datos. Estos controladores son estándares de conexiones ODBC.

114 114 e. Ingrese la descripción de la conexión activa. f. Seleccione en el campo Auto llenado si va a crear una conexión para ser usada en los auto llenados de datos por Tipo Documental. Para esta conexión no aplica tipo de autenticación. g. Ingrese el nombre del servidor de base de datos. Se pueden usar nombres de host o direcciones IP. Ej: CX-SERVER ó Se debe tener en cuenta la resolución de nombres para el uso del nombre del servidor. h. Ingrese la ruta donde estarán ubicados los datos. Solo se ingresa cuando se utilizan tablas libres. i. Ingrese el nombre de la Base de Datos. j. Seleccione en control DB, que corresponde al proyecto asignado a la base de datos configurada.

115 115 k. Ingrese el usuario asignado a la base de datos para el uso del sistema Cx Index. l. Ingrese la clave asignada al usuario de la base de datos para la autenticación y seguridad de la base de datos. 2. De clic en para guardar la configuración. 3. De clic sobre para editar una configuración de una BD. a. Lista Conexiones: Muestra el total de las conexiones creadas y se puede seleccionar para su modificación. b. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. c. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. 4. De clic sobre para crear la conexión a los servicios FTP. (Aplica para los programas de Cx Digitalizador y Cx Index. Ver ANEXO No. 3.) El sistema muestra la ventana de configuración de FTP, Ver Figura No. 61.

116 116 Figura No. 61 Configuración FTP a. De clic en para crear un sitio FTP e ingrese: Sitio FTP: Dirección IP o nombre del servidor FTP. Carpeta Destino: Carpeta en el servidor FTP que recibirá los archivos. Se pueden crear varias carpetas de llegada y asignarlas indiferentemente a las estaciones de digitalización. Propiedades de la Conexión: Se configuran de acuerdo al tipo de conexión determinados por el administrador del FTP. Puerto: Número de puerto habilitado para la conexión. (En caso de utilizar una conexión segura el puerto es 990. Criterio del administrador del sitio FTP).

117 117 Pasivo: Estado de comunicación del servidor FTP. Seguridad SSL/TLS: Permite trabajar con servidores seguros de FTP. Hay que tener en cuenta el puerto de comunicación. Cifrar: Cifra la comunicación con el FTP. Servidor pasivo: Según configuración del servidor FTP. DNS Dinámico: Se utiliza para la búsqueda del servidor según configuración. Completar Parámetros: Permite que el sistema tome lo valores para completar la configuración directamente del servidor FTP. Certificado Digital: Activa el uso de certificados digitales y los niveles de seguridad para poder autenticar con el servidor. Estos certificados deben ser emitidos por el servidor de FTP. Registro Log: Genera un archivo de control de procesos en la carpeta local del sistema. Control de actualización: Indica al sistema donde está la carpeta y los archivos de actualización. Carpeta: Lugar donde están ubicados los archivos de actualización. Archivo de soporte: Nombre del archivo de soporte que tiene las instrucciones para la actualización. Tiempos de espera: Configura los tiempos en milisegundos en los que el programa espera una respuestas tanto de transmisión y recepción. Ancho de banda: El programa cuenta con la tecnología que le permite utilizar al máximo del ancho de banda sin saturar el canal. Si se especifican valores diferentes de cero (0) para enviar y recibir, el programa ajustará el uso del ancho de banda a esto valores. Si se especifica valor en cero (0), el programa administra el ancho de banda. Certificado: Ruta y nombre del certificado para la autenticación. Usuario: Nombre de usuario valido para validar la conexión FTP.

118 118 Clave: : Palabra clave asignada al usuario. Carpeta virtual: : Se activa esta opción para copiar los lotes de documentos a una ruta específica para el evento en que el sitio FTP no se encuentre activo. Seleccione. De clic sobre para ubicar la ruta., el sistema de forma automática despliega la pantalla Seleccione la ruta y de clic en el botón Aceptar. b. De clic en para guardar la configuración. c. De clic sobre para editar una configuración. De clic en para guardar la edición o modificación del proceso activo. Si desea cancelar el proceso de edición o modificación de clic sobre. d. De clic para realizar una prueba de permisos a los repositorios asignados al proceso de transmisión, control y actualización, Ver Figura No 62.