Creación de usuarios Acceso a Alexia

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1 Creación de usuarios

2 INTRODUCCIÓN 2 OBJETIVOS 2 Capítulo 1: Proceso de creación de usuarios Glosario Condiciones previas Alta en el sistema Creación de perfiles Creación de usuarios Creación masiva de usuarios Creación unitaria de usuarios Claves de acceso al sistema 10 Introducción En un centro educativo intervienen gran cantidad de personas agrupadas en los siguientes roles: Empleados Padres Alumnos Alexia ofrece la posibilidad de gestionar los datos de todos los integrantes de la comunidad educativa y, además, concederles unas claves de acceso como usuarios. C&A recomienda la lectura del manual Alta en el sistema: ficha de alumnos, empleados y familias antes de la lectura del presente manual. Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos: 1. Crear un usuario de Alexia de forma masiva o de forma individual, para aquellos miembros de la comunidad educativa del centro que necesiten acceder al sistema. 2. Crear los distintos perfiles que pueden tener los miembros de la comunidad educativa. 2

3 Capítulo 1: Proceso de creación de usuarios 1.1 Glosario El administrador de Alexia, en la tarea de introducir datos dentro del sistema de todos los miembros de la comunidad educativa debe distinguir los conceptos que se definen a continuación. Usuario: Cualquier persona física con clave de acceso a Alexia validada para tener un uso limitado. Rol: Cargo o función que desarrolla un usuario en el sistema. En Alexia los roles pueden ser: Empleado Padre Alumno Administrador Perfil: conjunto de permisos otorgados a algunos usuarios. Permiso: licencia con la que se concede a un usuario la posibilidad de tener acceso a funciones y/o a datos registrados en el sistema. Los miembros de la comunidad educativa pueden tener los siguientes roles: Empleado Padre Alumno Administrador Nota: Una persona puede tener más de un rol dentro del sistema. 1.2 Condiciones previas Para poder dar de alta a un usuario de Alexia es necesario que: Exista su perfil, ver punto 1.4 de este manual. La persona esté dada de alta en el sistema. 3

4 1.3 Alta en el sistema A pesar de que no todos los miembros de la comunidad educativa acceden a Alexia, C&A recomienda que éstos estén dados de alta en el sistema con el fin de archivar y conservar datos que en cualquier momento pueden ser de utilidad. El primer paso que el usuario deberá realizar es dar de alta en el sistema a los integrantes de la comunidad educativa. Para ello deberá recorrer la ruta: Archivo Mantenimiento Según el rol del nuevo miembro de la comunidad educativa, el usuario deberá elegir entre: Alumnos Familias Empleados El asistente abrirá una ventana como la que muestra la figura 1, una vez hecha la anterior elección. 4 Fig.1 Para la creación de un nuevo usuario, deberá pulsar sobre el botón Nuevo. En este momento el sistema le ofrecerá al usuario la posibilidad de introducir los datos referentes al nuevo miembro del centro educativo. La figura 2, a modo de ejemplo, muestra el asistente para la creación de alumnos. Para la creación de un nuevo usuario, el administrador de Alexia deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la ficha del alumno, familia o empleado.

5 Fig.2 Alexia ofrece gran cantidad de campos de información para tener un registro amplio de cada uno de los miembros. A pesar de que no sea necesario cumplimentar todos los campos existen algunos que sí que son de carácter obligatorio. Éstos serán marcados con el símbolo. A pesar de que no sea obligatorio cumplimentar todos los campos de información, existen algunos que son de carácter obligatorio. 1.4 Creación de perfiles Para la creación de un usuario el sistema, previamente, debe tener creado el perfil que se le asignará al nuevo usuario. C&A recomienda que el administrador de Alexia cree en el sistema los perfiles básicos. Posteriormente podrá crear tantos perfiles como el centro educativo necesite definir. Para ello el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Para la creación de un usuario en el sistema debe tener creado el perfil que se le asignará al nuevo usuario. Utilidades Seguridad Perfiles Al pulsar sobre el botón Añadir, el sistema ofrecerá una pantalla como la que muestra la figura 3. 5

6 Fig.3 El usuario deberá especificar a qué rol pertenece el nuevo perfil, así como el nombre que lo definirá, por ejemplo: Perfil alumno. En esta pantalla aparecen 3 pestañas: General: el usuario podrá escribir una breve descripción del nuevo perfil. Permisos: al pulsar sobre el botón Filtrar, figura 4, el sistema ofrecerá 4 categorías: Comunicación, Alumnos, Seguridad, Menú Herramientas. Al pulsar sobre una de ellas el usuario podrá marcar en la casilla para conceder el permiso a todos aquellos usuarios que pertenezcan a ese perfil. Usuarios: en esta pestaña el sistema mostrará el listado de todos los usuarios que tienen asignado este perfil. Fig.4 6

7 1.5 Creación de usuarios De todos los miembros de la comunidad educativa algunos serán usuarios de Alexia. La creación de usuarios puede realizarse de dos formas: Masiva: para la creación de gran cantidad de usuarios con el mismo rol y el mismo perfil. Unitaria: para la creación de un solo usuario. No todos los miembros de la comunidad educativa serán usuarios de Alexia, ya que quizás sus funciones dentro del centro educativo no requieren el acceso al sistema. Para la creación de usuarios, Alexia debe tener creado, como mínimo, un perfil perteneciente al rol seleccionado, punto 1.4 de este manual. Nota: Todos los usuarios se crearán con un nivel bajo de LOPD Creación masiva de usuarios Para la creación masiva de usuarios el administrador deberá recorrer la siguiente ruta: Utilidades Seguridad Creación de usuarios El primer paso que deberá realizar es seleccionar el rol, figura 5. Fig.5 7

8 Al pulsar sobre Siguiente el sistema ofrece un filtro para la selección de miembros de la comunidad educativa pertenecientes a dicho rol. De todos ellos, el usuario puede hacer una selección global, pulsando sobre el botón Todos, o una selección múltiple, pulsando sobre cada uno de los nombres que van a ser dados de alta como usuarios. Para ello podrá ayudarse de las teclas Shitf y/o Control, como en cualquier otra selección múltiple. Figura 6. Fig.6 Antes de finalizar, el usuario deberá definir el perfil de los nuevos usuarios. A modo de ejemplo, la figura 7 muestra los 3 posibles perfiles que pueden tener los usuarios con rol empleado de un centro educativo. El administrador podrá crear usuarios de forma masiva siempre que estos tengan el mismo rol y el mismo perfil dentro del sistema. Fig.7 8

9 1.5.2 Creación unitaria de usuarios Para la creación unitaria de usuarios, el administrador deberá recorrer la siguiente ruta: Utilidades Seguridad Usuarios Como en la creación masiva, el primer paso que deberá realizar es seleccionar el rol, figura 5. A su vez deberá elegir el miembro de la comunidad educativa al que se le dará de alta como usuario, figura 6. Al pulsar sobre Siguiente el sistema informará sobre la creación del nuevo usuario y su rol, figura 8. Fig.8 Al pulsar sobre Finalizar, el sistema muestra una pantalla, figura 9, en la que aparecen los datos del nuevo usuario. Cabe destacar el código de usuario y código de acceso del usuario. Fig.9 9

10 En la carpeta Rol el usuario podrá visualizar el rol del nuevo usuario y definir el nivel de LOPD que éste tendrá. Figura 10. Fig.10 En la carpeta configuración el usuario podrá determinar el idioma de pantalla y el idioma del contenido que aparecerá para el nuevo usuario. Ver manual Idiomas del centro: gestión de los idiomas del centro. En la carpeta Perfiles el usuario deberá definir el perfil del usuario. 1.6 Claves de acceso al sistema Tal como indica el punto de este manual, en la creación de usuarios el sistema crea de forma automática: Un nombre de usuario: aunque generalmente suele ser la inicial del nombre y el apellido separados por un punto, el administrador puede cambiarlo. En la creación de usuarios el sistema genera, de forma automática: Un nombre de usuario Un código de acceso Un código de acceso: éste es alfanumérico, y también puede modificarse, tanto por el administrador de Alexia como por el propio usuario. Para mayor seguridad, en el primer acceso a Alexia el usuario deberá escribir una pregunta y una respuesta que serán usadas en caso de olvidar las claves de acceso. 10

11 El usuario podría modificar estas claves de acceso posteriormente si tiene el permiso correspondiente. Para concedérselo, el administrador deberá recorrer la siguiente ruta: Utilidades Seguridad Perfiles En la carpeta Perfiles deberá activar la casilla correspondiente al perfil 200: Administrar password Propio. Figura 11. Fig.11 11

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