Contenido. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y Autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del Procedimiento

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 03/11/10 Contenido 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y Autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del Procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Establecer los lineamientos generales para la adquisición de un producto o servicio en empresas y unidades del FONDICT-UAEM las 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el personal que labora en las empresas y unidades del FONDICT-UAEM 3. Responsabilidad y Autoridad Gerente Cargo Responsabilidad Autoridad Aprobar la cotización de productos o servicios de acuerdo a las necesidades. Firmar y autorizar la Requisición/orden de compra. Autorizar el pago a proveedor (es). Contador Personal de la empresa o unidad Responsable de la adquisición Pagar al proveedor (es) de productos o servicios en efectivo, cheque o trasferencia electrónica, según sea el caso. Detectar las necesidades de adquisición de productos o servicios. Seleccionar al (los) proveedor (es) y verificar que cumpla(n) con los requisitos. Registrar al proveedor en el formato Lista de Proveedores. Solicitar y recibir por lo menos tres cotizaciones del producto o servicio, cuando sea necesario. Elaborar la requisición/orden de compra. Confirmar el pedido al proveedor N/A N/A N/A

3 seleccionado. Recibir el producto y/o servicio y verificar condiciones y especificaciones. Elaborar la solicitud de egreso. Entregar la requisición orden de compra, solicitud de egreso y factura al contador para que preceda el pago. Evaluar al proveedor de acuerdo a los requisitos. 4. Normatividad Aplicable Código Fiscal de la Federación 5. Políticas 1.- Los principales proveedores de las Empresas y Unidades deberán cumplir con los siguientes requisitos para poder ser dados de alta en la lista de proveedores, (cuando aplique): Alta de Hacienda (RFC) Cedula Fiscal Acta Constitutiva Poder notarial del representante legal Identificación oficial del representante legal Comprobante domiciliario Datos bancarios en hoja membretada Curriculum 2.- El responsable de la adquisición debe solicitar una cotización del producto o servicio a tres proveedores diferentes (cuando aplique). 3.- En casos de existir proveedores únicos sólo se tendrá su cotización. 4.- El responsable de la adquisición debe seleccionar una de las tres cotizaciones de acuerdo a las necesidades

4 Calidad Marca Precio Cantidad de productos Tiempo de entrega 5.- Para las empresas y Unidades que cuenten con el área de almacén, está será la responsable de la verificación de las condiciones y especificaciones del producto y/o servicio. 6.- El pago del producto o servicio podrá realizarse por medio de efectivo, cheque o transferencia electrónica. 7.- El responsable de la adquisición del producto o servicio deberá evaluar al proveedor una vez concluido el procedimiento. 8.- Para el caso de los gastos de operación de las empresas y unidades no se solicitarán cotizaciones y requisición orden de compra. 9.- La solicitud de egreso será aplicable para las compras de productos y/o servicios y los gastos de operación de las Empresas y Unidades del FONDICT-UAEM El responsable de la adquisición deberá evaluar al proveedor, una vez recibido el producto y servicio. 6.- Diagrama de Bloque

5 Personal de la empresa o Unidad FONDICT Responsable de la Adquisición Gerente INICIO 1 Detecta necesidad de producto o servicio y comunica 2 Contacta a los proveedores, solicita cotizaciones (3) del producto o servicio y entrega la documentación 3 4 Recibe documentación y elige una de las 3 cotizaciones (véase política 5 de este procedimiento) archiva temporalmente e informa Elabora requisición orden de compra y envía para su autorización 5 6 Firma la requisición y remite al responsable de la adquisición Gestiona pago por medio de la elaboración de la solicitud de egreso y envía junto con la requisición orden de compra firmada al contador A

6 Responsable de la Adquisición Gerente Contador A 7 Autoriza el pago al proveedor firmando la solicitud de egreso 8 9 Recibe, archiva, hace el pago al proveedor y notifica al responsable de adquisición el día y la hora de entrega del producto o servicio Se entera de la fecha y hora y recibe el producto o servicio FIN

7 7. Glosario Cotización: Documento que contiene las características y los precios de los productos o servicios solicitados a un proveedor. Requisición orden de compra: Documento interno en el que se especifican las características del producto o servicio que se necesita, mismo que es autorizado por el gerente de la empresa o unidad del FONDICT-UAEM. Principales proveedores: Empresa (s) a la (s) que más ocasiones se le compra. Proveedor: Empresa que se dedica a proveer o abastecer productos o servicios necesarios. Proveedor único: Empresa que abastece bienes o servicios únicos, ya sea por marca o por cantidad. 8. Anexos Formato requisición orden de compra Listas de proveedores FONDICT-UAEM Solicitud de egreso Evaluación de proveedores 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 29/09/10 RD 01 29/10/10 RD Director General Director General Creación del Documento Políticas