AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL. TA.GPY PE FR 04 Términos de Referencia

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1 "Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático" AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL TA.GPY PE FR 04 Términos de Referencia Servicio de implementación de la Intranet de SERVIR Oficina General de Administración y Finanzas Subjefatura de Tecnologías de la Información Agosto 2014

2 Contenido 1. ANTECEDENTES FINALIDAD PÚBLICA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SERVICIO ALCANCE DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIMIENTOS GENERALES PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA TERCERA ETAPA REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS SOBRE LA PLATAFORMA GESTIÓN DE INFORMACIÓN ACCESO A LA INFORMACIÓN, CARACTERÍSTICAS DE NAVEGACIÓN CONTENIDO Y RECURSOS ACCESO AL MATERIAL AUTORÍA HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INFORMES Y REPORTES ARQUITECTURA COMPATIBILIDAD SEGURIDAD INTEROPERABILIDAD ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ESPACIOS DE TRABAJO ENCUESTAS RESERVA DE SALAS GALERÍA DE IMÁGENES Y VIDEOS CAPACITACIÓN SOBRE LA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y RECURSOS OBJETIVO GERENCIA DEL PROYECTO

3 7.3. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ENTREGABLES RESTRICCIONES ASUNCIONES Y EXCLUSIONES PACTO DE CONFIDENCIALIDAD PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS PRODUCTOS TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA REQUERIMIENTOS DE GARANTÍA, SOPORTE Y MANTENIMIENTO CONDICIONES GENERALES CONDICIONES ESPECÍFICAS FORMA DE PAGO ANEXO N

4 1. Antecedentes Mediante Decreto Legislativo N 1023 se crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR como organismo técnico especializado y rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos del Estado encargado de establecer, desarrollar y ejecutar la política del Estado respecto del Servicio Civil. La Oficina General de Administración y Finanzas (en adelante OGAF) es el órgano de apoyo encargado de la ejecución presupuestaria, administra los recursos económicos y financieros asignados a la institución. Tiene bajo su ámbito institucional la administración de los recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, finanzas, adquisiciones, administración documentaria, archivo central de la institución y centro de documentación. Asimismo, coadyuva al fortalecimiento de la organización mediante la adecuada gestión de tecnologías de información y de los recursos informáticos. La Subjefatura de Tecnologías de Información depende de OGAF, es la encargada de conducir los sistemas de información, e implementar políticas y normas relativas a la generación, utilización y seguridad de la información para el apoyo a los procesos de gestión de SERVIR. 2. Finalidad Pública SERVIR, mediante OGAF y a través de la Subjefatura de Tecnologías de la Información, para minimizar los riesgos de amenazas, vulnerabilidades de su sistema de información así como la necesidad de optimizar los servicios tecnológicos críticos, coadyuva al fortalecimiento de la organización mediante la adecuada gestión de tecnologías de información y de recursos informáticos, encargado de llevar adelante la gestión de los proyectos tecnológicos desarrollados por la Entidad. En tal sentido, se requiere contratar un proveedor que realice el Servicio de implementación de la Intranet SERVIR. 3. Objetivos 3.1. Objetivo general Realizar el análisis, diseño, construcción, implementación y puesta en funcionamiento de la nueva intranet de SERVIR en apoyo al fortalecimiento de las relaciones entre nuestros colaboradores y el clima organizacional, además de proveer un canal que permita el trabajo colaborativo Objetivos Específicos del Servicio Diseñar e implementar la estructura de la intranet bajo los requerimientos solicitados. Configurar e implementar el sistema de administración de contenidos (CMS) de acuerdo al diseño gráfico y la estructura de contenidos establecidos y aprobados por SERVIR. 3

5 Coordinar permanentemente con SERVIR para cumplir con los requisitos del servicio. Configuración e instalación de la Intranet como sitio web en una plataforma nube establecida por SERVIR. Realizar la capacitación al personal que SERVIR designe. 4. Alcance El alcance del servicio incluye cubrir aspectos de análisis, diseño e implementación de la Intranet de SERVIR. Los requerimientos mínimos son: Elaboración del plan de trabajo. Desarrollo la arquitectura de información y la solución tecnológica para la Intranet. Control de Calidad del Software. Instalación de la aplicación en la nube y subsanación de errores detectados. Capacitación a los usuarios, que intervengan en la actualización de los módulos específicos de la Intranet. Garantía del producto. Soporte y Mantenimiento. 5. Descripción del servicio El presente documento establece los requerimientos mínimos para el Servicio de Implementación y puesta en funcionamiento de la intranet de SERVIR, el cual debe ser implementado bajo la plataforma de software libre Drupal (CMS) en su versión 7.2x o superiores (versión estable) como un sitio web en la nube utilizando MySql como base de datos utilizando los servicios de plataforma en la nube con los que cuenta SERVIR. El servicio deberá incluir todos los módulos contenidos en el paquete estándar de distribución base. El proveedor podrá agregar más funcionalidades según como considere conveniente con el fin de cumplir los requerimientos del servicio Requerimientos Generales Realizar la coordinación con los usuarios de las Gerencias y la Subjefatura de Tecnologías de la Información. Realizar el análisis de los requisitos y/o requerimientos funcionales de la intranet, en coordinación con las Gerencias correspondientes para definir las necesidades de publicación y difusión de la información institucional. Diseñar la línea gráfica de la Intranet. Los diseños iniciales propuestos por SERVIR, se entregarán en archivo JPG, los mismos se observan a detalle en el Anexo N 01 de los términos de referencia, así como el detalle de las secciones que comprende el diseño preliminar. Sobre estos el proveedor creará los diseños propuestos que considere necesarias para mejorar el diseño final. La plantilla institucional deberá ser del tipo responsive web design, amoldable para dispositivos móviles, en el cual se deberá mostrar la información relevante y debidamente estructurada 4

6 según el dimensionamiento del dispositivo móvil. El diseño debe lograr un home atractivo y de consulta fácil, que ayude a la interacción y retroalimentación con las personas que utilizan el portal a través de utilidades y recursos de la web. El diseño de la plantilla institucional deberá tomar en cuenta la identidad gráfica de SERVIR. Coordinar con el área de Imagen Institucional de SERVIR que supervisará los aspectos de diseño de la intranet. Elaborar la documentación técnica de la solución según formatos de la metodología de Desarrollo de Software de SERVIR. La solución debe ser de fácil entendimiento del usuario. El servicio contempla (3) etapas como mínimo, las mismas que se detallan a continuación: 5.2. Primera Etapa Conformado por las actividades para lograr el diseño de la solución. El proveedor recibirá los diseños iniciales propuestos por SERVIR en formato JPG, y deberá crear los diseños utilizando la perspectiva entregada por SERVIR en las imágenes y realizar las mejoras convenientes sobre los mismos en beneficio de la presentación de los diseños finales. Actividades comprometidas dentro de la primera etapa tenemos: Diseño de la arquitectura técnica de la solución en coordinación directa con la Subjefatura de Tecnologías de la Información. Definición de la línea gráfica, para lo cual SERVIR entregará al proveedor el Manual de Identidad gráfica de SERVIR. Diseño de Homes y página principal de la plataforma. Diseño de Módulos específicos (Ver anexo N 1) Segunda Etapa Actividades comprometidas dentro de la segunda etapa tenemos: Elaborar las Maquetas del Home o página principal y las páginas secundarias como representación de la estructura, organización y arquitectura de la información de la plataforma. Elaborar las maquetas de las páginas estándar y módulos específicos del proyecto. Elaborar el diagrama de componentes en base a la arquitectura elaborada Algunas pantallas definidas en esta fase son: Home antes de Login (dentro de la Red de SERVIR) Home antes de Login (fuera de la Red de SERVIR) Home después de Login Mi Perfil 5.4. Tercera Etapa 5

7 Se procede a implementar la estructura funcional y el diseño gráfico sobre una plataforma Drupal para la Intranet Institucional de SERVIR. Actividades comprometidas como mínimo dentro de la tercera etapa tenemos: Implementación del tema gráfico en la plataforma Drupal. Integración del frente Web con el sistema de administración. Asegurar la compatibilidad con la mayoría de los navegadores actuales en todas sus versiones: Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari, etc. Construcción de aplicaciones y administradores a medida. Carga inicial de los contenidos entregados por SERVIR. Pruebas unitarias de integración y pruebas de aceptación de usuario. Instalación y configuración como sitio web en el ambiente de producción en la nube proporcionado por SERVIR. Elaboración de la documentación técnica y de usuario (Manuales de usuario por perfiles), en base a los formatos establecidos por la SJTI. Capacitación funcional y técnica de usuarios administradores de la solución. Se deberá entregar los archivos fuentes, claves, usuarios, código fuente y toda la información del trabajo realizado Requerimientos Funcionales y Técnicos sobre la Plataforma Gestión de Información Soporte de templates predefinidos para generación de contenidos. Cohesión con diferentes sistemas de autenticación y autorización; existencia de APIs para la conexión con otros sistemas mediante servicios web. Soporte de estándares de industria: WCAG 2.OAA, WebDAV; FrontPage RPC, SOAP, XML/XSL, REST, SMTP, RSS, ATOM, HTTP/S, SMTP, DOD 5015, DOM 1.0, HTML, HTTP, HTTPS, MathML, ODBC, ODF (1S26300), OPEN XML (1S29500), Open Search, Open Type, PDF 1.7 / PDF/A, RIF, SVG, UDDI, Unicode, URI / URN, W3C XML Schema, WSDL, WSRP, XHTML, XML Web Services / XML Dsig, XPATH, XPS, XSLT, CMIS. Soporte en manejo de metadata y taxonomías. Hacer contenido disponible según fecha y hora Acceso a la información, características de navegación El buscador debe ser parte de la plataforma, sin necesidad de trabajar con hardware, ni software adicional. El portal debe proveer una herramienta de búsquedas de texto completo sobre su propio contenido Contenido y Recursos Texto enriquecido: 6

8 o El sistema debe contar con un editor de texto HTML (editor WYSIWYG). o Permite dar formato al texto (tamaño y color de fuente, negrita, cursiva, subrayado, resaltar texto, agregar numeración y viñetas, alineación, etc). Contenidos o Permite incorporar material en distintos formatos (MSOffice, PDF, Flash, vídeo, sonido, multimedia, etc). o Permite insertar tablas, imágenes, etc. o Permite la inserción de código embebido y otras extensiones (php, javascript, css). o Permite renombrar los materiales. o Permite subir archivos a una carpeta y crear nuevas carpetas. o Permite enlazar los archivos de una página web. o Permite realizar búsquedas de contenidos dentro de la plataforma. o Permite otorgar permisos a ciertos usuarios, para que puedan editar o agregar nuevo contenido. o Permite versionar contenidos, de manera automática. Recursos Web 2.0 o Permite la inserción de widgets y gadgets a través de código embebido en el editor de texto HTML. Animaciones, audio y video o Permite incorporar clips de video, flash, archivos de sonido u otros recursos. Contenidos Standard o Compatible con HTML Acceso al Material Subida de materiales o Acceso por WebDAV para poder gestionar el contenido desde el escritorio. o Habilitación de los sistemas de movimiento de elementos mediante drag & drop. Permite mover de posición los bloques y menús arrastrándolos con el mouse a su nueva posición. Los archivos y enlaces web también se pueden arrastrar desde el escritorio y se añaden automáticamente como recursos. Repositorio o Permite configurar para cada usuario disponer de un espacio de almacenamiento de archivos privados, manejo de cuotas. Publicación del material o Permite la visualización y acceso al contenido publicado en la plataforma. Descarga de material o Permite la descarga de archivos publicados en la plataforma. Organización del material o Permite organizar los materiales (Word, Excel, Pdf, archivos de audio, y video) por carpetas. Estado del material 7

9 Autoría o Permite revisar el número de vistas y último acceso de los diferentes recursos y actividades agrupadas por temas. La aplicación debe soportar administración de versiones para las páginas y los documentos. El administrador debe poder configurar auditorías sobre las páginas y los documentos con información de fecha y usuario que consultó, creó, modificó y eliminó. Debe manejar alertas configurables, para recibir notificaciones en el correo electrónico sobre los cambios en documentos Herramientas de Comunicación Mensajería Interna o Permite configurar en cada perfil de usuario una cuenta de correo electrónico institucional para la recepción de mensajes. o Permite la comunicación personal entre usuarios vía mensajes internos. o Permite el envío de mensajes masivos por grupos. o Permite enviar boletín con plantilla diseñada en html desde la intranet para algunos administradores y con la posibilidad de rescatar el envío de correo. Foros: El módulo de foros deberá ser configurado inicialmente como inactivo. El administrador de la plataforma activará el modulo a demanda. Características: Presenta un editor HTML (editor WYSIWYG). Permite la publicación de anuncios, avisos o novedades de interés general, así como su notificación por mensajería y correo electrónico. o Permite adjuntar archivos en los foros. El tamaño de los archivos adjuntos puede ser limitado por el administrador. También permite bloquear la subida de archivos, por usuarios, perfiles o grupos. o Avisos sobre la actividad en foros. Permite a los participantes suscribirse y desuscribirse manualmente en los foros. o Permite restringir la publicación de mensajes dentro de un periodo de tiempo. Barra de notificaciones instantáneas o Muestra Usuarios en línea. o Permite el envío de mensajes a usuarios conectados. o Permite registrar y mantener un historial de mensajes de conversaciones recientes. Calendario Se deberá instalar el módulo para manejar calendarios en la plataforma. 8

10 o Permite publicar automáticamente todas las actividades organizadas por fechas y plazos. o Permite publicar manualmente eventos (globales, por grupo y por usuario). o Permite el manejo del calendario basado en eventos Informes y Reportes Accesos o Analizador de accesos por usuario, páginas vistas, recursos utilizados, progresos, tiempos integrándolo con google analytics. Estadísticas o Analizador de actividad en la plataforma. o Se obtiene información en modo gráfico. o Permite generar un informe de la actividad de los usuarios. Exportación de reportes o Permite exportar la información en formato Excel y CSV (delimitado por comas) Arquitectura La plataforma deberá ser desplegada y alojada en un entorno nube como sitio web cuyos accesos los proporcionará SERVIR. Definición de la arquitectura del Sistema en la nube, será elaborado por el proveedor en coordinación con la Subjefatura de tecnologías de la información de SERVIR. Definición de los diversos componentes que aseguren la continuidad de los procesos Compatibilidad Idioma: o Idioma por default (Español). Navegación del lado del cliente o La plataforma deberá ser compatible como mínimo con los navegadores Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari, Opera (a partir de las versiones auto actualizables), en todas sus versiones estables. Multimedia web o Capacidad para incorporar recursos multimedia compatibles con web directamente y en forma embebida: archivos de audio y video, animaciones flash, etc. Look & Feel o Para la apariencia del sitio se contará con un diseño gráfico y configuraciones predefinidas a elección, de acuerdo a las especificaciones dadas por SERVIR. 9

11 El proveedor deberá incluir como mínimo un (1) diseño de tema de la plataforma adaptable a la imagen Institucional. El proveedor debe considerar para la elaboración del diseño que: Se tendrá una máscara institucional que será de acceso para los usuarios que se encuentren fuera de la red de SERVIR. Una máscara institucional que será de acceso para los usuarios que se encuentren dentro de la red de SERVIR. Ambas diseños de las máscaras están basados en la imagen institucional de SERVIR. Las imágenes donde se muestran la visión de los diseños iniciales propuestos serán proporcionados por SERVIR al inicio del servicio (Ver anexo N 1), el proveedor deberá crear propuestas de los diseños en beneficio de la calidad de producto final. El proveedor deberá implementar el sitio utilizando los diseños. El servicio incluye la personalización gráfica y funcional por cada módulo que posea la plataforma. Interoperabilidad o Permite el acceso a la plataforma desde dispositivos móviles o tablets Seguridad Copias de seguridad o Permite configurar copias de seguridad automáticas y periódicamente. o Permite hacer resguardo de la información en forma total (rol Administrador). Permite realizar backups y restauración de contenidos. o Permite la importación /exportación de respaldos completos. Niveles de acceso o Acceso Desde la red de SERVIR el usuario tendrá acceso a la intranet y podrá logearse en la intranet con su cuenta de usuario según directorio activo de SERVIR en el modo single sign on (SSO). Fuera de la red de SERVIR el usuario siempre debe logearse primero antes de tener acceso a cualquier tipo de información institucional. Carga de información y módulos personalizados según permisos de usuario o Roles y permisos definidos Permite la administración (creación, actualización, eliminación lógica) de usuarios y roles. Permite asignar permisos sobre objetos, información y módulos de la intranet a un usuario específico Permite crear categorías para agrupar usuarios, cada categoría corresponderá a una unidad orgánica de SERVIR. Permite editar los roles y categorías ya existentes Interoperabilidad Permite autenticación con Active Directory. 10

12 o Se requiere que la plataforma se integre con el Active Directory de la institución para que permita el acceso de los usuarios. o De ser necesario, el proveedor deberá configurar la red virtual, basada en IPsec, para establecer y configurar la conexión con los servidores Controladores de Dominio On Premise que indique la institución. Integración con sistemas externos. o Permite la conexión nativa con repositorios externos. Soporta la integración con repositorios externos de contenido, como: Dropbox, Flicker, Picasa, Youtube, Google Docs, Slideshare, Alfresco etc. Que permita subir los ficheros/imagenes a servidor, navegar por las carpetas Administración de usuarios Registro de usuarios. o Permite gestionar la creación de cuentas de usuarios de forma individual o masiva mediante archivo CSV. o Permite crear cuentas manualmente. Gestión de usuarios. o Posibilidad de altas individuales y por lotes. o Posibilidad de crear grupos de usuarios Autenticación de usuarios o Identificación de usuarios con nombre de usuario y clave, únicos. Perfil de usuario o Contiene información personal básica de cada usuario además de otros datos adicionales. o El sistema debe permitir la administración, visualización y edición de información de la cuenta de usuario de acuerdo a estándares solicitados por parte del área usuaria de SERVIR. o Los usuarios deben tener una página personal en la que consulten datos de su perfil, relación de personas con las que colaboran, biblioteca de documentos e integración con fuentes RSS externas. Administración masiva de usuarios o Activación y desactivación masiva de usuarios. 11

13 Espacios de Trabajo Capacidad para crear boletines electrónicos con plantillas personalizables Encuestas La herramienta debe tener un sistema de encuesta que inicialmente será instalado y configurado como inactivo. El módulo será activado por el administrador de de la plataforma a demanda. Permite realizar votaciones, encuestas rápidas. Permite crear encuestas personalizadas de múltiples preguntas. Permite crear diferentes tipos de preguntas (elección múltiple, respuesta de texto corta, respuesta de texto larga y respuesta numérica) Permite especificar el momento (fecha y hora) en que la retroalimentación es accesible para que los usuarios respondan a las preguntas. Permite escoger un tiempo de expiración automática para las encuestas y grabar el número de respuestas. Permite registrar nombres de usuarios y respuestas anónimas. Soporta la votación de aprobación, que permite varias respuestas a una pregunta. Permite publicar y mostrar los resultados gráficamente. Permite incluir respuestas escritas y le proporciona al administrador del sitio la posibilidad de eliminar respuestas. Permite que los usuarios voten varias veces sin tener que volver a cargar la página. Permite mostrar gráficamente el porcentaje de respuestas por pregunta y descargarlas en formato Excel. Permite mostrar el número de preguntas realizadas, al igual que el número de respuestas enviadas. También que presente un gráfico en términos de porcentajes, sobre las elecciones realizadas por los participantes. Permite enviar notificaciones al correo del administrador. Permite crear plantillas de encuestas. Permite importar y exportar preguntas Reserva de Salas Se requiere un módulo que permite configurar el número de salas disponibles en SERVIR, realizar reservación manejando semáforos: Rojo si la sala se encuentra ocupada, Amarillo si la sala se encuentra reservada y Verde si la sala se encuentra disponible. También permitirá a los administradores recibir notificaciones de solicitud de reservación de salas, aceptar o rechazar las solicitudes de reserva y configurar el tiempo de reserva de cada sala Galería de imágenes y videos Se requiere un módulo que permita manejar una galería de imágenes y videos. El módulo será administrado por el usuario que SERVIR designe, el proveedor configurará los permisos y parámetros que sean necesarios para el funcionamiento óptimo del módulo. Es importante que 12

14 las fotos aparezcan con una vista similar a la de Facebook pero con la característica de que no se puedan descargar por los usuarios Capacitación Se requiere que el proveedor lleve a cabo el proceso de capacitación al personal designado por SERVIR. Para el personal que SERVIR designe como las personas encargadas de coordinar y administrar el gestor de contenidos, y las personas encargadas de su operación, configuración, instalación y mantenimiento de la solución. El número de personas a capacitar será no menor a 5. El número de horas para la capacitación presencial no será menor a 8 horas. Otras consideraciones: La capacitación se llevará a cabo en las instalaciones de SERVIR. El proveedor deberá brindar acceso a un ambiente virtual para el desarrollo de la capacitación. El proveedor deberá entregar de material de enseñanza. El proveedor deberá entregar manuales impresos y en formato digital por diferencia de tipo de usuario en español. Además, se llevarán a cabo las siguientes actividades: Reuniones de coordinación con los usuarios designados por SERVIR para que la implementación se realice según los alcances y funcionalidades requeridas en el servicio. Realización de pruebas Técnicas y Funcionales en coordinación con los usuarios de SERVIR a través de la Subjefatura de Tecnologías de la Información. 6. Sobre la metodología de gestión de proyectos La metodología con la que trabaja SERVIR es de mejores prácticas establecidas por el Project Management Institute PMI (Guía del PMBOK), contempla las etapas del ciclo de vida del proyecto (inicio, planeamiento, ejecución, control y cierre), estándares de los procesos de adquisición y desarrollo de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2006 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. Procesos del ciclo de vida del software. El proveedor se compromete al seguimiento de dichas fases o etapas como marco del proyecto, teniendo libertad en la especificación de las sub actividades y tareas en detalle a desarrollar, siempre que se incluyan como mínimo las conducentes a los productos entregables definidos en el apartado correspondiente. El proveedor se compromete a comunicar mediante informes y presentaciones de los avances realizados a la fecha en base a una solicitud de SERVIR. 7. Organización del servicio y recursos 13

15 7.1. Objetivo Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú Asegurar la eficiencia, operatividad y calidad del servicio. El proveedor deberá presentar en su propuesta la organización necesaria para el desarrollo del servicio en sus diversas etapas Gerencia del proyecto El proveedor asignará un Jefe de proyecto que asegurará una gestión eficaz del servicio y una comunicación adecuada con SERVIR, quien se reserva el derecho de evaluarlo a fin de determinar su idoneidad para el puesto, pudiendo solicitar su cambio si a su juicio no cumple con sus funciones satisfactoriamente. En caso se asigne un nuevo Jefe de proyecto, este debe de cumplir como mínimo con el perfil solicitado en el acápite 7.3. Las actividades que cuando menos deberá realizar el gerente de proyecto son las siguientes: Dirigir la implementación del servicio. Supervisar el desarrollo general del proyecto y el control de las actividades diarias. Presentar el plan de gestión del proyecto en las reuniones de informe programadas. El documento deberá ser enviado con anticipación a SERVIR para su revisión y análisis previo. Presentar un informe semanal del avance realizado dando cuenta de lo acontecido, analizando los problemas presentados y realizando las recomendaciones respectivas. Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad del servicio. Gestión del personal asignado al proyecto. Coordinar de manera permanente con SERVIR Organización del equipo de trabajo El postor presentará en su propuesta la organización de su equipo de trabajo, adjuntando el organigrama correspondiente y la descripción detallada de cargos, responsabilidades y funciones. En el organigrama se incorporará como instancia de dirección del servicio y coordinación con SERVIR a la Subjefatura de Tecnologías de la Información. Para el servicio se requiere como mínimo el siguiente equipo de trabajo por parte del proveedor: 1 Jefe de Proyecto 1 Analista Programador 1 Diseñador gráfico Otros que el proveedor considere necesarios para llevar a cabo el servicio. Para el servicio se requiere cuando menos el siguiente perfil del personal: Jefe de Proyecto: Profesional Titulado en Ingeniería de Sistemas o afines. Experiencia mínimo no menor de 3 años como Jefe de Proyectos en gestión de proyectos informáticos con el esquema PMBOK o equivalentes. Experiencia en gestión de proyectos de implementación de Portales Web. Analista/ Programador Web: 14

16 Grado de Estudios Bachiller en Ingeniería de Sistemas o afines. Mínimo 2 años de experiencia en desarrollo de Aplicaciones Web Intranets, experiencia en desarrollo con CMS. Responsable de desarrollo de funcionalidades, pruebas unitarias, implantación y mantenimiento del proyecto. Diseñador Gráfico: Profesional técnico de la carrera de diseño gráfico. Mínimo 2 años de experiencia en diseño gráfico para aplicaciones web intranets, portales, etc. El postor deberá presentar en su propuesta el currículum vitae documentado del personal clave del servicio que será considerado como requerimiento mínimo y deberá cumplir con el perfil exigido. La formación y experiencia deben ser documentadas con los títulos y certificados correspondientes. SERVIR se reserva el derecho de hacer las comprobaciones que considere necesarias y solicitar el cambio del personal asignado al proyecto si a su criterio no cumple con los requisitos para la función encomendada. 8. Entregables Todos los entregables obligatoriamente deben incluir una versión en formato digital original, digitalizado de la versión final autorizada y físico, también debe incluirse una copia del mismo en físico y digital. Si por su naturaleza no pueden ser entregados en formato distinto al impreso se adjuntará la versión digitalizada. Todos los entregables deben ser aprobados por SERVIR para ser considerados como válidos. Inicio del servicio Cronograma de Trabajo. El cual será entregado dentro de los tres (03) días útiles después de recepcionada la Orden de Servicio. El cronograma debe contener las fechas determinadas por el proveedor para la presentación de los entregables. Los plazos no superarán por ningún motivo el plazo máximo para el servicio. Plan de Trabajo (metodología, gestión de riesgos, equipo de trabajo, etc), será entregado a los (05) días de iniciado el servicio. Primer entregable: Documentación técnica, plantillas Documentación: Documento que contiene los diseños propuestos para la identidad gráfica del sitio para ser aprobados por SERVIR. Modelo para la solución. Documento que contiene las maquetas de la plataforma para ser aprobadas por SERVIR. Módulos y Funcionalidades: Drupal instalado en como sitio web en la nube (con los módulos del paquete estándar). Fuentes de las plantillas. Máscara N 1 y 2. Módulo de aplicaciones. Módulo de SST. 15

17 Módulo de Gestión de Calidad ISO. Módulo Calendario. Módulo de Administración. Para todos los módulos/ páginas incluye la carga de contenido. Segundo Entregable Módulos y Funcionalidades: Mesa de Ayuda. Rendir Viáticos. CENDOC. Galería de Fotos y videos. Formatos de Gestión Interna. Cumpleaños del Mes. Normas del Día. Directorio Servir. Programaciones SERVIR. Convocatorias de Personal. Reserva de salas. Deja tus comentarios. Identidad gráfica visual. Pedidos de Almacén. Salida de equipos y/o Materiales. Solicitud de movilidad. Para todos los módulos/ páginas incluye la carga de contenido. Documentación: Manuales del sistema (administrador, usuario, otros que se considere necesarios) Acta de conformidad de Pruebas funcionales sobre el sistema firmada por los usuarios responsables de su ejecución. Programa de Capacitación (incluye cronograma). El programa será enviado con anticipación a SERVIR para su aprobación. Informe final de Capacitación. Acta de conformidad de instalación y configuración del sistema en servidor de producción proporcionado por SERVIR. Entrega del código fuente de la aplicación. Acta de Cierre de Proyecto. 9. Restricciones El tiempo de implementación del proyecto debe tener un máximo de duración de (90) días calendarios desde la firma del contrato. Hasta su correcta implementación, la solución es de total responsabilidad del proveedor, quien debe hacerse cargo tanto de las instalaciones como las pruebas correspondientes del sistema antes de la puesta en producción. 16

18 La modalidad del servicio es del tipo llave en mano. Las pruebas se realizarán de modo presencial en las instalaciones de SERVIR en el horario que SERVIR indique, siendo el proveedor el responsable total de la instalación y configuración de los recursos necesarios para esta. De requerirse la presencia del proveedor, el lugar de trabajo será en las instalaciones de SERVIR: o Sede principal (Pasaje Francisco de Zela Nº 150, Piso 10, Jesús María, Lima.) o Sede Tribunal del Servicio Civil (Mariscal Miller 1153, Jesús María, Lima.) SERVIR puede modificar el lugar de trabajo previa coordinación con el proveedor. SERVIR podrá efectuar llamadas de coordinación y/o atención de problemas de lunes a domingo incluyendo feriados desde las 00:00 hasta las 24:00 horas. La empresa proveedora debe contar experiencia en el mercado realizando trabajos de diseño, administración de contenidos e implementación de páginas web y sistemas en web, habiendo realizado trabajos de desarrollo e implementación de un mínimo de tres (03) páginas web de Intranets utilizando CMS, para instituciones del sector público o privado a nivel nacional e internacional, al menos una (01) implementación de intranet utilizando CMS deberá haber sido desarrollada para alguna Entidad del sector público. El proveedor deberá contar con aplicativos /servicios que soporten en conjunto al menos 1000 usuarios por día en promedio. El proveedor deberá de tener experiencia en implantaciones de la solución en el servicio de nube. El proveedor deberá de especificar las normas y/o estándares internacionales que aplica para el desarrollo e implantación de sus soluciones, así como las certificaciones con las que cuente, si las tuviese. Se tomará en consideración la utilización de normativas y metodologías de gestión y operaciones acorde con las mejores prácticas, para la selección del proveedor. 10. Asunciones y Exclusiones Es responsabilidad de SERVIR: o Proveer la información necesaria al proveedor del servicio para que ejecute eficientemente el servicio requerido. o Establecer los requerimientos del servicio. o Proporcionar los criterios de modificaciones del servicio y controlar que el proveedor opere bajo dichos criterios. o Proporcionar un ambiente de ejecución para entrenamiento a usuarios clave. o Proporcionar un ambiente de producción para la instalación final del sistema. o Establecer normas y controles de seguridad para garantizar que la información y entregables no sufran alteraciones y evitar que estén expuestos a personas no autorizadas. o SERVIR se reserva la potestad de constatar la información presentada. Es responsabilidad del proveedor: o Contar con la infraestructura de desarrollo y pruebas del sistema. o Ejecutar puntual y eficientemente el servicio contratado. o Cumplir con los estándares establecidos por SERVIR. o Cumplir con los entregables oportunamente según cronograma establecido. o El horario normal del equipo de trabajo del proveedor será igual que el horario de SERVIR, de 9:00a.m a 6:00p.m. 17

19 o Durante el período de prestación del servicio, se evaluarán los tiempos de respuesta y la calidad del servicio, a fin de que SERVIR determine las correcciones necesarias si fuera el caso. 11. Pacto de Confidencialidad A la firma del contrato de servicio, el proveedor queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre la información fruto del análisis, implementación o cualquier otro aspecto relacionado con SERVIR, no pudiendo difundir, aplicar ni comunicar a terceros información a la que haya tenido acceso durante la ejecución del mismo, no pudiendo copiar o utilizar esta información con fin distinto al objeto del mismo ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación. Esta obligación se mantendrá incluso después de la conclusión del contrato. 12. Propiedad intelectual de los productos El proveedor acepta expresamente que los derechos patrimoniales y conexos de propiedad intelectual sobre los productos y documentación generada que se entreguen al amparo de la presente consultoría corresponden únicamente a la Autoridad Nacional del Servicio Civil con exclusividad y a todos los efectos. Así como las imágenes editables que permitan la actualización de contenidos por parte de SERVIR. 13. Transferencia tecnológica Durante la ejecución de la consultoría, el proveedor se compromete en todo momento a facilitar al personal designado por la Oficina General de Administración y Finanzas y la Subjefatura de Tecnologías de la Información, toda la información y documentación que éste solicite para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los servicios contratados, así como los eventuales problemas que se presentaran y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. 14. Requerimientos de garantía, soporte y mantenimiento Condiciones Generales El proveedor deberá proporcionar garantía de un (1) año desde el despliegue en producción de la plataforma, por lo que deberá responder en un máximo de (24) horas ante cualquier problema presentado en la operatividad del sistema. La garantía incluye vicios de programación no detectados en las pruebas, errores de cálculos y mal funcionamiento de alguno de los componentes de la plataforma. La garantía no incluye nuevas adecuaciones al sistema. Sólo se atenderán requerimientos realizados a través de la Subjefatura de Tecnologías de la Información de SERVIR. Los requerimientos serán informados al Proveedor vía correo electrónico, telefónicamente o a través de la generación de tickets, por lo cual el proveedor deberá enviar al final del servicio los datos de contacto de las personas responsables de atendernos. Una vez culminada la atención del requerimiento, el proveedor informará de la culminación de la atención 18

20 del requerimiento, vía correo electrónico a la persona de contacto por parte de la Subjefatura de Tecnologías de la Información de SERVIR Condiciones Específicas Para la ejecución de la garantía se deberá tener en cuenta los siguientes factores de disponibilidad, tiempos de respuesta y niveles de servicio de soporte: Sobre la Atención de las Incidencias Al momento de reportarse la incidencia, el proveedor deberá atenderla de acuerdo a los siguientes parámetros de criticidad, y según ello deberá asegurar el cumplimiento de la solución: Nivel de Atención Alta (A): Caída de Servicios que impactan directamente la disponibilidad del sistema. Características para la Atención Tiempo de Respuesta < 2 horas. Tiempo de Diagnóstico < 6 horas. Restablecimiento Final del servicio < 24 horas. Mediano (B): Incidencias que afectan el rendimiento del servicio, impactan en la disponibilidad del sistema pero no ocasionan su caída. Tiempo de Respuesta < 4 horas. Tiempo de Diagnóstico < 24 horas. Restablecimiento Final del servicio < 48 horas Bajo (C): Consultas Técnicas y Requerimientos Correctivos. Tiempo de Respuesta < 24 horas Tiempo de Atención < 72 horas Sobre aprendizaje y control Para mantener un control mínimo sobre las incidencias y las acciones correctivas para tomar medidas preventivas a futuro, se requiere: Todas las incidencias deberán ser notificadas vía correo electrónico, teléfono o a través de un sistema de incidencias proporcionado por el proveedor. Siempre debe quedar evidencia de la atención recibida por parte del proveedor. Sobre cobertura de servicio La cobertura del servicio se efectuará de acuerdo a los siguientes puntos: Descripción Horario de atención del proveedor. Soporte Lunes a domingo 24x7x365 días. 19

21 Descripción Soporte Con generación tickets de atención Vías de soporte. Nivel de soporte Por teléfono Por correo Sistema de incidencias De acuerdo a lo especificado en el presente documento. Sobre los contactos El proveedor deberá señalar por escrito los datos de contacto de las personas designadas para la atención de los problemas consignando al responsable, función, teléfono, Forma de Pago El pago se hará efectivo luego de comprobada la conformidad del servicio a cargo de la Oficina General de Administración y Finanzas y la Subjefatura de Tecnologías de la Información. La forma de pago será de la siguiente manera: 40% a la conformidad del Primer Entregable: a los 40 días calendario luego de la firma de contrato. 60% a la conformidad del Segundo Entregable.: a los 90 días calendario luego de la firma de contrato. 20

22 16. Anexo N 1 Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú Máscara N 1 La máscara N 1 (Home Antes del Login fuera de la Red de SERVIR) ha sido diseñada para los usuarios que accedan desde una red diferente a la de SERVIR. El usuario deberá logearse antes de tener acceso a cualquier información que se muestre en el portal de la Intranet. El inicio de sesión la realizará utilizando su usuario de dominio de SERVIR. La Intranet deberá autenticar al usuario validando que este se encuentre en el directorio activo de SERVIR. 21

23 Máscara 2 22

24 Secciones de la Intranet N Nombre de la sección Detalle 1 Aplicaciones Se creará una página donde se publicarán los enlaces a los principales aplicativos que tiene SERVIR para uso interno de los usuarios. Cada aplicativo está representado por un icono y el nombre completo del aplicativo. El enlace apertura en una nueva ventana el aplicativo al cual hace referencia. El número de iconos no debe superar el máximo de (15). Los diseños de los iconos deberán ser elaborados por el proveedor en coordinación con la Oficina de Imagen Institucional de SERVIR. (*) El inicio de sesión en los aplicativos es independiente del inicio de sesión de la Intranet. 2 SST Se creará una página para difundir información sobre Seguridad y Salud en el Trabajo. El contenido de las páginas contendrán enlaces para descarga de archivos, agregar imágenes y videos. El contenido de la página será proporcionado por SERVIR y no debe superar las (3) páginas. 3 Gestión de Calidad ISO Se creará una página para difundir información sobre el proceso de Implementación de Sistema de Gestión de Calidad. El contenido de las páginas contendrán enlaces para descarga de archivos, agregar imágenes y videos. El contenido de la página será proporcionado por SERVIR y no debe superar las (3) páginas. 4 Calendario Permitirá crear eventos globales dentro de la plataforma y también eventos por categorías de Usuario. 5 Administración Permitirá que el usuario que no sea administrador de la plataforma, tenga acceso a un módulo para editar ciertos datos de su perfil. El proveedor coordinará con SERVIR el diseño del módulo de edición de perfil con la Subjefatura de Tecnologías de la Información y Recursos Humanos. 6 Centro de Ayuda Apertura una ventana que muestra un formulario que contiene los datos de contacto de las personas de Soporte de Sistemas y además un área de texto para que el usuario registre una consulta y esta deberá ser enviada a los correos configurados como contactos. 7 Rendir Viáticos Redirecciona al sistema de Rendición de Viáticos. (*) El inicio de sesión en los aplicativos es independiente del inicio de sesión de la Intranet. 8 CENDOC El CENDOC es el Centro de Documentación o también llamada Biblioteca Virtual. Se requiere un módulo especializado para gestionar la documentación. El proveedor deberá coordinar con SERVIR para proponer e implementar la mejor herramienta para cubrir la necesidad. 9 Pedidos de Almacén Para los (3) casos se requiere un formulario que permita el envío de la 10 Salida de Equipos y Materiales solicitud a los contactos asignados. Los contactos corresponden a 11 Solicitud de Movilidad 23

25 12 Galería de Fotos y Videos 13 Formatos de Gestión Interna 14 Cumpleaños del Mes 15 Normas del Día 16 Directorio SERVIR 17 Identidad gráfica y visual de SERVIR 18 Buzón de Comentarios 19 Programaciones en SERVIR usuarios de la Intranet. El diseño del formulario deberá ser coordinado con la Subjefatura de Tecnologías de Información. El diseño del módulo deberá ser coordinado con la Oficina de Imagen Institucional, el proveedor presentará la propuesta más adecuada para cubrir la necesidad. Se creará una página que contendrá información y los enlaces de descarga para los formatos de gestión. Se refiere a una herramienta que permita una transición animada de imágenes y contenidos. Debe ser configurable, robusta y flexible. Permite configurar según estilo de visualización. La información que genera las alertas a mostrar será extraída del perfil del usuario. Es una página que contendrá el listado de las normas del día. La plataforma debe permitir crear páginas y manejar por fecha de creación y autor las mismas. Cada vez que se publica una página, copia de la misma debe ser enviada a los usuarios que se seleccionen. La selección de los usuarios se podrá efectuar usando las categorías. Al final del día las páginas serán archivadas para su consulta posterior por los usuarios. Este módulo debe permitir manejar el directorio telefónico de SERVIR. Permite presentar la información en dos tipos de vistas: Por área Por orden alfabético Se mostrará los nombres y apellidos, cargo, área donde labora, número de anexo, fotografía y correo electrónico. Permite realizar búsquedas en el directorio telefónico por nombres, apellidos, área, etc. La carga inicial será proporcionada por SERVIR y el proveedor deberá configurar el módulo para el acceso de un administrador que designe SERVIR (puede ser más de uno). Página que incluye contenido relacionado al manejo de la identidad gráfica de SERVIR. Contendrá enlaces de descarga de documentos e imágenes. El contenido será proporcionado por SERVIR a través de la oficina de Imagen Institucional, este no debe exceder un máximo de dos (2) páginas. El buzón de comentarios debe ser personalizado y es la herramienta con la que los usuarios podrán enviar sugerencias, además también debe permitir crear una copia en la base de datos para que, cuando se requiera, permita obtener un listado de todos los envíos que hayan realizado los usuarios. Los mensajes serán enviados a los contactos que defina SERVIR. Este bloque contendrá tres iconos que redireccionan a las páginas de: Capacitación: que es una página que contiene información e incluye enlaces de descarga de documentos imágenes. El contenido de la página será actualizado por el usuario que SERVIR designe y la plataforma debe permitir darle la administración de esa página a un usuario. 24

26 20 Convocatorias de Personal Vacaciones: es un icono básicamente que redirecciona a un sistema que maneja la información de cada trabajador. Disponibilidad de Salas: apertura el módulo para reserva de salas. Es un bloque (no estático) que contiene enlaces que redireccionan al portal institucional de SERVIR donde se encuentra a detalle la información. El proveedor deberá configurar los parámetros para la administración del bloque. 25