CONTRALORÍA INTERNA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

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1 CONTRALORÍA INTERNA DEL INSTITUTO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA A LOS PROCEDIMIENTOS ADQUISITIVOS CORRESPONDIENTES AL SEGUNDO SEMESTRE DE 2008 MAYO DEL 2009 AUDITORÍA HOJA DE 12

2 INDICE Págs. I. PRESENTACIÓN II. ANTECEDENTES... 4 III. FUNDAMENTO IV. OBJETIVO V. ALCANCE VI. PROCEDIMIENTOS VII. LIMITANTES VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO 8 IX. RESULTADOS X. CONCLUSIONES. 11 XI. ANEXO AUDITORÍA HOJA 2 DE 12

3 I. PRESENTACIÓN ENTE AUDITADO INSTITUTO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS. NOMBRE DE LA AUDITORÍA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA A LOS PROCEDIMIENTOS ADQUISITIVOS, CORRESPONDIENTES AL SEGUNDO SEMESTRE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. NÚMERO DE AUDITORÍA PERÍODO REVISADO DEL 01 DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008 PROGRAMA DE INVERSIÓN /EJERCICIO PRESUPUESTAL GASTO CORRIENTE, EJERCICIO 2008 FECHA DE INICIO 13 DE ABRIL DEL 2009 FECHA DE TÉRMINO 8 DE MAYO DEL 2009 SERVIDORES PÚBLICOS QUE INTERVINIERON LIC. HIPÓLITO ROMERO RESENDÉZ.- CONTRALOR INTERNO C.P. R. MA. DE LA LUZ MACEDO BERNAL.- AUDITOR AUDITORÍA HOJA 3 DE 12

4 II. ANTECEDENTES Se crea el Organismo Público Autónomo de carácter Estatal denominado Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, que tiene por objeto la difusión, protección y respeto al derecho de acceso a la información pública y a la protección de datos personales de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. III. FUNDAMENTO Con fundamento en las atribuciones que establece el artículo 129 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; artículos 56, 60 fracción XXVII y 69 del Decreto número 172 con el que se tuvo a bien aprobar reformas, adiciones y derogaciones a la actual Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México, denominado Gaceta del Gobierno de fecha 24 de julio de 2008; y en cumplimiento al Programa Anual de Auditoría 2009, el Lic. Hipólito Romero Reséndez, Contralor Interno del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, emitió el oficio número CI/016/2009 de fecha 13 de abril del 2009, dirigido al Lic. Raúl Méndez Rubio, Director de Administración y Finanzas mediante el cual se comisiona a la C.P. Roberta Ma. de la Luz Macedo Bernal, para llevar a cabo la Auditoría Administrativa a los Procedimientos Adquisitivos, correspondientes al segundo semestre de IV. OBJETIVO Verificar la correcta integración de los expedientes de las adquisiciones realizadas, verificando la planeación, programación y ejecución de los procedimientos adquisitivos conforme a la normatividad establecida, considerando la integración sistematizada de la información relativa al Programa Anual de Adquisiciones. AUDITORÍA HOJA 4 DE 12

5 V. ALCANCE La revisión comprende el análisis a 21 expedientes de procedimientos adquisitivos realizados durante el segundo semestre de 2008 por un monto de $5 092, como sigue: PROG R. PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN MODALI DAD MONTO ADJUD. 1 ADQ/001/2008 Adquisición de materiales y útiles de oficina. Adquisición 29, UAF/IR/002/2008 Contratación de servicios profesionales para la Invitación 334, realización de un estudio del conocimiento y la percepción de la sociedad mexiquense respecto al ITAIPEM. Restringida 3 ADQ/004/2008 Impresión de papelería oficial para el ITAIPEM Adquisición 8, CAS/LPN/001/2008 Contratación de una campaña publicitaria Cancelado Cancelada 5 CAS/IR/003/2008 Adquisición de equipo de cómputo, consumibles y licencias para programas. Invitación Restringida 6 CAS/IR/004/2008 Adquisición de vehículos para el Instituto de Invitación Transparencia y Acceso a la Información Pública Restringida del Estado de México y Municipios. 7 CAS/AD/001/2008 Adquisición de vehículos para el Instituto de Adjudicación Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. 8 CAS/AD/002/2008 Adquisición de equipo de cómputo, consumibles y Adjudicación licencias para programas de cómputo. 9 CAS/AD/003/2008 Adquisición de vehículos para el ITAIPEM. Adjudicación 10 CAS/AD/005/2008 Adquisición de muebles y enseres para oficina Adjudicación para el ITAIPEM. 11 CAS/AD/004/2008 Contratación de espacios radiofónicos sin Adjudicación Primera conv. empresas Intermediarias, apegada a derecho, 12 CAS/AD/008/2008 Estudio cualitativo del rediseño de la imagen Adjudicación Primera conv. institucional del ITAIPEM 13 CAS/AD/009/2008 Impresión de publicaciones oficiales para Adjudicación Primera conv. difusión. 14 CAS/AD/006/2008 Adquisición de equipo eléctrico y electrónico para Adjudicación el ITAIPEM. 15 CAS/AD/004/2008 Contratación de espacios radiofónicos sin Adjudicación Segunda conv. empresas Intermediarias, apegada a derecho, 16 CAS/AD/008/2008 Estudio cualitativo del rediseño de la imagen Adjudicación Segunda conv. institucional del ITAIPEM 17 CAS/AD/009/2008 Contratación de impresión de publicaciones Adjudicación Segunda conv, oficiales para difusión. 18 CAS/AD/004/2008 Contratación de espacios radiofónicos sin Adjudicación Tercera conv. empresas intermediarias, apegada a derecho del ITAIPEM. 19 CAS/IR/005/2008 Contratación de seguros de vida y seguros de gastos médicos mayores para el personal de mandos medios y superiores del Instituto. 20 CAS/ADQ/002/2008 Adquisición de persianas de aluminio para las oficinas del ITAIPEM. 21 CAS/ADQ/017/2008 Adquisición de equipo y aparatos para comunicación y telecomunicación para el ITAIPEM. Invitación Restringida Adquisición Adquisición Desierta Desierta 868, , , , Desierta Desierta Desierta 84, , , , , , , , $5 092, AUDITORÍA HOJA 5 DE 12

6 De acuerdo con el Programa Anual de Adquisiciones del ejercicio fiscal 2008 se programó la Licitación Pública Nacional referente a la campaña publicitaria del ITAIPEM, mediante oficio número ITAIPEM/DCCS/0022/08 suscrito por la Dirección de Capacitación y Comunicación Social envía a la Dirección de Administración y Finanzas el cuadro comparativo de cotizaciones recibidas por distintas empresas para substanciar la campaña de Difusión ye información de mensajes gubernamentales. En sesión extraordinaria ITA/CAS/EXT/009/2008 y conforme a lo manifestado en el acuerdo tres se determinó que no es procedente llevar a cabo la Licitación Pública Nacional número CAS/LPN/001/2008 en virtud de que los costos derivados del análisis promedio de cotizaciones rebasan el techo presupuestal existente para tal fin por lo que se hace del conocimiento del área usuaria. Mediante oficio número ITAIPEM/DCCS/0077/08 la Dirección de Capacitación y Comunicación Social informa a la Unidad de Administración y Finanzas que en cumplimiento al acuerdo número ITAIPEM/ORD/14/2008.XXVII emitido por el Pleno del Instituto en sesión ordinaria de fecha 12 de noviembre de 2008 dictamina sustanciar la contratación de una empresa especializada a fin de que lleve a cabo una evaluación del Manual de Identidad Gráfica, así mismo, llevar a cabo una contratación apegada a derecho de espacios radiofónicos sin empresas intermediarias y de acuerdo con la disponibilidad presupuestal generar material institucional para el ITAIPEM. VI. PROCEDIMIENTOS 1. Se aplicó el Cuestionario de Control Interno al Titular de la Dirección de Administración y Finanzas, con el objeto de evaluar los procedimientos de control interno establecidos en la materia. 2. Se solicitó la información y documentación comprobatoria que ampara las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios realizadas durante el segundo semestre de Se verificó que los expedientes de las adquisiciones cuenten con la documentación completa que respalde las adquisiciones de bienes y servicios realizados, en el periodo auditado. 4. Se verificó que los requerimientos de bienes y servicios, cuenten con la debida disponibilidad presupuestal. 5. Se verificó que exista la constancia de que los proveedores participantes no estén registrados en el Boletín de Empresas Objetadas previo a la invitación. Análisis Evaluación Análisis Análisis Comprobación AUDITORÍA HOJA 6 DE 12

7 6. Se verificó que se hayan solicitado las garantías en las etapas del proceso adquisitivo. 7. Se revisó que se hayan elaborado los cuadros comparativos de ofertas, debidamente requisitados y firmados por los responsables de realizar las adquisiciones. 8. Se verificó la planeación y programación de los procedimientos adquisitivos, considerando el Programa Anual de Adquisiciones. 9. Se verificó que en los casos que se requiera, se cuente con el Dictamen técnico previo a la adquisición de los bienes y servicios. 10. Se corroboró la Constitución e Integración del Comité de Adquisiciones y Servicios del ITAIPEM, así como sus funciones. 11. Se revisó la integración de las bases o invitaciones de los proveedores que asistieron a los procesos adquisitivos. 12. Se corroboró que existan actas de presentación, apertura y evaluación de propuestas, Dictamen y Fallo de las adquisiciones realizadas, en los términos establecidos en el Libro Décimo Tercero del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México y su Reglamento. 13. Se revisó la integración de las propuestas técnicas y económicas de los proveedores participantes, corroborando que cumplan con lo establecido en las invitaciones. 14. Se verificó la suscripción y seguimiento de los Contratos de bienes y servicios. 15. Se revisó que las facturas que comprueban las adquisiciones realizadas contengan el sello y firma del responsable de recibir de conformidad el servicio o el bien adquirido. 16. Se elaboraron Cédulas de Observación con Violación a la Normatividad. Comprobación Comprobación Investigación Análisis Comprobación Análisis Comprobación Comprobación Observación VII. LIMITANTES. No se presentaron limitantes para el desarrollo de los trabajos de auditoría. AUDITORÍA HOJA 7 DE 12

8 Mediante oficio número CI/018/2009 del 20 de abril del presente año, se emitió recordatorio al Director de Administración y Finanzas referente al requerimiento de Información y Documentación con respecto a la Auditoría Administrativa realizada. Con fecha 21 de abril del presente año el Director de Administración y Finanzas remitió a esta Contraloría Interna la documentación para llevar a cabo la revisión. VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DEL CONTROL INTERNO. Derivado de la evaluación al control interno establecido para el manejo de la adquisición de bienes y contratación de servicios, se observó lo siguiente: El Acta de integración del Comité se encuentra pendiente de publicar el la Gaceta del Gobierno del Estado. Se cuenta con el Manual de Operación del Comité de Adquisiciones y Servicios en proceso de autorización. No se encuentran suscritos los contratos derivados de los actos de adquisiciones realizados. No se cuenta con un Catálogo de proveedores y prestadores de servicios para seleccionar en los procedimientos adquisitivos. IX. RESULTADOS. OBSERVACIONES CON VIOLACIÓN A LA NORMATIVIDAD: Observación 1: Con relación al procedimiento número CAS/AD/004/2008, en segunda convocatoria referente a la Contratación de Espacios Radiofónicos sin Empresas Intermediarias, apegada a Derecho, es importante señalar que no se llevo conforme a derecho, toda vez que los sobres de la propuestas técnicas y económicas se abrieron sin respetar el orden correspondiente, es decir primero se deben abrir todos los sobres de las propuestas técnicas y determinar cuales sí cumplen con todos los requisitos, desechando las que no cumplen, abriendo con posterioridad los sobres que contienen las propuestas económicas de los licitantes cuyas propuestas técnicas fueron aceptadas, violentando el procedimiento. AUDITORÍA HOJA 8 DE 12

9 Normatividad Infringida: Artículo del Código Administrativo del Estado de México y 83, 87 fracciones III, IV, V, VI, VII y VIII del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Observación 2: Por lo que respecta a la convocatoria a sesión, orden del día y asuntos a tratar en el Comité, al respecto es importante señalar que sí bien es cierto que existen actas de las sesiones, también es cierto que no existen todos los oficios con acuse de recibo de los miembros del comité, por lo que presume que no fueron convocados y por consiguiente no se les remitió el orden del día y los documentos correspondientes a la sesión a los integrantes del Comité para su conocimiento. Por lo que recomienda al Secretario Ejecutivo que se notifique a todos lo miembros del Comité y se ingresen los respectivos acuses de recibo a los expedientes, lo anterior a efecto de los trabajos de Comité se lleven a cabo conforme a la normatividad aplicable. Normatividad Infringida: Artículos 50 fracción IV y 48 fracción II primer párrafo del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Observación 3: En el caso de las Adjudicaciones s y de la Invitación Restringida, por lo que respecta a la invitación a personas seleccionadas, se observa que no existe una invitación dirigida al representante legal de la empresa, sí bien es cierto que existen algunas firmas, nombres y fechas en las bases de licitación, no hay certeza que las empresas hayan sido notificadas, ya que no se sabe quien la recibió, motivo por el cual se recomienda que se acuse la invitación con el sello de la empresa, nombre y cargo de la persona que recibe, fecha y hora de recepción de las bases. Ahora bien, existen invitaciones a empresas que se realizaron por vía correo electrónico, al respecto es importante señalar que no se tiene certeza que el correo lo recibiera el representante legal o su similar, y máxime que dentro del expediente no existe constancia del acuse de recibo del correo, por lo que se recomienda que sí utiliza este medio, se AUDITORÍA HOJA 9 DE 12

10 esté al acuse respectivo del correo electrónico, a efecto de darlo por notificado. Normatividad Infringida: Artículos 91 fracción I y 94 fracción II del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Observación 4: Con relación a la no suscripción de los contratos de las invitaciones restringidas y adjudicaciones directas, es de destacar que tal omisión genera una violación a la norma, toda vez que no se sigue conforme a derecho el procedimiento de la licitación. Normatividad Infringida: Artículo del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Artículos 49 y 73 fracción VI del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México Observación 5: En el procedimiento adquisitivo que se declaro desierto número CAS/IR/003/2008, no se emitió el Dictamen y el Fallo correspondiente, transgrediendo el procedimiento de licitación. Asimismo, en los actos adquisitivos, no obstante que se cuenta con el Fallo de Adjudicación no existe evidencia del acuse de recibo de Conocimiento del Fallo por parte de la empresa adjudicada de los siguientes procedimientos: CAS/AD/001/2008, CAS/AD/004/2008, CAS/AD/006/2008 CAS/AD/008/2008 CAS/AD/009/2008, CAS/IR/005/2008. Normatividad Infringida: Artículo fracción VII y V del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Artículo 87 fracción X y 94 fracción V del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. AUDITORÍA HOJA 10 DE 12

11 Observación 6: Si bien es cierto que en el acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas, Dictamen y Fallo el Secretario Ejecutivo del Comité declara la asistencia del número de licitantes, en los expedientes existe evidencia de que las personas que participaron en el procedimiento no se registraron dentro de los treinta minutos anteriores a la hora señalada para la celebración del acto de los siguientes procedimientos tal y como lo señala la normatividad establecida. CAS/AD/001/2008, CAS/AD/003/2008, CAS/AD/004/2008, CAS/AD/005/2008, CAS/AD/006/2008, CAS/AD/008/2008 Y CAS/AD/009/2008 Normatividad Infringida: Artículo 84 del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. X. CONCLUSIONES. Como resultado de la revisión practicada a los Procedimientos adquisitivos, correspondientes al segundo semestre de 2008 y del análisis a la documentación que respalda las adquisiciones de bienes y contratación de servicios realizados, se desprende que en lo relativo a la la integración de las bases de licitación se cumple en lo general con lo establecido en el Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México y su Reglamento, por lo que se refiere al procedimiento para la realización del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo se detectaron observaciones con violación a la normatividad derivadas de que los procedimientos no se llevaron a cabo conforme a derecho en lo que se refiere a la invitación a proveedores seleccionados, deficiencias en la convocatoria a sesión a los miembros del Comité, falta de registro de proveedores participantes en la sesión de Comité, incumplimiento en el orden de la apertura de propuestas técnicas y económicas, omisión en la suscripción de los Contratos en procedimientos de Adjudicación e Invitación Restringida y falta de elaboración de Dictamen y Fallo en un procedimiento que se declaró desierto, dichas observaciones fueron comentadas con el Titular de la Dirección de Administración y Finanzas, mismas que se encuentran detalladas en la Carta de Observaciones con Probable Violación a la Normatividad que se anexa al presente informe. AUDITORÍA HOJA 11 DE 12

12 Aunado a lo anterior es importante señalar que en los procedimientos subsecuentes se envíen las bases de invitación a los proveedores cuando se trate de correo electrónico en días hábiles, ya que se observó que se realizó una invitación el día sábado 6 de diciembre de Por tal motivo, es necesario que se realice una adecuada supervisión por parte del Titular de la Dirección de Administración y Finanzas, al personal encargado de los trabajos operativos relativos a la función de adquisiciones, con el propósito de contribuir a la mejora del control interno establecido en esta materia, para evitar la recurrencia de la problemática detectada. Supervisó Elaboró Lic. Hipólito Romero Reséndez Contralor Interno C.P. R. Ma. de la Luz Macedo Bernal Jefe de Departamento de Auditoría XI. ANEXO Carta de Observaciones con Probable Violación a la Normatividad. Informe elaborado en la Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios el 8 de Mayo del AUDITORÍA HOJA 12 DE 12

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