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1 Presentación de Servicios.

2 Creamos valor En una época regida por las comunicaciones y la información, donde el espacio es uno de los elementos más preciados, se hace imprescindible la implantación de herramientas que permitan a las empresas gestionar adecuadamente su documentación, sustituyendo el espacio físico ocupado por sus documentos, por espacio digital. Ante esta necesidad nace Control Once, como empresa de servicios especializada en la implantación de soluciones integrales en gestión documental. En la actualidad, muchas empresas tienen problemas en la organización y la gestión de sus documentos. El alto espacio físico ocupado por sus archivos, los problemas de localización, el elevado tiempo empleado en buscar los documentos, el gran número de fotocopias realizadas de un mismo documento para que esté disponible para varias personas a la vez, la pérdida de documentación, el control del acceso a la información, etc., son algunos de los problemas a los que muchas empresas tienen que hacer frente diariamente. La Gestión Documental se centra en el adecuado tratamiento de la documentación para optimizar su gestión y tratamiento, sustituyendo el espacio físico por espacio digital y permitiendo a los usuarios de su empresa acceder a la información de forma sencilla, precisa e inmediata. Hablamos de crear un archivo digital en el que se recoja la información de su empresa, tanto la procedente de los archivos físicos como la contenida en los ficheros informáticos, organizada adecuadamente según sus propias necesidades. La correcta gestión documental redunda en un recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo, en la agilidad y concurrencia en el acceso a la información, en un mayor control y seguridad que permite eliminar la posibilidad de pérdida o extravío de documentos, y mejora la calidad de sus productos o servicios. Y a la consecución de estos beneficios, van dirigidos nuestros servicios, Y para su empresa, todo esto se traduce en un aumento de la organización, de la eficiencia y de la productividad, con una reducción de sus costes y, por tanto, un incremento de su beneficio.

3 Servicios Control Once, como empresa comprometida con sus clientes en prestar una solución global para satisfacer sus necesidades en Gestión y Custodia Documental, tiene un reto diario: Crear valor y mejorar la rentabilidad de su empresa a través de los siguientes servicios: Consultoría Documental Digitalización Software de Gestión Documental Custodia Documental Solución Integral en Gestión Documental Destrucción de documentos Consultoría Documental La documentación y archivo de las empresas, tienen unas características que varían de unas a otras, de forma que cada Organización necesitará explotar su información y gestionar su archivo de manera distinta. Realizar un adecuado tratamiento de la información, requiere un estudio previo de la estructura, funcionamiento y necesidades de la propia empresa, como paso previo en la implantación de un proyecto en gestión documental. Este estudio es realizado por los documentalistas de Control Once en sus propias instalaciones. Se analizará la estructura, formato, tipología y forma de consulta de sus documentos, su movimiento dentro de la empresa y los procesos de trabajo en los que se ven afectados. De esta evaluación se desprenderá cual es la forma correcta de planificar, crear, referenciar, organizar, y almacenar su información.

4 Digitalización Convertir sus documentos en formato papel en documentos con formato digital, le permitirá recuperar espacio en su Empresa al destinar el emplazamiento de su archivo a otros fines. Ordenación, clasificación y codificación. Los diferentes tipos de documentos utilizados y consultados en su empresa, deben quedar claramente identificados para que el acceso a dicha información se realice de una manera ágil y sencilla. Cada documento debe llevar asociados aquellos datos que lo identifiquen unívocamente y que servirán como claves de búsqueda. El proceso de clasificación, ordenación y codificación se centra en la identificación de los documentos como paso previo al proceso de digitalización. Digitalización. Nuestros escáneres de alto rendimiento permiten la digitalización de los documentos sea cual sea su formato. El proceso de digitalización es completamente flexible y se adapta a las características particulares de cada documento. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y funciones adecuados para conseguir la máxima calidad de la misma. Indexación. El proceso de digitalización culmina con la indexación de las imágenes obtenidas. Este proceso consiste en identificar cada imagen asociándole los datos obtenidos en el proceso de codificación descrito anteriormente. Una adecuada indexación de los documentos digitalizados, permitirá al usuario final realizar consultas y búsquedas de manera ágil, sencilla e inmediata.

5 Software de Gestión Documental Tras la digitalización, sus documentos en formato electrónico deben estar disponibles para su consulta de forma ágil e inmediata. Para ello, es necesaria la utilización de herramientas que permitan gestionar los archivos digitales. Hoy en día existen en el mercado multitud de aplicaciones de gestión documental adaptadas a las necesidades y dimensiones de los usuarios. En este sentido, y en función del alojamiento electrónico de los documentos, Control Once recomienda: Alojamiento en los servidores de Control Once. Recomendamos un versátil gestor documental desarrollado por Control Once que le permitirá, de forma sencilla, crear, referenciar, organizar, y guardar todo tipo de ficheros, para uso propio o compartido, por lo que la información estará siempre accesible de forma inmediata y precisa para toda su organización. Alojamiento en las instalaciones del cliente. Recomendamos:

6 Custodia Documental. Control Once dispone de un centro de custodia en el que usted podrá confiar el archivo de su empresa. Esto le garantiza: Un importante ahorro de espacio sin perder la facilidad de consulta de su información. Una adecuada conservación de sus documentos con los máximos criterios de seguridad y confidencialidad. Un mayor conocimiento y control de su archivo. Le ofrecemos un servicio de custodia integral en el que nuestros profesionales realizan todo el proceso, desde el inventario de sus documentos en sus instalaciones, la recogida y el traslado ordenado de su archivo hasta nuestros centros de custodia y las entregas de los archivos solicitados en su propia organización y en cualquier momento. Puede confiarnos cualquier tipo de documento o soporte de información (soportes informáticos, placas médicas, planos ). En general, para documentos en papel, el servicio se realiza en contenedores especiales con una capacidad aproximada de metros cúbicos (38 cm ancho x 57 cm largo x 30 cm alto), en los que, a título orientativo, tienen cabida unas hojas en tamaño A4.

7 Destrucción confidencial de documentos. Proporcionamos una Solución Integrada de Destrucción Confidencial de Documentos para garantizar que su empresa: Cumpla con la normativa vigente en materia de Protección de datos. o Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. o Real Decreto 1720/2007 de 21 de Diciembre. Contribuya, de forma activa, al mantenimiento del medio ambiente. El servicio de destrucción se presta en dos modalidades: Destrucción puntual. Recogida puntual de documentos en las instalaciones del cliente, traslado a nuestros centros y destrucción de documentos. Alquiler de contenedores. Depósito de contenedores de seguridad en las instalaciones del cliente, para el almacenamiento temporal de sus documentos a destruir. Recogida periódica de los contenedores, transporte hasta nuestros centros y destrucción de los documentos. La destrucción, en ambas modalidades, se realiza a nivel 3, trasladando el papel triturado resultante a las plantas de reciclaje adecuadas y acreditando el servicio prestado mediante la entrega del Certificado de Destrucción correspondiente.

8 Experiencia Control Once ofrece sus servicios a empresas de cualquier tamaño y sector. Algunos de nuestros clientes son:

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