POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer las diferentes políticas y procedimientos necesarios para proteger, salvaguardar y administrar la información bases datos conforme a la Ley estatutaria y creto ALCANCE Aplica para todas las bases datos que emiten los clientes la compañía y para los registros que se capturan en el momento que se digita la corresponncia para la generación guías. 3. DEFINICIÓN Capigono: Sistema información web encargado almacenar la información referente a todos los envíos que llegan a la compañía. Integridad: La información sólo pue ser modificada por quien está autorizado. Confincialidad: La información sólo be estar disponible y ser legible para los autorizados. Disponibilidad: Cuando se necesite el sistema, recurso o servicio, se encuentre listo para su uso u operación. Evincia operaciones o l uso: Es la existencia registros don se pueda realizar verificaciones Aviso privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca la existencia las políticas Tratamiento información que le serán aplicables, la forma accer a las mismas y las finalidas l Tratamiento que se preten dar a los datos personales. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son consirados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil las personas, a su Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

2 profesión u oficio y a su calidad comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos puen estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales bidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos sensibles: Se entien por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad l Titular o cuyo uso inbido pue generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, rechos humanos o que promueva intereses cualquier partido político o que garanticen los rechos y garantías partidos políticos oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Transferencia: La transferencia datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado l Tratamiento datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable l Tratamiento y se encuentra ntro o fuera l país. Transmisión: Tratamiento datos personales que implica la comunicación los mismos ntro o fuera l territorio la República Colombia cuando tenga por objeto la realización un Tratamiento por el Encargado por cuenta l Responsable. Encargado l Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento datos personales por cuenta l Responsable l Tratamiento. Responsable l Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, cida sobre la base datos y/o el Tratamiento los datos. Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

3 4. CONDERACIONES GENERALES Domina Entrega Total S.A.S no tiene vínculo directo con los stinatarios a los cuales se les entrega la corresponncia ya que este servicio se cataloga como público, la mayor parte las bases datos provienen clientes que hacen envíos forma masiva acuerdo a la naturaleza l servicio que ofrecen. 5. RECURSOS Elementos oficina. Software Hardawre Internet Computadores 6. PROCEDIMIENTO PARA LA MANIPULACIÓN DE INFORMACIÓN. No. Actividad Responsable Procedimiento, Control Registros y/o Referencias El área analistas información cuenta con los Recepcion y Empleado aplicativos pertinentes para el cifrado y sencripción procesamiento interno información acuerdo a las necesidas l cliente. bases datos Las bases datos son procesadas en el sistema 1 información CAPIGONO son borradas con el aplicativo ERASER para borrado seguro 1. Se selecciona el archivo plano 2. Clic recho 3. Selecciónanos la opción ERASER 4. Seleccionamos la opción que dice ERASER Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

4 Nota: De igual forma se tiene programada una tarea para que diariamente ejecute un vaciado la papelera reciclaje. Las bases datos son visualizadas por 2 personas: Analista información y área impresión, en las dos áreas ejecutan este tipo labores. Reenvío interno Todas las bases datos o información confincial es bases datos Empleado enviada forma encriptada. 2 interno El área analistas información e informática son Borrado Empleado encargados borrar forma mensual la información 3 información Interno. manera local que contenga datos confinciales. 4 5 Borrado permanente información Director sistemas y empelados internos Actualización Actualizadores telefónica datos datos La compañía cuenta con un software para el borrado seguro información con el fin hacer irrecuperable esta misma. Este proceso se ejecuta diariamente en las estaciones trabajo. Todo el proceso actualización datos es grabado y monitoreado, ya que se cuenta con una planta voz digital. Este proceso se permite para llamadas s fijos y celulares. Aplica para los clientes que soliciten el servicio, bajo ninguna razón se realiza actualización datos telefónica sin autorización l cliente remitente la Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

5 base datos. 6 Estudio crediticio y antecentes personal involucrado Recursos Humanos Al personal administrativo la compañía involucrado en el proceso se le hace este tipo estudios. 7 Auditorias aleatorias a los equipos computo 8 Acuerdos confincialidad 9 Capacitaciones referentes a la seguridad informática Director De forma aleatoria se realizan auditorías a los equipos sistemas cómputo la compañía para validar el cumplimiento las políticas seguridad. Recursos El área recursos humanos cuenta con los acuerdos Humanos confincialidad pertinentes acuerdo a las necesidas l cliente. Bienestar laboral El área bienestar cuenta con un cronograma capacitaciones el cual incluye temáticas referentes a la seguridad informática, administración y confincialidad la información, SARO. 10 Impresión guías Empleado Interno Domina Las guías requeridas para el proceso distribución son impresas acor a las exigencias l cliente en lo referente a la seguridad, por tal razón no se incluyen datos confinciales como: Números cuenta Cédula Teléfonos celulares. Estados cuenta. Tenncias religiosas. Género. Edad. Por exigencia l ministerio se incluye en las guías Remitente Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

6 Destinatario Ciudad Departamento Dirección. 11 Movimiento y Director Todos los equipos que son trasladados a otras áreas se traslado equipos sistemas les hace borrado información e instalación l sistema operativo con el software DBAN, el cual se talla en al manual Harning la empresa. 12 Validación virus y Analista La compañía cuenta con sistemas antivirus para la software malicioso informacion tección y eliminación software malicioso ( en la información. ENDPOINT ) el cual mantiene en ejecución en tiempo real para monitorear los archivos que entran y salen l equipo. Para la tección informacion con virus o maliciosa se tiene programadas tareas vacunación forma semanal en todas las estaciones trabajo. En caso encontrase alguna anomalía en la informacion proporcionada por el cliente, se retroalimentará dicha novedad 13 Firewall local para Director El software antivirus funciona como un ENDPOINT el las estaciones sistemas cual tecta el momento en el que una conexión a trabajo puertos externos es solicitada. 14 Aplicaciones Director Las estaciones trabajo cuentan con las diferentes Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

7 ejecutables en las sistemas políticas para prevenir la fuga informacion entre las estaciones cuales se resaltan trabajo vinculadas a la operación Bloque aplicaciones no permitidas Bloque panel control Bloqueo opción ejecutar Bloqueo al almacenamiento en el disco duro 15. Manual Políticas Director La compañía cuenta con manual políticas seguridad sistemas seguridad la información don se estipulan las diferentes políticas y procedimientos asociados al tratamiento y protección las bases datos. CLAFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Tipo Informaci informacion Se maneja ( si/no) Lugar don se almacena Requiere encripción ( Si / No ) Proceso strucción on confinci al / NO La información Bases datos Motor bases digital se datos struye cada Si postgres. Si 6 meses y se borra Correo localmente electrónico con aplicativo Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

8 ERASER para eliminar forma finitiva la información. Si Listados No No aplica No Aplica No Si Extractos Se tiene convenio con empresa para Si la recolección Si Archivo No y strucción las voluciones l producto. Guías físicas. Archivo general No física la papelería. Informes gestión. Servidor mediante borrado seguro. Discos duros. Área informática No mecánica los mismos. Copias seguridad. Por fuera la compañía. física la Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

9 papelería. Hojas vida. Archivo recursos No física la humanos papelería. Acuerdos Archivo confincialidad. recursos No física la humanos papelería. Contratos Archivo trabajo recursos No física la humanos papelería. Contratos clientes externos. Archivo l área comercial No física la papelería. Acuerdos servicio. Archivo l área comercial No física la papelería. Nota: La información física como son extractos, voluciones, pruebas entrega y archivo contable histórico son almacenados en el archivo la compañía mientras se autoriza la strucción l mismo. Autorización para el Tratamiento datos personales sensibles. La compañía cuenta con dos fuentes información para el tratamiento bases datos: Cliente Corporativo: Son aquellos clientes que envían manera masiva la corresponncia para ser distribuida por Domina entrega total S.A.S, las bases datos que son transmitidas por ellos son creadas, actualizadas y administradas por el cliente, la autorización para la manipulación la información los stinatarios se encuentra bajo la responsabilidad l cliente. Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

10 Cliente Directo: Son aquellos clientes naturales que llegan a las instalaciones Domina para realizar el envío corresponncia unitaria Modo obtener la autorización Domina notifica a los clientes directos asociados a la distribución, la autorización para el tratamiento datos personales sensibles mediante correo electrónico. Prueba la autorización. Tácitamente se sume autorización para el tratamiento información por parte l cliente, salvo que el usuario manifieste lo contrario vía correo electrónico o mediante otro medio comunicación. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Domina Entrega Total S.A.S, hace uso la información emitida por los clientes solo para procesos distribución acors a la normatividad vigente en materia postal, para tal efecto se realizan las siguientes actividas: Impresión guías ( cuando corresponda ) Almacenamiento la información corresponncia acuerdo a la CRC Realización informes gestión acuerdo a las necesidas l cliente externo. Bajo ninguna circunstancia Domina Entrega Total S.A.S hace uso inapropiado ( envío publicidad, mensajes texto, correos electrónicos masivos, entre otros ) las bases datos emitidas por los clientes ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. La persona signada como responsable l tratamiento la información es el director sistemas la compañía Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

11 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Son aquellos clientes que envían manera masiva la corresponncia para ser distribuida por Domina entrega total S.A.S, las bases datos que son transmitidas por ellos son creadas, actualizadas y administradas por el cliente, la autorización para la manipulación la información los stinatarios se encuentra bajo la responsabilidad l cliente. RAZÓN SOCIAL: Domina Entrega Total S.A.S DOMICILIO: Cr 76 #43-24, Mellin domina@domina.com.co NOMBRE DEL RESPONSABLE: Mario Alonso Agulo TELÉFONO DEL RESPONSABLE: (4) / 4147 RESPONSABLE DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMACIONES Domina Entrega Total S.A.S, cuenta con el área servicio al cliente nacional con domicilio en Mellin la cual se encarga tramitar manera interna y externa las diferentes peticiones, quejas y reclamos que surjan. Se tiene un procedimiento interno para dar gestión a las diferentes novedas presentadas mediante los diferentes medios comunicación ( , pagina web, carta física y llamada telefónica). DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DE PQR NOMBRE: Laura Catalina Patiño TELÉFONO: (4) / 4161 DIRECCIÓN: Cr 76 #43-27, Mellin reclamos@domina.com.co FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN A partir l 27 Junio l 2013 (fecha en la cual fue publicada en el diario oficial), entra en vigencia la política para el tratamiento la información, el periodo vigencia para el Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

12 tratamiento las bases datos se encuentra directamente relacionado con la normatividad vigente en materia postal. DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables l Tratamiento o Encargados l Tratamiento. Este recho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba la autorización otorgada al Responsable l Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, conformidad con lo previsto en el artículo 10 la presente ley; c) Ser informado por el Responsable l Tratamiento o el Encargado l Tratamiento, previa solicitud, respecto l uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintenncia Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las más normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión l dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, rechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procerá cuando la Superintenncia Industria y Comercio haya terminado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Accer en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto Tratamiento. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN: El procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus rechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización es el siguiente: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal l Titular que repose en la base datos DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S suministrará a estos toda la Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

13 información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la intificación l Titular. La consulta se formulará mediante comunicación escrita que se radicará en las oficinas la DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S o también se podrá realizar mediante correo electrónico dirigido a la dirección reclamos@domina.com.co La consulta será atendida en un término máximo diez (10) días hábiles contados a partir la fecha recibo la misma. Cuando no fuere posible atenr la consulta ntro dicho término se informará al interesado, expresando los motivos la mora y señalando la fecha en que se atenrá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento l primer término. El Titular o sus causahabientes que consiren que la información contenida en la base datos DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. be ser objeto corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento cualquiera los beres contenidos en la ley, podrán presentar el correspondiente reclamo ante la DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, con la intificación l Titular, la scripción los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado ntro los cinco (5) días siguientes a la recepción l reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses s la fecha l requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenrá que ha sistido l reclamo. En caso que la DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo dos (2) días hábiles Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

14 e informará la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo l mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda berá mantenerse hasta que el reclamo sea cidido. 3. El término máximo para atenr el reclamo será quince (15) días hábiles contados a partir l día siguiente a la fecha su recibo. Cuando no fuere posible atenr el reclamo ntro dicho término, se informará al interesado los motivos la mora y la fecha en que se atenrá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento l primer término. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintenncia Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite consulta o reclamo ante el Responsable l Tratamiento o Encargado l Tratamiento. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información berá ser fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y berá corresponr en un todo a aquella que repose en la base datos. DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. procerá a la supresión los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales berán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento la normatividad en materia postal. DOCUMENTOS DE CONSULTA Y/O REFERENCIA INTERNA Normas Seguridad informática Procedimiento Impresión Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

15 Procedimiento administración llaves seguridad Procedimiento para el cifrado información Harning Equipos Computo Decreto Ley Cualquier impresión o copia tomada este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA El contenido este documento es propiedad y uso exclusivo DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S