Sistematización de los Archivos en la Administración Pública, hacia el archivo unificado.

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1 Sistematización de los Archivos en la Administración Pública, hacia el archivo unificado. XXXIV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS 2012 Villahermosa, Tabasco, México de julio de 2011 Elizabeth Huerta García Consultora de Gestión Documental

2 Introducción Las Administraciones públicas son organizaciones cada vez más complejas en el manejo de documentos recibidos y generados. La incorporación de nuevos sistemas deben convivir frecuentemente con los procedimientos, flujos o elementos tradicionales. Los modelos de eficiencia y calidad precisan de una gestión corporativa y estructurada de los documentos vinculados a cualquier servicio proporcionado. El mayor conocimiento de cualquier dependencia se encuentra depositado en algún tipo de documento. 2

3 El gran reto archivístico: el impacto de las TIC El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad: El e-gobierno y la administración interconectada En España: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad En México: Ley Federal de procedimiento Administrativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental Ley Federal de Protección de Datos Personales Ley Federal de archivos. Reglamentos.. Lineamientos de desarrollo del Reglamento

4 El gran reto archivístico: el impacto de las TIC Se aprueba: la utilización de medios electrónicos en la relación de los ciudadanos con la Administración La interconexión de las Administraciones La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades de Enlace de las dependencias Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar la oficina sin papel La información deberá ser: Clara Completa Veraz, Oportuna Confiable

5 El gran reto archivístico: el impacto de las TIC Regula : La Clasificación y desclasificación de expedientes Su acceso Establece la elaboración del inventario de expedientes clasificados El tramiento y acceso a la Información Confidencial: La protección de datos personales Ley Federal de Archivos, establecer los lineamientos y los mecanismos para la colaboración para la organización de los archivos de las autoridades federales, estatales y municipales. Para poder cumplir estos mandatos es necesario contar con archivos administrativos sistematizados

6 Problemática de la gestión de los documentos electrónicos Problemas Organizativos: Dispersión en su Creación y Producción Evolución de los sistemas informáticos Gestión de los documentos electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente Terminal Terminal Ordenador central Terminal Sistema centralizado PC PC PC Sistema distribuido Sistema interconectado

7 Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos En su ciclo de vida intervienen distintos elementos Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA) diseño y creación Documentos, metadatos, hw y sw Producción Tramitación Archivo Aplicaciones de registro y tramitación Gestor de documentos electrónicos Gestor de documentos electrónicos de Archivo Interoperabilidad SGDE C A P T U R A SGDEA

8 Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos- Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Integración de SGDE y SGDEA PROPIEDAD SGDE- ISO SGDEA- MoReq2 Unificación del cuadro de Clasificación de ambos Modificación de Documentos Permitido Impedido Identificar los documentos en trámite y documentos de archivo Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación Transferencia de documentos del SGDE al SGDEA mediante Borrado de documentos Normas de conservación Permitida Opcionales Impedido Obligatorias servicios web Estructura de clasificación y almacenamiento Opcionales Obligatorias Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio Orientación Documentos en trámite Documentos de archivo

9 Nuestro Enfoque Sistema de Información dedicada a almacenar y recuperar documentos, cuyo objetivo es coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas, que afectan a la creación, producción, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, independientemente de su formato y soporte, garantizando la conservación de su originalidad, integridad, autenticidad y disponibilidad, así como de sus relaciones contextuales. Ciclo de vida del documento : inicia desde su ingreso en la administración, independientemente de que la tramitación de los asuntos se realice de forma manual o por medio de una aplicación informática de tramitación. Ciclo de vida del documento Oficialía de Partes Tramitación Archivo Trámite Archivo Concentración Archivo Histórico Integración aplicaciones de Tramitación y de Gestión de Archivo 9 Infor

10 Nuestro Enfoque: Archivo Unificado Remite Transfiere Transfiere Oficialía de partes Archivo de Tramite Archivo Concentración Archivo General o Archivo Histórico Registro electrónico Tramitación electrónica de expedientes (flujo de trabajo) Organización de fondos Descripción archivística Gestión de Depósito Transferencias Archivo electrónico Digitalización Gestión Préstamos Archivo de papel, Digitalización Consulta en Sala Expurgo Gestión electrónica de listados Gestión de Usuarios Servicio de Reprografía Peticiones de Fondos 10 Infor

11 Archivo Unificado. Objetivos Avance hacia una Administración única, la centralización de los diferentes documentos o datos en un mismo entorno de almacenamiento es el primer paso para alcanzar un archivo unificado, con las ventajas de reducción y simplificación de las labores administrativas que ello conllevaría. Acceso a todos los datos y documentos de relevancia de la organización, desde cualquier lugar de esta, facilitando la consulta on-line desde cualquier unidad de la organización, independientemente desde donde se hayan registrado o incorporado, por el procedimiento administrativo que sea. Posibilidad de explotación de datos, pudiéndose generar tanto informes propios de producción como dando la posibilidad de extraer o cruzar datos para informes de gestión y mejora. Disponer de las herramientas necesarias de consulta y administración que faciliten estos objetivos en un entorno tecnológico avanzado. Integración con los aplicativos de tramitación y sistemas de B.D. y de información corporativos de la organización. Gestión unificada de todos los documentos electrónicos, pero también de los documentos físicos. 11 Infor

12 Archivo Unificado. Esquema Global REGISTRO EN OFICALIA DE PARTES Organismos Productores Unidades de documentación en Trámite Sistema de Archivo unificado B.D. Sistema Información Expedientes físicos Consulta Electrónica SISTEMA y/o Física ALMACENAMIENTO Acceso Web SSL, Certificado Personal. Consulta U. De Doct. trámite Centros de Atención Ciudadanos 12 Infor

13 Archivo Unificado. Adecuación a normas ArchiDOC se adecua a las diferentes normas existentes para el tratamiento archivístico Norma ISO Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Diseño de Sistemas de Gestión de Documentos. Organización y control Norma ISO Marco para la conservación y acceso a documentos electrónicos a largo plazo MoReq: Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos de Archivo. Normas internacionales de Descripción archivística ISAD(G) y en su caso ISAAR (CPF) para la Descripción de Autoridades 13

14 MODELO FUNCIONAL

15 Modelo Funcional Sistemas Tramitadores Servicios web a la Administración Servicio a ciudadanos Expediente Electrónico Expediente Físico Transferencias Préstamos / Consulta Clasificación y Descripción Gestión de Depósitos Gestión de Préstamos Sistema de Gestión de Archivo Gestión Transferencias Gestión de Eliminaciones Identificación y Valoración Digitalización Administración (Gestión de usuarios, auditoria, ) Documentos del ciudadano Catálogo Procedimientos Geográficos Terceros Organización Archivo Digital

16 Módulos de ArchiDOC Web. Funcionalidad principal Fondos Documentales Transferencias Creación y organización del cuadro de clasificación. Gestión de series. Búsquedas en el cuadro Previsiones y relaciones. Calendario de transferencias Descripción Servicios Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR ) Edición y consulta Préstamos y consultas Informes de entrega y devolución Digitalización Incorporación de documentos imagen Administración Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. Auditoría Descriptores y listas de valores 16

17 Sistemas de gestión documental: evaluación continua Retroalimentación Adaptaciones. Sistema Seguimiento y evaluación Implantación de adaptaciones El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema

18 Cuadro de Clasificación

19 Pista de Auditoría

20 Valoración de Series documentales

21 Valoración de series documentales Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,

22 Formato para Transferencia de documentos Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2 Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones

23 Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web Personal de Oficina Elaboración de transferencias. Envío al archivo de expedientes cerrados de un procedimiento Solicitud de préstamos y consultas de expedientes que están en el archivo Búsqueda y consulta de la descripción. Acceso a los documentos electrónicos asociados al expediente 23

24 Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web Personal de Archivo Organización de fondos. Generación y navegación por el Cuadro de Clasificación. Descripción archivística. Edición y consulta de la descripción Gestión del depósito físico Gestión de préstamos y consultas. Autorización, entrega y devolución de expedientes. Gestión de transferencias. Recepción, cotejo, aceptación, ubicación y validación de expedientes en el Cuadro de Clasificación. Incorporación de documentos electrónicos a los elementos del Cuadro de Clasificación 24

25 Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web Personal de Archivo Gestión de Series Identificación. Información de productores), procedimiento, fechas, normativa, etc. Valoración. Fija plazos de permanencia de los expedientes en Archivo Eliminación de expedientes. Proceso de eliminación de los expedientes que han expirado su plazo de conservación en el archivo Administración Gestión de usuarios. Alta, baja y modificación de usuarios, permisos, perfiles, grupos y órganos Auditoria Gestión de la descripción: Definición de campos y fichas descriptivas. Alta, baja y modificación de descriptores y listas de valores. 25

26 Funcionalidades de ArchiGES Gestión de usuarios Control de acceso a la información: Creación de distintos tipos de Grupos de usuario. Creación de listas de permisos de acceso a partes de la Base de Datos Alta, modificación y consulta de usuarios Gestión de temas de investigación. Tarjeta de investigador Petición de fondos Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Asignación de mesa al investigador para servicio y control de fondos y liberación de mesas Control de peticiones de unidades documentales e imágenes. Reservas Generación de testigos ( para depósito, recogida por usuario y devolución al depósito) Gestión de histórico de consultas Servicio de reprografía Gestión de peticiones de reprografía : solicitud, presupuesto, aceptación por el usuario, autorización, ejecución y entrega Control económico Configuración del servicio respecto a procedimiento, costes, autorización (manual o automática), presupuesto (manual o automático), etc. de cada uno de ellos

27 Funcionalidades de ArchiGES Generación de Informes y Estadísticas Resumen de los servicios ofrecidos por el archivo Relación de investigadores Expedientes de investigación Peticiones de fondo físico Peticiones de reprografía por usuario Movimientos periódicos de fondos Unidades documentales consultadas más de un número dado de veces Partes de trabajo del personal del archivo Préstamos y Unidades documentales prestadas Gestión de depósito Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Configuración, identificación y descripción de los depósitos del archivo así como de cada uno de los elementos que lo componen (salas, cuerpos de estantería, baldas y huecos) Consulta del estado de los depósitos (ubicaciones libres/ocupadas, porcentaje de ocupación, etc.) Asignación de ubicaciones para las unidades de instalación que entran en depósito, ya sea por transferencias, ingresos extraordinarios, etc. o por reubicación de las existentes

28 Funcionalidades de ArchiDOC Digitalización Integración con sistemas de captura (escáneres y cámaras digitales), mediante controladores TWAIN Digitalización de imágenes en blanco y negro, grises y color Almacenamiento en formatos de imagen estándar (TIFF, JPEG y CCITT GIV) Importación de Imágenes en formatos estándar desde CD-ROM Creación de estructura básica de la documentación, capítulos, signaturas, etc., con identificación de imágenes concretas que permita el acceso directo a las mismas Consulta en sala Navegación a través de la estructura jerárquica de la documentación y visualización de fichas e imágenes Búsquedas mediante Asistente de búsqueda, Búsqueda experta y Localización por texto. Incorpora en las búsquedas Truncamiento de textos, operadores booleanos y Thesauro Visualización de fichas en formatos ISADF(G), ISAAR(CPF) y fichas particularizadas Rotaciones, desplazamientos, ampliaciones y reducciones Aplicación de tratamientos de mejora de legibilidad

29 Funcionalidades del Conector WEB de ArchiDOC Consulta con Conector Web Permite a los usuarios autorizados realizar a través de un navegador, las siguientes funciones: Búsquedas por texto libre y por descriptores Acotación de búsqueda por criterios jerárquicos y cronológicos. Navegación jerárquica y por enlaces Acceso a fichas con la información descriptiva de los documentos Visualización de imágenes en pantalla Tratamiento digital de los documentos originales

30 Interacción con sistemas externos. Conectores ArchiDOC dispone de conectores personalizables para el acceso a entidades y sistemas de gestión corporativos: Sistema Gestión de Archivo Conector Autenticación Conector Catálogo de de Procedimientos Conector Tramitación Conector Organización Conector Terceros Conector Geográficos Fichero xml Fichero xml invessicres Fichero xml Departamentos invesdoc Fichero xml invesflow J2EE Fichero xml Catálogo invesflow J2EE Fichero xml Usuaurios invesdoc Servicio de directorios (Ldap) 30

31 ARCHIVO UNIFICADO. NORMAS Y METODOLOGIA Normas internacionales de descripción archivística ISAD(G): Descripción ISAAR(CPF): Control de autoridades MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo). Sistema de Clasificación Auditoría y Seguridad Valoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminación Captura de documentos Sistema de Información y Descripción Búsqueda, Recuperación y Presentación Administración Norma ISO Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Organización y control de los documentos en producción en unidades de Gestión Norma ISO Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo Norma ISO PDF/A Conversión de documentos electrónicos a formato estable 31 Infor

32 Gestión de documentos físicos Gestión de Documentos físicos Gestión unificada de documentos de archivo Papel, fotografías, videos, microfilm etc. Expedientes electrónicos, Imágenes, Correos electrónicos y archivos adjuntos Repositorio Documentos Electrónicos De Archivo El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos Cambian los metadatos y la presentación de los documentos

33 Conclusión Modelo de Archivo unificado Archivo unificado -Informática El Corte Inglés HIKU, contempla un Sistema único para la gestión documental en los Archivos de Oficina y el Archivo Central, integrado con la tramitación administrativa Ciclo de vida del documento Oficialía de Partes y Registro Electrónico Unidad de Documentación en Trámite Archivo Concentración Archivo Histórico Documentos en papel, multimedia y electrónicos Se considera el ciclo productivo completo, mediante la integración con el sistema de tramitación y Bases de Datos corporativas: Dato único El Archivo es una fase más de la tramitación administrativa Gestión de documentos físicos y electrónicos 33

34 Conclusión Modelo de Archivo unificado Sujetos Obligados (AP) Unidades documentación en trámite Unidades documentación en trámite Unidades documentación en trámite Unidades documentación en trámite Unidades documentación en trámite ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 34

35 Líneas de negocio: BPO servicios documentales Consultoría datos papel Entrada DOCUMENTACIÓN Transporte documentación Alta en el sistema Preparación lote Impresión ensobrado Digitalización I N V O C A D I G I T A L I Z A C I Ó N C E R T I F I C A D A Digitalización certificada Préstamos Indexación y reconocimiento SERVICIOS CUSTODIA Documentación Salida a custodia Destrucción certificada Custodia digital Custodia legal Envío documentación Consulta en red Cuadre e informes Hosting Control calidad informático Integración Con S.I. cliente Archivo Electróncio 35

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