TERMINOS DE REFERENCIA

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1 TERMINOS DE REFERENCIA DESARROLLO, ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE TÉCNICO DEL SISTEMA EN LÍNEA DE INDICADORES DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL -DOCUMENTO PARA USO EXTERNOwww.indicarse.org ANTECEDENTES Desde el 2003 el Centro para la Acción de la Responsabilidad Social Empresarial en Guatemala CENTRARSE- trabaja en pro de la incorporación, divulgación y formación de la RSE en el país y la región, para ello lideró en el 2007 la creación del sistema en línea para medir las prácticas de RSE de las empresas de una forma objetiva, cuantificable y que permita ser una herramienta de mejora continua para las empresas, que marque sus rutas de acción, áreas fuertes y débiles y guíe sus planes de trabajo; de este esfuerzo surge el sitio A partir del 2008, dicho sistema es adoptado por los restantes 5 países de la región, con quienes se conforma la Integración por la Responsabilidad Social en Centroamérica INTEGRARSE- por lo que el sistema en línea permite que empresas de todo sector o tamaño de cualquiera de los 6 países, puedan medir sus prácticas con el mismo sistema, obteniendo resultados tanto individuales como de comparación. OBJETIVOS - General: Contratar a una empresa con operaciones en Guatemala que provea el servicio de creación, administración y soporte técnico para el software INDICARSE, de manera que permita brindar el servicio de autoevaluación a las empresas a nivel regional. -Específicos: Contar con una empresa que brinde en forma eficiente el soporte del actual sistema. Tener una empresa proveedora que trabaje con los lineamientos internos de CentraRSE, quien administra este proyecto para INTEGRARSE, y cree una relación cordial de trabajo entre empresa proveedora y CentraRSE. Contar con un soporte técnico y que además esté en constante búsqueda de optimizar el funcionamiento de la herramienta. Velar porque la herramienta sea de fácil acceso, comprensión y uso para todos los usuarios, permitiendo a su vez que sea compatible con todos los navegadores. Seleccionar a una empresa proveedora que pueda responder a las necesidades técnicas y administrativas en todas las fases de soporte, mejora, actualización y desarrollo del sistema.

2 ALCANCE El producto esperado de la empresa proveedora que sea seleccionada para el soporte administrativo y operativo del software INDICARSE, se enmarcará en primer lugar, por el cumplimiento de los requisitos básicos del funcionamiento del mismo descritos en los presentes términos de referencia, y en segundo lugar, por aquellos que estén delimitados en las solicitudes formales de actualización que sean convenidas entre ambas partes. PERFIL DE LA EMPRESA PROVEEDORA Para desarrollar este proyecto es necesario contar con una empresa desarrolladora de software que brinde el soporte técnico necesario; brindando los servicios de programación, creación y administración de base de datos y análisis estratégico, debe tomar en consideración las siguientes características técnicas del proyecto: La información es almacenada en bases de datos MySQL. El código está implementado en PHP. Debe ser instalado en un LAMP Server propiedad de CentraRSE. Genera informes en formato Excel y PDF, haciendo cruces de información entre cuestionarios individuales, por país, por empresas y demás características. Además de la parte técnica, la empresa debe cumplir con los siguientes requisitos: - Empresa desarrolladora de software con la capacidad de brindar soporte técnico, servicios de programación, creación, administración de bases de datos y análisis estratégico. - Empresa con operaciones en Guatemala. - Experiencia comprobable en desarrollo de proyectos regionales (Norteamérica, Centroamérica, Sudamérica). - Cumplir con los requisitos de ley según la legislación guatemalteca. - Contar con tres años de experiencia comprobables en el manejo o desarrollo de sistemas similares. (Ver documentos anexos en el final de este documento). NOTA: Únicamente se aceptan propuestas de empresas formalmente constituidas. Proceso interno de trabajo: Durante todo el servicio de soporte técnico, el proveedor reporta al Administrador Regional (CentraRSE). Para trámites de pago se le brindará el contacto de contabilidad de CentraRSE. El contacto a cargo de la administración, desarrollo y supervisión del proyecto IndiCARSE es CentraRSE.

3 PERFIL DEL PROYECTO A continuación se describe el actual funcionamiento del sistema en línea. -Funciones: Está conformado por un cuestionario en línea con preguntas de respuesta cerrada (check box) y de respuesta abierta (text box). El cuestionario está divido en 7 sub secciones (cada una con cantidad de preguntas diferentes). El sistema en línea es regional, dividiendo cuestionario por países (siendo la misma versión de cuestionario). El ejercicio de llenado está regulado por diferentes normas (orden de llenado, campos obligatorios y proceso de validación). Es un software multiusuario, permitiendo tener distintas sesiones abiertas: usuario, supervisor, administrador local, administrador regional, subadministrador y consultor (cada uno con funciones y permisos diferentes). Proceso de llenado lineal: llena el USUARIO, valida el SUPERVISOR y notifica al ADMINISTRADOR LOCAL que se ha completado el ejercicio, para que éste le habilite la opción de generar su reporte (PDF resultados empresa vrs las empresas que en ese momento ya han llenado el sistema). Este proceso puede ser realizado en cualquier momento del ciclo de medición. Cuando la empresa notifica que ha terminado el ejercicio, además de la opción de generar su reporte, también se le habilita la opción modificar, la cual le permite al SUPERVISOR de la empresa, regresar algún eje a su respectivo USUARIO para modificar el cuestionario. (Para volver a generar el reporte, se hacen los pasos descritos anteriormente) Los ADMINISTRADORES LOCALES y el ADMINISTRADOR REGIONAL, tienen opción de realizar cierres regionales en cualquier momento del año. Cuando se hace esto, los ADMINISTRADORES LOCALES bloquean el acceso a las empresas (USUARIOS y SUPERVISORES) para generar reportes Excel y PDF de fecha específica. Después de cada proceso de llenado se generar los siguientes productos: o Por empresa: informe PDF de resultados individuales comparados a nivel nacional y regional (conteniendo tablas comparativas y gráficas) y excel de resultados generales. o Por país (para uso del administrador local): paralelamente al cuestionario en línea, está el sistema de reportaje que es para uso exclusivo de ADMINISTRADOR LOCAL y REGIONAL; éste se alimenta de la base de datos del cuestionario, permitiendo hacer consultas de cruces de información de cualquier fecha (incluyendo tiempo real), generando exceles y gráficas. Las preguntas del cuestionario, alimentan tres sistemas distintos de medición que se reportan en áreas diferentes en el reporte PDF y Excel de cada empresa (ISO26000, Pacto Global y GRI):

4 o Cada pregunta del cuestionario en línea tiene una identificación gráfica (logo) que especifica si alimenta a un solo sistema o a los dos. o Cada pregunta tiene su equivalente en cada nomenclatura. o Los tres sistemas se alimentan por el mismo cuestionario. o Cada sistema hace cruces a nivel nacional y regional, de esta información se generan los reportes tanto en Excel como PDF antes descritos. El proveedor deberá entregar los diagramas del proyecto y el código fuente. -Proceso de actualización: El proveedor trabaja en relación directa con el Administrador Regional (CentraRSE); éste a su vez coordina con los administradores locales las actualizaciones requeridas y previamente validadas. El Administrador Regional junto con el proveedor evalúan la mejor solución a las necesidades requeridas. El proveedor en su calidad de experto en el desarrollo del software, deberá sugerir cómo optimizar el uso de la herramienta durante toda la medición y visualizar su funcionamiento en futuros escenarios. Al contar con un acuerdo entre ambas partes de cómo realizar las actualizaciones, éstas se deberán realizar en forma simultánea a través de un sistema de prueba. Es necesario que se tenga la flexibilidad de realizar en periodos determinados durante el año, las mejoras que se vayan detectando. -Consideraciones finales: La empresa proveedora al momento de firmar el contrato, firma la cláusula de confidencialidad. Durante todo el proceso, la empresa proveedora es la responsable de la exactitud, de las fórmulas y los cálculos realizados por el software. Al finalizar cada medición anual, el proveedor entrega un back up de toda la información, accesos y demás soporte técnico del sistema al Administrador Regional. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN Las empresas que liciten, deberán cumplir con todas las fases del proceso en las fechas estipuladas y con todos los requisitos solicitados. Se analizarán en forma separadas las propuestas técnicas y financieras, velando así por la transparencia durante todo el proceso. -Proceso inicial: 1. CentraRSE e INTEGRARSE convocarán a licitación abierta a través de diferentes medios de comunicación, indicando el correo y teléfono de contacto para que la empresa interesada pueda llamar y consultar la fecha única para demostración del sistema.

5 2. Las empresas que estén interesadas en participar solicitarán los Términos de Referencia y se les enviarán vía , así como el manual del sistema. 3. Se convocará a todas las empresas participantes a una reunión informativa sobre el funcionamiento del sistema, la cual se llevará a cabo en las instalaciones de CentraRSE, el 3 de abril, a las 14:30 horas; y vía videoconferencia para las empresas que postularán desde otros países. Durante dicha exposición se resolverán todas las dudas, nuevamente se les indicará la fecha y horario exclusivo en el que se recibirán las propuestas en sobre cerrado y presentando separadamente la propuesta técnica y la financiera debidamente identificadas. 4. En las oficinas de CentraRSE, en la fecha y hora establecida, se entregarán en recepción dos sobres por empresa, la propuesta financiera deberá estar dirigida al Comité Financiero, la propuesta técnica deberá estar dirigida al Comité Técnico en sobre cerrado. Se sugiere que ambas propuestas tengan una carta de recibido para constancia de la empresa proveedora. Las propuestas serán analizadas al unísono por los Comités Técnico y Financiero respectivamente, según calendario interno. Asimismo, se informarán sobre los s del Comité Financiero y el Comité Técnico para el envío de las propuestas por separado, en caso extraordinario. 5. Después de recibidas las propuestas, se tendrá reunión con los Comités internos en los cuales se llenará una matriz de evaluación por cada propuesta recibida; las propuestas que pasen a la siguiente fase serán contactadas para una reunión de exposición sobre su propuesta y resolución de dudas con los respectivos comités. Las propuestas que no pasen a la siguiente fase serán notificadas. 6. Después de resueltas las dudas por ambos comités con los respectivos proveedores, se realizará una reunión entre Comités para tomar la decisión final. Esta propuesta será compartida con los Directores Ejecutivos de INTEGRARSE para su conocimiento. 7. Se procederá a notificar a la empresa elegida para iniciar el proceso de elaboración, aprobación y firma de contrato y cronograma de actividades. Período para Presentación de Propuestas: Lugar para entrega de Propuestas: Contacto: para Entrega Propuestas: Del 24 de marzo al 24 de abril 2014 (Horario: 8:00-17:00 horas) CentraRSE (Diagonal 6, zona 10, Centro Gerencial Las Margaritas, Torre 1, Nivel 5, Oficina 502) Ana Meléndez, Gerente Desarrollo Institucional, CentraRSE Tel. (502) o (502) Propuesta técnica Propuesta financiera Propuesta técnica: 1. Desarrollo lógico de todas las fases del proyecto indicando qué actividades se realizan, que requerimientos se necesitan y consideraciones específicas que apliquen. 2. Cronograma detallado (en meses y semanas en forma general no con fechas, contemplando las fechas establecidas por CentraRSE) de las fases y sus respectivas actividades contemplando periodos de revisión no.1, correcciones, revisión final y especificando el

6 responsable de cada fase (proveedor, administrador regional, administradores locales, usuarios). Tiempo: El proveedor contratado tendrá 6 meses calendario para la elaboración y desarrollo del producto; incluyendo etapa de validación técnica y capacitación al Administrador Regional y Locales (Mayo 6 a Noviembre 21 de 2014). De ser necesario se realizarán pruebas sobre el sistema de generación de reportes en enero y febrero del El proveedor contratado solamente se hará cargo del desarrollo técnico del instrumento; INTEGRARSE a través del Administrador Regional (CentraRSE) desarrollará la batería del instrumento con el contenido definido, validado y aprobado. Esta batería con el contenido será entregada al proveedor contratado, quien habrá firmado previamente un convenio de confidencialidad. Propuesta financiera (cifras en dólares americanos): 1. Resumen ejecutivo del desarrollo del proyecto (fases). 2. Cuadro de resumen con precio por cada fase (con IVA incluido) y las fechas en las que se ejecutará. 3. Copia de un recibo de agua, luz o teléfono reciente (no más de 3 meses). 4. Copia de RTU o Solvencia Fiscal actualizada. 5. Últimos tres estados de cuenta bancaria. Calendario de entrega Periodo de convocatoria del 24 de marzo al 24 de abril. Reunión con proveedores para presentación del proyecto y resolución dudas. (Observaciones: programadas con el Comité Técnico de Selección). Fecha propuesta: 3 de abril. Último día de recepción de propuestas 24 de abril. (Ver detalle de entrega) Pre-selección de propuestas: 25 de abril. Reuniones de verificación y selección de propuestas, 28 al 30 de abril. Notificación al proveedor seleccionado y firma de contrato, 8 de mayo. Cronograma sugerido (tentativo) para desarrollo de software (upgrade 2014) Trabajo de revisión de batería del IndiCARSE por parte del equipo técnico de los países. Del 17 de febrero al 4 de abril. Desarrollo del sitio web y cuestionario en línea (con los tipos de acceso, todos los procesos de llenado, el cruce de información de ambos sistemas y la generación de reporte en tiempo real por parte de las empresas PDF-): Del 6 de mayo al 28 de noviembre. Revisión de batería (externo): Del 7 al 28 de abril. Validación del contenido de la batería: Del 5 al 22 de mayo.

7 Entrega de batería al proveedor: 27 de mayo. Periodo de pruebas del sistema, (octubre y noviembre 2014). Correcciones o modificaciones por parte del proveedor: (octubre y noviembre 2014). Segundo periodo de pruebas del sistema, (noviembre y diciembre 2014) Último periodo de correcciones o ajustes finales, del 9 de diciembre a la primera semana de enero Fecha de entrega de la primera parte del sistema: quincena de enero 2015 Inicio de primer ciclo de medición: Semana del 19 al 23 de enero Periodo de desarrollo del sistema de reportaje, quincena de enero a finales de febrero 2015 Periodo de pruebas al sistema de reportaje, primera quincena de marzo Periodo de correcciones por parte del proveedor, tercera semana de marzo Revisión final del sistema de reportaje, última semana de marzo Entrega final de la segunda parte del sistema: primera semana de abril ANEXOS: Para ambas propuestas se deben anexar mínimo 3 cartas de recomendación que respalden su experiencia en proyectos similares, patente de comercio, patente de sociedad, portafolio de proyectos de la empresa, RTU, NIT, solvencia fiscal, carta de autorización para investigación a través de INFORNET. PROCESO DE CONTRATACIÓN La empresa elegida como proveedora, deberá firmar los siguientes documentos: -Firma de contrato. -Firma de cláusula de confidencialidad. -Firma de acta de contratación de proveedores. Elaborado por: CentraRSE Revisado por: Petit Comité (SUMARSE, AED, CentraRSE, Secretario Técnico INTEGRARSE) Aprobado por: Petit Comité

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