Nombre del cargo ADMINISTRADOR REGIONAL O SECCIONAL

Transcripción

1 IDENTIFICACIÓN CARGO Administrador Regional o Seccional DEPENDENCIA LINEAL Director Regional I. OBJETIVO DEL CARGO REGIONAL / SECCIONAL Antioquia, Bogotá, Cali, Costa, Cartagena, Eje Cafetero, Santander, Norte de Santander, Córdoba DEPENDENCIA FUNCIONAL Administrador General Disponer y administrar de manera eficiente y transparente los recursos físicos y económicos de la Regional, para el desarrollo de las actividades educativas y de promoción de Fe y Alegría. Organizar, proyectar, ejecutar y controlar los ingresos y gastos de la Regional con el fin de optimizar el aprovechamiento de los mismos, para el cumplimiento de las necesidades de los Centros y el cumplimiento de los Objetivos Institucionales II. COMPETENCIAS FE Y ALEGRÍA Responsabilidad, Liderazgo,Comunicación, Solidaridad,Creatividad, Espiritualidad III. COMPETENCIAS FUNCIONALES Y TÉCNICAS COMPETENCIA Administración Financiera FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar el presupuesto anual de ingresos y egresos 2. Presentar anualmente el presupuesto de la Regional a la Dirección Nacional. 3.Analizar y controlar la ejecución presupuestal de la Regional 4. Ajustar e incluir en el presupuesto anual los presupuestos adicionales que se requiera por razón de eventos ò actividades. 5. Llevar a cabo la programación y aprobación de pagos semanales 6. Llevar a cabo la gestión con las entidades financieras por razón de un evento. 7. Hacer la apertura y manejo de cuentas e inversiones para los eventos que se presenten. 8. Responder por el manejo y custodia de las claves que tienen impacto financiero. 9. Asegurar el recaudo de moneda extranjera a que haya lugar por razón de un evento. 10. Llevar a cabo mensualmente la apertura, control y cierre de las cajas menores de los centros 11. Planear y realizar anualmente el seguimiento al recaudo rifa. 12. Llevar a cabo mensualmente la revisión de la contabilidad y de las conciliaciones bancarias Sistema de mejora continua de fe y alegría 1

2 13. Planear anualmente y ejecutar el flujo de ingresos de la Regional 14.Llevar el control y seguimiento mensual a los pagos de contratos con el estado, donantes y financiadores 15. Hacer control y seguimiento mensual a ingresos por Tasas compensatorias, venta de servicios y alquileres 16. Ejercer control permanente de bienes muebles e inmuebles y vehículos de la regional y coordinar el mantenimiento correctivo y preventivo de los mismos. Garantizar los inventarios de bienes actualizados Administración bienes y servicios 17. Hacer la gestión de documentación legal y técnica de bienes, muebles e inmuebles a que haya lugar por realización de un evento. 18.Controlar mensualmente la administración de servicios públicos 19. Llevar a cabo la coordinación de vigilancia humana y electrónica de las oficina regional o seccional y los centros 20. Hacer la planeación anual del POAA y el seguimiento mensual de las actividades del mismo. 21. Hacer la planeación y seguimiento de la prestación de servicios de fotocopiado, viajes, mensajería y transporte de carga y pasajeros 23. Coordinar la obtención de licencias de construcción a que haya lugar por evento. 24. Hacer la planeación anual y seguimiento de compra de bienes y servicios. 25. Hacer la solicitud y análisis de cotizaciones que por razón de rutina o de eventos se requieran en la Regional. Administración de compras y contratación Informática y telecomunicaciones Gestión Humana 26. Llevar a cabo la revisión, aprobación y trámite de pago de facturas a proveedores y contratistas. 27. Llevar a cabo o coordinar la elaboración de la minuta de contratos, la verificación de cierre y la liquidación de contratos a que haya lugar por eventos. 28. Hacer la inscripción y creación del vínculo con proveedores y realizar la evaluación y retroalimentación de los mismos para presentarla en informe de gestión semestral. 29. Hacer la planeación anual del funcionamiento e infraestructura informática, tecnológica y de telecomunicaciones. 30. Coordinar proyectos para infraestructura y telecomunicaciones. 31. Coordinación de los servicios de operación y mantenimiento de software y hardware 32. Coordinación de los servicios de comunicación: internet, telefonía, móvil y fija. 33. Planear la selección y contratación de personal de las oficinas y Sistema de mejora continua de fe y alegría 2

3 Facturación y control de ingresos centros de la regional 34. Coordinarla selección y contratación de personal de las oficinas y centros de la regional. (Elaboración contrato, novedades del contrato y liquidación el contrato). 35. Garantizar el pago oportuno de la nómina y seguridad social 36. Garantizar el cumplimiento de la normatividad relacionada con Gestión Humana. 37. Coordinar la capacitación del personal del área administrativa de la oficina y de los centros. 38. Coordinar los temas de Salud Ocupacional en las oficinas y los centros. 39. Coordinar con el área pedagógica la evaluación de personal de la oficina y de los centros 40. Enviar los memorandos informativos y de llamados de atención del personal y recibir los descargos. 41. Planeación y elaboración de flujo de ingresos de la regional, estableciendo canales de recaudo para garantizar el mínimo riesgo. 42. Planeación y elaboración de flujo de ingresos de la Regional, estableciendo canales de recaudo para garantizar el mínimo riesgo. 43. Control y seguimiento a los pagos de contratos con el Estado. 44. Control y seguimiento a donantes y financiadores. Evaluación y mejora Otros 45. Control y seguimiento a otros ingresos: tasas compensatorias, venta de servicios, alquiler 46. Participar en el comité del SGMC Regional de acuerdo a las funciones estipuladas en el Manual del SGMC. 47. Coordinar, consolidar y realizar seguimiento mensual a la medición de procesos de apoyo regionales (SGMC). 48. Identificar y hacer seguimiento a PRODUCTO NO CONFORME, en el control de acciones de mejora regional. 49. Realizar control y seguimiento a las acciones de mejora regionales. 50. Realizar control y seguimiento a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Felicitaciones. 51. Realizar aportes a los procedimientos relacionados con el área para garantizar la mejora continua 51. Solicitud de pólizas de contratos 52. Solicitud de pólizas de bienes muebles e inmuebles garantizando que todos los bienes estén protegidos. 53. Formalización contratos con el Estado o en la venta de servicios de Fe y Alegría. Sistema de mejora continua de fe y alegría 3

4 IV. COMPETENCIA CRÍTICAS DEL CARGO Pensamiento Estratégico, Planificación y Control, Capacidad de Negociación, Resolución de Situaciones, Delegación V. ORGANIZACIÓN TIPO DE REPORTE DIRIGIDO A FRECUENCIA Presupuestos regionales consolidados Administrador General FYA Según cronograma Presupuestos Uniones Temporales Administrador General FYA Según cronograma Análisis regional de ejecución presupuestal Fe y Alegría Análisis de ejecución presupuestal Uniones Temporales Reporte de matrículas colegios de concesión Análisis de ejecución presupuestal por centros de costos Administrador General FYA Administrador General FYA Administradora General Directores de Centro de las regionales Según cronograma Según cronograma mensual Periódicamente, mínimo cuatro veces al año Informe de actividades Director Regional o Seccional Semestral Informes sobre el programa de Gestión y Sostenibilidad Informes del SGMC: acciones de mejora, SQRF e indicadores Administradora General Administradora General Semestral En cada junta Flujo de caja Director Regional o Seccional Según periodo establecido VI. DIMENSIONES Sistema de mejora continua de fe y alegría 4

5 RESPONSABILIDAD COMPETENCIA POR ACOMPAÑAMIENTO DE PERSONAL POR DECISIONES Y PROCEDIMIENTOS POR MANEJO DE INFORMACIÓN POR MANEJO DE BIENES Y PRESUPUESTO POR MANEJO DE VALORES DESCRIPCIÓN Seguimiento a tareas, Autorización de permisos, vacaciones y novedades del personal a cargo Tesorería, informática y telecomunicaciones, gestión humana, compras y contratación. Informes financieros al estado y financiadores, informe administrativo de la Regional Bienes muebles e inmuebles de la Regional Aprueba desembolso de rubros del Presupuesto asignado a la Regional PROCESOS EN LOS QUE ES RESPONSABLE O PARTICIPA PROCEDIMIENTOS Presupuesto y Control, Contabilidad, Tesorería, Informática y Telecomunicaciones, Administración de Bienes Muebles e Inmuebles, Evaluación y Mejora, Gestión Humana y Gestión Documental, aseguramiento de riesgos. RELACIONES Internas del cargo Razón/propósito del contacto Frecuencia Director Ejecutivo Nacional Entrega de información en ausencias del Director Regional Contador Nacional Coordinación área de contabilidad, tesorería y nómina Coordinadora Jurídica y Contratación Consultas en el área jurídica y entrega de información solicitada Administrador General Jefe funcional Director Regional Jefe inmediato Asistente de Tesorería Directores de Centros Asistente contabilidad, nómina y tesorería. Asistente de administración de bienes y servicios, asistente de informática y telecomunicaciones, asistente de compras y nutrición (donde hay). Recepcionista, mensajero, servicios generales (Donde hay). Sistema de mejora continua de fe y alegría 5

6 Externas del cargo Razón/propósito del contacto Frecuencia Entidades Financieras Nexo Comercial Proveedores Nexo Comercial ESTADO Cliente Externo, según delegación del Director Regional o Seccional. Financiadores Cliente Externo, según delegación del Director Regional o Seccional VII. PERFIL DEL CARGO Formación Académica Nivel de estudio Profesional Administración de Empresas, contaduría, economía, ingeniería Campo de estudio industrial o ciencias afines Conocimientos específicos Análisis financiero, Contabilidad, compras y contratación,control y ejecución presupuestal, legislación laboral, comercial, civil y educativa, Sistemas integrados de Gestión, Office Experiencia (Aspirantes) Experiencia de cuantos años 2 años En qué sector/industria Educativo, Entidades de Formación En qué tipo de cargo Director / Jefe / Coordinador VIII. CONSIDERACIONES PARA CUBRIR VACANTES Persona íntegra, honesta y confiable. Referencias personales y laborales intachables. Excelente manejo de Excel avanzado IX. VALIDACIÓN La experiencia puede ser en un sector diferente previa validación al Director Nacional. Sistema de mejora continua de fe y alegría 6