Junio/julio 03. Servicio de Organización y Racionalización Administrativa. Número 0 - Noviembre º año

Transcripción

1 2º año 15 Junio/julio 03 Número 0 - Noviembre NUESTRO NUEVO BOLETÍN Mitra os quiere presentar una nueva editorial de nuestro Boletín Informativo. El primer boletín que se emitió fue en Noviembre del 2001 y con él se inició un nuevo periodo para dar a conocer a toda la comunidad universitaria, qué era Mitra, qué significaba y cómo se planteaba este nuevo proyecto de futuro en la Universidad de Almería. Nuestro primer boletín se emitió en blanco y negro y con una gran cantidad de información centrada exclusivamente en Mitra. Se planteó como un objetivo a conseguir por el Plan de Comunicación a efectos de mantener al día a todo el personal. Su periodicidad se estableció mensual y su extensión se estableció en cuatro folios. A día de hoy, nos hemos planteado una nueva visión de este boletín Informativo que seguimos considerando como una parte muy importante en la labor de comunicación del Plan. Por ello, el formato del boletín ha sido modificado por completo. Queremos ofreceros una primera impresión del boletín mucho más fresca, nueva y dinámica. Intentamos ofrecer un boletín más cercano al personal que está participando y mostrando su interés por la mejora de la calidad en esta Universidad. A su vez, los contenidos, han sido modificados de forma que no sólo vais a recibir la información más actual de Mitra si no que, además, encontraréis secciones nuevas como pueden ser entrevistas al personal, una sección de Flash back para que conozcáis qué se estaba haciendo en Mitra un año antes; etc. Queremos conseguir un boletín informativo más atractivo, con secciones nuevas y que sea de mayor agrado para todos los interesados en conocer la evolución de Mitra. Su periodicidad se va a establecer en bimensual, de forma que se logre seleccionar la información más importante acaecida en esos meses y, además, hemos prolongado su extensión a un mayor número de páginas variable dependiente de la información que consideremos necesaria que conozcáis. Si queréis realizar cualquier sugerencia o petición acerca de este nuevo boletín podéis dirigiros a: pmitra@ual.es Deseando que sea de vuestro interés Un saludo: Isabel Reina. Servicio de Organización y Racionalización Administrativa

2 Nace una sección especial en forma de monográfico cuyo objetivo es acercarnos a los distintos puestos de trabajo para conocer a su gente así como su trabajo. Es habitual que el primer contacto que una persona tiene con la Universidad ocurre en las conserjerías pues en ellas encontramos a alguien que nos orienta acertadamente. Por este motivo parece oportuno comenzar haciéndoles una visita. Introducción. Cada edificio posee su propia consejería la cual suele estar situada a la entrada del mismo y en lugar visible y accesible. La ubicación de la misma con relación al edificio al que dan servicio es una cuestión importante pues esta es un elemento de conexión y acceso de los usuarios del edificio. Como características generales de las mismas se observan ciertos recursos disponibles para el desarrollo de su trabajo tales como el teléfono, material de papelería, etc. En cualquier caso parece oportuno que sean los propios conserjes los que nos cuenten el trabajo que desarrollan. Hemos estado charlando con algunos compañeros de conserjería los cuales nos dieron su impresión sobre distintos aspectos relacionados con su trabajo 1 Entrevista en la primera visita P: Cómo ves la evolución de la UAL? R: Evolución positiva, bastante bien en especial en las mejoras de infraestructura aunque habría que mejorar la calidad de la enseñanza. P: Qué funciones se desarrollan un día de trabajo típico? R: Especialmente atención al público e información (en persona y vía telefónica), entrega de paquetes a las distintas unidades administrativas así como entrega y recogida de correo interno y externo. P: Cuándo es la época de mayor carga de trabajo? R: La época de mayor carga de trabajo va desde Octubre a Mayo P: Podrías decirnos qué es lo peor de tu trabajo así como lo mejor? R: No encuentro que haya nada malo aunque en el trabajo no me siento realizado. Lo mejor es que estoy muy a gusto. P: Qué echas en falta en tu trabajo? R: Nada en especial. No encuentro que haya nada malo aunque en el trabajo no me siento realizado P: Ha ocurrido alguna anécdota en el transcurso de tu trabajo? R: Lo más usual es que gente la cual no es miembro de la comunidad universitaria se pierde buscando alguna unidad administrativa

3 2 Entrevista en la segunda visita P: Cómo ves la evolución de la UAL? R: Bien. P: Qué funciones se desarrollan un día de trabajo típico? R: Abrir puertas, dar tiza, préstamo de televisión, video, retroproyector, diapositivas, papel, etc. P: Te resulta agradable tu trabajo? R: Si, si que me resulta agradable P: Qué echas en falta en tu trabajo? R: Opino que falta material y el que hay está viejo. P: Alguna anécdota? R: Recuerdo que durante la transición de Colegio Universitario a Universidad un grupo de alumnos en alguna ocasión se encerró en un aula como señal de protesta. 3 Entrevista en la tercera visita P: Qué funciones se desarrollan un día de trabajo típico? R: A las 7:45 abrir las puertas del edificio para que puedan entrar profesores, alumnos y PAS, abrir y cerrar puertas de acceso cuando sea oportuno, entrega de correspondencia, certificados, recoger correspondencia del edificio central, avisos, préstamo y mantenimiento sencillo de retroproyector, tiza y borradores P: Podrías decirnos qué es lo peor de tu trabajo así como lo mejor? R: Por ahora todo lo encuentro como bueno porque no me implico. P: En líneas, te resulta agradable tu trabajo? Me resulta agradable y estimulante pues me comunico mucho con la gente... R: Me resulta agradable y estimulante pues me comunico mucho con la gente así como entre el personal de conserjería también nos comunicamos y comentamos sobre distintos aspectos de la Universidad y su personal. P: Qué echas en falta en tu trabajo? R: Quizás más luz solar así como mejorar la infraestructura eléctrica del edificio. P: Te ha ocurrido en el desarrollo de tu trabajo alguna anécdota? R: Hace años en el edificio central encontré a alumnos escondidos en las clases fumando porros.

4 Para que se satisfagan de forma coherente los requisitos de los clientes, se pretende establecer los instrumentos necesarios del Sistema de Gestión de Calidad del personal de Administración y Servicios de acuerdo con la norma que regula estos requisitos: UNE-EN ISO 9001:2000. Se han establecido "cuatro niveles de calidad" en función de un mayor cumplimiento de las normas ISO, a saber: Certificación, cumpliendo todos los requisitos de las normas ISO 9001:2000 con objeto de conseguir una certificación en determinados procesos de la Administración y Servicios. Normalización, básicamente a través de la elaboración de manuales de procedimiento sin afrontar más requisitos de la norma. Instrucciones técnicas, documentar formas específicas de actuación de un trabajador o trabajadores que desarrollan una misma función. Mejora, fomentar el uso de técnicas de gestión de la calidad para establecer áreas de mejora en los procesos elegidos. Este sistema de gestión de calidad está integrado por una serie de procedimientos documentados de los que distinguimos en líneas generales dos grupos: Estos procedimientos tienen como finalidad instrumentar los requisitos generales del sistema permitiendo que éste sea documentado, implementado y mejorado continuamente para provocar la eficacia del sistema de acuerdo con la norma ya mencionada. Dentro de estos procedimientos distinguimos entre los procedimientos exigidos por la norma: Manual de Calidad. Pretende establecer los requisitos e instrumentos del sistema de gestión de calidad de acuerdo con la norma UNE-ISO 9001:2000. Este manual junto con el documento de organización del sistema, permite demostrar la capacidad de la unidad a certificar para proporcionar de forma coherente servicios que satisfagan los requisitos de los clientes. Organización del Sistema. Este documento tiene como objeto especificar las declaraciones que evidencien la intención de implementar una política de calidad y los objetivos que se persiguen con el sistema de gestión de calidad de la unidad a certificar. Procedimiento General de Control de Documentos (PG-02), cuyo objeto es establecer el proceso a seguir para llevar a cabo el control de la documentación de los diferentes sistemas de calidad en el marco de la administración y servicios de la UAL, evitando la utilización de documentos obsoletos. Así que todos los documentos vigentes del Sistema de Gestión de Calidad deben permanecer legibles, claramente identificables y recuperables. Procedimiento General de Control de Registros (PG-03), tiene por objeto establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros generados o recibidos por la organización, para dejar evidencia de la conformidad con los requisitos y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. Procedimiento General de Auditoría Interna (PG-04), que tiene por objeto establecer de manera documentada todas las actividades necesarias para la planificación y realización de auditorias internas, con objeto de verificar el cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Gestión de Calidad y su grado de eficacia en la implementación y mantenimiento del sistema. Estas auditorías internas podrán hacerse por auditores internos y/o externos. Procedimiento General de Control de Producto No Conforme (PG-05), tiene como objeto establecer de manera documentada las acciones para llevar a cabo la detección y el control de productos o servicios no conformes con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la UAL. Procedimiento General de Acción Correctiva y Preventiva (PG-06), que tiene como objeto establecer de manera documentada las acciones encaminadas a la corrección de no conformidades detectadas para evitar su recurrencia posterior, así como contar con un mecanismo para proponer acciones preventivas eficaces.

5 Y por otro lado los procedimientos generales del Sistema de Gestión de Calidad de la UAL: Procedimiento General de Normalización y Elaboración de Instrucciones Técnicas (PG-00). Este procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos a seguir para la consecución de normalización de procedimientos y para la confección de las instrucciones técnicas vinculados con prestación de servicios de la UAL. Procedimiento General de Certificación (PG-01), tiene como finalidad establecer los pasos a seguir para la obtención de certificaciones de acuerdo con la norma ISO 9001:2000 en la gestión y prestación de servicios de la UAL. Este procedimiento sirve como una guía para la elaboración de un sistema de gestión de calidad. Procedimiento General de Mejora (PG-07), que tiene como finalidad establecer los pasos a seguir para la consecución de la mejora de los procesos de prestación de servicios en la UAL, medida a través del cliente y de la demás partes interesadas. Se persigue básicamente establecer un proceso metodológico elemental, aplicable en cualquier campo de la actividad, con el fin de asegurar la mejora continua de dichas actividades. Procedimiento General de Gestión de Quejas y Sugerencias (PG-08), tiene como finalidad establecer las tareas a desarrollar para la apertura, tratamiento y cierre de quejas y sugerencias de cualquier persona afectada por la gestión de la administración y servicios de la UAL. Estos procedimientos tienen como finalidad describir las actividades que competen a las funciones propias de la realización del servicio derivados de los procesos del sistema. Para el diseño y desarrollo de los mismos se estará a lo dispuesto en el Procedimiento General de Normalización y Elaboración de Instrucciones Técnicas (PG-00). Todos estos procedimientos están formalmente aprobados por la Gerencia de la UAL, salvo el Procedimiento General de Gestión de Quejas y Sugerencias (PG-08) que se encuentra pendiente de firma.

6 entrevista Nos hemos puesto en contacto con las dos nuevas trabajadoras del Centro de Captación de Recursos para que nos contasen sus primeras experiencias y impresiones al frente a este nuevo Centro. Sus nombres son Olga Lucía Fernández Mayor y Carmen López Soriano y esto es lo que nos han contado Qué primera impresión de dio el proyecto de MITRA? Carmen: Me parece una iniciativa acertada que ha impregnado a la UAL de ese aire de cambio que le hace falta mediante la mejora continúa del trabajo. Olga: Que es un proyecto muy bien estructurado con una metodología de trabajo acertada, donde se ha logrado integrar el factor humano con los recursos técnicos, para cumplir con el objetivo para el cual fue creado: la mejora interna del trabajo Qué te parece la iniciativa de la creación de este Centro de Captación de Recursos? C: Una apuesta fuerte para la obtención de recursos para la UAL que en estos momentos es escasa. O: Toda iniciativa es el punto de partida de una necesidad, y el Centro de Captación de Recursos nace como apoyo a todas las facultades, departamentos, áreas, etc. de la Universidad en la consecución de recursos financieros que redunden en beneficio de toda la Comunidad Universitaria. Haced un pequeño avance del Centro hasta el día de hoy C: Hasta ahora estamos haciendo una labor de recopilación, ordenación y tratamiento de datos. O: Actualmente estamos trabajando en la elaboración de mapas de públicos susceptibles de captar recursos. Además, coordinamos el grupo de captación de recursos, el cual establece las tareas a realizar en la consecución de los objetivos del Centro. Qué opináis de la formación específica que estáis recibiendo? C: Estoy muy contenta y creo que es la correcta porque nos lo imparte una persona que es experta en la captación de recursos. O: La UAL es pionera en el país en la creación de un Centro dedicado a la captación de recursos, por este hecho se cuenta con un asesor especialista en el tema quien nos aporta sus conocimientos y experiencias y bajo la coordinación de él y del equipo MITRA, establecen las pautas a seguir para que los resultados del equipo de trabajo del Centro sean los más beneficiosos. El PAS de nuestra Universidad ha sido participante en el campeonato de Fútbol Sala que se celebró en la Isla de Mallorca. MITRA quiso ser participe en esta iniciativa que lleva a cabo y, por ello, quiso contribuir al desarrollo del Deporte de nuestro personal.

7 Por estos días en la Universidad de Almería se habían realizado las Jornadas de empleo. Se expuso la posición de los servicios de empleo en la planificación estratégica y, junto a ello, se informaba del proyecto de MITRA. La exposición fue realizada por el Gerente de la UAL y el jefe del Servicio de Organización y Racionalización Administrativa. Además, durante estos días del anterior año 2002, se comenzó, por primera vez, a poner en marcha un proyecto de bienvenida a nuestros funcionarios de nuevo ingreso. Esta experiencia fue llamada CODEX y tuvo una duración determinada de 2 semanas. A lo largo de esos días se intentó mostrar distintos aspectos de la Universidad de Almería como fue su historia, los servicios que ofrece, distribución física de las Instalaciones, etc., e incluso se les plantearon tareas al aire libre en el Cortijo de los Baños. Publicación de las Instrucciones Técnicas Al estar implementándose un Sistema de Calidad para el Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Almería es necesario documentarlo y aplicarlo. Recientemente se han publicado dos instrucciones técnicas que forman parte de este Sistema, como forma de actuar obligatoria en los casos de Atención Telefónica y Práctica de Notificaciones, y que también podéis encontrarla en la siguiente dirección web (apartado acceso libre: instrucciones técnicas). Dado que estas dos actividades de trabajo son generales, se establece un protocolo de actuación a cumplir, que será evaluado tras su puesta en funcionamiento y en su caso tomada las medidas necesarias para su mejora y eficacia. No se trata de una guía, ni de un cúmulo de recomendaciones, sino de una secuencia de normalizadas y que se deben cumplir.. actividades Estos documentos son fruto de las tareas realizadas por dos equipos de trabajo constituidos al efecto dentro del Plan MITRA. Se trata del primer grupo de actividades que con carácter general se están normalizando dentro del ámbito del Personal de Administración y Servicios. No obstante, y para su información, existen otras áreas que están realizando esta misma labor con carácter más sectorial, para que el servicio que prestamos sea cada vez de más calidad.

8 GESTIÓN DE LA CALIDAD Establecimiento del alcance de la Certificación para el año 2003, incluyendo los siguientes procesos: Servicios Universitarios de Empleo, Préstamo Interbibliotecario, Enseñanzas no Regladas. Elaboración Plano de la UAL y acceso a la misma, en aplicación del trabajo de los equipos de Atención en primera línea en Conserjerías y Mejora de Apoyo Administrativo a Tribunales Distribución de folletos de Instrucciones Técnicas de Atención Telefónica y Práctica de Notificaciones. Se adjunta libreta de fichas telefónicas Apoyo Administrativo a Tribunales.-Elaboración de la tabla de contenido y diagrama de flujo para la redacción de una nueva instrucción técnica. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Carrera Profesional y Formación / Evaluación. Diseño Sistema Evaluación de la Formación Contratación Temporal. Fase de información Diseño de la Estructura de la Organización Redacción de RPT Diseño de Manual de Funciones. Elaboración diseño de encuestas y muestra para descripción de funciones Dirección Participativa / Horarios y Licencias. Redacción documento base del Reglamento de Licencias y Permisos y Procedimientos Operativos relacionados GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Gestión de la Información de Primera Línea. Elaboración borrador carta a Jefes de Servicio y Unidades para actualización de Guía Telefónica. Marketing. Interpretación de Encuesta de Relaciones Internacionales realizadas a alumnos ERASMUS. GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Captación de Recursos Inicio de los trabajos del equipo, planteando la necesidad de gestión del Mapa de Públicos. Elaboración de relación de servicios prestados por la UAL. Propuesta de incorporación de nuevos miembros al equipo. Ejercicio de simulación para establecimiento de necesidades.