Manual de Usuario Sistema de Infraestructura Informática Manual de Usuario

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1 Manual de Usuario 1

2 Control de documentación Título del documento:. Histórico de versiones Versión: 1.0 Fecha: Junio 15, 2015 Resumen de cambios: Versión inicial Control de difusión: Ing. Juan Pablo Barrientos Martínez Responsable: L.I Laura Leticia García Sánchez 2

3 Contenido Introducción... 5 Perfiles de Usuario... 6 Acceso al Sistema... 7 Censo Alta de laptop... 9 Modificar laptops existentes Alta de equipos de Escritorio Modificar equipos de escritorio Dar de baja una laptop o un equipo de escritorio Ver la información de una laptop o un equipo de escritorio Búsqueda avanzada de equipos Exportar a Excel Ordenar por columnas la información Cantidad de registros a visualizar Contacto Manual Contenido de Figuras ILUSTRACIÓN 1. ACCESO AL SISTEMA... 7 ILUSTRACIÓN 2. CENSO ILUSTRACIÓN 3. PANTALLA PRINCIPAL PARA DAR DE ALTA UNA LAPTOP ILUSTRACIÓN 4. SELECCIONAR LA UBICACIÓN ILUSTRACIÓN 5. ALTA DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 6. ALTA DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 7. ALTA DE UNA LAPTOP ILUSTRACIÓN 8. ALTA DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 9. CARGAR ARCHIVO DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA EN ALTA DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 10. MENSAJE DE ERROR EN CAPTURA ILUSTRACIÓN 11. CAMPO FALTANTE DE CAPTURAR EN ALTA DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 12. GUARDADO EXITOSO DE UNA LAPTOP ILUSTRACIÓN 13. MODIFICAR INFORMACIÓN DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 14. MODIFICAR DATOS GENERALES DE UNA LAPTOP ILUSTRACIÓN 15. MODIFICAR INFORMACIÓN DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 16. PANTALLA PRINCIPAL PARA DAR DE ALTA UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 17. SELECCIONAR LA UBICACIÓN ILUSTRACIÓN 18. ALTA DE EQUIPO DE ESCRITORIO

4 ILUSTRACIÓN 19. ALTA DE EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 20. ALTA DE UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 21. ALTA DE UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 22. CARGAR ARCHIVO DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA ILUSTRACIÓN 23. MENSAJE DE ERROR EN CAPTURA ILUSTRACIÓN 24. CAMPO FALTANTE DE CAPTURAR ILUSTRACIÓN 25. GUARDADO EXITOSO DE UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 26. MODIFICAR INFORMACIÓN UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 27. MODIFICAR DATOS GENERALES DE UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 28. CONTINUACIÓN DE LLENADO DE DATOS GENERALES ILUSTRACIÓN 29. MODIFICACIÓN DE "DATOS DEL CPU" ILUSTRACIÓN 30. MODIFICAR "DATOS DEL MONITOR" ILUSTRACIÓN 31. MODIFICAR "ACCESORIOS" ILUSTRACIÓN 32. DAR DE BAJA UNA LAPTOP O UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 33. DAR DE BAJA UN EQUIPO ILUSTRACIÓN 34. EQUIPO DADO DE BAJA EXITOSAMENTE ILUSTRACIÓN 35. VER LA INFORMACIÓN DE UNA LAPTOP O UN EQUIPO DE ESCRITORIO ILUSTRACIÓN 36. VISUALIZAR INFORMACIÓN DE LAPTOP ILUSTRACIÓN 37. GUARDAR MODIFICACIÓN ILUSTRACIÓN 38. ACTUALIZACIÓN EXITOSA ILUSTRACIÓN 39. BÚSQUEDA AVANZADA ILUSTRACIÓN 40. OPCIONES DE BÚSQUEDA AVANZADA ILUSTRACIÓN 41. ELIMINAR FILTRO DE BÚSQUEDA AVANZADA ILUSTRACIÓN 42. EXPORTAR INFORMACIÓN A ARCHIVO EN FORMATO EXCEL ILUSTRACIÓN 43. GUARDAR ARCHIVO DE EXCEL ILUSTRACIÓN 44. ORDENAR POR COLUMNAS LA INFORMACIÓN ILUSTRACIÓN 45. CANTIDAD DE REGISTROS A VISUALIZAR ILUSTRACIÓN 46. CONTACTO ILUSTRACIÓN 47. CONTACTO, LLENADO DE INFORMACIÓN ILUSTRACIÓN 48. MANUAL

5 Introducción La Dirección de Tecnologías de Información busca la implementación de un instrumento para llevar un registro y control del inventario del equipo de cómputo por medio de una plataforma Web que cuente con características detalladas en el presente documento. Se solicita una plataforma con la cual se tenga mayor control en tiempo real de los equipos de cómputo tanto portátiles como de escritorio de cada unidad del ISAPEG. Se desea dar seguimiento a la información. Actualmente dicho sistema contiene el histórico del equipo de cómputo de años anteriores, por lo que se podrá actualizar la información existente o capturarla nuevamente. Se espera que el siguiente manual sirva de apoyo para la correcta operación del sistema y sirva de base para futuras referencias del mismo. 5

6 Perfiles de Usuario Usuario Capturista Será el encargado de registrar y modificar la información del sistema de los equipos de cómputo en el sistema. Supervisor local Usuario que puede visualizar y dar de baja la información de su unidad. Supervisor general Usuario que puede ver, modificar, dar de baja y registrar referentes a su unidad y todos los que dependen de su unidad. todos los bienes Consulta General Puede consultar toda la información en el sistema. 6

7 Acceso al Sistema El acceso al sistema se lleva a cabo mediante la siguiente liga: Para ingresar al sistema se deben introducir el nombre de usuario y contraseña requeridos para la autenticación del sistema, los cuales fueron proporcionados mediante el formato de entrega de contraseñas. Una vez capturados los datos se da clic en el de botón Ilustración 1. Acceso al sistema. 7

8 Censo 2015 Una vez que se realizó el ingreso al sistema satisfactoriamente se mostrará la pantalla de bienvenida con el menú en la parte superior. La información que se muestra depende del perfil que se tenga el sistema. Al dar clic en la opción de Censo 2015 aparecerá la información con la que actualmente se cuenta en el sistema. Ilustración 2. Censo

9 Alta de laptop Al dar clic en se desplegarán las opciones, para dar de alta una laptop hay que dar clic en y posteriormente se visualizará la pantalla para comenzar a capturar la información del equipo. Dar clic en Censo Ilustración 3. Pantalla principal para dar de alta una laptop. 9

10 Una vez que se visualiza la pantalla para ingresar la información se deberá desplegar la lista de opciones para seleccionar el campo de Ubicación. Dar clic para desplegar las opciones del campo Ubicación Ilustración 4. Seleccionar la ubicación. 10

11 Posteriormente se deberá seleccionar el tipo teniendo como opciones: Escritorio y Portátil (Laptop). El siguiente campo es la Marca para lo cual se deberá desplegar el menú y seleccionar la que corresponde. A continuación elegir el Modelo Se deberá capturar dicha información manualmente. El campo Número de Inventario del CPU o Laptop de igual manera se deberá ingresar si se cuenta con él. El campo Número de Serie del CPU o Laptop se captura de manualmente. Para el Procesador se muestran dos opciones, para lo cual se seleccionar AMD o INTEL. Nota: Solo los campos marcados con asterisco * son obligatorios. Ilustración 5. Alta de laptop. 11

12 Posteriormente se deberá seleccionar el Modelo del Procesador para lo cual se deberá desplegar la lista y seleccionar el correspondiente basándose en el archivo de Información del Sistema que se generó previamente. De no contar con la información verificar los manuales dependiendo del Sistema Operativo con el que se cuente: Windows XP, Windows Vista, Windows Seven o Windows 8. El campo Velocidad del procesador en Gigahercios (Ghz) se deberá capturar de forma manual. Para Cuántos núcleos tiene el procesador? de igual manera desplegar la lista de opciones y seleccionar la correcta. El campo Memoria RAM contiene una lista de opciones desplegable donde se seleccionará el rango según corresponda a la memoria del equipo. Para la Capacidad del Disco Duro se deberá seleccionar el rango en el cual se encuentre el valor del equipo. Para el Sistema Operativo verificar las opciones correspondientes, teniendo cuidado en seleccionar la versión de 32 o 64 bits según corresponda. El Uso principal del equipo corresponde a las principales actividades para las cuales se usa el equipo.el campo Si el equipo tiene usos adicionales especifique es abierto por lo que si se usa para eventos o alguna función extra se deberá explicar cuáles son. El campo Cuántas personas usa el equipo? Se refiere a si solo una persona lo utiliza se deberá colocar el número 1, si son varias se deberá colocar el total de usuarios. Ilustración 6. Alta de laptop 12

13 Si se cuenta con la Fecha de Adquisición se deberá de ingresar en campo. Si conoce el campo Si el equipo aún cuenta con garantía indique hasta cuando ingresar la fecha comenzando por día, mes y año. En el campo de Tiempo de vida que ha tenido el equipo (en años) deberá colocarse el número de años con los que tiene operando el equipo. El campo de Conexión a Internet consta de 3 opciones: Por cable (El equipo requiere de un cable de red para tener conexión a Internet), inalámbrico (El equipo está configurado para obtener conexión a Internet sin la necesidad de ningún cable.) o no tiene conexión a internet (El equipo no tiene acceso a Internet por las funciones que se realizan en él). El campo las Condiciones físicas del equipo es abierto por lo que se puede ingresar si se encuentra en buen estado o no, o que característica es importante conocer del equipo. Ilustración 7. Alta de una laptop. 13

14 Si Cuenta con licencia original de Microsoft Office? Seleccionar: Si, No o Desconoce. En el último campo Archivo de Información del Sistema (solo Windows) se llenará si el equipo cuenta con Sistema Operativo Windows, posteriormente dar clic en el botón de y se abrirá una ventana para buscar la ubicación del archivo previamente generado en formato comprimido, ya sea.rar o.zip. Ilustración 8. Alta de laptop. 14

15 Una vez seleccionado el archivo del sistema se podrá visualizar su correcta carga al sistema. Si el archivo no es correcto se puede eliminar dando clic en el botón de y volver a cargar el correcto. Ilustración 9. Cargar archivo de información del sistema en alta de laptop. 15

16 Al finalizar se deberá dar clic en el botón de. Si aparece un mensaje del error como se muestra en la pantalla, verificar que campo indica que falta de llenar. Y dar clic en el botón de. Ilustración 10. Mensaje de error en captura. Posteriormente estará marcado en rojo el campo que falto de llenar. Por lo que hay que capturar la información faltante y nuevamente dar clic en el botón de. Ilustración 11. Campo faltante de capturar en alta de laptop. 16

17 Una vez concluido el proceso de alta de una laptop se podrá visualizar en la pantalla el mensaje de por lo que se ha concluido satisfactoriamente el proceso y se podrá visualizar equipo de cómputo capturado. Ilustración 12. Guardado exitoso de una laptop. 17

18 Modificar laptops existentes Para modificar la información de una laptop se deberá dar clic en el botón. Dar clic para Modificar una laptop Ilustración 13. Modificar información de Laptop. Una vez que se selecciona la laptop a modificar se ingresan los datos solicitados. Para el campo Uso principal del equipo se desplegará una lista con opciones como: Consulta externa, Administrativo, Directivo, etc. Elegir la opción correcta. Ilustración 14. Modificar datos generales de una laptop. 18

19 Posteriormente desplazar la barra hacia abajo y continuar con el llenado de información Para el campo Mantenimiento preventivo y Mantenimiento correctivo seleccionar cuantas veces se le ha realizado dicho mantenimiento al equipo. Para determinar el tipo de portátil, hay que verificar si la laptop tiene como procesador ATOM, esta información la puedes obtener del archivo del sistema, si no se conoce favor de verificar los manuales de acuerdo al sistema operativo correspondiente de su equipo para obtener este archivo. De ser ATOM el procesador seleccionar la opción Netbook Ilustración 15. Modificar información de laptop. 19

20 Alta de equipos de Escritorio Al dar clic en la en se visualizará los equipos actualmente capturados en el sistema. Para dar de alta equipo de escritorio hay que dar clic en y posteriormente se visualizará la pantalla para comenzar a capturar la información del equipo. Dar clic en Censo Ilustración 16. Pantalla principal para dar de alta un equipo de escritorio. 20

21 Una vez que se visualiza la pantalla para ingresar la información se deberá desplegar la lista de opciones para seleccionar el campo de Ubicación. Dar clic para desplegar las opciones del campo Ubicación Ilustración 17. Seleccionar la ubicación. 21

22 Posteriormente se deberá seleccionar el tipo teniendo como opciones: Escritorio y Portátil (Laptop). El siguiente campo es la Marca para lo cual se deberá desplegar el menú y seleccionar la que corresponde. A continuación elegir el Modelo Se deberá capturar dicha información manualmente. El campo Número de Inventario del CPU o Laptop de igual manera se deberá ingresar si se cuenta con él. El campo Número de Serie del CPU o Laptop se captura de manualmente. Para el Procesador se muestran dos opciones, para lo cual se dará clic en AMD o INTEL. Nota: Solo los campos marcados con asterisco * son obligatorios de capturar por lo que no se pueden dejar en blanco, ya que el sistema arrojara un mensaje de error. Ilustración 18. Alta de equipo de escritorio. 22

23 Posteriormente se deberá seleccionar el Modelo del Procesador para lo cual se deberá desplegar la lista y seleccionar el correspondiente basándose en el archivo de Información del Sistema que se generó previamente. De no contar con la información verificar los manuales dependiendo del Sistema Operativo con el que se cuente: Windows XP, Windows Vista, Windows Seven o Windows 8. El campo Velocidad del procesador en Gigahercios (Ghz) se deberá capturar de forma manual. Para Cuántos núcleos tiene el procesador? de igual manera desplegar la lista de opciones y seleccionar la correcta. El campo Memoria RAM contiene una lista de opciones desplegable donde se seleccionará el rango según corresponda a la memoria del equipo. Para la Capacidad del Disco Duro se deberá seleccionar el rango en el cual se encuentre el valor del equipo. Para el Sistema Operativo verificar las opciones correspondientes, teniendo cuidado en seleccionar la versión de 32 o 64 bits según corresponda. El Uso principal del equipo corresponde a las principales actividades para las cuales se usa el equipo.el campo Si el equipo tiene usos adicionales especifique es abierto por lo que si se usa para eventos o alguna función extra se deberá explicar cuáles son. El campo Cuántas personas usa el equipo? Se refiere a si solo una persona lo utiliza se deberá colocar el número 1, si son varias se deberá colocar el total de usuarios. Ilustración 19. Alta de equipo de escritorio 23

24 Si se cuenta con la Fecha de Adquisición se deberá de ingresar en campo. Si conoce el campo Si el equipo aún cuenta con garantía indique hasta cuando ingresar la fecha comenzando por día, mes y año. En el campo de Tiempo de vida que ha tenido el equipo (en años) deberá colocarse el número de años con los que tiene operando el equipo. El campo de Conexión a Internet consta de 3 opciones: Por cable (El equipo requiere de un cable de red para tener conexión a Internet), inalámbrico (El equipo está configurado para obtener conexión a Internet sin la necesidad de ningún cable.) o no tiene conexión a internet (El equipo no tiene acceso a Internet por las funciones que se realizan en él). El campo las Condiciones físicas del equipo es abierto por lo que se puede ingresas si se encuentra en buen estado o no, o que característica es importante conocer del equipo. 24

25 Ilustración 20. Alta de un equipo de escritorio. Si Cuenta con licencia original de Microsoft Office? Seleccionar: Si, No o Desconoce. En el último camp Archivo de Información del Sistema (solo Windows) se llenará si el equipo cuenta con Sistema Operativo Windows, posteriormente dar clic en el botón de y se abrirá una ventana para buscar la ubicación del archivo previamente generado en formato comprimido, ya sea.rar o.zip. Ilustración 21. Alta de un equipo de escritorio. 25

26 Una vez seleccionado el archivo del sistema se podrá visualizar su correcta carga al sistema. Si el archivo no es correcto se puede eliminar dando clic en el botón de y volver a cargar el correcto. Ilustración 22. Cargar archivo de información del sistema. 26

27 Al finalizar se deberá dar clic en el botón de. Si aparece un mensaje del error como se muestra en la pantalla, verificar que campo indica que falta de llenar. Y dar clic en el botón de. Ilustración 23. Mensaje de error en captura. Posteriormente estará marcado en rojo el campo que falto de llenar. Por lo que hay que capturar la información faltante y nuevamente dar clic en el botón de. Ilustración 24. Campo faltante de capturar. 27

28 Una vez concluido el proceso de alta de un equipo de escritorio se podrá visualizar en la pantalla el mensaje de por lo que se ha concluido satisfactoriamente el proceso y se podrá visualizar equipo de cómputo capturado. Ilustración 25. Guardado exitoso de un equipo de escritorio. 28

29 Modificar equipos de escritorio. Para modificar la información de una laptop se deberá dar clic en el botón. Dar clic para Modificar una laptop Ilustración 26. Modificar información un equipo de escritorio. Una vez que se selecciona el equipo de escritorio a modificar se ingresan los datos solicitados. Para el campo Uso principal del equipo se desplegará una lista con opciones como: Consulta externa, Administrativo, Directivo, etc. Elegir la opción correcta. Ilustración 27. Modificar datos generales de un equipo de escritorio. 29

30 Se continúa llenado los Datos Generales. Para el campo Mantenimiento preventivo y Mantenimiento correctivo seleccionar cuantas veces se le ha realizado dicho mantenimiento al equipo. Ilustración 28. Continuación de llenado de Datos Generales. 30

31 Posteriormente dar clic en la pestaña de llenado de información. y continuar con el Dar clic en la pestaña de Datos del CPU Ilustración 29. Modificación de "Datos del CPU". 31

32 Al terminar de llenar los datos del CPU continuar con la pestaña de y continuar capturando los Datos del Monitor. Dar clic en la pestaña de Datos del Monitor Ilustración 30. Modificar "Datos del Monitor". 32

33 Finalmente dar clic en la pestaña de y llenar los datos del teclado, ratón y si existen más accesorios con el equipo de cómputo. Ilustración 31. Modificar "Accesorios". 33

34 Dar de baja una laptop o un equipo de escritorio Para dar de baja un equipo de escritorio o una laptop solo se podrá realizar con los equipos que aún no han sido validados. Para saber si esta validado verificar si en la columna de baja se encuentra habilitado el icono o en la columna de Verificar la columna de Baja o de Validado validado dice se podrá realizar la baja del equipo. Ilustración 32. Dar de baja una laptop o un equipo de escritorio. 34

35 Posteriormente se deberá ingresar la Fecha de baja del equipo y el campo Motivo de baja donde se explicará la razón por la cual el equipo quedará en este estatus en el sistema, luego dar clic en el botón de. Ilustración 33. Dar de baja un equipo. Posteriormente se podrá visualizar el mensaje Ilustración 34. Equipo dado de baja exitosamente. 35

36 Ver la información de una laptop o un equipo de escritorio Dar clic para Ver la información de una laptop Para visualizar la información de un equipo hay que dar clic en el botón de el equipo deseado. en Ilustración 35. Ver la información de una laptop o un equipo de escritorio. 36

37 Se muestra la información de la laptop o un equipo de escritorio y se puede desplazar con los botones numéricos o con los de. Si se desea modificar la información de una laptop o un equipo de escritorio se puede dar clic en este botón. Si se tiene el perfil de usuario para dar de baja el equipo se puede realizar con este botón. Para visualizar la información de una laptop o un equipo de escritorio dar clic en el botón de siguiente o en los botones de números consecutivos. Ilustración 36. Visualizar información de laptop. 37

38 Para finalizar la captura hay que seleccionar la opción según corresponda y a continuación se describen. Seleccionar el botón de Guardar solamente si se desea seguir manteniendo el registro con la información actualizada sin pasarla al censo 2015, con la posibilidad de seguirla modificando. Seleccionar el botón de Guardar y validar si se desea guardar y que la información sea integrada al censo Ilustración 37. Guardar modificación Una vez guardada la información aparecerá el mensaje de Ilustración 38. Actualización exitosa. 38

39 Búsqueda avanzada de equipos Para realizar una búsqueda de equipos con características particulares se deberá dar clic en el botón de y posteriormente aparecerá una ventana con campos para realizar la búsqueda avanzada. Seleccionar el botón de Búsqueda Avanzada Ilustración 39. Búsqueda avanzada. 39

40 Posteriormente se muestra la pantalla con los principales campos para realizar una búsqueda que son: ID Validado Ubicación Tipo Marca Especifique marca Modelo Número de inventario o número de serie del CPU o Laptop Marca, modelo, velocidad, núcleos del procesador Fecha de adquisición, etc Capturar en el(los) campo(s) requerido(s) dependiendo de la información requerida del filtrado, y finalmente dar clic en el botón de Ilustración 40. Opciones de búsqueda avanzada. 40

41 Posteriormente se visualizará la información filtrada. Si se visualiza el icono de quiere decir que está activo el filtrado de información.para quitar el filtro que se realizó previamente dar clic en el botón de, y con esto se podrá visualizar toda la información del censo Seleccionar el botón de Quitar filtro de búsqueda Ilustración 41. Eliminar filtro de búsqueda avanzada. 41

42 Exportar a Excel Para exportar la información del censo 2015 a un archivo en formato Excel, se deberá dar clic en el botón de Seleccionar el botón de Excel Ilustración 42. Exportar información a archivo en formato Excel. 42

43 Posteriormente se visualizará la pantalla para abrir o guardar el archivo en formato Excel en el equipo de cómputo, en la ubicación que se desee. Ilustración 43. Guardar archivo de Excel 43

44 Ordenar por columnas la información Para ordenar por columnas la información se deberá dar clic en la fila de información de los equipos, solo los campos de: Ver, Modificar y Baja no se pueden ordenar, el resto de los campos pueden ordenarse con solo dar clic en la columna. Para saber si una columna esta ordenada aparecerá un triángulo blanco a un lado del nombre de la columna como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 44. Ordenar por columnas la información. 44

45 Cantidad de registros a visualizar Para seleccionar la cantidad de registros que se quieren visualizar en la pantalla hay que dar clic en el botón y se desplegará una lista con las opciones de visualizar: 20, 50, 100, 500 o Todos los registros. Seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades. Dar clic en el botón para desplegar opciones Ilustración 45. Cantidad de registros a visualizar. 45

46 Contacto Para llenar una solicitud de atención se deberá dar clic en la opción Contacto en el menú superior. Este apartado tiene el objetivo de obtener una retroalimentación de los usuarios para realizar mejoras y modificaciones al sistema. Dar clic en la opción de Contacto Ilustración 46. Contacto 46

47 Posteriormente se visualiza la pantalla para capturar la información correspondiente: - Tipo de solicitud Con las opciones: Solicitud de agregar opción a catálogo, reporte de error y otro. - Correo electrónico del contacto : ingresar un correo para cualquier duda que exista de la solicitud. - Teléfono: Un número telefónico de contacto. -Asunto: Breve explicación de la solicitud. -Mensaje: explicar cuál es la petición o sugerencia a realizar en el sistema de infraestructura informática, lo más detallada y clara posible. Una vez llenados los datos dar clic en y el mensaje será recibido por los administradores del sistema para verificar la solicitud y darle seguimiento. Ilustración 47. Contacto, llenado de información. 47

48 Manual Para visualizar el manual de usuario hay que dar clic en la opción de Contacto. Y en otra pestaña del navegador se abrirá dicho manual. Dar clic en la pestaña de Contacto Ilustración 48. Manual 48

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