Creando el balance de mí presupuesto familiar.

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1 Creando el balance de mí presupuesto familiar.

2 Microsoft Excel Xp es la planilla de cálculo mas utilizada hoy en día, forma parte de la Suite de Microsoft Office Xp. Una diferencia con cualquier programa, como los procesadores de texto, es que en excel los documentos se denominan Libros los cuales pueden contener varias hojas como se puede apreciar en la Figura 1. Inicio de Microsoft Excel Xp Para iniciar el programa Microsoft Excel Xp siga los siguientes pasos: La ventana de Microsoft Excel Xp Figura 1. Ventana de Microsoft Excel Xp. Introduciendo datos Figura 2. Área de trabajo de Microsoft Excel Xp. Al comenzar el programa se muestra la ventana de la Figura 1, en la cual se puede distinguir la barra de menús y la barra de herramientas típica de cualquier programa basado en Windows Xp. 1

3 El área de trabajo de Microsoft Excel Xp está dividida en filas y columnas en las cuales se pueden ingresar números, palabras o fórmulas matemáticas (Figura 2). Existen algunos elementos propios de una hoja de cálculo como son: A) Cuadro de nombres. Aquí aparece la ubicación dentro del área de trabajo, queda definida por coordenadas (Columna, fila) del tipo A1, donde A representa la columna y el número a la fila el cual se indica en la izquierda de la hoja. B) Barra de fórmulas. En ella aparece todo lo que se escribe en las celdas activas C) Celda activa. Se destaca de las demás por tener los bordes más gruesos y remarcados. En ella se pueden ingresar los tipos de datos antes mencionados. D) Celda inactiva. Siempre existe sólo una celda activa, el resto aparece con borde claro o atenuado. Figura 3. Dato tipo texto. En la figura 3 se aprecia la introducción de un dato tipo texto (nombre) en la celda A1, en el cuadro de nombres aparece la ubicación de la celda activa, en este caso A1 y en el cuadro de la barra de fórmulas se repite el mismo dato que se ha escrito en la celda activa: nombre. Figura 4. Dato numérico y fórmula. La figura 4 muestra la introducción de datos tipo número además de una pequeña fórmula para sumar en la celda A3. Todas las fórmulas deben comenzar con el signo igual (=) y a continuación la referencia de las celdas con las que se efectuará la operación (a1+a2). Microsoft Excel Xp destaca con recuadro de colores aquellas celdas que se están utilizando para realizar un cálculo, en el ejemplo se encuentran destacadas de color azul y verde. 2

4 Para obtener el resultado solo se debe presionar la tecla Enter, entonces aparece el resultado y la fórmula desaparece de la celda activa pero permanece en la Barra de fórmulas (Figura 5). Figura 5. Resultado de fórmula. Recuerde que toda las fórmulas comienzan con el signo igual (=) y luego se debe hacer referencia a la celda donde se encuentran los datos y el signo de la operación matemática que se desea realizar, por ejemplo, A1+A2. Salir de Microsoft Excel Xp 1. Para salir de Microsoft Word Xp debemos hacer clic sobre o simplemente presionando el botón cerrar de la Barra de Título Si se ha guardado inmediatamente antes el libro, se cerrará sin más preguntas. En caso contrario aparece una ventana para poder guardar el documento antes de salir (Figura 6). Figura 6. Guardar datos al salir. Creación de un nuevo Libro Paso a Paso 1 Inicie Microsoft Excel Xp y haga una lista de dos productos que se consumen en el hogar durante un mes y sus respectivos costos (aproximados). El aspecto final debe ser algo semejante a la Figura 7. Figura 7. Creación de tabla de datos. 3

5 Guardar un Libro Sin duda después de haber trabajado en un libro será conveniente Guardarlo o Grabarlo en el disco duro para modificaciones posteriores, para ello se debe hacer un clic en: Aparecerá una ventana donde se debe: (A) Seleccionar la Carpeta donde será Guardado el libro. En forma predeterminada se guarda en Mis documentos. (B) Luego puede escoger cualquier carpeta dentro de Mis documentos. (C) Debe escribir el nombre del archivo, (para el ejemplo: mi primer libro ) es recomendable que sea lo mas descriptivo de acuerdo al contenido y finalmente hacer clic en Guardar (D), como se muestra en la Figura 8. Figura 8. Guardar / Guardar como. Guardar Como Esta función tiene vital importancia cuando se desea crear una copia de un libro, es decir, se realizan modificaciones y estos cambios se guardan pero en un archivo de distinto nombre (Figura 8). 4

6 Recuperar un libro Para recuperar un documento existente, por ejemplo el que se ha guardado recientemente, solo se debe hacer clic en el Menú Archivo y seleccionar la opción Abrir (Figura 9). Figura 9. Abrir archivo Microsoft Excel Xp. Ya se ha dicho que la carpeta por defecto con la que trabajan los programas en Windows es Mis documentos por lo tanto es ahí donde se debe comenzar la búsqueda del archivo. Seleccione el archivo: mi primer libro y haga clic en Abrir Además de forma antes mencionada de recuperar o abrir un documento, en el menú archivo se listan los últimos 4 trabajos utilizados, basta con hacer un clic sobre ellos para que Word los edite. 5

7 Creación de gráficos Los gráficos son una manera fácil de representar los datos contenidos en una planilla de cálculo de Excel, en general se utilizan para representar grandes cantidades de datos en forma visual. Paso a Paso 2 Para comenzar a graficar se deben seleccionar todos los datos que queremos se incluyan en el gráfico, en general siempre se podrá seleccionar dos tipos de datos. Para ello se debe hacer clic con el botón izquierdo sobre el primer dato a incluir y sin soltar el botón se arrastra el mouse hasta alcanzar el último dato. (Figura 10). Figura 10. Selección de datos. Una vez que se han seleccionado los datos se debe hacer clic en el botón de la Barra de herramientas con lo cual se abrirá un menú para seleccionar el tipo de gráfico que queramos utilizar (Figura 11). Figura 11. Selección tipo de gráfico. Es recomendable seleccionar el tipo de gráfico de acuerdo a la información que se requiera graficar. Para este ejemplo se utilizará el tipo Columnas, por lo tanto basta con hacer clic en el botón siguiente. 6

8 Figura 12. Tipo de gráfico (Paso 2). La Figura 12 muestra el paso 2 de la creación de un gráfico, aquí se puede seleccionar la forma en que se presentarán los datos: filas o columnas, al hacer la selección se muestra en vista previa el resultado del gráfico. Seleccione la opción Columnas. Haga clic nuevamente en Siguiente para poder dar nombre a los ejes y un título al gráfico (Figura 13). Figura 13. Títulos al gráfico. En la Figura 13 se puede apreciar la ventana en la cual se asigna el Titulo del gráfico y a los ejes. 7

9 Eje Y Los nombres de los ejes en los gráficos se colocan de acuerdo con el esquema de la izquierda. Eje X Figura 14. Esquema de los ejes de un gráfico. Figura 15. Gráfico con título y nombre en los ejes. Al hacer clic en el botón siguiente (Figura 15) se finaliza el gráfico, al escoger el lugar donde se inserta; puede ser en la misma hoja o en una hoja nueva del libro. Recuerde que en Excel se crean Libros y cada Libro está formado por 3 hojas al comenzar el trabajo en Microsoft Excel Xp. 8

10 Figura 16. Ventana para seleccionar destino de un gráfico. Apariencia en los gráficos Es posible alterar varias de las características de los gráficos creados. A manera de ejemplo a continuación aparece la forma de alterar el color a las barras del gráfico recién creado (Figura 17). Figura 17. Primer paso en la modificación de las propiedades de un gráfico. 9

11 Paso a paso 3 Cambiando los colores de las barras 1. Haga un clic sobre la Barra Pan del grafico creado en el Paso a paso anterior. 2. Nuevamente haga un clic después de algunos segundos y finalmente doble clic. Barra de gráfico al hacer el primer clic. Barra del gráfico al hacer el segundo clic. 3. En la nueva ventana de menús que aparece cambie el color de la barra que usted seleccionó (Figura 18). Repita el procedimiento con cada una de las barras restantes. Figura 18. Menú para el cambio de color de las barras del gráfico. 4. Cambie el Título del gráfico, para ello haga un clic sobre él, selecciónelo y escriba Gráfico de pan y arroz. 10

12 Note que al hacer clic sobre el gráfico aparece alrededor de el una serie de puntos oscuros, al ubicar el puntero del mouse sobre ellos se transforma en flechas de doble dirección con lo cual al hacer clic sobre ellos y mantener presionado el botón del mouse se puede alterar las dimensiones del gráfico (Figura 19). FORMATOS Figura 19 Al igual que en Microsoft Word Xp, es posible cambiar el formato de los datos ingresados en las celdas de Microsoft Excel Xp, utilizando la Barra de herramientas. 1 Se debe seleccionar las celdas a las que se desea alterar el formato, para ello se debe hacer clic con el botón izquierdo del mouse y sin soltar se arrastra el área de selección hasta el punto deseado. 2 Una vez seleccionado el área se puede aplicar algunos de los atributos (formato) disponibles. Otra forma de seleccionar es: colocar el cursor en el comienzo de la zona a modificar, presionar la tecla mayúsculas y sin soltarla, se presiona una de las teclas de cursor hasta que llegue al fin de la zona a modificar. Figura 20. Barra de herramientas de Microsoft Excel Xp. En las tablas 1 y 2 se detalla la función de algunos de lo botones mas importantes en la barra de Herramientas. Crea un nuevo libro de Microsoft Excel, Abrir documento. (el documento ya existe en el disco duro ) Guardar documento. Imprimir documento. Vista previa del documento. Inicia la corrección ortográfica del documento. Aumenta o disminuye la cantidad de decimales en una celda. Agrega los distintos símbolos de moneda a los datos de una celda. Ordena los datos de un rango de datos en forma ascendente o descendente respectivamente. Inicia el asistente para la creación de gráficos de Microsoft Excel Xp Inserta funciones (operaciones) predefinidas en Microsoft Excel Xp. Tabla 1. Principales botones de la barra de herramientas. 11

13 Combina el espacio de dos celdas continuas y centra el contenido. Tipo de letra. Tamaño de la letra. Negrita, permite ennegrecer las letras. Cursiva, inclina ligeramente las letras. Subrayado, subraya palabras. Alineación izquierda. Alineación centrada. Alineación a la derecha. Justificado, el texto aparece de margen a margen. Cambia el color de las letras. Tabla 2. Principales botones de la barra de herramientas. Imprimir un documento Seleccionar: De esta ventana de impresión (Figura 21) se puede escoger: Figura 21. Menú impresión. A) Imprimir el documento completo. B) Imprimir solo la página donde se encuentra el cursor. C) Imprimir varias páginas: Rango: por ejemplo 2-8 Páginas: por ejemplo 2,6,7 Note que para imprimir un rango se utiliza como separador de los números de página - el guión y para imprimir varias paginas no consecutivas, la coma. 12

14 Cortar, Copiar y Pegar Una de las grandes ventajas de los procesadores de texto es la facilidad para organizar el texto que compone un documento una vez que está escrito. De esta forma se pueden cambiar de posición, palabras, imágenes tablas, etc. Esto es lo que se denomina Cortar, Copiar y Pegar. Para ello se selecciona el objeto y luego se aplica alguna de las opciones disponibles en la Barra de herramientas : Cortar, permite mover objetos de una posición a otra. Copiar, duplica el objeto seleccionado. Pega en la nueva ubicación los elementos cortados y copiados. Recuerde la diferencia entre Cortar y Copiar es que Cortar el objeto lo elimina de su posición inicial, mientras que Copiar lo mantiene en su posición inicial, y además lo agrega en la nueva ubicación. Insertando Imágenes Microsoft Excel Xp, al igual que Microsoft Word Xp, posee una galería de imágenes bastante variada las cuales pueden dar vida y color a los documentos. También se pueden utilizar imágenes personales adquiridas a través de dispositivos como Scanner o Cámaras digitales. Para ello: Figura 22. Acceso a galería de imágenes prediseñadas. 13

15 Deshacer acciones Ocurre con más frecuencia de la debida que después de haber borrado un objeto, texto o modificado gran parte de un documento nos damos cuenta de que hemos eliminado más de la cuenta o nos hemos equivocado de objeto. No debemos de preocuparnos ya que Microsoft Word Xp mantiene una lista de las acciones realizadas en el actual trabajo y podemos volver el texto o imagen a su estado original. Se puede acceder a esta función a través de los botones de la Barra de Herramientas (Deshacer) o (Rehacer), para corregir los errores. 1. Para anular el efecto de la última acción, pulsaremos o Ctrl+Z 2. Para anular el efecto de una acción realizada con anterioridad, desde el inicio de la sesión, pulse la flecha que existe junto al botón deshacer, en la barra de herramienta. Se desplegará una lista con todas las acciones realizadas hasta el momento. Haga un clic hasta el punto desde donde quiere recuperar las acciones realizadas. 3. También es posible anular la acción de Deshacer, esto es, volver a la versión más reciente del documento, después de haber cancelado varias acciones. El procedimiento para esto es el mismo que hemos visto para Deshacer. 4. Hacer clic en o Ctrl+Y. 5. Para rehacer varias acciones y restaurar una versión más reciente del documento (tras la aplicación de una orden Deshacer) pulse la flecha que existe junto al botón Rehacer, y seleccione el punto desde donde quiere recuperar el documento. Desafío Cree un libro en el cual aparezca en la celda A1 el ingreso mensual de un hogar ficticio. A partir de la celda A3 cree una lista de al menos 10 productos comestibles y servicios que se pueden utilizar en este hogar ficticio en un mes y frente a cada uno de ellos los valores (en pesos). A continuación en la celda B14 escriba la fórmula para sumar todos los gastos realizados durante el mes. En la celda B16 realice la resta entre el valor del ingreso familiar y los gastos. El resultado de esta celda debe ser con el formato de negritas y las letras de color rojo. Finalmente grafique el listado de productos con respecto a los precios en un gráfico de barras. Este trabajo debe ser enviado por correo electrónico al capacitador de su Telecentro. 14

16 El Teclado 1. CTRL. Se utiliza en combinación con otras teclas para realizar determinadas funciones indicadas en los menús (De la barra de menú). 2. ALT. Se utiliza con otras teclas para realizar nuevas combinaciones. ALT GR Se utiliza para escribir los caracteres ubicados en el vértice inferior derecho de las teclas. 3. INTRO o ENTER. Acepta los cambios realizados en cualquier programa. En Microsoft Word Xp permite finalizar o saltar a una nueva línea. 4. RETROCESO. Borra los caracteres o espacios sobrantes a la izquierda del cursor. 5. BLOQ MAYÚS. Al pulsarla una vez se activa, se enciende una de las luces del teclado y permite escribir todo un texto en mayúscula. La función se desactiva al volver a presionar. 6. BLOQ NUM. Al presionarla se enciende una luz en el teclado indicando que se pueden utilizar los números del sector numérico del teclado. Al presionarlo nuevamente se desactiva. 7. SHIFT. Mientras se mantiene presionada permite escribir una o varias letras en mayúscula. 15

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