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1 ediwin xml-edi server Herramienta Emisión de CFDI Guía de Usuario

2 Índice de contenido 1 Herramienta EDICOM para la emisión de CFDI Introducción...3 Funcionalidades CFDI...3 Funcionalidades Adicionales Gestión de Usuarios Alta de Usuario...5 Paso 1. Aceptación de los términos de Uso del Servicio...5 Paso 2. Completar Formulario de Registro...6 Datos de la compañía...6 Datos de la persona de contacto...6 Datos adicionales sobre la empresa...6 Pregunta y respuesta de seguridad...7 Carga de Certificados...7 Paso 3. Obtener los datos de Usuario y Contraseña Modificación de datos de usuario Acceso a la aplicación (Iniciar sesión) introducción Emisión de CFDI Introducción nuevo Comprobante...11 Paso 1. Crear nuevo documento comprobante...11 Paso 2. Completar formulario de edición de CFDI...11 Paso 3. (Opcional) Editar un documento desde "Comprobantes en proceso"...12 Paso 4. Generación del Comprobante Proceso de certificación PSECFDI...13 Validaciones...13 Certificación del CFDI Recepción del CFDI Recepción del CFDI en la cuenta de correo electrónico Opciones de Administración Cambio de Cambio de Contraseña...16 Paso 1: Paso 2: Pregunta y Respuesta...17 Paso 3: Contraseña Opciones generales...17 Herramienta Emisión CFDI 2

3 1 HERRAMIENTA EDICOM PARA LA EMISIÓN DE CFDI 1.1 INTRODUCCIÓN El 14 de septiembre de 2010, se publicaron en el DOF nuevas disposiciones que generalizan el uso de las facturas electrónicas, modificando sustancialmente el proceso de creación de éstas, que en adelante se denominarán CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet). El nuevo modelo de factura electrónica CFDI, retira la obligación al contribuyente de la generación del reporte mensual, y del uso de números de folios y series facilitados por el SAT. Delegando estas obligaciones en el Proveedor de Servicios de Emisión de CFDI (PSECFDI). En este caso EDICOM. Edicom, como proveedor de soluciones tecnológicas para la generación, envío y recepción de CFDI dispone de una plataforma desde la que es posible realizar todas las gestiones requeridas para la emisión, almacenamiento y envío de todos sus CFDI. Para más información sobre la nueva normativa de emisión de CFD por internet, consultar la web FUNCIONALIDADES CFDI EDIWIN ASP es la aplicación Web desarrollada por EDICOM para el intercambio de documentos electrónicos (facturas, pedidos, avisos de embarque, etc), que permite operar al usuario a través de Internet con la mayoría de sus clientes y proveedores. En la versión actual, las funcionalidades de la aplicación se han visto reducidas a la Emisión de documentos Comprobante del usuario a un único destino, el PSECFD, en este caso EDICOM. La mayoría de las funcionalidades y opciones disponibles en la herramienta se explican detalladamente en el Manual de Usuario genérico, En esta guía se explican paso a paso solo aquellas funcionalidades directamente implicadas en el proceso de Emisión de CFDI. Para más información sobre las funcionalidades adicionales de la aplicación ver el manual de usuario. El servicio gratuito de emisión de CFDI de Edicom es una solución completa de emisión de CFDI que permite al usuario realizar todos los aspectos del proceso de generación y Validación de CFDI. Herramienta Emisión CFDI 1 Herramienta EDICOM para la emisión de CFDI 3

4 Una vez debidamente certificado por el PSECFDI (EDICOM), el CFDI es devuelto al contribuyente por medios electrónicos, para que este lo haga llegar a su destino de manera convencional mediante la impresión y envío postal o a través de un portal seguro de envío de documentos electrónicos como Business Mail. Al mismo tiempo EDICOM, como PSECFDI, realiza conexiones directas al SAT, declarando todos los CFDI que ha certificado, lo que exime al contribuyente de tener que efectuar los resúmenes mensuales. Nota: Si el destinatario dispone de soluciones tecnológicas que permiten la recepción y procesamiento del CFDI, Edicom lo remitirá por medios electrónicos adecuados. FUNCIONALIDADES ADICIONALES Además la aplicación cuenta con otras funciones complementarias para facilitar el trabajo del usuario, como son: Visualizar e imprimir listados PDF de los CFDs en formato. Exportar los documentos en formato XML. Generar nuevos documentos CFD desde cero. Realizar búsquedas de documentos. Para más información sobre las funcionalidades adicionales de la aplicación ver el manual de usuario. Herramienta Emisión CFDI 1 Herramienta EDICOM para la emisión de CFDI 4

5 2 GESTIÓN DE USUARIOS 2.1 ALTA DE USUARIO El alta de usuario en la aplicación gratuita de emisión de CFDI de EDICOM la realiza el propio usuario desde el sitio web cfdi.edicomonline.com. En la pantalla inicial aparece un panel explicativo del servicio dónde pueden verse dos enlaces. Ya soy Usuario Registrado. Si el usuario selecciona esta opción es porque ya es un usuario registrado y accede directamente a la página de acceso de la aplicación. Darme de alta como nuevo usuario. Si el usuario selecciona esta opción se inicia el proceso de alta como nuevo usuario. Una vez iniciado el proceso de alta de usuario se deben seguir estos pasos: PASO 1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE USO DEL SERVICIO Como paso previo el usuario debe declarar haber leído los términos de uso y aceptar las condiciones del servicio Gratuito de EDICOM para la emisión de CFDI. Para ello debe hacer clic en la casilla de verificación y después hacer clic en el botón Aceptar. Herramienta Emisión CFDI 2 Gestión de Usuarios 5

6 PASO 2. COMPLETAR FORMULARIO DE REGISTRO Una vez aceptados los términos de uso del servicio se accede al formulario de alta de Usuario. Los campos del formulario de registro son Datos de la compañía RFC. Permite indicar el código RFC de la empresa. Nombre. Permite indicar el Nombre o razón social de la empresa. Calle. Permite indicar la dirección de la empresa Nº Interno. Permite indicar el Nº Interno de la dirección postal. Nº Externo. Permite indicar el Nº Externo de la dirección postal. Municipio. Permite indicar el municipio de la empresa. Código Postal. Permite indicar el Código Postal. Estado. Permite indicar el estado donde se encuentra la empresa Colonia. Permite indicar la colonia donde se encuentra la empresa. Datos de la persona de contacto. Nombre. Permite indicar el nombre de la persona de contacto. Apellidos. Permite indicar los apellidos de la persona de contacto. Teléfono. Permite indicar el número de teléfono de la persona de contacto. Celular. Permite indicar el número del Celular de la persona de contacto (Opcional). . Permite indicar la cuenta de correo electrónico de la persona de contacto. En esta cuenta se recibirán los CFDI Verificados por el Proveedor de Servicios de CFDI. Datos adicionales sobre la empresa. Sector de la compañía. Permite indicar el dato adicional correspondiente al sector de la compañía. Este dato es opcional. Nº Facturas al mes. Permite indicar el dato adicional correspondiente al volumen de emisión de facturas de la compañía en un mes. Este dato es opcional. Herramienta Emisión CFDI 2 Gestión de Usuarios 6

7 Pregunta y respuesta de seguridad. Pregunta. Permite indicar una pregunta secreta que solo debe conocer el usuario. Este dato, junto con la respuesta, permite recuperar la contraseña de acceso en caso de perdida u olvido. Respuesta. Permite indicar la respuesta a la pregunta secreta. Carga de Certificados. Esta sección es de vital importancia. Para completar con éxito el proceso de registro, el usuario debe adjuntar su Certificado de Sello Digital (CSD). Este certificado se usa específicamente para la firma de facturas electrónicas, o Comprobantes Fiscales Digitales, y es expedido por el SAT. Si el usuario dispone de CSD, debe importarlo adjuntando los ficheros.key y.cer de su certificado, e introduciendo la contraseña del mismo. Si no cuenta con CSD, el usuario debe obtenerlo siguiendo los pasos detallados en la web del SAT (de clic aquí para ampliar información) Los campos de esta sección son Certificado Digital (Cer). Permite importar el archivo.cer correspondiente al CSD del Usuario Contraseña. Permite indicar la contraseña del certificado. Clave Privada (Key). Permite importar el archivo.key correspondiente al CSD del usuario. Una vez completado el formulario con todos los campos obligatorios el usuario debe apretar en el botón Aceptar del formulario. PASO 3. OBTENER LOS DATOS DE USUARIO Y CONTRASEÑA Si el proceso de registro se realiza correctamente aparecerá entonces en pantalla un mensaje de Éxito y el usuario recibirá en su cuenta de correo electrónico los datos de acceso (Contraseña y Usuario) para acceder a la aplicación a través de la pantalla de acceso. Este correo se recibe en la cuenta de correo electrónico indicada en el campo " " de la persona de contacto. En la propia pantalla de éxito aparece un enlace para acceder a la pantalla de acceso de la aplicación. Herramienta Emisión CFDI 2 Gestión de Usuarios 7

8 2.2 MODIFICACIÓN DE DATOS DE USUARIO El usuario puede modificar los datos personales correspondientes a: Cuenta de correo electrónico, desde Administración Cambio . Contraseña de acceso, desde Administración Cambiar contraseña. Pregunta secreta y respuesta desde Administración Cambiar contraseña. Para más información ver Opciones de Administración Importante: Si desea modificar los datos personales indicados durante el alta debe contactar con el servicio de Asistencia la Usuario de Edicom a través de la ayuda online. Para más información sobre la ayuda online ver apartado Atención a Usuario de la ayuda general Herramienta Emisión CFDI 2 Gestión de Usuarios 8

9 3 ACCESO A LA APLICACIÓN (INICIAR SESIÓN) 3.1 INTRODUCCIÓN Una vez el usuario esta dado de alta con éxito y ha recibido en su cuenta de correo un nombre de usuario y una contraseña, para iniciar la sesión en la aplicación debe acceder a la pagina de acceso, desde: Pantalla de inicio de con la opción "Ya soy usuario registrado". Se accede así a la pantalla de acceso a la Herramienta de EDICOM para la emisión de CFDI, similar a la que se presenta a continuación, donde se ven los siguientes campos. Usuario. Permite indicar el nombre de usuario recibido a través del de notificación de alta una vez finalizado el proceso de alta de Usuario. Contraseña. Permite indicar la contraseña recibida junto al Usuario. Herramienta Emisión CFDI 3 Acceso a la aplicación (Iniciar sesión) 9

10 Una vez indicados estos valores se puede acceder a la herramienta a través del botón Iniciar Sesión Importante: Una vez dado de alta el plazo para hacer uso por primera vez del servicio es de 72 horas. Si pasado ese plazo no se ha conectado por lo menos una vez a la herramienta el usuario será dado de baja. El enlace " Olvidó su contraseña?" permite recuperar la contraseña usando para ello la "pregunta" y la "respuesta" indicadas cuando se dio de alta el usuario. Nota: El valor Dominio, si aparece, debe ser ignorado. Herramienta Emisión CFDI 3 Acceso a la aplicación (Iniciar sesión) 10

11 4 EMISIÓN DE CFDI 4.1 INTRODUCCIÓN Para la generación de Comprobantes fiscales Digitales por Internet desde la aplicación, el CSD (Certificado de Sello Digital) del cliente debe estar correctamente instalado en el repositorio de certificados de la aplicación. El CSD se adjunta durante el proceso de registro de nuevo usuario y permite a la estación: Verificar que los datos del usuario CSD corresponden con los datos del alta. Verificar que el CSD indicad es un Certificado Valido y Vigente. Utilizar el CSD del usuario para generar sus CFDI cuando este cree un nuevo documento. 4.2 NUEVO COMPROBANTE PASO 1. CREAR NUEVO DOCUMENTO COMPROBANTE Para que los usuarios generen sus comprobantes, la aplicación cuenta con pantallas de edición para facilitar el proceso de captura de datos. Un nuevo documento se crea desde: Menú principal-documentos: opción Nuevo documento. Barra de herramientas : opción Nuevo documento. Menú contextual: Nuevo Documento. Aparece así el formulario de edición de CFDI con los campos necesarios para la emisión de comprobantes fiscales digitales por internet. PASO 2. COMPLETAR FORMULARIO DE EDICIÓN DE CFDI La pantalla de edición de CFD contiene todos los campos posibles para ser cumplimentados en un CFD según las necesidades del usuario. Durante cualquier momento de la edición el usuario puede guardar el estado actual del documento y salir del formulario, aunque la pantalla cuenta con un sistema de validación que indicará los posibles errores o campos obligatorios vacíos que encuentre. Herramienta Emisión CFDI 4 Emisión de CFDI 11

12 Para más información sobre los campos disponibles en el formulario y como cumplimentarlos correctamente. Ver Guía de la pantalla de edición del CFDI Una vez el usuario ha dado por completado el proceso de captura de datos, el formulario se puede guardar creando un fichero de datos estructurado en formato XML, que integra el Certificado de Sello Digital del contribuyente expedido por el SAT. Este archivo XML está listo para ser enviado al Proveedor de Servicios de Emisión de CFDI. Importante: Los datos del emisor se cargan automáticamente con los datos proporcionados durante el Alta de Usuario. Si es necesario corregirlos o modificarlos contacte con el servicio de asistencia al usuario a través de la ayuda Online. Una vez capturados todos los datos se puede proceder a : Guardar y Enviar. la pantalla realizará una comprobación final y si esta todo correcto se cerrará volviendo a la pantalla principal del Ediwin ASP donde en unos minutos estará disponible el documento que se acaba de generar y enviar en el nodo CFDI generados Guardar la factura. la pantalla guardará el estado actual del comprobante, aunque éste esté incompleto o erróneo, para proseguir más tarde. Los comprobantes guardados se ven en el nodo Comprobantes en proceso Nota: Un documento erróneo o incompleto puede ser guardado en este estado si el usuario así lo indica, pero la aplicación lo señalará como documento erróneo (en rojo) y no podrá ser emitido. PASO 3. (OPCIONAL) EDITAR UN DOCUMENTO DESDE "COMPROBANTES EN PROCESO" En la carpeta Comprobantes en Proceso están los comprobantes generados que todavía no han sido enviados o aquellos que están todavía incompletos o erróneos (Señalados en rojo). En esta situación los documentos pueden ser editados, abriendo de nuevo el formulario de edición de comprobantes. Para editar un documento, seleccionarlo del panel principal y desde: Menú contextual: opción Editar. Barra de herramientas: opción Editar. Doble clic sobre el documento seleccionado. Herramienta Emisión CFDI 4 Emisión de CFDI 12

13 PASO 4. GENERACIÓN DEL COMPROBANTE Una vez los documentos se encuentran en la estación en estado correcto el fichero está listo para ser generado. El paso de "Comprobantes en proceso" a "CFDI generados" se realiza seleccionando el documento o documentos a enviar del panel principal, y desde la opción: Menú contextual: opción Enviar. Barra de herramientas: opción Enviar. Nota: La opción "Guardar y enviar" de la pantalla de edición permite saltarse este paso El CFDI es entonces remitido a través de un canal de comunicaciones seguro al PSECFDI para que este realice todas las validaciones exigidas por el SAT. Los Comprobantes enviados aparecen en el nodo CFDI Generados. 4.3 PROCESO DE CERTIFICACIÓN PSECFDI Importante: El proceso de validación y certificación del CFDI por parte del PSECFDI (EDICOM) se realizan automáticamente al estar todo el sistema integrado en una misma plataforma. Estas acciones se realizan a partir del envío del comprobante y terminan con la recepción del CFDI por parte del usuario en su cuenta de correo electrónico. En formato PDF y XML. VALIDACIONES Edicom, como PSECFDI recibe el comprobante del contribuyente para someterlo al proceso de certificación final. Muchos de los puntos de revisión necesarios han sido verificados en Origen, durante la Generación o Importación de los CFDI. EDICOM realiza las siguientes verificaciones sobre los CFDI que han sido emitidos con su aplicación. Verifica que el período de tiempo entre la fecha de envío del documento y la de recepción del documento para su certificación no exceda de 72 horas. Verifica igualmente que el documento no haya sido certificado previamente. Verifica que el Certificado de Sello Digital (CSD) del contribuyente esté vigente en la fecha de generación del comprobante, y que efectivamente corresponda al usuario. Finalmente constata que la estructura del documento cumple con las especificaciones técnicas conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010 y sucesivas modificaciones. Herramienta Emisión CFDI 4 Emisión de CFDI 13

14 CERTIFICACIÓN DEL CFDI Si el CFDI cumple con estas validaciones, se dará respuesta al contribuyente incorporando un complemento sobre el documento emitido. Este complemento incluye el número de folio asignado por el SAT, fecha y hora de certificación y sello digital del CFDI. Se adhiere igualmente como parte del complemento el número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó la certificación del CFDI, y el sello del SAT correspondiente al PSECFDI. Herramienta Emisión CFDI 4 Emisión de CFDI 14

15 5 RECEPCIÓN DEL CFDI 5.1 RECEPCIÓN DEL CFDI EN LA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO. El resultado del proceso de verificación es el CFDI verificado y certificado que se remite al usuario de manera electrónica a través de . La notificación de CFD enviada por Edicom consta de un PDF y el fichero XML original de CFDI. La inserción de una constancia sobre el CFDI, convierte la factura electrónica en un original electrónico legal y distribuible, por lo que no se requiere la conservación de la factura en formato impreso, y ante requerimientos de terceros, basta con la presentación del documento electrónico. Cualquier destinatario que reciba el PDF adjunto podrá verificar la originalidad e integridad del documento recibido haciendo clic en el espacio reservado a la "Constancia", en la parte inferior del PDF. Una vez recibido el contribuyente puede hacer llegar este comprobante fiscal a su destino: De manera convencional imprimiendo el documento y enviándolo por correo postal. A través de un medio electrónico como la publicación en un portal seguro de documentos electrónicos como Business Mail. Herramienta Emisión CFDI 5 Recepción del CFDI 15

16 6 OPCIONES DE ADMINISTRACIÓN 6.1 CAMBIO DE . Esta opción permite cambiar la cuenta de correo electrónico asociado al usuario. El formulario muestra la cuenta de correo anterior que va a ser modificada con la nueva cuenta de correo. Una vez realizado el cambio se recibirá un correo electrónico de confirmación. 6.2 CAMBIO DE CONTRASEÑA Esta opción permite realizar el cambio de contraseña del usuario para validarse en la aplicación. Si se pulsa esta opción se muestra una pantalla con las siguientes opciones: PASO 1: Es obligatorio indicar una cuenta de correo activa. Servirá para el envío de su contraseña en caso de olvido. . Indica la cuenta de correo del usuario actual. donde se enviará la nueva contraseña. Nuevo . Permite indicar una nueva cuenta de correo del usuario. Confirmación . Permite confirmar la nueva cuenta de correo electrónico. Herramienta Emisión CFDI 6 Opciones de Administración 16

17 PASO 2: PREGUNTA Y RESPUESTA Escribir una pregunta y una respuesta que solo conozca el usuario. Si alguna vez olvida la contraseña podrá recuperarse contestando correctamente a esta pregunta. Si se escribe la respuesta correcta, la contraseña será enviada a la cuenta de correo indicada en el paso anterior. Pregunta*. Permite indicar la "Pregunta" a responder por el usuario en caso de olvidar la contraseña y tener que utilizar la opción Olvido su contraseña del formulario de acceso. Respuesta*. Permite indicar la "Respuesta" a responder por el usuario en caso de olvidar la contraseña y tener que utilizar la opción Olvido su contraseña del formulario de acceso. PASO 3: CONTRASEÑA Contraseña*. Permite introducir la contraseña de validación del usuario. Los caracteres válidos son letras (excepto ñ y vocales acentuadas), números, guión, subrayado y punto. Reescriba la contraseña*. Permite indicar la contraseña de nuevo, para que el usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente la contraseña indicada en el campo anterior. Una vez indicados los datos se debe pulsar el botón Aceptar para guardar los cambios realizados. Nota: Los datos marcados con asterisco (*) son datos que se deben indicar de forma obligatoria. 6.3 OPCIONES GENERALES. Esta opción permite acceder a la pantalla para configurar las siguientes opciones generales: Contadores de las carpetas. Permite activar o desactivar que se muestren el numero de documentos contenidos en cada una de las carpetas. Si se desactiva el proceso de carga inicial es más rápido Ayudas flotantes. Permite activar o desactivar las ayudas flotantes que aparecen en las pantallas de edición de documentos. Comprobar mensajes rechazados al conectar: cuando se realiza una conexión manual muestra un aviso en pantalla indicando que existen intercambios en situación rechazada. Herramienta Emisión CFDI 6 Opciones de Administración 17

18 Idioma. Permite cambiar el idioma asociado al usuario. Se debe reiniciar la aplicación para que los cambios en el idioma sean aplicados. Tipo de previsualización. Permite indicar el formato en el que se listarán los documentos. Existen dos formatos: HTML: utiliza un navegador de Internet, por ejemplo Internet Explorer, Firefox, etc, para previsualizar los listados. PDF: utiliza un lector de documentos en formato PDF, por ejemplo Acrobat Reader,Foxit Reader, para previsualizar los listados. Herramienta Emisión CFDI 6 Opciones de Administración 18

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