Eurowin CRM Soluciones Sectoriales EUROWIN

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1 Eurowin CRM Soluciones Sectoriales EUROWIN

2 Definición Eurowin CRM es la solución ideal para controlar, gestionar y rentabilizar las relaciones con los clientes, complementando a la perfección la gestión integrada Eurowin en aspectos tales como el control de los contactos y las tareas del departamento comercial. La estructura general del programa se basa en la gestión de expedientes y tareas. En un expediente el usuario tiene diferenciadas todas las tareas que va realizando, con la posibilidad de proyectar los contactos con dicho cliente. A cada tarea se le pueden asociar múltiples documentos, independientemente del formato de los mismos (hojas de cálculo, documentos de texto, imágenes, etc.). De igual forma, Eurowin CRM facilita al usuario el acceso a las referencias de artículos existentes, con el objetivo de que la fuerza comercial pueda obtener la información necesaria para poder ofertar el producto de forma correcta. La integración con la gestión de Eurowin es completa, compartiendo bases de datos de clientes y futuros clientes, y permitiendo acceder, a modo de consulta, a la visualización de los movimientos que ha originado cada cliente en la gestión de Eurowin (ventas, extracto contable, facturas, pedidos pendientes de servir, presupuestos emitidos, etc.). Funcionalidades Gestión de Clientes y Futuros clientes Eurowin CRM presenta una interfaz de introducción y consulta de datos especialmente adaptada a la gestión comercial. Los datos comunes con Eurowin gestión se comparten, por lo que se evita el hecho de duplicar información, permitiendo que los cambios realizados en uno u otro aplicativo surjan efecto en ambos de forma automática. De esta forma, una vez realizada la creación o modificación de datos en el mantenimiento de clientes habituales o potenciales desde el CRM, éstos están disponibles automáticamente en Eurowin gestión y viceversa. De igual forma, la consulta de información desde Eurowin CRM se realiza sobre la base de datos de Gestión, disponiendo de información actualizada siempre que sea necesario (presupuestos, pedidos, depósitos o albaranes de venta generados). El control de la gestión comercial del cliente se realiza de forma integral, siendo posible consultar su riesgo, así como visualizar rápidamente si este ha generado algún impago. Según los accesos, configurables por comercial, es posible negociar con el cliente un nuevo vencimiento y modificar el mismo en los pagos pendientes, guardando automáticamente dicho nuevo valor en la cartera de efectos pendientes de cobro de la contabilidad de Eurowin. 1

3 La figura del cliente potencial está ampliamente contemplada en todo el circuito del aplicativo, siendo posible gestionar los ya existentes así como dar de alta nuevos clientes potenciales, manualmente o a partir de bases de datos guardadas en documentos de tipo Excel. Entre las posibilidades de gestión de dichos clientes potenciales cabe destacar la capacidad de realizarles presupuestos de venta, gestionar las tareas relacionadas con ellos, vincularlos a mailings y convertirlos a clientes habituales en el momento que se finalice satisfactoriamente la fase de captación y, por consiguiente, se genere la primera venta. Segmentación de clientes Eurowin CRM posibilita la personalización de los segmentos en los cuales desee clasificarse la cartera de clientes y futuros clientes existentes en la aplicación. Posteriormente dicha información puede ser utilizada con el objetivo de obtener múltiples listados y estadísticas, análisis comerciales, campañas de mailing, etc. Gestión de Operaciones y Tareas Eurowin CRM permite la estructuración de las acciones comerciales en base a operaciones y tareas, entendiéndose como operación la finalidad a conseguir con dicha acción y como tareas los pasos a seguir para concluir con éxito la acción. Cada operación se puede crear de forma personalizada, existiendo la posibilidad de prefijar tareas, las cuales, a su vez, contienen información referente al grado de consecución obtenido una vez se haya superado con éxito. En cualquier momento, el comercial puede asociar tareas nuevas, complementando las operaciones ya existentes. Planificación de la Agenda La planificación de la carga de trabajo adquiere especial importancia en Eurowin CRM, poniendo a disposición de la fuerza de venta un calendario planificador en el cual reflejar las diversas tareas a realizar, así como las diferentes anotaciones manuales que hayan sido introducidas. Una vez realizada la programación de las tareas en la agenda, es posible visualizar su descripción y tipología así como navegar hacia la misma con el objetivo de consultarla, añadir comentarios, anotaciones o marcarla como finalizada. Las anotaciones en la agenda de Eurowin para los usuarios vinculados a los comerciales también se presentan en el planificador del CRM, marcadas con un color distinto para su rápida identificación. Campos adicionales Los campos adicionales deben ser entendidos como campos personalizables por el usuario en los cuales completar información asociada a las tipologías de operaciones, las tipologías de las tareas o las tipologías 2

4 de los segmentos, permitiendo recopilar de esta forma la información más adecuada con el objetivo de poder realizar filtros a posteriori 1. Envío y Gestión de campañas de mailings Eurowin CRM incluye un gestor de Newsletter o mailing que permite generar envíos masivos de correos a una lista de usuarios. Los envíos se generan a partir de plantillas personalizadas en función de las necesidades existentes en cada momento. Entre las características de dichas plantillas cabe destacar: - Posibilidad de escoger el formato final: carta (Word) o electrónico ( ). - Posibilidad de crearlas en formato texto o formato HTML. - Introducción de variables, substituidas en el momento de realizar el mailing por el valor adecuado, según el cliente, con el objetivo de personalizar cada (nombre de la persona de contacto, empresa, ). - Asociación de archivos a adjuntar al envío. - Asociación de una operación y múltiples tareas a crear una vez finalizado el mailing, con el objetivo de iniciar una acción comercial posterior o bien dejar constancia de la notificación. Es posible acceder a los envíos realizados consultando la lista de clientes a los cuales se les realizó el envío, posibilitando, además, la repetición del envío si fuera necesario. Sincronización con Outlook Eurowin CRM incluye un proceso de sincronización de tareas con el programa Microsoft Outlook, permitiendo escoger al usuario aquellas acciones o elementos que desea exportar o importar de Outlook, tales como contactos, tareas o elementos de la agenda. Entre las opciones de recuperación de Outlook existe la posibilidad de capturar los contactos existentes en Outlook como futuros clientes. Importación de futuros clientes Como parte del proceso de captación de New Bussiness Eurowin CRM facilita la captura de listas de futuros clientes: - A partir de la sincronización con Outlook, considerándose todos los contactos que no estén creados en CRM como futuros clientes y asignándoles una ficha a cada uno de ellos. - A partir de una hoja de Microsoft Excel, según la estructura facilitada por Eurowin y consultable desde la misma pantalla de importación. En el momento de capturar los futuros clientes se les asignará un comercial y podrán clasificarse en un segmento, asociándoles además una operación. 1 Por ejemplo, para una operación de venta de Eurowin interesa conocer si el cliente ya dispone de algún software de contabilidad, en cambio para una operación de actualización o ampliación interesa saber el programa del que ya dispone y el número de usuarios. 3

5 Listados e informes de resultados Eurowin CRM permite obtener una gran cantidad de listados orientados a facilitar la gestión de los clientes y potenciar y analizar los resultados de ventas, entre los cuales pueden destacarse los siguientes: - Listados de presupuestos, pedidos de venta, depósitos de clientes, albaranes realizados y facturas de venta. - Elaboración de informes y valoración del estado de las operaciones y las tareas realizadas. - Obtención de estadísticas referentes a la frecuencia de compra de los clientes o la posición de cada uno de ellos en el ranking de clientes. - Análisis del estado de las diferentes operaciones según el grado de consecución de las diferentes tareas asociadas. Los listados generados en la aplicación pueden ser utilizados como punto de partida para realizar acciones concretas a uno o varios de los registros mostrados, tales como generar campañas de mailing, abrir o cerrar operaciones o mostrar la información adicional asociada. Otra opción común de los listados e informes es la posibilidad de imprimirlos o exportarlos a diversos formatos (Word, Excel, HTML, DBF, TXT o PDF). De igual forma existe la posibilidad de enviar el documento obtenido directamente por correo electrónico. Configuración de Permisos Eurowin CRM permite adaptar su funcionamiento a la forma de trabajar de cada empresa. En este sentido pueden configurarse múltiples permisos entre los que destaca la configuración orientada a separar o compartir la cartera de clientes de cada comercial. De esta forma podrá decidirse si los comerciales pueden acceder a la relación íntegra de clientes y futuros clientes, independientemente del comercial asignado o, por el contrario, cada comercial tan sólo podrá acceder a sus clientes y futuros clientes. Dicha configuración puede hacerse extensible a los listados, por lo que un comercial con permisos restringidos únicamente podrá listar datos pertenecientes a sus clientes. De igual forma existe una gran cantidad de opciones de configuración, tales como la definición de tipos de documentos que puede generar un comercial desde el programa, los listados y gráficos que puede consultar, o bien los mantenimientos a los que puede acceder. Jerarquía de comerciales Es posible establecer una jerarquía de comerciales especificando una figura responsable con una serie de comerciales a su cargo. Los usuarios responsables con comerciales a su cargo tienen la posibilidad de obtener información, en los diferentes listados e informes de la aplicación, de su propio trabajo o bien ampliarlo y consultar las acciones de los comerciales a su cargo. El objetivo de la presente opción es poder realizar un seguimiento del trabajo de su equipo. 4

6 Gráfico de oportunidades El Gráfico de oportunidades recoge el estado de consecución de las diferentes operaciones en curso en base al grado de finalización de las diferentes tareas 2. Cada tarea dispone de un porcentaje de finalización (del 0.01% al 100%), pudiendo prefijarse en el mantenimiento de cada tarea, con la posibilidad de ser modificado manualmente. El gráfico de oportunidades refleja el grado de consecución / éxito en el que se encuentra cada operación, ofreciendo al usuario que lo consulta una panorámica global del estado de las diferentes acciones comerciales en curso (presupuestos cercanos a cerrar, futuros clientes próximos a cerrar operaciones, ). Eurowin CRM funciona con cualquier versión de Eurowin con el módulo Visitas. 2 Cabe recordar la definición de Operación y Tarea: La operación puede ser definida como el objetivo a conseguir con la acción comercial La tarea puede definirse como los pasos a seguir para conseguir el objetivo. En este sentido deberán finalizarse las diferentes tareas para conseguir el objetivo fijado. 5

7 Esquema de trabajo 6

8 Empresas a las que se destina Eurowin CRM está destinado a cualquier empresa que requiera una aplicación para gestionar las relaciones con sus clientes, fidelizarlos y conseguir ventas cruzadas de sus productos y servicios. Se trata de una aplicación necesaria para gestionar mejor su canal de venta y conseguir aumentar los beneficios. Fabricación Material de construcción Textil y calzado Productos alimentarios Productos de limpieza Empresas de desarrollo de software Etc. Venta y alquiles de Maquinaria y medios auxiliares Venta de vehículos nuevos Venta vehículos de ocasión Venta de remolques Alquiler de maquinaria de construcción Servicios de trasporte escolar o público Servicios de alquiler con o sin conductor Etc. Distribuidoras Distribuidoras de bebidas Distribuidoras de material para hoteles Distribuidoras de películas y videojuegos Etc. Servicios Gestorías Asesorías Corredurías de seguros Empresas de servicios informáticos Inmobiliario Empresas de construcción Promotoras Inmobiliarias 7

9 Módulos que aportan nuevas prestaciones Eurowin CRM amplía su escalabilidad al compatibilizarse con módulos adicionales de gran interés para el usuario. Entre otros cabe destacar: Visitas TPV Gestión Documental Pedidos On Line Eurowin CRM Gestión Documental Empresas que desean digitalizar la base documental de su empresa. Control de acceso a los documentos por usuario. Posibilidad de encriptación de la documentación. Realización de copias de seguridad de los datos. Búsqueda de documentos por múltiples filtros personalizables. Enlace de documentos internos de Eurowin con documentos externos. Cualquier imagen, documento o archivo de Windows puede asociarse a presupuestos, pedidos, albaranes, facturas de compras y ventas, clientes, proveedores, artículos, entre otros formularios de Eurowin (Por ejemplo es posible adjuntar fotografías de un vehículo o documentos escaneados referentes al mismo directamente en el mantenimiento de vehículo. Posibilidad de digitalización certificada de documentos. Control de acceso a los documentos por usuario. 8

10 Atención telefónica Gestión, control y rentabilización de un departamento de soporte, atención al cliente o servicio post-venta. Gestión de Departamentos, técnicos por departamento y tipos de llamadas. Gestión de expedientes de atención. Gestión de la knowledge base (base de conocimiento). Generación de servicios en Eurowin. Bonos y horas extras. Asignación de expedientes. Gestión de accesos. Navegación al programa de Eurowin. Estadística y análisis de los datos. Control de los costes de atención. Visitas Empresas que deseen gestionar las visitas comerciales a sus clientes. Definición de las diferentes tipologías y motivos de visita. Definición de las diferentes tipologías de clientes. Gestión de clientes actuales y futuros (completa ficha de futuros clientes con posibilidad de realizar búsquedas avanzadas y conversión a clientes habituales). Gestión de visitas programadas por comercial a clientes y futuros clientes, con introducción de observaciones y próximas visitas una vez realizadas. Listado de visitas realizadas y pendientes de realizar con acotaciones por tipo de visita y tipo de cliente, vendedor, ruta, etc. PDA Online Acceso a toda la información de la empresa con la máxima movilidad. Acceso a la aplicación a través de Internet. Trabaja a tiempo real como si se realizara directamente desde Eurowin o desde Eurowin CRM. Gestión o creación de documentos a clientes de compra y venta (presupuestos, pedidos, albaranes). Gestión de cobros a clientes. Obtención de listados y extractos de cuentas. Envío de correo electrónico. Consulta y gestión de las operaciones y tareas de clientes. Acceso al planificador del comercial. 9

11

12 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta salvo error u omisión. A pesar de ello, el funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo. Polígono Industrial, nave El Palau d'anglesola (Lleida) Tlf Fax

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