INFORME SOBRE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA 2015 UNIDAD DE COMUNICACIÓN
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- Sara Lucía Revuelta Salinas
- hace 8 años
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1 INFORME SOBRE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA 2015 UNIDAD DE COMUNICACIÓN Comunicación externa Uno de los objetivos principales de VSF para este año es el de generar una corriente crítica y conseguir una movilización en entornos urbanos sobre los abusos del agronegocio y la problemática rural y campesina. Para ello nos serviremos de diferentes campañas que ya están en marcha, plantearemos diferentes iniciativas de denuncia y organizaremos nuevos ejes de trabajo. Gracias a los materiales de campaña de 25 Gramos, Banca Bajo Control, Mentira Podrido y nuestro apoyo a la campaña estatal de NOalTTIP conseguiremos generar debate y movilización por la ley del azúcar, en torno a la publicidad alimentaria, a la especulación alimentaria y los tratados de libre comercio. En este sentido, colaboraremos con la difusión de las jornadas del azúcar en Bilbao y respaldaremos otras delegaciones que tienen esta misma voluntad, como por ejemplo la Feria Alternativa de Valencia. Otro de los objetivos de comunicación es hacer difusión de las noticias y datos de interés de la entidad. Por un lado, haremos difusión de nuestro trabajo a través de los envíos del newsletter de manera bimensual, de las redes sociales y de los medios de comunicación. Para ello, necesitamos una correcta gestión de la base de datos de medios y de socios potenciales. Por otro lado, desde el departamento de comunicación también nos encargaremos de controlar y gestionar la página web y sus posibles incidencias. Así como, también gestionaremos el Google Grants (la herramienta publicitaria de Google gratuita para ONG s), para promocionar nuestras actividades en las páginas de resultados de búsqueda de Google.
2 Fidelización Con el objetivo de conseguir una mayor fidelización de la base social de VSF, durante el año 2013 se implementó un sistema, el CRM, para sistematizar y homogenizar toda la relación con la base social para que todos los contactos quedasen registrados. Esta herramienta permite centralizar la gestión administrativa y las diferentes comunicaciones institucionales y la base social percibe una gestión más profesional y más personalizada. Esta gestión, que engloba toda la relación con socios, donantes y potenciales incluye el envío de los certificados de contribución, newsletter, etc. Este sistema, que lleva un año funcionando, deberá acabar de ajustarse según las necesidades de la organización, por lo que la implementación definitiva no se ha dado por terminada. Durante segundo semestre se distribuirá la memoria anual para que la base social tenga conocimiento de todos los proyectos y las acciones llevadas a cabo por los distintos territorios y también de todos los departamentos. Es una forma de rendir cuentas y de que la base social se sienta parte del trabajo realizado. A su vez, es una forma de dar a conocer nuestro trabajo a personas ajenas a la organización y promover un modelo de desarrollo rural justo en favor de la Soberanía Alimentaria y generar una conciencia solidaria como principio hacia la transformación social. Incremento de fondos libres Después de una drástica reducción de fondos públicos, una de las acciones más importantes del año tiene que ver con la necesidad de incrementar los fondos de nuestra base social y conseguir aumentar los fondos privados. Esto también permitirá crear una mayor masa crítica alrededor de la organización y de aumentar la independencia de VSF en todos los aspectos. Para conseguir este objetivo se han planteado 4 acciones de captación de marketing directo en Biocultura (Barcelona, Bilbao, Madrid y Valencia) y
3 otras ferias del resto del estado, así como acciones de telemarketing posteriores a estos eventos. También se trabajará para mantener y renovar los convenios de colaboración ya existentes, como es el caso de la empresa Fatro Ibérica, las colaboraciones de distintos colegios veterinarios y el diseño y elaboración de campaña de tarjetas de Navidad, entre otras acciones. Des de comunicación también nos encargaremos del mantenimiento y gestión de la tienda online como una forma de recaudar fondos. Gestión de RRHH Debido a la restructuración del departamento de comunicación uno de los principales retos de este año será la reorganización de tareas y adaptación a los nuevos puestos de trabajo. Teniendo en cuenta la drástica reducción de recursos económicos y humanos, una de las cuestiones más importantes se basará en la priorización y organización del trabajo para que sea lo más eficiente posible. Contribuir a los proyectos y las tareas asignadas al Equipo Directivo La coordinadora de comunicación de la unidad participará de manera activa en todos los procesos de toma de decisiones del Equipo Directivo. También participaremos en la en la elaboración de la planificación estratégica que tendrá lugar durante todo el año Mejorar la Calidad organización y eficiencia de las acciones comunicativas de la Tras los éxitos de las campañas de los últimos años, sistematizaremos los aprendizajes adquiridos para aprender de los errores y de los aciertos. De la misma forma, se trabajará una estrategia para ser más fuertes en las redes sociales (Facebook, twitter ) y para mantener la presencia en los medios de comunicación.
4 Impulsar y fortalecer el proceso institucional de Género Participaremos en el proceso de definición de la posición de género de VSF y, una vez definido, difundiremos la posición de una manera transversal en las comunicaciones que se lleven a cabo a lo largo del año. Metas de gestión Las tareas de gestión de la unidad son diversas. Por un lado, la elaboración de informes anuales, semestrales etc para la correcta rendición de cuentas de la unidad. También nos encargaremos de la gestión de cuentas de correo electrónico institucionales (dar de alta o de baja correos electrónicos, la solución de problemas de estas cuentas ). También gestionaremos todos los dominios web que actualmente tiene VSF y estamos pendientes de sus correspondientes renovaciones. Desde la unidad controlaremos el presupuesto asignado y la gestión de económica de proyectos. Esta parte es muy importante porque determinará en gran medida las prioridades de comunicación interna y externa teniendo en cuenta los recursos. En este sentido, también se velará para la buena gestión del equipo (permisos personales, vacaciones, autorizaciones de compra en nombre de VSF, cursos de formación, etc.) También está prevista la sistematización de cobros de las cuotas de la base social. Gracias a la implementación definitiva del CRM, se gestionarán los cobros a partir de esta herramienta, y se facilitará la detección de impagos, por lo que se les podrá dar una respuesta de forma rápida, evitando así mayores pérdidas económicas. Además de las incidencias económicas, comentadas en el párrafo anterior, las incidencias de comunicación con las socias se reducirán notablemente con este sistema. Los errores en los envíos, tanto postales como electrónicos se detectarán al instante, y, en la medida de lo posible, se solucionarán también de forma inmediata. Se mejorará de forma considerable la calidad de los datos
5 de la base social. Quedan pocos contactos de los que no dispongamos de al menos una forma de comunicación correcta (teléfono, mail o dirección postal). El registro de cualquier acción en la ficha de cada socia nos permitirá tener una relación más próxima y personalizada, atendiendo a las necesidades especiales de cada una. No obstante, este proceso aún está en marcha. La centralización de todos los envíos que se definen en el Plan de Relación en el CRM nos permitirá homogeneizar, profesionalizar y mejorar las comunicaciones con la base social. Además, supondrá un ahorro de tiempo y energía por parte del departamento de comunicación. El hecho de tener un plan de relación definido facilitará establecer el enfoque, el calendario y los tiempos, los costes de personal y económicos, lo que mejorará de forma significativa la organización y planificación del departamento. La actualización de la información de la base social se hará de forma inmediata. Por lo que nos aseguraremos una muy buena base de datos (medios de comunicación, socios y potenciales, proveedores )
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