23. INVENTARIO FíSICO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN

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1 Página: INVENTARIO FíSICO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN JUNIO 2007

2 Página: 250 OBJETIVO GENERAL: Establecer la secuencia de operaciones a seguir para conocer las existencias físicas de los artículos y materiales que se encuentran en el almacén de Metrobús, a través de conteos físicos de forma periódica de conformidad a la normatividad vigente.

3 Página: 251 POLÍTICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN. 1. El presente procedimiento será de observancia obligatoria para todas las áreas involucradas en el inventario físico de existencias de almacén. 2. Para efectos de este procedimiento deberá entenderse por: Organismo.- Metrobús. DAI.- Dirección de Almacenes e Inventario de la Oficialía Mayor. DAF.- Dirección de Administración y Finanzas. JUD.- Jefatura de Unidad Departamental. Kárdex.- Documento en el cual se lleva a cabo el registro y control de los bienes existentes en el Almacén. Marbete.- Etiqueta de identificación y registro para la realización de la toma física del inventario. 3. Las actividades del preinventario y la toma del inventario físico general en el almacén central, deberá llevarse a cabo por lo menos dos veces al año. 4. La planeación de las actividades de preinventario y la toma de los inventarios físicos, estará a cargo de la Dirección de Administración y Finanzas a través de la JUD de Servicios Generales. Esta Dirección deberá realizar las invitaciones a través de oficio y solicitar la intervención del Órgano Interno de Control y de la DAI, adjuntando el programa de actividades y calendario correspondientes. 5. Para llevar a cabo la toma de los inventarios físicos, es recomendable que se suspendan las actividades normales del Almacén. La Dirección de Administración y Finanzas es responsable de informar por escrito de esta suspensión con al menos 15 días de anticipación a la fecha de la toma del preinventario e inventario físico, al Órgano Interno de Control y a la Dirección de Almacenes e Inventarios; así como a los responsables de las áreas a las cuales se les proporcione servicio de forma regular, para que tomen las medidas preventivas correspondientes. 6. El levantamiento del inventario físico se llevará a cabo preferentemente con el personal a cargo de la Jefatura de Servicios Generales y con la participación en calidad de observadores, de representantes del Órgano Interno de Control y de la DAI. 7. El día hábil anterior al conteo físico, la JUD de Servicios Generales instruirá a su personal, a la colocación de los marbetes, al cierre en su totalidad de las tarjetas kárdex e impresión con fecha y a la complementación de la cédula inventarial llenando la columna de cantidades de bienes que aparecen en los kárdex.

4 Página: La JUD de Servicios Generales será la encargada de la capacitación del personal participante en la toma física del inventario, mediante reuniones de trabajo señalando en éstas los objetivos que se persiguen. 9. Para facilitar el levantamiento del inventario físico, el almacenista deberá acomodar los bienes en lugares específicos y de acuerdo a las características de estos, y no deberá realizar movimientos de bienes, posteriores al acomodo de los mismos. 10. Cuando a solicitud de alguna de las áreas sea necesario retirar un bien específico, el almacenista deberá comunicarlo al responsable de la mesa de control del inventario, el cual deberá obtener el visto bueno de la JUD de Servicios Generales. 11. El primer conteo de los materiales deberá de ser por zonas asignadas de manera ordenada y progresiva por el personal designado. Para efectuar el segundo conteo se procederá de la misma forma que en el primero, únicamente con personal diferente. 12. En caso de existir diferencia entre el primer y segundo conteo, se deberá realizar un tercero en presencia del personal de la mesa de control del inventario; el talón correspondiente deberá ser firmado por la JUD de Servicios Generales y el representante del Órgano de Control Interno. 13. Cuando el marbete presente correcciones, tachaduras o enmendaduras respecto a las cifras de conteo se deberá hacer la aclaración en la parte posterior de las formas, firmando la JUD de Servicios Generales, el responsable del grupo de conteo y el representante del Órgano de Control Interno. 14. En caso de no poder dar cumplimiento a los tiempos establecidos, o requerir la ampliación del término previsto para la realización del inventario, se podrá solicitar a través de oficio una prórroga a la DAI; la cual se acompañará de la justificación respectiva, la recalendarización de actividades y la fecha compromiso para remitir los resultados. 15. En caso de que no se concluya el inventario físico antes de la fecha prevista y se tenga que retirar del almacén, se deberán sellar los accesos con etiquetas y ser rubricadas por la JUD de Servicios Generales y en su caso los representantes del Órgano de Control Interno. 16. En el supuesto de existir diferencias entre la tarjeta kárdex y los resultados del inventario físico de existencias en almacén, se deberán efectuar las aclaraciones a la DAI y al Órgano de Control Interno, en los cinco días posteriores.

5 Página: 253 Nº 1 Unidad Administrativa Jefatura de Servicios Generales Descripción de la actividad Actividades de preinventario Elabora el programa de trabajo a seguir para la toma del preinventario e inventario físico, con calendario que contemple fechas, horarios y responsables. Tiempo 2 Elabora oficios para informar al Órgano Interno de Control y a la Dirección de Almacenes e Inventarios, y turna para firma a la Dirección de Administración y Finanzas. 3 4 Dirección Administración Finanzas de y Revisa, autoriza y envía oficios elaborados por la JUD de Servicios generales. Comunica al área de Adquisiciones para que no se programe la entrada de bienes en esas fechas, y a las áreas usuarias de las fechas en que permanecerá cerrado el Almacén. 5 Jefatura de Servicios Generales Organiza y supervisa las actividades de limpieza y acomodo, solicita al personal que separen los bienes y justifiquen documentalmente los bienes que no estén en los registros del Almacén o no sean propiedad del Organismo (bienes en custodia, muestras de proveedores, bienes fuera de uso, dañados, cuya baja esté en trámite o autorizada, etc.) 3 días 6 Almacenista Actualiza y verifica que las tarjetas kárdex estén al corriente en sus registros. 3 días 7 Obtiene el número de marbetes de acuerdo al número de bienes que controla el almacén en su kardex manual y/o electrónico, más cinco en blanco para cualquier aclaración y procede a su llenado. 2 días

6 Página: 254 Nº Unidad Administrativa Descripción de la actividad Tiempo 8 Almacenista Realiza el corte de folios de los marbetes al término de las labores del día hábil anterior al inicio de la toma física del inventario y envía listado de folios generado a la JUD de Servicios Generales. 9 Elabora listado de bienes en existencia. 10 Elabora la cédula inventarial y entrega a la JUD de Servicios Generales para su visto bueno. 11 Jefatura de Servicios Generales Recibe el listado de folios de marbetes y listado de bienes en existencia, conserva al final para firma. 12 Recibe y verifica que la cédula inventarial contenga todos los datos de los bienes, sin indicar cantidades. 13 Integra los grupos de trabajo y designa al responsable de la mesa de control y al personal que realizará el conteo, de acuerdo al calendario establecido. 14 Procede a ubicar los marbetes, colocando cada uno de los juegos en el lugar en que se encuentran ubicados físicamente los materiales marcados en los mismos. Cierra las tarjetas kárdex. 2 días 15 Llena las cantidades del kárdex en la cédula inventarial, exclusivamente para la mesa de control.

7 Página: 255 Nº 16 Unidad Administrativa Jefatura de Servicios Generales Descripción de la actividad Actividades para la toma de inventario físico Antes de iniciar, verifica que se hayan llevado a cabo todas las actividades de preinventario. Tiempo ½ hora 17 Instala la mesa de control que será la responsable de coordinar el flujo de documentación e información, así como de vaciar los datos que reciba de los grupos de conteo. 15 minutos 18 Conforma los grupos de conteo y determina los responsables y auxiliares de cada grupo, y asigna áreas de trabajo. 15 minutos 19 Proporciona al responsable de la mesa de control, los recursos materiales necesarios y listado de las personas que participarán en el inventario. 15 minutos 20 Elabora y recaba las firmas del acta de inicio y corte de formas para el levantamiento del inventario físico. 15 minutos er. grupo de conteo Da inicio a la toma de inventario físico con la participación del Órgano Interno de Control y de la Dirección de Almacenes e Inventarios de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe los recursos materiales para proceder a efectuar el primer conteo, al cual se identifica con el número1 al primer talón del marbete, anotando en éste: a) La cantidad contada. b) Fecha de conteo. c) Contado por

8 Página: 256 Nº Unidad Administrativa Descripción de la actividad Tiempo 23 1er. Grupo de conteo Concluye conteo, anota datos, firma y desprende del marbete el talón del primer conteo y continúa con el siguiente marbete y así sucesivamente hasta terminar su zona. 24 Entrega los talones a la mesa de control y prosiguen con el área siguiente. 25 2do. Grupo de conteo Recibe los recursos materiales para proceder a efectuar el segundo conteo, al segundo talón del marbete se identifica con el número 2, anotando en éste: a) La cantidad contada. b) Fecha de conteo. c) Contado por: 26 Concluye conteo, anota datos, firma y desprende del marbete el talón del segundo conteo y continúa con el siguiente marbete y así sucesivamente hasta terminar su zona Mesa de control Entrega los talones a la mesa de control y prosiguen con el área siguiente. Recibe debidamente firmados, los talones de los primeros y segundos conteos del total de áreas inventariadas del almacén, y registra las cantidades obtenidas en las columnas respectivas de la cédula inventarial. 29 Determina las diferencias existentes entre el primer y segundo conteo y, en su caso se concilia con las existencias de la cédula inventarial.

9 Página: 257 Nº 30 Unidad Administrativa Mesa de control Descripción de la actividad Existen diferencias en las cantidades? SI Informa a la JUD de Servicios Generales para que se realice un tercer conteo. NO Pasa al punto 36. Tiempo 31 Jefatura de Servicios Generales Instruye a un grupo de conteo que proceda a recontar las existencias físicas de los bienes que presentan diferencias. El grupo de conteo asignado no debe ser el mismo que haya realizado cualquiera de los dos conteos anteriores. 32 3er. Grupo de conteo Recibe los recursos materiales para proceder a efectuar el tercer conteo, y anota en el último talón del marbete: a) La cantidad contada. b) Fecha de conteo. c) Contado por: Mesa de control Concluye conteo, anota datos, y firma el talón del tercer conteo y continúa con el siguiente marbete hasta terminar. Por ser tercer conteo firman en la parte posterior del talón, la JUD de Servicios Generales y el representante del Órgano de Control Interno. Entregan los talones a la mesa de control. Recibe debidamente firmados, los talones del tercer conteo, y registra las cantidades obtenidas en la columna respectiva de la cédula inventarial. Ordena los talones de los marbetes por no. de folio, separa primero, segundo y tercer conteo y los turna a la JUD de Servicios Generales, junto con los cancelados, en blanco y con la cédula inventarial.

10 Página: 258 Nº Unidad Administrativa 37 Jefe de Servicios Generales Dirección de Administración y Finanzas Descripción de la actividad Recibe marbetes ordenados del primer y segundo conteo, y en su caso los del tercero, cancelados y en blanco, junto con la cédula inventarial. Recaba la firma de los participantes en cada una de las hojas de la cédula inventarial y demás soporte documental. Elabora y recaba firmas del acta de cierre del levantamiento del inventario físico. Guarda la cédula inventarial y todos los documentos soporte del inventario físico. Inicia la aclaración y conciliación en caso de haber diferencias entre el resultado del inventario físico y los registros del almacén (tarjeta kárdex). Informa el resultado de la aclaración y conciliación documental sobre las diferencias detectadas a la Dirección de Administración y Finanzas. Elabora oficio para envío de documentación de resultados del inventario físico, para el Órgano de Control Interno y para la DAI. Turna a la Dirección de Administración y Finanzas para su firma. En su caso aclara diferencias dentro de los cinco días hábiles posteriores al término del inventario físico. Firma e instruye el trámite de los oficios elaborados por la JUD de Servicios Generales, correspondiente a la documentación generada por el evento. TERMINA PROCEDIMIENTO Tiempo 15 minutos 5 días

11 Página: 259 JEFATURA DE DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Inicio 1 Elabora programa de trabajo con calendario que contemple fechas, horarios y responsables Programa de trabajo 2 Elabora oficios para informar al Órgano de Control y a la Dirección de Almacenes e Inventarios y los turna a las DAF para su revisión. Oficios informativos Revisa, autoriza y envía oficios Oficios informativos 3 5 Organiza actividades de limpieza y acomodo de acuerdo al Programa de Trabajo, integra grupos de trabajo y designa responsable de mesa de control Comunica a la Jefatura de Adquisiciones y a las áreas usuarias el período en que estará cerrado el Almacén. 4 A

12 Página: 260 ALMACENISTA A 6 Actualiza y verifica que las tarjetas Kádex estén al corriente en sus registros. 7 Solicita y llena los marbetes de acuerdo al número de bienes que controla el almacén en si kárdex manual y/o electrónico 8 Realiza corte de folios de marbetes el día hábil anterior al inicio del inventario y envía folios al JUD de Servicios Generales Listado de Marbetes Elabora listado de bienes en existencia. 9 Cédula inventarial 10 Elabora cédula inventarial y entrega a la Jefatura de Servicios Generales para su Vo. Bo. B

13 Página: 261 JEFATURA DE B Recibe el listado de 10.1 folios de los marbetes y listado de bienes en existencia, conserva hasta el final para firma Recibe y verifica que la cedula inventarial, contenga todos los datos de los bienes sin indicar cantidades. Cédula inventarial 14 Procede a colocar los marbetes en el lugar que se encuentra el bien que corresponde. Cierra las tarjetas kardex. Llena las cantidades kárdex en la cédula inventarial exclusivamente para la mesa de control. 15 Integra los grupos de trabajo y designa al responsable de la mesa de control y al personal que realizará el conteo 16 Antes de dar inicio al conteo, verifica que se hayan llevado a cabo todas las actividades 11 de preinventario Conforma los grupos de conteo y determina los responsables y auxiliares de cada grupo y asigna el área de trabajo. 19 Proporciona al responsable de la mesa de control los recursos materiales necesarios y listado de los participantes. Instala la mesa de control 20 Elabora y recaba firmas del acta de inicio y corte de formas para el levantamiento del inventario físico C

14 Página: 262 JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES PRIMER GRUPO DE CONTEO C 21 Inicia toma de inventario físico con la participación del Órgano de Control Interno y la Dirección de Almacenes e Inventarios 22 Recibe recursos materiales y/o copia del plano para proceder a efectuar primer conteo Marbete (primer talón de conteo) Concluye conteo, anota datos y desprende el talón del primer conteo hasta 24 termina su zona Entrega los talones a la mesa de control y espera asignación de otra zona 24 Primer talón de marbete D

15 Página: 263 MESA DE CONTROL SEGUNDO GRUPO DE CONTEO D 25 Recibe recursos materiales y/o copia del plano para proceder a efectuar segundo conteo Marbete (segundo talón de conteo) 26 Concluye conteo, anota datos y desprende el talón del segundo conteo hasta termina su zona Recibe los talones firmados y registra los datos obtenidos en la cédula inventarial Determina si existen diferencias entre los conteos y concilia con las existencias de la cédula inventarial Si existieran diferencias, Informa a la Jefatura de Servicios Generales para que se realice un tercer conteo. (DE NO HABER DIFERENCIAS, PASA AL PUNTO 36) Entrega los talones a la mesa de control Segundo talón de marbete JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES 31 Designa a un grupo de conteo diferente a los anteriores para que realice el recuento de los bienes que presentan diferencias E

16 Página: 264 TERCER GRUPO DE CONTEO MESA DE CONTROL E 32 Recibe recursos materiales y/o copia del plano para proceder a efectuar tercer conteo Marbete (tercer talón de conteo) 33 Concluye conteo, anota datos, y desprende el talón del tercer conteo, firmando el Órgano de Control Interno la JUD de Servicios Generales Entrega los talones a la mesa de control Recibe los talones firmados y registra los datos obtenidos en la cédula inventarial Marbetes en blanco, cancelados y talones de los conteos Ordena los talones de los marbetes y los turna a la JUD de Servicios Generales junto con los marbetes cancelados, los blancos y la cedula inventarial F 36 Marbetes en blanco, cancelados, talones de los conteos y cédula inventarial

17 Página: 265 JEFATURA DE 37 Recibe ordenados los talones de los conteos, marbetes cancelados y en blanco junto con la cédula inventarial F Marbetes en blanco, cancelados, talones de los conteos y cédula inventarial 38 Recaba la firma de los participantes en cada una de las hojas de la cédula inventarial Cédula inventarial 39 Elabora el acta de cierre de levantamiento del inventario físico y recaba las firmas respectivas Acta de cierre de levantamiento del inventario físico G

18 Página: 266 JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS G 40 Guarda la cédula inventarial y todos los documentos soporte del inventario físico Cédula inventarial y documentos soporte del inventario físico 41 En caso de haber diferencias entre el resultado del inventario y los registros del almacén, inicia la aclaración y conciliación correspondiente Registros Kárdex vs diferencias en los bienes de la cédula Inventarial. 42 Informa a la Dirección de Administración y Finanzas el resultado de la aclaración y conciliación documental Documentación comprobatoria Elabora oficio para envío de documentación de resultados del inventario físico con copia a la Contraloría Interna y a la Dirección de Almacenes e Inventarios, turna a la Dirección de Administración y Finanzas para su firma y posterior envío Oficio de envío y documentación comprobatoria Recibe el oficio y la documentación generada por el evento, procede a la revisión y firma de los mismos e instruye para el envío de los mismos Fin Oficio de envío y documentación comprobatoria

19 Página: 267

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