MANUAL DE AUTO INSTRUCCIÓN DE GESTIÓN CONTROL DE INVENTARIO

Transcripción

1 MANUAL DE AUTO INSTRUCCIÓN DE GESTIÓN CONTROL DE INVENTARIO n de La Calidad 1

2 PRESENTACION Empresa Loginsa, en su constante preocupación y consciente de la alta competitividad en el sector, considera fundamental que su personal de Almacenamiento y Bodega tenga la mejor calificación para el logro de sus metas. Un aspecto importante, es el conocimiento y habilidades que deben estar permanentemente adquiriendo acerca de los productos, la empresa, las estrategias de Gestión de Control de Inventarios, los procesos productivos, etc., con el propósito de constituirse en colaboradores calificados en la materia. Para contribuir a esto, la empresa ha elaborado este curso de autoformación Gestión de Control de Inventarios dirigido a todo su personal del área antes mencionada. El curso incluye los contenidos más significativos que apoyan la Gestión de Control de Inventarios, Stock y otros, y ha sido desarrollado bajo la modalidad de auto instrucción. El desarrollo de cada unidad, incluye, además de los contenidos teóricos, la descripción de situaciones cotidianas y ejemplos que ilustran los distintos momentos de un proceso de Gestión de Control de Inventarios y variados ejercicios para resolución individual ejemplificando las distintas situaciones con los productos propios de la empresa. AHORA DEPENDE DE USTED, CAPACITARSE ES CADA VEZ MAS IMPERATIVO Recuerde: EL RIESGO ES LA OBSOLESCENCIA...!!! 2

3 INDICE Instrucciones para el estudio del curso Unidad 1: Fundamentos de la Administración de Inventarios. Unidad 2: Aplicación de Modelo E.O.Q. o L.E.C. Unidad 3: Codificación y Nomenclatura de Materiales. Unidad 4: Toma y Control de Inventarios Físicos. Unidad 5: Gestión de Inventarios. 3

4 INSTRUCCIONES PARA EL ESTUDIO DEL CURSO El presente manual está elaborado con técnicas que facilitan el aprendizaje a través de la exposición de contenidos secuenciados lógicamente, ejemplos ilustrados y actividades independientes que Ud. debe desarrollar. En cada Unidad Ud. encontrará cuatro partes: los objetivos de la unidad, un diagnóstico inicial, contenidos para estudiar y prueba de auto evaluación con sus respectivas respuestas. Los objetivos Diagnóstico inicial Para estudiar : Están al inicio de cada unidad y le permiten conocer lo que esperamos que Ud. aprenda al término de su estudio. : Antes de comenzar el estudio de la unidad se le proponen algunas preguntas que están relacionadas con los objetivos y contenidos de la unidad, con el propósito de que Ud. intente responderlas de acuerdo con sus conocimientos previos sobre el tema. También le entrega detalladamente información sobre lo que queremos que aprenda. : Corresponde al desarrollo de los contenidos de la unidad, en una presentación de fácil lectura. Incluye ejemplos que ilustran lo explicado. Además, se ha incorporado una sección que hemos denominado Sus Ideas que le permiten reflexionar sobre el tema, hacer comentarios, aportes y resolver algunas preguntas que le planteamos, sin descartar la oportunidad de poder interactuar con algunos compañeros de trabajo que también tengan relación con el tema. Pruebas de auto evaluación: Instrumentos que sirven para que Ud. verifique el grado de aprendizaje en cada unidad. Se agrega una clave de respuestas para que haga un auto corrección de la prueba. 4

5 Algunas recomendaciones para el estudio de cada unidad 1. Lea con atención los objetivos de la unidad y trate de internalizar lo que esperamos que Ud. aprenda. Las evaluaciones del curso estarán íntimamente relacionadas con estos objetivos. 2. Estudie los contenidos del texto en forma sistemática, no deje de desarrollar las actividades que le proponemos en Sus Ideas, escriba sus respuestas, anote sus dudas, ya que en algunas de ellas tendrá que apoyarse en algunos compañeros de trabajo relacionados con el tema de estudio para analizarlas. 3. Al final de cada unidad aplíquese la prueba de auto evaluación y luego compare sus respuestas con la clave que le damos. 5

6 FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 1 OBJETIVOS: Al término de esta Unidad, esperamos que Ud. esté en condiciones de: Identificar los conceptos básicos en materia de administración de inventarios. Poder clasificar los tipos de inventarios existentes en las organizaciones. Fundamentar la importancia, principios y elementos básicos de los sistemas de inventario.? Un diagnóstico inicial Para iniciar el estudio de la primera unidad Fundamentos de la Administración de Inventarios, le planteamos algunas preguntas que le permitirán darse una idea general de lo que aquí veremos, además de darse cuenta de lo que Ud. piensa de esto. Conteste marcando con una X si está de acuerdo o no con las siguientes afirmaciones: AFIRMACIONES SI NO 1. Piensa Ud. Que lo ideal es comprar cada vez que se produce 2. Para usted mantener inventario es solo costo 3. El inventario es solo importante para el Depto. de Contabilidad 4. Todos los stock son lo mismo para los inventarios 5. Producción solo solicita stock cuando se debe producir 6

7 6. Cuáles son los riesgos según usted de no mantener Stock? 7. Por qué cree Ud. que la Gestión de Inventarios es importante para la empresa? Las respuestas a estas preguntas las obtendrá del estudio de esta unidad. Para estudiar Definición de Inventarios: En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el 7

8 importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Por lo tanto lo que se espera es mantener al mínimo los inventarios. La filosofía de justo a tiempo, se fundamenta en el concepto de cero inventarios. Características de los Inventarios: Una de las características principales de los inventarios son las etapas en el proceso de producción, entre estas están como primer paso la materia prima, segundo, los productos en proceso, luego productos terminados y por último suministros, repuestos. En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Otra de las características es la política de administración; con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. 8

9 Concepto de Gestión de Inventarios: La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se define como la administración adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de la empresa. Una empresa suele mantener un número mínimo de stock para hacer frente a aumentos de demanda, de la misma forma que también tiene que disponer del material necesario para continuar con la producción y que no se produzca ninguna pausa en la actividad. 9

10 Clasificación de los Stock: Los inventarios en las diferentes industrias se clasifican de acuerdo al nivel o grado de transformación en que se encuentren las existencias dentro del proceso de producción y los inventarios de otros bienes, como servicio con que contribuyen al proceso de fabricación. En base a lo anterior, la clasificación que usan más ampliamente la mayoría de industrias y la importancia considerando el monto de la inversión, es la siguiente: De la clasificación anterior, los inventarios que tienen mayor importancia, considerando el monto de inversión en las diferentes industrias del país, son: Materias primas, los Artículos en proceso de fabricación y los Productos terminados o elaborados, ya que éstos representan el 86.93% de la inversión total en inventarios y el resto representa el 13.07%. La inversión que mantienen las industrias del país en inventarios se ve afectada por algunos factores que intervienen en la determinación de los niveles de existencias. Estos factores tienen diversa importancia para cada empresa industrial y para cada tipo de existencia, según se trate de materias primas, productos terminados o artículos en proceso. 10

11 El inventario de materias primas puede verse afectado por los factores siguientes: El tiempo de entrega de los pedidos. Las expectativas sobre los precios de las materias primas. Las características, físicas propias de los artículos. La disponibilidad de fondos es un factor que puede dar la pauta para mantener una determinada inversión en inventarios. El inventario de artículos en proceso puede verse influido por los factores siguientes: Tiempo de Producción. Las políticas administrativas. Algunos factores que inciden en la inversión de productos terminados son los siguientes: La demanda del producto. Situación competitiva en el mercado. Políticas de producción. Otros aspectos. 11

12 Stock según su función: Stock por fluctuación Son las existencias que se almacenan debidos a que no es, posible predecir siempre con exactitud el programa de, ventas y producción de un producto determinado. Estas fluctuaciones en la demanda y la fabricación, por lo general, son amortiguadas por el stock de seguridad, nombre que se le da al stock por fluctuación. Stock por anticipación Son las existencias almacenadas con anterioridad a una época de grandes ventas, a un programa de promoción o a un periodo de inactividad en la fábrica. Existencias por tamaño de Lote Es prácticamente imposible fabricar los artículos al mismo ritmo que se venden, por ello, se obtienen los artículos en mayores cantidades que las necesarias en el momento, creándose así stock por tamaño de lote. Stock por tránsito Son los stocks originados por el desplazamiento necesario de los materiales de un lugar a otro. Stock según su relación con el proceso de Producción: Materia Prima Utilizadas en la fabricación como se reciben del proveedor. Componentes Piezas o subconjuntos preparados para el montaje final del artículo. Trabajos o Materiales en Curso Son los materiales o componentes actualmente en proceso o en espera entre las operaciones de la fábrica. Productos Acabados Son los artículos o bienes finales. Piezas de Repuesto Necesarias para evitar paradas en los equipos (mantenimiento). Suministros Industriales Materiales que se emplean en el proceso de fabricación pero no forman parte del artículo final. (Agua, disolventes, etc.). 12

13 Ítem de Fabricación Ajena Aquellos que convienen adquirirlos del exterior en lugar de fabricarlos en la empresa. Elementos Básicos de los Sistemas de Inventarios: Se debe encontrar un equilibrio en el nivel de stock de manera que se cumplan tres objetivos contradictorios, nivel de servicio, inversiones mínimas de stock, eficiencia en la fabricación. Cuando? Cuándo deba lanzarse una orden de pedido de un artículo? Cuanto? Qué cantidad del artículo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido? De Costos Plazos Demanda s 13

14 La Demanda: Dependencia e Independencia de la Demanda La Demanda de un artículo se dice que es independiente si dicho artículo no es parte o componente de otro más próximo al producto terminado. En caso contrario se trata de demanda dependiente. Los Costos: Coste de Posesión, cp: Hace referencia a la existencia misma de los stock y su permanencia en Almacén, incluye costes financieros, costes derivados de impuestos, seguros, etc. El coste de posesión se considera proporcional al nivel de inventarios. Coste de Emisión, ce: Agrupa todos los costes producidos cada vez que se realiza un pedido, se incluyen en él los costes referentes a documentación necesaria, transporte, etc. Cuando el pedido se realiza dentro de la empresa hay que tener en cuenta la preparación de las máquinas y/o herramientas necesarias. En este caso se denomina coste de lanzamiento, suele considerarse el coste independiente del tamaño de lote de los pedidos y proporcional al número de estos. 14

15 Coste de Ruptura, cr: Se produce cuando se necesita un ítem (artículo, componente o de cualquier otro tipo) y no hay existencias del mismo, en el caso de suministros internos produce paradas en la fabricación, si son pedidos de clientes se producen pérdidas en ventas. Coste de Adquisición, ca: Es el relacionado con la compra o fabricación de ítems, suele ser independiente del tamaño y número de lotes a considerar, aunque puede no ser así, como en el caso de descuentos por cantidad, etc. Almacenar productos es un coste. Que falten también! Los Plazos: Plazo o tiempo de suministro, Ts. Intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en que se solicita un pedido y el instante de su llegada, entendiendo esta como el momento en que está disponible para ser utilizado, tras inspección y almacenamiento Componentes: Tiempo empleado en trabajos administrativos Tiempo de tránsito de la orden de pedido hasta el proveedor Tiempo empleado por el proveedor Tiempo de tránsito del pedido Tiempo que transcurre entre la recepción del pedido y su disponibilidad 15

16 Sus ideas 1. De los factores que hemos visto cómo cree Ud. que su empresa se encuentra respecto a? FACTOR El concepto de Stock Beneficio de mantener Inventarios Los Objetivos de los Controles de Inventario Los Elementos Básicos de Control de Inventario Reconocen la importancia de Los costos en los Inventarios Tiene para la Organización importancia el Costo de Adquisición SITUACION BUENO REGULAR MALO 2. Es necesario para el Control de Inventario un buen nivel de Stock en Transito. _ 3. Indique con sus palabras la importancia de los Plazos para el Resultado del Control de Inventarios. _ 4. Que importancia según Usted tiene el responder correctamente el Cuándo? y Cuánto? comprar 16

17 Prueba de auto evaluación N 1 1. Defina el concepto de Stock en Transito? 2. Defina el Concepto de Gestión de Inventarios? _ 3. Conteste marcando con una X si es verdadero o falso las siguientes afirmaciones AFIRMACIONES V F 1. Es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad, es la definición de Inventario 2. Hace referencia a la existencia misma de los stocks y su permanencia en Almacén, incluye costes financieros, costes derivados de impuestos, seguros, etc., es la definición de Costo de Emisión. 3. Son las existencias almacenadas con anterioridad a una época de grandes ventas, a un programa de promoción o a un periodo de inactividad en la fábrica, corresponde al concepto de Stock de Anticipación. 17

18 4. Es el relacionado con la compra o fabricación de ítems, suele ser independiente del tamaño y número de lotes a considerar, aunque puede no ser así, como en el caso de descuentos por cantidad, etc., es la definición de Costo de Adquisición. 5. Intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en que se solicita un pedido y el instante de su llegada, entendiendo esta como el momento en que está disponible para ser utilizado, tras inspección y almacenamiento, es el concepto de Demanda 18

19 Respuestas Prueba de auto evaluación N 1 1. Defina el concepto de Stock en Transito? Son los stocks originados por el desplazamiento necesario de los materiales de un lugar a otro. 2. Defina el Concepto de Gestión de Inventarios? La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se define como la administración adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de la empresa. 3. Conteste marcando con una X si es verdadero o falso las siguientes afirmaciones AFIRMACIONES V F 2. Es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y V claridad, es la definición de Inventario 2. Hace referencia a la existencia misma de los stocks y su permanencia en Almacén, incluye costes financieros, costes derivados de impuestos, seguros, etc., es la definición de Costo de Emisión. 3. Son las existencias almacenadas con anterioridad a una época de grandes ventas, a un programa de promoción o a un periodo de inactividad en la fábrica, corresponde al concepto de Stock de Anticipación. 4. Es el relacionado con la compra o fabricación de ítems, suele ser independiente del tamaño y número de lotes a considerar, aunque puede no ser así, como en el caso de descuentos por cantidad, etc., es la definición de Costo de Adquisición. 5. Intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en que se solicita un pedido y el instante de su llegada, entendiendo esta como el momento en que está disponible para ser utilizado, tras inspección y almacenamiento, es el concepto de Demanda V V F F 19

20 2 APLICACIÓN DEL MODELO E.O.Q. o L.E.C. OBJETIVOS: Al término de esta Unidad, esperamos que Ud. esté en condiciones de: Saber calcular la formula de Wilson o LEC y sus variables derivadas. Aplicar el modelo LEC en las funciones de abastecimiento y flujo de materiales. Resolver y generar ejercicios de cálculos a través del Modelo y aplicar toma de decisiones en materia de inventarios.? Un diagnóstico inicial Al igual que en la primera unidad, aquí también le planteamos algunas preguntas iniciales que le facilitarán orientarse hacia dónde apunta esta segunda unidad llamada: Aplicación del Modelo E.O.Q. o L.E.C. Conteste marcando con una X si está de acuerdo o no con las siguientes afirmaciones: AFIRMACIONES SI NO 1. Es importante saber cuándo y cuanto hacer un pedido 2. Sabe usted que hacer un pedido tiene un costo importante 3. Podría Ud. Indicar si en su Organización se conoce el L.E.C. 4. Sabe Ud. Calcular el L.E.C. 20

21 5. Por qué cree usted que es relevante el L.E.C.? 6. En su Organización se trabaja ocupando el L.E.C? 7. El Plazo es una variable importante para calcular el L.E.C.? Las respuestas a estas preguntas las obtendrá del estudio de esta unidad. 21

22 Para estudiar La Formula de Wilson-Harris La Fórmula del lote económico de Wilson o Fórmula de Wilson (creada en 1934) permite calcular la cantidad optima de reabastecimiento y el tiempo óptima entre dos pedidos de un producto para una entidad dada (planta, centro logístico ). Introducida por primera vez en 1913 por Harris, tiene a veces el nombre de fórmula de Harrys-Wilson. Las hipótesis en las que se basa este modelo son las siguientes: El horizonte que afecta a la gestión de stocks es ilimitado; el proceso, por lo tanto, continúa de forma indefinida. La demanda es continua, conocida y homogénea en el tiempo; según este concepto, se supone que la tasa de consumo es D unidades/año. El plazo de entrega, L, es constante y conocido. No se aceptan rupturas de stock. El coste variable de adquisición resulta constante, CA /unidad. La entrada del lote en el sistema es instantánea cuando ha transcurrido el plazo de entrega. Se considera un coste de lanzamiento de CL /pedido y un coste de posesión de stock igual a CP um/unidad. El lote tendrá siempre el mismo tamaño, para que los parámetros del modelo sean constantes. Lo que resulta más económico, en estas condiciones, es que entre un lote en el sistema en el momento en que el nivel de stocks es cero. Este hecho supone que la orden de lanzamiento se debe emitir en el momento en que el nivel de stock es suficiente para enfrentarse a la demanda durante el plazo de entrega. Este nivel de stock se denomina punto de pedido s El punto de pedido s se calcula de la siguiente manera: s =D*L Q es el volumen de cada pedido. 22

23 El número de pedidos que hay que hacer durante un año para satisfacer la demanda anual, la frecuencia de reaprovisionamiento (N), será: N=D/Q La inversa de N es el tiempo que transcurre entre dos entradas al sistema o el tiempo que el sistema tarda en alcanzar el mismo nivel de stock desde un estado concreto; se trata, en definitiva, del tiempo de un ciclo que se repite a lo largo del horizonte de gestión. Este tiempo se denomina tiempo de ciclo de aprovisionamiento (TC) El lote económico es el lote asociado a los mínimos costes relacionados con los stocks, es decir, se trata del lote que minimiza la función de coste total anual de stock. Para calcular este lote, primero debemos saber cuál es la función que debemos minimizar. El coste anual total de stocks está formado por los siguientes costes: Coste anual de lanzamiento: KL=CL*N=CL*D/Q /año Coste anual variable de adquisición: KA=CA*D /año Coste anual de posesión de stock: KP=CP*.Q/2 /año El coste anual total será K=KL+KA+KP Pero, según el modelo, el coste anual variable de adquisición KA no depende ni del tamaño del lote ni de las fechas en que se emiten las órdenes; por esta razón, para hallar el lote que minimiza esta función de costes totales, prescindiremos de este coste. K=KL+KP=CL*D/Q+CP*Q/2 /año Para minimizar la función debemos derivar respecto de Q e igualar a cero: dk/dq=-cl*d/q2+cp/2=0 El lote económico de Harris-Wilson, es decir la cantidad óptima de cada pedido será: Q+= (2*CL*D/CP) unidades/pedido 23

24 O también: Q*= 2 x Ce x D = E.O.Q. Cp Q* = Lote Económico Ce = Coste de Pedido Cp = Coste de Almacenamiento D = Demanda Anual. El tiempo T óptima de reaprovisionamiento entre dos pedidos será T+ = Q+/D = (2*CL/CP*D) Ejemplo de Cálculo de Lote Económico de Compra: La estación de servicio Gasofa S.L. vende cada mes litros de gasolina. Cada vez que se llenan los tanques por el distribuidor éste cobra 7500 unidades monetarias (u.m.) por el servicio más 95 pezetas por litro. El coste anual de almacenamiento es de 45 u.m../l. Cuántos litros de gasolina se deben pedir? Cuántos pedidos deben hacerse cada año? Cuál es el tiempo óptimo entre pedidos? Si el plazo de entrega son dos semanas, cuál es el punto de pedido? y si fueran 10 semanas? Datos de entrada: Demanda, D= litros / mes Coste de Emisión, ce = Coste de Adquisición, ca=95 u.m./litro Coste de anual posesión, cp= 45u.m./litro 24

25 Cuántos litros de gasolina se deben pedir? La cantidad de litros a pedir corresponde al tamaño de lote que minimice los costes, es decir, Q*. D anual = * 12 = Q* 2ceD Cp Q* 2*7.500* = = Cuántos pedidos deben hacerse cada año? El número de pedidos a realizar en el año corresponde a la cantidad total a pedir, demanda anual, D, dividida entre el tamaño de lote de cada pedido, Q. f=d/q=48000/4000=12 Cuál es el tiempo óptimo entre pedidos? El tiempo óptimo entre pedidos es el tiempo de reaprovisionamiento óptimo. En este caso el periodo de tiempo a considerar es un año. Tr= t/f= 1/12= 0'083 años, o lo que es igual, un mes(0'083*12=1) Si el plazo de entrega son dos semanas, cuál es el punto de pedido? Para calcular el punto de pedido existen dos formas distintas en función de los Valores del tiempo de suministro y del tiempo de reaprovisionamiento. En el primer supuesto, Ts < Tr, por lo que se aplicará la primera fórmula. Ts = 2 semanas Tr = 1 mes Danual =

26 Hay que tener especial cuidado en que todos los valores estén en las mismas Unidades, en este caso lo expresaremos todo en días. Ts = 14 días Ddiaria = 48000/ 365 =131 Pp = Ts*D/t = 14* 131= 1841 Unidades y si son 10 semanas? En este caso, Ts > Tr, por lo que se aplicará la segunda fórmula. Ts= 10 semanas y Tr = 1 mes Ts = 10 semanas = 0,192 años Tr = 1 mes = 0,083 años Ddiaria= De igual forma se debe expresar todo en las mismas unidades, en este caso lo expresaremos en años Pp=(Ts-E(Ts/Tr)Tr*D/t=(o,191-E(2,33)*0,083)*48000=(0,191-2*0,083)*48000=1200 und. 26

27 Sus ideas 1. Según lo estudiado anteriormente, podría Ud. con sus palabras definir la Importancia del L.E.C. 2. De acuerdo con su experiencia Cómo calificaría usted los siguientes aspectos en su empresa? Concepto de Demanda Concepto de Tiempo de Pedido Concepto de Punto de Pedido en los Stock Concepto de Plazo de Entrega Concepto de Tiempo de Optimo de Pedido ALTA REGULAR BAJA 27

28 Prueba de auto evaluación N 2 1. De acuerdo con lo estudiado, cuáles de las siguientes afirmaciones son verdaderas o Falsas? AFIRMACIONES V F 1. El plazo de entrega, L, es constante y conocido, esto bajo la Hipótesis de la fórmula del L.E.C. 2. El lote tendrá NO siempre el mismo tamaño, para que los parámetros del modelo sean constantes. 3. El punto de pedido s se calcula de la siguiente manera: s =D*L 4. El número de pedidos que hay que hacer durante un año para satisfacer la demanda anual, la frecuencia de reaprovisionamiento (N), será: N=D/Q 2. Mencione como se forma El Coste anual total de Stocks? 3. Mencione todas las variables que conforman la fórmula del L.E.C.? 28

29 Respuestas Prueba de auto evaluación N 2 1. Ud. debió haber Respondido de la siguiente forma: AFIRMACIONES V F 3. El plazo de entrega, L, es constante y conocido, esto bajo la V Hipótesis de la fórmula del L.E.C. 2. El lote tendrá NO siempre el mismo tamaño, para que los F parámetros del modelo sean constantes. 3. El punto de pedido s se calcula de la siguiente manera: s =D*L V 4. El número de pedidos que hay que hacer durante un año para satisfacer la demanda anual, la frecuencia de reaprovisionamiento (N), será: N=D/Q V 2. Mencione como se forma el Coste anual total de Stock? Coste anual de lanzamiento: KL=CL*N=CL*D/Q /año Coste anual variable de adquisición: KA=CA*D /año Coste anual de posesión de stock: KP=CP*.Q/2 /año 3. Mencione todas las variables que conforman la fórmula del L.E.C.? Q* = Lote Económico Ce = Coste de Pedido Cp = Coste de Almacenamiento D = Demanda Anual. 29

30 CODIFICACIÓN Y NOMENCLATURA DE MATERIALES 3 OBJETIVOS: Al término de esta Unidad, esperamos que Ud. esté en condiciones de:. Saber establecer y construir adecuadamente un modelo de codificación y nomenclatura para los materiales de la empresa. Administrar una correcta codificación en la empresa, minimizando los errores por identificación y/o clasificación de materiales. Fundamentar en la organización las razones y ventajas propias de un adecuado sistema de codificación.? Un diagnóstico inicial Como ya es una tónica de este curso, iniciaremos esta unidad llamada Codificación y Nomenclatura de Materiales con un diagnóstico inicial. Recuerde que al leer y responder estas preguntas también está recibiendo información sobre qué exactamente tratará esta unidad. Conteste marcando con una X si está de acuerdo o no con las siguientes afirmaciones: AFIRMACIONES SI NO 1. Logra usted Reconocer la importancia de la Codificación de Materiales 2. Conoce usted algún sistema de Codificación 3. Es mejor un sistema de Codificación Numérica que Alfabética 4. Cree Ud. que la Codificación por Códigos de Barras es el mejor sistema de Codificación. 5. El mejor sistema de Codificación es el sistema Alfanumérico 30

31 6. Que importancia tiene para Ud. que los Materiales sean Codificados? 7. Cree Ud. que para el Control de Inventario es importante un buen sistema de Codificación, explique? Las respuestas a estas preguntas las encontrará cuando estudie esta unidad Para estudiar Codificación y Nomenclatura de un Inventario: La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de establecer una organización de cualquier almacén, es la determinar el método que será preciso adoptar para identificar y poder seguir, paso a paso, cada existencia de material almacenado. Por tanto, se necesita establecer una nomenclatura que sirva para identificar y clasificar el tipo de existencia, indicando el material que la componen y sus particulares características. 31

32 Codificación de los materiales Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación y nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición. La introducción de un artículo de las existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los siguientes elementos de identificación que tienen que verse representados en la codificación alfa-numérica a emplear: Nombre Material que lo constituye Las dimensiones El uso La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el numero de plano o la especificación, citando la marca o numero de referencia de un plano de conjunto o el de un catalogo y el nombre del fabricante La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc. El o los servicios utilizadores La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. 32

33 Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético, códigos numéricos y alfanuméricos. Identificación por códigos de barras La primera patente de código de barras fue registrada en Los códigos de barra se basan en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado, que forman una estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta información. Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de lectores ópticos. Las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. Los sistemas más conocidos son el UCC (Uniform Code Council) y el EAN (Eurppean Article Numbering), que utiliza un código de 13 dígitos numéricos. Las ventajas que se pueden destacar de este sistema son: Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo. Rápido control del stock de mercancías. Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento. El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación. Se imprime a bajos costos. Posee porcentajes muy bajos de error. Permite capturar rápidamente los datos. Los equipos de lectura e impresión de código de barras son fáciles de conectar e instalar. Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos. 33

34 Identificación por Radiofrecuencia En la actualidad, la tecnología más extendida para la identificación de objetos es la de los códigos de barras. Sin embargo, éstos presentan algunas desventajas, como la escasa cantidad de datos que pueden almacenar y la imposibilidad de ser reprogramados. La mejora ideada constituyó el origen de la tecnología RFID(siglas de Radio Frequency IDentification), en español identificación por radiofrecuencia) ; consiste en usar chips de silicio que pudieran transferir los datos que almacenaban al lector sin contacto físico, de forma equivalente a los lectores de infrarrojos utilizados para leer los códigos de barras. Es un sistema que se encuadra dentro de la familia de las Tecnologías de Identificación Automática (A.I.T. en sus siglas en inglés) Sistemas Numéricos y Codificación: Sistema binario Sistema Hexadecimal Código BCD Código Gray Integración de los sistemas numéricos. Byte, nibble y palabra Códigos alfanuméricos Método de Paridad para la detección de errores. Aplicaciones. 34

35 Sistemas de Codificación Código Uso sistemático y de preferencia estandarizado de un conjunto se símbolos para representar información. Ejemplo: luces de un semáforo Luz Roja => ALTO Luz Amarilla => PRECAUCIÓN Luz Verde => SIGA Tipos: - Códigos Binarios (Numéricos) Códigos de Caracteres Códigos para detección y corrección de errores. Sistemas de Numeración Intuitivamente son las diferentes formas de representación de los números. Formalmente conjunto finito de símbolos con unas reglas de asignación de forma que cada una de las posibles combinaciones tiene uno y sólo uno significado posible. Sistemas Binarios Un sistema binario se caracteriza por tener dos valores posibles que, en términos de voltaje, se corresponden a dos valores de tensión, los que se representan numéricamente por un 1 y por un 0. Generalmente, la lógica positiva hace corresponder un valor de tensión alto al 1 y un valor de tensión bajo al 0 (y viceversa para la lógica negativa ) Un Sistema Numérico es un conjunto de dígitos utilizados para representar Cantidades. Un Dígito es un símbolo o carácter que es utilizado por un Sistema Numérico. Ejemplo de Dígitos: 157 en el sistema decimal (de base 10) se Compone de los dígitos 1, 5 y 7 35

36 Los sistemas de numeración que poseen una base deben cumplir con la notación posicional, es decir, la posición de cada número le da un valor o peso etc. Sistemas de numeración: Decimal : base 10 Binario : base 2 Hexadecimal : base 16 Octal : base 8 Presenta pesos específicos por cada posición del dígito o bit Sistema Decimal Base 10 Utiliza 10 dígitos (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9) Ejemplo: Sistema Binario Base 2 Utiliza 2 dígitos (0, 1) Ejemplo: 10110b Sistema Hexadecimal Base 16 Utiliza 16 dígitos (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F) Ejemplo: 1F7D3H Se utiliza para simplificar la notación binaria En cada sistema de numeración se define una BASE (B) que indica la cantidad de símbolos distintos que usa. Cualquier número N se podrá expresar como un polinomio en función de esa. 36

37 Códigos Alfanuméricos: Los códigos alfanuméricos son códigos que representan números y caracteres alfabéticos (letras) y símbolos especiales. ASCII (American Standard Code for Information Interchange) Código Estándar americano para el intercambio de información es un código alfanumérico para los equipos electrónicos, por ejemplo el teclado de una computadora. El código ASCII tiene 128 caracteres se representa por medio 7 bits en código binario. En valor hexadecimal esta 00 a 7f. Los primeros 32 caracteres ASCII son comandos no gráficos, se utilizan para control (carácter nulo, avance de línea, inicio de texto...etc) los siguientes caracteres gráficos se pueden mostrar en pantalla que son las letras mayúsculas y minúsculas, los diez dígitos decimales, los signos de puntuación y otros símbolos especiales. Caracteres del código ASCII extendido este código ASCII extendido además de los 128 caracteres estándar, existen 128 caracteres adicionales que fueron adoptados por IBM para computadoras personales. Los caracteres del código ASCII extendido se representan por medio de 8 bits en hexadecimal del 80 hasta FF. Esta formado de la siguiente forma: Caracteres alfabéticos no ingleses Símbolos de moneda no ingleses Letras griegas Símbolos Matemáticos Caracteres para gráficos Caracteres de gráficos de barra Caracteres sombreados 37

38 Archivo Maestro de Inventarios Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones. También debemos incluir en esta categoría a los documentos físicos o electrónicos que reflejan las cantidades de productos que la empresa tiene disponible, comprometido, ordenado o en proceso. En un sistema de información los últimos parámetros pueden encontrarse centralizados en lo que se denomina el archivo maestro de inventario. En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la información crítica sobre un producto determinado. Algunos de los datos o parámetros que típicos de este archivo maestro son: Código del producto. Descripción del producto. Unidad de medida del producto. Cantidad en existencia. Cantidad comprometida. Política de lotificación. (*) Tamaño del lote (*) Nivel de reorden (*) Proveedor habitual. Stock de reserva. (*) Clasificación ABC, (*) Cantidad ordenada, entre otros datos 38

39 Pasos para conformar la estructura de una codificación Elegir un sistema en función de las necesidades y conocimientos existentes. Determinar el número de dígitos y letras según las características que se consideren relevantes. Precisar el o los almacenes a los que se va a aplicar la codificación. Determinar si el código es único por almacén, es decir, que a cada almacén le corresponde un grupo determinado de códigos, o si todos los códigos pertenecen a todos los almacenes. Es decir, si existe o no una correspondencia código almacén. Confeccionar un índice o libro maestro, con sus respectivas divisiones en familias y subfamilias. El posterior desarrollo de éstos dará origen a los libros de códigos. Ejemplo A continuación veremos un ejemplo de codificación alfanumérica para una empresa dedicada a la venta y distribución de automóviles TFAT. Los pasos a seguir son los siguientes: Identificar las familias de productos que va a tener la empresa. Una familia es una agrupación de productos que tienen una característica en común. Por ejemplo, todos los tipos de tornillos que existan pueden agruparse bajo la denominación de la familia TOR. Describir, dentro de la familia, las subfamilias que existen. Por ejemplo, pueden existir tornillos diferentes para los distintos tipos de vehículos. Así, por ejemplo, el modelo Ibiza podría ser TORIBI; para el modelo Toledo TORTOL. Asignar un código al tornillo en función de algún parámetro específico o características del mismo. Por ejemplo, la longitud, el diámetro, etc. Así, un tornillo de tres centímetros de longitud del modelo Ibiza podría ser TORIBI003. Aquí se podría jugar con los dígitos, si los tornillos fueran diferentes, en función de las partes del automóvil donde estén ubicados. Indicar en qué bodega de la empresa se encuentra (cuando se dispone de más de una bodega). Por ejemplo, tendríamos TORIBI003A, que nos indicaría que se encuentra en el almacén A. Asignar al código una referencia geográfica, para así localizar el tornillo o caja de tornillo de una manera precisa y sencilla. Por ejemplo, se podrían asignar tres dígitos para indicar la estantería en que se encuentran, y una letra para 39

40 precisar el estante de ella. TORIBI003A123K nos indica que en el estante K de la estantería 123 del almacén A se encuentran los tornillos de tres centímetros de longitud pertenecientes al modelo Ibiza. Sus ideas 1. Según lo expuesto anteriormente, Cuál es la importancia de Codificar los Materiales para el Control de Inventarios 2. De acuerdo con su experiencia Cómo calificaría usted los siguientes aspectos en su empresa? Como evalúa Ud. el sistema de Codificación de su Organización si es que existe. Según Ud. es importante para su Organización mantener un buen Maestro de Inventario. Cree Ud. que la Codificación por Radio Frecuencia es más eficiente que la de Código de Barra Cree Ud. que la Codificación de Código de Barra es más seguro que la de Radiofrecuencia La importancia de la Codificación para la Bodega de su Organización es ALTA REGULAR BAJA 40

41 Prueba de auto evaluación N 3 1. De acuerdo con lo estudiado, cuáles de las siguientes afirmaciones son verdaderas o Falsas? AFIRMACIONES V F 1. Los Elementos básicos de toda Codificación son por ejemplo Nombre, Material que lo Constituye, Dimensiones. 2. La Impresión de Códigos de Barra genera un alto Costo en el proceso de Codificación. 3. Los códigos de Barra poseen un porcentaje muy alto de error 4. Sistema Binario y Hexadecimal son parte de los Sistemas Numéricos 2. Mencione al menos 3 de los datos o parámetros que incluye un Archivo Maestro 3. Mencione al menos una desventaja del Sistema de Codificación de Radiofrecuencia 41

42 4. Indique la definición de Sistema Binarios 42

43 Respuestas Prueba de auto evaluación N 3 1. Ud. debió haber Respondido de la siguiente forma: AFIRMACIONES V F 1. Los Elementos básicos de toda Codificación son por ejemplo V Nombre, Material que lo Constituye, Dimensiones. 2. La Impresión de Códigos de Barra genera un alto Costo en el F proceso de Codificación. 3. Los códigos de Barra poseen un porcentaje muy alto de error F 4. Sistema Binario y Hexadecimal son parte de los Sistemas V Numéricos 2. Mencione al menos 3 de los datos o parámetros que incluye un Archivo Maestro Código del producto. Descripción del producto. Unidad de medida del producto. 3. Mencione al menos una desventaja del Sistema de Codificación de Radiofrecuencia Escasa cantidad de datos que pueden almacenar y la imposibilidad de ser reprogramados 4. Indique la definición de Sistema Binarios Un sistema binario se caracteriza por tener dos valores posibles que, en términos de voltaje, se corresponden a dos valores de tensión, los que se representan numéricamente por un 1 y por un 0. 43

44 4 TOMA Y CONTROL DE INVENTARIOS FISICOS OBJETIVOS: Al término de esta Unidad, esperamos que Ud. esté en condiciones de: * Reconocer la Finalidad y Objetivo de la toma de Inventarios Físicos. * Identificar el Procedimiento de la toma de Inventarios Físicos. * Reconocer anexos de Instructivos y formularios ocupados? Un diagnóstico inicial Nos enfrentamos en una nueva unidad, ya casi nos encontramos en la mitad del camino, iniciaremos esta unidad llamada Toma y Control de Inventarios Físicos con un diagnóstico inicial. Recuerde que al leer y responder estas preguntas también está recibiendo información sobre qué exactamente tratará esta unidad. Conteste marcando con una X si está de acuerdo o no con las siguientes afirmaciones: AFIRMACIONES SI NO 1. Es importante poder efectuar un Inventario bien Planificado 2. La unidad que debiese generar la necesidad de Inventario es Finanzas 3. Cree Ud. que siempre se deben efectuar Inventario Generales 4. Los Inventarios son un Costo más que un Beneficio 5. Son necesarios e importantes realizar Inventarios al menos 2 veces al año 44

45 6. Reconoce Ud. algún tipo de Inventario Físico? 7. Sabe Ud. cuantos pasos mínimos existen en los Inventarios? Las respuestas a estas preguntas las encontrará cuando estudie esta unidad. Para estudiar Finalidad: Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados en los diferentes Almacenes o Depósitos. Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario. 45

46 Objetivos: * Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la Empresa. * Preparar el material necesario para la toma de inventario físico. * Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía. Alcance: La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística Definiciones: Inventario físico de almacén Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad. 46

47 Se tienen los siguientes tipos de inventario: Inventario general Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento tomando las precauciones que se señalan en la presente norma. Inventario selectivo Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de almacén y los registros físico - valorados correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo. 47

48 Inventario al barrer Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepción. Normas Generales: La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General. El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de existencias de los almacenes de la Empresa. Los jefes de equipo designados por el Contador general para el inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la presente norma. La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera, podrá disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable Procedimientos: Programación del Inventario Paso 1-. La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año. Paso 2.- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al plazo establecido fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa. Preparación del Inventario Paso 3.- El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido al Dpto. de Logística la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora y lugar, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias. 48

49 Paso 4.- El jefe de Logística procederá a: * Dispondrá se preparan los almacenes para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el orden y limpieza. * Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario. * Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario. Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondrá: * El nombramiento de los jefes de equipo por Almacén así como la conformación de los grupos para el proceso de inventario. * Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de Inventario * Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario * Coordinará con el Dpto. de Logística la movilidad y la entrega de útiles de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor. Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación pertinente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida. Paso 7.- El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de información del almacén a su cargo, se encuentre debidamente al día, lo que permitirá verificar la existencia de los ítems de almacén según registros. Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunirán con el personal que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacén indicado. Se entregará asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar. Ejecución del Inventario: Paso 9.- En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe de equipo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho almacén. 49

50 Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. En este paso el almacenero deberá transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder a los de las notas de salida del corte documentario. En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte documentario, deberán ser internados y ubicados en el lugar que le corresponda. En caso de que el inventario se efectúe en movimiento antes de proceder al ingreso o salida de un material, el almacenero deberá comunicar al jefe de equipo para que este proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en todos los casos anotar su visto en los documentos de almacén y anexo de corte documentario. El almacenero y su personal intervendrán en el inventario solo para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo inventariador. Paso 11.- Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relación de los documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento será suscrito por el Contador general, jefe de equipo y encargado del almacén. Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacén procederá a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacén por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo procederá a verificar el ingreso de esta información en el aplicativo de inventario, procediéndose a imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual será emitido en los siguientes ejemplares: * Original: Jefe de equipo * Copia: Encargado de cada Almacén Los listados en mención serán desglosados una vez concluido el proceso físico de inventario. 50

51 Paso 13.- Una vez concluido el corte documentario físico el personal inventariador procederá a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido. Paso 14.- El inventario será al barrer y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas. El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, el término inventario en la descripción, la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya. Al término del día se entregarán las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las custodiará hasta el día siguiente. Paso 15.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podrá ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centralización de datos. Paso 16.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procederán al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla: a) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacén. c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de inventario y el almacenero en la línea correspondiente del listado. Paso 17.- Terminada la labor de verificación, al final de los listados deberán suscribirlos necesariamente el encargado del Almacén y el jefe de equipo haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes. 51

52 Se procederá seguidamente a desglosar el listado en original y copia entregando al encargado del almacén el ejemplar que le corresponde. Paso 18.- Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores entregará al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su vez lo entregará al Contador General. Toda la documentación de trabajo, base de constatación del inventario será archivada. Resultado de Inventario: Paso 19.- El Contador General en función a los papeles de trabajo elaborará un informe de inventario que será entregado a la Gerencia de Administración y Finanzas para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo análisis e instancias que correspondan en estos casos. Paso 20.- El Departamento de Almacenes será notificado para que proceda a procesar las diferencias de inventario en el kardex físico con las correspondientes Notas de Ingreso y Salida por diferencias de Inventario. El Departamento de Contabilidad de igual forma procederá a contabilizar y procesar en el registro de kardex valorado de almacén dichas diferencias contra una cuenta denominada variaciones de inventario positivas o negativas según sea el caso. Paso 21.- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al resultado de inventario, solicitará al jefe del Departamento de Logística un informe que determine las causas de las variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se detallan a continuación: Sobrantes de Inventario Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas: * Documento fuente no registrados en el kardex físico. * Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida. * Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe 52

53 figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste correspondiente el mismo que será verificado por el jefe de inventario. Faltantes de inventario En este caso se determinará lo siguiente: Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida. Faltantes por negligencia o sustracción: El almacenero o servidor a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida. Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinará los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes aceptables. Paso 22.- En razón a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere conveniente procederá a determinar el destino de las diferencias. Paso 23.- La Gerencia de Administración y Finanzas tomara las medidas que el caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar según corresponda. Paso 24.- La Gerencia de Administración y Finanzas informará a la Gerencia General el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes así como entregará una copia del mismo al Departamento de Control Interno. Paso 25.- Fin del procedimiento Forma parte integrante de la presente norma los siguientes anexos: * Anexo 1: Hoja de instrucciones a ser entregado al jefe de equipo. * Anexo1A: Hoja de instrucciones a ser entregado a los inventariadores. * Anexo 2: Ficha de toma de inventario de existencias. * Anexo 3: Formulario Corte documentario. * Anexo 4: Modelo de Acta de inicio de toma de inventario general de existencias. 53

54 * Anexo 5: Modelo de Acta final del inventario general de existencias. ANEXO 1 INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES A SER ENTREGADO AL JEFE DE EQUIPO * Los jefes de equipo serán notificados para la realización del inventario físico de almacén mediante un memorándum en el cual se les nombrará y se instruirá sobre los aspectos de la toma de inventario. * El jefe de equipo se reunirá con el personal inventariador previamente a la ejecución del inventario, con la finalidad de impartir instrucciones y coordinar el trabajo así como absolver dudas las que sobre la realización del trabajo de campo tuviere el personal de inventariadores. En esta reunión se les entregará el material de trabajo necesario e instructivo que le permita llevar eficientemente la labor encomendada. * El jefe de equipo en su calidad de responsable de la labor técnica encomendada se cerciorará de la operatividad del aplicativo mecanizado de inventarios así como que el proceso de información mecanizada se encuentre al día. * En el día y hora señalados, el jefe de equipo se presentará con el personal de inventariadores a su cargo en el almacén a inventariar, portando la autorización correspondiente. Hará entrega de la copia de la autorización al encargado del almacén. En este paso se coordinarán las acciones necesarias para que el inventario se lleve adecuadamente. * Seguidamente el jefe de equipo procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en el documento denominado Corte Documentario, la relación de los documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento será suscrito por el Contador General, jefe de equipo y almacenero respectivamente. * Una vez concluido el de ingreso de datos (notas de ingreso y salidas del corte documentario) por el almacenero, el jefe de equipo procederá a la emisión de los listados correspondientes. * El jefe de equipo supervisará la labor de conteo y tomará las medidas más adecuadas para el buen término el trabajo, debiendo velar porque se cumpla el instructivo entregado al personal inventariador. 54

55 * A medida que se generen las fichas terminadas de inventario el jefe de equipo deberá ir trasladando los datos al listado de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla: a) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado. b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente procederá al reconteo en presencia del encargado del almacén. c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de equipo y del encargado del almacén colocando ambos su V/B en la línea correspondiente del listado. * Terminada la labor de verificación, los listados deberán quedar suscritos en su última hoja por el encargado del almacén, el jefe de equipo y el Contador General, haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes. Luego se procederá a desglosar el listado entregando copia al encargado del almacén. * El jefe de equipo una vez finalizado el proceso de inventario físico recepcionará los papeles de trabajo y demás elementos, del equipo inventariado procediendo a la entrega de los documentos correspondientes al Jefe del Departamento de Contabilidad. * El jefe de equipo es el responsable del cumplimiento de la norma y procedimiento de inventario físico de almacén. ANEXO 1-A INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE INVENTARIO Para la toma de inventario general se seguirá los siguientes pasos: * El personal inventariador previamente a la ejecución del inventario, se reunirá con su jefe de equipo con la finalidad de recibir instrucciones y absolver dudas sobre la realización del trabajo de campo. En esta reunión se le entregará el material de trabajo necesario e instructivo que le permita llevar eficientemente la labor encomendada. * El personal inventariador se presentará ante su jefe de equipo en el día, lugar y hora señalado portando el material entregado por su jefe de equipo para la ejecución del trabajo. En este paso el jefe de equipo procederá a asignar las zonas de trabajo que deberá cubrir el grupo 55

56 de trabajo así como otras indicaciones necesarias antes de proceder a efectuar el inventario. * El personal de inventariadores deberá anotar los datos de cabecera de las fichas de inventario en todas las hojas que le sean entregadas las mismas que constituyen papeles de trabajo del inventario realizado y que servirán como sustento del trabajo realizado. * El inventario será al barrer y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las fichas de inventario en filas debidamente ordenadas consignando la fecha que corresponda al inventario. * El proceso de conteo involucrará las acciones de contar, medir, pesar y otras acciones que permitan la constatación física de los ítems inventariados. En caso de dudas respecto al conteo se solicitará la presencia del encargado de almacén para absolver las interrogantes. * El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible, en el campo de descripción: Inventario de fecha... y asimismo anotará la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya. Al término del día se entregarán las Fichas de inventario al jefe de equipo quien las custodiará hasta el día siguiente. * En el caso de bienes inventariados que tuvieran diferencias los inventariadores procederán al reconteo en presencia del jefe de inventario y almacenero para confirmar o corregir el trabajo efectuado. * Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las fichas de inventario procediendo a entregar al jefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podrá ir requiriendo dichas fichas terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantado su trabajo de centralización de datos. * Al finalizar la labor de inventario determinada por el jefe de equipo, el personal inventariador procederá a devolver el material que se le entregó para la realización de su trabajo debiendo los mismos firmar el descargo correspondiente. 56

57 FICHA DE TOMA DE INVENTARIO EXISTENCIAS ALMACEN Anexo Nº 2 Datos del Personal del Inventario: Pagina Nº Apellidos y Nombres: Fecha Código Unid. Cantidad Observaciones Código Unid. Cantidad Observaciones Ítem Ítem Contado Por: Anotado Por: Jefe de Equipo: Anexo nro. 3 INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS DICIEMBRE CORTE DOCUMENTARIO INVENTARIO DE SUMINISTROS ALMACÉN:... En la fecha del Corte Documentario, se han encontrado los siguientes documentos no tramitados en el registro de Kardex del Almacén. Nota de Ingresos Nro. Fecha Ítem Descripción U.M. Cantidad 57

58 Nota de Salida Nro. Fecha Ítem Descripción U.M. Cantidad Dichos documentos serán ingresados en la fecha, para a proceder a la emisión del listado definitivo que servirá de base para la Toma del Inventario. Santiago,... diciembre de ENCARGADO JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL ALMACEN 58

59 Anexo No. 4 ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS DICIEMBRE ALMACÉN DE... En la... a los... días del mes de diciembre de , se reunieron las siguientes personas:..., Responsable del Inventario, Sr..., Jefe de Equipo del Inventario y el Sr..., Encargado del Almacén, con la finalidad de dar inicio al Inventario de Suministros y Repuestos, programado por la Alta Dirección de nuestra Empresa, con el fin de realizar el Inventario General. El Inventario será llevado a cabo por las siguientes personas: - Sr... Jefe de Equipo - Sr... Inventariador. - Sr... - Sr... - Sr... - Sr... El Inventario será efectuado, siguiendo los métodos y procedimientos establecidos en la Norma EGASA 011. El Inventario tendrá una duración de tres días; para lo que, el personal del Área de Almacenes está en la obligación de prestar las mayores facilidades para llevar a cabo dicha actividad. En conformidad a la presente se suscribe el presente documento: ENCARGADO JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL ALMACEN 59

60 Anexo Nro. 5 ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS ALMACEN... En la..., a los... días del mes de diciembre de , se reunieron las siguientes personas:..., Responsable del Inventario, Sr..., Jefe de Equipo y el Sr..., Encargado del Almacén, con el objeto de dar por finalizado el Inventario de Suministros. En dicho Inventario se siguieron las instrucciones pre-establecidas que se mencionan en el Acta de Inicio de Inventario. El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose realizado el curso del Inventario según lo programado con los respectivos papeles de trabajo. En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los faltantes y sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento. Forma parte de la presenta acta el Informe Nro..., respecto al resultado del inventario, el mismo que será elevado a la Gerencia de Administración y Finanzas para los fines pertinentes ENCARGADO JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL ALMACEN 60

61 Sus ideas 1. Ahora qué Ud. estudio los conceptos anteriores, puede definir con sus palabras la importancia de un Inventario Físico? 2. Mencione Ud. algún Objetivo importante de la Toma de Inventarios? _ 3. Cree Ud. que es importante seguir paso a paso la Toma de un Inventario Físico, explíquese? 61

62 Prueba de auto evaluación N 4 1. De acuerdo con lo estudiado, cuáles de las siguientes afirmaciones son verdaderas o Falsas? AFIRMACIONES V F 1. Preparar el material necesario para la toma de inventario físico, es uno de los objetivos de la Toma de Inventarios. 2. El Alcance de la Toma de Inventarios, es para el Departamento de Finanzas y Comercial 3. Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real, corresponde al concepto de Inventario General 4. Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados, corresponde al concepto de Inventario Selectivo 2. Defina el Concepto de Inventario General 3. Defina el Concepto Inventario al Barrer 62

63 4. Indique Los tipos de Faltantes de Inventario 63

64 Respuestas Prueba de auto evaluación N 4 1. Ud. debió haber Respondido de las siguientes formas: AFIRMACIONES V F 1. Preparar el material necesario para la toma de inventario físico, es V uno de los objetivos de la Toma de Inventarios. 2. El Alcance de la Toma de Inventarios, es para el Departamento de F Finanzas y Comercial F 3. Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real, corresponde al concepto de Inventario General 4. Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados, V corresponde al concepto de Inventario Selectivo 2. Defina el Concepto de Inventario General Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad 3. Defina el Concepto Inventario al Barrer Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepción. 4. Indique Los tipos de Faltantes de Inventario Faltante por Merma Faltante por Negligencia o Sustracción Faltante por Volumen de Movimiento 64

65 5 GESTIÓN DE INVENTARIOS OBJETIVOS: Al término de esta Unidad, esperamos que Ud. esté en condiciones de: * Reconocer los distintos indicadores de Gestión de Inventarios * Identificar la Contabilidad del Control de Inventarios * Conocer los factores relevantes en la Gestión de Inventarios * Identificar las diferentes Estrategias para la Gestión de Inventarios? Un diagnóstico inicial Al igual que en todas las unidades anteriores, corresponde iniciar esta unidad sobre Gestión de Inventarios con algunas preguntas iniciales. Es importante que intente responder pues así podrá comparar sus respuestas cuando estudie esta unidad. Además con esto le estamos indicando la naturaleza del tema que trataremos. Conteste marcando con una X si está de acuerdo o no con las siguientes afirmaciones: AFIRMACIONES SI NO 1. Cree Ud. que la Gestión de Inventarios es relevante para la Organización 2. Cree Ud. Que calcular correctamente los Stock hace la diferencia para una buena Gestión de Inventarios. 3. Cree necesario Ud. El trabajar bajo algún modelo o Estrategia de Gestión de Inventarios. 4. Considera relevante para su Organización saber cuándo y cuanto pedir en mercaderías. 65

66 5. Contabilidad es la Unidad que mas debe participar en la Gestión de Inventarios, esta afirmación es correcta o no para Ud. explíquese? 6. No es necesario optar obligatoriamente por una estrategia de Gestión de Inventario, esta afirmación es incorrecta según Ud., explíquese? Las respuestas a estas preguntas las encontrará cuando estudie esta unidad. Para estudiar La existencia de inventarios implica incurrir en una serie de costes, por lo que el objetivo de la gestión de inventarios sera la minimización de dichos costes. Por tanto, es necesario plantearse las siguientes preguntas para cada artículo inventariado: Con que frecuencia debe ser determinado el estado del inventario del articulo? Cuando debe lanzarse una orden de pedido de dicho artículo? 66

67 Qué cantidad del artículo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido? Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación. Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores: Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar. En general a las empresas les interesa mantener grandes inventarios cuando: * Los costes de almacenamiento son bajos. * Los costes de pedido son altos. * Se obtienen importantes descuentos por volumen de pedido (rappels). * Se espera un crecimiento de la demanda del producto vendido o fabricado. * Se esperan fuertes subidas de los precios de los materiales. Stock mínimo o de seguridad. La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto. En general a las empresas les interesa, mantener bajos niveles de inventarios cuando: * Los costes de mantenimiento o de almacenamiento son elevados. * Los costes de pedido son bajos. * La demanda de los productos vendidos o fabricados por la empresa es estable (disminuye el riesgo de ruptura de stocks). 67

68 * Los proveedores son de confianza (no existen dificultades de reaprovisionamiento). * No existen ventajas importantes. * Se espera que bajen los precios. Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo del stock de seguridad. La gestión de inventarios debe determinar cuál es el stock máximo, el stock de seguridad y el punto de pedido para establecer el momento y la cantidad de pedido que va a realizar la empresa. Lo que se pretende es aproximarse lo máximo posible al nivel de stock óptimo, que es aquel en que los costes de gestión son mínimos. Contabilidad del control de inventarios: Inventario Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas contables podemos nombrar las siguientes: Inventario (inicial) El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable 68

69 cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. Compras En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Perdidas o Costo de Ventas. 69

70 Devoluciones en compra Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. Gastos de compras Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. Ventas Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Devoluciones en ventas La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. Mercancías en tránsito En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar esta cuenta: Mercancías en consignación No es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en consignación, sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. 70

71 Inventario (final) El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. Categorías funcionales de los inventarios: Cada inventario en concreto tiene una función determinada por lo que pueden establecerse las siguientes categorías funcionales de los inventarios: Inventarios de ciclo Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta más económico lanzar una orden de compra o de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo que dará lugar a este tipo de stocks. 71

72 Normalmente no tiene ningún sentido producir o comprar artículos a medida que vayan siendo demandados. En estos casos se lanza una orden de pedido de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando lugar a un inventario que es consumido a lo largo del tiempo. Este inventario recibe el nombre de inventario o stock de ciclo, ya que se presenta periódicamente dando lugar a una pauta de comportamiento cíclica. Es el inventario que se constituye para minimizar la suma de los costes de emisión de pedidos y de almacenaje de un artículo. Inventario continuo o perpetuo La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. 72

73 Inventario periódico Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos características: a) para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores. b) para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se esté realizando. 73

74 Inventario físico Es, en cada momento, la cantidad de artículo realmente o físicamente existente en inventario. Inventario neto Es el inventario físico menos la demanda insatisfecha diferida, con lo que esta cantidad puede ser negativa. Inventario disponible Es el resultado de sumar el inventario físico y la cantidad pedida del articulo no recibida y de restar a esa cantidad la demanda insatisfecha diferida, es decir los pedidos de clientes retrasados o pendientes de suministro. Stocks de seguridad Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos de la demanda. Son inventarios que se constituyen como protección frente a la incertidumbre de nuestro conocimiento de la demanda futura y del plazo de entrega del pedido, ya que en muchas ocasiones la demanda de un determinado articulo durante el tiempo que tarda en llegar un pedido no se conoce exactamente, a veces porque ni siquiera se sabe con precisión cual es dicho plazo de entrega. 74

75 Debido a esto, la demanda durante el plazo de entrega puede ser superior a la estimada, en cuyo caso el stock de seguridad, que se constituye precisamente para estas situaciones, actuara como un colchón, absorbiendo esta demanda en exceso sobre la prevista y evitando la aparición de roturas de inventario no deseadas. Inventarios estacionales Son inventarios que se constituyen para hacer frente a una determinada demanda que se concentra en un periodo de tiempo limitado. Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo largo del año, aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.). Así, es lógico que la producción sea mayor que la demanda en determinados períodos, por lo que se generará un stock de carácter estacional. Se trata de inventarios que tienen por objeto hacer frente a un aumento esperado de las ventas. Pueden constituirse también para situaciones tales como huelgas, guerras y otras que tienen como consecuencia que por un determinado periodo de tiempo no sea posible abastecer el artículo en cuestión. La estacionalidad son variaciones al alza o a la baja que se presentan de forma recurrente año tras año en la pauta de demanda de un articulo determinado. Inventarios en Transito Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo continuo de materiales entre las distintas fases del proceso productivo. Se trata de las acumulaciones de materiales que se producen en el sistema logístico como consecuencia del avance del flujo de material. 75

76 Incluyen artículos circulando entre las diferentes fases de los `procesos de aprovisionamiento, producción y distribución, así como material transportándose desde el almacén central a los regionales. Inventario de anticipación Cuando se prevea realizar una promoción especial y limitada en el tiempo del artículo en cuestión será preciso constituir un inventario de anticipación, lo cual también puede ser necesario cuando se vaya a proceder a un lanzamiento de un nuevo producto. Evidentemente, en la mayoría de las ocasiones un mismo artículo presentara simultáneamente situaciones de inventario que corresponden a varias de las citadas categorías funcionales. El estudio del flujo de los materiales que se presenta en una empresa permitirá detectar las situaciones de inventario que en ella tengan lugar. Con lo que se podrá incluir cada una de estas situaciones de inventario en una de las categorías funcionales que hemos citado, desarrollándose para cada una de ellas las técnicas que permitan afrontar la gestión de cada artículo individual mantenido en inventario. TIPOS DE INVENTARIOS: Funciones, Ventajas y Modelos TIPOS FUNCION VENTAJAS MODELOS Inventario de ciclo Ordenar operaciones del sistema productivo y consumidor con el del suministrador Descuentos por cantidad Reducción de costes de Preparación, transporte, manejo de materiales, trabajos administrativos,inspecciones,etc. Deterministas Inventario de seguridad Prever variaciones en el plazo de entrega del pedido. Considerar variaciones no previstas de la demanda. Aumento de las ventas. Reducción de costes del transporte, sustitución de productos de alto valor, fallos en el servicio al cliente, trabajos administrativos, Horas extras. No Deterministas Inventario estacional Planificar y distribuir en el tiempo la producción para hacer frente a las ventas estacionales o promociones. Protección contra incrementos de precios de las materias primas. Prever interrupciones del suministro. Reducción de costes de horas extras, contratación, seguros sociales, formación, disminución de la productividad y subcontratación. Reducción de costes de materiales. No Deterministas Un solo periodo de decisión Inventario en transito Organizar el sistema de la distribución física de los materiales para hacer posible su funcionamiento Reducción de costes de transporte. Deterministas No estacionario 76

77 Factores relevantes en la gestión de inventarios: Seguidamente identificaremos las variables o factores relevantes que explican el comportamiento y evolución de las diversas situaciones de inventario. Es decir: la demanda, los costes y los plazos. Demanda El comportamiento de la demanda de un artículo está condicionado por la demanda de dicho artículo, influyendo sus características de manera decisiva en la importancia relativa de los distintos tipos de inventarios. Así tendremos que el stock de seguridad de un articulo será mayor o menor dependiendo del grado de variabilidad de la demanda, y que, por otra parte, la existencia de estacionalidades en las ventas dará lugar a la aparición de inventarios estacionales. A mencionar las características más importantes de la demanda de un artículo: Continua o Discreta La unidad de medida de la demanda puede variar según el entorno y la presentación del artículo concreto (unidades, docenas, centenas, litros, kilogramos, toneladas métricas, cargas completas de un camión, etc. 77

78 Homogénea o heterogénea La demanda es homogénea si su valor es constante en el tiempo El tamaño y la frecuencia de los pedidos Son muy importantes ya que la misma cantidad total vendida como consecuencia de un gran número de pedidos de pequeño tamaño exige, en condiciones normales, inventarios menores que si lo fuera como consecuencia de pocas ordenes de pedido de gran tamaño. Uniformidad de la demanda Pueden existir fluctuaciones estacionales conocidas, bien por ser provocadas como en el caso de una promoción especial de un articulo determinado, bien fuera de control de la empresa por cambio no inducido en los gustos de los consumidores que da lugar a un incremento repentino de las ventas del artículo en cuestión. Determinista o probabilística Hay casos en que la demanda futura se supone perfectamente conocida; otras veces se supone que los valores de la demanda son aleatorios. Independencia o dependencia de la demanda Se dice que la demanda de un artículo es independiente cuando dicho articulo no es parte o componente de otro más próximo al producto terminado, cuya demanda determina la del primero. En el caso contrario se tratara de una demanda dependiente. Es importante esta distinción, porque los métodos a usar en la gestión de stocks de un producto variarán completamente según éste se halle sujeto a demanda dependiente o independiente. La demanda de componentes dependerá de la demanda de productos finales, mientras que la de estos últimos se considerará independiente Demanda Independiente Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque sí pueden ser influidas). 78

79 También se clasificaría como demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio. Cuando la demanda es independiente se aplican métodos estadísticos de previsión de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una demanda continua Demanda Dependiente Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes próximo (demanda independiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120 carburadores, 120 volantes, 600 ruedas,.,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches. Diferida o Perdida Si no se satisface la demanda (ruptura de stocks), a veces será posible diferir la entrega. La demanda insatisfecha por falta de existencias en el almacén al producirse una rotura de stocks, puede ser o bien diferida para ser atendida en un momento posterior en que la situación del inventario lo permita, o bien puede perderse definitivamente por contraorden del cliente. El sistema de la Distribución Física Cuanto mayor sea el número de etapas o fases del sistema de la distribución física, hará que se incrementen los inventarios totales. 79

80 Así tendremos que un sistema basado en atender a los clientes desde un almacén de fabrica requerirá menor inventario total que otro sistema de distribución basado en diversos almacenes regionales, aunque puede suceder que el servicio al cliente sea peor en este caso. La calidad de las previsiones El conocimiento de la demanda futura es fundamental para gestionar con eficacia los inventarios, por lo que es absolutamente necesario efectuar previsiones, Las mismas pueden ser fáciles de prever si se trata de pedidos recibidos de mercados cautivos, sujetos normalmente a contratos estipulados con programaciones cerradas de antemano con lo que se conoce con precisión la demanda anual del articulo involucrado. No obstante, en la mayoría de los casos, la demanda no se conoce con exactitud, lo cual origina la necesidad de disponer de un stock de seguridad bien calculado. Costos El coste de mantener un artículo en el almacén o coste de inventario del mismo dependerá siempre de su valor unitario o precio pagado por el articulo a su proveedor, Este valor unitario puede ser bastante complejo de calcular cuando se trate de un artículo que haya sufrido alguna transformación en la propia empresa, con lo que su valor es más difícil de determinar contablemente, dependiendo totalmente del sistema contable empleado. Además los costes más importantes desde el punto de vista de la gestión: Los costes de oportunidad no suelen evaluarse contablemente, por lo que es necesario examinar cuidadosamente los procedimientos de determinación de costes dese el punto de vista de su relevancia para la toma de decisiones implicadas en un sistema de gestión de inventarios. 80

81 Costo anual GRAFICOS de COSTOS y TAMAÑO de LOTE COSTO DE PEDIDO O PREPARACION CANTIDAD A PEDIR Costo Total Costos de mantener inventario LOTE Tamaño del lote Qué cantidad pedir? Por tanto, los costes relevantes a tener en cuenta en los modelos de inventario son: Coste de Aprovisionamiento o Coste de Adquisición Es el coste total que se origina cada vez que se efectúa un pedido de un artículo. Se compone de una parte fija (coste de lanzamiento o de emisión del pedido), y de otra variable (coste variable de adquisición). El mismo, se desglosa a su vez en otros dos, a saber: Coste del pedido Resulta de multiplicar el valor unitario del artículo por el número de artículos de que consta el pedido. Ese coste representa la parte variable del coste de aprovisionamiento, ya que depende de la cantidad solicitada en el pedido. El también llamado coste variable de adquisición resulta de multiplicar el valor 81

82 unitario del artículo por el número de artículos del pedido (siempre que no haya descuentos en función de las cantidades adquiridas). Coste de emisión del pedido Es el coste fijo asociado a toda orden de pedido. Se trata del coste en el que se incurre cada vez que se lanza una orden de pedido de un articulo, siendo el coste de preparación su parte más importante si el articulo es producido en la propia organización. El coste de lanzamiento se refiere a la compra de material a un proveedor externo (correo, teléfono, tarea administrativa, carga, transporte, etc.) y a la preparación de los pedidos de artículos manufacturados en la misma empresa (puesta a punto de máquinas, limpieza, etc.).por tanto, lo podemos descomponer asimismo en otros dos tipos de coste, a saber: Coste de emisión en el caso de que el artículo sea comprado a un proveedor externo. Incluye diversos conceptos de coste como impresos y formatos, tiempo del personal administrativo, tarifas postales y telefónicas, actualización de ficheros, inspecciones, operaciones de carga y descarga, etc. Coste de preparación del pedido, en el caso de aprovisionamiento interno a la propia empresa Donde se incluyen todos los conceptos de coste junto a los asociados con la interrupción de la producción del pedido. Durante la producción pueden surgir rechazos e incluso siempre habrá un periodo de aprendizaje con costes adicionales por falta de experiencia, cuyos coste habrán de tenerse en cuenta. 82

83 Coste de Almacenaje o Coste de Posesión Es el coste que se incurre por el mero hecho de tener un inventario de un artículo. En este coste se incluyen todos aquellos conceptos de coste en que incurre la empresa como consecuencia de mantener una determinada cantidad de artículo en inventario. Debido a la creación y mantenimiento de la capacidad del almacén (alquiler, electricidad, maquinaria, vigilancia, etc.), a la manipulación de material y trabajos administrativos, a los gastos derivados de los seguros internos y externos, a variaciones del valor de los bienes motivados por el desgaste, y al coste de oportunidad del capital (dinero que se deja de ganar por mantener inmovilizado en stock el capital en vez de invertirlo) Incluye factores tales como robos, perdidas, obsolescencia, renta de almacenes, etc., pero el coste generalmente más importante es el de oportunidad del capital inmovilizado en inventario. En la práctica es normal utilizar el mismo valor del coste de almacenaje en porcentaje, para todos los artículos mantenidos en inventario. Se identifican los siguientes elementos integrantes del coste de almacenaje: Coste de la obsolescencia El progreso tecnológico o simplemente, los cambios en los gustos y necesidades de los consumidores, normal con artículos en que influye la moda,, pueden dar lugar a que un articulo mantenido en inventario no tenga salida en el mercado, lo que implicara un coste de material obsoleto a tener en cuenta 83

84 Coste de robos y desperfectos Hay que considerar que el mantenimiento durante un cierto tiempo de una determinada cantidad de un artículo en inventario lleva consigo la perdida de parte de estos artículos como consecuencia de condiciones ambientales inadecuadas o roturas accidentales, o perdidas o robos, etc. Coste de los seguros Muchas veces se procede a cubrir a los inventarios con diversos tipos de seguros contra robos, incendios, inundaciones u otras circunstancias. Coste de almacén El mantenimiento en condiciones de los inventarios implica la necesidad de disponer de almacenes, con el coste del personal correspondiente así como el coste de los equipos de manutención para el manejo del os materiales. Coste de oportunidad del Capital Seguramente es el capítulo de coste más importante dentro del coste de almacenaje. Es el coste en que se incurre al mantener inmovilizado en forma de inventario el capital correspondiente de su valor en vez de invertirlo, Se puede evaluar considerando la mejor tasa de rentabilidad que la empresa podría obtener realizando una inversión alternativa con su riesgo correspondiente, que normalmente se considera de bajo riesgo, ya que suele ser de una conversión rápida en dinero en caja. Coste de información Es el coste en el que se incurre cada vez que se realiza una revisión del inventario para sistemas de información de revisión periódica. Coste por demanda insatisfecha Aparece cuando no es posible atender la demanda por falta de existencias (ruptura de stocks) Este coste se asocia con la existencia de demanda insatisfecha, lo cual sucede cuando no se puede atender a la demanda debido 84

85 a que en el momento que se presenta no hay existencias en el almacén habiéndose producido la llamada rotura de stocks. Se pueden distinguir dos casos de demanda insatisfecha con sus correspondientes costes, a saber: Coste de carencia Es el coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha cuando sea diferida para ser servida posteriormente. Se trata de que exista una demanda insatisfecha diferida que se produce cuando los pedidos del cliente llegan en un momento en el que no hay existencias con lo que se producen atrasos para posteriormente ser atendidos en tanto que vuelva a haber existencias en el almacén. En este caso, es cuando se produce el coste de carencia que será el que resulta de no atender la demanda, siendo bastante difícil de medir, ya que el coste asociado al mal servicio a los clientes como el coste de pérdida de imagen son difíciles de evaluar, así como el de los costes del trabajo administrativo extra que se origina con cualquier rotura de stocks y el atraso de la orden de pedido implicada. Coste de rotura Es el coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha. Se trata del coste de no atender a la demanda insatisfecha perdida, es decir que implica la anulación del pedido implicado. La determinación del coste de rotura es difícil añadidas al del coste de carencia mencionado, ya que su cuantificación también considera el coste de que el cliente se pase a la competencia o perdidas de ventas futuras y, por supuesto de imagen. Plazos Plazo o Período de Entrega o tiempo de espera, que se define como el tiempo que transcurre entre la detección de la necesidad de efectuar un pedido por lo que se lanza una orden de pedido hasta que esta se recibe en su totalidad en el almacén del comprador, instante en que el material correspondiente está a punto para su consumo o uso. Aparece cuando no es posible atender la demanda por falta de existencias (ruptura de stocks).a veces el período de entrega es conocido, mientras que la demanda no; otras veces ambos tienen un carácter probabilista. Este desconocimiento puede dar lugar a situaciones no deseables El tiempo de espera se suele desglosar en distintos componentes, a saber: Tiempo de trabajos administrativos Son el tiempo empleado en el lanzamiento de la orden de pedido, rellenando los impresos, efectuando comprobaciones, actualizando ficheros, etc. 85

86 Tiempo de transito de la orden Es el tiempo que transcurre entre la recepción de la orden del pedido por el proveedor, el cual será despreciable si se realiza por otro medio fuera del correo postal, como vía teléfono, fax o internet. Tiempo del proveedor Es el tiempo que tarda el proveedor en gestionar el pedido recibido, siendo el más difícil de predecir, además de depender de la situación del artículo solicitado en el inventario del proveedor. Tiempo de transito del pedido Es el tiempo que se tarda en realizar el transporte del pedido al destino del comprador, que, por tanto, dependerá del tipo de transporte utilizado. Tiempo de recepción Es el tiempo que transcurre entre la llegada y recepción del pedido y su disponibilidad en el almacén. Normalmente este tiempo no suele considerarse, aunque puede llegar a ser de cierto peso al tener en cuenta la gestión de del control de calidad y sus inspecciones, así como la posterior ubicación de los artículos del pedido en el almacén pertinente. Tiempo de revisión En ocasiones es interesante tener en cuenta este tiempo, que surge cuando se utilizan sistemas de de información de revisión periódica en que el plazo de reaprovisionamiento o tiempo durante el cual la única protección contra posibles roturas de inventario es el tamaño de la orden de pedido emitida, en cuyo caso es importante incluir el periodo o tiempo de revisión del inventario, con lo que la orden de pedido deberá dimensionarse teniendo en cuenta una protección adecuada contra roturas de inventario considerando también el tiempo de revisión, junto al resto de tiempos- Período de reaprovisionamiento Es el tiempo durante el cual la única protección de que dispone el sistema productivo para afrontar una posible ruptura de stocks es el nivel de los inventarios. Cuando se dispone de un sistema de control continuo y, por tanto, se conoce el nivel de stock en todo momento, el período de reaprovisionamiento coincide con el período de entrega. Cuando el sistema de información es de revisión periódica, el período de reaprovisionamiento es igual al período de revisión más el de entrega. 86

87 Modelos de situaciones de Inventario: Primero debemos considerar la conveniencia de realizar una clasificación de los modelos de inventarios, tomando como criterios de clasificación las dos características de la demanda que a continuación mencionamos: El grado de conocimiento de la demanda.-en este caso, se tiene que considerar dos situaciones totalmente diferenciadas a saber: Demanda conocida con exactitud Es cuando se conoce la demanda sin lugar a dudas y con plena certidumbre. Sucede normalmente cuando se trata de pedidos perfectamente programados en cuanto a cantidades y fechas de entrega en el transcurso de un año. Demanda incierta Es cuando existe una incertidumbre clara sobre el conocimiento de la demanda futura. Por tanto, la previsión de la demanda está sujeta a cálculos probalísticos bastante complejos, por lo que, a menudo, se busca para su definición, un valor medio esperado, alrededor del cual es previsible cierta variabilidad, que será preciso estimar de alguna manera. La pauta de variación en el tiempo de la demanda.-la demanda de un articulo puede ser de un nivel aproximadamente constante en el tiempo o, por el contrario, presentar variaciones según una determinada pauta temporal. Tendremos por tanto demandas no estacionarias que surgen aun dentro de demandas constantes- Por lo tanto, si partimos de estos criterios de clasificación, podemos definir los siguientes modelos de situaciones de inventario, considerando su incidencia con respecto al grado de conocimiento exacto o probable y a la pauta de variación del tiempo de la demanda constante o variable, 87

88 Modelo Determinista :LOTE ECONOMICO DE PEDIDO La representación grafica de la evolución en el tiempo del nivel de inventario en un Modelo Determinista gestionado por medio del llamado Lote Económico de Pedido tiene una forma característica de diente de sierra. NIVEL DE INVENTARIO B Q 0 A C TIEMPO Cuando el inventario se agota ( punto A ) se lanza una orden de pedido de Q unidades del articulo que se supone llega instantáneamente elevando el nivel de inventario hasta el valor Q precisamente ( punto B ), momento a partir del cual dicho nivel de inventario disminuye uniformemente hasta agotarse de nuevo ( punto C) ya que, en los modelos deterministas, la demanda es uniforme y Constante, por lo que la disminución de las existencias se produce de forma continua ( recta BC ). En este momento se lanza otro pedido y el ciclo se repite. Las definiciones de los modelos de situación de inventario son las siguientes: Modelo Determinista Un modelo determinista es un modelo matemático donde las mismas entradas producirán invariablemente las mismas salidas, no contemplándose la existencia del azar ni el principio de incertidumbre. Se dice que un modelo es determinista cuando se parte de la base de que el modelo es capaz de expresar de forma única la evolución del sistema. Es decir, que conocido el modelo de un sistema y las condiciones iniciales de las que parte, así como la evolución de las entradas (en el caso de sistemas no autónomos), el sistema siempre evoluciona de la misma forma. Es difícil idear un modelo general de inventarios que tome en cuenta todas las variaciones de los sistemas reales, incluso, aun si puede ser formulado un modelo lo suficientemente general tal vez no sea posible su resolución analítica, por consiguiente, estos modelos tratan de ser ilustrativos de algunos sistemas de inventarios. Está estrechamente relacionado con la creación de entornos simulados a través de simuladores para el estudio de situaciones hipotéticas, o para crear sistemas de gestión que permitan disminuir la incertidumbre. Existe una demanda uniforme constante y conocida. En estos modelos la demanda mensual puede obtenerse dividiendo por 12 la demanda anual, la semanal dividiendo por 52 y así sucesivamente. Luego tenemos que los 88

89 modelos deterministas son aquellos que suponen una demanda aproximadamente constante y conocida con certidumbre. Este modelo responde a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido. Como la demanda es conocida y no varía en el tiempo, será suficiente conocer el tiempo de espera para saber el momento exacto en que debe ser lanzada la orden de pedido. Modelo No Determinista Por el contrario, un modelo no determinista o estocástico considera que intervienen factores aleatorios, imposibles de modelar ni predecir. Por tanto, tan solo se podrán modelar ciertas características estadísticas de las magnitudes temporales del sistema, pero no la evolución de las mismas, pues varían por la influencia de eventos impredecibles. Según esto, ante unas mismas condiciones iniciales y magnitudes de entrada, el sistema evolucionara cada vez de una forma distinta, pero conservando una serie de características comunes de tipo estadístico, que son las que se pueden modela. Los modelos no deterministas son aquellos que suponen que las ventas reales para un determinado período de tiempo varían aleatoriamente alrededor de un valor medio aproximadamente constante. En los modelos no deterministas es necesario responder a las dos preguntas de cuánto y cuándo pedir para cada artículo que se mantiene en almacén. En estos modelos se supone que la demanda media anual, mensual, semanal o diaria es aproximadamente constante, es decir que las ventas reales para un determinado periodo de tiempo varían aleatoriamente alrededor de un valor medio aproximadamente constante. En estos modelos el factor a tener en cuenta es la variabilidad de la demanda durante el tiempo de espera o plazo de aprovisionamiento, de manera que permita determinar el stock de seguridad acorde con el nivel previamente fijado de servicio a los clientes, o el nivel medio de la demanda uniforme y constante con variaciones o desviaciones típicas alrededor de este valor medio. Modelo No Estacionario Determinista No existe un nivel uniforme y constante de la demanda, pero la misma es perfectamente conocida. Estos modelos aglutinan una considerable y compleja cantidad de situaciones de inventario. A mencionar la existencia de un caso concreto de gran importancia, llamado modelo de planificación de las necesidades de materiales, que consiste en la 89

90 demanda dependiente de las necesidades de un determinado componente que forma parte de otro producto cuyo programa de producción esta previamente fijado con una distribución en el tiempo conocida con total certidumbre. Modelo No Estacionario No Deterministas No existe un nivel uniforme y constante de la demanda y además el conocimiento de ella es probabilista. Estos modelos presentan pautas de variación de la demanda en el tiempo y una incertidumbre considerable en el conocimiento de la demanda. Modelos de gestión de inventarios: Partiendo de la clasificación efectuada de los modelos de situaciones de inventario podemos establecer una clasificación de los sistemas de gestión de inventarios pertinentes para cada uno de estos modelos. Al final, lo primordial reside en contestar dos preguntas: cuándo pedir? y cuánto pedir?, teniendo siempre como objetivo el minimizar los costes. Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes. Seguidamente, veremos los sistemas según sea el modelo de la situación de inventario: Modelos Deterministas Son Modelos para Aprovisionamiento no Programado en los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores). También llamados modelos estáticos deterministas en que la demanda es conocida y constante en el tiempo, con lo que se conoce perfectamente el momento para lanzar la orden de pedido pertinente, bastando, por tanto, con conocer el tiempo de espera. Normalmente este modelo de situación de inventario se utiliza en los inventarios de ciclo. Luego la única cuestión a dilucidar en los modelos determinantes es la relativa a la cantidad de pedido. En este caso, se utiliza el llamado. Lote económico de Pedido 90

91 Modelo Determinista :LOTE ECONOMICO DE PEDIDO La representación grafica de la evolución en el tiempo del nivel de inventario en un Modelo Determinista gestionado por medio del llamado Lote Económico de Pedido tiene una forma característica de diente de sierra. NIVEL DE INVENTARIO B Q 0 A C TIEMPO Cuando el inventario se agota ( punto A ) se lanza una orden de pedido de Q unidades del articulo que se supone llega instantáneamente elevando el nivel de inventario hasta el valor Q precisamente ( punto B ), momento a partir del cual dicho nivel de inventario disminuye uniformemente hasta agotarse de nuevo ( punto C) ya que, en los modelos deterministas, la demanda es uniforme y Constante, por lo que la disminución de las existencias se produce de forma continua ( recta BC ). En este momento se lanza otro pedido y el ciclo se repite. El Lote Económico de Pedido, se puede también considerar en las siguientes situaciones que suelen producirse, a saber: Cuando existe producción y consumo simultaneo Una vez lanzada la orden de pedido de un artículo puede ser necesario un periodo de tiempo para que la orden sea producida y durante este tiempo tienen lugar al mismo tiempo la producción y el consumo del artículo. Cuando la demanda es insatisfecha En el caso de no satisfacerse la demanda, esta puede ser diferida o perdida. Cuando haya descuentos por cantidad Es una práctica comercial habitual que los proveedores ofrezcan diversos tipos de descuento en función de la cantidad comprada, por lo que al decidir el lote de pedido se necesitara tener en cuenta dichos descuentos. Además se pueden considerar otras diferentes posibilidades de situación en los modelos estáticos deterministas de lote económico, que siempre tienen presente la revisión continua, y pueden ser sin o con ruptura y con o sin entrega inmediata, así como sin ruptura y con descuento por cantidad o con descuentos de varios artículos y limite de almacenamiento. 91

92 Modelos No Estacionarios Deterministas Son modelos para Aprovisionamiento Programado en los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. También llamados modelos dinámicos deterministas y suelen utilizar revisiones periódicas de inventario. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP basadas en técnicas de optimización o simulación. Suelen ser utilizados normalmente cuando se trata de inventarios en tránsito. Dentro de esta categoría de modelos se encuentran los modelos de demanda dependiente conocidos con el nombre de planificación de las necesidades de materiales, siendo el más importante el denominado MRP (Materials Requirement Planning) Modelos No Deterministas En estos modelos, también llamados estocásticos será necesario responder al cuanto y cuando pedir para cada artículo mantenido en inventario. Normalmente son utilizados en inventarios de ciclo y en los que tienen stock de seguridad. Los no deterministas suponen una infinidad de periodos de decisión, repitiéndose indefinidamente el ciclo consistente en lanzar la orden de pedido y consumir dicha cantidad hasta el momento de lanzar una nueva orden de pedido. Debemos clasificar los sistemas de gestión de inventario en dos grandes grupos según se trate de sistemas de revisión continua o periódica, a saber: Sistemas de revisión continúa Son modelos de Aprovisionamiento Continuo, en los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir es el lote económico de compra. Se trata de sistemas de información en los que el estado del inventario se actualiza inmediatamente después de cada transacción de entrada o salida del artículo. Para este caso, existen una gran variedad de sistemas de gestión de inventarios, aunque el más sencillo y fácil de implantar es el sistema de Lote optimo-punto de pedido, que proporciona el lote de pedido que, por tanto, será siempre el mismo, y el nivel de inventario (punto de pedido) alcanzado, con lo que se emitirá la orden de pedido. El lote de pedido es el tamaño o cantidad a reseñar en la orden de pedido. El punto de pedido es el nivel de inventario del artículo que al ser alcanzado desencadena el lanzamiento de una orden de pedido. 92

93 Sistemas de revisión periódica Son modelos de Aprovisionamiento Periódico, en los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo. Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes. El estado de las existencias del artículo es conocido cada cierto tiempo, llamado periodo de revisión. En estos modelos es necesario estimar la demanda durante el periodo de reaprovisionamiento, estimando la demanda media durante dicho plazo y una medida de las desviaciones previsibles en torno a este valor medio. La demanda más significativa es la demanda durante el plazo de reaprovisionamiento, ya que es en este periodo de tiempo es el que existe riesgo de rotura de existencias. Es para prevenir esta situación para lo que se tiene existencias de seguridad. El sistema de gestión de existencias más representativo para este tipo de sistema de información es el sistema de revisión periódica-nivel de pedido. Modelos Estacionarios No Deterministas Se trata de los modelos con un solo periodo de decisión, a diferencia de los no deterministas mencionados, en este caso, existen situaciones en las que el artículo en cuestión solo va a ser consumido en un determinado periodo de tiempo y solo es posible, en la práctica, lanzar una orden de pedido que, en general, llegara a nuestro almacén justo en el momento en que el articulo comienza a ser demandado. Es el caso de los artículos de temporada, de moda, promociones especiales, etc. Políticas de Gestión de Inventarios: Una política de gestión de stocks sirve para definir: (1) Cuándo se ha de solicitar material? y (2) Cuánto material se ha de pedir? Para la primera cuestión se puede recurrir a fijar un nivel de referencia para el stock (punto de pedido, s), y lanzar una orden cada vez que la posición del 93

94 stock sea inferior a este valor; otra alternativa consiste en fijar un período de revisión, T, y efectuar un pedido en instantes concretos. Por lo que respecta a la segunda pregunta, es posible solicitar siempre una cantidad fija predeterminada Q (medida del lote), o la diferencia entre un valor fijo (cobertura) y la posición del stock. Para describir una política de gestión de stocks bastará pues con indicar, mediante un par ordenado, cuándo y cuánto se pide. Así, una política (s,q) significará que se lanza una orden de tamaño fijo Q cada vez que la posición del stock sea inferior a s unidades. Otras políticas posibles son: (T,S) con la cual se lleva a cabo un pedido cada T unidades de tiempo, de tamaño igual a la diferencia entre la cobertura S y el nivel de stock detectado; la política (s,s), la cual implica la solicitud de un pedido de un tamaño suficiente para abastecer la cobertura S cada vez que la posición del stock sea inferior al punto de pedido s; y la política (T,Q), en la que se solicitaría un pedido fijo Q cada T unidades de tiempo. Sistema (s, Q) El sistema de gestión de inventarios (s,q ) es aquel que cuando el inventario del articulo alcanza el punto de pedido s, se lanza una orden de pedido de tamaño de lote Q. Sistema (T, S) Es el sistema que consiste en revisar cada T periodos de tiempo (periodo de revision9 el nivel de inventario del articulo y lanzar un pedido de un tamaño tal que eleve el inventario disponible hasta el nivel de inventario S. Sistema (s, S) Es un sistema semejante al (s,q) en el que el lote de pedido no es fijo sino que su tamaño se determina de forma que el nivel de inventario disponible del articulo se eleve hasta el nivel de inventario S. Se utiliza en casos en que el tamaño de los pedidos de clientes es muy variable. Sistema (T, s, S ) Es análogo al sistema (T, S) con la diferencia de que el lanzamiento del pedido se efectúa si y solo si, el nivel de inventario del artículo en el momento de la revisión es menor o igual que el punto de pedido s. 94

95 Inventario disponible Inventario disponible Gráficos de Modelos de Situación de Inventarios Caso de demanda incierta Q Plazo de entrega Recepción del Pedido Agotamiento del inventario ( tasa demanda) Punto de reorden= demanda promedio durante la entrega + stok de seguridad Pedido presentado Eje de tiempo Gráficos de Modelos de Situación de Inventarios Evolución del Inventario Recepción del Pedido Q Agotamiento del inventario ( tasa demanda) Q/2 Inventario promedio del ciclo 1 ciclo Eje de tiempo 95

96 Inventario disponible Inventario disponible Gráficos de Modelos de Situación de Inventarios Tamaños de lote 100 Q 50 Inventario Promedio Tiempo entre pedidos Eje de tiempo Gráficos de Modelos de Situación de Inventarios Sistema de revisión continua Q Plazo de entrega Recepción del Pedido Agotamiento del inventario ( tasa demanda) Pedido presentado Punto de reorden Tiempo entre pedidos Eje de tiempo 96

97 Métodos de Reaprovisionamiento: Un método de reaprovisionamiento consiste en aplicar sistemáticamente una política de gestión de stocks con el apoyo de un sistema de información o de revisión. Los métodos más usados son: Método del punto de pedido con revisión continua (s,q) Se tendrá conocimiento del nivel del stock en todo momento. Cuando debido al consumo se llegue a un nivel mínimo (punto de pedido, s), se emitirá un pedido de medida fija Q (lote económico). El punto de pedido intenta equilibrar los costes opuestos de ruptura y posesión de stocks, mientras que el tamaño del lote económico se calcula para conseguir el equilibrio entre los costes de lanzamiento y los de posesión. Este es el método que siguen los modelos EOQ. Método de reaprovisionamiento periódico con cobertura (T, S) Se realiza una revisión en instantes concretos, tras intervalos temporales de igual longitud (período de revisión, T). Después de la revisión se lanza una orden de pedido, la cantidad de la cual es determinada a partir de la diferencia entre la cobertura S y el nivel de stock observado. Seguidamente adjuntamos una representación de los gráficos de estos dos métodos (s, Q) y ( T, S ) 97

98 Nivel de Inventario Nivel de Inventario Modelos No-Deterministas : Sistemas (s,q) y (T,S) Sistema de lote optimo punto de pedido o Método del punto de pedido con revisión continua Se pide con una orden de pedido una cantidad fija con un tamaño Q que habrá que determinar previamente, cuando el inve disponible alcance el punto de pedido s..la cantidad Q es inmediatamente contabilizada en el nivel disponible (trazo discon pero que no se recibe hasta que transcurre el plazo de entrega o tiempo de espera L. S SS 0 Q L Q L L L Tiempo de espera Sistema ( s, Q ) Inventario disponible Inventario físico Sistema de revisión periódica-nivel de pedido o Método de reaprovisionamiento periódico con cobertura 0 Q T Tiempo de revisión S Tiempo Sistema ( T, S ) s Inventario disponible Inventario físico Consiste en pedir cada T unidades de tiempo, es decir, en cada revisión, una cantidad suficiente del articulo para elevar su inventario disponible Tiempo hasta un nivel de inventario predeterminado S L Tiempo de espera Modelo de pedido óptimo o modelo de Wilson: El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios. Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material (parámetro que es fijo y conocido). Mientras la empresa espera a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe. 98

99 El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costes de gestión de inventarios. Hipótesis en las que se asienta el modelo: a) Todas las variables que intervienen en la gestión son conocidas. b) La demanda o necesidades de salida del almacén son conocidas y constantes a lo largo del periodo de tiempo estudiado. c) Los precios de adquisición o costes de fabricación son constantes (no existen descuentos). d) El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario (stock medio). e) Las entradas al almacén de las existencias se realizan por lotes o pedidos constantes. Además el coste de realización del pedido es constante e independiente de su tamaño. f) No existen restricciones de espacio ni de presupuesto. El modelo de Wilson se formuló para el caso de una situación muy simple y restrictiva, lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad. Estrictamente el modelo Wilson se formula para la categoría de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y constante en los siguientes supuestos respectivos. Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo equivale a admitir que: 99

100 * El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable. * Los costos de ruptura de stock también son no evitables. Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo de reposición nulo. En los modelos de aprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido (en ingles order point ). La cantidad a pedir entonces sería el lote económico de compras. (LEC o EOQ). Si se respetan escrupulosamente las hipótesis en las que se basa el método de Wilson (en concreto, lo que establece que el plazo o período de reposición, lead-time, es nulo), el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventarios fuera igual al stock de seguridad. En un caso más general, con el período de reposición no nulo, el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventario fuera igual a la suma de stock de seguridad más la demanda que previsiblemente habría que atender durante el período de reposición. Estrategias para la gestión de inventarios Para resolver el problema básico de la gestión de la producción en las organizaciones empresariales es necesario no solo lograr el menor tiempo total de fabricación, sino que ha de garantizarse a la par la disponibilidad de los materiales necesarios para su ejecución. Representaremos a continuación el sistema de planificación y control que partiendo de la estrategia de la empresa y las necesidades y previsiones de la demanda establece un plan de negocio con las líneas maestras para la coordinación de las funciones y la capacidad de producción de sus recursos humanos e instalaciones de producción, para poder diseñar el plan agregado de producción que establecerá la tasa de producción por familias de productos, a la que la fábrica debe ser capaz de producir, a partir de unas restricciones de capacidad, de unos costos de producción y de mantenimiento de inventarios dados. Finalmente se diseña un plan maestro de producción que establece los productos concretos (artículos con demanda independiente) que deben producirse; fijando cantidad y fecha, pasando a continuación a procederse a la ejecución del plan de producción siguiendo su programación y fabricación 100

101 SISTEMAS de PLANIFICACION y CONTROL ESTRATEGIA DE LA EMPRESA PREVISION DE LA DEMANDA Establece la tasa de producción por familias de productos, a la que la fábrica debe ser capaz de producir, a partir de unas restricciones de capacidad, unos costos de producción y de mantenimiento de inventarios dados. PLAN DE NEGOCIO PLAN AGREGADO DE PRODUCCION PLAN MAESTRO DE PRODUCCION Establece las líneas maestras para la coordinación de las funciones y la capacidad Establece los productos concretos (artículos con demanda independiente) que deben producirse; fijando cantidad y fecha. Se procede a la ejecución del plan de producción siguiendo su programación y fabricación EJECUCION De ahí que se hayan ido desarrollando diversas estrategias para conseguirlo, que a continuación mencionamos: Modelo ABC de gestión de inventarios En los sistemas de existencias con un gran número de artículos se observa que una pequeña porción de ellos representa un elevado porcentaje del valor monetario anual acumulado, y una gran fracción de artículos representa un pequeño porcentaje de dicho valor monetario anual total. En la mayoría de los casos, se caracterizan las situaciones de existencias por tener una gran cantidad de artículos mantenidos en existencias. La clasificación ABC de los artículos que están en existencias es un instrumento eficaz para abordar la resolución de los problemas de existencias. Según se ha definido esta clasificación, un artículo caro con poco movimiento puede ser clasificado en la misma clase que un artículo de poco valor unitario y mucho movimiento. 101

102 Como el objetivo es desarrollar reglas homogéneas de gestión para cada grupo de artículos, es lógico distinguir entre estas dos situaciones, diferenciando entre artículos de alto o bajo movimiento en términos de la demanda durante el tiempo de espera. El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías Existencias A. Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén y, en conjunto, pueden sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento. Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30 % de los artículos del almacén, con un valor de entre el 10 y el 20 % del almacén. Existencias C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50 % de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o 10 % del valor total del almacén. Normalmente se recomienda disponer de existencias de seguridad altas para estos artículos poco importantes, con la intención de minimizar los inconvenientes causados por una rotura de existencias. 102

103 La idea que subyace tras el modelo ABC es que cada categoría de existencias requiere de un nivel de control diferente; cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados, más estrecho deberá ser ese control. Como las existencias A suponen una mayor cantidad de recursos inmovilizados deben ser controladas estrechamente; será necesario reducir las existencias de las mismas en la medida de lo posible y minimizar los stocks de seguridad. Esto suele requerir detallados pronósticos de la demanda, sistemas de inventario continuo y una minuciosa atención a las políticas de compra. Sin embargo, para los elementos de las categorías B y C la mera observación puede ser un método de control válido; para ellas, se pueden emplear modelos periódicos de inventario. Adjuntamos una representación donde se ven cuatro diferentes gráficos que representan la clasificación ABC de los artículos del inventario en organizaciones empresariales. GRAFICOS de CLASIFICACION ABC 103

104 El sistema MRP de Planificación de Necesidades de Materiales La principal herramienta para la planificación de los materiales en una fábrica es la llamada MRP (Material Requirements Planning). La misma nos da como resultado la cantidad de materia prima y materiales que se necesita disponer para la fabricación de una determinada cantidad de productos y cuando es necesario disponerlos en fábrica. Este sistema surge en la década de 1960, debido a la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de Inventario y Programación que responde como antes se mencionó, a las interrogantes Qué orden fabricar o comprar? Cuánta cantidad de la orden? Cuándo hacer la orden?. MRP consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los artículos ( productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales de gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o compra de cada uno de los artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar ( o aprovisionar) los componentes con la debida planificación respecto a su utilización en la fase siguiente de fabricación. 104

105 Una representación que adjuntamos resume las características del sistema M.R.P PLANIFICACION de NECESIDADES de los MATERIALES Descripción del producto final, indicando los componentes que forman parte de éste, así como la secuencia necesaria para su fabricación Qué se necesita para fabricarlo? LISTA DE MATERIALES B.O.M. PROGRAMA MAESTRO DE PRODUCCIÓN M.P.S. Qué se quiere fabricar, cuánto y cuándo? Indica las cantidades del producto final que se deben fabricar, junto con las fechas previstas de entrega Qué se tiene disponible? REGISTRO DE INVENTARIOS Situación de Stoks Establece un plan de compra y almacenamiento de los materiales necesarios para realizar la fabricación y cumplimentar las necesidades de la demanda y pedidos de los clientes Ordenes del Plan de Compras M.R.P. Material Requirements Planning PLAN DE MATERIALES Qué se debe aprovisionar o fabricar, cuánto y cuándo? Contiene información sobre cada uno de los elementos que aparecen en la lista de materiales: Disponibilidades en el almacén, Stock de Seguridad, Pedidos pendientes de recibir, Tiempo de suministro o de fabricación, el Método de cálculo del lote, etc. Ordenes de Planificación de la Fabricación Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de Producción. Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes: * El producto final es complejo y requiere de varios niveles de sub ensamblaje y ensamblaje. * El producto final es costoso. * El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande. * El ciclo de producción (lead time) del producto final sea largo * Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos. * El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricación sea intermitente (por lotes) 105

106 El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son: Plan Maestro de Producción PMP, MPS ( Master production schedule).- Contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto). Se trata de un plan maestro detallado de producción, que nos dice en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos debe tenerse terminados. El cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto). El otro aspecto básico del plan maestro de producción es el calendario de fechas que indica cuando tienen que estar disponibles los productos finales. Para ello es necesario desglosar el horizonte de tiempo que se presenta ante la empresa en intervalos de duración reducida que se tratan como unidades de tiempo. Habitualmente se ha propuesto el empleo de la semana laboral como unidad de tiempo natural para el plan maestro. La función del plan maestro se suele comparar dentro del sistema básico de programación y control de la producción con respecto a los otros elementos del mismo, todo el sistema tiene como finalidad adecuar la producción en la fabrica a los dictados del programa maestro. Una vez fijado este, el cometido del resto del sistema es su cumplimiento y ejecución con el máximo de eficiencia. El Estado del Inventario Recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas. Para el cálculo de las necesidades de materiales que genera la realización del programa maestro de producción se necesitan evaluar las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los materiales y componentes que intervienen, según especifican las listas de materiales. 106

107 Estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en stock, derivándose las necesidades netas de cada uno de ellos. Para que el sistema de programación y control de la producción sea fidedigno es imprescindible una descripción muy precisa de las existencias en cada instante de tiempo. Por ello, el sistema de información referido al estado del stock ha de ser muy completo, coincidiendo en todo momento las existencias teóricas con las reales y conociendo el estado de los pedidos en curso para vigilar el cumplimiento de los plazos de aprovisionamiento. Asimismo, en el caso de que algunas de las existencias en stock se encuentren comprometidas para otros fines y no deben ser contempladas para satisfacer el programa de producción, debe de ser reconocido este hecho. En definitiva, debe de existir un perfecto conocimiento de la situación en que se encuentran los stocks, tanto de los materiales adquiridos a los proveedores externos como de los productos intermedios que intervienen como componentes en la preparación de conjuntos de nivel superior. Lista de Materiales, BOM (Bill of Materials) El despiece de cualquier conjunto complejo que se produzca es un instrumento básico de los departamentos de ingeniería de diseño para la realización de su cometido. Tanto para la especificación de las características de los elementos que componen el conjunto como para los estudios de mejora de diseños y de métodos en producción. Desde el punto de vista del control de la producción interesa la especificación detallada de las componentes que intervienen en el conjunto final, mostrando las sucesivas etapas de la fabricación. La estructura de fabricación es la lista precisa y completa de todos los materiales y componentes que se requieren para la fabricación o montaje del producto final, reflejando el modo en que la misma se realiza. Varios son los requisitos para definir esta estructura: Cada componente o material que interviene debe tener asignado un código que lo identifique de forma biunívoca: un único código para cada elemento y a cada elemento se le asigna un código distinto. Debe de realizarse un proceso de racionalización por niveles. A cada elemento le corresponde un nivel en la estructura de fabricación de un producto, asignado en sentido descendente. 107

108 Así, al producto final le corresponde el nivel cero. Los componentes y materiales que intervienen en la última operación de montaje son de nivel uno. En resumen, las listas de materiales deben constituir el núcleo fundamental del sistema de información en el que se sustenta el sistema de programación y control de la producción. Han de organizarse para satisfacer de forma inmediata todas las necesidades del mismo, incluyendo entre estas la de facilitar el conocimiento permanente y exacto de todos los materiales que se emplean en la fabricación, los plazos de producción, su coste y el control de las existencias. A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como resultado la siguiente información: El plan de producción de cada uno de los items que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación. El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el exterior. El informe de excepciones, que permite conocer que órdenes de fabricación van retrasadas y cuáles son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a renegociar estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción considere oportunas. 108

109 A considerar que el M.R.P. realmente debe estar integrado dentro de los sistemas de gestión empresarial de manera que se relacionen las informaciones recibidas del entorno a través de entidades financieras, clientes, proveedores y las condiciones del mercado de la contratación de mano de obra. En cuanto a las distintas áreas del propio sistema empresarial se tendrá la participación del área de finanzas y administración contable, junto a la de marketing y gestión comercial, gestión de almacenes y distribución física, ingeniería, gestión del personal y de compras, para desarrollar el plan de negocio y de ventas, los planes agregados de producción y el plan maestro que permita la ejecución del M.R.P., y finalmente el plan de capacidades y de producción. Adjuntamos una representación que facilita la visualización de la integración de los sistemas de gestión empresarial mencionados. 109

110 INTEGRACION de SISTEMAS de GESTION EMPRESARIAL Entidades Financieras FINANZAS Plan Financiero Coste del Capital Situación Financiera ALMACENES Archivo Artículos Capacidad de Almacenaje Disponibilidad de Materiales Inventario Inicial Objetivo de Inventario DISTRIBUCION FISICA (D.R.P.) Plan de Necesidades de Distribución MARKETING/COMERCIAL Previsión de la Demanda Previsiones de Ventas Necesidades de Clientes Comportamiento Competencia Plan de Negocio Datos de Clientes y Pedidos CLIENTES B2B / B2C INGENIERIA Cambios en el Diseño Nuevos Productos Especificaciones de Productos Estructuras de Productos Capacidad de la Maquinaria Listas de Materiales BOM Métodos y Tiempos Rutas de Fabricación Centros de Trabajo PLAN AGREGADO DE PRODUCCION Tasa de producción Limitaciones de Capacidad PLAN MAESTRO DE PRODUCCION PLAN REQUERIMIENTOS MATERIALES: M.R.P. PERSONAL Categorías Bonos de Trabajo Capacidad Fuerza de Trabajo Nivel del Personal Mercado de Trabajo CONTABILIDAD Control Resultados Datos sobre Costo Informes de Progresos PLAN DE CAPACIDADES Restricciones de Capacidad Horas de Trabajo Control de Capacidades PRODUCCION Ordenes de Fabricación Ordenes de Compra COMPRAS Datos de Pedidos Requerimientos de Compras Restricciones de Plazos Capacidad de los Proveedores B2B / EDI PROVEEDORES El sistema JIT (just-ín-time) de gestión de inventarios El sistema JIT (just-in-time) es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento desarrollado en Japón en los años ochenta y posteriormente aplicado en EEUU. Actualmente se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial. El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en almacén. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente. 110

111 El método justo a tiempo, como una forma de complementar los tipos de aprovisionamiento. Más que un sistema de producción es un sistema de inventarios, donde su meta es la de eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto de recursos de materiales, maquinas y mano de obra requeridos para añadir un valor al producto en proceso. Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da como resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario. Tales reducciones de inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino también de programación de la producción. El justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones importantes a los métodos tradicionales con los que se consiguen las piezas. Se eligen los proveedores preferentes para cada una de las piezas por conseguir. Se estructuran arreglos contractuales especiales para los pedidos pequeños. Estos pedidos se entregan en los momentos exactos en que los necesita el programa de producción del usuario y en pequeñas cantidades que basten para periodos muy cortos. Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas no son algo inusuales en los sistemas justo a tiempo. Los proveedores acuerdan, por contrato, entregar las piezas que se ajustan a los niveles de calidad preestablecidos, con lo que se elimina la necesidad de que el comprador inspeccione las piezas que ingresan. El tiempo de llegada de tales entradas es de extrema importancia. A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos unitarios para que se les entreguen de esta forma. Finalmente, incluimos una representación donde se mencionan los principales objetivos del JIT respuestas a las preguntas sobre que es, que hace, que se necesita y que se asume con el establecimiento de la filosofía JIT en una empresa. 111

112 SISTEMA JUSTO A TIEMPO : J.I.T. Qué es JIT? La eliminación de desperdicios Sistema de empuje en la planta Es una filosofía de dirección Qué hace JIT? Anula los desperdicios( tiempo, inventario, chatarra, etc ) Indica problemas y cuellos de botella Logra una producción continua Principales Objetivos de JIT Eliminación de desechos Sistema de fabricación continua Reducción de l tamaño de los lotes Cero defectos Qué necesita JIT? Participación de los empleados Pequeños tamaños de lote Control de Calidad Total Ingeniería Industrial básica Que asume JIT? Un entorno estable Consenso en Calidad y reducción de desechos Colaboración en todos los niveles de la organización Sus ideas 1. Según usted que variables deben considerarse para calcular el Stock Máximo? 2. Según usted que variables deben considerarse para calcular el Stock Mínimo? 112