MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

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1 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Gerencia General División Gestión y Servicios Institucionales Gerencia Servicios Logísticos Gerencia Gestión Estratégica y Riesgo Operacional Gerencia Seguridad Depto Depto Inf raestructura y Depto Gestión Depto Estrategia y Depto Operaciones de Adquisiciones Servicios Contable Riesgos Seguridad Acuerdo N Circular Interna Nº

2 1.- GERENCIA DE DIVISIÓN GESTIÓN Y SERVICIOS INSTITUCIONALES 1. Proponer, a la Gerencia General y al Consejo, las políticas de administración interna del Banco : (i) planificación estratégica, presupuesto, evaluación y control de gestión, (ii) gestión integral de riesgos, continuidad operacional y seguros, (iii) abastecimiento, mantenimiento y servicios administrativos, (iv) seguridad de las personas, de la información, de los procesos claves incluido la administración y transporte de valores, y de la seguridad física y patrimonial, (v) desarrollo y operación de los sistemas de gestión administrativa interna. (vi) evaluar su cumplimiento y controlar su ejecución 2. Coordinar el mejoramiento de los modelos y metodologías usadas en la gestión administrativa interna. Apoyar a la Gerencia General en conseguir el alineamiento vertical y horizontal de los objetivos e iniciativas estratégicas de las unidades, sus procesos, y sistemas e infraestructura, con la Visión, Misión, Valores y Objetivos Estratégicos del Banco. 3. Integrar y coordinar, dentro del proceso gerencial del Banco, los procesos de Planificación Estratégica, Gestión de Riesgos, Presupuesto y Control de Gestión, y dirigir el desarrollo y mantenimiento de un sistema de evaluación, monitoreo y comunicación del cumplimiento del Plan Estratégico del Banco, a través de metas mensurables e Indicadores Claves de Gestión (KPI s). 4. Informar trimestralmente al Gerente General y al Consejo sobre el avance de los planes de trabajo de las unidades y la ejecución presupuestaria del Banco. 5. Impulsar cada dos años la revisión y actualización de las políticas, normas y procedimientos de Administración Interna por parte de las gerencias del Banco, evaluando el cumplimiento del proceso de revisión y controlando su ejecución. 6. Asegurar que las prácticas y tratamientos de la Gestión de Riesgos sean: (i) Consistentes con los requerimientos del Banco, (ii) Monitoreados para asegurar que la gestión estratégica sea permanente y efectiva, (iii) Proporcionales con la exposición al nivel de riesgos. 7. Cada tres años, presentar un informe al Gerente General, que valide y evalúe cambios necesarios en la Política de Gestión Integral de Riesgos y en los programas de medición a través de evaluación independiente y análisis comparativo con otros Bancos Centrales. 8. Prestar servicios de gestión y apoyo institucional a las otras Divisiones y unidades del Banco como un socio-estratégico, buscando mejorar continuamente la calidad de los servicios mediante el conocimiento de las necesidades de las unidades del Banco y estableciendo niveles de servicios (acuerdos en la entrega y calidad de los servicios) que reconozcan los intereses y prioridades de las diferentes unidades e incrementen la eficiencia y eficacia operacional. Circular Interna Nº

3 Supervisar y controlar las acciones que se realicen en materias de seguridad en el Banco. Coordinar con las Gerencias del Banco la implementación de procesos y procedimientos vinculados con la seguridad de la entidad. 10. Asesorar a la Gerencia General y a las diferentes unidades del Banco en aquellas materias relativas a la gestión y servicios institucionales. Hacer recomendaciones a la Gerencia General y/o proporcionar guías y consejos a la gestión sobre materias relevantes de la administración interna del Banco. 11. Integrar el Comité Estadio-Balneario en calidad de Presidente. 12. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencias de División, definidas en este manual. 13. Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa (información publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la Ley Nº Circular Interna Nº

4 3.- GERENCIA DE SEGURIDAD 1. Proponer y difundir Políticas y Procedimientos de Seguridad Integral (física, patrimonial, prevención de riesgos, información, valores). Realizar análisis de seguridad integral que identifiquen riesgos potenciales, prevean amenazas, situaciones de contingencia y emergencia, gestionando acciones preventivas anticipadas que eviten la ocurrencia de eventos previsibles y acciones correctivas oportunas para reducir el impacto frente a eventos que llegaran a materializarse en el Banco Central de Chile. 2. Cumplir con las exigencias establecidas en la Ley de Vigilancia Privada. Elaborar los estudios de seguridad de las instalaciones del Banco (Plan de seguridad, Manual y Estudio propiamente tal), someterlos a la aprobación del Gerente General y presentarlos a la Autoridad Fiscalizadora, para su visto bueno y posterior tramitación legal pertinente. Representar a la Institución ante la Autoridad Fiscalizadora en materias de seguridad, de conformidad a la normativa vigente. Administrar y gestionar los requerimientos legales en materias de seguridad física y tecnológica. 3. Monitorear y reevaluar constantemente los riesgos, los incidentes y las medidas de seguridad adoptadas proponiendo mejoras a los procesos y recursos de seguridad (humanos, tecnológicos, infraestructura). Coordinar con las distintas Unidades del Banco, la implementación y ejecución de procedimientos y medidas integrales de seguridad y controlar la participación de empresas proveedoras de tecnología y apoyo de recursos humanos para la unidad. 4. Controlar mediante inspecciones físicas en terreno, la aplicación de normas de seguridad, y medios tecnológicos e infraestructura en dependencias propias o de terceros, como también en las que existan valores de propiedad del Banco Central de Chile a través del país. 5. Mantener preparados tanto el personal como los medios tecnológicos e infraestructura de seguridad, para prevenir y actuar frente a cualquier eventualidad que afecte a las personas e infraestructura. 6. Administrar el armamento y su munición para atender las necesidades de vigilancia y seguridad. Administrar y operar los sistemas de radiocomunicaciones existentes y en uso por parte del Banco. 7. Establecer mecanismos confiables de Control de Acceso y niveles de vigilancia adecuados para las personas y el patrimonio del Banco. Controlar y gestionar el acceso de visitas y/o empresas externas a las dependencias del Banco, proponer las disposiciones pertinentes, supervisar su cumplimiento una vez aprobadas y emitir las credenciales correspondientes. 8. Definir programas de seguridad de la Información y gestionar acciones de control que permitan mitigar los riesgos asociados. 9. Dirigir y controlar procedimientos y operativos de seguridad en materias de almacenamiento (incluye custodia), transporte y destrucción de valores y documentos, coordinando su protección con los organismos pertinentes. Circular Interna Nº

5 Administrar el Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales (Ley ). Definir programas de Higiene y Seguridad industrial, generar inspecciones periódicas y gestionar acciones preventivas y correctivas para mitigar los riesgos de Higiene y Seguridad Industrial en las instalaciones del Banco (prevención de riesgos frente a trabajos en instalaciones, escapes de gas, incendios, terremotos, inundaciones, otros). 2. Administrar y operar el Sistema Integrado de Seguridad (compuesto por sistemas de control, alarmas, sensores, Circuito Cerrado de Televisión, y otros sistemas y tecnologías de seguridad). Mantener el respaldo de la información almacenada en los sistemas de televigilancia y CCTV que posee el Banco. Estudiar las tecnologías en uso y planificar las necesidades de renovación, ampliación y mantención de los sistemas tecnológicos de seguridad del Banco. Garantizar su desarrollo, correcta instalación y operación, con niveles de costos y servicio compatibles. Registrar, controlar y prevenir las fallas de los diferentes componentes de los sistemas tecnológicos de seguridad instalados. Coordinar con proveedores o servicios técnicos la reparación y/o mantención preventiva y correctiva de los componentes de hardware y software conforme a los contratos vigentes y los niveles de servicio definidos. 3. Administrar los servicios de escolta para autoridades y visitas importantes. 4. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencias de Área definidas en este Manual. 14. Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa (información publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la Ley Nº Circular Interna Nº

6 5.- DEPARTAMENTO OPERACIONES DE SEGURIDAD 1. Planificar, supervisar y asignar tareas al equipo de Supervisores de Seguridad, personal de control de acceso y vigilantes que opera bajo modalidad de turnos en las dependencias del Banco, distribuyendo el personal a cargo para proteger los anillos de seguridad según la demanda y el nivel de riesgo, tanto en controles de acceso como en áreas restringidas, cuidando tanto la calidad como la oportunidad de los servicios, sujeto a los recursos disponibles y al cumplimiento de la normativa de seguridad y legislación laboral vigente. 2. Controlar que los Operadores de Central de Control de Seguridad realicen las actividades de monitoreo y vigilancia de manera que el servicio se mantenga en forma continua y permanente durante las 24 horas del día. 3. Supervisar la correcta aplicación de los procedimientos de seguridad establecidos para el control del inventario y entrega diaria de radios, armamento y munición. 4. Planificar y coordinar los operativos especiales de seguridad para mantener bajo control los diferentes riesgos asociados a los procesos de recepción y entrega de valores, de las remesas y traslado de circulante desde dentro y fuera del país, y de apoyo a las áreas en los eventos que realizan en las diferentes instalaciones del Banco. 5. Planificar, dirigir y controlar al personal y procesos de transporte de valores de la institución y seguridad de las autoridades y visitas importantes. 6. Controlar la aplicación de las medidas de seguridad tanto por parte del personal de la institución como de las empresas contratistas, implementando buenas prácticas en materias de seguridad de la información, que protejan eficientemente las áreas restringidas y aquellas que manejan información altamente sensible, y velando porque los ambientes de trabajo estén libres de riesgos, que puedan ocasionar pérdidas, daños en la infraestructura y a la continuidad operacional del Banco. 7. Asesorar a los responsables de las unidades relevantes del Banco en materias de seguridad física y hacer controles mediante inspecciones físicas en terreno, de la aplicación y cumplimiento de las normas de seguridad, recomendando cursos de acción para que las vulnerabilidades sean corregidas y los riesgos mitigados por los respectivos dueños de procesos (incluye entre otras Tesorería - tanto en las instalaciones propias como también en las que existan valores de propiedad del Banco a través del país -, áreas del Banco con accesos restringidos a personal y visitas no autorizadas, y en los servicios de vigilancia contratados para el Edificio Plaza, Bodega Cumming, el Club de Campo y el Balneario Punta de Tralca). 8. Proponer planes de acción para enfrentar las diferentes emergencias, activar los diferentes planes de seguridad según los acontecimientos que afecten al Banco, y gestionar las acciones del personal a su cargo en dichas circunstancias, de tal manera que puedan actuar preventiva y proactivamente ante la ocurrencia de situaciones de riesgo que involucren a la seguridad de las personas, la continuidad de las operaciones, la protección de la información y el patrimonio de la institución. Circular Interna Nº

7 Corregir in situ debilidades o falencias de los procedimientos que pongan en riesgo los procesos internos, proponer mejoras y mantener actualizadas las normas y procedimientos de la Gerencia de Seguridad que faciliten la aplicación de instrucciones, planes y procesos relativos a la seguridad integral del Banco. 10. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos, definidas en este manual. Circular Interna Nº

8 7. GERENCIA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA Y RIESGO OPERACIONAL 1. Proponer, al Gerente de División Gestión y Servicios Institucionales, mejoras y cambios necesarios en los modelos, metodologías y tecnologías usadas por la administración interna del Banco para: (i) (ii) (iii) planificar la estrategia, presupuestar, evaluar y controlar la gestión, gestionar los riesgos, la continuidad operacional, y evaluación de los seguros, gestionar la seguridad de la información. Evaluar su cumplimiento y controlar su ejecución. 2. Proveer a todo el Banco las funciones de direccionamiento institucional y las instancias que apoyan los procesos de planificación estratégica y evaluación de la gestión, dando soporte a la gestión de riesgos, seguridad de la información y continuidad de negocios institucional y divisional, facilitando la asignación y uso eficiente de los recursos a través del proceso presupuestario y apoyando la toma de decisiones en el Banco mediante los procesos contables, evaluación de proyectos, sistemas de información para la gestión y elaboración de estudios. 3. Desarrollar y mantener un sistema de evaluación, monitoreo y comunicación del cumplimiento de la estrategia, a través de metas mensurables e Indicadores Claves de Gestión (KPI s). 4. Apoyar en la definición de las instrucciones y guías para que las diferentes unidades del Banco elaboren los Planes Estratégicos y acciones para mitigar riesgos, el Presupuesto Anual de gastos, inversiones e ingresos varios de administración. Coordinar los esfuerzos de las Divisiones y unidades no dependientes de División para elaborar el Plan Estratégico y el Presupuesto Anual del Banco. Consolidar los planes y el presupuesto de las unidades, monitorear y controlar su ejecución sobre la base de los informes proporcionados por ellas. 5. Desarrollar, mantener y difundir el Sistema de Gestión Integral de Riesgos, Seguridad de la Información y Continuidad de Negocios del Banco, que permita a las Divisiones, unidades no dependientes de División y alta administración, evaluar, monitorear, hacer el seguimiento de los planes de tratamiento de sus riesgos. 6. Realizar bianualmente una medición de la cultura de riesgos en el Banco, para conocer la evolución de la organización y obtener retroalimentación que permita orientar los esfuerzos de capacitación, talleres y otras actividades de gestión de cambio que fuesen necesarias. 7. Evaluar las coberturas de los seguros, establecer necesidades y proponer modificaciones de planes y coberturas de los Seguros del Banco a la Gerencia General, con objeto de transferir a terceros las consecuencias de los riesgos en caso de ocurrencia de eventos predeterminados. Acuerdo N Circular Interna Nº

9 8. 8. Gestionar los pagos por adquisiciones y prestaciones de servicios, generando las contabilizaciones correspondientes. 9. Apoyar la preparación de informes de indicadores de gestión (Ejecución Presupuestaria, Seguimiento de las Iniciativas, Gestión de Riesgos, Observaciones de Auditoria, Asesorías, además de otros que se definan para el seguimiento de la gestión) para el Consejo, la Gerencia General y la División Gestión y Servicios Institucionales. Contribuir con información relevante para la toma de decisiones y su alineamiento con las directrices y compromisos adquiridos. Hacer un seguimiento y coordinar las acciones de la administración frente a los informes de gestión. Detectar desviaciones y proponer acciones correctivas. 10. Dirigir la elaboración de los estados financieros del Banco y proponer los castigos y provisiones pertinentes. Garantizar que la información contable de los estados financieros del Banco y de gestión presupuestaria tengan la calidad que corresponde y sean relevantes para la toma de decisiones. Conocer los estudios efectuados por la Fiscalía, con relación a las disposiciones tributarias aplicables a las distintas unidades del Banco y administrar el cumplimiento de las obligaciones legales y/o tributarias de la Institución. 11. Gestionar las actualizaciones de las políticas, normas y procedimientos de Administración Interna del Banco, a lo menos una vez cada dos años, o cuando un evento amerite una actualización en particular, con plazos y compromisos establecidos con cada gerencia respectiva. 12. Actuar como Secretario Ejecutivo del Comité de Gerentes. 13. Dirigir y coordinar la gestión de pagos a proveedores de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en el Capítulo V del Compendio de Normas Administrativas Internas. 14. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencias de Área, definidas en este manual. 15. Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa (información publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la Ley Nº Acuerdo N Circular Interna Nº

10 9. DEPARTAMENTO DE ESTRATEGIA Y RIESGOS 1. Participar en el diseño de políticas, estándares, procedimientos de planificación estratégica y análisis de la gestión, administración de riesgos, seguridad de la información, continuidad de negocios y mejoramiento continuo de procesos del Banco. Definir conjuntamente con la Gerencia de Gestión Estratégica y Riesgo Operacional las estrategias para implantar las políticas de gestión contable, descentralización presupuestaria y control de gestión en el Banco. 2. Proveer los servicios de apoyo que requieran las distintas unidades, utilizando los recursos propios de que se dispone o, si corresponde, mediante la contratación de servicios externos. Facilitar, coordinar y colaborar en la identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos de las unidades del Banco. 3. Monitorear los indicadores de gestión, riesgo, seguridad de la información y continuidad de negocios del Banco. Hacer seguimiento de los planes estratégicos y de los planes de acción asociados a los sistemas de gestión, ya sea de riesgos, seguridad de la información o continuidad de negocios. Reportar al Gerente de Gestión Estratégica y Riesgo Operacional sobre los avances de los planes, los incidentes y ocurrencias de eventos de riesgos identificados. 4. Mantener actualizada la documentación de riesgos, seguridad de la información y continuidad de negocios del Banco. Recolectar dentro del Banco la información de incidentes de riesgos y/o eventos de pérdida para conformar una base de datos para la cuantificación del riesgo. 5. Apoyar en la identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos de seguridad del Banco de acuerdo a las políticas de seguridad de la Institución 6. Proponer revisión y contratación de nuevas pólizas de seguros para el Banco. 7. Mantener centralizados, controlados y actualizados los planes de ataque a las brechas (estratégicos, mitigación de riesgos, recomendaciones aceptadas de auditoria), capacitación y presupuesto de gastos e inversiones de la Gerencia de Gestión Estratégica y Riesgo Operacional, como asimismo los de la División Gestión y Servicios Institucionales y de la Gerencia General. 8. Coordinar y/o desarrollar con las unidades de la Gerencia de División Gestión y Servicios Institucionales, la formulación y difusión de políticas, normas y procedimientos relativos a la planificación estratégica, gestión integral de riesgos, seguridad de la información, continuidad de negocios, presupuesto, control de gestión y sistemas de información para la gestión administrativa interna del Banco, evaluando e informando su grado de cumplimiento. 9. Proveer los servicios de apoyo que requieran las distintas unidades, utilizando los recursos propios de que se dispone o, si corresponde, mediante la contratación de servicios externos. Facilitar, coordinar y colaborar en la identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos de las unidades del Banco. Acuerdo N Circular Interna Nº

11 Apoyar a las unidades del Banco en funciones de investigación, asesoría, y coordinación de revisiones, modificaciones, desarrollo e implementación de las políticas, normas y procedimientos de Administración Interna. Asesorar a las unidades en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas, y en la implantación de nuevos y mejores métodos de trabajo. Ser facilitadores de procesos y de equipos de mejoramiento continuo, aportando conocimientos y experiencia en la identificación y resolución de problemas para la optimización del trabajo, siendo responsables del proceso las unidades que efectúan los cambios. 11. Estudiar e Investigar oportunidades para mejorar el desempeño del Banco, incorporando e integrando nuevas metodologías, tecnologías y mejores prácticas. 12. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos, definidas en este manual. Acuerdo N Circular Interna Nº

12 11. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN CONTABLE 1. Participar en el diseño de políticas, estándares y procedimientos relativos a la contabilidad, presupuesto y control de gestión del Banco. Definir conjuntamente con la Gerencia de Gestión Estratégica y Riesgo Operacional las estrategias para implantar las políticas de gestión contable, descentralización presupuestaria y control de gestión en el Banco. 2. Elaborar el presupuesto anual de gastos, inversiones e ingresos varios de administración del Banco sobre la base de los antecedentes proporcionados por las distintas unidades responsables, controlando su avance y preparando informes mensuales y trimestrales para las unidades y la alta administración del Banco. 3. Centralizar la administración del sistema de información contable del Banco, ejerciendo el control funcional respectivo sobre todas las unidades operativas. Administrar las actividades relacionadas con la operación de los sistemas de información y control contable de las operaciones que ejecute el Banco, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. 4. Estudiar, proponer y aplicar las normas y métodos de contabilización, valorización, depreciación, provisiones, castigos y otros ajustes contables que incidan en el patrimonio del Banco. Elaborar y actualizar las normas e instrucciones relativas a materias contables (Plan de Cuentas, Manual de Cuentas, Procedimientos, etc.) 5. Velar por la confección y presentación oportuna de los Estados de Situación mensuales, Balance General y de otros estados e informes correspondientes a las operaciones del Banco. Preparar y suscribir los estados financieros del Banco como Contador General del Banco y proponer los castigos y provisiones pertinentes. Publicar mensualmente el Estado de Situación del Banco y anualmente el Balance General. 6. Desarrollar y mantener un sistema de información de apoyo a la toma de decisiones, con información relevante de los desvíos respecto al presupuesto, mensualmente para los Gerentes de Área y División, y trimestralmente para el Gerente General y el Consejo. Analizar el por qué de las desviaciones. Alertar a quienes tienen que tomar las decisiones para que implementen las acciones preventivas o correctivas oportunas. 7. Velar por el correcto y oportuno cumplimiento y pago de las obligaciones tributarias del Banco. 8. Informarse del resultado del análisis de las auditorias externas, de las observaciones formuladas por la Contraloría, de las disposiciones, normas, reglamentos y procedimientos que regulan las operaciones del Banco, especialmente en materias financieras, contables y tributarias y sobre las innovaciones en materias contables, tributarias y otras de orden legal, evaluando su incidencia en el sistema de información contable del Banco. Acuerdo N Circular Interna Nº

13 Centralizar el proceso de respuesta a las circularizaciones de saldos efectuadas por empresas auditoras y la entrega de información a las instituciones financieras y a otras entidades, en relación con operaciones efectuadas con el Banco. 10. Evaluar solvencia financiera de proveedores a requerimiento de otras unidades del Banco. 11. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos, definidas en este manual. 12. Gestionar y controlar los pagos a proveedores, por concepto de adquisiciones y contratación de servicios, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en el Capítulo V del Compendio de Normas Administrativas Internas, generando las contabilizaciones correspondientes. Acuerdo N Circular Interna Nº

14 13. GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS 1. Proponer, al Gerente de División Gestión y Servicios Institucionales, mejoras y cambios necesarios en las políticas, modelos, metodologías y tecnologías usadas por la administración interna del Banco para: (i) (ii) los servicios de abastecimiento, de mantenimiento, de transporte y servicios administrativos, y la gestión administrativa de las pólizas de seguros que el Banco requiera. Evaluar su cumplimiento y controlar su ejecución. 2. Administrar la compra y abastecimiento de los bienes y materiales, así como la contratación de los servicios que requieren las distintas unidades del Banco Central, velando por el resguardo de los intereses del Banco y el cumplimiento de la normativa interna. Suscribir los contratos asegurando que los riesgos legales, financieros y reputacionales del Banco sean gestionados dentro de los límites admisibles. 3. Administrar los edificios, el parque de vehículos y las instalaciones del Banco, el uso de los espacios físicos y de los bienes muebles de la institución. 4. Ejercer la supervisión y control de la ejecución de obras civiles y la mantención y reparación de edificios, instalaciones, equipos, maquinarias y bienes en general, de propiedad del Banco. Administrar las propiedades, los bienes y el inventario general del Banco. 5. Dirigir y supervisar la prestación de servicios generales de apoyo a las distintas unidades del Banco. 6. Administrar el archivo general de documentación del Banco. 7. Gestionar la contratación y administrar las pólizas de seguros que el Banco requiera. 8. Convenir Acuerdos de Nivel Servicio (SLA) con los clientes internos y supervisar que las unidades prestadoras de los diferentes servicios bajo su dependencia cumplan o excedan los SLA pactados. 9. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencia de Área, definidas en este manual. 10. Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa (información publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la Ley Nº Circular Interna Nº

15 14. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 1. Proponer al Gerente de Servicios Logísticos mejoras y/o actualizaciones de los Procedimientos de Abastecimiento del Banco conforme sea necesario, aplicarlos y observar el cumplimiento de ellos para que las adquisiciones de todos los bienes y servicios sean realizados de una manera justa, transparente, competitiva y oportuna de acuerdo con la Política de Abastecimiento. 2. Planificar, organizar, dirigir y efectuar las operaciones de compra y abastecimiento de bienes y contratación de servicios para atender los requerimientos de funcionamiento del Banco, manteniendo existencias adecuadas para el normal suministro a las diversas unidades. Gestionar los procesos de importaciones que deba efectuar el Banco. Administrar la Bodega del Banco y la enajenación de los bienes. 3. Administrar las relaciones con proveedores y clientes internos en relación a los servicios prestados por el Departamento, a través de una serie de actividades como lo es el apoyo en la redacción de las Bases de Licitación (incluye Request for Proposal - RFP ), las Solicitudes de Cotizaciones, las Solicitudes de Información ( Request for Information - RFI ), las Pautas de Evaluación Técnica y Económica; la negociación de los contratos; el desarrollo de estándares de calidad y entrega, y demás asuntos relacionados conforme se requieran. 4. Cotizar, contratar las pólizas con las coberturas y montos aprobados y mantener vigentes los seguros aprobados del Banco. 5. Difundir la Política y los Procedimientos de Abastecimiento, para garantizar su conocimiento y observancia, y además, proporcionar orientación y asesoramiento en materia de abastecimiento a las unidades del Banco (Ej. Estrategia de Abastecimiento, Estandarización de bienes y servicios, Renovación de Contratos). 6. Asegurar que el proceso de aprovisionamiento sea debidamente documentado, incluyendo las justificaciones y autorizaciones que correspondan. 7. Administrar el uso de las Tarjetas de Compra. 8. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos, definidas en este manual. Circular Interna Nº

16 15. DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 1. Mantener y conservar los bienes inmuebles del Banco en condiciones que sean seguras para el personal. Contratar y controlar la ejecución de las obras de remodelación y ampliaciones que correspondan. Atender también la mantención y reparación de los bienes máquinas de oficina y otros equipos de apoyo a la operación de las distintas unidades del Banco. 2. Planificar y realizar, con recursos internos y/o externos, la mantención y reparación de las instalaciones eléctricas, telefónicas, sanitarias, hidráulicas, de climatización y de calderas de los edificios e inmuebles, y de los vehículos del Banco. Además, velar por la renovación y administración de la flota vehicular, y la adquisición de combustible, acorde con la normativa interna del Banco. 3. Administrar la disponibilidad de espacio de oficinas, salas de reunión, y mobiliario existente. 4. Proveer la atención y los servicios de apoyo y transporte que requieran las distintas unidades, utilizando los recursos propios de que se dispone o, si corresponde, mediante la contratación de servicios externos. 5. Administrar la recepción y distribución de correspondencia, y el flujo de documentación desde y hacia el archivo general del Banco. 6. Atender los requerimientos de impresión y reproducción, a través de la imprenta del Banco o de servicios externos, y coordinar la ejecución de las traducciones requeridas por las unidades del Banco. 7. Mantener actualizado el inventario general del Banco 8. Administrar la planta telefónica del Banco. 9. Realizar las acciones relativas al cuidado del aseo y de la higiene en el Banco. 10. Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos, definidas en este manual. Acuerdo N Circular Interna N

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