Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente

Transcripción

1 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente Informe N o 210 Julio de 1994

2 Autores Estas guías han sido preparadas para el E&P Forum por los Comités de Seguridad y Competencia Personal (SHAPCC) y de Calidad Medioambiental (EQC) a través de su grupo de trabajo para Sistemas de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente (SGSMA) Miembros del grupo de trabajo: T W Goldsmith (desde noviembre 1993) Exxon Presidente R J Edwardes (hasta noviembre 1993) Exxon Presidente L Ceffa/E Legnani Agip K M Jackson Amoco B Bambridge British Gas J Kerrigan BP M Stormonth Halliburton S Al-Ajmi/B Al Khashti Kuwait Oil Company Husein Wirahadikusumah/ S. Soedirdjo Pertamina T Lode/D H Corr Phillips P D Bentley SIPM S R Gundersen Statoil D G Dawson UNOCAL R Street OGP Secretario El grupo de trabajo fue asistido durante la redacción y desarrollo por la consultora WRc alert: D T E Hunt Gerente del proyecto B Hegarty C A Johnson J Blanchard Sub-Consultor El E&P Forum El foro internacional de producción y exploración de la industria petrolera (E&P Forum) es la asociación internacional de compañías petroleras y organizaciones de industrias petroleras formada en Fue establecida para representar los intereses de sus miembros ante la Organización Marítima Internacional y otras agencias especializadas de las Naciones Unidas, Unión Europea, cuerpos gubernamentales y otros cuerpos internacionales que se ocupan de la reglamentación de la exploración y producción de petróleo y gas. En este momento el Foro tiene 52 miembros incluyendo 38 compañías petroleras y 14 organizaciones de industrias petroleras estatales, operando en 60 países. El trabajo del Foro incluye: monitorear las actividades de las organizaciones de relevancia global y regional; desarrollar la posición de la industria sobre diversos temas y cuestiones; y diseminar información sobre buenas prácticas a través del desarrollo de guías para la industria, códigos de prácticas, listas de comprobación, etc. Aviso Aunque se ha hecho todo el esfuerzo para asegurar la precisión de la información contenida en esta publicación, ni el E&P Forum, ni sus miembros, ni sus consultores asumirán responsabilidades por su uso. Agradecimientos Fotografías de la portada reproducidas con el permiso de: arriba izquierda: BP; abajo izquierda: Halliburton; arriba y abajo derecha: Exxon.

3 Contenidos Introducción... 1 Antecedentes... 1 Propósito y alcance... 1 El modelo de sistema de gestión de seguridad y medio ambiente... 2 Estructura del documento... 2 Terminología... 2 Resumen ejecutivo del modelo de SGSMA... 4 GUÍAS 1 Liderazgo y compromiso Política y objetivos estratégicos Organización, recursos y documentación Estructura organizativa y responsabilidades Representante/s de la gerencia Recursos Competencia Contratistas Comunicación Documentación y su control 11 4 Evaluación y gestión del riesgo Identificación de peligros y efectos Evaluación Registro de peligros y efectos Objetivos y criterios de desempeño Medidas de reducción de riesgos 15 5 Planificación General Integridad de las instalaciones Procedimientos e instrucciones de trabajo Gestión de cambios Planes de contingencia y emergencia 18 6 Implementación y monitoreo Actividades y tareas Monitoreo Registros No conformidades y acción correctiva Informe de incidentes Seguimiento de incidentes 22 7 Auditoría y revisión Auditoría Revisión 24 Anexo: definiciones... 25

4 Suplementos S1 Liderazgo y compromiso...28 S2 Política y objetivos estratégicos...28 S3 Organización, recursos y documentación S3.1 Estructura organizativa y responsabilidades 29 S3.2 Los representante/s de la gerencia 29 S3.3 Recursos 30 S3.4 Competencia 30 S3.5 Contratistas 31 S3.6 Comunicación 31 S3.7 Documentación y control 31 S4 Evaluación y gestión de riesgos S4.1 Identificación de peligros y efectos 32 S4.2 Evaluación 32 S4.3 Registro de peligros y efectos 33 S4.4 Objetivos y criterios de desempeño 34 S4.5 Medidas de reducción de riesgo 34 S5 Planificación S5.1 General 35 S5.2 Integridad de las instalaciones 36 S5.3 Procedimientos e instrucciones de trabajo 36 S5.4 Gestión de cambios 36 S5.5 Planes de contingencia y emergencia 37 S6 Implementación y monitoreo S6.1 Actividades y tareas 38 S6.2 Monitoreo 38 S6.3 Registros 38 S6.4 No conformidades y acción correctiva 39 S6.5 Informe de incidentes 39 S6.6 Seguimiento de incidentes 40 S7 Auditoría y revisión S7.1 Auditoría 40 S7.2 Revisión 41

5 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente Introducción El E&P Forum es la organización internacional de compañías de gas y petróleo fundada en Se ocupa de todos los aspectos de la exploración y producción de gas y petróleo que tengan implicaciones internacionales, y en particular de la seguridad y la protección del medio ambiente. Representa a los intereses de sus miembros en las agencias de las Naciones Unidas (ONU), Unión Europea (UE) y otros organismos internacionales. Estas guías han sido preparadas para asistir en el desarrollo y aplicación de Sistemas de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente (SGSMA) en operaciones de exploración y producción. Los miembros del Foro han participado en el trabajo para asegurar que su experiencia colectiva sea utilizada y que estas guías tengan amplia aceptación. Antecedentes Las actividades de exploración y producción están sujetas a una extensa legislación y normativa en lo que respecta a Seguridad y Salud Ocupacional (SySO). Todos los operadores tienen estrategias de SySO para satisfacer sus propios requisitos operativos y normativos, y los Sistemas de Gestión de Seguridad (SGS) son el principal componente de dichas estrategias. Las Guías de SGS han sido desarrolladas por las compañías de forma individual y por organismos nacionales e internacionales. Existe un amplio reconocimiento de los beneficios que se obtienen mediante la fijación de objetivos y metas en materia de seguridad, un principio fundamental de la metodología de los SGS que se basa en los principios de los Estándares Internacionales de Sistemas de Calidad - ISO Del mismo modo, los aspectos medioambientales están sujetos a una amplia reglamentación y los Sistemas de Gestión del Medio Ambiente (SGMA) son usados para controlar y gestionar los impactos ambientales. Aunque existen importantes diferencias en el manejo de temas específicos de seguridad y medio ambiente, están tendiendo a converger en los modelos de sistemas de ISO Muchos de los miembros del E&P Forum operan conjuntamente los sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente, y el American Petroleum Institute (API) ha emitido prácticas recomendadas, como la RP 75, para asistir aquellos Programas de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente (PGSMA) en desarrollo en la industria petrolera offshore. Los requisitos de seguridad (incluyendo salud ocupacional) y protección medioambiental no siempre están en armonía. Por ejemplo, ciertas medidas para salvaguardar al personal en una emergencia pueden tener efectos adversos en el medio ambiente, y viceversa. Sin embargo, una consideración conjunta de los temas de seguridad y medio ambiente provee un marco dentro del cual se pueden resolver tales cuestiones y llegar a un equilibrio adecuado. Propósito y Alcance Las guías SGSMA han sido desarrolladas por el E&P Forum para: Cubrir temas relevantes de seguridad y medio ambiente (SMA) en un único documento. Ser relevante para las actividades de la industria E&P a nivel mundial. Ser lo suficientemente genéricas para ser adaptables a diferentes compañías y sus culturas. Reconocer, y ser aplicable, al rol de los contratistas y subcontratistas. Facilitar las operaciones dentro del marco de los requisitos estatutarios. Facilitar la evaluación de las operaciones en relación a un estándar/es internacional/es de referencia. Las guías describen los principales elementos necesarios para desarrollar, implementar y mantener un SGSMA. Éstas no prescriben requisitos específicos de desempeño, pero recomiendan que las compañías establezcan políticas y objetivos teniendo en cuenta información sobre los peligros y efectos medioambientales significativos de sus operaciones. Las guías podrían ser usadas como modelo por cualquier compañía operadora o contratista que busque asegurarse y asegurar a otros (tales como reguladores, vecinos, socios, clientes, aseguradoras) del cumplimiento de las políticas de SMA establecidas dentro de un sistema de gestión por fijación de objetivos. Además, las guías están destinadas a apoyar, más que sugerir reemplazar, los sistemas y prácticas sólidos, factibles y efectivos que ya tenga la compañía. La frase la compañía debería mantener procedimientos es usada en las guías aunque no intenta prescribir que los procedimientos escritos son necesariamente requeridos para todas las prácticas. La peligrosidad en materia de SMA de una operación o situación determina si justifica una documentación formal y un procedimiento controlado E&P Forum 1

6 E&P Forum En muchos casos las actuales prácticas de las compañías son menos formales pero totalmente aceptables. Cada compañía es responsable de asegurar la adecuación de todos los aspectos del SGSMA y estas guías deberían ser interpretadas en este contexto de autorregulación. El Modelo de Sistema de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente El modelo de Sistema de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente que conforma la base de estas guías se muestra esquemáticamente en el gráfico al inicio de la página 7. Aunque esto indica una secuencia de los elementos del SGSMA, muchas de las etapas serán tratadas al mismo tiempo o se volverán a ver en distintas fases. Debido a que el SGSMA será parte de un sistema de gestión integrado, estas guías refieren estrictamente a un Subsistema de gestión de SMA, pero por razones de simplicidad el término Sistema de Gestión de SMA será usado en estas guías. Esto es simplemente por conveniencia y de ninguna forma implica que el SGSMA es un sistema distinto o apartado del sistema de gestión general de la instalación o compañía. El Modelo de Sistema de Gestión y Medio Ambiente Estructura del documento Este documento tiene dos secciones principales: guías y suplementos. Las guías describen los elementos del modelo SGSMA y sus interrelaciones. Estos elementos o similares están descritos por algunos reguladores y compañías como estándares de desempeño. Sin embargo, este término no debe confundirse con criterios de desempeño, los cuales son especificaciones de menor nivel para la realización de operaciones. La sección Suplementos contiene material de consulta adicional bajo los mismos títulos, incluyendo ejemplos sobre las formas en que las guías deberían ser aplicadas. Por conveniencia, las secciones están numeradas igual que las guías pero con el prefijo S. 2 Terminología Distintas compañías y organizaciones han desarrollado diferentes sistemas y estrategias de gestión de Seguridad (incluyendo Salud Ocupacional) y Medio Ambiente, derivando en una diversidad de terminología. Los términos 1994 E&P Forum

7 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente utilizados en este documento están definidos en el anexo de las guías. Se le debe prestar particular atención al uso que en estas guías se le da a los términos riesgo, peligro, criterios de desempeño, auditar y revisión. Las referencias en estas guías a compañía deben ser tomadas como referidas a una instalación o división particular operando un SGSMA local, además de un SGSMA corporativo. La mayoría de estas guías refieren a una organización operativa directamente responsable del manejo y desempeño de SMA. El término compañía también incluye a cualquier organización contratada que provee servicios a la industria E&P, y desea desarrollar y operar un SGSMA siguiendo estas guías E&P Forum 3

8 E&P Forum Resumen Ejecutivo del modelo SGSMA (Sistema de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente) Elementos claves del SGSMA Estas guías describen un sistema de gestión, reseñado en el cuadro de la página 4, para establecer e implementar la política y objetivos de la compañía en Seguridad y Medio Ambiente. Los elementos claves del SGSMA se muestran en el siguiente cuadro. Liderazgo y compromiso Política y objetivos estratégicos Elementos de un SGSMA Se refiere a: Organización, recursos y documentación Evaluación y gestión del riesgo Planificación Implementación y monitoreo Auditoría y revisión El compromiso de arriba hacia abajo (top-down) y la cultura de la compañía, esenciales para el éxito del sistema Las intenciones corporativas, principios de acción y aspiraciones con respecto a Seguridad y Medio Ambiente La organización de las personas, recursos y documentación para un buen desempeño de SMA La identificación y evaluación de los riesgos en materia de SMA para actividades, productos y servicios, y desarrollo de medidas de reducción de riesgos La planificación de los procedimientos de las actividades laborales, incluyendo planificación para el cambio y para responder ante emergencias El desempeño y monitoreo de las actividades y cómo se debe implementar la acción correctiva cuando es necesario La evaluación periódica del desempeño, adaptabilidad y eficiencia del sistema En la sección Suplementos, a partir de la página 28, se brinda material de consulta adicional sobre cada elemento E&P Forum

9 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 1 Liderazgo y compromiso Esta sección se refiere al compromiso de arriba hacia abajo (top-down) y la cultura de la compañía, esenciales para el éxito del sistema. El Gerente General de la compañía debe proporcionar un liderazgo y compromiso fuerte y visible para asegurar que este compromiso se traduzca en los recursos necesarios para desarrollar, operar y mantener el SGSMA y lograr la política y objetivos estratégicos. La gerencia debe asegurar que se tengan absolutamente en cuenta todos los requisitos de las políticas de SMA y apoyar las acciones locales que se tomen para proteger la Seguridad y el Medio Ambiente. La compañía debería crear y mantener una cultura corporativa que apoye al SGSMA, basada en: la creencia en el deseo de la compañía de mejorar su desempeño en SMA; la motivación para mejorar el desempeño individual en SMA; la aceptación de la responsabilidad individual en el desempeño de SMA; la participación e inclusión a todos los niveles en el desarrollo de SGSMA; el compromiso para un SGSMA eficaz. Los empleados tanto de la compañía como de sus contratistas deberían ser incluidos en la creación y mantenimiento de tal cultura de apoyo E&P Forum 5

10 E&P Forum 2 Política y objetivos estratégicos Esta sección se refiere a las intenciones corporativas, principios de acción y aspiraciones con respecto a seguridad y medio ambiente y el propósito de mejorar el desempeño de SMA. La gerencia de la compañía debería definir y documentar sus políticas y objetivos estratégicos de SMA para asegurar que éstos: sean consistentes con los de cualquier compañía matriz; sean relevantes a sus actividades, productos y servicios, y sus efectos sobre SMA; sean consistentes con las otras políticas de la compañía; tengan igual importancia que otras políticas y objetivos de la compañía; sean implementadas y mantenidas en todos los niveles de la organización; estén públicamente disponibles; comprometan a la compañía a lograr o superar todos los requisitos reglamentarios y legislativos; provean estándares propios alcanzables cuando no existan leyes o reglamentos; comprometan a la compañía a reducir los riesgos y peligros a la seguridad y el medio ambiente de sus actividades, productos y servicios a niveles tan bajos como razonablemente practicables; Sienten las bases para formular objetivos de SMA que comprometan a la compañía al esfuerzo continuo para mejorar su desempeño en éste ámbito. La compañía debería establecer y revisar periódicamente los objetivos estratégicos de SMA. Tales objetivos deberían ser consistentes con la política de la compañía y reflejar las actividades, peligros y efectos relevantes de SMA, requisitos operacionales y de negocio, y los puntos de vista de los empleados, contratistas, clientes y de compañías dedicadas a actividades similares E&P Forum

11 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 3 Organización, recursos y documentación Esta sección trata la organización de las personas, recursos y documentación para un buen desempeño de SMA Estructura organizativa y responsabilidades Un manejo eficaz de los temas de SMA es una responsabilidad de la línea de mando, y requiere la participación activa de todos los niveles de gerencia y supervisión; esto debería ser reflejado en la estructura organizativa y la asignación de recursos de la compañía. La compañía debería definir, documentar y comunicar con la ayuda de organigramas cuando sea apropiado los roles, responsabilidades, autoridades, obligaciones e interrelaciones necesarias para implementar el SGSMA, incluyendo pero no limitándose a: proveer recursos y personal para el desarrollo e implementación del SGSMA; iniciar acciones para asegurar el cumplimiento con la política de SMA; adquisición, implementación y provisión de información sobre temas de SMA; identificación y registro de acciones correctivas y de oportunidades de mejora para el desempeño de SMA; recomendación, iniciación y provisión de mecanismos de mejora y verificación de su implementación; controlar las actividades mientras las acciones correctivas están siendo implementadas; controlar situaciones de emergencia. La compañía debería concienciar a todos sus empleados sobre su responsabilidad individual y colectiva en el desempeño de SMA. También debería asegurar que todo su personal sea competente (ver sección 3.4) y tenga la autoridad y recursos necesarios para realizar sus tareas eficazmente. La estructura organizativa y la asignación de responsabilidades debería reflejar la responsabilidad de los gerentes de línea de todos los niveles para desarrollar, implementar y mantener el SGSMA en sus áreas particulares. La estructura debería describir las relaciones entre: 1994 E&P Forum 7

12 E&P Forum Diferentes divisiones operativas. Divisiones operativas y servicios soporte (tanto si los servicios están provistos en las mismas instalaciones como si lo son desde una organización corporativa más grande). Organizaciones onshore y offshore. Empleados y contratistas. Socios en actividades conjuntas Representante/s de la Gerencia A el/los representante/s de la gerencia se le debería asignar responsabilidad y autoridad para la implementación y mantenimiento coordinado del SGSMA. El/los representante/s es responsable ante el Gerente General, pero su designación no debería reducir la responsabilidad de cada gerente de sección de implementar el SGSMA en sus áreas Recursos El Gerente General debería asignar los recursos suficientes para asegurar la eficaz operación del SGSMA, teniendo en cuenta los consejos del representante/s de gerencia, gerente/s de línea y especialistas en SMA. La asignación de recursos debería ser revisada regularmente como parte de la Revisión del SGSMA (ver sección 7.2), de la Gestión de cambios (ver sección 5.4) y Gestión del riesgo (ver sección 4) Competencia General La compañía debería mantener procedimientos para asegurar que el personal al que se le han asignado específicamente tareas críticas para SMA, sea competente teniendo en cuenta una apropiada: capacidad personal, habilidad desarrollada a través de la experiencia, y conocimiento adquirido E&P Forum

13 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente Los sistemas para asegurar la competencia del personal deberían ser aplicados tanto en el reclutamiento inicial como en la selección para nuevas actividades, ya sea personal propio o contratista. La competencia del personal para realizar sus tareas debería ser revisada y evaluada regularmente, esto incluye dar la debida consideración al desarrollo y capacitación requerido por el personal para adaptarse a los cambios de actividades y tecnologías (ver sección 3.4.2). Los procedimientos para asegurar dicha competencia incluyen, entre otros: análisis sistemáticos de los requisitos para realizar tareas; evaluación del desempeño individual comparándolo contra criterios definidos; evidencia documentada de la competencia individual; programas de re-evaluación periódica Capacitación La compañía debería mantener procedimientos para asegurar e incrementar las competencias a través de la identificación de necesidades de capacitación y la provisión de capacitación adecuada para todo el personal. La capacitación podría ser provista a través de cursos formales y/o de un desarrollo estructurado en el lugar de trabajo. El tiempo y forma de capacitación debería ser el suficiente como para asegurar la consecución de la política y objetivos de la compañía, y para cumplir o superar los requisitos de la legislación y normativas. Se deberían mantener registros apropiados de capacitación (ver sección 6.3) y programar cursos de repaso según sean necesarios. Se deberían desarrollar sistemas para monitorear la eficacia de los programas de capacitación e introducir mejoras cuando sea necesario Contratistas La compañía debería mantener procedimientos para asegurar que sus contratistas operen un sistema de gestión que sea compatible con los requisitos y estipulaciones de éstas Guías de SGSMA y que sean compatibles con el SGSMA de la compañía. Los procedimientos deberían facilitar la interfase de las actividades de los contratistas con las de la compañía y con las de otros contratistas. Esto podría lograrse a través de un documento específico para la interfase entre la compañía y el contratista en el que se acuerden procedimientos para resolver cualquier diferencia, antes de comenzar el trabajo. Aunque todas las recomendaciones de estas guías podrían ser aplicables a la organización contratada, los procedimientos deberían prestar particular atención a: Selección de contratistas, incluyendo (entre otras consideraciones) evaluación específica de su política, prácticas y desempeño de SMA y la adecuación de su SGSMA, en proporción a los riesgos asociados al servicio a ser prestado E&P Forum 9

14 E&P Forum Comunicación eficaz (ver sección 3.6) de los elementos claves del SGSMA de la compañía y de los estándares de protección para con el trabajador y el medio ambiente que se esperan del contratista, incluyendo objetivos de SMA y criterios de desempeño acordados. Intercambio entre la compañía y el contratista de información relevante que podría impactar sobre el desempeño en SMA de cualquiera de ellos. El requisito de que cada contratista tenga un eficaz y pertinente programa de capacitación que incluya registros y procedimientos para evaluar la necesidad de capacitación adicional. Definición de métodos para monitorear y evaluar el desempeño del contratista comparándolos con los objetivos de SMA y criterios de desempeño acordados Comunicación La compañía debería mantener procedimientos para asegurar que tanto sus empleados como los de las empresas contratistas o compañías asociadas, de todos los niveles, sean conscientes de: La importancia de acatar la política de SMA y sus objetivos; y sus roles individuales y responsabilidades para lograrlos. Los riesgos y peligros de SMA de sus actividades laborales y las medidas de prevención y mitigación de los mismos (ver sección 4) y de los procedimientos de respuesta ante emergencias que han sido establecidos (ver sección 5.5). Las consecuencias potenciales del incumplimiento de los procedimientos operativos acordados. Los mecanismos para sugerir a la gerencia mejoras en los procedimientos que ellos y otros operan. Disponer de medios para la comunicación externa en momentos de emergencia es realmente importante y estos planes y preparativos especiales de contingencia deberían estar disponibles en el lugar apropiado (ver sección 5.5). La compañía debería mantener procedimientos para la comunicación de información de SMA, consistentes con su política y con la legislación aplicable. La compañía debería, sin dejar de proteger información confidencial, poner su experiencia en SMA a disposición de los trabajadores, contratistas, clientes y compañías comprometidas en actividades similares para facilitar mejoras en el desempeño de SMA de la industria. 10 La compañía debería mantener procedimientos para recibir y responder a comunicaciones de empleados, contratistas, clientes, agencias del gobierno, y público concerniente a su desempeño y gestión de SMA. Cuando sea apropiado, se deberían mantener programas de toma de conciencia y consulta a la comunidad y monitorear su eficacia E&P Forum

15 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 3.7. Documentación y su control Documentación del SGSMA La compañía debería mantener una documentación controlada para: Registrar la política, objetivos y planes de SMA. Registrar y comunicar los roles claves y responsabilidades. Describir los elementos del sistema de gestión de SMA y sus interacciones. Colocar referencias recíprocas en la documentación relacionada y describir las conexiones con otros aspectos del sistema de gestión general. Registrar los resultados de la evaluación de SMA y gestión de riesgos. Registrar requisitos legislativos y regulaciones pertinentes. Registrar, cuando sea necesario, procedimientos e instrucciones de trabajo para actividades y tareas clave. Describir los planes de emergencia y responsabilidades, y los medios para responder a incidentes y situaciones de emergencia potenciales. Tal documentación debería cubrir: La compañía. Divisiones y unidades de negocio. Funciones y operaciones particulares (ejemplo: diseño de las instalaciones, exploración, adquisición de terrenos, perforación). Contratistas y socios Control de la documentación La compañía debería mantener procedimientos de control de los documentos de SMA para asegurar que: se pueda identificar a qué compañía, división, función o actividad pertenecen; sean re-examinados periódicamente, corregidos si es necesario, y aprobados por personal autorizado antes de ser emitidos; las versiones actuales estén disponibles en los lugares donde se los necesita; cuando estén obsoletos, sean rápidamente retirados de todos los puntos de emisión y uso. La documentación debería ser legible, fechada (con fechas de revisión), rápidamente identificable, numerada (con un número de versión), conservada de manera ordenada y archivada por un período especificado. Se deberían establecer políticas y responsabilidades para la modificación de documentos y su disponibilidad para empleados, contratistas, agencias del gobierno y el público E&P Forum 11

16 E&P Forum 4 Evaluación y gestión del riesgo El riesgo está presente en toda actividad humana. Esta sección trata la identificación de los peligros de SMA y la evaluación de los riesgos de SMA, para todas las actividades, productos y servicios y el desarrollo de medidas para reducir estos riesgos. Los pasos esenciales de la gestión de peligros se muestran en el diagrama al final de esta página. Los pasos esenciales de la gestión de peligros E&P Forum

17 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 4.1. Identificación de peligros y efectos La compañía debería mantener procedimientos para identificar sistemáticamente los peligros y efectos que podrían derivarse de sus actividades, y de los materiales que son usados o encontrados en ellas. El alcance de tal identificación debería incluir actividades desde su iniciación (anteriores a la adquisición del dominio minero) hasta su finalización. La identificación debería incluir consideraciones sobre: Planificación, construcción y ejecución (es decir, adquisición de instalaciones, actividades de desarrollo y mejora) Condiciones operativas rutinarias y no rutinarias, incluyendo paradas, mantenimiento y arranque. Incidentes y situaciones de emergencia potenciales, incluyendo aquellas surgidas de: Fallos en la contención de los productos/materiales. Fallo estructural. Eventos climáticos, geofísicos y otros eventos naturales externos. Sabotajes y violaciones de la seguridad. Factores humanos, incluyendo fallos en el SGSMA. Puesta fuera de servicio, abandono, desmantelamiento y eliminación. Peligros y efectos potenciales asociados con actividades en el pasado. El personal de todos los niveles organizativos debería ser adecuadamente implicado en la identificación de peligros y efectos. 4.2 Evaluación Se deberían mantener procedimientos para evaluar los riesgos y los efectos de los peligros identificados según los criterios de selección, teniendo en cuenta las probabilidades de que ocurran y la severidad de sus consecuencias para: Las personas E&P Forum 13

18 E&P Forum El medio ambiente. Las instalaciones. Se debería tener en cuenta que cualquier técnica de evaluación provee resultados sujetos a una serie de incertidumbres. En consecuencia, las técnicas formales de evaluación de riesgos se usan en conjunto con la opinión del personal experimentado, las autoridades y la comunidad. La evaluación del riesgo debería: Incluir efectos de actividades, productos y servicios; Abordar efectos y riesgos surgidos de factores tanto humanos como de los equipos; Solicitar información del personal involucrado directamente con el área de riesgo; Ser llevada a cabo por personal cualificado y competente; Ser llevada a cabo de acuerdo a métodos adecuados y documentados; Ser actualizada a intervalos especificados. La evaluación de los riesgos y efectos en la salud y seguridad debería incluir, cuando sea adecuado, consideraciones sobre: Fuego y explosión. Impactos y colisiones. Ahogo, asfi xia y electrocución. Exposición crónica y aguda a agentes químicos, físicos y biológicos. Factores ergonómicos. La evaluación de efectos medioambientales crónicos y agudos debería incluir, cuando sea adecuado, consideraciones sobre: Emisiones controladas y no controladas de substancias y energía a la tierra, al agua y a la atmósfera. Generación y eliminación de residuos sólidos y otros. Uso de la tierra, agua, combustibles y energía, y otros recursos naturales Ruido, olor, polvo, vibración. Efectos sobre partes específicas del medioambiente incluyendo ecosistemas. Efectos sobre lugares y objetos arqueológicos y culturales, áreas naturales, parques y áreas protegidas Registro de peligros y efectos La compañía debería mantener procedimientos para documentar aquellos peligros y efectos (crónicos y agudos) identificados como significativos en relación a la salud, la seguridad y el medio ambiente, resumiendo las medidas adoptadas para reducirlos (ver sección 4.5) e identificando los sistemas y procedimientos críticos para SMA. La compañía debería mantener procedimientos para registrar los requisitos normativos y códigos aplicables a los aspectos de SMA de sus operaciones, productos y servicios y para asegurar el cumplimiento de tales requisitos E&P Forum

19 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 4.4. Objetivos y criterios de desempeño La compañía debería mantener procedimientos para establecer objetivos y criterios de desempeño a los niveles apropiados. Tales objetivos y criterios de desempeño deberían ser desarrollados en vista de la política, objetivos estratégicos de SMA, riesgos de SMA, y necesidades operacionales y del negocio. Estos deberían ser cuantificados, cuando sea posible, e identificados con períodos de tiempo definidos; además, deberían ser realistas y alcanzables. Como seguimiento a la evaluación de riesgos (ver 4.2), la compañía debería mantener procedimientos que establezcan criterios de desempeño para las actividades y tareas criticas para SMA, estipulando por escrito estándares aceptables para su desempeño. La compañía debería también, a intervalos definidos, revisar si dichos criterios continúan siendo relevantes y adecuados Medidas de reducción de riesgos La compañía debería mantener procedimientos para seleccionar, evaluar e implementar medidas de reducción de riesgos y efectos. Las medidas de reducción de riesgos deberían incluir tanto a las de prevención de accidentes (es decir, reducir la probabilidad de que ocurran) como a las de mitigación de efectos crónicos y agudos (es decir, reducir las consecuencias). Cuando sea posible, se deberían enfatizar medidas preventivas tales como la de asegurar la integridad de las instalaciones (ver sección 5.2). Las medidas de mitigación deberían incluir acciones que prevengan la intensificación o escalada de situaciones anormales incipientes y que disminuyan los efectos adversos sobre la seguridad y el medio ambiente y, por último, planes de emergencia para la remediación de impactos (ver sección 5.5). Las medidas eficaces de reducción de riesgos y su seguimiento requieren un compromiso visible de la gerencia y supervisión en el lugar de trabajo, así como que sea comprendido y asumido por el personal de operaciones. En todos los casos, se debería considerar la reducción del riego a un nivel tan bajo como razonablemente practicable que refleje, entre otros factores, las condiciones y circunstancias locales, el balance de costes beneficios y el estado actual del conocimiento científico y técnico. Deberían estar implantados los procedimientos para: Identificar las medidas de prevención y mitigación para actividades, productos y servicios que presenten riesgos potenciales de SMA. Re-evaluar las actividades para asegurar que las medidas propuestas reduzcan riesgos, o permitan que se alcancen los objetivos pertinentes. Implementar, documentar y comunicar al personal clave las medidas provisionales y permanentes de reducción de riesgo, y monitorear su eficacia. Desarrollar medidas pertinentes tales como planes de emergencia (ver sección 5.5) para remediar incidentes y mitigar sus efectos. Identificar peligros que surjan de la prevención y mitigación de riesgos y de medidas de remediación. Evaluar si son tolerables los riesgos y efectos resultantes, en relación a los criterios de selección E&P Forum 15

20 E&P Forum 5 Planificación Esta sección trata la planificación permanente de actividades laborales, incluyendo medidas de reducción de riesgos (seleccionadas a través del proceso de evaluación y gestión del riesgo). Esto incluye la planificación de operaciones existentes, gestión de cambios y desarrollo de medidas para responder a emergencias General La compañía debería mantener, dentro de su programa de trabajo general, planes para lograr los objetivos de SMA y los criterios de desempeño. Estos planes deberían incluir: una clara descripción de los objetivos; designación de responsables para establecer y lograr los objetivos y criterios de desempeño en cada función y nivel pertinente de la organización; los medios a utilizar para lograrlos; recursos requeridos; tiempos de implementación; programas para motivar y estimular al personal hacia una cultura de SMA adecuada; mecanismos para informar al personal sobre su desempeño en SMA; procesos para el reconocimiento a personal o grupos con buen desempeño en SMA (por ejemplo: programar premios a la seguridad); mecanismos de evaluación y seguimiento E&P Forum

21 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 5.2. Integridad de las instalaciones La compañía debería mantener procedimientos para asegurar que las instalaciones y equipos críticos para SMA que ésta diseña, construye, adquiere, opera, mantiene y/o inspecciona se adecúan al propósito requerido y cumplen con los criterios establecidos. Las evaluaciones de pre-adquisición y pre-construcción de nuevas instalaciones y equipos deberían incluir evaluaciones explícitas de aptitud para cumplir con los requisitos de SMA y deberían enfatizar el diseño como la mejor medida preventiva para reducir riesgos y efectos adversos en SMA. Los procedimientos y sistemas para asegurar la integridad de las instalaciones deberían tratar (entre otros factores) la integridad estructural, contención de inventarios del proceso, control de ignición, así como sistemas para protección, detección, parada, respuesta a emergencias, así como sistemas de supervivencia. Las desviaciones de las prácticas y estándares aprobados, deberían ser permitidas sólo después de que sean revisadas y autorizadas por personal designado y/o autoridades, y se debería documentar la razón fundamental de tal desviación Procedimientos e instrucciones de trabajo Desarrollo de procedimientos Se deberían identificar las actividades en las que la carencia de procedimientos escritos pudiera resultar en trasgresión de la política de SMA o el incumplimiento de los requisitos legislativos o criterios de desempeño. Para tales actividades se deberían preparar procedimientos documentados y/o estándares que definan cómo se deben llevar a cabo ya sea por los propios empleados de la compañía u otros actuando en su nombre- para asegurar la integridad técnica y transferir los conocimientos eficazmente. Todos los procedimientos escritos deberían ser enunciados de forma simple, inequívoca y entendible, y deberían indicar las personas responsables, los métodos a utilizar y, cuando sea adecuado, estándares de desempeño y criterios a satisfacer. Se requieren procedimientos para la compra de elementos y contratación de actividades, que aseguren que proveedores y todos aquellos que actúan en nombre de la compañía cumplan con los requisitos de la política de la compañía que les atañen ellos Emisión de instrucciones de trabajo Las instrucciones de trabajo definen el modo de realizar las actividades en el lugar de trabajo, ya sean llevadas a cabo por los propios empleados de la compañía u otros actuando en su nombre. En el caso de tareas críticas para SMA, que tengan consecuencias adversas potenciales en caso de no ser ejecutadas correctamente, estas instrucciones deberían ser documentadas y comunicadas al personal pertinente Gestión de cambios La compañía debería mantener procedimientos para la planificación y control de cambios, ya sean permanentes o temporales, en personas, equipos, procesos y procedimientos, para evitar consecuencias adversas en SMA. Los procedimientos deberían ser aptos para tratar los temas de SMA afectados, de acuerdo a la naturaleza de los cambios y sus consecuencias potenciales y deberían contener: Identificación y documentación del cambio propuesto y su implementación. Responsables que revisen y registren los peligros potenciales en SMA del cambio o su implementación E&P Forum 17

22 E&P Forum Documentación del cambio acordado y procedimiento de implementación incluyendo: medidas para identificar los riesgos de SMA, evaluar y reducir riesgos y efectos; requisitos de comunicación y entrenamiento; límites de tiempo, si existieran; requisitos de verificación y monitoreo; criterios de aceptación y la acción a tomar en caso de que no se cumplan. Autoridad para aprobar la implementación del cambio propuesto. Los procedimientos deberían describir la forma en que la compañía implementará y evaluará las implicaciones de una legislación nueva o reformada y cómo se van a incorporar en el SGSMA los nuevos requisitos. Se deberían establecer planes separados en relación a la gestión de SMA en nuevas operaciones (relacionadas, por ejemplo, a adquisiciones, desarrollos, desinversiones, productos, servicios o procesos), o en operaciones modificadas donde la modificación introduzca aspectos de SMA significativamente distintos, para definir: Objetivos de SMA a alcanzar. Mecanismos para lograrlo. Recursos requeridos para lograr los objetivos de SMA. Procedimientos para abordar los cambios y modificaciones durante la ejecución de los proyectos. Mecanismos correctivos que se deberían tomar si surgiera la necesidad; cómo se deberían activar y cómo medir su adecuación Planes de contingencia y emergencia La compañía debería mantener procedimientos para identificar emergencias previsibles a través de la revisión y el análisis sistemático. Se debería establecer un registro de tales emergencias potenciales ya identificadas y actualizarlo en intervalos adecuados para asegurar una eficaz respuesta a las mismas. La compañía debería desarrollar, documentar y mantener planes para responder a tales emergencias potenciales y comunicar esos planes a: personal de mando y control; servicios de emergencia; empleados y contratistas que podrían ser afectados; otros, con posibilidad de ser afectados. Los planes de emergencia deberían incluir: Organización, responsables, autoridades y procedimientos para responder a emergencias y controlar desastres, incluyendo el mantenimiento de las comunicaciones internas y externas. Sistemas y procedimientos para brindar refugio, evacuación, rescate y tratamiento médico al personal. Sistemas y procedimientos para prevenir, mitigar y monitorear los efectos medioambientales de las actuaciones de emergencia. Procedimientos para comunicarse con autoridades, familiares y otros grupos pertinentes. Sistemas y procedimientos para movilizar equipos, instalaciones y personal de la compañía. Acuerdos y procedimientos para movilizar recursos de terceros para apoyo en caso de emergencia. Acuerdos para entrenar equipos de intervención ante emergencias y para probar los sistemas y procedimientos de emergencia. 18 Para evaluar la eficacia de los planes de intervención, la compañía debería mantener procedimientos para probar los 1994 E&P Forum

23 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente planes de emergencia a través de simulacros y otros métodos adecuados, a intervalos apropiados, y revisarlos cuando se estime necesario, a la vista de la experiencia obtenida. Asimismo deberían existir procedimientos para la evaluación periódica de las necesidades de equipos de emergencia y del mantenimiento de tal equipo, para que esté siempre listo para uso E&P Forum 19

24 E&P Forum 6 Implementación y monitoreo Esta sección señala cómo las actividades han de ser desarrolladas y monitoreadas, y cómo, de ser necesario, ha de ser implementada la acción correctiva Actividades y tareas Las actividades y tareas se deberían llevar a cabo de acuerdo a los procedimientos y las instrucciones de trabajo desarrollados en la etapa de planificación- o antes, en concordancia con la política de SMA En el nivel de gerencia general, el desarrollo de los objetivos estratégicos y las actividades de alto nivel de planificación deberían llevarse a cabo teniendo en consideración la política de SMA. En el nivel de supervisión y gerencia, las instrucciones escritas con respecto a las actividades (las cuales típicamente están compuestas de varias tareas) tomarán normalmente la forma de planes y procedimientos. En el nivel laboral, las instrucciones escritas relativas a tareas tendrán normalmente la forma de instrucciones de trabajo, emitidas en concordancia con los sistemas de trabajo seguro establecidos (por ejemplo permisos de trabajo, procedimientos de operaciones simultáneas, procedimientos de cierre o bloqueo, manuales de operaciones permitidas). La gerencia debería asegurar, y hacerse responsable de la realización y verificación de las actividades y las tareas de acuerdo a los procedimientos pertinentes. Esta responsabilidad y compromiso de gerencia para la implementación de políticas y planes incluye, entre otros deberes, asegurar que los objetivos de SMA sean cumplidos y que los criterios de desempeño y los límites de control establecidos no sean transgredidos. La gerencia debería asegurar la continua adecuación del desempeño de SMA de la compañía a través de actividades de monitoreo (ver la sección 6.2) Monitoreo 20 La compañía debería mantener procedimientos para monitorear los aspectos pertinentes del desempeño de SMA y para establecer y mantener registros de los resultados. Para cada actividad o área pertinente, la compañía debería: 1994 E&P Forum

25 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente Identificar y documentar la información a obtener del monitoreo, y especificar la precisión requerida de los resultados. Especificar y documentar los procesos de monitoreo, lugares y frecuencia de medición. Establecer, documentar y mantener procedimientos de control de calidad para las mediciones. Establecer y documentar procedimientos para el manejo e interpretación de los datos obtenidos. Establecer y documentar las acciones que han de ser llevadas a cabo cuando los resultados incumplan los criterios de desempeño (vea las secciones 4.4, 4.5, y 6.4). Evaluar y documentar la validez de la información afectada cuando los sistemas de monitoreo no funcionen correctamente. Salvaguardar los sistemas de medición contra ajustes no autorizados o daños. Se requieren procedimientos para el monitoreo tanto activo como reactivo. El monitoreo activo provee información en la ausencia de cualquier incidente, problema de salud o daño al medio ambiente. Incluye verificar que se estén cumpliendo los requisitos de SMA (por ejemplo los procedimientos) así como los objetivos y los criterios de desempeño. El monitoreo reactivo provee información acerca de los incidentes (incluyendo a los cuasi-incidentes, problemas de salud o daño medioambiental) que hayan ocurrido, y provee una mejor comprensión acerca de los medios para prevenir incidentes similares en el futuro Registros La compañía debería mantener un sistema de registros para demostrar el grado de cumplimiento con su política de SMA y sus requisitos, y para registrar el nivel hasta el cual los objetivos planificados y los criterios de desempeño han sido cumplidos. Se deberían mantener procedimientos para asegurar la integridad, accesibilidad y control de tales registros- los cuales deberían incluir registros de los contratistas y adquisiciones pertinentes, resultados de auditorías y revisiones (ver sección 7), registros de capacitación (ver sección 3.4.2) y registros médicos de los empleados. Los tiempos de retención de los registros deberían ser establecidos y registrados, y se deberían mantener procedimientos con respecto a su accesibilidad y confidencialidad No conformidades y acción correctiva La compañía debería definir el responsable y la autoridad para iniciar la investigación y acción correctiva en caso del no cumplimiento con los requisitos específicos relacionados al SGSMA, su operación y resultados. Las situaciones de no conformidad pueden ser identificadas por el programa de monitoreo, a través de la información proporcionada por los empleados, contratistas, clientes, agencias gubernamentales o públicas, o de investigaciones de incidentes (ver sección 6.5 y 6.6). La compañía debería mantener los procedimientos para tal investigación y acción correctiva, por los cuales la gerencia de la función o actividad afectada, en consulta con el representante de la gerencia general, debería: Notificar a las partes relevantes. Determinar la secuencia causal y su posible causa raíz. Establecer un plan de acción o un plan de mejora. Iniciar acciones preventivas adecuadas a la naturaleza de la no conformidad. Aplicar controles para asegurar que cualquier acción preventiva tomada sea efectiva. Revisar los procedimientos para incorporar acciones que prevengan la recurrencia, comunicar cambios al personal pertinente e implementarlos E&P Forum 21

26 E&P Forum 6.5. Informes de incidentes La organización debería mantener procedimientos para el registro e informe interno e información sobre incidentes que afectaron, o podrían haber afectado, al desempeño de SMA, para que las lecciones relevantes puedan ser aprendidas y se tomen las acciones apropiadas. (ver sección 6.6). Debería existir un mecanismo definido para el informe de incidentes a entes reguladores, de acuerdo con lo requerido por la ley, o más hasta el grado requerido por la política de comunicación externa de la compañía Seguimiento de incidentes Tanto las circunstancias inmediatas del incidente como la subyacente debilidad del SGSMA que lo causó, deberían ser identificadas para que aquellos responsables de autorizar la acción de seguimiento puedan evaluarla. Se debería definir claramente el mecanismo y los responsables del seguimiento de los incidentes. El mecanismo debería ser en gran parte similar a los procedimientos para implementar la acción correctiva en casos de no conformidades con el SGSMA (ver sección 6.4). La designación de responsables para el seguimiento de un incidente debería ser adecuada a la severidad de sus consecuencias reales o potenciales E&P Forum

27 Guías para el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de seguridad y medio ambiente 7 Auditoría y revisión Esta sección trata sobre la evaluación periódica del desempeño del sistema, su efectividad y adecuación Auditoría La compañía debería mantener procedimientos para que se lleven a cabo las auditorías, como una función normal de control del negocio, para así determinar: Si los elementos y actividades del sistema de gestión de SMA se adecúan a lo convenido, y si son implementados eficazmente. La efectividad del SGSMA en conseguir el cumplimiento de la política del SMA de la compañía, sus objetivos y criterios de desempeño. Cumplimiento con los requisitos legislativos pertinentes. Identificación de áreas de mejora, llevando así, progresivamente, a una mejor gestión de SMA. Para este propósito, debería mantener un plan de auditoría, que trate lo siguiente: Actividades específicas y áreas a ser auditadas. Las auditorías deberían cubrir la operación del SGSMA y su grado de integración con las actividades de línea, y debería específicamente tratar los siguientes elementos del modelo del SGSMA: organización, recursos y documentación; evaluación y gestión del riesgo; planificación; implementación y monitoreo. Frecuencia para auditar áreas o actividades específicas. Las auditorías deberían ser programadas en base a la contribución o potencial contribución de la actividad al desempeño de SMA, y a los resultados de auditorías previas E&P Forum 23